ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI ARCHIEF VAN DE RECHTERLIJKE MACHT VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2009 door Stefaan DE CLERCK Minister van Justitie Brussel 2009
ARCHIEF VAN DE RECHTERLIJKE MACHT VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2009 door Stefaan DE CLERCK Minister van Justitie Brussel 2009
Inhoudsopgave I. INLEIDING... V II. DOELSTELLINGEN...VII III. SELECTIELIJSTEN... VIII IV. ONDERHOUD VAN DE SELECTIELIJSTEN... X V. TOEPASSING VAN DE SELECTIELIJSTEN... XI VI. BEWARING, BEHEER, SELECTIE DIGITALE BESCHEIDEN...XII
Richtlijn betreffende de archieven van de rechterlijke macht: selectielijsten en bewaartermijnen I. INLEIDING 1. De allereerste selectielijst (voorheen: bewaar- en vernietigingslijst) betreffende de archieven van hoven en rechtbanken van de rechterlijke macht (de zgn. "synoptische tabel"), was deze vastgelegd in de omzendbrief van voormalig procureur-generaal J. Matthijs van 30 januari 1976 (ref. D.A. 476 - A.A. 9003; RA nr. 5/76) en nadien door de toenmalige procureurs-generaal in hun respectievelijke rechtsgebieden verspreid. Deze was dringend aan herziening toe. 2. Vandaar dat in 2002 in nauwe samenwerking met het Rijksarchief de nieuwe Richtlijn betreffende de archieven van de rechterlijke macht: selectielijsten en bewaartermijnen werd uitgevaardigd. Vooreerst waren de toen vastgelegde bewaartermijnen niet langer realistisch. Ten tweede was de lijst van 1976 op tal van punten onvolledig, te weinig expliciet en bijgevolg moeilijk uitvoerbaar. Herhaaldelijk klaagden magistraten, hoofdgriffiers en hoofdsecretarissen erover dat verscheidene categorieën bescheiden niet in de lijst waren opgenomen, dat de lijst niet meer beantwoordde aan de vorm en structuur van de actuele archiefbescheiden (cf. de digitale archivering), dat de lijst geen of te weinig melding maakte van de toe te passen selectiecriteria (nl., bij die bescheiden die bij het verstrijken van de administratieve bewaartermijn aan een nadere selectie moesten onderworpen worden), dat in de lijst van 1976 het tijdstip van de aanvang van de bewaar- en vernietigingstermijnen niet altijd duidelijk bepaald werd, enz. Ook de vele hervormingen binnen justitie, zowel op administratieforganisatorisch vlak (cf. de invoering van de ICT, de automatisering van de werkprocessen, de aangroei van digitale bestanden e.d.) als op procedureel vlak (cf. de verschillende hervormingen van het Wetboek van Strafvordering, de herziening van de verjaringstermijnen en van de faillissementswetgeving in 1998, enz.), maakten een herziening van deze lijst(en) noodzakelijk. 3. De in 2002 uitgevaardigde richtlijn diende op zijn beurt na vijf jaar voor de eerste maal herzien te worden (cfr. infra). Het Rijksarchief heeft deze herziening in 2008 doorgevoerd en uitgewerkt op basis van een grootschalige enquête, aangevuld met tal van plaatsbezoeken en telefoongesprekken. Concreet werden er bijkomende selectielijsten opgesteld voor voorheen ontbrekende geledingen van de rechterlijke macht, zoals het College van procureurs-generaal, het federaal parket, de Raad van de procureurs des Konings, de Raad van arbeidsauditeurs en de pas opgerichte strafuitvoeringsrechtbanken. Voorts werden verschoven bevoegdheden en reeksen opgenomen, de opheffing van de militaire gerechten gesignaleerd, nog ontbrekende reeksen toegevoegd en een beperkt aantal bewaartermijnen en definitieve bestemmingen van de reeds vermelde reeksen gewijzigd en in de mate van het V
mogelijke verder geüniformeerd. Daarenboven werd ook duidelijker aangegeven welke specifieke reeksen een digitaal karakter (kunnen) bezitten. Tot slot werden ook de richtlijnen voor zowel de vernietiging als de neerlegging van archief aangepast en uitgewerkt. 4. Deze richtlijn wordt zowel in gedrukte vorm als via de intranetpagina van de Federale Overheidsdienst Justitie aan alle gerechtelijke diensten ter beschikking gesteld. Opdat ook de burger kennis kan nemen van de regels voor de bewaring en beschikbaarstelling van informatie op langere termijn, wordt deze richtlijn, naar buitenlands voorbeeld, eveneens op de internetpagina van de Federale Overheidsdienst Justitie en deze van het Rijksarchief ter beschikking gesteld. VI
II. DOELSTELLINGEN 5. Deze richtlijn is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat de rechterlijke macht belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde blijvend bewaard zullen worden en op termijn naar een Rijksarchief overgebracht kunnen worden. VII
III. SELECTIELIJSTEN 6. Een selectielijst is een in systematische orde gestelde opsomming van alle categorieën papieren en digitale archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, inhoud of structuur, die door een instelling of organisatie worden gevormd of ontvangen, met vermelding van 1 hun definitieve bestemming [ te bewaren (eventueel na een nadere selectie) of te vernietigen ] en 2 de minimale administratieve bewaartermijn. In de in bijlagen opgenomen lijsten wordt elke categorie voorafgegaan door een code, gevormd door de afkorting van de instelling die de archiefbescheiden heeft gevormd of ontvangen en een volgnummer bestaande uit drie cijfers, b.v. VR016 (archief van het vredegerecht, 16), POL020 (archief van de politierechtbank, 20), PK130 (archief van het parket van de procureur des Konings, 130), enz. De gebruiker dient er wel rekening mee te houden dat door de toevoeging van nieuwe reeksen de codes in de herziene versie van de richtlijn kunnen verschillen van deze in de vorige versie van de richtlijn. 7. De in de lijsten vermelde bewaartermijnen zijn minimale bewaartermijnen. Dit laat de hoofdgriffier of de hoofdsecretaris toe op het ogenblik van het verstrijken van de toepasselijke bewaartermijn aan de archieven de eindbestemming te geven die in de lijst is voorzien. Wanneer hij/zij, om welke reden dan ook, langere bewaartermijnen wil toepassen dan moet hij/zij er wel van bewust zijn dat een verhoging van de kosten voor de opslag van archieven (kosten voor het inrichten van archiefruimten, kosten voor de verhuis van massabestanden, enz.) goed zal moeten gemotiveerd worden. Belangrijke investeringen in gebouwen en materiële uitrusting zullen pas plaatsvinden wanneer de hoofdsecretaris/hoofdgriffier kan aantonen dat hij/zij alle nuttige maatregelen heeft genomen om de volumes archiefdocumenten zo laag mogelijk te houden, met eerbiediging van de wettelijke bepalingen en de richtlijnen ter zake. 8. Bij het vastleggen van de bewaartermijnen werd rekening gehouden met de wet van 10 juni 1998 tot wijziging van sommige bepalingen betreffende de verjaring. 9. De bewaartermijnen betreffende verwante archiefstukken (zoals personeelsdossiers) werden zoveel mogelijk geüniformeerd. De verschillen in de termijnen die bij de lijsten van verwante instellingen soms kunnen vastgesteld worden, houden verband met bepaalde afwijkende administratieve tradities en met het volume van de archiefvorming bij de respectievelijke diensten. VIII
10. Archiefbescheiden die op de lijst als te bewaren vermeld staan, verdienen een voorkeursbehandeling inzake materiële zorg, ordening en toegankelijkheid. Wanneer zij voor de betrokken dienst geen administratief nut meer hebben (na het verstrijken van de minimale bewaartermijn zoals vermeld in de lijst), kunnen zij bij het Rijksarchief worden neergelegd (Archiefwet van 24 juni 1955 (B.S. 12 augustus), art. 1, vierde lid). Alle stukken, gevormd of ontvangen door de hoven en rechtbanken van de rechterlijke macht en die ouder zijn dan 100 jaar, moeten aan het Rijksarchief worden overgedragen (Archiefwet, art. 1, eerste lid), uiteraard voor zover ze voor permanente bewaring in aanmerking komen (zie hiervoor de selectielijsten in de bijlagen). 11. Archiefbescheiden die op de lijsten als te vernietigen staan aangeduid, verdienen geen voorkeursbehandeling inzake materiële zorg, ordening en toegankelijkheid. Wanneer zij voor de respectievelijke dienst geen administratief nut meer hebben (na het verstrijken van de minimale bewaartermijn zoals vermeld in de lijst), worden zij best zo snel mogelijk jaarlijks vernietigd. 12. Archiefbescheiden die op de lijst als te selecteren staan aangeduid, kunnen pas aan een nadere selectie worden onderworpen na het verstrijken van de op de lijst vermelde minimale bewaartermijn. Wanneer de archiefbescheiden aan een nadere selectie moeten onderworpen worden, dan vermeldt de selectielijst ook de toe te passen selectiecriteria. Deze selectiecriteria worden zo duidelijk en zo expliciet mogelijk geformuleerd [bijvoorbeeld: één maand op de twaalf bewaren, de rest vernietigen; de met een eindvonnis afgesloten dossiers in het jaar(tal) eindigend op het cijfer 6: te bewaren (de rest vernietigen), enz.]. In sommige omstandigheden is en blijft een advies van de plaatselijke rijksarchivaris echter vereist. Dit is bijvoorbeeld het geval voor series bescheiden waarvan de archiefvorming sterk kon verschillen naargelang de regio waar ze werden gevormd, of voor bescheiden afkomstig van andere instellingen of verenigingen die na het beëindigen van de activiteiten van deze organisaties in de archiefruimten van griffies en parketten terechtkwamen. 13. De selectiecriteria en de bewaartermijnen die in deze lijsten vermeld staan, hebben betrekking op alle archiefbescheiden, ongeacht hun inhoud, vorm en structuur, ongeacht hun papieren of digitaal karakter. Een goed voorbeeld zijn de in de loop van de laatste decennia in onbruik geraakte registers. Zij werden vervangen door manuele fichesystemen of nog later door digitale databanken (geautomatiseerde gegevensbestanden). Bij de redactie van deze lijsten werd in de mate van het mogelijke rekening gehouden met deze realiteit, door telkens duidelijk aan te geven dat de reeks zowel in papieren als in digitale vorm kan bestaan. IX
IV. ONDERHOUD VAN DE SELECTIELIJSTEN 14. Hervormingen op procedureel, organisatorisch of technisch vlak doen binnen Justitie nieuwe informatiestromen ontstaan en hebben verstrekkende gevolgen voor de informatiehuishouding en archiefvorming. Bij elke organisatorische hervorming of wijziging van administratieve en gerechtelijke procedures zou moeten rekening gehouden worden met de gevolgen voor de informatiehuishouding (ontstaan, verwerking en opslag). 15. De selectielijsten zullen daarom aan een vijfjaarlijkse herziening onderworpen worden. 16. De concrete herziening van de selectielijsten zal worden voorbereid door het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, in nauw overleg met de verschillende geledingen van de rechterlijke macht. 17. De verschillende onderdelen van de rechterlijke macht worden met aandrang verzocht de Algemeen Rijksarchivaris te verwittigen van alle wijzigingen bij de rechterlijke macht op organisatorisch, procedureel en technisch vlak die gevolgen hebben voor de informatievoorziening, de informatieverwerking en de archiefvorming. Tegelijkertijd worden in de mate van het mogelijke ook bewaartermijnen gesuggereerd en oplossingen voorgesteld die moeten leiden tot een beter archiefbeheer en die de bewaring, de toegankelijkheid en de authenticiteit van de archiefbescheiden moeten helpen waarborgen. Deze berichtgevingen worden op hetzelfde ogenblik overgemaakt aan de Voorzitter van het College van procureurs-generaal of aan de Procureurgeneraal bij het Hof van Cassatie. 18. Op basis van de ontvangen berichten zal onderzocht worden voor welke aspecten van de informatievoorziening en van het archiefbeheer dringende maatregelen wenselijk zijn (bijvoorbeeld dringende aanpassingen aan een selectielijst) en voor welke aangelegenheden een dringend optreden niet strikt nodig is. Deze laatste aangelegenheden worden gereserveerd voor de volgende vijfjaarlijkse herziening van de selectielijsten. X
V. TOEPASSING VAN DE SELECTIELIJSTEN 19. De hoofdsecretarissen en hoofdgriffiers worden met de toepassing van deze lijsten belast. 20. Wanneer in een selectielijst bij een categorie archiefbescheiden de bestemming "te vernietigen" vermeld wordt en wanneer de minimale administratieve bewaartermijn verstreken is, dan kan de betrokken archiefvormer enkel tot effectieve vernietiging overgaan na voorafgaande schriftelijke toestemming van het bevoegde Rijksarchief (voor een actueel overzicht van de verschillende rijksarchieven en hun ressorten, raadpleeg de website http://arch.arch.be). De door de archiefvormer (hoofdgriffier of hoofdsecretaris) opgestelde en aan het Rijksarchief voorgelegde vernietigingslijst dient zowel de in de selectielijst gehanteerde code, de aard van de stukken als de uiterste data van elke reeks documenten te vermelden. Het bevoegde parket dient ter kennisgeving alle aanvragen en toelatingen in kopie te ontvangen én kan desgewenst aanduiden welke dossiers toch niet vernietigd mogen worden. De eigenlijke vernietiging van archieven gebeurt door de inschakeling van de door de Federale Overheidsdienst Justitie aangeduide papiervernietigingsfirma. Voor meer informatie kunnen de hoven en rechtbanken steeds contact opnemen met de Cel Gebouwen van de Dienst Infrastructuur bij het Directoraat-Generaal Rechterlijke Organisatie. De griffies der hoven en rechtbanken dienen er wel rekening mee te houden dat in uitvoering van het koninklijk besluit van 13 december 1968 en van de interne instructie van de Federale Overheidsdienst Financiën van 1 november 1970 de als te vernietigen aangemerkte financiële bescheiden slechts effectief vernietigd kunnen worden na raadpleging van de ambtenaar der registratie en domeinen die met de verificatie van de griffie belast is. 21. Wanneer in een selectielijst bij een categorie archiefbescheiden de bestemming "te bewaren" vermeld wordt en wanneer de minimale administratieve bewaartermijn verstreken is, dan kan de betrokken archiefvormer in principe overgaan tot neerlegging bij het bevoegde Rijksarchief (voor een actueel overzicht van de verschillende rijksarchieven en hun ressorten, raadpleeg de website http://arch.arch.be). Er dient wel rekening mee gehouden te worden dat er bij neerleggingen bij voorkeur met blokken van 10 jaar wordt gewerkt: er zal dus vaak een verschil bestaan tussen de in de richtlijn vermelde bewaartermijn en de uiteindelijke neerleggingstermijn. 22. Voor de toepassing van deze selectielijsten zijn begeleidende maatregelen nodig aangezien de selectie en de materiële bewerking van archieven een arbeidsintensieve aangelegenheid is. Er zijn de afgelopen jaren al ernstige inspanningen geleverd om de achterstanden inzake selectie, vernietiging en neerlegging van archieven weg te werken, onder meer door de inzet van een bijzonder kader van archiefmedewerkers die binnen het rechtsgebied van elk hof van beroep belast worden met archieftaken. XI
VI. BEWARING, BEHEER, SELECTIE DIGITALE BESCHEIDEN 23. Een bijzonder probleem rijst in verband met de bewaring, het beheer en de selectie van digitale archiefbescheiden. Deze vallen evengoed onder toepassing van de Archiefwet als papieren archiefbescheiden aangezien niet zozeer de drager, als wel de inhoud van belang is. Een digitale rol is immers even belangrijk als een (vroegere) papieren rol. De (langetermijn-) bewaring van digitale bestanden is echter geen evidentie wegens de aan hoog tempo evoluerende hard- en software. Een intranet is bijvoorbeeld (in tegenstelling van wat vaak wordt verondersteld) geen geschikt platform voor archivering van digitale bestanden, aangezien het doorgaans geen archieffunctie omvat en bijgevolg enkel de meest recente versie van een bestand bevat. 24. Toch dienen de verschillende geledingen van de rechterlijke macht er elk voor te zorgen dat de digitale bestanden in goede en toegankelijke staat bewaard worden zolang deze nog administratief-juridisch nut bezitten en door hen zelf beheerd worden. Concreet dienen digitale archiefbescheiden op optische schijven of elektromagnetische dragers op nieuwe dragers overgezet te worden wanneer het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat dan wel onleesbaar wordt door de veroudering van de gebruikte materialen of door het in onbruik raken van apparatuur of programmatuur. Voorts dienen digitale archiefbescheiden voor zover mogelijk opgeslagen te worden in open, gedocumenteerde, niet-gecompresseerde en niet geëncrypteerde standaarden voor opslagformaten. Deze dienen daarenboven migratie (een omzetting van documenten, programmatuur en/of apparatuur) te ondergaan wanneer een gerede kans bestaat dat hun geordende en toegankelijke staat door wijzigingen in apparatuur en programmatuur in het gedrang zou komen. Een dergelijke migratie dient gedocumenteerd te worden en de resultaten dienen getoetst te worden. De metadata moeten informatie bevatten over de identiteit van het archiefstuk, over het verband met de ontstaanscontext evenals over een bepaald aantal technische elementen én dienen aan de bestanden gekoppeld te worden om hun leesbaarheid te garanderen. Natuurlijk bezitten niet alle geledingen van de rechterlijke macht hiervoor over de nodige middelen en expertise, vandaar dat er bij de betrokken centrale diensten van de Federale Overheidsdienst op aangedrongen zal worden alvast met deze bepalingen rekening te houden bij de ontwikkeling van software voor de rechterlijke macht (zoals ARTT, REA/TPI JUST, Mammoet, MaCH ). Bovendien zal het Rijksarchief via haar website en via tal van andere kanalen in de toekomst hierover meer gedetailleerde richtlijnen verstrekken. 25. Net zoals de papieren archiefbescheiden dienen ook de digitale archiefdocumenten na het verstrijken van de desbetreffende bewaartermijn ofwel vernietigd te worden, ofwel blijvend bewaard te worden en bij het Rijksarchief neergelegd te worden. Het Rijksarchief zal in de toekomst ook hierover meer gedetailleerde richtlijnen verstrekken. XII
XIII