Professioneel Internetbankieren in een multibancaire omgeving Het beste van iedere bank
INHOUD SAMENVATTING 3 1. SITUATIEANALYSE 3 2. UITDAGINGEN VOOR DE BEDRIJFSWERELD 4 2.1 Lage operationele efficiëntie 4 2.2 Hoge Total Cost of Ownership 4 2.3 Gebrek aan overzicht 4 2.4 Verhoogde foutenmarge 4 2.5 Slechte financiële efficiëntie 5 2.6 Verzwakte veiligheid 5 2.7 Beperkte toegang op verplaatsing 5 3. OPLOSSINGEN. 6 4. VOORDELEN VAN MULTIBANCAIRE TOEPASSINGEN 6 4.1 Verhoogde operationele efficiëntie 6 4.2 Lagere Total Cost of Ownership 6 4.3 Duidelijk overzicht 6 4.4 Verlaagde foutenmarge 7 4.5 Betere financiële efficiëntie 7 4.6 Versterkte veiligheid 7 4.7 Altijd toegang op verplaatsing 7 5. SAMENVATTENDE TABEL 8 6. BESLUIT 8 Ref. Isabel/whitepaper-multibank-NL-0410 2
SAMENVATTING Veel bedrijven zijn multibancair: ze hebben meerdere rekeningen bij meerdere banken. Daarom moeten ze verschillende Internetbankingtoepassingen gebruiken. Dit komt het goede beheer van bedrijven niet ten goede. Zo hebben ze een minder duidelijk overzicht van hun financiële situatie en een groter risico op het maken van fouten. De voordelen van de multibancariteit gaan verloren door operationele overlast. Een multibancaire Internetbanking-toepassing vermijdt dergelijke moeilijkheden en zorgt voor meer tijd, efficiëntie en controle. 1. SITUATIEANALYSE Bedrijven hebben rekeningen bij meerdere banken om een verscheidenheid aan redenen. Het kan historisch zijn, bijvoorbeeld ten gevolge van de acquisitie van een ander bedrijf. Maar meestal is er gewoon de behoefte om zijn middelen lees geld - niet onder te brengen bij één bank. Door ze te verspreiden over meerdere banken, wordt het totale risico verminderd. Vele bedrijven hebben ook sterke historische banden met meerdere banken of zelfs statutaire verplichtingen tot multibancariteit. Bedrijven willen ook de aanbiedingen, competenties, sectoriële of geografische know-how van meerdere banken in huis halen. De ene bank biedt bijvoorbeeld voordelige verzekeringstarieven aan, terwijl de andere interessante kredietvoorwaarden geeft. Sommige bedrijven hebben specifieke producten of kennis van hun bank nodig, en zijn daarom verplicht met meerdere banken te werken. Zo zijn er bijvoorbeeld specifieke banken voor zelfstandigen en banken die gespecialiseerd zijn in een bepaalde regio. Een gezonde concurrentiële druk op de banken is daarbij vaak een sterke troef voor het bedrijf. Bedrijven openen ook graag meerdere rekeningen om operationele redenen en interne organisatie. Dit doen ze om een beter overzicht over inkomsten en uitgaven te behouden. Zo kunnen ze bijvoorbeeld een rekening gebruiken voor betalingen aan leveranciers en een andere rekening voor ontvangen betalingen van klanten. Sparen en beleggen gebeurt dan op andere rekening en wel eens bij een andere bank. Ook om onderscheid te maken tussen verschillende divisies binnen een bedrijf worden soms meerdere rekeningen geopend. In functie van regio, klantenprofiel of markt worden dan meerder banken aangesproken. Een ander vaak aangehaald voordeel zijn de valutadagen die kunnen verschillen in functie van de oorsprong van de gelden. Het openen van rekeningen bij meerdere banken waarborgt de beste valutadag voor iedere binnenkomende betaling. Ref. Isabel/whitepaper-multibank-NL-0410 3
2. UITDAGINGEN VOOR DE BEDRIJFSWERELD Werken met meerder banken is een noodzaak en biedt vele zakelijke voordelen. Maar er is ook een keerzijde aan de medaille. Elke bank heeft immers een eigen internetbanking-toepassing met specifieke eigenschappen. De consequenties van meerdere Internetbankingtoepassingen zijn talrijk. 2.1 Lage operationele efficiëntie Om toegang te krijgen tot de rekeningen bij iedere bank - bij het zoeken naar de betaling van een klant of aan een leverancier - moet een gebruiker telkens veranderen van de ene internetbankingtoepassing naar de andere. Daarvoor moet men telkens gebruikers- ID s ingeven, tokens berekenen, heropenen van afgebroken sessies, zoekopdrachten herhalen Hierbij gaat veel kostbare tijd verloren wat leidt tot een lage operationele efficiëntie. Figuur: Kosten-efficiëntie bij monobancaire systemen Deze grafiek illustreert dat bedrijven die bij meerdere banken zijn aangesloten en met monobancaire systemen werken stijgende kosten kennen, naarmate ze met meer banken in zee gaan. Ze kunnen echter steeds minder efficiënt werken, omdat ze in alle programma s hun rekeningen en transacties in het oog moeten houden. 2.2 Hoge Total Cost of Ownership Internetbanking-toepassingen zijn meestel relatief goedkoop en soms zelfs gratis. Bedrijven staan dan ook niet voldoende stil bij de kosten veroorzaakt door het gebruik van meerdere internetbankingtoepassingen. De directe kosten zijn niet transparant en zijn vaak verborgen tussen de jaarlijkse beheerskosten aangerekend door de bank. En de indirecte kosten worden vergeten. Er moet nochtans worden geïnvesteerd in technische infrastructuur, installatie, opleiding en ondersteuning. Ook de integratie met interne systemen en processen moet telkens worden herhaald. Iedere bankeigen internetbanking-toepassing kost een groot bedrijf jaarlijks tussen de 5.000 en 20.000 euro aan infrastructuur en personeel (CFO Magazine). De TCO Total Cost of Ownership is dus zeer hoog. 2.3 Gebrek aan overzicht Bedrijven hebben nood aan een duidelijk en up-to-date overzicht van hun financiële middelen en vooral van hun steeds veranderende kasposities. Maar de financiële gegevens zijn verspreid over meerdere internetbanking-toepassingen. De gebruiker moet in iedere toepassing de saldo s opzoeken, noteren en totaliseren. Dit is een manueel en tijdsrovend proces. Daardoor zijn de overzichten vaak onvolledig, foutief en verouderd. 2.4 Hoge foutenmarge Omdat de financiële gegevens verspreid zijn over meerdere banken, moeten gebruikers hun taken continu herhalen in iedere internetbanking-toepassing. Deze repetitieve manuele processen zijn zeer foutgevoelig. De fouten hebben meestal onmiddellijke financiële gevolgen. Daarnaast is het identificeren en rechtzetten van deze fouten een dure aangelegenheid en schaden ze het imago van het bedrijf bij klanten en leveranciers. De manier waarop het beheer van de toegang Ref. Isabel/whitepaper-multibank-NL-0410 4
en de mandaten wordt uitgevoerd kan sterk verschillen tussen de verschillende bancaire toepassingen. Dat maakt een coherent beleid zeer moeilijk. 2.5 Slechte financiële efficiëntie Doordat de overzichten vaak onvolledig, foutief en verouderd zijn, kan het beheer van de beschikbare middelen niet efficiënt gebeuren. Rekeningen worden minder nauwkeurig opgevolgd waardoor sommige saldo s hoog oplopen en andere dan weer te laag of negatief zijn. Hierdoor worden de potentiële interesten van rekeningen met een hoger rendement mislopen terwijl de debetinteresten op dure lopende rekeningen, leningen en overbruggingskredieten hoog oplopen. 2.6 Verzwakte veiligheid Elk internetbanking systeem heeft een eigen beveiligingsmechanisme dat een combinatie is van een gebruikersnaam, een abonnementsnummer, een paswoord en meestal een digipass. Paswoorden en gebruikersnamen zijn moeilijk te onthouden en uit elkaar te houden. Daarom worden ze al te vaak opgeschreven en in de schuif bewaard. De veiligheid van de toepassingen wordt zo aanzienlijk verzwakt en de risico s op ongeoorloofde transacties stijgt gevoelig. 2.7 Beperkte toegang op verplaatsing Eenmaal op verplaatsing wordt de rompslomp met paswoorden en digipassen een dimensie groter. Ze moeten immers allemaal mee, passen niet in een portefeuille en geraken zo makkelijk verloren. Wie dan een dringende betaling moet uitvoeren of zijn rekeningstanden in het oog wil houden staat dikwijls met lege handen. Ref. Isabel/whitepaper-multibank-NL-0410 5
3. OPLOSSINGEN Bedrijven kunnen op twee manieren met deze moeilijkheden omgaan. Ze kunnen zich beperken tot één bank voor hun financiën. Maar daardoor verliezen ze de vele voordelen van multibancariteit. Een meer realistisch alternatief is dat bedrijven een multibancaire Internetbanking-toepassing gebruiken. Daarmee kunnen alle rekeningen bij alle banken vanuit één toepassing worden beheerd. Het biedt bedrijven concrete voordelen. 4. VOORDELEN VAN MULTIBANCAIRE TOEPASSINGEN 4.1 Verhoogde operationele efficiëntie Al onze overschrijvingen aan leveranciers en aan het personeel gebeuren via één softwareprogramma, net als het opvolgen van de betalingen van klanten. Op die manier beheer ik via één systeem ongeveer twintig rekeningen bij drie verschillende banken. Heel praktisch en efficiënt. Philippe Segers, gedelegeerd bestuurder bij Eurodal In een multibancaire toepassing vindt de gebruiker al zijn rekeningen bij al zijn banken terug. Hij moet niet meer continu overschakelen van de ene Internetbanking-toepassing naar de andere. Alle informatie over saldo s en transacties zijn gegroepeerd. Dit maakt het bancair proces veel minder complex en laat de gebruiker toe om efficiënt te werken. Efficiënt werken betekent dat de tijd die vroeger verloren ging nu besteed kan worden aan taken met een grotere toegevoegde waarde. Bijvoorbeeld het opvolgen van onbetaalde facturen of de planning van inkomsten en uitgaven op korte en lange termijn. 4.2 Lagere Total Cost of Ownership Met een multibancaire toepassing vallen de kosten van het gebruik van meerdere internetbanking systemen weg. Bedrijven betalen slechts voor het gebruik van één toepassing. Deze directe kosten worden ook transparant gerapporteerd door middel van duidelijke facturatie. De indirecte kosten voor technische infrastructuur, installatie, opleiding, ondersteuning, integratie met interne systemen en processen dalen evenredig met het aantal vervangen Internetbankingtoepassingen. Hierdoor verlaagt de Total Cost of Ownership aanzienlijk. 4.3 Duidelijk overzicht Een multibancaire toepassing biedt een overzicht van de saldo s van alle rekeningen bij alle banken. Ondernemingen hebben een volledig, correct en up-to-date zicht op hun cashflow en recente transacties. Ref. Isabel/whitepaper-multibank-NL-0410 6
4.4 Verlaagde foutenmarge Ik heb een duidelijk zicht op de cashflow en kan op elk ogenblik nagaan of we over voldoende liquide middelen beschikken om onze facturen op hun vervaldatum te betalen. Maria Dessi, directiesecretaresse bij Rackstore Dankzij de sterke vereenvoudiging van de werkomgeving kunnen gebruikers zich beter concentreren op hun taken. Er worden minder foutieve transacties doorgevoerd, ontvangen betalingen worden juister verwerkt en er wordt minder vergeten. Er gaat minder geld verloren door menselijke fouten. Daarnaast verminderen de kosten voor het opzoeken en rechtzetten van fouten. Ook het imago van het bedrijf bij klanten en leveranciers gaat er op vooruit. 4.5 Betere financiële efficiëntie Doordat de overzichten volledig, juist en up-to-date zijn, kan het beheer van de beschikbare middelen veel efficiënter gebeuren. Rekeningen worden nauwkeurig opgevolgd zodat de beschikbare middelen verdeeld worden zodat de saldi niet te hoog of te laag zijn. Het bedrijf kan de interesten van rekeningen met een hoger rendement maximaliseren terwijl de debetinteresten op lopende rekeningen, leningen en overbruggingskredieten worden vermeden. 4.6 Versterkte veiligheid Dankzij een uniek en sterk beveiligingsmechanisme dat gebruik maakt van een persoonlijke kaart en een persoonlijk paswoord, kan de gebruiker efficiënt en veilig werken. De kaart wordt in de portefeuille bewaard en het persoonlijk paswoord wordt zo gekozen dat het makkelijk te onthouden is voor de gebruiker maar moeilijk te raden door derden. De veiligheid van de toepassingen wordt aanzienlijk verhoogd en het risico op ongeoorloofde transacties daalt gevoelig. 4.7 Altijd toegang op verplaatsing Op verplaatsing volstaat een draagbare pc met ingebouwde kaartlezer. De kaart gaat eenvoudig mee in de portefeuille. Geen vergeten paswoorden of digipassen. Een dringende betaling is steeds mogelijk net zoals rekeningstanden in het oog houden. Ref. Isabel/whitepaper-multibank-NL-0410 7
5. SAMENVATTENDE TABEL Een multibancaire Internetbanking-toepassing biedt heel wat voordelen tegenover het gebruik van meerdere bankeigen Internetbanking-toepassingen. Bankeigen toepassing Lage operationele efficiëntie Hoge Total cost of ownership Multibancaire toepassing Meer tijd voor taken met hoge toegevoegde waarde Lagere en transparante kosten Gebrek aan overzicht Hoge foutenmarge Slechte financiële efficiëntie Zwakke veiligheid Beperkte toegang Duidelijkheid overzicht saldi en transacties Minder fouten Financiële optimalisatie Sterke en gebruiksvriendelijke veiligheid Eenvoudige toegang met unieke kaart en lezer 6. BESLUIT De meeste bedrijven zijn multibancair wegens de vele financiële en zakelijke voordelen. Net hierdoor worden ze geconfronteerd met diverse operationele moeilijkheden waardoor ze de voordelen niet ten volle kunnen benutten. Een goede multibancaire toepassing voor internetbanking maakt het hele financiële proces minder complex. Het bedrijf heeft een totaaloverzicht van zijn financiële situatie en kan zonder tijdsverlies en let maximale efficiëntie transacties bij meerdere banken uitvoeren. Er komt tijd vrij voor taken met hoge toegevoegde waarde en de kwaliteit van het financieel beheer stijgt. Bedrijven kunnen zo het beste halen uit iedere bank en hun voordeel maximaliseren. Ref. Isabel/whitepaper-multibank-NL-0410 8
Bronnen Bruggeman, W. & Decoene, V. (2006), Kostenbesparing door automatisering van bedrijfsprocessen: een casestudie over Isabelsoftware, pp.1-12. Quarré, P. & Stokvis, D. De organisatie van bankrekeningen verdient aandacht. CFO Magazine (01.06.2009), pp. 49-50. Meer informatie is te vinden op de website van Isabel: www.isabel.eu. Isabel NV Keizerinlaan 13-15 1000 Brussel www.isabel.eu Copyright Isabel 2009. All rights reserved. No part of this document may be reproduced, stored in a database or storage-and retrieval system, published or passed to others in any form, electronic or mechanic, including print, photocopy or microfilm without the prior written permission of Isabel NV/SA Ref. Isabel/whitepaper-multibank-NL-0410 9