15 juli 2016 Informatiebrief voor gecontracteerde aanbieders Dit bericht wordt gestuurd naar de bij ons bekende e-mailadressen. Wilt u er zelf voor zorgdragen dat deze informatie in uw organisatie bij de mensen terecht komt die hiervan kennis moeten nemen. Inhoudsopgave 1. Nieuwe Jeugdhulpaanbieders melden bij Inspectieloket... 2 2. Fysieke overlegtafel / Digitale overlegtafel... 2 3. Wijze van aanleveren digitale facturen... 3 4. Nieuwe tarieven 2017... 5 5. Cliëntervaringsonderzoek... 6 6. Kansbrief voor inwoners met een laag inkomen... 6 7. Organisatievorm gebiedsteams... 7 8. Productenboek Wmo... 7 Alle informatie die hieronder staat vermeld, geldt zowel voor de gemeenten Súdwest-Fryslân (SWF), Littenseradiel als de gemeente De Fryske Marren (DFM). Uitzonderingen worden aangegeven. 1
1. Nieuwe Jeugdhulpaanbieders melden bij Inspectieloket De Gemeenten zijn verplicht om nieuwe aanbieders Jeugdzorg te melden bij het Inspectieloket. Gekeken is welke aanbieders ambulante zorg hebben verleend in de gemeenten Súdwest-Fryslân en Littenseradiel. De helft van de jeugdzorgaanbieders was al bekend bij de inspectie. Het toezicht op de nieuwe toetreders richt zich op vanaf 2015 gestarte aanbieders die jeugdhulp leveren als bedoeld in de Jeugdwet. Als een jeugdhulpaanbieder niet bekend is bij de inspectie, dan meldt de gemeente deze via het inspectieloket Jeugd. De inspectie bekijkt vervolgens of de aanbieder een nieuwe toetreder betreft. Aanbieders die al voor 2015 zorg verleenden en die nu gefinancierd worden via de Jeugdwet, vallen niet onder de definitie van nieuwe toetreder. Alle jeugdhulpaanbieders vallen uiteraard wel onder het toezicht van de inspectie. De inspectie maakt een risicoanalyse van de nieuwe toetreder en beoordeelt op basis van de uitkomsten daarvan of nader onderzoek en beoordeling van de nieuwe toetreder nodig is. De inspectie bezoekt in ieder geval nieuwe toetreders die jeugdhulp met verblijf en/of daghulp aanbieden. Het toezicht resulteert in een openbaar rapport waarin staat of de aanbieder voldoet aan de eisen. Op de site www.inspectieloketjeugd.nl kunt u meer informatie over dit onderwerp nalezen. 2. Fysieke overlegtafel / Digitale overlegtafel Ongeveer één keer per twee maanden vindt er een overleg plaats met de zorgaanbieders, de zgn. fysieke overlegtafel Wmo en Jeugd. Op woensdag 28 september 2016 vindt de eerstvolgende fysieke overlegtafel plaats. Zoals u weet, zijn hier een aantal aanbieders op het gebied van Wmo, Jeugd en Participatie voor gevraagd. Welke dit zijn, kunt u in de verslagen vinden. Wanneer u geen deelnemer bent aan de fysieke overlegtafel, is het wel mogelijk om mee te denken via de zgn. digitale overlegtafel. Dit betekent dat uw opmerkingen/vragen, over de agenda (en de bijbehorende stukken) kunt maken/stellen via inkoopsociaaldomein@sudwestfryslan.nl of inkoopsociaaldomein@defryskemarren.nl. U ontvangt een bericht als er acties voortvloeien uit uw opmerking(en) en wanneer en hoe dit wordt opgepakt. Via deze link kunt u de stukken vinden. http://www.gemeentesudwestfryslan.nl/inwoners/inkoopsociaal-domein_45257/item/agendas-verslagen-amp-documenten-wmo-en-jeugd_53872.html De planning van de overleggen vindt u hier: http://www.gemeentesudwestfryslan.nl/inwoners/inkoop-sociaaldomein_45257/item/planning_53870.html 2
3. Wijze van aanleveren digitale facturen De programmatuur is een stukje aangescherpt voor het aanleveren van de facturen. Zie onderstaand: Jeugd: Voorlooprecord SOORT BERICHT (Productie of Test) P GEMEENTECODE 0000 CODE SERVICEBUREAU 00000000 ZORGVERLENERSCODE 00000000 PRAKTIJKCODE 00000000 INSTELLINGSCODE 00000000 IDENTIFICATIECODE BETALING AAN (01 = servicebureau, 02 = Zorgverlener, 03 = Praktijk, 04 = instelling) 00 BEGINDATUM DECLARATIEPERIODE EINDDATUM DECLARATIEPERIODE FACTUURNUMMER DECLARANT 000000000000 DAGTEKENING FACTUUR BTW-IDENTIFICATIENUMMER 00000000000000 Sluitrecord INDICATIE D = DEBET, C = CREDIT Typebericht JW303 Versiebericht 450 Bij de jeugd moet de begin- en einddatum declaratie periode op de eerste en laatste dag van de maand worden ingevuld. De dagtekeningfactuur datum is altijd minimaal een dag volgend op de laatste dag van de maand. WMO: Voorlooprecord SOORT BERICHT (Productie of Test) P GEMEENTECODE 0000 CODE SERVICEBUREAU 00000000 ZORGVERLENERSCODE 00000000 PRAKTIJKCODE 00000000 CODE WMO-AANBIEDER 00000000 IDENTIFICATIECODE BETALING AAN (01 = servicebureau, 02 = WMO-Aanbieder) 00 BEGINDATUM DECLARATIEPERIODE EINDDATUM DECLARATIEPERIODE FACTUURNUMMER DECLARANT 000000000000 DAGTEKENING FACTUUR BTW-IDENTIFICATIENUMMER 00000000000000 Sluitrecord INDICATIE D = DEBET, C = CREDIT Typebericht WMO303 Versiebericht 416 Bij de WMO berichten moet de begindatum en einddatum declaratieperiode corresponderen met de vier wekelijkse CAK-periodes, zoals deze door het CAK is gecorrespondeerd. De datum dagtekening factuur moet minimaal een dag volgend zijn op de einddatum van de CAK periode. Belangrijk: Levert u zorg aan meerdere cliënten in een bepaalde periode, dan is het gewenst om dit in één declaratie op te nemen. Om extra uitval te voorkomen vragen wij u per product slechts 1 regel per cliënt aan te leveren. Indien er in een periode sprake is van een onderbroken periode kunt u de eerste begindatum en laatste einddatum van de ingezette ondersteuning in deze periode invullen. Alleen als binnen een periode voor een product een nieuwe indicatie is afgegeven, moet per indicatie een regel worden aangeleverd. Daarbij moeten de begin- en einddatum van de regels binnen de periode van de betreffende indicatie vallen. 3
303- berichten De 303-berichten: wij adviseren u te kiezen voor de 303-declaratieberichten in plaats van de 303- factuurberichten. HH De Fryske Marren Hulp bij het huishouden De Fryske Marren: wij wijzen u er voor de volledigheid nog eens op dat u voor een declaratie HH bij De Fryske Marren kiest voor categorie 10, prijs per stuk/aantal en bij 4 weken = invoer 4. Aanleveren facturen herindicatie Met betrekking tot de facturen vragen wij u ook uw aandacht voor het volgende. Het betreft dan een herindicatie die ingaat op een willekeurige datum in een periode of maand, waarbij er geen wijziging is in de indicatie. Hoe u dit moet aanleveren, vindt u hieronder in de voorbeelden. Dank voor uw medewerking. Indicatie Wmo 1 klant heeft een indicatie van 04-01-2016 t/m 31-12-2017 van 2 uur HH per week Er komt een herindicatie/wijziging die op bijv. 10 maart 2016 ingaat, maar de feitelijke indicatie blijft wel 2 uren HH per week. Men declareert als volgt (4-wekelijkse periode): Periode 201601 Van 4-1-2016 t/m 31-01-2016 Periode 201602 Van 01-02-2016 t/m 28-02-2016 Periode 3 Van 29-02-2016 t/m 9-3-2016 én Van 10-3-2016 t/m 27-03-2016 Ondanks dat de indicatie niet wijzigt, is er wel een nieuw besluit genomen en heeft u een toekenningsbericht ontvangen. Dit betekent dat u in periode 3 twee regels voor 1 klant moet aanleveren, waarin beide keren de indicatie hetzelfde is. Indien er wel een wijziging in de indicatie komt volgt u dezelfde procedure, maar m.i.v. 10 maart kan er meer of minder worden gedeclareerd, bijv. 2,5 uur. In de eerste regel van de cliënt van 29 februari 2016 tot en met 9 maart 2016 zet u dan 2 uur per week en in de 2 e regel (10 maart tot en met 27 maart 2016) van de cliënt 2,5 uur per week. Indicatie jeugd 1 klant heeft een indicatie van 1-1-2016 t/m 31-12-2017 van 2 uur begeleiding per week Er komt een herindicatie/wijziging die op bijv. 10 maart 2016 ingaat, maar de feitelijke indicatie blijft wel 2 uur begeleiding per week. Men declareert als volgt (maandperiode): Maand: januari 2016 Van 1-1-2016 t/m 31-01-2016 4
Maand: februari 2016 Van 1-02-2016 t/m 29-02-2016 Maand: maart 2016 Van 1-3-2016 t/m 9-3-2016 én 10-3-2016 t/m 31-03-2016 Ondanks dat de indicatie niet wijzigt, is er wel een nieuw besluit genomen en heeft u een toekenningsbericht ontvangen. Dit betekent dat u in periode 3 twee regels voor 1 klant moet aanleveren, waarin beide keren de indicatie hetzelfde is. Indien er wel een wijziging in de indicatie komt volgt u dezelfde procedure, maar m.i.v. 10 maart kan er meer of minder worden gedeclareerd, bijv. 2,5 uur. In de eerste regel van de cliënt van 1 tot en met 9 maart 2016 zet u dan 2 uur per week en in de 2 e regel (10 tot en met 31 maart 2016) van de cliënt 2,5 uur per week. 4. Nieuwe tarieven 2017 De colleges van de drie gemeenten hebben de nieuwe tarieven voor 2017 vastgesteld. De tarieven hebben betrekking op de producten Wmo en voor de gemeenten Súdwest-Fryslân en Littenseradiel ook de ambulante jeugdzorg. Voor het bepalen van de tarieven is een extern objectief onderzoek uitgevoerd. Hierbij zijn gesprekken gevoerd met meerdere aanbieders en is er een analyse gemaakt. Hieruit kwam naar voren dat de tarieven voor Hulp bij het huishouden voor de gemeenten Súdwest- Fryslân en Littenseradiel niet kostendekkend zijn en het tarief voor het vervoer bij dagbesteding te laag is. Op 29 juni 2016 hebben wij u op de hoogte gesteld van de besluiten van de colleges en heeft u het persbericht kunnen lezen. Op 12 juli 2016 zijn de resultaten uit het onderzoek aan de fysieke overlegtafel gepresenteerd en zijn de tarieven meegedeeld. De gemeenten verhogen het tarief van vervoer bij dagbesteding van 8,00 naar 10,00 en passen een indexering toe op de tarieven. Súdwest-Fryslân en Littenseradiel hebben de tarieven voor Hulp bij het huishouden verhoogd die overeen komen met de codes uit de Code voor verantwoordelijk marktgedrag Thuisondersteuning. De nieuwe tarieven treft u als bijlage bij deze informatiebrief aan. In de lijsten vindt u een kolom door College vastgestelde tarieven 2017. Deze door het College vastgestelde tarieven zijn de basis voor een berekening van eventueel nieuwe tarieven per 1 januari 2018. Qua declaratie voor 2017 geldt dat u de tarieven die in de VECOZO-kolommen staan (minuten, dagdelen, etmalen), moet gebruiken. De nieuwe tarieven voor 2017 gaan in per 2 januari 2017; dit i.v.m. de 4-wekelijkse periode van aanleveren die overeenkomt met de CAK-perioden. Voor meer informatie verwijzen wij u naar deze link: http://www.gemeentesudwestfryslan.nl/inwoners/inkoop-sociaal-domein_45257/item/agendasverslagen-amp-documenten-wmo-en-jeugd_53872.html 5
5. Cliëntervaringsonderzoek Resultaten cliënttevredenheidsonderzoek SWF en Littenseradiel De cliënten van Littenseradiel en Súdwest-Fryslân zijn tevreden over de zorg en ondersteuning die ze van de gebiedsteams krijgen. Dit blijkt uit de evaluatie van het gebiedsgericht werken. Cliënten waarderen de keukentafelgesprekken positief, ze voelen zich serieus genomen en geholpen. Verder vinden ze de gebiedsteammedewerkers oplossingsgericht en deskundig en geven aan dat de medewerkers met hen meedenken. De ingezette ondersteuning door de aanbieders geven zij het rapportcijfer 7,5. Rond de 80% vindt dat de hulp snel is gestart. Van de cliënten is 73% tevreden met het bereikte resultaat van de ondersteuning. En bijna 80% voelt zich beter door de hulp. Uit het onderzoek blijkt ook dat er na ruim een jaar gebiedsgericht werken nog veel doorontwikkeld en verbeterd kan worden. Voorbeelden hiervan zijn ICT-systemen die nog niet naar tevredenheid functioneren, tijdsdruk die medewerkers van de gebiedsteams ervaren, onafhankelijke cliëntondersteuning, samenwerking met het voorliggend veld en het beter gebruik maken van wat inwoners zelf en met hun omgeving zelf kunnen doen. De aanbevelingen zijn herkenbaar en grotendeels in de afgelopen periode gesignaleerd en opgepakt. Ze ondersteunen onze gemeenten in de ingezette beweging. We willen onze cliënten en maatschappelijke partners bedanken voor het geven van hun mening over het gebiedsgericht werken. Dit is waardevolle informatie voor de doorontwikkeling van de gebiedsteams. De bestuurlijke reactie en de rapportage Evaluatie Gebiedsgericht werken zijn te vinden op de websites van de gemeenten Littenseradiel en Súdwest-Fryslân. Aankondiging start Cliënttevredenheidsonderzoek De Fryske Marren Gemeenten zijn verplicht in 2016 onderzoek uit te voeren naar de ervaringen van Wmo-cliënten en cliënten van de Jeugdhulp. Beide cliëntervaringsonderzoeken kennen een aantal verplichte vragen die aan cliënten moeten worden voorgelegd. Bij beide onderzoeken worden ook eisen gesteld aan de wijze waarop ze dienen te worden uitgevoerd. De Fryske Marren voert beide cliëntervaringsonderzoeken vanaf juli gelijktijdig uit. Naast het verplicht enquêteren van de inwoners die behoren tot de genoemde twee doelgroepen, wil de gemeente een aantal verdiepende gesprekken aan huis laten voeren, waarin cliënten vrij hun verhaal kunnen vertellen en waarmee het beeld achter de cijfers wordt verkregen. Hierbij wordt een derde groep inwoners betrokken, namelijk mensen met afstand tot de arbeidsmarkt. De onderzoeken worden uitgevoerd door onderzoeksbureau Companen. De uitkomsten van de onderzoeken worden in het najaar met u gedeeld. 6. Kansbrief voor inwoners met een laag inkomen (alleen voor de gemeenten Súdwest-Fryslân en Littenseradiel) Inwoners met een uitkering of laag inkomen krijgen jaarlijks de Kansbrief in de bus. De Kansbrief geeft een overzicht van de belangrijkste regelingen voor inkomensondersteuning en geeft informatie over advies en hulp. Veel mensen weten niet wat er mogelijk is en maken daardoor geen gebruik van deze regelingen. Via de link vindt u de Kansbrief: 6
http://www.gemeentesudwestfryslan.nl/document.php?m=53&fileid=132631&f=85126625cd56a4d 23f37537853c8fb08&attachment=0&c=63884. Heeft u vragen over de verschillende regelingen in de Kansbrief, dan kunt u deze stellen aan de instanties die in de Kansbrief zijn genoemd. Ook kunt u met uw vragen bij de gebiedsteams terecht. 7. Organisatievorm gebiedsteams In 2015 zijn de gemeenten Súdwest-Fryslân en Littenseradiel gestart met 6 integraal werkende gebiedsteams in het Sociaal Domein van 0 tot 100 jaar. De teams bestaan uit: medewerkers van de gemeenten en personeel van de ketenpartners. Het personeel van de ketenpartners Timpaan Welzijn, Stichting Ouderenwerk Bolsward, Regiecentrum en MEE is sinds 2015 ingeleend en werkzaam in de gebiedsteams in de gemeenten. In 2015 is besloten dat in de loop van 2016 een definitieve keuze moet worden gemaakt voor de organisatievorm van de gebiedsteams. Voor de organisatievorm van de gebiedsteams zijn 3 varianten te onderscheiden. Het betreft de volgende varianten: in gemeentelijke dienst, opdragen aan een marktpartij of opdragen aan een verbonden partij. De Colleges van Súdwest-Fryslan en Littenseradiel hebben een voorgenomen besluit genomen over de organisatievorm gebiedsteams, waarbij gekozen is voor de variant gemeentelijke dienst. Het document (zie bijlage 3) ligt nu ter inzage voor alle inwoners. Het Wmo-platform, de WWB-adviesraad en de ketenpartners zijn gevraagd om advies uit te brengen. De Colleges en de gemeenteraden nemen in september het definitieve besluit over de organisatievorm gebiedsteams. 8. Productenboek Wmo Zorgaanbieders, adviesraden en de drie gemeenten zijn aan de slag gegaan om te komen tot een eenduidige beschrijving van de Wmo-producten. Hierbij worden de Nza-beschrijvingen losgelaten en worden de producten beschreven binnen de kaders van de Wmo. We gaan daarbij uit van het perspectief van de cliënt en denken binnen de beleidskaders van de Wmo. Daar waar het kan zoeken we naar vereenvoudiging en naar oplossingen in de situaties waarbij er onduidelijkheid bestaat tussen de verschillende producten. Eind september hopen we de eerste fase van het productenboek af te ronden en voor te leggen aan de fysieke overlegtafel. Met vriendelijke groet, Namens de drie gemeenten, Inkoop Sociaal Domein: Gemeente Súdwest-Fryslân Gemeente De Fryske Marren Gemeente Littenseradiel 7