Huishudelijk regelement Stichting Infinita 1 Gedgekeurd in de bestuursvergadering 21 januari 2014 te Rtterdam
2
INHOUD 1. Begripsbepaling 4 2. Beleid 4 3. Taken en bevegdheden van bestuur en bestuursleden 5 3.1. Het bestuur en de bestuursbesluiten 5 3.1.1. Het bestuur: 5 3.1.2. De vrzitter 6 3.1.3. De penningmeester 7 3.1.4. De secretaris 8 3.2. Besluiten 9 Het bestuur: 9 4. Vergaderingen 10 4.1. Geldigheid 10 4.2. Frequentie 10 4.3. Agenda 10 4.4. Verantwrdelijkheid 11 4.5. Ntulen 11 4.6. Inbreng tijdens de vergadering 11 5. Cmmunicatie 12 6. Dnaties en declaraties 12 7. Ryement 13 8. Maatschappelijke 13 9. Sltbepalingen 13 cntactgegevens 14 3
1. Begripsbepaling In dit reglement wrdt verstaan nder: De stichting: de Stichting Infinita gevestigd te Rtterdam ingeschreven bij de Kamer van Kphandel te Rtterdam nder nummer 57334358 ; De statuten: de statuten van de stichting, zals vastgelegd in een akte gepasseerd p 25-02-2013 bij ntaris Maxwell-Verminnen te Lansingerland ; Het bestuur: het bestuur van de stichting als bedeld in artikel 13 van de Statuten; Inzamelingsacties: activiteiten en prjecten met als del het verzamelen van gelden en/f diensteen en/f materiële zaken waarmee de delstellingen van de stichting kunnen wrden verwezenlijkt, k wel inkmsten genemd; Prjecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de delstellingen van de stichting. 2. Beleid Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan: Dit beleidsplan wrdt jaarlijks geactualiseerd en herzien. Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht p het mment dat deze in de jaarvergadering is gedgekeurd. Het beleidsplan bevat (dan wel: wrdt aangevuld met) een jaarplan en een jaarbegrting. Het beleid ten aanzien van de vr de stichting werkzame vrijwilligers wrdt ad hc per vrijwilliger bepaald en vastgelegd in een cntract met de vrijwilliger. 4
3. Taken en bevegdheden van bestuur en bestuursleden 3.1. Het bestuur en de bestuursbesluiten 3.1.1. Het bestuur: Bestuurt en vertegenwrdigt de stichting; Neemt bestuursbesluiten (zie de paragraaf Bestuursbesluiten in dit huishudelijk reglement); Kan vr bepaalde tijd werkgrepen/prjectgrepen in het leven repen. Een dergelijke grep bestaat uit ten minste één bestuurslid en in de grep kunnen k niet-bestuursleden plaatsnemen. Deze grepen wrden ntbnden na financiële afrekening met de penning meester en decharge p een bestuursvergadering; Tenzij anders bepaalt in dit huishudelijk regelement beslist in ad hc situaties individueel ver uitgaven tt 100 eur; Is niet bevegd tt het aangaan van leningen. Uitzndering hierp is dat het bestuur bevegd is tt het accepteren van vrschtten p een meerjarendnatie; Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in nder andere het beleidsplan, de jaarbegrting en de prjectbudgetten, bestuursleden die niet binnen de gestelde kaders handelen zijn p de eerstvlgende bestuursvergadering aftredend en herkiesbaar, bvenp de staande herverkiezingvlgrde; Ontstaat een vacature dan wel is een bestuurslid herverkiesbaar, dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend p vrdracht dr één f meerdere zittende bestuursleden wrden vrgedragen; Uitsluitend natuurlijke persnen kunnen zitting nemen in het bestuur; Nieuwe bestuursleden wrden benemd bij acclamatie dr de vrzitter f na schriftelijke verkiezing, beide p een reguliere bestuursvergadering, bij vrkeur de jaarvergadering. Kandidaat bestuursleden meten in persn ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de vrzitter hebben gestuurd; Alle bestuursleden spannen zich als geheel en als individu maximaal in m de status als ABNI (Algemeen Nut Begende Instelling) te be huden en verklaren zich bereid af te treden indien hun aanwezigheid in het bestuur de ANBI-status in gevaar brengt f zu kunnen brengen. 5
3.1.2. De vrzitter Heeft algemene leiding van de stichting; Geeft leiding aan het bestuur; Is het eerste aanspreekpunt vr bestuursleden; Stelt in verleg met de secretaris de agenda vr elke vergadering p; Leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering; Ziet er p te dat beslissingen wrden genmen in vereenstemming met de wet, de statuten en dit huishudelijk reglement; Stelt, in ged verleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan p en herziet dit jaarlijks, vrafgaand aan de jaarvergadering; Cördineert en stuurt activiteiten; Ziet er p te dat bestuursleden hun taken naar behren vervullen en spreekt hen hierp aan indien dit niet het geval lijkt. Vert de jaarlijks vrafgaand aan de jaarvergadering een kascntrle uit. Elk jaar ndersteunt een ander bestuurslid de penning meester, bij terbeurt en vert de kascntrle uit. Det waar ndig vrstellen tt crrectie f verbetering van de financiële administratie vr het vlgende jaar. Adviseert de jaarvergadering de penningmees ter al dan niet decharge te verlenen. 6
3.1.3. De penningmeester Vert de financiële administratie; Waarbrgt de cntinuïteit van de financiële administratie, met name in geval van pvlging; Stelt financiële verzichten p; Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag; Zrgt ervr dat de financiële administratie, de manier waarp deze administratie geverd wrdt en het financiële jaarverslag ten alle tijden vldet aan art 2;10BW; Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen; Beheert de inventarislijst en het inventaris, bepaalt f en nder welke vrwaarden inventaris wrdt uitgeleend en ziet te p returbezrging; Begrt inkmsten (inzamelingsacties) en uitgaven (prjecten) en vert p deze activiteiten tussentijds en na afrnding financiële cntrle uit; Beslist zelfstandig ver uitgaven tt 250 eur, is daarnaast bevegd transacties bven de 250 eur te den indien deze transactie vraf dr het bestuur is gedgekeurd dan wel p de dr het bestuur ged gekeurde begrting is pgenmen; Wanneer er meer dan 250 eur dient te wrden uitgegeven aan andere psten dan die zijn pgenmen in de begrting, dient dit eerst verlegd te wrden met de leden van het bestuur. Akkrd van twee leden van het bestuur is in principe geneg. Tenzij het transacties dan wel verplichtingen bven de 1000 eur betreffen, dan dient het vltallige bestuur akkrd te gaan; Berdeelt f gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegrting, de kaders van prjectbudgetten en/f de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken; Neemt het initiatief m vr bepaalde tijd ingestelde werkgrepen/ prjectgrepen decharge te verlenen; Onderhudt cntacten met spnsren en subsidieverstrekkers. Vervangt de vrzitter bij diens afwezigheid; 7
3.1.4. De secretaris Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld: De datum en plaats van de vergadering; De aanwezige en afwezige bestuursleden; De verleende vlmachten; De genmen besluiten. Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag p; Ontvangt alle binnenkmende pst, rechtstreeks f via andere bestuursleden; Neemt kennis van en behandelt de pst, schakelt waar ndig andere bestuursleden in m de pst te behandelen en verzrgt de daaruit vrtvleiende crrespndentie; Archiveert alle relevante dcumenten; Zrgt er, in gede samenwerking met de webmaster, vr dat het actuele gedeelte van het archief via de website vr alle bestuursleden te dwnladen is. De secretaris beheert de CRM-database, waarin de gegevens van bestuursleden, ex-bestuursleden, de dnateurs en de vertegenwrdigers van de gesubsidieerde gede delen zijn vastgelegd. Hij f zij zrgt ervr dat deze database actueel en betruwbaar is, vr zver dat redelijkerwijs mgelijk is. Is klkkenluider: hudt intern tezicht het bestuur en de bestuursleden (inclusief vrzitter) en cntrleert het naleven van statuten, het huis hudelijk reglement, afspraken p bestuursvergaderingen. Vervult deze rl tt het mment dat er een Raad van Tezicht deze rl kan vernemen; Beheert de website & nderhud de cntacten met de webmaster en schakelt deze waar ndig in; Ziet erp te dat de website beschikbaar en bereikbaar is; Beheert de structuur van de website; Zrgt ervr dat de inhud van de website actueel en vlledig is; Vert de eindredactie van teksten p de website; Berdeelt cntent die vr plaatsing p de website wrdt aangebden en verlegt met de vrzitter indien teksten wrden aangebden f geplaatst die niet dr de beugel kunnen; Ziet erp te dat de website en alle andere interne en externe cmmunicatie vldet aan de huisstijl; Onderhudt cntacten met hen die teksten f andere cntent vr de website aanleveren; De webmaster vert de eindredactie ver de halfjaarlijkse nieuwsbrief en ziet te p een regelmatige, tijdige verschijning. 8
3.2. Besluiten Het bestuur: Neemt, tenzij anders bepaalt in dit huishudelijk regelement, met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen, en stellen de verige bestuursleden bij eerste gelegenheid p de hgte van dergelijke besluiten, bestuursleden zijn hfdelijk aansprakelijk tt het mment dat deze ad hc besluiten p een bestuursvergadering bekrachtigd zijn; Neemt alle verige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering f jaarvergadering; Neemt besluiten ver geagendeerde vrstellen met enkelvudige meerderheid van stemmen, behudens in de statuten en dit huishudelijk reglement beschreven uitznderingssituaties. Is een vrstel geagendeerd en verzekt geen der aanwezige bestuursleden tt stemming, dan wrdt gerekend dat het vrstel is aangenmen; Neemt besluiten met enkelvudige meerderheid van stemmen ver niet-geagendeerde vrstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een vlmacht hebben verstrekt; Staken de stemmen dan is het vrstel verwrpen. Staken de stemmen bij verkiezing van persnen dan beslist het lt. 9
4. Vergaderingen 4.1. Geldigheid Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwrdigen bij vlmacht. 4.2. Frequentie Het bestuur vergadert ten minste 4 maal per jaar, en hudt één maal per jaar een jaarvergadering. Verder vergadert het bestuur indien de vrzitter hierte het initiatief neemt, f indien een bestuurslid hierm verzekt. Vergaderingen wrden gehuden p het mment waarp deze zijn gepland, f, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waarte een verzek is ingediend, wrden binnen vier weken na het indienen van het verzek gehuden. Indien een vergadering niet cnfrm bvenvermelde eisen bijeen wrdt gerepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te repen. Een vergadering als in de vrige zin bedeld vrziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persn aan die belast is met het huden van de ntulen. Een bestuursvergadering duurt maximaal 2 uur, een jaarvergadering niet meer dan 3 uur. Aan het einde van elke bestuursvergadering wrdt de datum van de vlgende reguliere vergadering vastgesteld. 4.3. Agenda Bestuursleden kunnen vr de vergadering agendapunten bij de vrzitter en/f secretaris inbrengen; zij stellen in ged verleg de cnceptagenda p. Urgente punten (zals decharge van de penning meester en het vaststellen van het jaarverslag) wrden hger p de cnceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen; De secretaris mailt de cnceptagenda uiterlijk 2 dagen vr aanvang van de vergadering dr en publiceert deze p het interne gedeelte van de website. Aan het begin van elke vergadering wrdt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mgelijkheid punten aan de agenda te te vegen, kunnen vrstellen punten te schappen f dr te schuiven naar een vlgende vergadering en kunnen vrstellen de vlgrde van agendapunten te wijzigen. Vergaderingen wrden de vergadering afgewerkt vlgens de agenda; maar p eigen initiatief f p verzek kan de vrzitter besluiten van die vlgrde afwijken en/f besluiten een f meer punten dr te schuiven naar een vlgende vergadering. 10
4.4. Verantwrdelijkheid Het bestuur is verantwrdelijk en beslist. 4.5. Ntulen Van elke vergadering wrdt een verslag (met activiteiten verzicht) gemaakt, dat z snel mgelijk na de vergadering wrdt verspreid nder de bestuursleden. Opgestelde cnceptntulen wrden p de eerstvlgende vergadering besprken en vastgesteld. Vastgestelde ntulen kunnen indien gewenst pgevraagd wrden, maar zullen in verband met de bepekte mvang van de website, niet standaard p de website wrden gepubliceerd. 4.6. Inbreng tijdens de vergadering Van bestuursleden wrdt een actieve inbreng verwacht; Ideeën van bestuursleden zijn welkm en wrden besprken f drgeschven naar een vlgende vergadering; Iedere bestuurder kan één f meer plaatsvervangers vrdragen. Een plaatsvervanger heeft geen stemrecht. Een plaatsvervanger kan alleen aanwezig zijn als de bestuurder afwezig is; Het bestuur kan de vrzitter vragen andere persnen dan bestuursleden te te laten tt de vergadering. De vrzitter neemt in deze een beslissing; Iedere bestuurder kan zich in het bestuur dr een andere bestuurder laten vertegenwrdigen p grnd van een daarte strekkende, schriftelijk verleende vlmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering met wrden verhandigd aan de vrzitter van die vergadering. 11
5. Cmmunicatie Het bestuur nderkent het belang van gede cmmunicatie met: Dnateurs; Gesubsidieerde gede delen; Gede delen die vr tekmstige subsidiëring in aanmerking kmen; 6. Dnaties en declaraties Grtere dnaties, meerjarige schenkingen, en schenkingen bij testament kunnen wrden geaccepteerd dr de ntaris van de stichting. Deze zal als dan hierte bij akte gemachtigd wrden; Grte en/f meerjarige dnaties wrden, indien de dnateur daaraan hecht, besteed aan een dr de dnateur begd del; Kleine, eenmalige f peridieke dnaties wrden standaard gestrt p de bankrekening van de stichting; Dnateurs die cntant een bedrag schenken aan een van de bestuursleden ntvangen van dat bestuurslid een getekende kwitantie. De dnatie wrden bij eerste gelegenheid aan de penningmeester gemeld en het geld wrdt uiterlijk binnen 10 werkdagen p de bankrekening van de stichting gestrt; Ontvangen dnaties, schenkingen en subsidies kunnen wrden gereserveerd en zdende naar een vlgend kalenderjaar wrden drgeschven. Reserveren is echter geen del p zich, sterker ng: het dient tt het minimum beperkt te blijven, slechts wat ndig is vr cntinuïteit. Het beleidsplan bepaalt hiervr de kaders; In gevallen waarin de stichting met tekenen vr ntvangst van gederen en/f vr het ged gebruik en/f gede verwijdering ervan (dan wel enig andere vrwaarde schriftelijk met accepteren), sluit de stichting een gelijkluidende vereenkmst met het gede del dat de gederen ntvangt. In gevallen waarin de stichting niet heft te tekenen, verdient het de vrkeur tch een cntract met de ntvangende partij te tekenen; Bestuursleden zijn gerechtigd privé gedane f vrgeschten uitgaven en gereden kilmeters te declareren; Vr declaraties wrdt het standaardfrmulier Declaratie gehanteerd, te dwnladen vanaf de bestuurssectie van de website; Bestuursleden zijn niet gerechtigd vacatiegeld te declareren f zich p andere wijzen vr hun inspanningen en/f tijdsbesteding te laten cmpenseren. 12
7. Ryement Een bestuurslid kan geryeerd wrden, als hij/zij dr nbehrlijk bestuur schade vr de stichting heeft verrzaakt dan wel zu hebben verrzaakt en de bestuurder daarver een ernstig verwijt kan wrden gemaakt. Een bestuurslid kan geryeerd wrden, als hij/zij tussen twee jaarvergaderingen meer dan de helft van het uitgeschreven aantal vergaderingen heeft verzuimd. Deze regel is niet van tepassing p bestuursleden die in het buitenland wnachtig zijn en uit hfde van hun functie in f rnd hun wnplaats werkzaamheden vr de stichting verrichten. 8. Maatschappelijke verantwrdelijkheid De stichting streeft niet alleen algemeen nut begende delen na, maar spant zich k in m de maatschappelijke vetafdruk tt het minimum te beperken. 9. Sltbepalingen In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishudelijk reglement niet vrziet, beslist de vrzitter. Alle geïnteresseerden ntvangen p eerste verzek uit handen van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, als elektrnische kpie per e-mail. Papieren exemplaren wrden p eerste verzek ter beschikking gesteld tegen een dr het bestuur vast te stellen vergeding vr de gemaakte ksten. 13
www.infinita.me inf@infinita.me facebk.cm/stichtinginfinita @infinitanl Stichting Infinita Adrianalaan 345 3053 JA Rtterdam KvK-nummer: 57334358 ING rekening nummer: 8092404 IBAN nummer: NL72 INGB 008 0924 04 14