EXPOSANTENGIDS Brussels Expo Paleis 7 & 9 12/10/2011 Wij helpen u graag om uw deelname zo succesvol en aangenaam mogelijk te maken. Daarom hebben wij dit Marketing & Technisch handboek opgesteld. U vindt hier praktische informatie over de verschillende promotietools en praktische informatie i.v.m. uw stand, de op en afbouw,... INHOUDSOPGAVE 12u00-20u00 13/10/2011 10u00-18u00 CONTACT- PERSONEN Operations Peter Keersse peter.keersse@easyfairs.com +32 (0)3 280 53 55 Sales MARKETING HANDBOEK SPREAD THE WORD 3 PROMOTIETOOLS 4 MY EASYFAIRS - Online catalogus 6 EXPOSANTENBADGES 7 SALESTIPS 8 CHECKLIST MARKETING 9 BIJLAGE CATALOGUS 10 TECHNISCH HANDBOEK Inne Engels inne.engels@easyfairs.com +32 (0)3 280 53 18 Marketing Lobke Vergauwen lobke.vergauwen@easyfairs.com +32 (0)3 280 53 46 NUTTIGE INFO & ADRESSEN 12 OP EN AFBOUW 13 STANDINFORMATIE & TECHNISCH REGLEMENT 14 PLATTEGROND 16 1
Brussels Expo Paleis 7 & 9 12/10/2011 MARKETING HANDBOEK Wij bieden u een aantal GRATIS marketing tools aan. Het Marketing Handboek bevat een samenvatting van deze mogelijkheden. (12u00-20u00) 13/10/2011 (10u00-18u00) CONTACTPERSONEN INHOUDSOPGAVE Operations Peter Keersse peter.keersse@easyfairs.com +32 (0)3 280 53 55 Sales Inne Engels inne.engels@easyfairs.com +32 (0)3 280 53 18 SPREAD THE WORD 3 PROMOTIETOOLS 4 MY EASYFAIRS - Online catalogus 6 EXPOSANTENBADGES 7 SALESTIPS 8 Marketing Lobke Vergauwen lobke.vergauwen@easyfairs.com +32 (0)3 280 53 46 CHECKLIST MARKETING 9 BIJLAGE CATALOGUS 10 HELPDESK Nadia Van den broeck nadia.vandenbroeck@easyfairs.com +32 (0)3 280 53 05 2
SPREAD THE WORD! Verstuur zoveel mogelijk uitnodigingen SPREAD THE WORD ACTIES: Gedrukte uitnodigingen versturen Database aanleveren (uitnodigingen door ons laten versturen in uw naam) Uw bezoekerslink uitsturen Gemiddeld 60% van de bezoekers komt op basis van een persoonlijke uitnodiging van een exposant! Trek uw conclusie en promoot uw deelname actief naar uw klanten en prospects. Wij voorzien de nodige tools. Gedrukte kaarten easyfairs voorziet een standaardpakket van 250 gratis kaarten voor iedere exposant. Meer nodig? U kunt kosteloos bijbestellen! NB: Grote aantallen (>1000) graag doorgeven vóór 20/07/2011! Database aanleveren Stuur ons een Excel bestand met max. 500 Benelux contacten Wij zullen de kaarten dan in uw naam versturen (de naam van uw bedrijf wordt op de achterzijde van de kaart gedrukt) DEADLINES: KAARTEN BIJBESTELLEN (>1000): E-mail: lobke.vergauwen@easyfairs.com Deadline: 20/07/2011 AANLEVEREN DATABASE: E-mail: lobke.vergauwen@easyfairs.com Deadline: 21/08/2011 KAARTEN BIJBESTELLEN (<1000): E-mail: nadia.vandenbroeck@easyfairs.com Deadline: 30/09/2011 We gebruiken deze gegevens enkel voor het versturen van uw uitnodigingen. Indien echter één van uw contacten de beurs bezoekt, komen zij automatisch terecht in onze bezoekerdatabase. VERPLICHTE KOLOMMEN IN UW EXCEL BESTAND: Firmanaam Dhr / Mevr Voornaam Naam Straat + huisnummer Uw bezoekerslink & uw exposantenlink U zal een Infokit voor exposanten ontvangen per e-mail met daarin een bezoekerslink, een exposantenlink en uw logingegevens. Deze linken zijn uniek aan u verbonden. Via uw bezoekerslink kunt u bezoekers uitnodigen om zich te registreren voor de beurs. Via de exposantenlink kunt u bekijken wie zich al registreerde voor de beurs via uw bezoekerslink. Alle gegevens van de (potentiële) klanten die via uw link registreren, komen in een Excel-bestand terecht dat u kan raadplegen m.b.v. uw logingegevens. Via de exposantenlink dient u tevens uw standpersoneel te registreren. Wat kunt u doen met uw bezoekerslink: Aparte e-mailing (Uitnodiging) opstellen met daarin de bezoekerslink ( registreer hier ) Verwerken in uw e-mail signature Postcode Plaats Land (BE NL LUX) Taal Op uw website plaatsen Banners & buttons hyperlinken 3
PROMOTIETOOLS Promoot uw deelname aan de beurs uitvoerig PROMOTIETOOLS ACTIES: Briefstickers kleven Signature aanpassen Banners plaatsen Persbericht & persmap Ruim 83% van de bezoekers informeert zich vóór de beurs inhoudelijk over exposerende bedrijven. De belangrijkste bronnen: advertenties en/ of advertorials in vakbladen, artikels in vakbladen, internetsites en (beurs)catalogi. Maak hier gebruik van! 1. Briefstickers: u ontvangt van ons een pakket met stickers die u bv. op uw uitgaande post kunt kleven. Het staat u vrij er gratis en onbeperkt bij te bestellen. 2. E-mail signature: ook een geschikte plek om uw deelname te promoten is in uw handtekening onderaan in uw e-mail. U kunt het beurslogo samen met nog ander materiaal terugvinden op de beurswebsite, onder Downloads. DEADLINES: Bijvoorbeeld: Vriendelijke groeten, Lobke Vergauwen Marketing Project Coördinator Tel +32 (0)3 280 53 46 Fax +32 (0)3 280 53 53 Bezoek ons tijdens EMPACK2011, stand 1234. Registreer hier voor uw gratis badge. STICKERS BIJBESTELLEN E-mail: nadia.vandenbroeck@easyfairs.com Deadline: 30/09/2011 3. Banners: wij voorzien u kosteloos van een aantal banners. Deze kunt u downloaden via de beurswebsite onder Downloads. Plaats deze op uw website of in uw signature. TIP: Hyperlink deze met uw bezoekerslink en plaats deze op uw website! (Deze link ontvangt u per e-mail) 4. Persbericht & Persmap: Via My easyfairs kunt u zelf uw persberichten en productnieuws opladen op uw pagina op de beurswebsite. U kunt ook een persmap samenstellen en afgeven op de beurs zelf. Deze wordt op het easyfairs BUSINESS POINT geplaatst, waar bezoekers en journalisten deze kunnen inkijken. LET OP VOOR ONAFHANKELIJKE AANBIEDERS VAN BEURSKALENDERS! Regelmatig horen wij berichten van exposanten die benaderd worden door bedrijven die zich voorstellen als ontwerpers van een catalogus van de beurs of een algemene beurzenkalender. Via brief, fax of e-mail geven zij u te kennen dat zij een aanpassing bieden van uw adresgegevens voor opname in hun beurskalender. In de kleine lettertjes merkt u echter dat zij aanzienlijke bedragen aanrekenen voor deze gegevens als u het document ondertekend terugstuurt. easyfairs distantieert zich volledig van deze praktijken. 4
PROMOTIETOOLS Promoot uw deelname aan de beurs uitvoerig ACTIES: Advertenties aanpassen Informatie voor beurscatalogus aanleveren easyfairs BOOSTER PACK 5. Advertenties: Noem de beurs en uw standnummer ook in eventuele advertenties in de (vak) media. 6. Beurscatalogus: elk deelnemend bedrijf kan een persbericht opstellen, dat gratis wordt gepubliceerd in de catalogus. De naam van het bedrijf, het standnr en de website worden eveneens gratis vermeld. Voor extra opties (extra vermelding, advertentie, etc), neemt u contact op met onze cataloguspartner Packaging2000. Meer informatie over de catalogus kan u vinden in de bijlage achteraan dit marketingdossier. Sponsoringpakketten PERSBERICHT Deadline: 15/08 Per e-mail naar: empack.brussel@managementmedia.nl ADVERTENTIES Deadline: 10/09 Contact: Han Geels T: +32 3 234 28 47 han@managementmedia.nl DEADLINES: PERSBERICHT CATALOGUS E-mail: empack.brussel@managementmedia.nl Deadline: 15/08/2011 ADVERTENTIE CATALOGUS E-mail: han@managementmedia.nl Deadline: 10/09/2011 easyfairs BOOSTER PACK E-mail: inne.engels@easyfairs.com 7. easyfairs BOOSTER PACK (standaard) visibiliteit vóór, tijdens en na de beurs easyfairs neemt uw logo op in haar bezoekerscampagne: - in een newsletter voor de beurs - in de online catalogus - in de logoscroller op de website - op de beursplattegrond tijdens de beurs - in de nabeschouwingemail na de beurs Voor meer informatie over het boosterpack, kan u terecht op de website www.easyfairs.com/ empack-be, onder BOOSTER PACK. 8. Sponsoringpakketten Als exposant kunt u uw beursdeelname nog eens extra in de verf zetten door gebruik te maken van één of meerdere van onze sponsorpakketten. - Lanyard sponsoring - Audiovisuele sponsoring - Inkom sponsoring - Flyer sponsoring Voor meer informatie contacteert u onze sales verantwoordelijke of neemt u een kijkje op onze website en klikt u op Sponsoring: mogelijkheden. Deadline: 21/09/2011 Prijs standaard pakket: 495 Meer info: 5
PROMOTIETOOLS Promoot uw deelname aan de beurs uitvoerig MIJN EASYFAIRS Online catalogus ACTIES: Informatie opladen in Mijn easyfairs, de online beurscatalogus Via My easyfairs kunt u de visibiliteit van uw bedrijf en haar producten optimaliseren in de online catalogus. Hoe vaak u ook aan een easyfairs beurs deelneemt, u hoeft deze gegevens maar 1 keer in te geven om in de online catalogus te verschijnen. Via Mijn easyfairs, kunt u uw bedrijf duidelijk promoten via bv. uw bedrijfsnaam, en bedrijfsprofiel Voor meer informatie over het optimale gebruik van Mijn easyfairs en om een handleiding te downloaden, surf naar www.easyfairs.com/myefhandleiding uw bedrijfslogo publiceren in de catalogus promotioneel materiaal over uw producten of diensten publiceren Uw invoerscherm Het resultaat 6
STANDBEMANNING & OPBOUWPERSONEEL EXPOSANTENBADGES ACTIES: easyfairs bezorgt u uw exposantenlink per e-mail, hiermee kunt u uw exposantenbadges aanvragen. Registratie exposantenbadges Het is essentieel dat u voor de beurs uw standbemanning registreert. Gebruik de exposantenlink en logingegevens uit uw Infokit voor exposanten die u toegestuurd krijgt per e-mail. Kies een taal, log in en klik op het icoon standpersoneel registratie. Op het volgende scherm klikt u op nieuwe registratie toevoegen. Voer de namen in van de mensen die aanwezig zullen zijn tijdens de beursdagen. Als u alle personen hebt ingevoerd, klikt u op barcodes afdrukken. Print dit formulier uit en bezorg iedereen een kopie. Hiermee kunt u de badges bij de registratiebalie aan de ingang van de beurs afhalen. OPGELET: het opbouwpersoneel hoeft niet geregistreerd te worden; u krijgt opbouwbandjes aan de ingang van de parking. 7
SALES TIPS TIJDENS EN NA DE BEURS Trek de aandacht tijdens de beurs SALESTIPS ACTIES: TIJDENS DE BEURS Sales lead systeem opzetten Persmap afgeven op het BUSINESS POINT Leg van tevoren goed vast hoe u zich wilt presenteren tijdens de beurs. Hoofddoel is uiteraard om u binnen het easyfairs concept te onderscheiden van de rest! Plan nog vóór de beurs de opvolging van uw beursdeelname. Zorg ervoor dat er tijd wordt vrijgemaakt om mensen op te bellen na de beurs. Behandel eerst de belangrijkste contacten. TIJDENS DE BEURS Blijf niet op uw eiland zitten, spreek mensen actief aan Houd elke sales lead systematisch bij Trek de aandacht met wat actie op uw stand Geef uw persmap(pen) af op het easyfairs BUSINESS POINT NA DE BEURS Follow up Breng resultaten in kaart Evalueer & motiveer! NA DE BEURS Doorzetten wordt beloond! Neem opnieuw contact op na intervals van 3 en 6 maanden. Uit ervaring blijkt dat aankoopbeslissingen soms tijd nodig hebben. Meet uw resultaten op een efficiënte manier Zo kan u uw ROI meten en kan u zich hier in de toekomst op baseren bij het nemen van beslissingen. Vandaar : Houd uw sales leads systematisch bij! Let hierbij op de volgende elementen: Waarde van de verkoop Uw investering in deelname Aantal sales leads Kosten per lead = totale kost deelname gedeeld door aantal leads Aantal nieuwe contacten Gegenereerde media-aandacht Andere meetbare elementen (bv. aanwerving) Niet-meetbare voordelen (goodwill, team spirit) Evalueer daarna uw resultaten Probeer te achterhalen waarom u beter of minder goed presteerde dan u had verwacht. Breng uw medewerkers op de hoogte en geef hen de nodige motivatie om het volgende 8
MARKETING CHECKLIST Houd uw to do s goed bij. Duid aan wat al gedaan is. CHECKLIST MARKETING ACTIES: Omdat we u graag een handje helpen bij de voorbereiding, vindt u hier een kant-en-klare checklist met alle marketingacties en deadlines. Overloop de checklist Vink af wat al gedaan is LET OP! De deadline voor technische bijbestellingen kan u terugvinden in het Technisch handboek hier achteraan. Deadline Actie Contact 20/07/2011 Bijbestellen kaarten > 1000 Lobke Vergauwen 22/08/2011 Aanleveren database 500 contacten Lobke Vergauwen 21/09/2011 Bestellen van het easyfairs BOOSTER PACK Inne Engels 30/09/2011 Bijbestellen stickers Nadia Van den Broeck 30/09/2011 Bijbestellen kaarten <1000 Nadia Van den Broeck 15/08/2011 Persbericht catalogus Packaging2000 10/09/2011 Advertentie catalogus Packaging2000 We wensen u veel succes met de voorbereiding en natuurlijk een schitterende beurs! 9
BIJLAGE : CATALOGUS BIJLAGE CATALOGUS Geachte EMPACK-deelnemer, Op 30 september verschijnt de EMPACK-beurscatalogus van Packaging 2000. In deze catalogus besteedt de redactie, in samenwerking met beursorganisator easyfairs, uitgebreid aandacht aan de 10de editie van de beurs, die op woensdag 12 en donderdag 13 oktober 2011 plaatsvindt in Brussel. Zoals de vorige jaren maken we een afzonderlijke Nederlandstalige en Franstalige editie. Persinformatie: uiterlijk 15 augustus in ons bezit. De redactie van Packaging 2000 stelt een zo volledig mogelijk overzicht samen van het expositieprogramma. Uw hulp, als EMPACK-deelnemer, is daarbij onontbeerlijk. Wij verzoeken u daarom vriendelijk een kort persbericht op te stellen. Dit persbericht zal dan kosteloos worden opgenomen. Tips voor een aantrekkelijk persbericht Hou de tekst kort en krachtig (max. 100 woorden) Laat duidelijk zien welk product en/of welke dienst u op de beurs naar voren brengt Leg de nadruk op uw innovaties Toon aan waarmee uw bedrijf zich onderscheidt van anderen Zorg voor een duidelijke foto ter verduidelijking van de inhoud van uw persbericht Aanleverspecificaties De tekst en illustraties kunt u digitaal in het Nederlands en in het Frans aanleveren. Als u prijs stelt op een vermelding in de Franstalige editie, verzoeken wij u ook een tekst in het Frans aan te leveren. Gelieve tekst en beeld in twee afzonderlijke bestanden aan te leveren. Tekst in MS Word (geen beelden in het Word-document plaatsen) en illustraties apart in een resolutie van 300 dpi en een minimale afmeting van 8 x 5 cm. Wij verzoeken u de lengte van de tekst te beperken tot maximaal 100 woorden. Als beeldbestand kan u een JPG van minimaal 500 KB, maximaal 4 MB aanleveren. Bestanden die niet aan deze voorwaarden voldoen, kunnen wij niet opnemen. De teksten worden door onze redactie taalkundig verwerkt. Wij kunnen u geen proefdruk sturen. Gelieve tekst en beeld uiterlijk 15 augustus aan te leveren bij empack.brussel@managementmedia.nl Adverteren De sluitingsdatum voor het reserveren van advertentieruimte in de EMPACK-beurscatalogus is 10 september. Voor het reserveren van advertentieruimte of voor meer informatie kunt u contact opnemen met Han Geels, telefoon: +32 3 234 28 47, of e-mail naar: han@managementmedia.nl Wij wensen u een succesvolle beursdeelname. Uw aanwezigheid in onze beursspecial zal daaraan zeker een bijdrage leveren. Met vriendelijke groet, Jacques Depijpere Hoofdredacteur Packaging 2000 10
TECHNISCH DOSSIER Brussels Expo Paleis 7 & 9 12/10/2011 (12u00-20u00) 13/10/2011 (10u00-18u00) INHOUDSOPGAVE NUTTIGE INFO & ADRESSEN 2 OP EN AFBOUW 3 STANDINFORMATIE & TECHNISCH REGLEMENT 4-5 PLATTEGROND 6 CONTACTPERSONEN Operations Peter Keersse peter.keersse@easyfairs.com +32 (0)3 280 53 55 Sales Inne Engels inne.engels@easyfairs.com +32 (0)3 280 53 18 Marketing Lobke Vergauwen lobke.vergauwen@easyfairs.com +32 (0)3 280 53 46 www.easyfairs.com/empack-be
NUTTIGE INFO Nuttige info Contactpersonen: OPERATIONS : Peter Keersse Dirk Van Bouchout Operations Coordinator Purchasing-Operations Manager peter.keersse@easyfairs.com dirk.van.bouchout@easyfairs.com Tel: +32 (0)3 280 53 55 Tel: +32 (03) 280 53 50 Fax: +32 (0)3 280 53 53 SALES : Inne Engels Sales Executive inne.engels@easyfairs.com Tel: +32 (0)3 280 53 18 Fax: +32 (0)3 280 53 53 MARKETING : Lobke Vergauwen Marketing Project Coordinator lobke.vergauwen@easyfairs.com Tel: +32 3 280 53 46 Fax: +32 3 280 53 53 Beurshal: Brussels Expo, paleis 7 & 9 Belgiëplein 1 1020 Brussel Tel: +32 (0)2 474 82 63 www.brusselsexpo.be Handling: Valverde Evert van de Beekstraat 46 1118 CL Schiphol Tel: +31 (0)20 653 85 55 Fax: +31 (0)20 653 76 58 www.valverde.nl! Alleen heftrucks van Valverde hebben toegang tot het beurscomplex Catering: Horeto Expo Brussels Expo Belgiëplein 1 1020 Brussel Tel: +32 (0)2 474 88 50 Fax: +32 (0)2 474 83 95 Openingsuren: Woensdag 12/10/2011 Donderdag 13/10/2011 12u00-20u00 10u00-18u00 2 www.easyfairs.com/empack-be
OP- & AFBOUW Opbouw & afbouw: NIEUW Uw opbouwpersoneel zal tijdens de opbouw een gekleurd armbandje krijgen. De bandjes kan u afhalen na aanmelding bij onze bewaking aan de inkom van de hallen. Waarborgsysteem In samenspraak met Brussels Expo introduceren we een waarborgsysteem met als doel een snellere circulatie te kunnen realiseren op het beursterrein. personenwagens en vrachtwagens tot 6m: 50 voor 1 uur Vrachtwagens groter dan 6m : 100 voor 2 uur Meer uitleg over het waarborgsysteem ontvangt u in de weken voorafgaand aan de beurs. Opmerkingen over de waarborg worden enkel aanvaard tijdens de opbouw en de beursdagen op het beurssecretariaat en niet op een latere datum. Opbouw ALL IN ALL IN PLUS Dinsdag 11/10 10u00-22u00 10u00-22u00! De hoofdingang van de hal wordt op woensdag en donderdag 1 uur voor aanvang van de beurs geopend, zodat exposanten nog de laatste voorbereidingen kunnen treffen. Er kan alleen geparkeerd worden op de exposantenparking, niet naast de hallen. Afbouw ALL IN ALL IN PLUS Donderdag 13/10 18u00-24u00 18u00-24u00 Personenwagens + lichte vrachtwagens Donderdag 13/10 19u30-24u00 19u30-24u00 Vrachtwagen > 6m 3 www.easyfairs.com/empack-be
STANDINFORMATIE & TECHNISCH REGLEMENT Standinformatie All in Module: Wat is inbegrepen? witte modulaire MDF wanden (2.5m hoog) donkerblauwe tapijttegels 2 spots 1 stopcontact (1000 W) 1 parkeerkaart 1 naambordje met vermelding firmanaam + standnummer Maximum bouwhoogte : 3.5m verplichte friesconstructie 1 meubelpakket: 2x stoel JEROOM / 1 x tafel AXEL / 1x folderrek TESS All-in plus Module: vanaf 40m² Wat is inbegrepen? 1 wateraansluiting met gootsteen banner met uw logo (aan te leveren in PDF, 150dpi, 100%) 1 electrische aansluiting met schakelbord twv 6000 W 3 spots 1 berging met deur (2 m²) 2 parkeerkaarten 1 meubelpakket Maximum bouwhoogte 4.5m 2x Jeroom 1x Axel 1x Tess 1x Jornt 2x Sesam 1x Intra 4 www.easyfairs.com/empack-be
STANDINFORMATIE & TECHNISCH REGLEMENT NIEUWE WERKWIJZE : Plaats uw bestellingen online Na het boeken van uw stand, krijgt u van ons een link toegezonden voor My easyfairs. U kunt met deze link inloggen op onze website. De eerste maal krijgt u de kans uw paswoord aan te passen. Hier kunt u uw informatie voor de online catalogus opladen en bijbestellingen plaatsen. Extra items zoals meubels, elektriciteit, parkeerkaarten, audiovisueel materiaal, dienen dus langs deze weg bijbesteld te worden. NIEUW Deadline: bijbestellingen kunnen geplaatst worden tot 28/09/2011 Bestellingen, die geplaatst worden na de deadline, zijn onderhevig aan een prijstoeslag van 30%. In geval van vragen: peter.keersse@easyfairs.com Technisch reglement Alle zichtbare zijden moeten worden afgewerkt. Beamers en lichtinstallaties mogen enkel in de stand en mogen niet storend zijn voor de andere exposanten. Er mogen geen commerciële acties gevoerd worden buiten de stand, zonder toelating van de beursorganisator. Gasflessen: enkel toegelaten na schriftelijke aanvraag en goedkeuring organisatie. Geluidsinstallaties mogen enkel als deze niet storend zijn voor andere exposanten. Auto s parkeren wordt niet toegestaan in de hal. Elke vorm van dakconstructie is niet toegestaan. Schroeven, boren of spijkeren in easyfairs materiaal is niet toegestaan. Beschadigde materialen zullen gefactureerd worden aan de klant. Demomateriaal moet in de stand staan, niet in de gangpaden. Omruilen of terugbetalen van standaard of gehuurd materiaal is niet mogelijk. De organisatie behoudt zich het recht voort om artikels van alle aard, die storend zijn voor de organisatie of andere exposanten te verwijderen op elk ogenblik van de beurs. Bij annulering van gehuurd materiaal zijn wij genoodzaakt annulatiekosten aan te rekenen. > tot 2 weken voor de beurs: 50% annulatiekosten > 1 week voor de beurs: 100% annulatiekosten 5 www.easyfairs.com/empack-be
PLATTEGROND Bedrijfsnaam: Standnummer: Contactpersoon: Indien u elektriciteit, perslucht, een wateraansluiting of een berging wenst, vragen wij u om de locatie van deze voorzieningen op uw stand aan te duiden door middel van een schets.! OPGELET: Dit is geen bestelbon! LEGENDE E: Elektriciteit P: Perslucht B: Berging Terugfaxen naar: +32 (0)3 280 53 54 Handtekening; Datum: / / W: Extra wand Water: Wateraansluiting 6 www.easyfairs.com/empack-be