Informatie, werkwijze en de meest gestelde vragen over mediation.

Informatie, werkwijze en de meest gestelde vragen over mediation. 1. Wat is mediation? Mediation is een door een mediator begeleid gespreksproces, waarin de betrokken partijen zelf verantwoordelijkheid dragen voor de oplossing van het tussen hen bestaande arbeidsrelationele probleem of conflict. De mediator fungeert hierbij als een onpartijdige, onafhankelijke gespreksleider en/of bemiddelaar en helpt als zodanig de betrokken personen bij het vinden van de best mogelijke uitkomst. De mediator helpt partijen effectiever met elkaar te communiceren, opdat het begrip voor elkaar minstens toeneemt. Voorts helpt hij standpunten te vertalen in belangen en problemen in doelen, waaraan constructief gewerkt kan worden. De gezamenlijke gesprekken worden soms afgewisseld met zogenaamde caucusgesprekken. Dit zijn gesprekken van de mediator met partijen afzonderlijk. In deze gesprekken kunnen partijen vrijelijk en vertrouwelijk spreken over achterliggende motieven en belangen. 2. Doel van de mediation Het doel van mediation is in beginsel te komen tot een herstel van de arbeidsrelatie. Een mediation kan echter ook starten als of uitmonden in een zogenaamde exit-mediation. Het doel is dan in goed onderling overleg te komen tot een voor beide partijen aanvaardbare beëindiging van het dienstverband. Partijen moeten hier uiteraard eerst gezamenlijk toe besluiten. 3. Deelnemers aan mediation Deelnemers aan een mediation zijn meestal alleen de direct in een conflict betrokken partijen en de mediator. Ook andere personen kunnen echter aanwezig zijn, zoals bijvoorbeeld een vertrouwenspersoon en/of een adviseur van een partij. Partijen zullen het vooraf met elkaar eens moeten zijn over de vraag wie er (mede) aan de mediationtafel plaatsnemen. Het is de taak van de mediator om toe te zien op een evenwichtige verdeling van het aantal deelnemers aan de mediation, opdat beide partijen zich relatief op hun gemak kunnen voelen. 4. Eerste telefonische contact Na of op verzoek van opdrachtgever voor mediation of de verwijzing wordt in eerste instantie contact opgenomen met de direct betrokkenen om te verifiëren of er bij beide partijen bereidheid bestaat tot de start van een mediationtraject. Als niet beide partijen bereid en in staat zijn tot mediation geef de mediator de opdracht terug aan de opdrachtgever en informeert hierover de andere partij(en). Vervolg: zie pagina 2 1

5. Toezending van interventievoorstel en/of mediationovereenkomst Na telefonisch overleg zal eerst een interventievoorstel naar de opdrachtgever/betalende partij(en) worden gestuurd. Na het getekend retourneren van het interventievoorstel zal contact met betrokkenen worden opgenomen en afspraken worden gemaakt voor de eventuele intakegesprekken en of de eerste mediationbijeenkomst. Vervolgens zullen die afspraken middels mail worden bevestigd en wordt tevens een concept-mediationovereenkomst, het MfN-mediationreglement 2008 en de gedragsregels voor de MfN-registermediator naar beide partijen opgestuurd. Met het ondertekenen van de mediationovereenkomst, aan het begin van de eerste gezamenlijke bijeenkomst, geven betrokkenen onder andere aan dat ze door middel van mediation streven naar een oplossing van het probleem of conflict. Iedere partij en de mediator krijgen een, door allen getekende, mediationovereenkomst. 6. Eerste contact met de mediator De mediator neemt zelf contact op met de direct betrokkenen om een afspraak te maken. Soms wordt echter aan werkgeverszijde de afspraak gemaakt via een secretaresse of personeelsfunctionaris. Het is voor de mediator niet echt van belang om direct al veel over het conflict te horen, maar een summiere verkenning van de problematiek kan tijdens het eerste telefonische contact met de mediator plaatsvinden. Ook kunnen natuurlijk aan de mediator nog vragen worden gesteld. Tijdens het eerste telefonische contact kunnen ook de gegevens worden geverifieerd, die in de concept-mediationovereenkomst opgenomen zijn. 7. De feitelijke start van de mediation 8. Locatie Een mediation start tegenwoordig bijna altijd met afzonderlijke voorgesprekken, hetzij op verzoek van een van de betrokken partijen, hetzij op initiatief van de mediator. De mediator behoudt zich het recht voor het starten met voorgesprekken als voorwaarde te stellen. Het doel van voorgesprekken is onder andere om te onderzoeken of de situatie wel voldoende bemiddelbaar is. Een mediationtraject gaat formeel van start met het ondertekenen van de mediationovereenkomst aan het begin van de eerste gezamenlijke bijeenkomst. In overleg wordt afgestemd waar de mediationgesprekken zullen plaatsvinden. Mediationgesprekken kunnen op de locatie van de werkgever plaatsvinden, maar uitsluitend als alle betrokkenen hiermee akkoord gaan. Indien dit geen optie is dient de opdrachtgever zelf, op eigen kosten, een neutrale vergaderruimte te regelen, het een en ander in overleg met de mediator. Vervolg : zie pagina 3 2

9.Tijdens de mediation Door het ondertekenen van de mediationovereenkomst hebben partijen en de mediator verklaard zich ervoor in te spannen de mediation, gedurende het hele traject, voortvarend te laten verlopen. Partijen en hun eventuele adviseurs kunnen tijdens de mediation vrijuit mondeling en schriftelijk voorstellen doen, standpunten innemen, hun wensen kenbaar maken, zonder dat zij hierdoor verplichtingen aangaan. Zij dienen daarbij echter af te zien van het met elkaar onderhandelen over de voorliggende kwestie buiten de mediator en de mediation om. Tijdens de loop van de mediation gemaakte afspraken binden partijen alleen voor zover deze schriftelijk tussen hen zijn overeengekomen middels een door alle partijen ondertekende vaststellingsovereenkomst. In principe maakt de mediator, gedurende de mediation, geen gespreksverslagen. 10.Beëindiging van de mediation Een geslaagde mediation wordt hetzij in het kader van herstel arbeidsrelatie/reintegratie, hetzij in het kader van exit met een mediation-vaststellingsovereenkomst officieel beëindigd. In geval van een niet geslaagde mediation wordt middels een brief van de mediator aan beide partijen de mediation formeel afgesloten. De mediator en de partijen zijn altijd bevoegd om de mediation te beëindigen, mits dit naar alle betrokkenen schriftelijk wordt verklaard. 11.Tijdsduur en kosten De tijdsbesteding van de mediation kan per geschil, afhankelijk van het aantal betrokkenen en de complexiteit van de zaak, verschillen. Een door Jan Overmeer uitgevoerde mediation betreft gemiddeld 1 tot 3 gezamenlijke gesprekken, met een doorlooptijd van gemiddeld 6 weken. Het totaal aantal uren wordt in principe aan het eind van iedere maand in rekening gebracht. De 10 belangrijkste regels voor mediation op een rij Om de goede gang van zaken bij mediation te waarborgen gelden in het bijzonder de onderstaande regels. Ieder die deelneemt aan een mediation verplicht zich tot nakoming van deze regels ten opzichte van alle andere deelnemers. 1. Verantwoordelijkheid Ieder van de betrokken partijen verbindt zich jegens de ander(en) om te trachten een oplossing te vinden voor het geschil waarvoor de assistentie van de mediator is ingeroepen. Hij of zij zal zich inzetten om zaken werkelijk bespreekbaar te maken en de hiervoor relevante informatie ter beschikking te stellen. Vervolg: zie pagina 4 3

2. Bevoegdheid Partijen zijn bevoegd ter oplossing van het conflict afspraken met elkaar te maken. 3. Vrijwilligheid Mediation vindt plaats op basis van vrijwilligheid. De mediation kan op elk moment worden beëindigd indien één van de partijen, of de mediator dat wenst. Zij verplichten zich hierbij om dit dan naar alle partijen toe schriftelijk te verklaren. 4. Beslotenheid Bij de mediation zijn in principe alleen de partijen en de mediator aanwezig. Andere personen kunnen hierbij slechts aanwezig zijn indien de partijen en de mediator hiermee akkoord gaan en onder de voorwaarde dat deze personen zich tot geheimhouding verplichten. 5. Geheimhouding Ieder die geheel of gedeeltelijk bij de mediation aanwezig is is verplicht zich tot geheimhouding van ; alle gebeurtenissen die tijdens de mediation plaatsvinden en, alle informatie, zowel mondeling als schriftelijk, die tijdens de mediation beschikbaar komt. Deze geheimhouding geldt ten opzichte van elke derde. 6. Beweeglijkheid binnen de procedure Partijen en hun eventuele adviseurs kunnen tijdens de mediation bijeenkomst(en) vrijuit mondeling en schriftelijk voorstellen doen, standpunten innemen, hun wensen kenbaar maken, zonder dat zij hierdoor verplichtingen aangaan. Tijdens de loop van de mediation gemaakte afspraken binden partijen alleen voor zover deze schriftelijk tussen hen zijn overeengekomen middels een door alle partijen ondertekende vaststellingsovereenkomst. 7. Afzonderlijke gesprekken Tijdens de mediation kan de mediator afzonderlijke gesprekken voeren met één, of elk der partijen. De informatie, die in de afzonderlijke gesprekken aan de mediator wordt verstrekt, wordt door de mediator vertrouwelijk behandeld en dus niet met de andere partij gedeeld, tenzij anders is afgesproken. 8. Derden De mediator kan in een mediation gebruik maken van secretariële ondersteuning door een derde, of van een co-mediator. De mediator kan met toestemming van partijen anderen bij de mediation toelaten of betrekken. Deze personen zijn overeenkomstig bovenstaande regels tot geheimhouding verplicht. 9. Gedragsregels Partijen verbinden zich jegens elkaar en de mediator om: met respect met elkaar om te gaan. naar elkaar te luisteren en elkaar uit te laten spreken. zich te onthouden van acties of gedragingen die de mediation kunnen bemoeilijken of belemmeren. 10. Mediationafspraken of -overeenkomsten De afspraken, die bij het bereiken van overeenstemming ter beëindiging van het conflict zijn gemaakt, worden op schrift gesteld en door alle partijen ondertekend. Alleen schriftelijke overeenkomsten, waarvan tenminste twee identieke exemplaren door partijen zijn ondertekend, kunnen voor hen nieuwe verplichtingen met zich meebrengen. Vervolg: zie pagina 5 4

De 10 meest gestelde vragen over mediation bij arbeidsverhoudingen 1. Wat is mediation? Mediation is een bemiddelingsmethode. Onder leiding van een mediator gaan de bij een arbeidsconflict betrokken partijen gezamenlijk onderhandelen om uit de impasse te komen. Zij onderzoeken mogelijke oplossingen, maken hieruit een keuze en verbinden zich de daar uit voortvloeiende afspraken na te komen. 2. Zijn arbeidsgeschillen op te lossen met mediation? Arbeidsgeschillen ontstaan vaak door verstoorde communicatie. Wanneer hieruit een conflict ontstaat is directe betrokkenheid van partijen, bij het vinden van een oplossing, een groot voordeel. Mediation werkt volgens dit principe. Omdat het snel inzetbaar is, kunnen de negatieve effecten van een verstoorde verhouding snel in positieve richting worden omgebogen. 3. Wie nemen er deel? Mediation functioneert optimaal wanneer partijen in strikte beslotenheid met elkaar kunnen discussiëren. Daarom nemen in principe alleen de direct betrokkenen aan de discussie deel. Ook kunnen partijen zich laten bijstaan door hun adviseurs, familie etc. Wat tijdens de mediation wordt besproken of getoond blijft voor derden geheim. 4. Is de werkgever niet altijd in het voordeel? Bij een arbeidsconflict zoeken de werkgever en de werknemer naar oplossingen die voor beiden aanvaardbaar zijn. Er is zodoende sprake van gelijkwaardigheid. Bovendien vindt deelname aan een mediation plaats op basis van vrijwilligheid. Zou er van enige dwang sprake zijn, kan dit voor de zwakkere partij reden zijn om de mediation te stoppen. De mediator ziet erop toe, dat geen der partijen ongeoorloofde druk op de andere partij uitoefent. Daarnaast kan de mediator of iedere betrokken partij de mediation beëindigen 5. Hoe lang duurt een mediation en wat kost het? De duur van mediation is afhankelijk van de voortgang van de procedure en het aantal te behandelen onderwerpen. Mediation neemt gemiddeld 10 uur in beslag, gespreid over gemiddeld 1 à 3 gezamenlijke bijeenkomsten. Dit geeft partijen de gelegenheid om gedurende de mediation over bepaalde voorstellen rustig na te denken of te overleggen met een adviseur, familielid etc.. Gewoonlijk declareren mediators op basis van gewerkte uren tegen een van tevoren overeengekomen uurtarief. Eventuele administratiekosten, (reis)kosten en kosten van de locatie worden daar nog aan toegevoegd. In arbeidszaken is het gebruikelijk dat de werkgever de kosten volledig voor eigen rekening neemt. In Nederland wordt circa 70% van alle geschillen naar wederzijdse tevredenheid opgelost. Er vinden dan geen kostbare juridische, langer durende procedures plaats. 6. Wie ziet erop toe dat de gemaakte afspraken worden nagekomen? Niet ongebruikelijk is dat partijen in hun afspraken een evaluatietijdstip opnemen. Vanwege de bekendheid met de gemaakte afspraken geven partijen er soms de voorkeur aan de evaluatie te laten plaatsvinden in aanwezigheid van de mediator. Zonodig kunnen partijen ook nakoming via de rechter vorderen. 7. Wanneer kan ik een mediator inschakelen? In principe altijd als beide partijen dit zinvol vinden. Dit geldt bijvoorbeeld ook als er inmiddels advocaten/juristen bij betrokken zijn. Vervolg; zie pagina 6 5

8. Als ik meedoe aan mediation, hoe zit het dan met mijn juridische positie? Mediation is een beproefde en succesvolle methode om o.a. arbeidsgeschillen op te lossen. Tijdens een mediation spreken partijen af geen juridische procedures tegen elkaar te voeren. Mocht mediation ondanks serieuze pogingen van betrokken partijen geen oplossing bieden, dan is een juridische procedure nog steeds mogelijk. De enige restrictie is dat partijen elkaar geheimhouding hebben beloofd. Wat tijdens een mediation aan de orde is geweest en daarvóór over en weer nog niet bekend was -, kan c.q. mag nimmer in een juridische procesvoering openbaar worden gemaakt. 9. Waar vinden we een goede mediator? Via uw bedrijfsarts en of arbodienst. Die werken samen met register MfN registermediators. Op de site voor MfN registermediators. 10. Welke rol speelt de vakbond bij mediation? Een vakbond vertegenwoordigt bij een arbeidsgeschil indirect de belangen van de bij haar aangesloten werknemer. Mediation is gebaseerd op een open dialoog van direct bij het conflict betrokken personen. Omdat de vakbond nooit een direct betrokkene bij een arbeidsgeschil is, speelt de vakbond bij mediation een ondersteunende rol. Wanneer bij een arbeidsgeschil een groep werknemers één partij in het conflict vormt, neemt namens hen soms de vakbondsafgevaardigde als gedelegeerde aan de mediation deel. Einde 6