Beleidsplan 2014-2015 Ganymedes LGBT Studentenvereniging Groningen Bestuur 2014-2015
Voorwoord Met trots presenteren wij het beleidsplan van het zesde bestuur der Ganymedes LGBT Studentenvereniging Groningen. Ganymedes is een vereniging die de afgelopen tijd enorm is gegroeid en dat is natuurlijk geweldig! Wij als bestuur zien wel in dat daarom een aantal dingen dient te worden veranderd. In ons beleidsplan zetten wij onze visie uiteen, die een drietal speerpunten bevat. Deze drie punten zijn voor het komende jaar consolidering, ledenbinding en professionalisering. Deze punten komen voort uit ons inzicht dat de vereniging mee moet groeien met het aantal leden, en zich niet klein moet houden. Dit idee hebben wij verwerkt in deze speerpunten, en verder in het volledige beleidsplan. In de eerste plaats zullen wij vanzelfsprekend deze speerpunten onderbouwen. Daarnaast bespreken wij een algemeen deel over de functies binnen ons bestuur en worden het intern en extern beleid besproken. Ten slotte komt het financiële aspect van de vereniging aan bod. Als laatst willen wij het vorige bestuur bedanken voor hun geweldige inzet. Zij hebben al hard aan de weg getimmerd om de vereniging te professionaliseren en wij willen dat graag voortzetten. Maar bovenal zien wij uit naar een geweldig jaar samen met onze fantastische leden, en boven alles zullen wij nooit de gezelligheid uit het oog verliezen. Het VI e bestuur der Ganymedes LGBT Studentenvereniging Groningen 2014-2015, Jikke van Deelen, voorzitter Heleen Tuininga, secretaris Floris Harmanni, penningmeester Daniël Hofstede, vicevoorzitter en bestuurslid intern Marjolijn de Voogd, bestuurslid extern 2
Inhoudsopgave Visie... 4 Het bestuur... 6 Algemene taken en verantwoordelijkheden... 6 Intern beleid... 8 Ganymedesavond... 8 Verloop ledenbestand... 8 Commissies... 9 Richtlijnen commissies... 12 Raad van Advies... 12 Actieplan KEI-week... 12 Disputen... 12 Lustrum... 13 Sociale media... 13 Nieuwsbrief... 13 Ledenpasjes... 13 Wanbetalers... 14 Extern beleid... 14 Horeca... 15 Ledenwerving... 15 Belangenverenigingen... 16 Zusterverenigingen... 16 Sponsoring... 16 Website... 17 Digitale almanak... 17 Begroting... 18 Balans... 24 3
Visie Voor dit jaar hebben wij drie speerpunten; consolidering, ledenbinding en professionalisering. Waarom wij juist deze drie punten hebben gekozen, zal hieronder worden toegelicht. Consolidering Ganymedes is enorm gegroeid de laatste tijd. Dit is uiteraard geweldig! Maar Ganymedes houdt zichzelf als vereniging in doen en laten nog erg klein. Een keer in de week borrelen als enige vaste activiteit is voor veel leden te weinig. Er wordt een duidelijk signaal afgegeven dat er behoefte is aan iets meer. Uiteraard wordt er niet voorbij gegaan aan dit signaal en is er een aantal uitbereidingsacties opgezet. Als begin van de uitbereiding is recent het eerste dispuut der Ganymedes opgericht: Aphroderos. De oprichting van Aphroderos draagt bij aan de uitbreiding van activiteiten en het saamhorigheidsgevoel. Aphroderos is echter wel een dispuut en gedraagt zich dan ook als een dispuut. Dit wil zeggen dat je dient te worden gevraagd om bij het dispuut te komen. Naast alle leuke activiteiten en feestjes vinden wij dat er aandacht moet komen voor sport. We willen daarom beginnen met een team dat gaat trainen voor de Batavierenrace. De Batavierenrace is een hardloopestafette voor studenten. De route loopt van Nijmegen tot aan Enschede. Gezien de grote afstand is het noodzaak dat het team goed gaat trainen, in het begin een keer per week. Naast dat sport goed voor je is, is het natuurlijk ook heel gezellig om samen te trainen! Ledenbinding Ganymedes heeft ruim 170 leden. Echter is dit niet terug te zien aan het aantal bezoekers van de borrels en activiteiten. En dat is jammer, heel jammer. Zoals eerder gesteld komt dit mede doordat er behoefte is aan iets meer binnen Ganymedes. Wij vinden daarom dat we net even iets meer moeten doen voor onze leden. Onderstaand is te lezen wat we zoal willen gaan doen. De reisjes van Ganymedes zijn altijd erg gezellig en leuk. Wij willen er daarom voor zorgen dat meer leden gebruik kunnen maken van deze reisjes door vaker op reis te gaan! De planning is een reis te doen rond kerstvakantie en rond de zomervakantie. De activiteiten van Ganymedes zijn tot nu toe erg klein geweest. Dit zal komend jaar worden uitgebouwd. Zo zullen er niet alleen kleine activiteiten op de donderdagavond plaatsvinden maar ook activiteiten op andere avonden van de week en dagactiviteiten op bijvoorbeeld zaterdag. Daarnaast zullen er uiteraard nog steeds knallende themafeesten worden gehouden en uiteraard wordt er nog steeds iedere week geborreld op donderdagavond. 4
Professionalisering Het bestuur van 2013-2014 had professionalisering ook als een van hun speerpunten. Zij hebben ook zeker een goed begin gemaakt met het professionaliseren van Ganymedes. Wij vinden dat een aantal zaken echter nog wat professioneler moet worden aangepakt. Een van de zaken waar zeker een goed begin mee is gemaakt, zijn de ledenpasjes. Door een ledenpasje weet je wie er bij je vereniging hoort. Maar een geplastificeerd papieren kaartje is niet alles, het valt snel uit elkaar. Daarom zullen de ledenpasjes in een nieuwe vorm worden uitgegeven. Het idee is een hardplastic pasje uit te geven aan alle leden. Dit pasje dien je bij alle activiteiten en borrels bij je te hebben. In de kroegen zal namelijk dit pasje worden gescand voor korting. Naast de ledenpasjes zal Ganymedes haar eigen applicatie krijgen. Deze app heeft als doel om duidelijkheid te scheppen voor de leden. In deze app zal alle informatie bij elkaar te vinden zijn. Van agenda tot telefoonnummers van het bestuur, van het maken van besloten commissie groepen tot het bekijken van een digitale almanak. 5
Het bestuur Het bestuur 2014-2015 van Ganymedes bestaat uit vijf personen die zes functies vervullen. Deze zijn als volgt verdeeld: voorzitter, bestuurslid intern/vicevoorzitter, secretaris, penningmeester en bestuurslid extern. Algemene taken en verantwoordelijkheden Hieronder staan de taken per functie. Het bestuur is als geheel verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de vereniging, de hieronder beschreven punten gelden alleen als richtlijn. Voorzitter - Woordvoerder en publieke vertegenwoordiging van de vereniging - Coördinatie van bestuursleden - Voorzitten van de bestuursvergaderingen - Voorzitten van de algemene ledenvergaderingen Vicevoorzitter - De voorzitter ondersteunen bij algemeen beleid van de vereniging en andere overkoepelende zaken - Neemt indien nodig de taken van de voorzitter over wanneer de voorzitter niet in staat is deze te vervullen Secretaris - Notuleren van de bestuursvergaderingen - Notuleren van de algemene ledenvergaderingen - Bestandsbeheer - Ledenadministratie bijhouden, - Interne communicatie - Beheer van het Ganymedes e-mailaccount - Nieuwsbrief schrijven Penningmeester - Beheer financiële administratie en beheer verenigingsrekening - Contactpersoon Kascommissie Bestuurslid intern - Contactpersoon voor locaties en borrels/activiteiten - Contactpersoon ledenpasjes - Verantwoordelijke voor commissies en disputen - Uitdragen bestuursbeleid naar de commissies en disputen - Beheer van de Ganymedes Facebookpagina, het Twitter-account en de Nestor-pagina 6
Bestuurslid extern - Onderhouden van (zakelijke) contacten met bedrijven en instanties - Het regelen van nieuwe zaken met partners en sponsoren: acquisitie - Opstarten en onderhouden van contacten met studentenverenigingen - Onderhouden van de communicatie naar potentiële leden, dus promotie, flyers en posters. - Contactpersoon CUOS 7
Intern beleid Ganymedesavond Ook in het jaar 2014-2015 zullen de Ganymedesavonden op een donderdag vallen. Wel is de structuur van thema s vs. activiteiten vs. borrels nog onbekend. Verloop ledenbestand Op het moment van schrijven telt de vereniging 177 leden, inclusief donateurs. Wij vinden dit een indrukwekkend aantal: een aantal dat nog steeds groeit! Wij willen deze stijgende lijn doorzetten en ook dit jaar de leukste vereniging zijn! Onderstaande tabel geeft een overzicht van het ledenbestand. Jaar 2008-2009 2009-2010 2010-2011 2011-2012 2012-2013 2013-2014 2014-2015* Aantal nieuwe leden Aantal continuerende leden Aantal gestopte leden Totaal aantal leden Totaal aantal ereleden Totaal aantal donateurs 14 X 4 14 X X 14 22 10 18 32 X X 32 31 14 20 45 3 X 51 70 28 23 95 3 4 102 74 72 38 146 3 28 177 64 57 63 121 3 22 146 25 116 7** 148 3 26 177 Totaal aantal leden + donateurs * Deze cijfers gaan over de periode vanaf de KEI-week tot het moment van schrijven op 14 september. ** Deze leden zijn in het huidige jaar nog lid dus moeten nog meegerekend worden. Deze leden worden aan het eind van het jaar uitgeschreven. 8
Commissies De commissies van het jaar 2013-2014 waren erg actief, en uiteindelijk zeer goed vertegenwoordigd. Commissies zijn van essentieel belang voor de vereniging: zij helpen de zichtbaarheid vergroten, en zij helpen de vereniging groeien. Een commissie binnenstappen moet echter geen moeilijke stap zijn. Wij vinden dat het tekenen van een contract voor een commissie, wat in de eerste helft van vorig jaar het geval was, een erg beladen handeling is. Wij willen dat in het jaar 2014-2015 dus ook afschaffen. Het moet voor een ieder lid, die zich actiever wil inzetten voor de vereniging, laagdrempelig zijn om in een commissie te gaan. Ook zijn wij van mening dat de commissies voor hun inzet beloond moeten worden. Natuurlijk bestaat de actieve-ledenborrel (hierover later meer). Maar, met het oog op zichtbaarheid en ledenbinding hebben wij besloten dat een aantal commissies haar eigen commissiekleding ontvangt. Dit draagt bij aan de zichtbaarheid van de vereniging, de commissie, en is een mooie toevoeging aan het actieve commissielidschap. Acquisitiecommissie De acquisitiecommissie zal een actievere rol gaan spelen dit jaar. Met een volwaardig bestuurslid extern aan je zijde, zal je proberen nieuwe sponsoren binnen te halen. Bij een groeiend aantal leden wordt het moeilijker om evenementen op schaal te organiseren, als het budget klein blijft. Het is jouw taak, samen met de extern, om een mooi bedrag binnen te halen. Alle grote evenementen en beslissingen zullen we dan aan jou te danken hebben! Deze commissie kan meteen van start gaan. Activiteitencommissie In het jaar 2014-2015 zal de activiteitencommissie in twee delen gesplitst worden, namelijk de activiteitencommissie (AkCie) en de feestcommissie (FeeCie). Wij hebben hiervoor gekozen omdat wij vonden dat de activiteitencommissie 2013-2014 teveel tijd nodig had voor het organiseren van activiteiten. Natuurlijk waarderen we de inzet voor de vereniging van de commissieleden van vorig jaar, maar we moeten ook realistisch blijven. De activiteitencommissie was de meest intensieve commissie van de vereniging. Met deze tweedeling hopen we dat iedereen weer rustig adem kan halen, en niet elke week hoeft te vergaderen. Deze commissie dient snel te worden opgericht, en gaat ook meteen van start. Almanakcommissie De Almanakcommissie 2013-2014 heeft goed werk geleverd door een mooi overzicht te maken van de afgelopen 5 jaar. Deze almanak kan ook gezien worden als een ode aan het eerste lustrum. Het vinden van sponsors was echter een hele klus, en ook het in elkaar zetten van de almanak is een tijdrovende bezigheid. De vertraging van de almanak 2013-2014 is te wijten aan bovenstaande struikelblokken. Mede hierdoor hebben wij besloten om de Almanakcommissie en de almanak in zijn geheel op te heffen. De Almanak zal echter wel terugkomen, nog dit jaar, in de vorm van een ander concept. Hierover worden de leden zo snel mogelijk geïnformeerd. 9
Diescommissies De diescommissie wordt in het leven geroepen simpelweg omdat deze nog niet bestond. Wat ons betreft mag de vereniging élk jaar vieren dat zij een jaartje ouder wordt. Het lustrum was een groot succes, en moet ook groots worden uitgepakt. Hier zal ook meer geld beschikbaar voor zijn dan voor een dies natalis (hierover meer onder het kopje Lustrum ). De diescommissie zal verantwoordelijk zijn voor het opzetten van een feest/evenement dat de verjaardag van Ganymedes viert op 18 december. Uiteraard zal dit gebeuren binnen het gestelde budget. Een mogelijkheid voor de toekomst is bijvoorbeeld, dat in een lustrumjaar de diescommissie vervalt, en de lustrumcommissie actief wordt. Fotocommissie Dit jaar wordt er een nieuwe camera gekocht van het door het vorige bestuur gereserveerde geld. We hebben de overtuiging dat er mensen zijn die zin hebben (en ook kwalitatief beter zijn dan het bestuur) om foto s te maken. Zij die een studie/cursus fotografie volgen bijvoorbeeld, zijn uitstekende kandidaten voor de FotoCie. Mensen die zich geroepen voelen om foto s te maken van borrels, en onderling zorg dragen voor onze gloednieuwe camera, meld je aan! Galacommissie Ganymedes is pionier in het organiseren van same-sex studentengala s. Na het succes van vorig jaar mag in jaar 2014-2015 het gala zeker niet uitblijven. De commissie is geheel zelfstandig, en mag zelf de locatie, het thema, en de invulling van de avond bedenken. Een mooie kans dus om je verenigingsgenoten te laten zien wat je kan. Uiteraard wordt er wel een budget vastgesteld waar de commissie zich aan moet houden. Introductiecommissie De introcommissie van 2014 doet al goed haar best om het introductiekamp probleemloos te laten verlopen. De introductie van 2014 vindt plaats op 10, 11 & 12 oktober. Ook voor volgend jaar zal er weer een introductiecommissie nodig zijn. Kascommissie De Kascommissie is het orgaan dat de penningmeester controleert. Het is de bedoeling dat de Kascommissie voor de HALV, de ALV en de overdrachts-alv de complete financiën controleert. Daarnaast kunnen zij steekproefsgewijs de uitgaven van de penningmeester controleren. KEI-commissie Ook dit jaar zal de KEI- en de Kiezelcommissie gescheiden blijven. Dit geeft ten eerste meer mensen de kans om actiever te worden binnen de vereniging, maar ook geeft het meer ruimte voor creatieve vrijheid: de één houdt van een klein en intiem evenement, de ander van een wat grootschaliger evenement. 10
Zoals bekend ben je als KEI-commissie verantwoordelijk voor het neerzetten van een fantastische week vol interessante, gekke, ludieke dingen voor (aankomende) studenten. De KEI-commissie begint ongeveer in maart, wanneer de eerste stukken binnenkomen. Samen met je commissiegenoten verzin je activiteiten voor de maandag tot en met de vrijdag (en wellicht een afterparty op zaterdag). Het is noodzakelijk dat, wanneer je actief wil worden binnen de commissie, je de gehele KEI-week vrij neemt/vrij hebt. Alleen zo kunnen we er met z n allen voor de volledige 100% ervoor gaan! Kiezelcommissie De Kiezel heet niet voor niets de Kiezel. Het is namelijk de intieme, kleine versie van de KEI-week (een kleine kei, is een kiezel)! In deze mini-kei gaat de commissie aan de slag om een 3 (of 4) dagen durend programma op poten te zetten voor de studenten die net nog niet helemaal om zijn, of bijvoorbeeld voor de nieuwe lichting internationale studenten. We hebben voor het jaar 2014-2015 besloten dat er afgevaardigden gekozen worden: 2 uit de KEI-, en 2 uit de activiteitencommissie. Lustrumcommissie De Lustrumcommissie zal met de komst van de Diescommissie op non-actief worden gesteld (zie het kopje Diescommissie ). Maatschappelijke commissie De Maatschappelijke commissie staat nog in de kinderschoenen, en is in 2013-2014 niet erg actief geweest. Dit kwam echter niet door de enthousiaste commissieleden. Er is gewoon niet erg veel op het pad gekomen. In 2012-2013 echter, heeft de maatschappelijke commissie geholpen bij het organiseren van Popcorn, en Strijders voor gelijke rechten, in samenwerking met Stichting LGBT en Amnesty International. De maatschappelijke commissie heeft wel degelijk nut, en bovenstaande evenementen (en natuurlijk overige zaken). Nu Ganymedes steeds meer zichtbaar is in Groningen en daarbuiten, wordt de vereniging steeds vaker benaderd door externe partijen die geïnteresseerd zijn in een samenwerking. Denk hierbij aan het Rode Kruis, en onze vorige samenwerkingspartner: Amnesty International. PR-commissie De PR-commissie is een zeer belangrijke commissie voor de zichtbaarheid van de vereniging. De PR-commissie bezoekt feesten en evenementen om daar, doormiddel van het uitdelen van flyers en ander promotiemateriaal, reclame te maken voor Ganymedes. Reiscommissie De Reiscommissie brengt ons al een aantal jaren mooie reisjes. Dit jaar krijg je als reiscommissie in het bijzonder de kans om leuke dingen te organiseren voor de vereniging. Het bedrag dat beschikbaar wordt gesteld voor de reiscommissie wordt aanzienlijk verhoogd (meer hierover in de begroting). Dit komt omdat we graag twee reisjes willen organiseren dit jaar: één s winters, één s zomers. Heb jij een ware reisleider in je: meld je aan voor de reiscommissie! 11
Vertrouwenspersoon commissie Naar aanleiding van ervaringen van ASV Gay is er vorig jaar contact gezocht met onze zusjesvereniging om ervaringen uit te wisselen met betrekking tot de vertrouwenspersooncommissie. Wij vinden dit nog steeds een erg goed concept, en dit zal ook dit jaar behouden blijven. Wel zullen er maximaal twee vertrouwenspersonen komen, waarvan bij voorkeur één man en één vrouw. Zij zullen hun eigen e-mailadres krijgen die niet zichtbaar is voor bestuursleden (behalve de voorzitter). Dit e-mailadres zal waarschijnlijk vertrouwenspersoon@ganymedes-lgbt.nl worden. Webcommissie De Webcommissie heeft de afgelopen jaren al heel wat gedaan om de website te optimaliseren. Er is dit jaar een vertalingsmodule toegevoegd aan de website. Wil jij de website vertalen in JOUW (voorkeurs)taal, neem dan contact op met de webcommissie.. Richtlijnen commissies De richtlijnen voor de commissies, zoals eerder vermeld, zullen niet meer ondertekend hoeven worden. Wel zullen deze richtlijnen blijven bestaan, en uitgedeeld worden aan de nieuwe commissieleden. Zo hebben zij altijd een richtlijn: ze kunnen meteen zien wat er van hen verwacht wordt, en hoe zij inhoud geven aan de commissie. Raad van Advies Dan hebben we ook nog de RvA, die zeker niet de minst belangrijke is. De Raad van Advies bestaat uit oud-bestuursleden die gevraagd en ongevraagd advies geven aan het huidige bestuur. Afgelopen jaar is gebleken dat feedback vanuit de RvA zeer gewenst is, en bij mogelijke struikelblokken zullen we de expertise van de Raad inroepen. Actieplan KEI-week De KEI-week 2014 was een erg groot succes. We hebben onszelf weer overtroffen. Vooral de schuimparty was een erg groot succes, welke zorgde voor veel bekijks van buitenaf. Dit is belangrijk: de zichtbaarheid vergroten van Ganymedes. In de KEI-week van 2015 zetten we dit voort. Het wordt een speerpunt om ons te laten zien. Dit gaan we onder andere doen door promotiemateriaal (dat ook voor andere doeleinden gebruikt kan worden), maar ook commissiekleding zal een belangrijke rol spelen hierin. De KEIweek zal meteen worden gevuld, maar zal pas t.z.t. van start gaan: waarschijnlijk bij het binnenkomen van de eerste stukken van de KEI/WIG-partijen, begin maart. Disputen In het kader van ledenbinding wordt alle leden aangemoedigd om een dispuut op te richten. Alle disputen zijn welkom, maar worden wel eerst bekeken en vervolgens goedgekeurd door het bestuur. Bij plannen voor het oprichten van een nieuw dispuut zal het bestuur beschikbaar zijn om te helpen, bijvoorbeeld bij het opmaken van statuten. Het oprichten van een dispuut dient schriftelijk te gebeuren. 12
Lustrum De lustrumcommissie heeft erg goed haar best gedaan om van het Lustrum van afgelopen jaar een daverend succes te maken. We hadden een heuse liveband die kwam optreden op onze 5 de verjaardag! Dit jaar bestaat Ganymedes alweer 6 jaar: het volgende lustrum duurt dus nog even. De posten voor het lustrum zullen blijven bestaan, maar dit jaar zal er geen commissie voor gevormd worden. Ideeën en creatieve uitspattingen zijn uiteraard welkom, maar deze ideeën worden de eerstkomende drie jaren waarschijnlijk niet gebruikt. Deze commissie is tijdelijk op non-actief gesteld. Wel komt onze 6 de verjaardag eraan, die natuurlijk ook gevierd moet worden. Hiervoor hebben wij de Diescommissie opgericht. Sociale media Op Facebook zijn we als Ganymedes, zoals bekend, actief in de vorm van drie verschillende accounts en pagina s, welke zijn: - De persoonspagina Gany Medes: Deze persoon wordt gebruikt om mensen uit te nodigen voor feesten en activiteiten; - De besloten groep Ganymedes: Voor al het snelle contact met de overige leden; - De Ganymedes pagina die mensen kunnen liken voor meer informatie. Hier komen ook de foto s van borrels en activiteiten op te staan. Daarnaast bestaat er nog een pagina speciaal voor de KEI-week, namelijk de persoonspagina KEI-week Ganymedes. Afgelopen KEI-week was er een idee om ook hiervan een like -pagina te maken. Dit is niet doorgegaan, maar zou alsnog kunnen voor KEI-2015. Het Twitter-account van Ganymedes staat nu gelinked aan de Facebookpagina. Ons inziens is dit prima, aangezien Twitter verder erg weinig gebruikt wordt. Door de link tussen Twitter en Facebook zijn mensen die mogelijk geen Facebook gebruiken alsnog op de hoogte van de komende evenementen. Twitter zal in principe dit jaar niet actief gebruikt worden. Nieuwsbrief De nieuwsbrief is iets wat we door gaan zetten, maar waarschijnlijk niet alleen via de e- mail. Er komt zeer binnenkort ook nieuwe media beschikbaar waarin we meer dingen snel en effectief kunnen aankondigen. Hierover later meer. Ledenpasjes De ledenpasjes van het bestuur Te Velde zijn een groot succes. Toch zijn de pasjes op dit moment nog iets te onpraktisch. Ze zijn groot, de hoeken zijn scherp, en ze moeten elk jaar vervangen worden. Het idee is om pasjes te maken van hard plastic materiaal, zoals je pinpas. Ook dit jaar zal het, door het grote ledenaantal, weer verplicht zijn om je pasje te laten zien bij aankoop van drank in de verschillende stamkroegen. 13
Wanbetalers Het idee van vorig jaar, om wanbetalers nog een kans te geven, heeft niet in alle gevallen gewerkt. Daarom is er besloten om wanbetalers vanaf heden, voor het jaar 2014-2015 en verder, uit te schrijven. Zij hebben vorig jaar een kans gekregen om hun lidmaatschap te betalen, maar niet iedereen heeft hier op gereageerd. Dit betekent dus dat er een opvallend aantal uitschrijvingen staat in het ledenoverzicht van dit jaar. Wanbetalers, en niet-leden in het algemeen, zullen geen gebruik (meer) kunnen maken van de korting op borrels. Voor het jaar 2014-2015 zullen er namelijk nieuwe pasjes gemaakt worden. Alleen op vertoon van de nieuwe pasjes kan er met korting besteld worden. 14
Extern beleid Een belangrijk deel van de voorgenomen professionalisering van Ganymedes dit jaar ligt in de omgang met andere partijen. Dit kunnen organisaties zijn zoals de GGD of Stichting LGBT, maar ook andere verenigingen, bijvoorbeeld ASV Cleopatra of ASV Gay uit Amsterdam. Belangrijker dan groei vinden we dit jaar het verbeteren van bestaande contacten, waarmee natuurlijk niet gezegd is dat we niet op zoek gaan naar nieuwe mogelijkheden om onze vereniging goed op de kaart te zetten. Binnen Groningen kijken we hiervoor naar oude bekenden waarmee we graag meer willen samenwerken, bijvoorbeeld door het organiseren van een mix-borrel. Ook bij het CUOS (Centraal Uitvoeringsorgaan voor de Studentenorganisaties) zullen we weer op zoek gaan naar mogelijkheden voor onze vereniging wat betreft beurzen. Naar aanleiding van de lezing van Kris van der Veen die Ganymedes afgelopen jaar in samenwerking met Amnesty International Studentengroep en Gsp (Groninger Studentenplatform voor de levensbeschouwing) georganiseerd heeft, lijkt het me leuk te bekijken of daar een vervolg aan gegeven kan worden. Voor deze initiatieven zijn we vanzelfsprekend afhankelijk van geld dat hiervoor beschikbaar is. Hiervoor zien we een mooie uitdaging voor de Acquisitiecommissie onder leiding van mijzelf. Dit betekent dat we meer dan voorgaande jaren op zoek moeten naar sponsors, groot en klein. Zoals eerder genoemd is de afgelopen jaren een leuk contact gegroeid met onze zusterverenigingen ASV Gay uit Amsterdam en UHSV Anteros uit Utrecht. Dit willen we komend jaar graag voortzetten en liefst uitbreiden. Horeca Zolang Ganymedes nog niet beschikt over een eigen pand, zijn we voor onze borrels en activiteiten afhankelijk van horecaondernemingen binnen Groningen. Na een turbulent begin van het jaar werden onze welbekende borrels afwisselend gehouden in El Tram en De Kast, wat voorziet in de voorkeuren van alle leden. Wie zich prettig voelt bij wat meer ruimte en glamour kan in De Kast een dansje wagen, terwijl El Tram een gezellige kroeg is om even bij te kletsen met je vrienden. Deze verdeling tussen groot en klein, open en intiem, willen we dit jaar graag in stand houden. Ledenwerving Dit jaar willen we zoals eerder genoemd ons meer richten op ledenbinding dan ledenwerving. Op het moment heeft Ganymedes zo'n 175 betalende leden, donateurs en alumni en we willen hen zo veel mogelijk uit hun lidmaatschap laten halen. Hierover is bij het presenteren van het interne beleidsplan dieper op ingegaan dus zal ik dat verder niet herhalen. Ganymedes mag trots zijn op het geringe ledenverloop, maar als jonge vereniging is het belangrijk een brede achterban te kweken en dus zoveel mogelijk leden aan te trekken. Ondanks het feit dat ledenwerving dit jaar geen speerpunt is, zullen we ons dus vanzelfsprekend inspannen meer mensen te verwelkomen binnen onze geweldige 15
vereniging. Dit hopen we te realiseren door tijdens de borrels en andere evenementen onbekende gezichten actief te benaderen en te betrekken bij de activiteiten. Ook via sociale media is het belangrijk uitnodigend over te komen, zeker gezien het feit dat het voor veel mensen een hele stap kan zijn voor het eerst contact te leggen met een LGBT vereniging of een gaybar te bezoeken. Tijdens de KEI-week en de Kiezel zal Ganymedes natuurlijk van zich laten horen met de welbekende flyers en stickers, net als bij andere LGBT-evenementen. Ook internationale studenten zullen meer betrokken worden bij de vereniging, o.a. door het opzetten van een Engels- en Duitstalige versie van de site. Belangenverenigingen Zoals de voorgaande jaren zullen we ook dit jaar intensief in contact staan met Stichting LGBT, bij het organiseren en ondersteunen van activiteiten van de verschillende belangenverenigingen die zich op de LGBT-scene in Groningen richten. Naast dit overleg beheert de Stichting de subsidies die de gemeente beschikbaar stelt voor LGBTactiviteiten, wat voor ons interessant is wat betreft onze activiteiten met een meer maatschappelijk karakter. Op aanraden van het COC is het voorgestelde plan voorlichtingen te houden in samenwerking met het Studentendesk Rode Kruis helaas niet doorgegaan, dit hield verband met benodigde cursussen. Desondanks willen we ons ook op maatschappelijk vlak etaleren; daarvoor zullen we meer toenadering zoeken met het COC zelf. Zusterverenigingen Als oudste van de zussen zie ik voor Ganymedes een mooie rol weggelegd dit jaar. Het zusjesweekend ging afgelopen jaar helaas niet door, maar het zou erg leuk zijn als dat nieuw leven ingeblazen kan worden. Uitwisseling met onze zusjes is natuurlijk altijd leuk, misschien dus dat er ook met ASV Gay of UHSV Anteros apart een keer een feestje georganiseerd kan worden. Nu het lustrumjaar voorbij is, willen we hier graag meer prioriteit aan geven. Sponsoring Iedere vereniging valt of staat met twee dingen: leden en inkomsten. Die hebben uiteraard iets met elkaar te maken, maar voor een groot deel is Ganymedes afhankelijk van externe geldschieters die onze vereniging een warm hart toedragen. Dat moet bewaard en gekoesterd worden wat betreft de bestaande sponsors, maar dit jaar willen we met meer nadruk ook op zoek gaan naar nieuwe sponsors. Alle plannen die vanavond gepresenteerd worden kosten geld en gezien de ambities voor het komende jaar zijn er dus meer inkomsten nodig. De Acquisitiecommissie zal hier een belangrijke rol in gaan spelen, sponsoring is namelijk vooral een kwestie van gunnen. Daarbij speelt het netwerk waar je als vereniging over beschikt dus een grote rol. Ganymedes is nog steeds een redelijk jonge vereniging dus zullen leden zelf hun netwerk aan moeten spreken, simpelweg omdat de kans op succes dan een stuk groter is. 16
De commissie zal zo spoedig mogelijk gevormd worden zodat we meteen aan de slag kunnen. Bij het benaderen van potentiële nieuwe sponsors zullen we gebruik maken van het huidige sponsorplan, waarin uitgelegd wordt wat het zo aantrekkelijk maakt juist onze vereniging te ondersteunen. Dit door middel van de ervaringen die we in de loop der jaren hebben opgedaan met oude sponsors en de opties tot het voeren van de naam en het logo van de sponsor. (Dit kan op de website, social media, de ledenpasjes, de commissiekleding, de flyer, posters voor evenementen en in de nieuwsbrief en de almanak.) Het contract met de huidige hoofdsponsor, MF Horeca, loopt tot februari 2015. De eerste taak van de commissie en ons zal dan ook zijn ervoor te zorgen deze band te versterken en hopelijk het contract te verlengen. Website Sinds kort is er ook een Engelstalige en zelfs een Duitstalige versie van onze website. Dit is goed nieuws voor zowel nieuwe internationale leden als externe partijen. Afgelopen jaar is de wereld opnieuw geschokt door de ontwikkelingen in onder meer Rusland en Nigeria, waar de helaas welbekende anti-homowetten zijn aangenomen door het parlement. Gevolg hiervan is dat, vooral online, de saamhorigheid en strijdlustigheid van verscheidene LGBT-organisaties enorm is toegenomen. Hoe klein ook, ook Ganymedes kan hierin wellicht een rol spelen en daarbij is de website natuurlijk het visitekaartje. Dit dient dan ook representatief, toegankelijk en actueel te zijn. Toegankelijk noem ik met opzet want het is vaak het eerste wat een buitenstaander van een vereniging ziet, wat zijn interesse ook mag zijn: persoonlijk, zakelijk, maatschappelijk. Met name die eerste twee, persoonlijk en zakelijk geïnteresseerden, moeten direct kunnen zien wat voor vereniging we zijn en voor hen kunnen betekenen. Digitale almanak We zijn in gesprek met meerdere bedrijven over een digitale almanak. Zoals al eerder gezegd zullen de leden hierover binnenkort meer geïnformeerd worden. 17
Begroting 18
Opbrengsten 2013-2014 2014-2015 Uitgaven 2013-2014 2014-2015 1 Contributie leden 5.470,00 6.055,00 1 Activiteiten 900,00 900,00 2 Contributie donateurs 1.020,00 665,00 2 Feestjes (voorheen Borrelkosten) 550,00 400,00 3 Contributie alumni - 80,00 3 Gala 300,00 360,00 4 Bijdrage Hanzehogeschool - - 4 Gay Pride 2015 500,00 750,00 5 Bijdrage Rijksuniversiteit Groningen - - 5 Reizen (voorheen reis) 200,00 750,00 6 Sponsoring 450,00 500,00 6 Introweekend 300,00 400,00 7 Subsidies 350,00-7 Actieve leden borrel 50,00 80,00 8 Overige inkomsten - - 8 Lustrum 150,00-9 Reservering sponsoring - 500,00 9 KEIweek 600,00 750,00 10 Reservering GayPride 2015-250,00 10 Kiezel 160,00 160,00 11 Reservering Camera - 100,00 11 Digitale almanak 250,00 550,00 12 Camera - 170,00 13 PR-kosten (algemeen) 300,00 240,00 14 PR-kosten (banner) 250,00-15 Shirtjes commissies - 200,00 16 Relatiegeschenken 75,00 100,00 17 Bestuurskosten 350,00 440,00 18 Constitutieborrel 400,00 470,00 19 Ledenpasjes 50,00 250,00 20 Drukwerk 60,00-21 Bankkosten 140,00 254,00 22 Kamer van koophandel kosten - - 23 Internetkosten 185,00 35,00 24 Zusjesfeest - - 26 Reservering camera 100,00-27 Reservering Notariskosten 200,00-28 Reservering Lustrum - 150,00 29 Onvoorziene kosten (10%) 607,00 740,90 30 Overschot (toevoeging eigen vermogen) 613,00 0,10 7.290,00 8.150,00 7.290,00 8.150,00 19
Verklaringen bij begrotingsposten De bedragen van 2013-2014 zijn de begrote bedragen van dat jaar. Op het moment van schijven zijn de gerealiseerde bedragen nog niet bekendgemaakt en goedgekeurd door de ALV. Inkomsten 1, 2 en 3 Contributies: Gebaseerd op 173 leden (waarvan 153 continuerend en 20 verwachte), 19 donateurs (waarvan 17 continuerend en 2 verwachte) en 4 alumni (waarvan 2 continuerend en 2 verwachte) 4 en 5 Bijdrage Hanzehogeschool en Rijksuniversiteit Groningen Net als voorgaande jaren verwachten wij geen bijdrage van de Hanzehogeschool en de Rijksuniversiteit Groningen 6 Sponsoring Wij hebben als streven om dit jaar 500,- aan sponsoring binnen te halen. 7 Subsidies Wij verwachten in principe geen subsidies. Om deze reden staat er niets voor begroot. 8 Overige inkomsten Verwachten wij niet. 9, 10 en 11 Reservering sponsoring, GayPride en Camera Door bestuur 2013-2014 voor dit jaar gereserveerd. De reserveringen voor de GayPride en de camera worden uiteraard hieraan besteed. Van de reservering van de sponsoring besteden wij de helft aan de Almanapp en de andere helft voor andere, niet specifiek aangewezen, posten. Uitgaven 1 Activiteiten Aangezien ledenbinding een belangrijk speerpunt is binnen ons bestuursjaar, vinden wij de activiteiten belangrijk en vormt dit een grote post op onze begroting. Het vorige bestuur heeft eveneens 900,- begroot, maar qua kosten zal dit naar verwachting ongeveer op de helft uitkomen. Wij hebben besloten hetzelfde bedrag te begroten, zodat wij de activiteiten groter aan kunnen pakken. Wij verdelen dit bedrag onder in 85,- voor een maandelijkse, nader in te vullen activiteit. December vormt een uitzondering, waarbij we 135,- begroten voor de Sinterklaas activiteit. 2 Feestjes (voorheen Borrelkosten) Wij willen dit jaar minder themaborrels geven (die wij dit jaar feestjes zullen noemen). In plaats van 1x per maand willen we hier tweemaandelijks van maken. Het budget per feestje willen we iets omhoog doen, zodat we het iets groter aan kunnen pakken en het hiervoor aantrekkelijker voor leden te maken. Per feest begroten we 70,-. Om de leden meer binding met de vereniging te laten ervaren, willen wij dit jaar de verjaardag van de vereniging vieren (de Dies). Deze komt in plaats van een regulier feest en hier begroten we 120,- voor. Totaal komt de post feestjes op 400,-.
3 Gala Het is de galacommissie vorig jaar gelukt om een mooi gala neer te zetten voor 300,-. Echter, dit jaar willen we proberen de drank af te kopen. Daarom hebben we dit jaar 60,- extra begroot. 4 GayPride 2015 Voor de GayPride 2015 is 250,- beschikbaar vanuit reserveringen. Omdat dit slechts voldoende is voor de inschrijving en we in het geval dat we ingeloot worden er een goed feest van willen maken, begroten we nog 500,- extra. Het totaal komt hierdoor op 750,- 5 Reizen (voorheen reis) De reis is de afgelopen jaren een succes gebleken. Helaas blijkt dat een aantal leden wel mee wil, maar niet mee kan omdat het moment slecht uit komt. Daarom hebben wij besloten dat wij willen proberen om ook in de winter een reis te organiseren. Daarnaast verwachten wij dat door de ledenbinding die wij willen realiseren, meer leden mee willen op reis. Om het aantrekkelijker te maken en omdat deze reizen zelf ook belangrijk zijn voor de ledenbinding willen we proberen de eigen bijdrage van de deelnemers wat naar beneden te krijgen. Naast deze twee reizen willen we de mogelijkheid creëren om gedurende het jaar nog een of meerdere dagreisjes te doen met een aantal leden. Om deze redenen komen wij op de volgende bedragen uit voor de post reizen: Reis zomer 300,00 Reis winter 300,00 Dagreizen 150,00 TOTAAL 750,00 6 Introweekend De organisatie van het introweekend is al in volle gang en de verwachte kosten hiervoor zijn 400,-. Dit bedrag staat dan ook op onze begroting. Dit valt hoger uit dan vorig jaar omdat de locatie later geboekt is en daarom duurder is. 7 Actieve ledenborrel Eveneens in het kader van ledenbinding vinden wij het belangrijk dat we de actieve leden op gepast wijze kunnen bedanken voor hun inzet. Wij vonden een budget van 50,- aan de krappe kant en hebben dit opgehoogd naar 80,-. 8 Lustrum Wij hebben dit jaar geen lustrum, dus hebben ook niets hiervoor begroot. Wel maken we een reservering van 150,- voor het volgende lustrum. 9 KEI-week Het budget van 600,- voor de KEI-week was voldoende dit jaar. Echter hebben we de kroegentocht gesponsord gekregen door De Kast. Aangezien we er niet vanuit kunnen gaan dat dit voor 2015 weer het geval is hebben we 150,- meer begroot. 10 Kiezel Voor de Kiezel hebben we hetzelfde begroot als vorig jaar. 21
11 Digitale almanak (voorheen almanak) Zoals eerder in het beleidsplan aangekondigd hebben wij besloten een digitale almanak te gaan gebruiken in plaats van een papieren almanak. De bedragen in de begroting geven enigszins een vertekend beeld. Vorig jaar is 250,- begroot voor de almanak, maar deze kosten zijn naar verwachting 1034,- (waarvan een deel door sponsoring bij elkaar is gekregen). Op het moment van schrijven is het nog onduidelijk welk product we willen aanschaffen. Het begrote bedrag is gebaseerd op een product dat past binnen ons beleid, maar we zijn ons nog verder aan het oriënteren. Uitgaande van dit bedrag is de daadwerkelijke post gehalveerd. 250,- hiervan komt uit de reservering van sponsoring. De rest halen we uit andere inkomsten. 12 Camera Wij zijn van plan een nieuwe camera voor Ganymedes aan te schaffen. Hier is 100,- voor begroot. De prijzen van een degelijke camera liggen rond de 170,-, dus vullen wij dit aan met 70,-. 13 PR-kosten (algemeen) De PR-kosten bestaan voornamelijk uit aanschaf van promotiemateriaal. Aangezien het vorige bestuur veel aanstekers en pennen heeft aangeschaft en wij op feesten minder met flyers willen werken, hebben wij minder begroot dan vorig jaar. 14 PR-kosten (banner) De banner is nog prima, dus hier hebben we niet voor begroot. 15 Shirtjes commissies Wij vinden zichtbaarheid binnen de vereniging belangrijk. Om deze reden willen we shirtjes voor de activiteitencommissie, de feestcommissie, de vertrouwenspersonen, PRcommissie en de introcommissie. Voor een shirtje stellen wij 10,- beschikbaar. De rest van de kosten vragen we als bijdrage van het commissielid. Het verwachte aantal mensen in de betreffende commissies is 20, wat een begrotingspost van 200,- maakt. 16 Relatiegeschenken Dit betreft voornamelijk de flesjes wijn voor de constitutieborrels. Afgelopen jaar is een relatiegeschenk voor de sponsors bij de onverwachte kosten gekomen. Daarom hebben wij besloten het budget van de relatiegeschenken iets te verhogen. 17 Bestuurskosten Het vorige bestuur was met vier en later drie personen. Omdat de bestuurskosten bij het vorige bestuur voldoende waren, hebben wij alleen naar verhouding van het aantal bestuursleden (we zijn nu met vijf) de post verhoogd. 18 Constitutieborrel Dit bedrag is bedoeld voor de afkoop van drank op onze constitutieborrel. Wij hopen zoveel mogelijk besturen welkom te mogen heten op onze constitutieborrel. De constitutieborrels van onze voorgaande besturen waren een succes. De constitutieborrel viel afgelopen jaar iets hoger uit dan begroot. Daarnaast liggen de fustprijzen hoger dan afgelopen jaar. Daarom begroten we dit jaar 470,- voor de constitutieborrel. 22
19 Ledenpasjes Dit jaar willen we gebruik gaan maken van hard plastic pasjes. Dit systeem is duurder dan de gelamineerde pasjes van de afgelopen twee jaar, maar wij vinden dit belangrijk in het kader van professionalisering en uitstraling van de vereniging naar de leden. Daarnaast bestaat bij deze pasjes eventueel de mogelijkheid de pasjes te scannen, en informatie digitaal bij te houden. 20 Drukwerk De documenten voor de ALV worden digitaal verstrekt en vertoond. Hier zullen geen drukkosten voor nodig zijn. Verder verwachten wij ook geen andere drukkosten. 21 Bankkosten Wij werken tegenwoordig met een boekhoudprogramma om ook incasso s via IBAN te kunnen verwerken. Het abonnement is 9,50 per maand. Dit bedrag komt bovenop de 140,- aan kosten van de ING rekening die ook vorig jaar begroot waren. 22 Kamer van Koophandel kosten Er zijn geen kosten verbonden aan de KvK. 23 Internetkosten Naar verwachting bedragen de internetkosten van de huidige site 35,-. 24 Zusjesfeest Wij zullen het zusjesfeest dit jaar niet organiseren, dus staat hier ook niets voor begroot. 26, 27, 28 Reserveringen Wij maken dit jaar een reservering van 150,- voor het volgende lustrum. De reservering van notariskosten die door het vorige bestuur is gemaakt laten wij staan en verhogen wij niet. De reservering van de camera door het vorige bestuur wordt actief gemaakt. 29 Onvoorziene kosten Wij begroten 10% onvoorziene kosten (standaard). 30 Overschot (toevoeging eigen vermogen) Onze speerpunten zijn consolidering, ledenbinding, en professionalisering. Het realiseren van deze speerpunten kost geld. We hebben als bestuur besloten om daarom geen overschot op de begroting in te calculeren, maar volledig in te zetten op de verschillende posten. 23
Balans Hieronder staan de balansen per 1 september 2014 (start boekjaar) en 16 september 2014 (op het moment van schrijven de meest recente) vermeld, zoals overhandigd door de penningmeester van het 5 de bestuur. Balans per 01-09-2014 Activa Passiva Bank 6.684,63 Eigen vermogen 6.571,59 Kas 615,00 Reserve camera 100,00 Debiteuren 71,96 Reserve notariskosten 200,00 Reserve Sponsorgelden '14-'15 500,00 Totaal 7.371,59 Totaal 7.371,59 Balans per 16-09-2014 Activa Passiva Bank 6.760,22 Eigen vermogen 6.611,20 Kas 650,00 Reserve camera 100,00 Debiteuren 35,98 Reserve notariskosten 200,00 Reserve Sponsorgelden '14-'15 500,00 Voor. ont. ctr.gelden 35,00 Totaal 7.446,20 Totaal 7.446,20 Wat betreft de balans van 16 september 2014: Debiteuren bestaan uit: nog openstaande, reeds verzonden facturen voor de Kiezel 2014 Er moeten nog kosten voor de almanak ( 1034,-) in mindering gebracht worden bij het bestuursoverschot van het 5 de bestuur. Dit geldt ook voor eventuele verdere nog te maken kosten behorende bij het 5 de bestuur. Voor. ont. ctr.gelden betekent vooruit ontvangen contributiegelden. Eén lid heeft de contributie reeds betaald en moet als inkomsten bij het jaar 2014-2015 geboekt worden. 24