Definitief verslag Overlegvergadering van het College van Bestuur (CvB) van Stichting Carmelcollege met de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad () Datum: 18 april 2017 Personeelsgeleding Oudergeleding Leerlingengeleding Bestuursbureau College van Bestuur Notulist Afwezig m.k.: Hans Bebseler, Sonja van Benthem, Joost Boetes, Herman den Ouden, Helma van Puijenbroek, Dick Rietveld (secr.), Marc Roelofs, Ton Siebers (vz.), Remco Westerveld Franc van Boxtel, Meis van der Heide Thijs Becker, Bram van de Broek, Ivet Khazoum, Janna van der Lee, Jarno van Straaten Carlo Wijering Romain Rijk (vz), Fridse Mobach (lid) Claudia van Zoest-Huisman Gerard Blikmans, Cees van Boort, Henk van Orsouw, Jip Wolterinck 1. Opening en vaststelling van de agenda De voorzitter CvB opent de vergadering met een woord van welkom. Vaststelling agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Mededelingen Er zijn geen mededelingen anders dan vermeld op de agenda. 3. Ingekomen stukken 3.1 Activiteitenplan Het CvB gaat akkoord met het activiteitenplan van de. De begroting was helaas niet bijgevoegd, maar het CvB is gewend dat de keurig via de begroting werkt. 4. Concept verslag overlegvergadering CvB - d.d. 20 december 2016 Tekstueel: Met inachtneming van een tekstuele wijziging wordt het verslag goedgekeurd en vastgesteld, onder dankzegging aan de notuliste. 1
5. Concept sociaal statuut, meerjarenplanning formatieanalyse en terugkoppeling bestuurlijk overleg vakbonden De wordt ter vergadering geïnformeerd over de stand van ontwikkelingen met betrekking tot de meerjarenplanning van de formatie, mede gebaseerd op informatie ontleend aan de formatiegesprekken met een aantal schoolleiders. Daarbij is ook aandacht voor het bestuurlijk overleg met de vakbonden dat liefst dit voorjaar moet leiden tot een geactualiseerd Sociaal statuut dat de plaats moet innemen van het huidige Werkgelegenheidsbeleidsplan. Het CvB heeft constructieve gesprekken gevoerd met de vakbonden om te komen tot opvolging van het huidige werkgelegenheidsbeleidsplan, in de vorm van een Sociaal statuut. Vanaf het eerste overleg was duidelijk dat alle partijen op hoofdlijn dicht bij elkaar zaten. Tussen vakbonden maar ook in het tripartiete overleg met de. Kortom, er is tekstuele overeenstemming over het Sociaal statuut. De wordt op 30 mei a.s. in haar vergadering verzocht een positief advies te geven als sluitstuk op het akkoord met de vakbonden. Het gedeelte over een herplaatsingspool is, op verzoek van de vakbonden, uit het Sociaal statuut gelicht. Een apart besluit wordt hierover opgesteld en aan de, eveneens op 30 mei a.s., voorgelegd. De verzoekt het CvB, in verband met invulling van vacatures, helderheid te verschaffen over de datum waarop scholen kunnen gaan werven. Het CvB geeft aan dat de datum 1 mei, genoemd in het sociaal statuut, volgens wet- en regelgeving is. Toch vraagt de deze datum naar voren te halen, zodat halverwege mei met werving begonnen kan worden. Het CvB voert jaarlijks, in februari / maart, formatiegesprekken met de schoolleiders op brinniveau. Het is een grote inspanningsverplichting voor schoolleiders en MR-en om het meerjarenformatieplan tijdig af te ronden. Daarna volgt nog een aantal formele stappen. Heel veel eerder dan 1 mei is er dan ook geen zicht op de formatie ten behoeve van het wervingsproces. Een voordeel van het Sociaal statuut is dat, in geval van herplaatsing, de stichting wordt opgedeeld in deelgebieden. Op deze wijze kan wel al veel eerder worden vastgesteld welke scholen in aanmerking komen voor eventuele opname van personeel van andere scholen. Meerjarenformatieanalyse Het percentage Onderwijsondersteunend Personeel (OOP) is, in vergelijking met het Onderwijzend Personeel (OP) aan de hoge kant. Dit is een punt van aandacht. Indien het OOP niet in gelijkere mate daalt met de leerlingendaling zal het uiteindelijk ten koste gaan van het OP dan wel het onderwijsproces. Mede om dit te voorkomen wordt nagedacht over de herinrichting van de secundaire processen binnen Stichting Carmelcollege. Het slimmer en goedkoper inrichten van de secundaire processen staat hierbij centraal. Dit wordt de komende jaren in tijden van krimp een majeur thema. Het CvB licht kort ter vergadering de situatie toe van de vijf scholen waar iets bijzonders aan de hand is, in steeds totaal verschillende context. Daar waar de leerlingendaling sneller gaat dan het aantal medewerkers die met pensioen gaan, worden gesprekken gevoerd; medewerkers worden bijvoorbeeld verleid eerder te stoppen met werken. Echter, daar waar de komende jaren in een aantal gevallen een teveel is aan medewerkers wordt in de toekomst juist een tekort zichtbaar. Hierover wordt, aan de beleidskant, stevig nagedacht en naar een oplossing toegewerkt. 6. Instemmingsbevoegdheid medezeggenschapsraad funderend onderwijs op hoofdlijnen begroting In bijgaande memo wordt de nieuwe bevoegdheid van de, instemming op de hoofdlijnen van de begroting, nader uiteen gezet. De zal, voorafgaand aan de laatste vergadering begin juli, de kaderbrief ter instemming ontvangen. De hoofdlijn van de kaderbrief is in belangrijke mate vergelijkbaar met vorig jaar (uiteraard met een aantal voorbehouden). 7. Doorontwikkeling secundaire processen / onderzoek EY, accountant, softcontrol De accountant EY concludeert op basis van een door interviews gegenereerd kleurenbeeld ongeveer hetzelfde als de Inspectie: Carmel is een organisatie met congruente doelen en een goed 2
doorontwikkelde structuur en cultuur van overleg en betrokkenheid. De keerzijde laat moeite met het stellen van echte prioriteiten en afspraken zien. De conclusies, aanbevelingen en adviezen worden alle in dank en onder herkenning aanvaard. Ze bieden een stevige referentie voor de verdere ontwikkeling van beleid en dus van de organisatie Carmel: het collectief en de scholen die er deel van zijn. Met name in het geheel van secundaire processen moeten vorderingen worden gemaakt. Dat is de conclusie die verschillende scholen al zelf hebben getrokken, maar die ook in het Beraad Bedrijfsvoering veel aandacht heeft gehad. Hieruit voortvloeiend is een (concept) notitie doorontwikkeling secundaire processen opgesteld en aan de agenda gevoegd. Verwezen wordt naar de zin over de gezamenlijke wens om te verbeteren die in de gehouden interviews naar voren komt: Meer effectief door minder consensusgericht en minder conflictmijdend gedrag. De accountant geeft hiermee niet aan dat Carmel het pad van consensusgericht en conflictmijdend moet verlaten, maar geeft hiermee aan dat juist door deze sterke cultuur ook weleens doorgepakt kan worden. Het is dan ook zeker niet het doel om een apart cultuurtraject te starten maar juist de verbinding te leggen met een aantal lopende onderwerpen. Hetzelfde werk dient gedaan te worden met minder mensen, derhalve heeft het Beraad Bedrijfsvoering de notitie doorontwikkeling secundaire processen opgesteld. De vraag wordt gesteld hoe dit verhaal over cultuur, gedrag en management over komt bij ouders en leerlingen. Individuele ervaringen worden ter vergadering gedeeld, voorbeelden worden gegeven over de zoektocht van ouders en leerlingen naar een school. Toch blijkt er soms in sfeer en zorg voor leerlingen een groot verschil van Carmel ten opzichte van andere scholen. Carmel is natuurlijk een grote organisatie waar op hoog en laag niveau veel leeft; maar krijgt de zorg voor kinderen wel echt gestalte? Het CvB waardeert het delen van deze ervaringen zeer en wil heel graag weten waar dit verschil precies in zit. Toch is er niet een algemeen verhaal van te maken voor Carmel. Carmel heeft 50 schoollocaties waarbij de verschillen enorm zijn. Het landelijke gebied is anders dan het stedelijk gebied, ook de verwachtingen zijn anders. Steeds wordt gezocht naar de juiste keuzes op lokaal niveau. Het CvB is zich er zeer van bewust dat het onderzoek betrekkelijk is aangezien alleen het management van de stichting is geïnterviewd. Het is smal opgezet en in welke mate de laag onder het management zich hierin herkent krijgt wellicht in een later stadium / onderzoek een plek. De wordt verzocht het in deze beperkte context te lezen. Het onderzoek is bij binnenkomst van de nieuwe accountant als een soort van kennismaking van de accountant met Carmel gedaan. Uiteraard neemt het CvB graag kennis van de opmerkingen van de. Voor een betere focus zou de het onderzoek in eigen geleding kunnen bespreken. Ten aanzien van de notitie secundaire processen merkt het CvB op dat het doel is hierop resultaten te gaan behalen; per instelling zal een dashboard worden ontwikkeld, bijvoorbeeld op facturen die binnenkomen op postbus 99. Indien deze facturen eerst op locatie binnenkomen en dan pas uiteindelijk binnenkomen op postbus 99 is de weg te lang en worden het hele dure facturen. In mei vinden de eerste gesprekken met de scholen plaats over secundaire processen. De wordt hiervan op de hoogte gehouden. 8. Onderzoek Bestuur en Scholen Ter informatie wordt het rapport bestuur en scholen aan de aangeboden. Het rapport is op 6 maart jl. met de Inspectie besproken en geeft een zelfde beeld als het rapport Softcontrol van de accountant. Het CvB onderschrijft de conclusies en aanbevelingen van de Inspectie: Stichting Carmelcollege zorgt voor onderwijs van voldoende kwaliteit, stuurt waar nodig op verbeteringen en zorgt voor deugdelijk financieel beheer. De besturingsfilosofie van de stichting zorgt voor goede resultaten: scholen krijgen binnen Koers 2020 ruimte om eigen keuzes te maken en te verantwoorden en het bestuur is in positie om de eindverantwoordelijkheid waar te kunnen maken. Het systeem van kwaliteitszorg geeft het bestuur voldoende en tijdig inzicht in de kwaliteit van het onderwijs. Aangezien dit systeem nu nog vooral gericht is op de harde opbrengsten en resultaten en minder op het onderwijsproces zelf en de bestuurlijke doelstelling om meer werk te 3
maken van onderwijs dat recht doet aan verschillen tussen leerlingen, ligt hier nog een uitdaging voor verdere doorontwikkeling van het kwaliteitszorgsysteem. Het CvB stelt een jaarlijks bestuurlijk gesprek met de inspectie zeer op prijs om goed op elkaar aangesloten te blijven. Het CvB geeft aan dat het een spannend traject was, aangezien de Inspectie eerder altijd rapporten schreef over scholen en afdelingen en nu voor het eerst, middels een pilot, over bestuurlijk handelen. Aanleiding van de Inspectie was; hoe zit het met het bestuurlijk handelen, is het aan de maat of schiet het tekort en waar kunnen verbeteringen plaatsvinden. Vervolgens is, op basis van Koers, gekeken naar de instellingen. De Inspectie heeft geconcludeerd dat een belangrijke zichtbare lijn te zien is, maar vooral aan de harde kant. Er is nog een verbeterslag te maken aan de zachte kant van kwaliteit. Het CvB is daarover met de schoolleiders in gesprek en zal dit begin van het nieuwe schooljaar agenderen voor de. Tevens wordt gewerkt aan de ontwikkeling van een kijkwijzer; kijken naar de zachtere kant dan de cijfers van de Inspectie. Ook met het oog op ouders en leerlingen, waarom moeten zij bij Carmel zijn, wat doet Carmel en waar staat zij voor. Tot slot heeft de Inspectie aangegeven, op basis van de resultaten uit het onderzoek, pas over vier jaar weer terug te komen bij Carmel om het bestuurlijk handelen te toetsen. Het CvB heeft de Inspectie laten weten een jaarlijks gesprek zeer op prijs te stellen. Tot slot vraagt de naar de formele reactie van het CvB ten aanzien het onderzoek. Het CvB verwijst hiervoor naar de toelichting op de agenda waar de gehele reactie in opgenomen is. 9. Huisvesting; Analyse ruimtebehoefte 2016-2035 De wordt middels een analyse geïnformeerd over de (meerjarige) ruimtebehoefte: welke initiatieven spelen er en welke ideeën zijn er, met welke bril wordt gekeken naar de ruimte die over is en hoe blijft de huisvesting bij dalende leerlingaantallen betaalbaar? Ontwikkeling leerlingprognoses De resultaten vanuit onderzoek op instellingsniveau laat een leerlingdaling zien van 4% tussen 2015-2035. DUO laat voor deze periode een leerlingdaling zien van 16%, wat op een gemiddelde leerlingdaling komt van 10% voor de periode 2015-2035. Ontwikkeling ruimteoverschot (m2) De totale werkelijke omvang van de gebouwen blijft de komende jaren ongeveer gelijk. Een groei van leegstand is zichtbaar van 25% in 2029. Daarna zal weer langzame afname van het ruimteoverschot plaatsvinden. Kortom, er is sprake van substantieel leegstand de komende jaren. Een nuance moet aangebracht worden aangezien het een momentopname is en de getallen terug gaan naar de zomer van 2016. Een aantal zaken is in deze analyse niet opgenomen, maar de hoofdlijn blijft wel overeind. Carmel groeit naar een leegstand toe met een kostenplaatje van 5,3 miljoen euro in 2029. Het gaat hierbij om de kale meterprijs. De schade wordt iets beperkt door het verhuren van ruimten aan derden en verder wordt gebrainstormd om te komen tot strategieën op instellingsniveau. Echter, de opbrengst hiervan zal het tekort niet dekken. De afdeling H&F is alweer gestart met een nieuwe ronde langs de instellingen om te komen tot een update van de huidige stand van zaken. De vraagt naar de analyses per instelling om een duidelijk beeld te krijgen. Deze zal de worden toegestuurd. 10. Herijking bestuursbesluit levensbeschouwelijk en moreel onderwijs Eén van de punten uit de Agenda Identiteit, Waardengericht leren en Bezielde professionaliteit van het CvB is de herijking van het bestuursbesluit levensbeschouwelijk en moreel onderwijs (2006). In opdracht van het CvB is een kerngroep samengesteld, die de actualisatievraag heeft opgepakt. Voor deze groep zijn medewerkers met heel verschillende functies benaderd, om zo te zorgen dat het gesprek ook breed binnen de organisatie gevoerd zal worden. Bijgevoegd is het document Notitie herijking bestuursbesluit waarin de vijf onderliggende vragen, die bij dit agendapunt uit het document Agenda identiteit, waardengericht leren en bezielde professionaliteit 2015-2020 werden gesteld, 4
worden beantwoord. Deze vragen waren in de bijeenkomsten van de kerngroep de stappen om tot een inhoudelijk beargumenteerd voorstel te komen. De adviezen die in deze toelichting worden beschreven zijn tot stand gekomen op basis van de overleggen van de kerngroep, de bijeenkomsten van de kennisalliantie en themaochtend van het Convent van Schoolleiders. Het proces van de overleggen van de kerngroep vindt plaats vanuit de traditie Karmel-Carmel, waarbinnen het vak Levensbeschouwing zich in de loop van de geschiedenis van Stichting Carmelcollege heeft ontwikkeld. Een beschrijving van deze ontwikkeling van het vak Levensbeschouwing binnen die traditie - en een inkijk in de werkwijze van de kerngroep - is te vinden in het procesverslag kerngroep herijking bestuursbesluit Deventer, dat als bijlage 1 aan deze notitie is toegevoegd. Van genoemde ontwikkeling is ook een stroomschema (Stroomschema morele vorming Karmel-Carmel) gemaakt. Invulling Levensbeschouwing De wordt meegenomen in de gedachtewisseling rondom de modernisering van het bestuursbesluit, zowel op inhoud als de randvoorwaarden. De geeft aan een brief te hebben ontvangen van de sectie Levensbeschouwing uit Hengelo. In de brief wordt aangegeven dat het vak bij diverse vestigingen uit de lessentabel is gehaald. Het CvB geeft aan dat Levensbeschouwelijk onderwijs herkenbaar moet zijn en terug te vinden in het curriculum. Een pilot vindt op dit moment plaats in Hengelo. Het CvB is dan ook op de hoogte van het feit dat het niet in de lessentabel staat en nemen kennis van de brief van de sectie Levensbeschouwing. Het CvB neemt de inhoud van de brief mee in gesprek met de adviseurs Levensbeschouwing van het Bestuursbureau. 11. Ter informatie: Voorgenomen bestuursbesluit VSO Ambelt - VO Etty Hillesum Lyceum Het bestuur van de stichting Orthopedagisch Centrum De Ambelt (De Ambelt) is voornemens haar activiteiten in de VSO-locatie in Deventer met ingang van 1 augustus 2017 over te dragen aan de Stichting Carmelcollege, het Etty Hillesum Lyceum in Deventer. De besturen van de stichtingen hebben zich hieraan verbonden door een gezamenlijke Intentieverklaring. Etty Hillesum Lyceum zal de verantwoordelijkheid over een deel van de leerlingen die voorheen op VSO-locatie van De Ambelt in Deventer waren aangewezen integraal overnemen. 12. Rondvraag en sluiting Zorg voor leerlingen Benadrukt wordt dat zorg voor leerlingen die iets extra s nodig hebben de verantwoordelijkheid is van het geheel van Carmel. Kijkend naar Hengelo, waar ook financiële onzekerheid een rol speelt, wordt hierover zorg uitgesproken. Het CvB deelt deze zorgen en heeft passend onderwijs hoog op de agenda staan. Echter, in Hengelo stapelen een aantal moeilijke dossiers zich op, maar er zijn weloverwogen besluiten genomen. De heer Boetes meldt zich af voor volgende Overlegvergadering CvB- d.d. 4 juli 2017. Verder wordt van de mogelijkheid tot een rondvraag geen gebruik gemaakt. Vervolgens sluit de voorzitter de vergadering onder dank voor ieders aandacht. Deventer, 4 juli 2017 5