Bijlage 2 bij cie-brief BSD/2017.218 betreft: Verwijzingen per motie naar opname in inkoopbeleid Tekst : Motie Inkoop biologische bloemen, planten en bloembollen (RIS292571) Constaterende dat: twee op de vijf soorten ongewervelde bestuivers, zoals bijen, vlinders en kevers, met uitsterven wordt bedreigd; deze bestuivers essentieel zijn voor de biodiversiteit en de voedselproductie; bij de teelt van bloemen, planten en bloembollen vaak giftige bestrijdingsmiddelen worden gebruikt die mede debet zijn aan het uitsterven van bijen en andere insecten; de gemeente Den Haag bloemen van Milieukeur inkoopt, een keurmerk zonder vaste kaders, waarbij nog steeds kunstmest en bestrijdingsmiddelen mogen worden gebruikt. Verzoekt het College om: De ambitie uit te spreken om op termijn over te stappen naar volledige biologische inkoop van bloemen, planten en bloembollen; Te onderzoeken hoe deze doelstelling op termijn kan worden gerealiseerd; De raad over deze ambitie met daarbij een tijdspad voor september 2016 te informeren. Deze motie is opgenomen in het beleid en wordt beschreven in hoofdstuk 5 De inkoop van bloemen, planten en bloembollen gebeurt zo duurzaam mogelijk, waarbij wij ernaar streven om het aandeel biologisch daarin te vergroten naarmate het aanbod, de kwaliteit en het sortiment van de biologische kwekers dit toelaat. Eerste keuze is de inkoop van biologische planten en bloembollen (SKAL gecertificeerd): bij iedere nieuwe aankoop streven wij naar het vergroten van het aandeel biologische inkoop. Zolang het aanbod biologische bloembollen en planten nog onvoldoende is, kiezen wij aanvullend voor de inkoop van duurzame producten. Deze producten voldoen aan landelijk vastgestelde boven - wettelijke criteria voor de beperkte toepassing van gewasbeschermingsmiddelen en bemesting. Producten die hieraan voldoen zijn te herkennen aan de keurmerken Milieukeur of MPS A met duurzaamheidscertificaat (of toekomstige nieuwe keurmerken die aan dezelfde eisen voldoen). Bij de inkoop blijven ook andere aspecten van belang, zoals: herkomst (inheems/gebiedseigen), kwaliteit, brede sortiments-keuze (m.b.t. bloeiperiode, esthetische waarde), beperking van transportafstanden en kosten en de prijs. De termijn waarop de inkoop van bloembollen en planten volledig biologisch zal zijn, is niet te stellen. Dit is afhankelijk van de ontwikkeling van het aanbod, de kwaliteit en het beschikbare sortiment. Landelijk is het aanbod van biologisch plantmateriaal en het sortiment nog zeer beperkt. Als de vraag naar biologisch toeneemt, dan zal het aanbod geleidelijk groter worden.
Tekst : Motie Inkopen onder Haagse voorwaarden (RIS292573) Constaterende dat : - de gemeente jaarlijks voor 700 miljoen euro inkoopt; - in het voorgestelde beleid niet alleen de doelmatigheid leidend is in de eisen die worden gesteld aan een product of dienst, maar ook maatschappelijke doelstellingen, te weten MKB-vriendelijkheid, duurzaamheid, social return en innovatie; - bij de inkoop naast eisen aan het product of dienst ook voorwaarden kunnen worden gesteld aan de uitvoering. Van mening dat: - we aan de partijen waarmee wordt samengewerkt hoge maatschappelijke eisen mogen stellen en de gemeente Den Haag hierin een voorbeeldfunctie heeft te vervullen; - Den Haag via het inkoopbeleid nog beter kan sturen op het hanteren van de normen die zelf worden gehanteerd in het gemeentelijk beleid, zoals het tegengaan van het minimumjeugdloon, het voorkomen van onderaannemerschap tegen slechtere arbeidsvoorwaarden, handhaving van de betreffende cao, het voorkomen van topsalarissen in de semi-publieke sector, het bevorderen van duurzame arbeidsrelaties, het hanteren van de beslagvrije voet; maar ook bijvoorbeeld goede klachtafhandeling, het bevorderen van open data, duurzaam en verantwoord inkopen, het bevorderen van sociaal ondernemerschap, hergebruik, groene energie en het naleven van mensenrechten (geen producten verkregen via kinderarbeid, beleggingen in wapenhandel). - bovengenoemde Haagse voorwaarden uiterlijk in het derde kwartaal van 2016 een plek te geven in het inkoopbeleid en de raad hierover te informeren; - deze voorwaarden vanaf dan zo veel mogelijk mee te wegen bij de selectie van partijen met welke de gemeente Den Haag zaken doet en de raad jaarlijks te informeren over de mate waarin het college daarin slaagt. Deze motie is opgenomen in het beleid en zoals beschreven op diverse plekken In deze motie wordt een veelheid aan aandachtspunten benoemd die elk op diverse manieren in het beleid van inkoop of de inkooppraktijk kunnen worden verwerkt. De term voorwaarden verwijst naar inkoopvoorwaarden wat een te beperkte context is om deze aandachtpunten te verwerken. Er is voor gekozen om de motie te lezen als een opsomming van ambities en deze ambities in de meest geëigende vorm te verwerken in het beleid. a. Het tegengaan van minimumjeugdloon; Dit is deels verankerd in nationale wetgeving en deels in gemeentelijk beleid. Bij opdrachten waar dat van toepassing is worden aanvullende afspraken in overeenkomsten opgenomen. b. Het voorkomen van onderaannemerschap tegen slechtere arbeidsvoorwaarden; Dit is verankerd in nationale wetgeving zoals de wet DBA. Aanvullende afspraken zullen wanneer daartoe aanleiding is, in eisen in de leidraad worden verwerkt. c. Het handhaven van de betreffende cao; De gemeente volgt de cao-afspraken onverkort in alle onderdelen van de organisatie maar is niet bevoegd om naleving van de CAO bij marktpartijen te controleren. Wanneer in een project zou blijken dat de cao niet wordt nageleefd, of dat aanvullende zekerstelling in een opdracht nodig is dan zal naar gelang de situatie worden geregeerd.
vervolg d. Het voorkomen van topsalarissen in de semipublieke sector; Over dit vraagstuk is veel jurisprudentie ontstaan. Binnen de juridische mogelijkheden streeft de gemeente dit na. e. Het bevorderen van duurzame arbeidsrelaties; Hierbij speelt een groot aan tal vraagstukken rond flexibilisering van de maatschappij en met name de oneigenlijke inzet van ZZP-ers. Hiervoor is primair landelijke wetgeving ontwikkeld zoals bijvoorbeeld de wet DBA. Binnen de bedrijfsvoering van de gemeente is er steeds aandacht voor het terugdringen van externe inhuur en het voorzien in capaciteitsvraagstukken met eigen personeel. Wanneer in een project zou blijken dat marktpartijen op dit punt aandacht vragen dan zal naar gelang de situatie worden geregeerd. f. Het hanteren van beslagvrije voet; Dit is geen aan inkoop gerelateerd onderwerp. g. Goede klachtafhandeling; Aangaande het punt goede klachtenafhandeling geldt dat de gemeente sinds 2013 een procedure voor klachtenafhandeling heeft. Deze is op 14 april 2016 gepubliceerd waarmee invulling is gegeven aan de motie. h. Het bevorderen van open data; Dit is strikt genomen geen inkoopvraagstuk. Binnen het gemeentelijk ICT beleid is er structureel aandacht voor open data. i. Duurzaam en verantwoord inkopen; Dit is een van de vier pijlers onder het inkoopbeleid. Bij elke inkoop moet overwogen worden of meerwaarde op het gebied van duurzaamheid kan worden bereikt. Daarbij is door wethouder SWDC op 8 december 2016 het manifest Maatschappelijk verantwoord inkopen ondertekend. j. Het bevorderen sociaal ondernemerschap; Sociaal ondernemerschap is een term met een zeer breed spectrum aan begrippen. Wanneer toegespitst op social return dan is dat een van de vier pijlers onder het inkoopbeleid. Verder is door wethouder SWDC op 8 december 2016 het manifest Maatschappelijk verantwoord inkopen ondertekend waarbij een bredere context van maatschappelijk verantwoord inkopen en sociaal ondernemen. k. Hergebruik, groene energie; Hieraan geeft de gemeente invulling door nadruk te leggen op duurzaam en circulair inkopen, diverse initiatieven rond terugdringen van CO2 en energie besparende maatregelen. l. Het naleven van mensenrechten. Dit wordt ingevuld door Fair Trade in te kopen en het hanteren van de Toolkit Kinderarbeidvrij Inkopen Door Overheidsinstanties
Tekst motie: oog voor lokale ondernemers (RIS292574) Overwegende dat: - bij de gemeentelijke inkoop de gemeente oog moet hebben voor de lokale economie, zonder dat dit leidt tot enige vorm van discriminatie voor ondernemers. Constaterende dat : - de gemeente jaarlijks ca 700 miljoen euro uitgeeft aan inkoop van diensten en goederen. Roept het college op: - bij een enkelvoudige of meervoudige offerteaanvraag rekening te houden met de lokale economie en lokale ondernemers, binnen de kaders van geldende wet- en regelgeving; - bij een meervoudige offerteaanvraag minimaal twee partijen uit de Metropoolregio Rotterdam Den Haag uit te nodigen, tenzij de belangen van de gemeente Den Haag daarmee niet gediend zijn. De strekking van deze motie is integraal opgenomen in de pijler MKB-gericht inkopen in het inkoopbeleid. Tekst motie reductie voedselverspilling gemeente (RIS292575) Constaterende dat: - duurzaam inkopen inhoudt dat er bij de inkoop van producten, diensten en werken door de gemeente rekening wordt gehouden met de milieuconsequenties die zo n product of dienst met zich meebrengt en de sociale omstandigheden waaronder zo n product of dienst zijn gemaakt. Overwegende dat: - de voedselstrategie (RIS 268898) van de gemeente Den Haag het probleem van voedselverspilling wel benoemt, maar nog geen concrete acties voor de gemeente hieraan verbindt; - bij de Voorjaarsnota in 2015 de motie Voedselbank (RIS 283935) is aangenomen door de gemeenteraad die vraagt om actief beleid door supermarkten om voedselverspilling tegen te gaan. Van mening zijnde dat: - de gemeente een voorbeeldfunctie heeft ten opzichte van bedrijven, organisaties en bewoners in Den Haag als het neerkomt op voedselverspilling; - het tegengaan van voedselverspilling ook onderdeel hoort te zijn van het inkoopbeleid dat we als gemeente voeren. - ook binnen de gemeentelijke catering actief voedselverspilling tegen te gaan en overgebleven producten aan te bieden aan de Voedselbank.
Deze motie is opgenomen in het beleid zoals beschreven in hoofdstuk 5 Tegen gaan van voedselverspilling is primair een onderdeel van de bedrijfsvoering van de catering waar dit ook actief wordt nagestreefd. Voor zover dit impact heeft op de aard en omvang van de inkoop van voedingsproducten zal dit onderdeel uitmaken van de overwegingen en het programma van eisen bij inkoop Tekst motie Proof of Concept (RIS292576) Overwegende: - dat de toelatingseisen voor MKB-bedrijven zijn gericht op bewezen omzet en referentieprojecten; - dat daarmee de mogelijkheid wordt gemist om op basis van simpel te realiseren Proof of Concepts te werken, waarmee innovatieve bedrijven snel de mogelijkheid zouden hebben te bewijzen dat zij in staat zijn om een aanbesteding goed uit te voeren. waar mogelijk bij haar inkoopbeleid ook gebruik te maken van Proof of Concepts (PoC s). Deze motie is opgenomen in het beleid en zoals beschreven in hoofdstuk innovatie Het gebruik van omzeteisen en referentie eisen is binnen de nieuwe aanbestedingsregelgeving vrijwel niet meer toegestaan. Los daarvan is werken met een PoC zeker bij innovatievere trajecten een goed bruikbaar instrument om te bezien of aangeboden oplossingen ook daadwerkelijk het beoogde doel bereiken. Waar van toepassing zal het inzetten van een POC onderdeel uitmaken van de aanbestedingen. Dit is verwerkt in het inkoopbeleid en de kennis over POC zal in de inkooporganisatie aanwezig zijn. Tekst motie verbreden denken Total Cost of Ownership (RIS292577) Overwegende: - dat Total Cost of Ownership (TCO) inzicht biedt in kostenaanjagers en kan daardoor leiden tot aanzienlijke besparingen; er is aandacht voor totale kosten in plaats van prijs; - dat de gedachte van TCO past in integaal ketenmanagement; men beziet immers de kosten van activiteiten in de keten; - dat TCO een instrument kan zijn voor de ontwikkeling van partnerschap met de leverancier (Er wordt met TCO immers gezocht naar de gezamenlijke belangen bij het verlagen van de kosten, zonder dat de leverancier de dupe wordt.); - dat TCO ervoor zorgt dat ook de kosten na afloop van een contract in beeld worden gebracht (Kan er dan een andere leverancier gekozen worden? Hoe lang is het product daarna nog bruikbaar?). In afwijking van de tekst in bijlage 1, voor het begrip Total Cost of Ownership een bredere invulling te gebruiken, waarbij onder Total Cost of Ownership mede kan worden verstaan: - de gevolgen en daarmee gepaard gaande kosten elders in de gemeentelijke organisatie; - de gevolgen en daarmee gepaard gaande kosten van leveranciers; - de gevolgen en daarmee gepaard gaande kosten voor derden in de stad, waaronder bewoners, gebruikers, afnemers en zij die afhankelijk zijn van hetgeen ingekocht wordt; - de gevolgen en daarmee gepaard gaande kosten na afloop van het te sluiten contract.
Deze motie is opgenomen in het beleid en zoals beschreven in hoofdstuk innovatie Het denken in termen van Total Cost of Ownership (hierna: TCO), oftewel uitgaan van de totale kosten in plaats van alleen prijs, vindt steeds meer plaats. Hiermee kan zowel duurzaamheid als doelmatigheid worden bevorderd en dat zien wij daarom als een goede ontwikkeling. Het blijkt in de praktijk complex om TCO toe te passen. De gemeente zal de definitie van TCO zoals vastgelegd in de Europese Richtlijnen toepassen binnen het Inkoop- en aanbestedingsbeleid, onder meer gegeven het huidige inzicht in kostencomponenten. Daarbij zullen de verschillende gezichtspunten die in de motie genoemd worden zoveel mogelijk worden overwogen bij aanbestedingen voor zover de relevante informatie beschikbaar is. Tekst motie Startups kansen bieden onder aanbestedingsgrens (RIS292580) constaterende, dat één van de pijlers van het inkoopbeleid innovatie betreft; constaterende, dat het college onder de Europese aanbestedingsgrens van 209.000,- beleidsvrijheid heeft; overwegende, dat startups gezien hun capaciteit nog weinig kunnen meedoen in tenders voor aanbestedingen boven de Europese grens; verzoekt het college te bevorderen dat startups onder de aanbestedingsgrens meer kans maken in enkelvoudige en meervoudige onderhandse procedures door hen actief te betrekken bij de aangekondigde tender-events;
Deze motie is opgenomen in het beleid en zoals beschreven in hoofdstuk MKB en Innovatie De gemeente heeft dit opgenomen in het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Voor startups zal net als andere MKB ondernemers frequenter contact met de markt worden gezocht, onder andere via een verbeterde website en bijeenkomsten als Meeting The market. Een en ander zal plaatsvinden wanneer de gebundelde inkooporganisatie is bemenst. Tekst motie kinderarbeidvrij inkopen (RIS292581) constaterende, dat de Landelijke India Werkgroep en de Coalitie Stop Kinderarbeid voor overheden een Toolkit Kinderarbeidvrij Inkopen Door Overheidsinstanties hebben gemaakt, welke nu onder meer door PIANOo wordt aangeboden; overwegende, dat de gemeente Den Haag reeds een Fair Trade-gemeente is, maar dat op het gebied van het voorkomen van kinderarbeid nog winst te boeken is; verzoekt het college de Toolkit Kinderarbeidvrij Inkopen Door Overheidsinstanties bij het gemeentelijk inkoopbeleid te gebruiken, zodat de inkoop van ieder product of elke dienst kinderarbeidvrij geschiedt; Deze motie is opgenomen in het beleid en zoals beschreven in hoofdstuk sociale aspecten en zal voor zover van toepassing opgenomen worden in de categorieplannen en elke relevante aanbesteding.