12/07/2016 bemedtech vzw HUISHOUDELIJK REGLEMENT Na wijziging door de Algemene Vergaderingen van 20 maart 1990, 24 maart 1992,24 april 1999, 6 juni 2007, 24 april 2010, 13 mei 2014, 12 mei 2015 en 17 mei 2016. Definities Algemene Vergadering: een algemene vergadering zoals bepaald in artikelen 9 tot 14 van de statuten van de Federatie. ExeCo s: de uitvoerende comités bepaald in artikel 29 1 van de statuten van de Federatie Federatie: bemedtech vzw bemedtech.z.w. a.s.b.l. - Koning Albert I-Laan 64 Avenue du Roi Albert I - 1780 WEMMEL - België - Belgique 1
Aanvaarding van nieuwe leden Art. 1 Aanvraag tot lidmaatschap De kandidaat moet voldoen aan de voorwaarden die artikel 4 van de statuten en artikel 3 van het huishoudelijk reglement voorschrijven. De aanvraag tot lidmaatschap zal de volgende elementen bevatten: - de naam van de onderneming - de jurdische vorm van de onderneming - het ondernemingsnummer van de onderneming - de oprichtingsdatum van de onderneming - het adres van de onderneming - de contactgegevens van de onderneming (algemeen telefoonnummer, faxnummer, e-mailadres, website) - het B.T.W.-nummer van de onderneming - het bankrekeningnummer van de onderneming - het kapitaal van de onderneming - het omzetcijfer van de onderneming van het laatst afgelopen boekjaar -1 - de naam en functie van de hoofdcontactpersoon bij de onderneming; De Federatie behoudt zich het recht voor om te onderzoeken of de kandidaat voldoet aan de voorwaarden voor lidmaatschap. De aanvraag tot lidmaatschap zal worden onderzocht rekening houdend met de eerbaarheid van de kandidaat en het doel van de Federatie. De aanvraag tot lidmaatschap houdt de aanvaarding in van en de verbintenis tot naleving van de statuten en de reglementen van de Federatie, met inbegrip van de deontologische code. De teksten hiervan zullen aan de 2
kandidaat voorgelegd worden. Art. 2 Lidgeld van de nieuwe leden Het nieuwe lid moet, zodra hij door de Raad van Bestuur is aanvaard, zijn jaarlijks lidgeld betalen. Het lidgeld wordt met de helft verminderd indien de aanvaarding na 1 september gebeurt. Het lid verbindt zich ertoe de correcte en volledige gegevens aan de Federatie door te geven die nodig zijn voor de berekening van het jaarlijks lidgeld, in overeenstemming met art. 4 van het Huishoudelijke Reglement en de beslissing van de Algemene Vergadering omtrent het jaarlijks lidgeld. Art. 3 Werkende leden Een kandidaat wordt als werkend lid aanvaard indien de volgende eisen zijn vervuld: a. - voor natuurlijke personen: tenminste 18 jaar oud zijn. - voor ondernemingen en natuurlijke personen: in orde zijn met alle wettelijke verplichtingen, zoals bijv. de B.T.W., de R.S.Z., de belastingen, enz. en/of hun tegenhangers in het Groothertogdom Luxemburg. b. Eén jaar ingeschreven zijn bij de Kruispuntbank voor dit beroep; de Raad van Bestuur kan kandidaten of ondernemingen weerhouden en aan de Algemene Vergadering voorleggen die nog geen jaar ingeschreven zijn bij de Kruispuntbank als hij oordeelt dat de beroepsantecedenten van de kandidaat of die van de bestuurder van deze onderneming welbekend zijn en een vrijstelling verantwoorden van de vereiste van één jaar activiteit 3
onder eigen naam. Lidmaatschap van de Federatie Art. 4 Lidgelden Het jaarlijks lidgeld wordt voor ieder lid afzonderlijk berekend door het secretariaat van de Federatie. Het jaarlijks lidgeld wordt als volgt, samengesteld: 1. een vaste bijdrage die de algemene dienstverlening van de Federatie dekt en die wordt goedgekeurd door de Algemene Vergadering en die voor alle leden dezelfde is. 2. een variabele bijdrage berekend op basis van de op de Belgische markt gerealiseerde omzet. De variabele jaarlijkse bijdrage wordt voor elk lid afzonderlijk bepaald overeenkomstig de volgende formule: bijdrage = Belgische omzet / 10.000 x c. In deze formule is de Belgische omzet de verkoop gerealiseerd door het betrokken lid in België met alle CE gemarkeerde medische hulpmiddelen die vallen onder een van de 3 Europese Richtlijnen betreffende medische hulpmiddelen, zowel op voorschrift als zonder voorschrift en zowel via de ambulante handel als via de ziekenhuizen, met uitsluiting van export. De c in deze formule is een coëfficiënt zoals goedgekeurd door de algemene vergadering. 3. de bijdragen voor deelname aan de activiteiten van de secties, subsecties en werkgroepen overeenkomstig het bijdragenstelsel zoals goedgekeurd 4
door de Raad van Bestuur. De gegevens die dienen als aanslagbasis voor de variabele bijdrage, zijn die m.b.t. het vorige boekjaar -1 zoals verstrekt door de leden. Deze gegevens worden als strikt vertrouwelijk behandeld en zijn enkel toegankelijk voor de verantwoordelijke van het permanent bureau en het secretariaat van de Federatie. Het aandeel van één lid zal nooit meer dan 10 % van het totaal der lidgelden van bemedtech bedragen. De bijdragen en vergoedingen bedoeld onder art. 29.4 van de statuten vallen buiten deze beperking. Art. 5 Verplichtingen van de leden De leden verbinden zich formeel, door hun toetreding als lid van de Federatie om: a. de statuten, de reglementen en de deontologische code van de Federatie te respecteren b. geen enkele handeling te stellen die schade kan berokkenen aan de Federatie of aan haar leden c. op elk ogenblik en elke plaats zich te gedragen overeenkomstig het belang van de Federatie, en zijn personeel daartoe opdracht te geven d. zich te onderwerpen aan rechtmatig gestemde beslissingen e. in de mate van het mogelijke deel te nemen aan de activiteiten van de Federatie f. desgevallend de arbitrage van de Federatie te aanvaarden zoals voorzien in artikel 27 van de statuten van de Federatie g. bij ontslag of uitsluiting, aan alle door de Federatie verleende voordelen te verzaken en alle van de Federatie afkomstige goederen terug te geven 5
en de van de Federatie afkomstige documenten niet langer te gebruiken. Organen van de Federatie Art. 6 Jaarlijkse Algemene Vergadering Ter gelegenheid van de jaarlijkse statutaire Algemene Vergadering, waarvan sprake in artikel 10 van de statuten, worden de rekeningen van het voorgaande boekjaar ter goedkeuring voorgelegd. Deze jaarlijkse statutaire Algemene Vergadering vindt in principe plaats in de loop van het tweede kwartaal. Indien de Raad van Bestuur beslist in het najaar een budgettaire Algemene Vergadering bijeen te roepen om het budget en de lidgelden van het volgend jaar goed te keuren, dan wordt die in principe in de loop van het vierde kwartaal gehouden. Art. 7 Raad van Bestuur A. Kandidaturen De kandidaatstelling voor de functie van Bestuurder moet minstens een week voor de jaarlijkse statutaire Algemene Vergadering toekomen op het secretariaat. Er worden hoogstens 16 mandaten voorzien. B. Reserve van kandidaturen Indien, bij de jaarlijkse statutaire Algemene Vergadering, het aantal kandidaturen voor de functie van bestuurder het vastgesteld maximum overschrijdt, zal een lijst met opvolgers opgesteld worden, in functie van het aantal stemmen dat iedere kandidaat behaald heeft. 6
Bij ontslag, afzetting of overlijden van een bestuurder, zal het betrokken bedrijf een plaatsvervanger aanduiden overeenkomstig art. 16 van de statuten. Indien dit niet het geval is, zal de voorlopige bestuurder die de voorzitter moet aanduiden, uit de lijst van de opvolgers gekozen worden en dit volgens de orde van voorkeur bepaald door het behaalde aantal stemmen. C. Besluitvorming Alle bestuurders nemen deel aan de besluitvorming met het oog op wat zij, in ziel en geweten, beschouwen als het algemeen belang van de sector van de medische hulpmiddelen in zijn geheel. D. De bevoegdheden van de voorzitter De voorzitter van de Raad van Bestuur waakt over en zorgt voor de naleving van de statuten en de reglementen. Hij neemt de nodige maatregelen ter uitvoering van de beslissingen van de Raad van Bestuur. Hij heeft de bevoegdheid de Federatie te vertegenwoordigen in haar relaties met de overheid of met derden. Hij geeft de opdracht om de vergaderingen van het Directiecomité en/of de Raad van Bestuur samen te roepen. E. De bevoegdheden van de ondervoorzitters De ondervoorzitters staan de voorzitter bij in de uitoefening van zijn functie. Een van de twee (voorrang wordt gegeven aan diegene met de hoogste anciënniteit bij de Federatie) vervangt indien nodig de voorzitter die hem tijdelijk zijn bevoegdheid kan delegeren. F. De bevoegdheden van de penningmeester. De penningmeester is de bewaarder van alle roerende goederen van de Federatie. Hij is verantwoordelijk voor het incasso van de Federatie en de 7
titels die hem worden toevertrouwd. Hij waakt erover dat de rekeningen worden bijgehouden, en vervult de vereiste fiscale formaliteiten. Hij is bevoegd om ten voorlopige titel de giften te aanvaarden die aan de Federatie worden gedaan en om alle nodige formaliteiten hiervoor te volbrengen. Art. 8 Directiecomité Het Directiecomité is samen met het permanent bureau belast met het dagelijks bestuur en de werking van de Federatie. Het Directiecomité bereidt ook de vergaderingen van de Raad van Bestuur voor. Het Directiecomité vergadert minstens 1 keer per trimester, op uitnodiging van de voorzitter. Indien meer dan de helft van de leden hierom verzoekt, roept de voorzitter eveneens het Directiecomité samen. Ieder lid van het Directiecomité heeft recht op één stem. De beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid. De stemmen van de leden die zich onthouden worden niet geteld voor het berekenen van de meerderheid. Bij gelijkheid van stemmen, is deze van de voorzitter van het directiecomité doorslaggevend. Minstens de helft van de leden moet aanwezig of vertegenwoordigd zijn voor een geldige beslissing. De beslissingen van het Directiecomité worden bewaard onder de vorm van door de voorzitter ondertekende notulen. Ze worden in een speciaal register ingeschreven. Officiële uittreksels en andere akten moeten ondertekend worden door de voorzitter en de directeur van bemedtech. Het Directiecomité is verantwoordelijk voor de werking van het permanent bureau. De Raad van Bestuur of het Directiecomité kan alle bevoegdheden delegeren 8
aan mandatarissen van haar keuze, al dan niet lid. De Raad van Bestuur of het Directiecomité benoemt de personeelsleden van de Federatie, ontslaat ze en bepaalt hun bevoegdheden. Art 9 Permanent Bureau a) De verantwoordelijke van het permanent bureau beschikt over de handtekening met betrekking tot de Federatie voor het dagelijks beheer, behalve wanneer anders bepaald. b) Ieder lid van bemedtech dat een lid van het permanent bureau aanwerft zal verplicht zijn aan bemedtech een bedrag te betalen dat overeenkomt met 6 maanden salaris van de betrokken bediende. Dit bedrag zal integraal gestort worden op de datum waarop de bediende zijn/haar ontslag indient. Art. 10 Secties, subsecties, werkgroepen en ad hoc groepen. A. Secties, subsecties en werkgroepen Het komt de ExeCo s toe te beslissen over de oprichting van secties, subsecties en werkgroepen. De werking van de secties, subsecties en werkgroepen wordt door het onderhavige artikel geregeld, eventueel aangevuld met een specifiek huishoudelijk reglement dat voorafgaandelijk goedgekeurd werd door de Raad van Bestuur. Dat reglement zal in ieder geval de definitie bevatten van het werkbereik en van de voorwaarden en verplichtingen die gepaard gaan met deelname. 9
De secties, subsecties en werkgroepen vergaderen op uitnodiging van de voorzitter, beslissing van Raad van Bestuur of Directiecomité. Ieder lid van een sectie, subsectie of werkgroep heeft recht op één stem. De beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid. Elke sectie, subsectie en werkgroep moet uit zijn midden een voorzitter en eventueel een vice-voorzitter verkiezen. De oproep voor de kandidaturen zal schriftelijk gebeuren en de verkiezing zal expliciet vermeld worden in de dagorde van de vergadering. De voorzitter wordt verkozen met een meerderheid van 2/3 van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen. De mandaten van voorzitter en/of vice-voorzitter worden toegekend voor 2 jaar en zijn hernieuwbaar. Er kan op elk moment een einde gemaakt worden aan het mandaat door middel van een motie van wantrouwen gestemd door een meerderheid van 2/3 van de stemmen op voorwaarde dat 2/3 van de leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn. De voorzitters van de subsecties en werkgroepen brengen verslag uit over de werkzaamheden van de subsecties en werkgroepen tijdens de vergaderingen van de betrokken sectie. De voorzitters van de betrokken secties brengen op hun beurt verslag uit over de werkzaamheden van de secties, subsecties en werkgroepen tijdens de vergaderingen van de ExeCo s. Indien een sectie niet is vertegenwoordigd in de ExeCo s, zal de voorzitter van het betrokken ExeCo samen met het lid van het permanent bureau verantwoordelijk voor de betrokken sectie, verslag uitbrengen over de activiteiten van de betrokken sectie, subsecties en werkgroepen tijdens de vergaderingen van het ExeCo. De leden verbinden zich ertoe de vertrouwelijkheid te respecteren van de verslagen en van elk ander intern document dat behoort tot de sectie, 10
subsectie en werkgroep. B. Ad-hoc groepen De ExeCo s kunnen met het oog op de behandeling van een bepaald dossier beslissen tot de oprichting van ad-hoc groepen. Ad-hoc groepen bestaan uit maximum 10 leden. Elk lid van de Federatie, wiens activiteiten verband houden met het betrokken dossier, heeft het recht om deel te maken van de ad-hoc groep. Indien er meer dan 10 leden wensen deel uit te maken van de ad-hoc groep, zullen er uit de kandidaten maximum 10 leden worden geselecteerd door het betrokken ExeCo op basis van de 80/20 regel. Dee geselecteerde leden vertegenwoordigen dan minstens 20% van de leden en 80% van de omzet gerealiseerd door de effectieve UNAMEC leden in de betrokken markt. De ad-hoc groep brengt verslag uit over haar beraadslagingen en beslissingen aan de leden van de betrokken sectie. De leden verbinden zich ertoe de vertrouwelijkheid te respecteren van de verslagen en van elk ander intern document dat behoort tot de ad-hoc groep. Art. 11 Aanwezigheden tijdens de vergaderingen Er moet een minimum aanwezigheidsquota worden gehaald door de leden van het Directiecomité, de Raad van bestuur en de verschillende ExeCo s. De leden moeten minimum 75% van de vergaderingen bijwonen. De aanwezigheden zullen worden bijgehouden op jaarbasis, vanaf de eerste vergadering volgend op de aanvaarding door de Algemene Vergadering. 11
Werking van de Federatie Art. 12 Betalingen Alle facturen zullen ofwel geparafeerd ofwel gecontroleerd worden (systeem Isabel) door de verantwoordelijke van het permanent bureau. Als de verantwoordelijke van het permanent bureau gedurende meer dan drie weken onafgebroken onbeschikbaar is, zullen alle betalingsopdrachten tijdelijk mogen worden uitgevoerd met enkel de handtekening van de penningmeester. De interne balans wordt door de verantwoordelijke van het permanent bureau ter controle voorgelegd aan het Directiecomité bij elke vergadering. De penningmeester kan op elk ogenblik de boekhouding van de Federatie inkijken en de betalingen verricht door de verantwoordelijke van het permanent bureau controleren. Art. 14 Toegang tot documenten De Federatie verbindt zich ertoe om alle informatie die zij ontvangt van derde partijen en die niet vertrouwelijk is, mee te delen aan de leden voor wie deze informatie relevant is. Indien de informatie die de Federatie ontvangt van derde partijen vertrouwelijk is, zal de Federatie de informatie ter beschikking stellen van de leden onder de volgende voorwaarden: a. de Federatie zal de vertrouwelijke informatie enkel meedelen aan de 12
leden voor wie deze informatie relevant is en enkel met het oog op overleg teneinde tot een gemeenschappelijk standpunt te komen; b. de Federatie zal de vertrouwelijke informatie meedelen binnen de drie werkdagen na ontvangst van deze informatie, tenzij in geval van hoogdringendheid; c. de leden krijgen toegang tot de vertrouwelijke informatie van derde partijen mits inachtname van de volgende procedure: slechts één persoon per lid krijgt toegang tot de vertrouwelijke informatie. De naam van de persoon die kennis zal nemen van de vertrouwelijke informatie wordt voorafgaandelijk meegedeeld door de hoofd contactpersoon van het betrokken lid aan het secretariaat van de Federatie de opgegeven personen kunnen de vertrouwelijke informatie slechts raadplegen tijdens de kantooruren in de kantoren van de Federatie in aanwezigheid van een personeelslid van de Federatie de opgegeven personen mogen geen kopieën noch foto s nemen van de vertrouwelijke informatie waarvan zij kennis nemen; en de opgegeven personen verbinden zich ertoe om de betrokken informatie vertrouwelijk te houden 13
De Federatie verbindt er zich toe om alle commercieel gevoelige informatie die ze ontvangt van haar leden als strikt vertrouwelijk te behandelen. Enkel de leden van het permanent bureau en het secretariaat van de Federatie zullen voor zover noodzakelijk toegang tot deze gegevens hebben. Art. 15 Belangenconflicten In het geval van een belangenconflict tussen de Federatie en/of de leden van de permanente vertegenwoordiging, en haar leden of tussen de leden van de Federatie onderling in het vervullen van één van zijn mandaten, zullen de procedures worden toegepast voorzien in artikelen 27 en 28 van de statuten. 14