Raad VOORBLAD Onderwerp Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 21 Agendering x Commissie Bestuurlijk Domein x Gemeenteraad Commissie Ruimtelijk Domein Lijst ingekomen stukken Commissie Sociaal en Economisch Domein Informerende Commissie Behandelwijze x Bespreken Kennis van nemen Kaderstellen Controleren Vaststellen door gemeenteraad Overlegpunten / Beslispunten Uw raad wordt voorgesteld om de Verordening gemeentelijke basisadministratie (GBA) persoonsgegevens 21 vast te stellen. Context Financiële gevolgen De Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Wet GBA) regelt het vastleggen en verstrekken van persoonsgegevens in de publieke sector in Nederland. De Wet GBA schrijft voor dat bij of krachtens gemeentelijke verordening de verstrekking van gegevens op gemeentelijk niveau nader geregeld dient te worden. Het doel van deze verordening is om deze verstrekkingen een formele basis te geven. De invoering van de terugmeldverplichting per 1 januari 21 en het feit dat de verordening na 5 jaar al enigszins verouderd was is aanleiding om uw raad voor te stellen om een nieuwe verordening vast te stellen. Geen. Achterliggende stukken (ter inzage) B&W nota Opmerkingen van de agendacommissie (invullen door griffie) 1
Portefeuillehouder Meer informatie bij: (naam en telefoonnummer behandelend ambtenaar) Gezien door griffie De heer mr. H..L.M. Bloemen, burgemeester B. Klein Haneveld, afdeling Gemeentewinkel telefoonnummer: 545-25 487 ja 2
Raadsvergadering : 1 juni 21 Agendanummer : (college) voorstelnummer : 16 / 17 Onderwerp : Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 21 Borculo, 2 april 21 Geachte raad, 1. Kader Op grond van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoongegevens moet er een verordening vastgesteld worden. De uitvoering van deze wet valt onder de programmalijn overig doorgaand bestuurlijk beleid in de begroting. 2. Samenvatting De Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Wet GBA) regelt het vastleggen en verstrekken van persoonsgegevens in de publieke sector in Nederland. De Wet GBA schrijft voor dat bij of krachtens gemeentelijke verordening de verstrekking van gegevens op gemeentelijk niveau nader geregeld dient te worden. Het doel van deze verordening is om deze verstrekkingen een formele basis te geven. De invoering van de terugmeldverplichting per 1 januari 21 en het feit dat de verordening na 5 jaar al enigszins verouderd was is aanleiding om uw raad voor te stellen om een nieuwe verordening vast te stellen. 3. Argumentatie De Wet GBA vloeit voort uit een Europese regeling. Op 24 oktober 1995 is de Europese Privacyrichtlijn in werking getreden ( betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (95/46/EG). Op grond van die Richtlijn is het toegestaan de gegevens te verwerken van personen, als hierin voorzien is bij wet in formele zin. De Wet GBA is een dergelijk wet in formele zin. Per 1 april 27 is de Wet GBA op een essentieel punt gewijzigd. De wijzigingen houden verband met de aanpassingen aan de eisen die gelden voor basisregistraties (Staatsblad 27, 76). Bevoegdheid Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van de Wet GBA. 3
Om die reden wordt krachtens deze verordening het college belast met de verdere uitvoering van de verstrekking van persoonsgegevens uit de gemeentelijke basisadministratie. Nadere regels zijn opgenomen in het Privacyreglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Korte inhoud en uitgangspunten De GBA-verordening dient om de gemeentelijke verstrekkingen uit de GBA en verbanden tussen de verschillende gegevensverzamelingen binnen een gemeente een legale basis te geven en transparant te maken. Op grond van art. 96 Wet GBA moet worden vastgesteld welke binnengemeentelijke afnemers er zijn, voor welk doel zij afnemer zijn, welke persoonsgegevens worden verstrekt en onder welke voorwaarden. Daarnaast kan aan een beperkte groep vrije derden informatie uit de GBA worden verstrekt (art. 1 Wet GBA). Nieuw in de wijziging van de Wet GBA van april 27, is het verplichte gebruik van de zogenaamde authentieke gegevens. Alle afnemers zijn in principe verplicht deze gegevens te gebruiken voor hun taak. Ook zijn de afnemers gebonden aan een terugmeldverplichting: Als gerede twijfel bestaat over de juistheid van de gegevens is de afnemer verplicht dit te melden aan de bron waaruit de gegevens zijn verkregen; de gemeentelijke basisadministratie. De verplichting tot het gebruik van authentieke gegevens door alle gemeentelijke diensten en de verplichte terugmelding van de onjuistheid van de gegevens, is vanaf 1 januari 21 dwingend voorgeschreven. De verplichte terugmelding hangt direct samen met het recht van de burger op éénmalige gegevensverstrekking. De verordening legt de wettelijke basis om de werkwijze zoals die per 1 januari 21 moet zijn ingevoerd, met terugwerkende kracht te realiseren. 4. Financiële consequenties / dekking Geen. 5. Conclusie Uw raad wordt voorgesteld om de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 21 vast te stellen Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Berkelland, de secretaris, de burgemeester, drs. A.G. Dekker. mr. H.L.M. Bloemen. 4
Raadsvergadering : 1 juni 21 Agendanummer : De raad van de gemeente Berkelland; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 2 april 21; gelet op de artikelen 96 en 1 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en de Wet bescherming persoonsgegevens; b e s l u i t : vast te stellen de VERORDENING GEMEENTELIJKE BASISADMINISTRATIE PERSOONSGEGEVENS 21. Artikel 1 Begripsbepalingen Deze verordening verstaat onder: a. De Wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; b. Verordening GBA: de verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; c. Privacyreglement: nadere regels ter uitvoering van de Verordening GBA d. GBA: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; e. Verantwoordelijke: het College van Burgemeester en Wethouders; f. Beheerder: degene die op grond van de beheerregeling GBA is aangewezen als beheerder van de GBA; g. Bewerker: degene of de rechtspersoon, niet behorende tot de organisatie van de gemeente Berkelland die technische en administratieve werkzaamheden m.b.t. de GBA verricht; h. Ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst in de basisregistratie is opgenomen; i. Afnemer: een bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1 eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht; j. Binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente waarvan het College van B&W de verantwoordelijke is voor de verwerking van persoonsgegevens in de desbetreffende basisadministratie; k. Buitengemeentelijke afnemer: elke andere afnemer dan de binnengemeentelijke afnemer; l. Derde: elke andere persoon of instelling dan een afnemer en de ingeschrevene; m. Een authentiek gegeven: een in de basisadministratie opgenomen gegeven dat bij wettelijk voorschrift als authentiek wordt aangemerkt; 5
n. De terugmeldverplichting: de verplichting om bij gerede twijfel over de juistheid van een authentiek gegeven hiervan mededeling te doen aan het college van burgemeester en wethouders. o. aangehaakte gegevens: de gegevens die niet vallen onder de werking van de Wet GBA Artikel 2 Het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 1. De beheerder a) Als beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is aangewezen het afdelingshoofd Gemeentewinkel. b) De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan: 1. verbanden met andere gemeentelijke (authentieke) registraties; 2. toegang tot de basisregistratie door middel van geautomatiseerde toepassingen; 3. de verstrekking van gegevens aan afnemers en derden zoals beschreven in het Privacyreglement. c) De beheerder kan het college van burgemeester en wethouders adviseren met betrekking tot de hier boven vermelde aspecten van gegevensbeheer en verwerking en alles wat daarmee samenhangt. 2. De bewerker a) De bewerker is bevoegd om technische en administratieve werkzaamheden m.b.t. de GBA te verrichten. b) Hij voert deze werkzaamheden niet uit dan nadat op grond van artikel 15 Wet GBA door de Minister van BZK machtiging is verleend. c) De door de bewerker te verrichten werkzaamheden worden vastgelegd in een door het college van burgemeester en wethouders en de bewerker te sluiten schriftelijke overeenkomst. d) De bewerker verbindt zich in de overeenkomst te handelen in overeenstemming met de in de artikelen 52 en 53 Besluit GBA gestelde eisen. Artikel 3 Het verplichte gebruik van authentieke gegevens Op grond van artikel 3b van de Wet GBA zijn afnemers, die bij de vervulling van hun publiekrechtelijke taak informatie over ingeschrevenen nodig hebben, verplicht de authentieke gegevens, welke in Bijlage I bij deze verordening zijn opgenomen, bij hun taakvervulling te gebruiken. Artikel 4 De verstrekkingen uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens aan binnengemeentelijke afnemers en de verbanden met andere gemeentelijke registraties Gelet op artikel 96 Wet GBA zijn door het college in het Privacyreglement nadere regels vastgesteld omtrent de systematische verstrekking van gegevens aan de binnengemeentelijke afnemers, de toegang van binnengemeentelijke afnemers tot de GBA, waarbij is vastgelegd welke gegevens voor welk doel aan een afnemer worden verstrekt en onder welke voorwaarden, met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de Wet GBA. Artikel 5 De verstrekkingen uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens aan derden 1. Gelet op artikel 97 en 98 Wet GBA zijn in het Privacyreglement nadere regels vastgesteld omtrent de verstrekking van gegevens aan verplichte derden. 2. Gelet op artikel 97 en 1 Wet GBA zijn in het Privacyreglement nadere regels vastgesteld omtrent de verstrekking van gegevens aan vrije derden. 6
Artikel 6 De terugmeldverplichting 1. Overeenkomstig artikel 62 lid 1 van de Wet GBA doet een afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven, hiervan mededeling aan de beheerder, met in acht neming van de artikelen 62 en 63 van het Besluit GBA. 2. De beheerder stelt op grond van artikel 62 lid 4 nadere regels omtrent het doen van mededeling door en de kennisgeving aan binnengemeentelijke afnemers en wijst binnengemeentelijke afnemers aan die tevens mededeling doen in verband met de aangehaakte gegevens die aan hen verstrekt zijn. 3. In het privacyreglement is de binnengemeentelijke terugmeldverplichting beschreven van de authentieke en de aangehaakte gegevens. Artikel 7 Melding bij het College bescherming persoonsgegevens Deze verordening alsmede elke wijziging daarin wordt krachtens artikel 12 Wet GBA gemeld bij het College bescherming persoonsgegevens te Den Haag. Artikel 8 Inwerkingtreding 1. De verordening treedt in werking op de dag na de bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 21. 2. De verordening verwerking persoonsgegevens gemeente Berkelland, vastgesteld op 3 januari 25 wordt ingetrokken. Artikel 9 Citeertitel De verordening wordt aangehaald als: Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 21. Aldus vastgesteld in de raadsvergadering van 1 juni 21 de griffier, de voorzitter, 7
BIJLAGE I De authentieke gegevens over de ingeschrevene zijn: 1. Gegevens over de burgerlijke staat a. Naam: geslachtsnaam; voornamen. b. Geboorte: geboortedatum; geboorteplaats; geboorteland en zo nodig gebiedsdeel. c. Geslacht. d. Ouders: geslachtsnaam; voornamen; geboortedatum. e. Huwelijk dan wel geregistreerd partnerschap en eerdere huwelijken of eerdere geregistreerde partnerschappen: datum huwelijkssluiting of datum aangaan geregistreerd partnerschap; datum ontbinding, dan wel nietigverklaring huwelijk of geregistreerd partnerschap. f. Echtgenoot dan wel geregistreerd partner en eerdere echtgenoten of geregistreerde partners: geslachtsnaam; voornamen; geboortedatum. g. Kinderen: geslachtsnaam; voornamen; geboortedatum. h. Overlijden: overlijdensdatum. i. Data ingang en beëindiging rechtsgeldigheid gegevens: datum ingang rechtsgeldigheid; datum beëindiging rechtsgeldigheid. 2. Gegevens over de nationaliteit nationaliteit of nationaliteiten, dan wel een aanduiding dat de betrokkene geen nationaliteit bezit, of een aanduiding dat de nationaliteit van de betrokkene niet kan worden vastgesteld; de aantekening dat op grond van artikel 17 van de Rijkswet op het Nederlanderschap is vastgesteld dat de betrokkene niet de Nederlandse nationaliteit bezit; de aantekening dat de betrokkene op grond van de Wet betreffende de positie van Molukkers als Nederlander behandeld wordt. 3. Gegevens over het verblijfsrecht van de vreemdeling de aantekening over het verblijfsrecht; datum ingang verblijfsrecht; datum beëindiging verblijfsrecht. 8
4. Gegevens over de gemeente van inschrijving en het adres in die gemeente alsmede het verblijf in Nederland en het vertrek uit Nederland a. Gemeente van inschrijving: gemeente. b. Adres, voor zover het betreft een woonadres: straatnaam en zo nodig gemeentedeel; huisnummer; aanduiding bij huisnummer; letter bij huisnummer; toevoeging bij huisnummer; lokatiebeschrijving en zonodig gemeentedeel. 5. Gegevens over het burgerservicenummer van de ingeschrevene burgerservicenummer ingeschrevene. 6. Gegevens over de burgerservicenummers van de ouders, de echtgenoot dan wel de geregistreerde partner, de eerdere echtgenoten of eerdere geregistreerde partners en de kinderen burgerservicenummer ouder; burgerservicenummer echtgenoot dan wel geregistreerde partner; burgerservicenummer eerdere echtgenoot; burgerservicenummer eerdere geregistreerde partner; burgerservicenummer kind. 7. Gegevens over het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot, de geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of de eerdere geregistreerde partner de aantekening dat de ingeschrevene de eigen geslachtsnaam voert; de aantekening dat de ingeschrevene de geslachtsnaam van de echtgenoot, de geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of de eerdere geregistreerde partner voert; de aantekening dat de ingeschrevene de geslachtsnaam van de echtgenoot, de geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of de eerdere geregistreerde partner vooraf doet gaan aan de eigen geslachtsnaam; de aantekening dat de ingeschrevene de geslachtsnaam van de echtgenoot, de geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of de eerdere geregistreerde partner doet volgen op de eigen geslachtsnaam. 9