*13.077867* 13.077867 Onderwerp Advies Dossiercode kwaliteitsplan digitaal archief Corsakwaliteitsplan digitaal archief Corsa MEMO INTERN Van : Jean-Luc Rouvroye Aan : zaakgericht werken Datum : 20 november 2013 Betreft : kwaliteitsplan informatiehuishouding Inleiding In dit kwaliteitsplan wordt het kader bepaald waaraan de informatiehuishouding moet voldoen. Daarnaast wordt bepaald hoe de controle op de kwaliteit uitgevoerd gaat worden. Daarbij is het van belang te weten wie de verantwoordelijkheid heeft voor de kaders en wie voor de uitvoering. In de rollen en verantwoordelijkheden liggen de voornaamste beslispunten: wie gaat wat doen. Inhoud 1. Baseline informatiehuishouding gemeenten 2. Kritische Prestatie Indicatoren 3. Definitie kwaliteit informatie 4. Verantwoordelijkheden 5. Kaders en richtlijnen - Zaakgericht werken - Handboek DIV - Handboek(en) vervanging - Kwaliteitsplan informatiehuishouding - Besluit informatiebeheer - Archiefverordening - Vaststellen selectielijst (DSP) - Fysiek archief 6. Conclusie en beslispunten 1. Baseline informatiehuishouding gemeenten Zeven basale normen vormen het hart van de Baseline. Ze vloeien rechtstreeks voort uit bestaande wetgeving en sluiten nauw aan bij de NEN-ISO 15489 die de standaardprincipes van recordmanagement definieert. Daarnaast bevat de Baseline vooral praktische maatregelen en tools die de ons in staat stellen om aan de normen te voldoen. 1. Bestuur en beleid; de verantwoordelijkheden die het management namens het college van burgemeester en wethouders draagt voor de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie zijn belegd en beschreven. 2. Organisatie; de inrichting van organisatie, processen, personeel en hulpmiddelen is kwantitatief en kwalitatief toereikend voor de borging van duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie.
3. Standaarden; voor verschillende aspecten van het informatiebeheer zijn binnen de gemeente of het bestuursorgaan standaarden gedefinieerd en in gebruik. 4. Ordening en metadata; er is een - geprioriteerde - classificatie gemaakt van producten, processen, informatie en verantwoordelijkheden, waarbij rekening is gehouden met wet- en regelgeving. 5. Duurzaamheid, toegankelijkheid en authenticiteit; een - al of niet geautomatiseerd - systeem waarmee overheidsinformatie wordt beheerd, ondersteunt aantoonbaar de eisen van duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid, op het niveau van het geldende beheerregime. 6. Kwaliteitszorg; bij het creëren en gebruiken van overheidsinformatie worden de kwaliteitseisen voor duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid in acht genomen. 7. Digitale vervanging, verwijdering, overdracht en vernietiging; de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van overheidsinformatie is tot het moment van verwijdering gewaarborgd, en de verwijdering verloopt conform vastgelegde procedures. 2. Kritische Prestatie Indicatoren In het kader van de beoogde wijziging van specifiek naar generiek interbestuurlijk toezicht is per 1 oktober 2012 de Wet revitalisering generiek toezicht van kracht geworden. In het kader van deze wet wordt de gemeentelijke horizontale verantwoording versterkt. De VNG heeft daarvoor Modelkaders ontworpen. Deze kunnen niet alleen intern worden benut maar ook ten behoeve van de externe toezichthouder en de burger. De thans voorliggende Key Performance Indicators/KPI s oftewel Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen zijn te beschouwen als een Modelarchiefkader. Deze archief-kpi s kunnen behulpzaam zijn bij het verslag dat het college van burgemeester en wethouders als archiefzorgdrager ex artikel 30 Archiefwet aan de gemeenteraad moet overleggen. Deze verslaglegging dient op basis van de Model Archiefverordening (twee)jaarlijks plaats te vinden. De VNG heeft de archief-kpi s afgestemd met de wetgever, gemeentelijke en landelijke deskundigen én met de provinciale toezichthouders, verenigd in het Interprovinciaal Overleg/IPO en het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs/LOPAI. Men wil deze als referentiekader nemen ook bij het provinciale archieftoezicht nieuwe stijl. Het gaat daarbij met name om het door het IPO ontwikkelde sectorspecifieke beleidskader voorzien van taakverwaarlozingscriteria en een interventieladder c.q. welke instrumenten zoals schorsen/vernietigen of in de plaats treden wanneer ingezet worden. Daarnaast verschijnt er naar verwachting een provinciale verordening geldend voor het toezicht op alle beleidsterreinen met bepalingen inzake de informatie die er nodig is vanuit gemeenten en met welke frequentie. 1. LOKALE REGELINGEN Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? 3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? 2
4. SPECIFIEKE EISEN AAN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? 5. VERNIETIGING, VERVANGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? 6. OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed correct in de praktijk? 7. ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN EDEPOTS Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? 8. TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? 9. RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? 10. MIDDELEN EN MENSEN Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? 3. Definitie kwaliteit informatie De Baseline hanteert de volgende kwaliteitscriteria voor informatie: 1. Toegankelijkheid. De leesbaarheid van documenten en/of bestandsformaten. Toegankelijkheid wordt verder bepaald door vindbaarheid en uitwisselbaarheid. 2. Vindbaarheid. Binnen een aanvaardbare tijd en tegen acceptabele inspanningen kunnen worden teruggevonden. Dit vergt een ordeningsstructuur en relevante metadata. 3. Uitwisselbaarheid. Informatie is voor verschillende partijen en doeleinden toegankelijk. Enkelvoudige verstrekking; meervoudig gebruik. 4. Betrouwbaarheid. Dit gaat over juiste en complete informatie en integriteit ervan. Met authenticiteit en volledigheid wordt invulling gegeven aan het begrip betrouwbaarheid 5. Authenticiteit. Er zijn geen ongeautoriseerde wijzigingen aangebracht in de inhoud van de informatie 6. Volledigheid. In het archief en in het dossier zit wat erin hoort te zitten. 4 Verantwoordelijkheden De Baseline (deel 2B) heeft de rollen en verantwoordelijkheden duidelijk omschreven: 3
p.26: 6. Rollen d. De behandelend ambtenaar is tijdens de behandeling van een zaak verantwoordelijk voor de inhoud van het bijbehorende zaakdossier. Hij/zij draagt er zorg voor dat het zaakdossier tijdens de behandeling van een zaak tot en met het moment van afsluiten van een zaak en het overdragen van het dossier, actueel is en op orde zoals in de voorgaande richtlijnen beschreven. p.44: 5.4 Verdeling van verantwoordelijkheden De nieuwe rol- en verantwoordelijkheidsverdeling houdt op hoofdlijnen in dat de behandelend ambtenaar en daarmee de proceseigenaar op managementniveau verantwoordelijk is voor de uitvoering van dossiervorming en bewaring. Voor het kwaliteitsbeheer betekent het dat DIV signaleert, maar dat het aan de afdeling zelf is om hun informatie op orde te hebben. Hoe de afdeling het organiseert is ook aan hen zelf, als de generieke (zaakgerichte) werkwijze maar overeind blijft. Uitvoering bij de afdeling; kaders bij DIV. Hieruit is te concluderen dat: 1. De verantwoordelijkheid voor het archiveringsproces ligt bij de eindgebruikers 2. Regie en controle op de archivering wordt door eindgebruikers georganiseerd 3. Formuleren en bewaken van archiefkaders is een taak voor DIV 5 Kaders en richtlijnen Welke kaders en richtlijnen bestaan er intern? - Zaakgericht werken - Handboek DIV - Handboek(en) vervanging - Kwaliteitsplan informatiehuishouding - Besluit informatiebeheer - Archiefverordening - Vaststellen selectielijst (DSP) - Fysiek archief Zaakgericht werken De kaders voor zaakgericht werken zijn als volgt: elke transactie met een klant wordt organisatiebreed op dezelfde generieke wijze gestructureerd vast gelegd. Maar ook taken die de gemeente uitvoert, maar die geen externe trigger kennen, worden op eenzelfde gestructureerde wijze vast gelegd. Zaken worden door de behandelaar afgehandeld. Dit is onder andere om te voorkomen dat behandeltermijnen worden overschreden. Verantwoordelijk voor het op tijd afhandelen van zaken is de afdeling. Ook hiervoor geldt: 1. De verantwoordelijkheid voor het archiveringsproces ligt bij de eindgebruikers 2. Regie en controle op de archivering wordt door eindgebruikers georganiseerd 3. Formuleren en bewaken van (wettelijke) kaders is een taak voor DIV Informatiehuishouding is een integraal onderdeel van de afhandeling van een zaak. Zaken zullen dus afgehandeld moeten worden. Voor eindgebruikers moet duidelijk zijn dat de administratieve 4
handelingen onderdeel zijn van hun dagelijkse werk. Regie en controle is aan de afdelingen zelf; DIV formuleert en bewaakt de kaders. Handboek DIV Er zijn dossiers in Corsa waarin alle afspraken omtrent postintake en archivering worden bijgehouden: Deze zijn actueel en geven een goed overzicht van alle afspraken. Handboek vervanging Generiek besluit routinematige vervanging V en B stukken is van 22 januari 2013. Dit betreft een doorlopende machtiging, inclusief positief advies van de archivaris. Het handboek dient aangepast te worden als er grote veranderingen in technische aspecten of procedures plaatst vinden. Digital mailroom is een grote verandering, want dat zal invloed hebben op procedure postintake. Ook als de werkzaamheden worden verlegd naar de afdelingen in plaat van DIV, zal dat moeten worden aangepast in het handboek. Het is dan niet nodig dat het college steeds opnieuw een besluit neemt. Maar tijdens een audit kan je laten zien dat de procedures up to date zijn. Vervangingsbesluiten backlogscanning We hebben een generiek besluit voor dagelijkse post- en archivering. Maar, voor projecten backlogscanning (bijvoorbeeld bouwvergunningen) zal een afzonderlijk besluit moeten worden genomen door het college (zorgdrager). Daarbij is een positief advies van de archivaris noodzakelijk (conform ons informatiebesluit). Het handboek hoeft niet te worden aangepast, maar er moet wel een document worden opgesteld waarin de extra kwaliteitscontrole wordt beschreven. Dat kan in een werkinstructie. We hebben het Besluit digitale vervanging personeelsdossiers van 22 oktober 2013. Het Besluit digitale vervanging bouw-, milieu-, hinderwetvergunnigen en handhavingsdossiers ligt voor advies bij het BHIC. Kwaliteitsplan informatiehuishouding Is dit plan. Besluit informatiebeheer Stamt uit 2008 en is opgesteld volgens een format (en door?) het BHIC. Is voor alle gemeentes die zijn aangesloten bij het BHIC gelijk. Actualisering zou dus idealiter gezamenlijk plaats moeten vinden. Archiefverordening Idem, sluit aan bij GR BHIC. Vaststellen selectielijst (DSP) De selectielijst is de door de VNG in 2012 vastgestelde. DSP wordt gemaakt op basis van de selectielijst. Deze is nog niet af, omdat we midden in de uitrol zaakgericht werken zitten. Eenmaal 5
klaar, wordt deze centraal beheerd en zullen er regels moeten zijn als er veranderingen plaats moeten vinden. Fysiek archief Bij het fysiek archief zijn door de jaren heen achterstanden ontstaan. Dat heeft te maken met keuzes die zijn gemaakt in het verleden. Zo is het complete DIV team ingezet om post te registreren. Vervanging was nog niet geregeld, waardoor archivering in feite dubbel was. Als zo n situatie enkele jaren duurt, dan kunnen er achterstanden ontstaan. Dit is wat er in Uden is gebeurd. Daar komt bij dat door de digitaliseringsslag die nu wordt gemaakt, er extra veel papier van de afdelingen richting het archief komt. Daarom is een actieplan opgesteld om achterstanden die in het verleden zijn ontstaan weg te werken. Deels is dat door scanprojecten zoals bij Sociale Zaken en deels door op eenvoudige wijze blokken op afdeling en vernietigingsjaar weg te zetten. In onderstaand dossier zijn alle afspraken en resultaten vastgelegd. Conclusie en beslispunten 1. Horizontale verantwoording op basis van KPI s door adviseur DIV en applicatiebeheer. 2. Controle kaders en richtlijnen voor zaakgericht werken en archivering door applicatiebeheer en kwaliteitsmedewerker DIV 3. Controle registraties zaken en documenten door afdeling zelf (afdeling is volgens Baseline verantwoordelijk, Uden kan anders beslissen) 4. Controle afdoeningstermijnen door afdeling zelf (idem) Een actieplan voor de uitvoering van de kwaliteitscontrole opstellen. Daarin o.a. dagelijkse controle registraties zaken, documenten, toewijzen behandelaars en afdoeningstermijnen. Rapportages opzetten. Horizontale verantwoordig zal komend jaar moeten plaatsvinden. Dit is praktische invullijst, zoals aangeleverd door het BHIC (zie 2). Afspraken vastleggen zoals die tussen afdelingen zijn gemaakt en hoe die worden nageleefd. 6