Handreiking MerkbaarheidsScan

Handreiking MerkbaarheidsScan

Auteurs Roeland Coomans Frans van Drimmelen Eiko Smid Kirsten Verdel Roderick van Rooijen Den Haag, 1 juni 2016 Dröge & van Drimmelen heeft deze handreiking MerkbaarheidsScan opgesteld in samenwerking met de ministeries van Economische Zaken, Binnenlandse Zaken, Volksgezondheid, Welzijn en Sport, Infrastructuur en Milieu, Sociale Zaken en Werkgelegenheid, Financiën en met brancheorganisaties en ondernemers die betrokken zijn bij de maatwerkaanpak regeldruk voor bedrijven. Het resultaat van deze inspanningen is vastgelegd in deze handreiking, dat als leeswijzer dient voor een uit te voeren evaluatie op de merkbaarheid van een beleidsprogramma. Heeft u vragen over de Handreiking MerkbaarheidsScan dan kunt u contact opnemen met de projectleider van het ministerie van Economische Zaken, Justin de Jager, via j.m.w.dejager@minez.nl of met Dröge & van Drimmelen via: info@dr2.nl. De verantwoordelijkheid voor de inhoud berust bij Dröge & van Drimmelen. De in deze handreiking opgenomen teksten mogen uitsluitend worden gebruikt als toelichting of ondersteuning in artikelen, scripties en boeken mits de bron duidelijk wordt vermeld. Dröge & van Drimmelen aanvaardt geen aansprakelijkheid voor drukfouten en/of andere onvolkomenheden.

Voorwoord Den Haag, 1 juni 2016 Beste lezer, Het ministerie van Economische Zaken gaf Dröge & van Drimmelen opdracht om een generieke en uniforme evaluatiemethodiek te ontwikkelen die geschikt is voor een effectevaluatie op de Maatwerkaanpak regeldruk bedrijven, maar ook toepasbaar is op vergelijkbare beleidsprogramma s. Wij hebben ervoor gekozen om voor dit traject vooral de samenwerking te zoeken met de partijen die met beide voeten in de praktijk staan. Zij kennen het werkveld en hielpen ons om gericht en toegepast te werk te gaan. De afgelopen maanden heeft ons bureau daarom intensief samengewerkt met het ministerie van Economische Zaken en diverse stakeholders van de Maatwerkaanpak regeldruk bedrijven om te komen tot deze Handreiking MerkbaarheidsScan. Wij willen alle betrokkenen hartelijk danken voor de velen uren die zij met ons hebben gestoken om te komen tot een succesvolle handreiking. Speciale dank gaat uit naar de Algemene Nederlandse Kappers Organisatie (ANKO), in het bijzonder Gert Jan Deben en de kappers Henk Bekker, Leander Grotenhuis, Meral Halaceli, Cocky Bakker en Bram Eijmans. Zij waren bereid om samen met ons een eerste pilot van de MerkbaarheidsScan uit te voeren. Voor u ligt nu de definitieve versie van de Handreiking MerkbaarheidsScan. Laat het u helpen bij het inzichtelijk maken van uw beleidsprogramma en het daarmee verbeteren van een volgend traject. Daarmee is de betreffende doelgroep van uw beleid ook geholpen. Veel succes bij de implementatie, Frans van Drimmelen Directeur Dröge & van Drimmelen

Inhoudsopgave Algemene inleiding 6 Leeswijzer 8 Deel I: Toelichting Handreiking MerkbaarheidsScan 9 1. Inleiding 11 1.1. Doelstelling en beoogde uitkomsten 11 2. Definities 12 3. Uitgangspunten 13 Deel II: Organisatie van de MerkbaarheidsScan 15 1. Inleiding 17 2. Organisatie 18 2.1. De opdrachtgever 18 2.2. Samenstelling van het evaluatieteam 19 3. Elementen 20 3.1. Beknopte analyse van de sector 20 3.2. Overzicht van de door de sector benoemde knelpunten 20 3.3. Analyse op de uitvoering van het beleid 20 3.4. Het analyseren van de feitelijke regeldrukvermindering 21 3.5. Het uitvoeren van een 0- en 1-meting binnen de sector 21 3.6. Het analyseren van de resultaten 21 4. Inzet en doorlooptijd 22 4.1. Doorlooptijd 22 4.2. Geschatte inzet 22 4.3. Grove planning in maanden 22 4

Deel III: MerkbaarheidsScan 24 1. Inleiding 26 2. Werkwijze MerkbaarheidsScan 27 2.1. Overzicht 27 2.2. Beschrijving MerkbaarheidsScan 28 3. Stappenplan 29 3.1. Voorbereiding 32 3.2. 0-meting (op merkbaarheid) 32 3.3. 0-meting (op uitvoering beleidsprogramma) 35 3.4. 1-meting (op merkbaarheid) 38 3.5. 1-meting (op uitvoering beleidsprogramma) 40 3.6. Merkbaarheidsanalyse 42 4. Rapportages 44 4.1. Statusrapport bevindingen 44 4.2. Statusrapport uitvoering beleidsprogramma 44 4.3. Eindrapport: analyse op merkbaarheid 44 5. Communicatie 45 5.1. Overlegmomenten 45 5.2. Terugkoppeling naar ondernemer 45 5.3. Communicatieafspraken 45 Deel IV: Methoden & Technieken 46 1. Focussessie 48 1.1. Achtergrond 48 1.2. Samenstelling 48 1.3. Aanpak 48 2. Interviews 50 2.1. Selectie 50 2.2. Organisatie 50 2.3. Aanpak 50 2.4. Aandachtspunten 51 3. Enquêtes 52 3.1. Algemene informatie 52 3.2. Opzet enquête 52 5

Algemene inleiding In opdracht van het ministerie van Economische Zaken heeft Dröge & van Drimmelen de Merkbaarheids Scan ontwikkeld voor het uitvoeren van een uniforme en betrouwbare effectevaluatie van vraaggestuurde beleidsprogramma s. Doel van deze evaluatie is om erachter te komen of een dergelijk beleidsprogramma het gewenste effect heeft gehad op de ervaring van de doelgroep. Aan de hand van deze handreiking wordt de lezer op een gestructureerde wijze meegenomen bij het evalueren van de merkbaarheid van beleid. Dröge & van Drimmelen heeft ervoor gekozen om de MerkbaarheidsScan te illustreren aan de hand van de huidige maatwerkaanpak regeldruk voor bedrijven: dit beleidsprogramma is namelijk specifiek ingesteld om de door ondernemers ervaren regeldruk merkbaar te verminderen en verschilt daarmee wezenlijk van eerdere en andere lopende regeldruk programma s. Hiermee gaat dit beleidsprogramma verder dan het oplossen van knelpunten die door formele wetgeving zijn ontstaan; er wordt namelijk ook gekeken naar de uitvoering van regelgeving, het toezicht op regelgeving en de manier waarop de ondernemer de overheden, uitvoeringsorganisaties en toezichthouders ervaart. Bovendien speelt vanwege het sterk kwalitatieve karakter van de maatwerkaanpak regeldruk bedrijven de communicatie een belangrijke rol in het proces van het oplossen van knelpunten. Dit geldt vervolgens ook voor het uitdragen van de oplossingen richting de ondernemer. In augustus en september zijn we daarom gestart met het voeren van gesprekken met de projectleiders van de maatwerkaanpak regeldruk voor bedrijven en deze zijn in oktober uitgebreid met gesprekken met andere betrokken stakeholders vanuit de branches. In deze gesprekken zijn we nader ingegaan op de specifieke problematiek van de sectoren, hebben we de knelpunten en bijhorende actieplannen doorgenomen en in kaart gebracht waar een evaluatie in de specifieke sectoren rekening mee moeten houden. De gesprekken dienden niet alleen voor het verkrijgen van input voor de handreiking, maar waren uitdrukkelijk ook bedoeld om draagvlak onder de stakeholders te creëren. We wilden alle stakeholders de kans geven om een bijdrage aan deze handreiking te leveren. Immers is deze handreiking straks de basis voor de verdere uitvoering van de evaluatie. Naast de oriënterende gesprekken met de stakeholder hebben we deskresearch gedaan. Op basis van eerdere ervaringen, maar ook door verschillende technieken nader te onderzoeken en andere soortgelijke trajecten, zoals de KAR-methodiek, te bestuderen, hebben we in kaart gebracht welke methode(n) op basis van de verschillende wensen het best toepasbaar zijn voor de evaluatie. Zoals hierboven uitgelegd heeft de maatwerkaanpak regeldruk bedrijven een kwalitatief karakter, waarbij: - de merkbaarheid van regels centraal staat; - er kwalitatieve doelstellingen in plaats van kwantitatieve gesteld worden; - er sprake is van publiek-private, vraaggestuurde samenwerking waarin bedrijven aan tafel zitten met overheidsorganisaties om samen de knelpunten per sector te identificeren en deze aan te pakken. Bedrijven geven dus zelf aan wat hun knelpunten en de oplossingen zijn. - Voor de aanpak van de knelpunten wordt gewerkt met een actieplan dat per sector wordt opgesteld. Hierin staat aangegeven welke knelpunten wanneer worden opgelost. De MerkbaarheidsScan beschrijft op uniforme wijze hoe een beleidsprogramma zoals de maatwerkaanpak regeldruk bedrijven geëvalueerd moet worden en houdt bij de evaluatie rekening met de verschillende manieren waarop invulling is gegeven aan de projecten die onder het beleidsprogramma vallen. 6

De handreiking MerkbaarheidsScan dient hierbij als werkwijzer voor een succesvolle uitvoering van het te lopen evaluatietraject en is opgedeeld in twee secties: 1. Toelichting en aanpak: Deze sectie licht de definities en uitgangspunten van de methodiek toe en geeft daarbij een overzicht van de methodiek ten behoeve van de opdrachtgever. 2. Procesbeschrijving en methoden & technieken: Deze sectie schetst een stappenplan waarmee de uitvoerder van de evaluatie van het beleidsprogramma stapsgewijs wordt meegenomen in het voorbereiden, plannen, uitvoeren en analyseren van een evaluatie op de door hem gekozen aanpak. Disclaimer Deze handreiking is een uitvoering van een effectevaluatie waarbij de effecten / resultaten van een willekeurig beleidsprogramma worden gemeten. In de handreiking wordt echter regelmatig gesproken over ervaren en merkbare regeldruk. Zoals eerder geschetst is de handreiking geschreven aan de hand van het beleidsprogramma maatwerkaanpak regeldruk voor bedrijven. De handreiking kan ook gebruikt worden voor andere beleidsprogramma s. Regeldruk kan dan vervangen worden voor een ander beleidseffect of beleidsresultaat. 7

Leeswijzer De handreiking geeft een beschrijving van het uitvoeren van een effectevaluatie voor vraaggestuurde beleidsprogramma s en gebruikt de maatwerkaanpak regeldruk bedrijven als concreet voorbeeld. De handreiking geeft inzicht op welke manier de evaluatie moet worden uitgevoerd, waarbij specifiek rekening wordt gehouden met de gekozen aanpak binnen een beleidsprogramma. Op deze manier wordt er dus rekening gehouden met de verschillen per sector en/of gekozen aanpak. De handreiking is als volgt ingedeeld: 1. Deel I: Toelichting Handreiking MerkbaarheidsScan. In dit hoofdstuk wordt uiteengezet wat de handreiking beschrijft, om wat voor een evaluatie het gaat en wat de uitgangspunten zijn van de MerkbaarheidsScan. Doelgroep: bestuur, management en beleidsmedewerkers 2. Deel II: Organisatie van de MerkbaarheidsScan. In dit hoofdstuk wordt op basis van de huidige maatwerkaanpak een organisatorische uitvoering van de evaluatie gepresenteerd. Doelgroep: beleidsmedewerkers 3. Deel III: MerkbaarheidsScan. In dit deel wordt een procesbeschrijving gegeven van de MerkbaarheidsScan. U wordt stap voor stap meegenomen in de uitvoering van de evaluatie. Doelgroep: onderzoekers 4. Deel IV: Methoden & Technieken. Hier wordt een uitleg gegeven van de methoden & technieken die in de MerkbaarheidsScan worden toegepast. Doelgroep: onderzoekers 8

Deel I: Toelichting Handreiking MerkbaarheidsScan

Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Definities 3. Uitgangspunten 10

1. Inleiding Dit hoofdstuk geeft de achtergrond weer van de MerkbaarheidsScan om merkbare regeldrukvermindering te meten. De MerkbaarheidsScan is gebaseerd op een effectevaluatie en dit wordt kort toegelicht in dit hoofdstuk. Tevens wordt aangegeven hoe gepercipieerde of merkbare regeldruk zich verhoudt tot feitelijke regeldrukvermindering. Tenslotte worden de uitgangspunten van de aanpak geschetst. 1.1. Doelstelling en beoogde uitkomsten Deze evaluatie is bedoeld om inzicht te krijgen in het effect van beleid op de beleving van de doelgroep. Hierbij staat de beleving los van het objectieve behaalde resultaat. Aan de hand van de resultaten uit de evaluatie kan worden bepaald of de gekozen aanpak succesvol is geweest. Bovendien bieden de uitkomsten van de evaluatie de basis voor het optimaliseren van de aanpak om de merkbaarheid van beleid te vergroten. Randvoorwaarde bij dit onderzoek is dat de aanpak op een vraaggestuurde manier is ingericht. Dit betekent dat de problematiek die wordt aangepakt expliciet door de doelgroep is aangedragen. In het kort komt het er op neer dat met de evaluatie een antwoord wordt gegeven op de onderzoeksvraag: Heeft de gekozen aanpak geleid tot voor de doelgroep merkbare resultaten? Om hier antwoord op te geven dient er antwoord te worden gegeven op vragen als: - Hoe is de sector opgebouwd? - Wat is de situatie voordat de aanpak is uitgevoerd? (0-meting) - Welke knelpunten zijn er door de sector benoemd en wat is de complexiteit van deze knelpunten? - Hoe is de aanpak ingericht? - Op welke wijze kan een analyse gemaakt worden van de informatie uit de interviews? Tevens beschrijft de handreiking hoe de opgehaalde resultaten effectief kunnen worden gecommuniceerd naar andere stakeholders, zoals bijvoorbeeld de betrokken brancheorganisaties. Bij een vraaggestuurde aanpak is het van belang dat de opgehaalde resultaten concreet en helder worden teruggekoppeld naar alle directe, maar ook indirecte betrokkenen. Voor een succesvolle afronding van het programma is een gedragen en herkenbaar resultaat essentieel voor verdere toekomstige samenwerking. Het helpt dan ook dat de uitkomst van de MerkbaarheidsScan kwalitatieve resultaten zijn, waarbij quotes en mogelijk andere teksten op worden gehaald. 11

2. Definities Regeldruk Regeldruk is het geheel aan investeringen en inspanningen die burgers, bedrijven en beroepsbeoefenaren moeten verrichten en de vrijheidsbeperking die ze ondergaan om hieraan te voldoen. 1 Feitelijke regeldruk Dit is regeldruk die kan worden uitgedrukt aan de hand van concrete indicatoren, waarvan feitelijk kan worden aangetoond dat ondernemers hiermee te maken hebben. Onderzoekers nemen objectief waar dat er een verandering heeft plaatsgevonden en deze verandering kunnen zij in cijfers of andere indicatoren uitdrukken. Feitelijke regeldruk Objectief Concreet Wat is? Cijfers Effectiviteit Meetbaar Kwantitatief Direct Direct causaal verband Gepercipieerde 2 regeldruk Dit is de regeldruk gebaseerd op persoonlijke ervaringen van de ondernemers in zijn interactie met de overheid en met overheidspartijen, zoals toezichthouders, lokale overheden en uitvoeringsorganisaties. Het is de zienswijze van de ondernemer, waarbij hij wordt beïnvloedt door (meerdere) externe factoren waarmee hij of zij in het dagelijks ondernemen te maken krijgt. Gepercipieerde regeldruk Subjectief Vaag Wat ik voel / merk Gevoel / emotie Merkbaarheid Merkbaar Kwalitatief Indirect Geen direct causaal verband Feitelijke regeldruk vs. gepercipieerde regeldruk Een evaluatie naar feitelijke regeldruk zegt iets over wat er werkelijk is veranderd, maar zegt niet nood zakelijkerwijs iets over de merkbaarheid van deze verandering. Wat hiermee wordt bedoeld is dat door (meerdere) externe factoren een objectieve vermindering van de regeldruk niet als zodanig door de ondernemer ervaren hoeft te worden. Externe factoren Met externe factoren worden alle omgevingsinvloeden buiten de objectieve verandering om bedoeld. Externe factoren Persoonlijkheid ondernemer Economisch klimaat Aanvullend eisen van de afzetmarkt Opleidingsniveau Persoonlijke relatie ondernemer en ambtenaar / inspecteur / uitvoerder Staat van de onderneming Aanvullende eisen Business-to-Business (B2) Invulling van de rol van de ondernemer Persoonlijk situatie van de ondernemer Niet geïnformeerd over de verandering Ondernemingsvorm Ondernemingsgrootte 1 Definitie Actal 2 Met gepercipieerde regeldruk wordt ook merkbare en ervaren regeldruk bedoeld. 12

3. Uitgangspunten In dit hoofdstuk worden de uitgangspunten van de MerkbaarheidsScan beschreven, er wordt beantwoord wanneer deze handreiking ingezet kan worden en door wie en hoe de handreiking gebruikt dient te worden. De MerkbaarheidsScan is van toepassing op beleidsprogramma s met een vraaggestuurde aanpak. De MerkbaarheidsScan is specifiek ontwikkeld in het kader van de maatwerkaanpak. De maatwerkaanpak is een vraaggestuurde aanpak waarbij ondernemers zelf hebben aangegeven welke knelpunten zij ervaren. De MerkbaarheidsScan richt zich daarom ook op deze ondernemers en bevraagt hen naar de ervaring van regeldruk ten opzichte van de start van het beleidsprogramma. De MerkbaarheidsScan is gericht op het resultaat van beleid en niet op de procesinrichting van het beleid De MerkbaarheidsScan is specifiek ontwikkeld om een beleidsprogramma te evalueren aan de hand van een vooraf gedefinieerd effect. In het geval van de maatwerkaanpak is de programmadoelstelling gedefinieerd als het merkbaar verminderen van de regeldruk. De uitkomsten van de evaluatie geven een indicatie of het gevoerde beleid heeft geleid tot het gewenste effect, maar de MerkbaarheidsScan doet geen uitspraken over het beleidsproces, de rol van de betrokkenen en de inzet van beleidsinstrumenten. Voor een uitgebreide procesevaluatie, waarbij het beleid en de ambtenaren zelf onderwerp van het onderzoek zijn, dient een separaat onderzoek te worden uitgevoerd. De MerkbaarheidsScan haalt naast de feitelijke regeldrukvermindering ook de gepercipieerde regeldrukvermindering op. De MerkbaarheidsScan heeft als doel om merkbare ofwel gepercipieerde regeldruk te meten. Om echter vast te kunnen stellen wat de effecten zijn van het beleidsprogramma is het ook nodig om in kaart te brengen wat er feitelijk, binnen het programma, is gedaan. We hebben het hier dan over de knelpunten - door de bedrijven zelf aangereikt - die in het kader van het beleidsprogramma zijn aangepakt. Knelpunten zijn reeds bekend. De MerkbaarheidsScan is niet bedoeld om knelpunten te identificeren. Startpunt van de MerkbaarheidsScan ligt in de fase tussen prioritering van de knelpunten en de daad werkelijke aanpak daarvan. Dat betekent dat de MerkbaarheidsScan veronderstelt dat de knelpunten reeds bekend zijn en door de betrokken beleidsmedewerkers op aanvraag aan de onderzoekers geleverd kunnen worden. De MerkbaarheidsScan heeft een uniforme werkwijze, maar is toepasbaar voor de verschillende op maat georganiseerde projecten binnen het beleidsprogramma. Deze handreiking neemt de uitvoerder van de evaluatie op uniforme wijze mee in het voorbereiden, uitvoeren, analyseren en verwerken van een evaluatie op de merkbaarheid van regeldrukvermindering. De MerkbaarheidsScan heeft echter ogenschouw voor de verschillen die er ontstaan in de uitvoering van een beleidsprogramma. In de MerkbaarheidsScan zijn daarom diverse stappen opgenomen die rekening houden met meerdere variabelen. Hiermee wordt de uitvoerder van de evaluatie in staat gesteld om voor meerdere projecten binnen het beleidsprogramma op een zelfde uniforme wijze een evaluatie uit te voeren en daarmee een vergelijkende analyse te maken tussen de projecten. 13

De MerkbaarheidsScan vereist het uitvoeren van een 0-meting en een 1-meting om per knelpunt het effect van beleid te toetsen. Voordat de knelpunten via het vraaggestuurde beleidstraject zijn opgelost dient de 0-meting te worden uitgevoerd, waarbij de ondernemer per knelpunt wordt gevraagd naar de ervaring in zijn of haar huidige situatie. Om consistentie te behouden wordt deze groep tevens betrokken bij het verzamelen van de benodigde informatie tijdens de 1-meting. Bij deze 1-meting wordt per opgelost knelpunt gevraagd naar de ervaring van de ondernemer in de nieuwe situatie. Let op! Indien er reeds knelpunten via het vraaggestuurde beleidstraject zijn opgelost, kan men in retrospectief vragen stellen over de situatie voorheen. Dit vraagt wel van de interviewer dat deze de geïnterviewde meeneemt door de situatie voorheen duidelijk te beschrijven. Alle relevante stakeholders zijn betrokken gedurende de evaluatie. De MerkbaarheidsScan vraagt nadrukkelijk om een actieve betrokkenheid van alle betrokken stakeholders, zoals brancheorganisaties, toezichthouders en uitvoeringsorganisaties. Deze zijn daarom gedurende het hele traject betrokken bij de uitvoering van de MerkbaarheidsScan. Ze hebben onder andere zitting in een begeleidingsgroep die vanaf de start tot het einde betrokken is bij de evaluatie. De MerkbaarheidsScan geeft geen waardeoordeel naar aanleiding van de uitkomsten van uitgevoerde evaluaties. Er wordt alleen weergegeven hoe ondernemers uitkomsten van beleid ervaren vs. de feitelijke uitkomsten van beleid. De MerkbaarheidsScan geeft geen waarden aan de regels, de aanpak of de keuzes die worden gemaakt. De MerkbaarheidsScan is niet bedoeld om aan te geven of een desbetreffende regel goed of fout is. Of het beleid dat gevoerd wordt goed of fout is. Het geeft alleen antwoord op de vraag hoe ondernemers de regeldruk ervaren. 14

Deel II: Organisatie van de MerkbaarheidsScan

Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Organisatie 3. Elementen 4. Inzet en doorlooptijd 16

1. Inleiding In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de vormgeving en organisatie van de MerkbaarheidsScan. Dit deel van het rapport is interessant indien uw organisatie deze evaluatie laat uitvoeren of als u de projectleider bent die deze evaluatie begeleidt. U wordt op overzichtelijke wijze bekend gemaakt met de belangrijkste elementen van de MerkbaarheidsScan. Op deze manier wordt voor u duidelijk wat er komt kijken bij een dergelijke evaluatie en wat er gaandeweg het proces van u, van uw stakeholders en van de eventuele opdrachtnemer wordt verwacht. 17

2. Organisatie De organisatie van het traject bepaalt voor een groot gedeelte het succes ervan. De organisatie start bij de opdrachtgever: wat is precies de vraag? Welke opdracht geeft u? Daarna volgt de samenstelling van het team en de competenties die daarbij horen. Tenslotte volgt de samenwerking met uw stakeholders. 2.1. De opdrachtgever Van de opdrachtgever wordt verwacht dat hij of zij actief betrokken is bij het beleidstraject dat wordt geëvalueerd met behulp van de MerkbaarheidsScan en voldoende kennis heeft over de opzet en invulling hiervan. Naast het feit dat de opdrachtgever toegang heeft tot alle (achtergronds-)documenten en beleidsstukken, dient deze te beschikken over een publiekprivaat netwerk binnen het te onderzoeken beleidstraject. Dit netwerk kan hij of zij gemakkelijk en op basis van overtuigingskracht benaderen om input te leveren aan het evaluatieteam; hetzij als lid van de begeleidingscommissie, hetzij als lid van de representatieve focusgroep. De nadruk ligt hierbij op overtuigingskracht, aangezien het een voorwaarde voor het onderzoek is om stakeholders, sommige intensiever dan anderen, erbij te betrekken. Hierdoor kan het onderzoeksteam accurate conclusies uit de evaluatie trekken. De opdrachtgever dient te beschikken over een proactieve en oplossingsgerichte houding, waarbij hij of zij zich inzet om alle knelpunten weg te nemen die zorgen dat het proces wordt opgehouden. Dit geldt onder meer voor het aanbestedingsproces, het managen van alle interne en externe stakeholders gedurende het proces en de zorg dragen dat de aanbevelingen en conclusies uit de MerkbaarheidsScan ook daadwerkelijk worden meegenomen bij het (door)ontwikkelen van een beleidstraject. Ten slotte is de opdrachtgever tevens de voorzitter van de begeleidingscommissie, waar hij of zij het draagvlak voor de MerkbaarheidsScan gedurende het gehele traject behoudt, zodat de gevonden resultaten en conclusies uit de scan door alle stakeholders worden gedragen. Relevante competenties: - Actief/assertief - Betrokken - Expertise met betrekking tot het beleidstraject - Draagvlak creëren en behouden - Oplossingsgericht - Flexibel - Groepsgericht kunnen aansturen - Snel schakelen - Motiveren - Vaardigheid in netwerken - Samenwerken - Overtuigingskracht - Coördineren 18

2.2 Samenstelling van het evaluatieteam 2.2.1. Belang van een multidisciplinair team Het uitvoeren van de evaluatie brengt meerdere aspecten met zich mee. Ondanks dat het een belangrijk onderdeel van de evaluatie betreft wordt er niet uitsluitend gebruik gemaakt van deskresearch. Om een voorbeeld te geven, het verkrijgen van de juiste informatie bij de relevante stakeholders vereist andere competenties. De inzet van mensen met de juiste competenties voor de gevraagde taken verhoogt zowel de kwaliteit als de effectiviteit van het uiteindelijk op te leveren product. Hieronder vindt u een overzicht van de benodigde competenties die vereist zijn voor het uitvoeren van een kwalitatief goede evaluatie. 2.2.2. Benodigde competenties en vaardigheden binnen het team De hieronder genoemde competenties en vaardigheden zijn een totaal opsomming. Het is aan zowel de opdrachtgever en de opdrachtnemer hoe zijn personele invulling geven aan het evaluatieteam. Kennis en vaardigheden opdrachtnemer: - Algemene kennis van beleid rondom regeldruk - Kennis van en ervaring met onderzoeksmethoden - Uitstekende informatie- en analytische vaardigheden - Uitstekende spreek- en schrijfvaardigheden - Goed organisatorische- en planningsvaardigheden - Vaardig in interview- en enquêtetechnieken - Ervaring met MS Office - Groepsgericht aansturen - Sociaal - Inlevingsvermogen - Kwaliteits- resultaatgericht - Luisteren - Flexibiliteit - Signaalgevoeligheid 2.2.3. De representatieve focusgroep is de ruggengraat van uw evaluatie Een representatieve focusgroep zorgt voor consistentie bij het uitvoeren van uw evaluatie. Onderdeel van hun inzet is dat zij de evaluerende partij via diepte-interviews van informatie voorzien. De samenstelling van uw focusgroep kunt u pas vormgeven nadat u een overzicht van de opbouw van uw sector en stakeholders heeft. De beoogde stakeholders bestaan uitsluitend uit veldpartijen. Hiermee wordt de doelgroep bedoeld en sluit het intermediairs als brancheorganisaties en andere vertegenwoordigers uit. Gezien de centrale rol die de focusgroep speelt in het totale evaluatieproces is het van essentieel belang dat alle deelnemende stakeholders gedurende het complete evaluatietraject actief betrokken blijven. Het is daarom van fundamenteel belang om uw beoogde deelnemers een realistisch beeld te geven van wat er verwacht wordt in termen van tijd en inzet. 2.2.4. Borg draagvlak bij stakeholders met een begeleidingscommissie Politiek en ambtelijk draagvlak voor, tijdens en na de evaluatie is voorwaardelijk. De evaluatie moet worden erkend door alle betrokken partijen, met name om uiteindelijk een serieus vervolg aan de conclusies te geven. De begeleidingscommissie dient te bewaken dat de uitvoering van de evaluatie naar tevredenheid van alle betrokken partijen is. Uw begeleidingscommissie bestaat uit vertegenwoordigers van betrokken overheidspartijen en de vertegenwoordigers van de doelgroep. De tijdsbelasting en inzet van de vertegenwoordigers zal betrekkelijk minder zijn dan die van de focusgroep. 19

3. Elementen In dit hoofdstuk beschrijven we kort de belangrijkste elementen van de MerkbaarheidsScan, zodat u een goed beeld krijgt van wat u kan verwachten van de MerkbaarheidsScan qua proces en uitkomsten. Voor het volledige stappenplan - waarin de onderzoeker volgordelijk stap-voor-stap mee wordt genomen in de uitvoering van de MerkbaarheidsScan - verwijzen we u door naar deel III van deze handreiking. 3.1. Beknopte analyse van de sector Het onderzoek start met het in beeld brengen van de betreffende sector om de kaders aan te brengen voor de uit te voeren evaluatie. In deze beschrijving moeten de volgende elementen worden meegenomen: Het beschrijven van de samenstelling van de sector De ene sector is homogener dan de andere, wat zijn weerslag heeft op de manier waarop de sector reageert op bepaalde ontwikkelingen in (de uitvoering van) wet- en regelgeving. Het kan namelijk zijn dat gemaakte oplossingen voor bepaalde knelpunten slechts een positieve uitkomst hebben voor een deel van de sector. Een overzicht van de betrokken stakeholders Er wordt een lijst opgesteld van vertegenwoordigers uit zowel het publieke, semipublieke en private domein. Denk hierbij aan brancheorganisaties, ministeries, uitvoeringsorganisaties, toezichthouders, gemeenten, provincies, waterschappen, woningcorporaties en collectieve beheersorganisaties. Een overzicht van de relevante standpunten Na het in kaart brengen van alle stakeholders en het beschrijven van de samenstelling van de sector, maken de onderzoekers een overzicht van alle belangrijke standpunten en lopende ontwikkelingen die mogelijk een invloed hebben op de resultaten van dit onderzoek. 3.2. Overzicht van de door de sector benoemde knelpunten Voor de evaluatie is het noodzakelijk dat de onderzoeker goed weet welke knelpunten in het kader van het beleidsprogramma voor de specifieke sector die hij/zij onderzoekt, zijn geïdentificeerd en worden aangepakt. De knelpunten zijn niet altijd uit te drukken in wet- en regelgeving; er zijn meerdere typen knelpunten, zoals: 1. Procedures in de uitvoering 2. Gebrekkige informatievoorziening 3. Vertraging in toezicht 3.3. Analyse op de uitvoering van het beleid De MerkbaarheidsScan doet een onderzoek naar de effecten van beleid. De aanpak die is gekozen om in de te onderzoeken sector de ervaren regeldruk te verminderen, dient daarom ook in beschouwing te worden genomen. U moet weten hoe voor de gekozen sector het beleid ten uitvoering is gebracht. Er kunnen namelijk door diverse omstandigheden verschillen zijn ontstaan in tijd, middelen en betrokkenheid van de stakeholders. Deze verschillen geven verklaringen voor mogelijke verschillen in de uitkomst per sector. Daarnaast geeft een dergelijke analyse u inzicht in wanneer u moet starten met de evaluatie. De knelpunten moeten namelijk wel al zijn aangepakt, wilt u resultaat meten bij ondernemers. Voor deze stap dient u de onderzoekers dus openheid te geven in de gekozen aanpak. Onderzoekers moeten toegang hebben tot beleidsdocumenten en de mogelijkheid hebben om gerichte interviews met de betrokken stakeholders te houden. 20

Voorbeeld 3.3.1 De huidige maatwerkaanpak kent elf sectoren. Op het moment van schrijven - november 2015 - waren alle elf de sectoren reeds gestart, maar elk met een ander startpunt. Een aantal sectoren kenden al een voorgeschiedenis in een departementaal regeldrukprogramma zoals o.a. de bouw en de kinderopvang. Andere sectoren zijn ongeveer gelijktijdig gestart, maar bevinden zich toch in een andere fase. Zo heeft Life, Sciences & Health de knelpunten geïdentificeerd en is de maatwerkaanpak logistiek al voorbij de prioritering. Het evaluatietraject start met de 0-meting op het moment dat de knelpunten zijn geprioriteerd. 3.4. Het analyseren van de feitelijke regeldrukvermindering Wanneer u kennis heeft van het beleid, de sector en de uitvoering van het beleid, is de laatste stap voor het uitvoeren van de daadwerkelijke meting, het inzichtelijk maken van de feitelijke regeldrukvermindering. Welke knelpunten zijn daadwerkelijk aangepakt binnen het beleidsprogramma? Indien u een helder en concreet antwoord heeft op deze vraag, kunt u pas starten met het meten van de merkbare regeldrukvermindering onder de ondernemers. 3.5. Het uitvoeren van een 0- en 1-meting binnen de sector De MerkbaarheidsScan is gericht op het meten van een merkbare verandering in regeldruk in een vooraf gekozen timeframe. U moet daarom inzicht krijgen in hoe de ondernemer regeldruk heeft ervaren voor aanvang van het beleid en hoe de ondernemer regeldruk ervaart na uitvoering van het beleid. De 0-meting vindt op een zelfde manier plaats als de uiteindelijke 1-meting. Het gaat hier om het uitvoeren van diepte-interviews, aangevuld met enquêtes. Voor de 0- en 1-meting dient in ieder geval gebruik te worden gemaakt van de focusgroep. Voorbeeld 3.5.1 De huidige maatwerkaanpak winkelambacht kent een grote betrokkenheid van ondernemers. Zij zijn zowel in de start van het proces als in de verdere uitvoering daarvan betrokken geweest bij de maatwerkaanpak. Zo zijn voor de kappers elf knelpunten geïdentificeerd en zijn deze knelpunten in een gemeenschappelijke presentatie met de branchevereniging ANKO en het ministerie van Economische Zaken teruggekoppeld aan ondernemers. Ondernemers, specifiek de kappers, zijn dus erg goed op de hoogte van de maatwerkaanpak, de knelpunten die zijn geïdentificeerd en de oplossingsrichtingen die zijn gekozen. 3.6. Het analyseren van de resultaten In de analyse wordt de koppeling gelegd tussen de feitelijke regeldrukvermindering en de merkbare regeldrukvermindering. Hierbij gaat u analyseren of er verschillen tussen beide bestaan en in hoeverre deze te verklaren zijn. De eerdere analyses die zijn uitgevoerd op de sector, het beleidsprogramma en de uitvoering dienen hierbij als verklaringen in de mogelijke verschillen die optreden tussen de feitelijke en merkbare regeldrukverandering en / of tussen één of meerdere sectoren. 21

4. Inzet en doorlooptijd 4.1. Doorlooptijd Gedurende het traject schatten wij in dat er in totaal 200 uren gemaakt worden bij het gebruik van de MerkbaarheidsScan door de onderzoekers. Deze 200 uren worden verspreid over een aantal maanden ingezet waarbij de opdrachtgever er rekening mee moet houden dat de voorbereiding en 0-meting op een ander moment in het traject plaatsvinden, dan de 1-meting. De 0-meting vindt namelijk op een eerder moment plaats. De opdrachtgever zou er voor kunnen kiezen om de opdracht op te splitsen in twee opdrachten, maar dit wordt niet aangeraden. Het is namelijk goed als dezelfde onderzoekers de nul en 1-meting doen. Zowel voor de ondernemers als de betrokken stakeholders is het prettig als ze ervaring hebben met de onderzoeker. Daarbij is de kans op eenduidig resultaat groter als er zo weinig mogelijk wijzigingen zijn in het proces ten opzichte van eerdere metingen. 4.2. Geschatte inzet We schatten de inzet van opdrachtgever(s) en onderzoeker(s) als volgt in: Inzet opdrachtgever(s) en onderzoeker(s) Voorbereiding 0-meting (bedrijfsleven / beleid) 1-meting (bedrijfsleven / beleid) Analyse en afwikkeling Totaal Inzet opdrachtgever 6 6 6 8 26 uur Inzet onderzoekers 40 38 / 21 38 / 21 42 200 uur 4.2.3. Inzet bedrijfsleven Het bedrijfsleven (incl. brancheorganisaties) zal worden gevraagd deel te nemen aan een aantal van de bovenstaande stappen, dit zijn: - QuickScan sector, op basis van 2 a 3 gesprekken: 1 uur per afgevaardigde brancheorganisatie(s) - Doelgroepbepaling: 3 uur ondersteuning brancheorganisaties - Focusgroep en begeleidingscommissie (totaal): 2 uur per betrokken ondernemer / 2 uur per afgevaardigde betrokken brancheorganisatie(s) - Interviews nul en 1-meting: 2x 1 uur per ondernemer - Enquête invullen (afhankelijk van N): 2x 1 uur per ondernemer - Terugkoppeling: 2 uur per afgevaardigde brancheorganisatie(s) 4.3. Grove planning in maanden Het is moeilijk een exacte inschatting te maken van de planning. Dit is namelijk afhankelijk van de duur van het beleidsprogramma. De tijd tussen de 0- en 1-meting is hierdoor niet direct vast te leggen. De volgende planning is dan ook gebaseerd op de assumptie dat er tussen de identificatie van de knelpunten en de daadwerkelijk uitvoering en gekozen oplossingsrichtingen er twee jaar zit. Zie tabel 1 op de volgende bladzijde. 22

Tabel 1: indicatie planning Planning Stap Voorbereiding 0-meting (afhankelijk van beschikbaarheid stakeholders) 1-meting (afhankelijk van beschikbaarheid stakeholders) Analyse en afwikkeling Eindrapport Aantal maanden 1 2-3 2-3 1 1 Belangrijkste resultaten / producten Klankbordgroep / focusgroep Selectie voor uitvoering metingen Resultaten meting Overzicht stappen beleidsprogramma Overzicht inrichting en voornemens beleidsprogramma Resultaten meting Merkbaarheid van regeldrukvermindering Overzicht (feitelijke) behaalde resultaten beleidsprogramma Analyse op merkbaarheid Mogelijke verklaringen Afstemming en terugkoppeling Opstellen eindrapport 23

Deel III: MerkbaarheidsScan

Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Werkwijze MerkbaarheidsScan 3. Stappenplan 4. Rapportages 5. Communicatie 25

1. Inleiding In dit hoofdstuk wordt de MerkbaarheidsScan toegelicht. Deze toelichting richt zich op het gebruik van de MerkbaarheidsScan voor één specifieke sector. Het is wel mogelijk om voor verschillende sectoren tegelijkertijd deze methodiek toe te passen, in dat geval dienen alle stappen voor elke sector afzonderlijk genomen te worden. Dit deel is interessant voor de onderzoeker die de evaluatie gaat uitvoeren. Door middel van infographics en een begeleidende tekst wordt u op een overzichtelijke manier door de MerkbaarheidsScan geleid. De MerkbaarheidsScan wordt eerst in zijn geheel toegelicht en vervolgens wordt elk afzonderlijk element stap-voor-stap toegelicht. Het stappenplan houdt rekening met verschillen in beleidsprogramma s zodat u op maat kan evalueren. De MerkbaarheidsScan kent in totaal 5 stappen die in verschillende tijdsfasen genomen moeten worden. 26

2. Werkwijze MerkbaarheidsScan 2.1. Overzicht MerkbaarheidsScan Quickscan sector Inleidende gesprekken projectmedewerkers 1 Voorbereiding Sector, Doelgroep, Knelpunten Instellen begeleidingscommissie Doelgroepbepaling BEDRIJFSLEVEN Inzicht knelpunten OVERHEID Focussessie Diepteinterviews Inrichting interne organisatie Inzicht in betrokkenheid en samenwerking stakeholders 2a 0-meting (Op merkbaarheid) 2b 0-meting (Uitvoering beleidsprogramma) Statusrapport bevindingen Enquêtes Terugkoppeling begeleidingscommissie inzicht oplossingsrichtingen regeldrukvermindering Focussessie 3a 1-meting (Op merkbaarheid) Diepteinterviews Inrichting interne organisatie 3b 1-meting (uitvoering beleidsprogramma) Inzicht in betrokkenheid en samenwerking stakeholders Statusrapport bevindingen Enquêtes Terugkoppeling begeleidingscommissie Inzicht feitelijke regeldrukvermindering Analyse op merkbaarheid Terugkoppeling 4 Merkbaarheids Analyse Merkbare regeldrukvermindering? Gewenste beleidseffect? Bevindingen en mogelijke verklaringen Afstemming begeleidingscommissie Opstellen eindrapport 5 Eindrapport 27

2.2. Beschrijving MerkbaarheidsScan De voorbereiding start uiterlijk op het moment dat het beleidsprogramma in de fase zit waar de knelpunten van de sector zijn geïdentificeerd en geprioriteerd. Dat betekent dat de daadwerkelijke aanpak van de knelpunten nog moet beginnen. In de voorbereiding neemt de onderzoeker kennis van de gekozen sector, selecteert hij de doelgroep die hij voor het verdere onderzoek gaat gebruiken en stelt hij een begeleidingscommissie van betrokken stakeholders in. Vervolgens treft hij alle voorbereidingen voor de interviews in de 0-meting. Deze stappen zullen in het hoofdstuk voorbereiding uitvoering beschreven worden. De onderzoeker start vervolgens met het uitvoeren van de 0-meting. Hij maakt eerst inzichtelijk welke knelpunten binnen de sector zijn geïdentificeerd. Zo krijgt hij goed inzicht in de regeldruk die wordt ervaren binnen de sector. Vervolgens houdt hij een focussessie en aanvullend interviews en enquêtes met een selectie van ondernemers. Hij beschrijft alle bevindingen in het statusrapport. Parralel hieraan start de onderzoeker met het uitvoeren van een 0-meting op de uitvoering van het beleidsprogramma, waarbij hij inzichtelijk maakt hoe het beleid vorm heeft gekregen, welke stakeholders gedurende het proces zijn aangehaakt, etc. Tevens worden de oplossingsrichtingen voor regeldrukvermindering in kaart gebracht. Van deze analyses maakt de onderzoeker vervolgens een statusrapport dat als basis dient voor de voorbereidingen van de 1-meting en de latere analyse op de resultaten hiervan. De vierde stap die de onderzoeker neemt is de 1-meting. De onderzoeker houdt een focussessie waarin hij de stakeholders bevraagt naar hun merkbare regeldrukvermindering. Aanvullend houdt de onderzoeker interviews en neemt hij enquêtes af met ondernemers die verder weg staan van de aanpak. Zo krijgt de onderzoeker een goed beeld van de door ondernemers ervaren merkbare regeldrukvermindering binnen de gekozen sector. De onderzoeker geeft alle bevindingen vervolgens weer in een statusrapport. De onderzoeker doet ook een 1-meting op de uitvoering van het beleidsprogramma waarbij hij onderzoekt hoe de aanpak ten opzichte van de eerste meting is vormgegeven en welke knelpunten feitelijk zijn aangepakt. De laatste stap is de analyse op de bevindingen uit de 0- en 1-meting. De onderzoeker vergelijkt beide bevindingen waarbij het verschil in feitelijke en merkbare regeldrukvermindering centraal staat. In de analyse geeft de onderzoeker (mogelijke) verklaringen voor (mogelijke) verschillen tussen de feitelijke en merkbare regeldrukvermindering. Tevens wordt de onderzoeker in staat gesteld om (mogelijke) verklaringen te geven tussen verschillende sectoren. De uiteindelijke bevindingen worden vervolgens teruggekoppeld en besproken met de begeleidingscommissie en gepresenteerd in een eind rapport. Dit eindrapport wordt tevens teruggekoppeld aan de sector en het departement. 28

3. Stappenplan 3.1. Voorbereiding Quickscan sector Inleidende gesprekken projectmedewerkers 1 Voorbereiding Sector, Doelgroep, Knelpunten Instellen begeleidingscommissie Doelgroepbepaling Inzicht knelpunten 3.1.1. Inleidende gesprekken projectmedewerkers Zo snel mogelijk na gunning van een opdracht komen de onderzoekers en betrokken projectleiders en/of beleidsmedewerkers samen voor een kennismaking en een korte brainstorm. Het doel van deze brainstorm is de wensen en ideeën in kaart te brengen, een gezamenlijk en helder vertrekpunt te creëren, mijlpalen en deadlines vast te stellen én uiteraard om elkaar te leren kennen. Na afloop van de gesprekken maakt u de planning waarin de te hanteren deadlines zijn opgenomen. De planning vormt het concrete bespreekdocument tijdens de reguliere (telefonische) overleggen met de projectleider en zorgt voor een constante monitoring van het proces en de voortgang van de evaluatie. 3.1.2. QuickScan sector Als onderzoeker dient u eerst inzicht te krijgen in de belevingswereld van de ondernemers en van de sector waarin zij werkzaam zijn, daarbij dient u een overzicht te krijgen van alle stakeholders die in de sector actief zijn. De stakeholders zijn namelijk uw partners in het verdere verloop van de evaluatie. Zij helpen u met het begrijpen van de opdracht, verbinden u met de ondernemers, kennen de geschiedenis van het regeldrukbeleid en dienen als klankbordgroep tijdens de uitvoering van de evaluatie. Door een QuickScan van de sector te maken krijgt u een eerste beeld van de sector, bestaande uit: de wet- en regelgeving, de belangrijkste issues en de stakeholders die actief zijn. De QuickScan sector bestaat uit twee stappen: 1. Inhoudelijk deskresearch: korte scan door gebruik te maken van openbare bronnen, zoals websites van brancheorganisaties, beleidsstukken, onderzoeksrapporten en andere bronnen. 2. Stakeholdersoverzicht: u maakt middels de ingewonnen informatie uit het deskresearch een stake holdersoverzicht. Deze bestaat grofweg gezien uit: betrokken overheidsorganisaties (denk aan toezichthouders, uitvoeringsorganisaties en beleidsdepartementen), branches, de verschillende typen ondernemingen en andere betrokken organisaties. 29

3.1.3. Doelgroepbepaling Deze evaluatie richt zich op een vraaggestuurde aanpak waarbij ondernemers zelf hebben aangegeven welke knelpunten zij ervaren. Het is daarom zaak om diezelfde ondernemers te bevragen naar de uitkomsten van het beleidsprogramma. Om uw doelgroep te bepalen dient u rekening te houden met een aantal factoren: 1. Grootte van de selectie 2. Random afspiegeling 3. Betrokkenheid bij beleid Grootte van de Selectie Bij de selectie van de deelnemers moet de onderzoeker rekening houden met de grootte van de selectie (om aan de eis van betrouwbaarheid te voldoen). U moet zich ervan vergewissen dat het aantal ondernemers voldoende groot is (in aantallen) om betrouwbare uitspraken te kunnen doen die voor alle ondernemers van toepassing zijn. Een percentagevuistregel voor de steekproefomvang hierbij is dat een steekproef tenminste vijf procent van de populatie omvat. Random afspiegeling van de ondernemers U moet zorgen voor een random afspiegeling van de ondernemers (om aan de eis van representativiteit te voldoen). Een valide en representatieve evaluatie begint bij de selectie van de deelnemers. Hierbij gelden een aantal standaard criteria waar u rekening mee dient te houden: - Grootte van de onderneming - Specifieke (deel)sector waar de onderneming actief in is - Ondernemingsvorm: van eenmanszaak tot een ketenbedrijf Per sector kunnen er meer en andere criteria zijn. Zorg dan ook dat voor uw doelgroepbepaling in contact treedt met de betrokken brancheorganisaties. Zij kunnen u helpen bij het opstellen van de juiste criteria. Betrokkenheid of kennis van het beleidsprogramma De betrokkenheid van de ondernemers bij het beleidsprogramma bepaalt voor een groot gedeelte het selectieproces. U moet hier rekening mee houden bij de selectie en de inzet van de juiste methode. Betrokkenheid in dit verband betekent in hoeverre ondernemers weet hebben van regeldruk en het beleid daaromheen. Ondernemers die op de hoogte zijn van de eigen knelpunten en betrokken zijn geweest bij het proces, zullen deze op een andere manier scoren dan ondernemers die er verder van af staan. De onderzoeker dient hier rekening mee te houden. Samengevat doorloopt u de volgende stappen: 1. U heeft in de eerste stap (QuickScan sector) inzicht verkregen in de sector en contacten gelegd met de relevante stakeholders. Samen met de stakeholders dient u een som te maken van de totale populatie van ondernemers voor wie de knelpunten relevant zijn (geweest). 2. Van de geselecteerde populatie ondernemers dient u vervolgens een random afspiegeling te maken waarbij in ieder geval gelet wordt op de grootte van de onderneming, de specifieke deelsector en de ondernemingsvorm. Mogelijk zijn er meer criteria waar u rekening mee dient te houden. 3. U bepaalt welke ondernemingen het meest geschikt zijn voor de focussessie, de diepte-interviews en welke ondernemers middels enquêtes worden bevraagd. 30

3.1.4. Instellen begeleidingscommissie Zodra u een goed beeld hebt van de doelgroep en hierin een selectie heeft gemaakt, is de volgende stap het instellen van een begeleidingscommissie. De begeleidingscommissie ondersteunt de onderzoeker tijdens de hele evaluatie en dient daarmee als klankbordgroep voor zowel inhoudelijke als procesmatige vraagstukken. De begeleidingscommissie bestaat uit: - De projectmedewerkers van het departement - De stakeholders die vanuit de sector aangesloten zijn bij het beleidsprogramma. Het zal dan al snel gaan om aangestelde projectleiders van de brancheorganisaties die namens de sector het beleidsprogramma ondersteunen en de vraagsturing naar de departementen kanaliseren. - Betrokken medewerkers van toezichthouders en uitvoeringsorganisaties. - Experts die op enigerlei wijze zijn betrokken bij het beleidsprogramma. 3.1.5. Inzicht in geïdentificeerde knelpunten De laatste stap die u neemt ter voorbereiding van de eerste meting, is dat u inzicht krijgt in de knelpunten die voor de specifieke sector zijn geïdentificeerd. Deze knelpunten zijn middels vraagsturing aan de start van het beleidstraject opgehaald. Indien er een prioritering heeft plaatsgevonden dient u alleen kennis te hebben van de geprioriteerde knelpunten, gezien deze ook daadwerkelijk worden aangepakt (en uiteindelijk op merkbaarheid gemeten kunnen worden). Inzicht van de knelpunten is van belang omdat de ondernemers waarmee u de interviews houdt, zich herkennen in deze knelpunten. De knelpunten zijn reeds bekend bij de beleidsafdeling en kunnen derhalve opgevraagd worden. Maak van de lijst met knelpunten een helder overzicht van max 2A4 waarin u kort beschrijft wat elk knelpunt inhoudt. Dit overzicht gebruikt u later bij het afnemen van de interviews. Na dit hoofdstuk heeft u: Kennis van de sector Kennis van alle relevante stakeholders Kennis van de knelpunten die zijn geïdentificeerd Producten: Stakeholdersoverzicht van de sector Focusgroep van ondernemers Begeleidingscommissie met relevante stakeholders Document met selectie van ondernemingen voor de 0- en 1-meting Overzicht van 2A4 waarin alle knelpunten kort beschreven staan 31

3.2. 0-meting (op merkbaarheid) Nu alle voorbereidingen zijn genomen kunt starten met de 0-meting. De 0-meting vindt plaats op het moment dat er een prioritering van knelpunten heeft plaatsgevonden en er gestart gaat worden met de aanpak van deze knelpunten. De MerkbaarheidsScan meet een verandering in regeldruk tussen een nieuwe situatie en een oude situatie. U moet daarom inzicht krijgen in hoe de ondernemer de knelpunten heeft ervaren voordat het beleidsprogramma is gestart met het aanpak van de knelpunten. Focussessie Diepteinterviews 2a 0-meting (Op merkbaarheid) Statusrapport bevindingen Enquêtes U heeft nodig : Document met selectie van ondernemingen voor de 0- en 1-meting (hoofdstuk 3.1.3.) Overzicht van 2A4 waarin alle knelpunten kort beschreven staan (hoofdstuk 3.1.5.) 3.2.1. Focussessie De eerste stap die u neemt in het uitvoeren van de meting is het gesprek aan te gaan met een groep van ondernemers. Hierbij maakt u gebruik van het overzicht van de knelpunten dat u heeft samengesteld. U bespreekt deze lijst in een focussessie en stelt vast of deze knelpunten in de sessie herkend worden als zodanig. De bevindingen schrijft u vervolgens op in een kort verslag waarbij u per knelpunt aangeeft wat de status is. 3.2.2. Diepte-interviews De volgende stap in dataverzameling geschiedt door het afnemen van diepte-interviews en enquêtes. Deze techniek garandeert de validiteit van het onderzoek - namelijk dat u daadwerkelijk ervaren / merkbare verandering meet - en dat aan de eisen van representativiteit en betrouwbaarheid wordt voldaan. De diepte-interviews neemt u op semigestructureerde wijze af. Dat houdt in dat u aan de hand van een vooraf gesteld format de vragen af neemt en dat deze vragen voor eenieder hetzelfde zijn. U heeft de mogelijkheid om verder de diepte in te gaan aan de hand van de antwoorden die worden gegeven. U heeft tevens de ruimte om controlevragen te stellen om te verifiëren of u de antwoorden die gegeven worden begrijpt en of deze een antwoord zijn op uw vraag. De interviews dienen te worden opgenomen en tevens samenvattend uitgeschreven te worden. 32

Voorbereiding interviews Nadat de selectie voldoet aan de eerder genoemde criteria van betrouwbaarheid en representativiteit bepaalt u met welke ondernemers een interview wordt gehouden en welke ondernemers middels enquêtes worden bevraagd. Dit doet u in nauwe afstemming met de eerder geïdentificeerde stakeholders die uit de QuickScan naar voren zijn gekomen. U kunt zelf de ondernemers bellen voor een afspraak of dat door de betrokken stakeholders laten doen. Houdt er rekening mee dat u wel de relevante medewerkers te spreken krijgt. Voor de benadering van de deelnemers aan het interview is het essentieel dat u de deelnemers op de juiste manier weet te motiveren en ze inzicht geeft in wat er met de resultaten gebeurt en hoe het verdere traject eruit ziet. Ondernemers willen immers niet nog meer belast worden, zeker niet als de doelstelling van het beleidstraject juist is het verminderen van regeldruk. Leg daarom goed uit per mail en/of telefonisch waarom u het interview afneemt en hoe de resultaten worden teruggekoppeld. Houdt tenslotte rekening met de agenda van de ondernemer. De ondernemer is leidend hierin dus zorg ervoor dat u voldoende tijd vrij houdt voor het afnemen van de interviews. Daarbij dient u naar de ondernemer toe te gaan. Zij maken tijd vrij voor u! Ter voorbereiding van het interview gebruikt u alle verzamelde kennis uit de vorige stappen om een goed beeld voor uzelf te krijgen van de belevingswereld van de ondernemers die geïnterviewd worden. Hierbij besteedt u extra aandacht aan de knelpunten die in het kader van het beleidsprogramma in de gekozen sector zijn aangepakt. U stelt aan de hand van de knelpunten vooraf een vragenlijst op voor de diepte-interviews (zie voor uitgebreide informatie over het afnemen van de interviews deel IV Methoden & Technieken) en neemt deze goed door voor het interview. Voor het interview wordt aangeraden om opname apparatuur te regelen. Afnemen interviews De interviews neemt u op semigestructureerde wijze (ergo: er is ruimte om af te wijken van de vragenlijst wanneer de antwoorden daarom vragen) af. Hierbij geeft u vooraf aan dat u de interviews opneemt en/of aantekeningen maakt. Tevens spreekt u met de geïnterviewde af dat het verslag ter controle aan de geïnterviewde wordt gestuurd. De uitgangspunten en verdere informatie over het afnemen van de interviews zijn terug te lezen in deel IV: Methoden & Technieken. Verwerking interviews U maakt een beknopte samenvatting van de interviews waarbij u de bevindingen van de interviews uitwerkt en de belangrijkste overeenkomsten en verschillen (tussen de interviews) uitlicht. 3.2.3. Enquêtes De resultaten die u heeft opgehaald uit de diepte-interviews en die u heeft verwerkt waarbij u de belangrijkste overeenkomsten en verschillen heeft uitgelicht, dienen in deze stap getoetst te worden bij een grotere groep ondernemers. Dit doet u door het maken van een enquête waarbij u nagaat of de bevindingen uit de diepte-interviews ook leven bij een grotere groep ondernemers. Door het inzetten van de enquête kunt u in relatief korte tijd uw N vergroten en daarmee verstrekt u de representativiteit van de evaluatie. In deel IV: Methoden & Technieken vindt u meer informatie over het opzetten van de enquête. 3.2.4. Statusrapport bevindingen Nu u alle data heeft verzameld, dient u alle bevindingen in een overzichtelijk statusrapport weer te geven. U beschrijft hierin per knelpunt wat de belangrijkste bevindingen zijn. 33