Beslisdocument Doorontwikkeling Monitor Meetbaar Beter Onderwerp Van Voor : Doorontwikkeling Monitor Meetbaar Beter : Kwartiermaker Henk Krooi : Voorbereidend bestuurlijk Overleg Drentse Pilot Datum : 10 oktober 2013 Doel van de opdracht Beslispunt : Ontwikkel de Monitor Meetbaar Beter tot een monitor die alle gewenst informatie op het gewenste niveau binnen het nieuwe stelsel jeugd oplevert. Verbind alle (landelijke) initiatieven met elkaar zodat dit resulteert in een monitor die bijdraagt aan inzicht en sturing door gemeenten. : In te stemmen met de voorstellen in deze rapportage en de in te stellen stuurgroep Monitor Meetbaar Beter (i.o.) opdracht te geven een en ander te (doen) realiseren. Inleiding In dit memo wordt de stand van zaken geschetst met betrekking tot de Monitor Meetbaar Beter. Het resultaat tot nu toe. En adviezen van de expertgroep wordt geadviseerd om de Monitor door te ontwikkelen. De werkgroep transformatie neemt, na bespreking in de regio's, de adviezen over en maakt daarbij voor het verdere proces een aantal kanttekeningen. Het Algemeen Bestuurlijk Overleg wordt gevraagd in te stemmen met de besluiten en voorstellen tot doorontwikkeling van de monitor meetbaar beter en aanpassing van de structuur. Achtergrond, context : De Gemeenten hebben in het ABO van 26 juni besloten dat doorontwikkeling van de Monitor gewenst is en daartoe door een Expertgroep nadere voorstellen te doen. De doorontwikkeling resulteert er in dat deze stelsel-proof is. Dat wil zeggen dat alle benodigde informatie voor gemeenten beschikbaar is vanuit de nieuwe ordening volgens de transitie jeugdzorg, waar de gemeenten per januari 2015 verantwoordelijk voor zijn. Op die manier ondersteunt de monitor gemeenten om op basis van samenhangende, actuele, betrouwbare en volledige informatie uit de monitor jeugdbeleid te ontwikkelen en hierop te sturen. Het betekent ook dat in de regio Drenthe op een eenduidige wijze informatie vergaard wordt over het nieuwe stelsel, waardoor benchmarking tussen gemeenten en subregio' s mogelijk is. De expertgroep doorontwikkeling Meetbaar Beter is breed samengesteld uit vertegenwoordigers vanuit de gemeenten: onderzoek, beleid, beleidsinformatie en vertegenwoordigers vanuit de bij transitie betrokken sectoren. De elementen voor doorontwikkeling zijn door de expertgroep bezien op prioriteit en doorlooptijd. Wat is er gebeurd? De expertgroep is voor de zomer samengesteld en heeft geïnventariseerd welke " must have " informatie gemeenten nodig hebben om beleid te ontwikkelen in het jeugdveld. Ook is daarin naar voren gekomen welke ordening (interventieniveaus) en welke gegevens ( zoals bv. kosten van de zorg, cliënt tevredenheid) gewenst zijn voor gemeenten om optimaal te kunnen sturen. Na gereedkomen van de inventarisatie is vanuit het Regionaal Transitie Arrangement (RTA) een duidelijke, verscherpte vraagstelling toegevoegd aan de wensen tot doorontwikkeling. Met het vaststellen van het RTA wordt een aantal afspraken vastgelegd voor de periode van 2014 tot en met 2016 die nader uitgewerkt worden. Zo zal de Monitor Meetbaar Beter per 1 januari 2014 zodanig worden ingericht dat er zicht ontstaat op de jaarlijkse zorgconsumptie. Er komt beleidsinformatie beschikbaar om de voortgang van de transformatie te kunnen monitoren ( doelrealisatie) en te kunnen gebruiken bij de evaluatie van afspraken op afgesproken momenten. Voorts is informatie nodig waardoor zicht ontstaat op het verwijsgedrag en de zorgconsumptie per Drentse gemeente. En tenslotte, er - op termijn - verbinding met de andere decentralisaties wordt gerealiseerd. De landelijke ontwikkelingen worden nauwlettend gevolgd. Er zou in september 2013 besluitvorming volgen over het Kaderstellende Project Start Architectuur voor een gemeenschappelijke voorziening voor beleidsinformatie bij de stelselherziening jeugd voor Rijk en Gemeenten. Er zou een minimale dataset van brongegevens bij jeugdzorginstellingen worden uitgevraagd. Er heeft tot nu toe echter geen besluitvorming over plaatsgevonden. Indien dit het geval is zal de
betekenis hiervan in samenhang met de Monitor door experts uit Drenthe worden bezien en hierover worden geadviseerd. Hetzelfde is het geval met de basisset CJG prestatie indicatoren die in 2010 zijn ontwikkeld. Er zijn weliswaar pilots in den lande uitgevoerd, maar het is op dit moment niet duidelijk wanneer we wat kunnen verwachten. Zodra dit duidelijk wordt zal de expertgroep hierover adviseren. Verder is door KING een rapportage uitgebracht m.b.t. een "Concept-Programma van Eisen Informatievoorziening t.b.v. ondersteuning regie in het sociale domein: 1-gezin 1-plan 1- regisseur". Deze en andere relevante rapportages, zoals het Eindadvies Verkenning Infovoorziening sociaal domein (VISD, juli 2013) worden voor advies aan de werkagenda toegevoegd voor advies. Op deze wijze wordt geborgd dat de Monitor blijft voldoen aan de wensen van de Gemeenten. Waar nodig kan extra expertise worden ingeschakeld. De Monitor die in juni on line is gegaan ( www.monitor meetbaar beter.nl) is in Den Haag gepresenteerd aan beleidsambtenaren van V&J en VWS die zich bezighouden met de landelijke informatievoorziening jeugd en in het bredere sociale domein van drie decentralisaties. Daar werd vastgesteld dat de Monitor MMB stelselproof is voor de decentralisatie jeugd en veelbelovend is voor 3D informatievoorziening. Om goed aan te sluiten bij eenduidige definiëring van standaarden binnen het nieuwe stelsel is besloten dat de monitor meetbaar beter aanhaakt bij een platform met voorlopers (Twente en Utrecht bv) dat wordt gecoördineerd voor V&J en VWS programmamanagers informatievoorziening. De expertgroep volgt de landelijke ontwikkelingen en beoordeelt de betekenis ervan voor de Drentse Monitor Meetbaar Beter. Wat is het resultaat tot nu toe? Volledigheid qua potentiele vraag en aanbieders/kwantiteit Met de Monitor Meetbaar Beter zijn afgelopen periode belangrijke slagen gemaakt. Zo zijn thans de belangrijkste instellingen opgenomen in de Monitor. Met een aantal voorzieningen en zelfstandig gevestigden wordt door PIONN opname in de Monitor voorbereid. Hierdoor bestaat in 2014 zicht op de zorgconsumptie qua soort en hoeveelheid op gemeentelijk niveau. Verder is informatie beschikbaar met betrekking tot de potentiele vraag naar opvoed- en opgroeiondersteuning. Voorgesteld wordt bij de in het RTA afgesproken evaluatiemomenten de monitor als zodanig te evalueren. Levert deze op wat we nodig hebben en van de monitor mogen verwachten? Wat moet er nog gebeuren? Eenduidigheid, Kwaliteit, effectiviteit en kosten per niveau De doorontwikkeling is gefocust op het kunnen volgen van ambities en doelstellingen in de transformatie. Kwaliteit, effectiviteit en kosten zijn daarbij kernbegrippen. Hieronder staan de onderwerpen die de expertgroep Doorontwikkeling Monitor Meetbaar Beter nodig acht om beleidssturing van Gemeenten te optimaliseren. Hieraan wordt toegevoegd de recente vraagstelling vanuit het regionaal Transitie Arrangement met betrekking tot beleidsinformatie gekoppeld aan doelrealisatie van de transformatie tot 2017. De doorontwikkeling is randvoorwaarde om deze informatie te kunnen leveren. Voorgesteld wordt de volgende gegevenselementen te ontwikkelen: 1 - Eenduidige definities en informatie over unieke cliënten en stapeling van zorg. 1.a Om de zorgconsumptie op regionale schaal te vergaren en vergelijkbaar te maken zijn eenduidige definities en standaarden nodig. De sectoren in het jeugdveld die nu bijeenkomen hanteren verschillende. Deze informatie moet tussen de sectoren wordt op elkaar worden afgestemd. Niet alleen regionaal, maar ook op Nederlandse schaal vindt afstemming plaats met de landelijke projectgroep informatievoorziening van V&J en VWS. De expertgroep Meetbaar Beter maakt een definitielijst en een format dat uiterlijk op 1 december 2013 na overleg met de zorgaanbieders aangeboden wordt aan de werkgroep Transformatie. Na vaststelling in de werkgroep Transformatie hebben de zorgaanbieders tot 1 maart 20141 de tijd om de registratiesystemen aan te passen. 1.b. Om zicht te krijgen op het aantal unieke cliënten en de stapeling van zorg zijn daarnaast unieke koppelvariabelen nodig. Evenals een methode om deze koppeling tot stand te brengen. De methode die voorgesteld wordt is de factlabmethode. Eerste ervaringen hiermee leert ons dat er nog een aantal stappen te zetten zijn voordat de doelstelling met betrekking tot unieke cliënten en stapeling van zorg bereikt is. Daarbij moet ook de privacy geregeld zijn. Voorgesteld wordt dat de projectleider Meetbaar Beter samen met experts een plan maakt voor het uitvoeren van een aantal factlabs in 2014, 2015 en 2016 (conform afspraken RTA). Voorzien is dan in eenduidige definities en zijn de privacy vragen beantwoord. Dit plan wordt begin december aangeboden aan de werkgroep Transformatie. 2 - kwalitatieve indicatoren en informatie voor kwaliteit, effectiviteit en kosten, ordening volgens de interventie niveaus. 2a - De expertgroep adviseert om in de monitor de volgende indicatoren op te nemen zoals - de effectiviteit van de gebruikte zorg ( doelrealisatie), 1 Bron: Regionaal transitiearrangement voor de transformatie jeugdzorg in de regio Drenthe.
- afname van problemen, - het aantal startkwalificaties, - de mate van schoolverzuim/uitval, - SDQ (Strengths and Difficulties Questionnaire) scores die de GGD verzamelt in groep 2 en groep 7 van het BO en klas 2 van het VO, - oudertevredenheid over school. Daartoe bestaande data te benutten van de instellingen zelf en bv. de onderwijsmonitor. 2b.- Omdat de indicatoren betrekking hebben op zowel het lichtere als het zwaardere zorgaanbod en de ontwikkelingen in de transformatie zichtbaar gemaakt moeten worden ( 'van zwaar naar licht') stelt de expertgroep voor de informatie te ordenen conform de interventieniveaus Positief Opgroeien. Deze ordening geeft vervolgens een goed beeld van zorgconsumptie in Drenthe. Hieraan zullen ook de kosten van de ingezette zorg/producten/trajecten worden opgenomen. Inrichting van de monitor Meetbaar Beter conform de interventieniveaus betekent een ingrijpende verandering van de monitor. Hiervoor is ontwikkeltijd nodig. De indeling in interventieniveaus zal in de tweede helft van 2014 beschikbaar zijn mits hiervoor door zorgaanbieders en gemeenten voldoende stappen in gezet zijn. Daarnaast zal er overzicht moeten zijn van het zorgaanbod op alle interventieniveaus en ook de kosten daarvan de producten worden opgenomen. Op die manier wordt inzicht gekregen in de zorgconsumptie zowel in kwalitatief, kwantitatief als financieel opzicht. Voorgesteld wordt dat PIONN de monitor verder fasegewijs inricht in samenwerking met de expertgroep c.q. diens opvolger, de Analyse & Adviesgroep. De structuur zal aangepast worden aan de wensen van deze nieuwe fase. Zie de werkagenda. Voorts zal PIONN met de instellingen uit de sectoren in gesprek gaan over de wijze waarop indicatoren opgenomen kunnen worden in de monitor en dit in de Analyse & Adviesgroep nader voorstellen ter concretisering. Aanpassing structuur Voorgesteld wordt om een Stuurgroep van gemeenten/opdrachtgevers en provincie in te richten ( Stuurgroep MMB) die de opdracht verstrekt en een Analyse & Adviesgroep, samengesteld uit uitvoerders en gemeenten, die de opdracht uitvoert/adviseert. Bij de uitwerking van de structuur zal rekening gehouden worden met de benodigde expertise om de vraag te beantwoorden. Hoewel de Provincie financier is van de Monitor tot 2015 is in deze opdracht de gemeente nadrukkelijk opdrachtgever voor de Analyse en Adviesgroep en activiteiten van PIONN. Werkagenda Na bespreking in de subregio' s is op basis van deze input uit de subregio s in de werkgroep transformatie vastgesteld dat de elementen voor doorontwikkeling Monitor Meetbaar Beter in 2013 en 2014 ter hand kunnen worden genomen. Ter uitwerking worden de volgende stappen voorgesteld die achtereenvolgens gezet moeten worden: 1 - De Expertgroep wordt omgevormd tot een Analyse & Adviesgroep. Daarnaast wordt een stuurgroep ingesteld met voorzitter en leden vanuit de gemeenten. Pionn, de Analyse&Adviesgroep en de stuurgroep hebben daarmee elk hun eigen rol en verantwoordelijkheid. Besluitvorming ligt altijd bij de stuurgroep. 2 - Allereerst dient er een kostenopgave te komen (wellicht in scenario's van smal tot breed) inhoudende wat de uitvoering van Monitor Meetbaar Beter kost uitgesplitst naar beheer en door te ontwikkelen onderdelen in 2013 resp. 2014. 3 - Gemeenten maken mede op basis van deze kostenopgave vervolgens keuzes hoe zij het budget dat beschikbaar komt volgens het RTA onder de noemer " versterking infrastructuur" willen besteden 2. Hiertoe wordt een voorstel ingediend voor de inzet van de middelen gedurende de looptijd van het RTA, dus in 2014, 2015 en 2016. 4 - Een en ander wordt vastgelegd in een Uitvoeringsplan/ transitieplan (samen met besluiten over besteding van middelen aan andere onderwerpen in de transformatie, zoals doorontwikkeling POD/ VOD). Dit plan vraagt om besluitvorming in het ABO en vervolgens in diverse Colleges/ Raden. 5 - De onderdelen voor doorontwikkeling zullen uitgewerkt worden in een plan van aanpak dat PIONN met de Stuurgroep MMB zal opstellen. De Stuurgroep volgt dit proces evenals de landelijke ontwikkelingen nauwgezet en zal op gezette tijden hierover rapporteren en adviseren aan werkgroep transformatie resp. VBO en ABO en terugkoppelen naar de regiobureaus. Op die manier is geborgd dat de monitor blijft aansluiten bij de wensen van gemeente. NB. Om de registraties van instellingen tijdig op orde te hebben om aan de afspraken in het RTA te kunnen voldoen m.b.t. de 2 In het RTA is Monitor Meetbaar Beter al benoemd naast bv POD, zie ook besluitvorming daaromtrent in het ABO
gegevensverstrekking op 1 april 2014 en de Monitor hierop aan te laten sluiten zal de verantwoordelijk kwartiermaker in overleg met werkgroep transformatie z.s.m. een aantal activiteiten ter hand nemen vooruitlopend op de bovenvermelde stappen. 6 - Voor evaluatie van de vraag of de Monitor Meetbaar Beter oplevert wat de gemeenten willen worden door de stuurgroep evaluatiemomenten vastgelegd door de Stuurgroep Tijdsplanning van dit memo : 16-10 VBO bespreken memo incl werkagenda 30-10 ABO 30 oktober ABO /bespreken memo incl werkagenda en vaststellen Nov-december 2013 Stuurgroep/Analyse&Adviesgroep PvA/uitvoering korte (2013) en lange (2014) termijn; 2014 Stuurgroep/Analyse&Adviesgroep Uitvoering lange termijnzaken Verslag agendapunt Monitor Meetbaar Beter van het Algemeen Bestuurlijk Overleg 30 oktober 2013 6 Voortgang Monitor Meetbaar Beter! Verantwoordelijk kwartiermaker Henk KrooI Aanleiding Expertgroep heeft geadviseerd welke gegevens in de doorontwikkeling van de monitor meetbaar beter meegenomen moeten worden. De wensen van het RTA zijn hierin meegenomen. Vraag aan overleg Resultaat na overleg 1. kennisnemen van het memo. 2. In te stemmen met de voorstellen voor het doorontwikkelen van de monitor meetbaar beter. 3. In te stemmen met de aanpassing van de structuur en daarmee een portefeuillehouder te benoemen als voorzitter van de stuurgroep Meetbaar Beter!. 4. Kennis te nemen van de in de werkagenda genoemde verdere uitvoeringsaspecten inclusief de financiële paragraaf Mevrouw Thalens pleit voor duidelijk moment in 2014 om de monitor nog eens goed onder de loep te nemen. Mevrouw Kleine Deters mist het kostenplaatje, qua doorontwikkeling en beheer. De heer Krooi licht toe dat de kosten voor de monitor zijn meegenomen in het RTA. Op dit moment financieert de provincie. In overleg worden deze kosten gefaseerd overgedragen. De monitor wordt als evaluatiemoment meegenomen in het RTA. In april/mei volgend jaar is er een eerste moment om te evalueren. De heer Voerman merkt nog op dat de provincie de monitor, indien nodig, wel iets langer als de transitiedatum wil ondersteunen. 1. Zijn dit de goede indicatoren die we als gemeenten nodig hebben? Er hebben een tweetal bijeenkomsten plaatsgevonden met gemeenteambtenaren om deze vraag beantwoord te krijgen. Het gaat om " must have" gegevens. Er zijn voorts korte en lange termijn elementen benoemd voor doorontwikkeling en voorts prioriteiten aangegeven. Het RTA vraagt versneld om bepaalde gegevens, daarvoor zijn snelle acties geboden, o.a. het op orde krijgen van registraties van zorgaanbieders en het aanleveren van gegevens aan de Monitor volgens een afgesproken standaard en definities. We hebben nu dus focus nodig op de prioriteiten en verdere fasering van de doorontwikkeling. De vraag of de monitor oplevert wat we willen wordt beantwoord in de evaluaties, gekoppeld aan de RTA evaluatiemomenten. De eerste vindt plaats in maart 2014 2. Er zijn zoveel monitoren hoe houden we het overzicht? Waar ligt de
verbinding? De eenduidigheid? Genoemd wordt monitor in het sociale domein en de Drentse Verwijs Index. De monitor is een beleidsmonitor die gemeenten ondersteunt bij beleidsbepaling. Ter onderscheiding daarvan werken gemeenten aan tools om in het sociale domein gegevens uit te wisselen in de casuïstiek. Zoals bijvoorbeeld de Drentse Verwijsindex of Inzet in zicht. Monitor Meetbaar Beter benut bestaande monitoren zoals de onderwijsmonitor en maakt zo het beeld van de jeugd completer. 3. Willen we dit want we gaan drie D informatie nodig hebben! De jeugdmonitor brengt verschillende onderdelen in het nieuwe stelsel van de jeugdzorg bij elkaar. Dat is op zich al een operatie vanwege verschillende registratiesystemen, definities en standaarden. In een presentatie bij de Ministeries van VWS en V&J werd de monitor als stelselproof beoordeeld. De systeemarchitectuur is open en kan met andere systemen communiceren. Daardoor is op termijn verbreding naar het gehele sociale domein mogelijk. Volwassenenproblematiek raakt ook de kinderen. 4 De kosten. Wat zijn de kosten, onderscheiden in kosten van beheer en doorontwikkeling? Na accordering van deze ontwikkelrichting door het ABO zal een nadere begroting worden opgesteld en voorgelegd waarin de structurele kosten en incidentele kosten voor doorontwikkeling zullen worden opgenomen. Vanuit de Provincie wordt aangegeven dat de Monitor besparingen heeft opgeleverd. Het ABO stemt in met de in het beslisdocument gevraagde besluiten en voorstellen tot doorontwikkeling van de Monitor Meetbaar Beter. Verzoek is ook nog een voorzitter voor de stuurgroep van de monitor aan te stellen. Mevrouw Pauwels biedt zich aan als voorzitter. Het ABO kan zich hier in vinden.