De ideale werkplek is overal

De ideale werkplek is overal Als zzp er heb je gekozen voor vrijheid. Niet alleen in wat je doet, maar ook in waar en wanneer je werkt. En dat hoeft niet meer thuis te zijn of in een kantoor op een verlaten industrieterrein. Door diensten als cloud computing is de ideale werkplek overal. Daarnaast zijn er talloze aanbieders van flexwerkplekken die ook passen binnen het budget van de zzp er. In dit whitepaper Flexwerken is meer dan vrijheid Flexwerken is meer dan vrijheid De perfecte werkomgeving Wat heb je nodig? Werken in de cloud De bekendste clouddiensten Erik Willems Marketingadviseur van EWMA In de gezamenlijke ruimte kom je elkaar tegen en als je wilt werken, ga je naar een rustige plek. Als startende ondernemer begin je vaak met een kantoor aan huis. De een vindt het heerlijk om in zijn eigen omgeving te werken, de ander loopt al snel tegen de muur op, mist het contact met andere mensen of laat zich snel afleiden door huishoudelijke klusjes. Voor die zzp er is een flexibele werkplek de ideale oplossing. Gezellig Op een flexplek werk je tussen andere ondernemers. Bij ZAAMEN in Haarlem is het gezellig en leuk om je werkdag te beginnen, zegt Melissa Oosterbroek. Met haar bedrijf Social Motion begeleidt ze verandering bij bedrijven.ook marketingadviseur Erik Willems van EWMA werkt niet meer alleen. Op mijn zolderkamer had ik alleen contact met klanten. Ik miste collega s. Nu heb ik bij CVJO in Arnhem een vaste groep mensen om me heen. Inspireren en samenwerken Een werkplek tussen andere ondernemers is niet alleen leuk, maar ook inspirerend. Je bent omringd met gemotiveerde gelijkgestemden en dat stimuleert. Daarnaast vind je vast iemand met wie je kan sparren. Bovendien wordt er bij In De Ruimte in Utrecht van alles georganiseerd. Samen dingen doen en elkaar inspireren bevalt mij zo goed, dat ik daar graag zit, zegt graphic designer Vincent van der Vliet van Bakabaka Design. Netwerken Werken in een verzamelpand is ook goed voor je netwerk. Je kan gebruikmaken van elkaars expertise. Als iemand marketingadvies nodig heeft, vragen ze het. De volgende keer ben ik misschien op zoek naar andere kennis. Je helpt elkaar vooruit. Zo heb ik opdrachten gekregen via een andere ondernemer, vertelt Erik. 1

Goedkoop maar toch professioneel Een flexwerkplek huren is goedkoper dan een eigen kantoor, noemt Melissa als een van de voordelen. Bovendien moet je bij een eigen kantoor denken aan bijzaken als het vuilnis. Dat is met een flexwerkplek niet meer nodig. Daarnaast kan je klanten op een mooie plek ontvangen. Dat komt professioneler over dan een ruimte in huis. Balans Ook de scheiding tussen werk en privé is een pluspunt. Door het buiten de deur werken heb ik mijn tijden aangepast, aldus Vincent. Als ik thuis ben, ben ik echt thuis. Dat vind ik fijn, het is nu duidelijk. Erik beaamt dat. Thuis werk ik tot s avonds laat, maar dat doe ik niet als ik op een flexwerkplek zit. Voordelen van flexwerkplekken Netwerken Samenwerken Inspirerende omgeving Klankbord Sociaal contact Productiever Balans werk en privé Goedkoop Professioneel Altijd een opgeruimd bureau 2

Inspiratie Onthoud dat je als zzp er niet gebonden bent aan een vaste plek en flexwerken juist inspiratie kan bieden omdat je van omgeving verandert. Zakelijk postadres Bij een flexwerkplek kan je vaak ruimtes huren en een zakelijk postadres nemen. De perfecte werkomgeving Overal in Nederland zijn flexwerkplekken te vinden. Van verzamelplaatsen, deelkantoren, flexcentra tot antikraakpanden. Het zijn ruimtes met volledig ingerichte werkplekken voor zzp ers, starters en grotere organisaties. Sommige panden hebben een restaurant, ontmoetingsplek en lockers voor je spullen. Van gratis bureau tot eigen ruimte De werkplekken verschillen in uitstraling. De een heeft een zakelijke sfeer, de ander oogt gemoedelijk. Zo kun je achter je laptop kruipen in een kleurrijke omgeving of juist kiezen voor rustige ruimtes met zo min mogelijk afleiding. De inrichting vind ik niet belangrijk. Wel dat ik rustig kan werken. Het moet niet gehorig zijn, zegt Vincent. Een goed koffieapparaat is essentieel. Zonder koffie geen werk, stelt Erik. Branche Als je in een speciale branche werkt, is het misschien fijn met gelijkgestemden de werkvloer te delen. Zo zijn er plekken waar creatievelingen samenkomen of alleen startende ondernemers. Het helpt heel erg als je mensen om je heen hebt die op dezelfde golflengte zitten, vindt Vincent. Op sommige plaatsen kun je gratis achter een bureau schuiven, op andere plekken betaal je per jaar, per maand, per dag of voor een paar uur. Als je een werkplek hebt gevonden waar je vaker wilt zitten, zijn er ook abonnementen. Een aantal flexwerklocaties op een rij: Vincent van der Vliet Bakabaka Design Flexwerken biedt mij enorm veel vrijheid. Seats2Meet Een werkplek reserveer je via de website. Dat is gratis, maar je moet wel beloven je kennis te delen met andere aanwezigen. Als alle gratis plekken al bezet zijn, moet je toch een paar euro betalen. Seats2Meet zit onder meer in Amsterdam, Den Bosch, Groningen, Hengelo en Utrecht (op die laatste locatie krijg je gratis lunch in ruil voor je kennis). De Compagnie Bedrijfsverzamelgebouw De Compagnie in Rijswijk huisvest verschillende mkb-bedrijven, maar biedt ook plek aan zzp ers. Naast vergaderruimtes, vaste werkplekken en kantoorunits zijn er flexplekken beschikbaar. Voor 3 euro kun je er één tot twee uurtjes werken en anders betaal je 10 euro per dagdeel. 3

Sfeervolle ruimtes Ben je therapeut of coach? Er zijn ook gebouwen waar je klanten kan ontvangen in sfeervolle ruimtes. Igluu Bij Igluu in Den Haag, Eindhoven en Utrecht kies je voor DaySpace of OneSpace. Een DaySpace kost 134 euro per maand voor vier dagen werken. Met OneSpace, vanaf 272 euro per maand, heb je onbeperkt toegang. Printen, wifi, koffie en thee zijn bij de prijs inbegrepen. In De Ruimte In De Ruimte is gevestigd in een oud kloostergewelf in Utrecht. De werkplekken zijn niet gratis, maar hier geldt voor alles: je bepaalt zelf hoeveel je het waard vindt. Van koffie tot werkplek. Je rekent af zodra je weggaat. ZAAMEN In een monumentaal grachtenpand in Haarlem zit ZAAMEN. Hier kunnen de flexwerkers gebruikmaken van diverse memberships. Zo is er een Flexabonnement voor 249 euro per maand. Er is een restaurant, een besloten stadstuin met tuinhuis en een sloep. Good Place 2 Work Vrouwelijke zzp ers zijn welkom bij Good Place 2 Work in Rotterdam. Als lid betaal je minder. Zo kost onbeperkt werken als lid je geen 150 euro maar 125 euro per maand. Je kunt ook werkbundels van 10, 50 of 100 uur kopen. Buiten de Randstad In Oss betaal je bij FlexWerkPlek Holstohus 10 euro per dag, in het Friese Lemmer kan je bij A la Mer voor 135 euro per maand terecht. Een werkplek in het Groningse Launch Café kost 15 euro per dag en Goede Gasten in Arnhem biedt gratis werkplekken aan. 4

Erik Willems Marketingadviseur van EWMA De ene keer werk ik op een pc, de andere keer op mijn laptop. Door in de cloud te werken kan ik overal bij mijn spullen. Eerst had ik een portable harddisk, maar dat is niet meer nodig. Wat heb je nodig? Als zzp er kan je ook besluiten in een park te gaan werken. Om overal aan de slag te kunnen, is een aantal zaken van belang. Het gaat immers om jouw mobiele kantoor. Overal online Een goede internetverbinding is essentieel. Ben je buiten de deur en kan je geen gratis wifi-spot vinden? Gebruik de verbinding van je smartphone om een persoonlijke hotspot te maken. Met een grote databundel kom je achteraf niet voor financiële verrassingen te staan. Mocht je toch kunnen inloggen op een gratis wifi-netwerk, realiseer je dan wel dat dit veiligheidsrisico s met zich kan meebrengen. Wil je zekerheid? Kies voor een dongel, met een abonnement en een databundel. Op iedere plek kan je in je eigen netwerk via een USBstick met een sim-kaart. Daarnaast is het handig dat internet snel werkt. 4G is supersnel internet voor onderweg. Je hebt een mobiel toestel nodig dat geschikt is voor het 4G-netwerk. Device Met een device als een tablet of laptop kun je overal aan de slag. Een tablet is handzamer dan een laptop en is handiger als je veel onderweg bent. Met een smartphone ben je altijd bereikbaar en kan je overal een wifi-hotspot maken. Cloud Als je in de cloud werkt, is bijvoorbeeld een externe harde schijf of USB-stick niet meer nodig. Je hebt overal toegang tot je bestanden. Dat levert vooral gebruiksgemak op. Later lees je daar in dit whitepaper meer over. Kiezen voor een flexwerkplek (checklist) Zie jij jezelf wel buiten de deur werken? Bedenk dan goed wat je belangrijk vindt. Dit zijn zaken waar je op kunt letten in de zoektocht naar je ideale werkplek. Sfeer Bekijk waar je je prettig voelt en of je er goed kan werken. Hoe is de sfeer en inrichting? Maar let ook op: De locatie. Zit het pand op een centrale plaats en zijn er genoeg parkeerplekken? Is er een ontmoetingsplek? Initiatieven. Vraag of er evenementen worden georganiseerd. Proefwerken. Sommige locaties bieden dit aan. 5

Goede prijs/kwaliteit Vergelijk verschillende werkplekken zodat je er achter komt wat jij een goede kwaliteit/prijsverhouding vindt. Als je ergens binnenstapt, controleer even of koffie, thee, internet en printen inbegrepen zijn bij de prijs. Werkplek Met alleen een bureau en een stoel ben je er niet. Zijn die trouwens in hoogte aan te passen? Kijk ook naar deze faciliteiten: Hoe sterk is het wifi-signaal? Zijn er genoeg stopcontacten? Is het gehorig? Heb je voldoende licht? Zijn er ruimtes voor vergaderingen of afspraken met klanten? Staat de koffie klaar en kan er worden gegeten? Wat is de prijs? Thuiswerken versus flexwerkplek Thuiswerken Weinig regelmaat Gebrek aan discipline Weinig sociaal contact Rommelig kantoor Tijd kwijt aan huishoudelijke klussen Doorwerken Flexwerkplek Vaste tijden Motiverende omgeving Inspirerende zzp ers Altijd een opgeruimd bureau Geen afleiding Pand uit: einde werkdag 6

Bekende clouddiensten Online werken: Google Apps en Office 365 Online opslag: Google Drive, KPN Back-up Online en Dropbox Online platform: Twitter en Salesforce Werken in de cloud Als je een flexwerkplek hebt, is het handig om in de cloud te werken. Het meeslepen van documenten, kladblokken, externe harde schijf en agenda is daarmee verleden tijd. Je kunt op iedere plek bij je documenten, via een videoconference op afstand vergaderen of bestanden delen. Je hebt alleen maar een device en internet nodig. Kortom, je creëert je eigen werkplek online. Wat is werken in de cloud nu precies? Onder cloud computing vallen allerlei IT-diensten die online worden aangeboden. Het zijn services die de taken van onze computers overnemen en zich op internet bevinden. Software, servers en harde schijven komen dus samen in een datacenter. Het enige wat je nodig hebt, is internet. Zonder internet geen cloud. Er zijn drie soorten clouddiensten: SaaS: Software as a service Software wordt online aangeboden als een dienst. Bij een applicatieclouddienst ligt het beheer in andere handen en je betaalt alleen voor het gebruik van een programma dat in de cloud draait, zoals Google Apps en Microsoft Office 365. Je maakt dus gebruik van software als een service. IaaS: Infrastructure as a service Je gebruikt ICT-infrastructuur. De provider beheert de apparatuur en jij betaalt voor wat je afneemt. Bij een infrastructuurclouddienst gebruik je bijvoorbeeld alleen de opslag en kracht van het computernetwerk. Je installeert en beheert zelf op afstand software. Denk aan Amazon Simple en Microsoft Azure. PaaS: Platform as a Service Je bent de huurder van schijfruimte, een database en een besturingssysteem. Binnen een bepaalde infrastructuur kan je applicaties gebruiken, ontwikkelen en exploiteren. De diensten die een platformclouddienst biedt, zoals Google App Engine, zijn geschikt voor zzp ers met veel technische kennis. Internet als computer Veel mensen gebruiken de cloud als snelle back-up. De populaire clouddiensten bieden allemaal gratis opslag. Wie meer ruimte nodig heeft, kan kiezen voor een upgrade. Maar de virtuele wolk biedt meer. 7

Melissa Oosterbroek Social Motion Ik doe niet anders dan werken in de cloud. Het enige wat ik heb is een notitieboekje om aantekeningen te maken. De rest doe ik digitaal. Georganiseerd Als je in de cloud werkt, ben je georganiseerd, mobieler en flexibeler: je hebt altijd en overal toegang tot je data. Daarnaast hoef je vrijwel geen gebruik meer te maken van de opslagruimte op je computer. Documenten, mails, agenda en contacten worden automatisch gesynchroniseerd op al je apparaten. Je hoeft dus niet meer op je to-do list te zetten dat je een back-up moet maken. Externe harde schijven of USB-sticks zijn verleden tijd. Bovendien gaat er bij een calamiteit zoals brand, niets verloren. Jouw documenten hangen veilig in de lucht. Voorbeelden: Dropbox, MediaFire, Crashplan, Mozy, Back- Up Online van KPN, T-Mobile Cloud en Vodafone Cloud. Delen In de cloud kan je gemakkelijk bestanden delen. Dat betekent het einde van geklungel met grote bestanden en talloze e-mails. Je kan de dienst via de website downloaden of naar de website gaan. Controleer altijd of het internetadres met https:// begint. Dan weet je dat de verbinding veilig is. Voorbeelden: Hightail, RapidShare en WeTransfer. Samenwerken Je kunt op afstand samenwerken. Denk aan het voeren van videogesprekken, chatten en tegelijkertijd een document bewerken. Dat scheelt (reis)tijd. Voorbeelden: Asana, Google Hangouts, Microsoft Lync en Skype. Extra functies De cloud biedt ook apps voor onder meer financieel beheer en content management. Komt je afspraak later dan gepland? Geen probleem, jij benut die tijd voor de administratie. Voorbeelden: Google Calender, Evernote Business, Exact Online en MoneyBird. Veilig Is je computer gestolen of gecrasht, dan werk je op een andere computer direct verder. Je documenten staan immers in de cloud op externe servers. Valt een cloudserver uit, dan wordt er meteen overgeschakeld naar een ander datacenter. Clouddiensten gebruiken goed beveiligde datacentra die bestand zijn tegen brand, stroomuitval en diefstal. Goedkoop Zelf hard- of software draaien of onderhouden is niet meer nodig. Ook hoef je die niet zelf te beveiligen. Dat scheelt geld. Uiteindelijk moet je voor sommige diensten wel een abonnement betalen. 8

Bekende clouddiensten Online werken: Google Apps en Office 365 Online opslag: Google Drive, KPN Back-up Online en Dropbox Online platform: Twitter en Salesforce Door de cloud werk je eenvoudiger, efficiënter, flexibeler, goedkoper en veiliger. Maar wat zijn de nadelen? Nieuwe technologie is altijd even wennen Je moet je weg weten op internet en er graag gebruik van maken om de onlinediensten optimaal te benutten. Afhankelijk van technologie Net als bij het leveren van energie, kan een storing optreden. Het datacenter heeft bijvoorbeeld problemen met de software. Dan zit er niets anders op dan wachten tot alles weer werkt. Je clouddienst is net zo betrouwbaar als je internetprovider. Geen bevoegdheid Je geeft de controle uit handen. Je moet dus vertrouwen op de aanbieder en letten op de voorwaarden. Beperkingen Functies van tekstverwerkingsprogramma s of spreadsheets zijn beperkter in gebruik dan echte software. 9

Melissa Oosterbroek Social Motion vertrouwen. Ik vind het niet eng om in de cloud te werken. Ik ga ervan uit dat de bedrijven die de diensten aanbieden hun verantwoordelijkheid nemen, maar je kan er natuurlijk niet blind op De bekendste clouddiensten Net als flexwerkplekken, zijn er steeds meer clouddiensten. Om alles uit jouw informatiewolk te halen, kies je voor online kantoorsoftware. Google Apps Met Google Apps ga je vanuit je browser aan de slag met documenten, spreadsheets, presentaties, e-mail en agenda s. Ook kan je met iemand anders een document bewerken en bestanden delen. Dat betekent een einde aan mailtjes over en weer. Daarnaast is offline werken mogelijk. Zodra je online komt, wordt de data ververst. Met Google Hangouts kan je onder meer (video)chatten en je beeldscherm delen. Het onderdeel Google Drive biedt gratis opslagruimte tot 15GB. Binnen Google Apps for Business is dat 30GB. Microsoft Office 365 MS Office-gebruikers hebben Office 365 zo onder de knie. De app van Microsoft biedt ook kantoorapplicaties als tekstverwerking en spreadsheets. In tegenstelling tot Google Apps, dat geheel onafhankelijk werkt, valt Office 365 terug op een desktopversie van MS Office. Je kan dus alleen offline werken als je dat op je computer hebt staan. Wie een Microsoft-account heeft, beschikt automatisch over OneDrive. Het programma is geschikt om bestanden te delen, mappen te synchroniseren en back-ups te maken. Zakelijke gebruikers krijgen 1TB opslag. Dropbox Dropbox is een opslagplaats voor documenten in alle vormen en maten. Tekstbestanden, muziek, video s en foto s kunnen gemakkelijk met (mobiele) apparaten worden gedeeld. Je krijgt gratis 2GB aan opslag. Tegen betaling is meer ruimte mogelijk. icloud Voor de Apple-fans is er icloud. Deze dienst is geïntegreerd in de iphone, ipad en Mac, maar is er ook voor gebruikers van de pc. Je krijgt gratis 5GB opslagruimte voor foto s en documenten. Hoe veilig is de cloud? Vind je het eng om je documenten ergens in de lucht te parkeren en vertrouw je daarom nog steeds op je USB-stick? Maar wat als je die verliest? In de cloud raak je niets kwijt. Als je je goed voorbereidt, kan je veilig gebruikmaken van cloud computing. 10

Bekende clouddiensten Online werken: Google Apps en Office 365 Online opslag: Google Drive, KPN Back-up Online en Dropbox Online platform: Twitter en Salesforce Door de cloud werk je eenvoudiger, efficiënter, flexibeler, goedkoper en veiliger. Maar wat zijn de nadelen? 1. Een betrouwbare internetverbinding Een goede en betrouwbare internetverbinding is de basis. De verbinding moet voldoende bandbreedte hebben zodat jij optimaal gebruik kunt maken van alle softwaretoepassingen. Via je cloudprovider kan je ook met klanten of relaties communiceren. Het is dus van belang dat alles naar behoren werkt, zodat je tijdens een videoconference geen last van haperingen krijgt. 2. Check de beveiliging van je apparaten Niet alleen je laptop, maar ook je smartphone, PDA of tablet kunnen contact leggen met de cloud. Dat geldt ook voor die van de mensen met wie je (tijdelijk) samenwerkt. Beveilig daarom alle apparaten met virusscans, wachtwoorden, versleuteling en specifieke persoonsgebonden permissies. 3. Zaken op orde stellen Voordat je de cloud induikt, is het verstandig je bestanden onder de loep te nemen. Welke documenten kunnen veilig in de lucht en wat niet? Hou goed het onderscheid tussen bedrijfsgevoelige data in de gaten. Op die manier richt je je eigen wolk zo veilig en optimaal mogelijk in en dat scheelt weer tijd achteraf. 4. Gevoelige privégegevens in Nederland De Europese Unie heeft een richtlijn over het beveiligen van persoonsgegevens, maar ieder land heeft zijn eigen interpretatie. Er is een voorstel gedaan voor een algemene, bindende cloudwet. Tot die tijd is het verstandig persoonlijke informatie binnen Nederland te houden. Dit kan je regelen met je cloudaanbieder. Als je je data op Nederlandse servers wilt bewaren, kijk dan bij de mogelijkheden van Nederlandse providers. 5. Cloud op maat Kies een cloud die bij je past. Er zijn vier soorten: Private cloud Een cloud voor jou alleen. Jij bepaalt waar je gegevens zich bevinden. Je hebt dus zelf de controle in handen, maar daar hangt ook een prijskaartje aan. Publieke cloud De cloudleverancier is de eigenaar. Het is onbekend waar je data wordt opgeslagen. Ook zijn er geen afspraken over. Deze cloud is niet geschikt voor bedrijfsgevoelige data. 11

Community cloud Verschillende bedrijven of zzp ers werken samen in een cloud. De informatiewolk wordt dus gedeeld. Hybride cloud Meerdere wolken worden samen gebruikt. De helft van de cloud is bijvoorbeeld publiek en de andere helft privé. Hierdoor kan je gevoelige informatie in een afgeschermde omgeving plaatsen. 6. Altijd een back-up Online opslag is net zo betrouwbaar als opslag op je eigen server. Het is misschien zelfs wel stabieler. Valt een cloudserver uit, dan wordt meteen overgeschakeld op een ander datacenter. Het maken van back-ups gaat automatisch. 7. Kies voor een gecertificeerde cloudaanbieder Certificaten bieden geen keiharde garanties, maar ze tonen op z n minst aan hoe de cloudaanbieder over werken in de cloud denkt. Kies voor een certificaat dat aansluit bij jouw gegevens en wensen. Deze certificaten zijn sowieso van belang: PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standards): een pakket met 297 voorschriften, opgelegd door de internationale creditcardorganisaties. ISO 27001: een belangrijke ISO-standaard voor informatiebeveiliging. ISO 9001: een norm die eisen stelt aan het kwaliteitsbeleid van organisaties. ISAE 3402: een nieuwe standaard voor third party reporting. 12

Kiezen voor een clouddienst (checklist) De cloud is overal. Het is tegenwoordig heel normaal om via Facebook of Instagram een foto te delen en muziek te luisteren via Spotify. Dus waarom niet werken in de cloud? Als je moet wennen, begin dan eerst klein. Vraag jezelf af wat je precies wilt doen. Dat maakt de keuze voor een bepaalde clouddienst makkelijker. Wat zoek je in een clouddienst? Een opslagplaats die dient als back-up? Wil je vooral bestanden delen? Wil je alles in de cloud? Extra functies? Opslag en bestanden Hoeveel kost ruimte? Welk type bestanden zijn geschikt? Kan je bestanden delen? Is er mobiele toegang? Is er een helpdesk? Twijfel je nog over de cloud? Houd dan in je achterhoofd dat de wensen van opdrachtgevers ook veranderen. Er wordt steeds meer met de cloud gedaan, dus zorg dat je niet achterloopt. Powered by zzp servicedesk Over ZZP Servicedesk. ZZP Servicedesk helpt zelfstandige ondernemers alles uit hun bedrijf te halen. Op www.zzpservicedesk.nl vind je betrouwbare, concrete informatie en inspirerende verhalen van collega-zzp ers. Het is niet toegestaan beeldmateriaal en informatie afkomstig uit dit document zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ZZP Servicedesk te kopiëren in welke vorm dan ook. Copyright: ZZP Servicedesk 13