Nedsoft Prikklok USB-versie Handleiding 2009, Nedsoft Helpdesk: 0900-2022757 E-mail: Informatie@nedsoft.com Websites: www.nedsoft.com, www.prikklok.nl
Handleiding Nedsoft Prikklok Alle rechten voorbehouden. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Nedsoft mag niets van deze uitgave worden verveelvoudigd, bewerkt en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, magnetische media of op welke andere wijze dan ook. Belangrijk: Alle technische gegevens en programma s in dit boek werden door de auteurs met de grootste zorgvuldigheid samengesteld. Helaas kunnen wij fouten niet volledig uitsluiten. Nedsoft ziet zich daarom gedwongen erop te wijzen dat ze noch enige garantie, noch enige juridische verantwoordelijkheid of welke vorm van aansprakelijkheid dan ook op zich kan nemen voor gevolgen die voortvloeien uit eventuele foutieve informatie. Wij stellen het op prijs als u eventuele fouten of tekortkomingen aan ons meldt. Wij willen u er verder op wijzen dat alle soft- en hardwarebenamingen die in dit boek worden vermeld, evenals de merknamen van de betreffende firma s over het algemeen door fabrieksmerken, handelsmerken of door het patentrecht zijn beschermd. Technische ondersteuning Nedsoft producten: Support via Internet: www.nedsoft.com Support via e-mail: informatie@nedsoft.com Telefonische support: 0900-20 22 757 ( 0,70 p/m) Ver: 1.1.19 2
Inhoudsopgave Inleiding Prikklok... 4 1 Installeren van het programma... 5 1.1 Het programma Stand-alone installeren... 5 1.2 Het programma op het netwerk installeren... 5 1.3 De scanner instellen voor de USB-kaartlezer... 6 2 Belangrijke tabbladen... 7 2.1 Persoon invoeren [Personen tabblad]... 7 2.2 Soort pas invoeren [Soorten passen tabblad]... 7 2.3 Pas koppelen [Scan tabblad]... 8 3 Optionele tabbladen... 8 3.1 Afdeling toevoegen [Afdelingen tabblad]... 8 3.2 Functie toevoegen [Functies tabblad]... 8 3.3 Afrondingen toevoegen [Afrondingen tabblad]... 8 3.4 Contractvormen invoeren [Contractvormen tabblad]... 9 3.5 Pauzerecht invoeren [Contractvormen tabblad]... 10 3.5.1 Meerdere pauzes toevoegen [Contractvormen tabblad]... 10 3.6 Verloftypen invoeren [Verloftypen tabblad]... 11 3.7 Feestdagen invoeren [Feestdagen tabblad]... 11 3.8 Verlof invoeren [Verlof tabblad]... 12 3.9 Klokkingen bekijken [Klokkingen tabblad]... 12 3.10 Personen/Passen en klokkingen bekijken [Personen/Passen/Klokkingen tabblad]... 13 3.11 Locaties invoeren [Locaties tabblad]... 13 4 Back-up... 14 5 Rapporten... 14 5.1 Rapport Aanwezigheid... 14 5.2 Rapport Werk... 15 3
Inleiding Prikklok Over deze handleiding In deze handleiding vindt u een uitleg over het programma Nedsoft Prikklok. Het document is ingedeeld in belangrijke en optionele tabbladen. De belangrijke tabbladen moeten ingevuld zijn omdat anders de klokkingen niet goed worden verwerkt. Als de optionele tabbladen niet zijn ingevuld werkt het echter wel goed alleen gebruikt u dan echt alleen de basis van Nedsoft Prikklok. De vele opties in het programma maken uw werk een stuk lichter, u hoeft niet heel de tijd uit/in te klokken als u pauze gaat houden en verlofdagen, contracten etc. kunnen eenvoudig éénmalig ingevoerd worden. De programma onderdelen van Nedsoft Prikklok: De Manager Dit is het gedeelte waarin het personeel, de passen en de eventuele contracten worden ingevoerd. Hier wordt ook, indien gewenst, ziekte/verlof en dergelijke in verwerkt. Ook word in de manager de benodigde rapporten uitgedraaid, zodat in een oogopslag het aantal (over)uren te zien is. De Manager is het gedeelte dat vaak door Personeelszaken zal worden beheerd. De Scanner De Scanner is de software die het eigenlijke klokken verwerkt. Deze software draait dus op de computer waar ook de kaartlezer aan hangt. Elke werknemer die in- of uitklokt ziet direct op het scherm wat zijn status is op het moment dat hij klokt. De Monitor Met dit programma kan bijvoorbeeld de receptioniste zien wie er op dat moment allemaal aanwezig is. Dit werkt real time, ofwel: als iemand uitklokt is dit per direct weer bijgewerkt. Over het installeren, en het gebruik van deze programma onderdelen vindt u meer in deze handleiding. Voor vragen kunt u contact opnemen met de helpdesk. Tel. 0900 20 22 757 E-mail: informatie@nedsoft.com
1 Installeren van het programma 1.1 Het programma Stand-alone installeren 1. Plaats de CD-Rom in de computer. Het programma start automatisch. 2. Lees de Licentie Overeenkomst en druk op akkoord. 3. Vink aan welke onderdelen geïnstalleerd moeten worden en druk op volgende. De manager en de scanner moeten minimaal geïnstalleerd worden, voor uitleg over de onderdelen zie de inleiding. 4. Selecteer de map waarin u het programma wilt installeren. Druk op volgende en het programma wordt geïnstalleerd. 5. Ga naar stap 1.3. 1.2 Het programma op het netwerk installeren 1. Plaats de CD-Rom in de computer. Het programma start automatisch. 2. Lees de Licentie Overeenkomst en druk op akkoord. 3. Vink aan welke onderdelen geïnstalleerd moeten worden en druk op volgende. 4. Selecteer de map waar u het programma wil installeren u moet u vaste schijf aangeven dus de C schijf. Druk op volgende en het word geïnstalleerd. 5. U opent nu de manager en u krijgt dan een nieuw venster te zien zie afbeelding 0.1 u kunt nu u gedeelde map/ Netwerk schijf kiezen waar u de database wilt opslaan. Dit doet u bij elke computer die u met dit programma wil laten werken. Afbeelding 0.1 LET OP! Alle programma onderdelen moeten per PC vanaf CD geïnstalleerd worden. Het is niet langer mogelijk om op een server te installeren en dan even een snelkoppeling te maken.
1.3 De scanner instellen voor de USB-kaartlezer Om de Prikklok Scanner geschikt te maken voor de USB-kaartlezer doet u het volgende: Bevestig de USB-uitgang van de kaartlezer in een USB-slot in de computer. De kaartlezer wordt automatisch geïnstalleerd door Windows. Hierna opent u de Prikklok Scanner en gaat naar extra en dan instellingen. U vinkt het HID-Compliant apparaat aan. Afbeelding 1: De USB-kaartlezer is aangevinkt. Zodra u op OK drukt zal de scanner vragen of u wilt herstarten. Dit moet u accepteren en de scanner zal automatisch herstarten. Hiervan zult u waarschijnlijk niets merken. Een voordeel van USB-kaartlezer is dat u het programma nu ook kunt minimaliseren, de scanner zal dan nog steeds de klokkingen registreren.
2 Belangrijke tabbladen 2.1 Persoon invoeren [Personen tabblad] Hier voert u al de medewerkers in. Ga naar het tabblad personen en klik op nieuw:. Voer een code in : Bijvoorbeeld MBL of een personeelsnummer, voer de rest van de gegevens ook in. (Niet alles is verplicht maar voor de administratie is het wel beter om zoveel mogelijk in te vullen) Afbeelding 2: Voer de persoonsgegevens in. Zoals u ziet zijn op het voorbeeld de afdeling, functie en contract al gegevens ingevuld. Als u later 3.1, 3.2 en 3.4 heeft afgerond kunt u door op het rode pijltje te klikken een contract, functie of afdeling selecteren. Dit is optioneel. 2.2 Soort pas invoeren [Soorten passen tabblad] Hier geeft u aan wat voor soort pas er gebruikt gaat worden. In veel gevallen zal er gebruik gemaakt worden van de meegeleverde Nedsoft passen. Ook andere magneetkaartpassen kunnen gebruikt worden zoals bijvoorbeeld een bankpas. Ga naar het tabblad soorten passen en druk op nieuw een Korte omschrijving(bijvoorbeeld: Nedsoft Bedrijfspas). U zou ook BANK kunnen aanmaken als u (ook) bankpassen wenst te gebruiken..en typ een code in (bijvoorbeeld:bedr) en Afbeelding 3: De soort pas wordt ingevoerd.
2.3 Pas koppelen [Scan tabblad] Om een pas met magneetstrip makkelijker toe te voegen kunt u het tabblad Scan gebruiken. Op het moment dat u een pas door de scanner haalt komt de pas hierbij te staan. Zo kunt u gemakkelijk de pas koppelen aan een persoon. U selecteert links de pas die u wilt koppelen aan een persoon. In het rechtergedeelte van het scherm vindt u o.a. het Persoonveld. Hier dient u een persoon te selecteren die u wilt koppelen aan de pas. Eventueel kunt u nog een tijdstip van aanmaken kiezen, een soort pas en een opmerking toevoegen. Zodra u op Associeer drukt wordt de pas gekoppelt en kan de persoon beginnen met klokken. Afbeelding 4: Koppelen van een pas door middel van het Scan tabblad. 3 Optionele tabbladen 3.1 Afdeling toevoegen [Afdelingen tabblad] U kunt ook een afdeling toevoegen waar een persoon werkt. U kunt dan later een rapport uitdraaien voor wie op welke afdeling gewerkt heeft. Ga naar het tabblad Afdelingen en klik op nieuw :. Voer een Code in: Bijvoorbeeld Verkoop. En een korte omschrijving, bijvoorbeeld Verkoop afdeling. Bij lange omschrijving kunt u meer informatie over deze afdeling invullen. 3.2 Functie toevoegen [Functies tabblad] U kunt ook een functie toevoegen, dus welke functie een persoon heeft. U kunt dan later een rapport uitdraaien met een overzicht van de functies, en wie welke functie heeft. Ga naar het tabblad Functies en klik op nieuw :. Voer een code in: Bijvoorbeeld Mgr. En een korte omschrijving. Bijvoorbeeld Manager. Bij de lange omschrijving kunt u meer informatie kwijt over deze functie. 3.3 Afrondingen toevoegen [Afrondingen tabblad] Afrondingen worden gebruikt om o.a. te voorkomen dat iemand die bijvoorbeeld dagelijks 5 minuten voor zijn werktijd aanwezig is, deze 5 minuten worden gezien als overuren. Deze afrondingen kunnen apart worden ingevoerd voor zowel in- als uitklokken.
Ga naar het tabblad afrondingen en klik op nieuw : bij Overzicht Afronden Inklokken. Stel dat u wenst dat iedereen die tussen 8:20 en 8:35 inklokt wordt geklokt als 8:30. Voer dan bij Ondergrens 8:20 in. Als iemand dan om 8:21 inklokt wordt het afgerond op 8:30. Voer bij Bovengrens 8:35 in. En voer bij Afronden op het tijdstip waarnaar toe moet worden afgerond in. In dit geval dus 8:30. Bij korte en lange omschrijving kunt u een eventuele toeliichting kwijt (Zie voorbeeld). Afbeelding 5: Er wordt afgerond op 8:30 Bij uitklokken doet u hetzelfde alleen dan bij Overzicht Afronden Uitklokken, bijvoorbeeld afronden op 17:00. 3.4 Contractvormen invoeren [Contractvormen tabblad] Hier voert u de verschillende contractvormen in die binnen uw organisatie worden gehanteerd. Ga naar het tabblad Contractvormen en druk op nieuw bij overzicht contractvormen. Voer een verkorte code in. Bijvoorbeeld 40 en vul bij Korte Omschrijving de volledige omschrijving van de contractsoort in. Dan vult u in hoeveel een persoon met dat contract per week werkt. Bij maand vult u in hoeveel een persoon per maand werkt. Dan gaat u per dag invullen hoeveel uren iemand werkt. Bij werktijd kunt u kiezen of u een vast of een variabele werktijd wilt invoeren.
U kunt eventueel nog een indicatie van de overuren aangeven en een lange omschrijving. Afbeelding 6: Voer een contractvorm in. 3.5 Pauzerecht invoeren [Contractvormen tabblad] U kunt een pauzerecht invoeren, dit doet u zodat een werknemer niet elke keer hoeft in/uit te klokken als hij pauze heeft. U kunt de pauzes invoeren op de volgende manier: Klik éénmaal op Contractvorm. Selecteer nu een contract waar u een pauzerecht aan wilt hangen. Druk dan op nieuw : bij Overzicht Pauzerecht. Voer een code in bijvoorbeeld: lunchpauze. Voer de werkuren die er gewerkt moeten zijn voor de pauze van toepassing is in. (Bijvoorbeeld 2:00) Voeg daarna de lengte van de pauze in(bijvoorbeeld 00:15) en druk op Ok. 3.5.1 Meerdere pauzes toevoegen [Contractvormen tabblad] De pauzes worden cumulatief berekent, om nog een pauze toe te toevoegen doet u dat op de volgende manier: Klik nogmaals op nieuw bij overzicht pauzerecht. Voer een code in bijvoorbeeld: Kleine pauze. Voer de werkuren die er gewerkt moeten zijn voor de pauze van toepassing is in.(bijvoorbeeld 4:00) Let op! U moet weer vanaf het begin gaan tellen. Als iemand om 8 uur klokt en hij krijgt na 2 uur 15 minuten pauze voert u dus één pauze van 15 minuten na 2 uur in. Als de werknemers daarna nogmaals recht hebben op een pauze, bijvoorbeeld om 12 uur, moet u nu na 4 uur 30 minuten pauze invoeren. U moet echter ook de vorige pauze bij de nieuwe pauze optellen. Dus wordt het 45 minuten ofwel de pauzes zijn cumulatief.
Afbeelding 7: Voer de tweede pauze in. 3.6 Verloftypen invoeren [Verloftypen tabblad] Hier kunt u een type verlof invoeren, deze kunnen later in het tabblad verlof worden toegekend aan een persoon. Ga naar het tabblad verloftypen en druk op nieuw. Voer bij code bijvoorbeeld Dokter. En bij korte omschrijving op bezoek bij de dokter Bij type selecteert u het type dat van toepassing is. (Ziek in dit geval) U kiest of dat onder werktijd valt. En u vult eventueel een Lange omschrijving in en drukt op Ok. Afbeelding 8: Verloftype invoeren 3.7 Feestdagen invoeren [Feestdagen tabblad] Hier kunt u feestdagen invoeren, dus dagen waarop iedereen in het bedrijf vrij heeft. Zo hoeft u niet bij ieder persoon een verlofdag toe te kennen. U kunt dit later bekijken in het Rapport werk en feestdagen. Ga naar het tabblad feestdagen en druk op nieuw op Ok.. Voer een datum in en een omschrijving. Druk
3.8 Verlof invoeren [Verlof tabblad] Geldige afwezigheid van een werknemer kan met deze module worden ingevoerd. De personeelschef kan bijvoorbeeld eenmaal per dag of per week de afwezigheidsbriefjes verwerken. Ga naar het tabblad Verlof en druk op nieuw. Voer een persoon in (druk op het rode pijltje en selecteer er één in de lijst). Doe hetzelfde bij Verloftypen voer dan de datum in en de tijdsduur, druk daarna op Ok Afbeelding 9: Ken een verlofdag toe aan een persoon. 3.9 Klokkingen bekijken [Klokkingen tabblad] Ga naar het tabblad klokkingen, hier staan alle klokkingen die gemaakt zijn. U kunt handmatig een klokking toevoegen door op nieuw te drukken en alle gegevens daar in te vullen. Verander de tijd als u een andere kloktijd wilt invullen. Bij actie kunt u instellen of er in of uit wordt geklokt. Afbeelding 10: Klokkingen bekijken
3.10 Personen/Passen en klokkingen bekijken [Personen/Passen/Klokkingen tabblad] Bij personen passen en klokkingen staan alle gegevens van de tabbladen Personen, Passen en Klokkingen op één scherm voor het overzicht. Hier hoeft dus niets meer over uitgelegd te worden. 3.11 Locaties invoeren [Locaties tabblad] Ga naar het tabblad locaties en klik op nieuwe locatie toevoegen. Afbeelding 11: Locatie invoeren Nu kunt u de locaties invoegen u kunt genoeg nieuwe locaties invoeren. Via de scanner kunt u dan aangeven welke locatie het programma zich bevindt. Zie de afbeelding hieronder. Afbeelding 12: Plaats ingevoert U kunt nu bij plaats aangeven welke locatie de scanner zich bevind.
4 Back-up Omdat een computer vaak openstaat voor gevaren zoals virussen, een computer crash, stroomstoring etc. is het altijd verstandig om een back-up te maken. Dit doet u op de volgende manier: Ga naar de map waar u Prikklok heeft geïnstalleerd. Standaard is dit C:\Program Files\Nedsoft\Prikklok\. U kunt dit zien door met rechtermuisknop op de snelkoppeling op het bureaublad te drukken en dan eigenschappen, dan staat er onder algemeen beginnen in. Dit is de map waar het programma geïnstalleerd staat. Als u in deze map bent klikt u op beeld, en dan details. U sorteert vervolgens op Type. U ziet dan verschillende.dat bestanden staan. Dit zijn de bestanden die u moet kopiëren naar een veilige locatie. U moet ze allemaal kopiëren behalve appdata.dat. Probeer met regelmaat back-ups te maken om onnodige ergernis bij problemen te voorkomen. 5 Rapporten Om uw gegevens uit te printen zijn een aantal standaard rapporten toegevoegd in het programma. In dit hoofdstuk worden de meest gebruikte rapporten besproken. 5.1 Rapport Aanwezigheid Om te beginnen met het printen van dit rapport gaat u naar Rapport en naar Rapport Aanwezigheid. Als u een rapport van alle personen tegelijk uit wilt draaien klikt u op Printen of Bekijken om het rapport eerst nog even te bekijken voor u het afdrukt. Als u echter een rapport van één persoon of alleen de eerste 5 personen wilt printen, Klikt u links op Persoon, dan klikt u rechts op het uitklapmenu en selecteert u op. Dan klikt u op het rode pijltje en dubbelklikt u (in het verschijnende scherm) op de persoon die u wilt zien. Als u de eerste vijf wilt laten zien klikt u op tussen in plaats van op. In het eerste veld kiest u dan persoon nummer 1, en in het tweede veld kiest u persoon nummer 5. Wilt u ook nog de data van bijvoorbeeld een week kiezen, dan klikt u op tijd, en kiest u tussen. In het eerste veld vult u bijvoorbeeld de eerste dag van de week, Maandag 1 januari 2007, en in het tweede veld de laatste dag van de week, Vrijdag 5 januari. Let op! U moet dan wel klokkingen in dat gebied hebben bij het persoon dat u geselecteerd heeft anders zal er niets verschijnen. Ditzelfde geld voor alle andere opties. Het veld cumulatief in het rapport houdt de gewerkte uren in totaal in.
5.2 Rapport Werk Dit rapport is meer gespecialiseerd op persoon. Links bovenin ziet u de gegevens van de werknemer staan, en rechts bovenin ziet u de normuren per dag aangegeven staan. Om te beginnen met het printen van dit rapport gaat u naar Rapport en daar Rapport Werk. Ook hier kunt u een rapport van 1 persoon of van alle personen uitdraaien, alleen als hier niets wordt geselecteerd staan alle personen op een andere pagina. In het afdrukvoorbeeld kan met het pijltje naar rechts door de rapporten gebladerd worden. U kunt natuurlijk ook op persoon selecteren als u een rapport van één persoon wilt uitprinten. Klik op persoon, dan kunt u gelijk op selecteren in het menu. En dan via het rode pijltje de desbetreffende persoon selecteren. Of op tussen en dan kiest u de bij het 1 e veld de persoon vanaf en bij het 2 e veld het persoon tot. U kunt ook op code drukken en dan kunt u een persoonscode invullen, en u kunt iedereen die begint met een bepaalde code kiezen, de personen tussen twee, en de personen die een bepaalde waarde bevatten. Ditzelfde geld voor alle andere velden onder persoon. Onder datum kunt u de data waartussen geselecteerd moet worden kiezen. Dit is handig als u bijvoorbeeld een maanduitdraai wilt maken. U kunt er echter ook maar één aanvinken, dan zult u de klokkingen van één dag zien. Als u klaar bent klikt u op afdrukken of bekijken. Betekenis van de velden op het rapport: D: de dag van de klokking. Datum: Datum van de klokking. Totaal uren: het totaal gewerkte uren van die dag. Norm uren: De uren die gewerkt moeten worden. Afwijking: de afwijking van de gewerkte uren en de norm uren. Als u dus 10 uur heeft gewerkt, en bij de norm staat 9,30 uren, zal er 0:30 afwijking staan. Dit is vooral handig bij het inzien van de overuren of natuurlijk de te weinig gewerkte uren. Ziek: Als de betreffende persoon ziek was komt hier het aantal zieke uren te staan. Ditzelfde geld bij vakantie, tijd voor tijd en speciaal. Ma-Vr: De gewerkte uren van maandag t/m vrijdag. Zaterdag: De gewerkte uren op een zaterdag. Zondag: De overuren op een zondag. Begin-tijd: De tijd wanneer er ingeklokt is. Eind-tijd: de tijd wanneer er uitgeklokt is. Opmerkingen: Hier kunnen met de hand opmerkingen worden toegevoegd. Als u meer informatie wilt over bijvoorbeeld het aanpassen van het rapport kunt u altijd een e-mail sturen naar de helpdesk van Nedsoft (informatie@nedsoft.com) of naar de helpdesk bellen. (0900-2022757) U zult hier dan zo snel mogelijk mee geholpen worden.