Nieuwsbrief 1. november 2016 Beste leden van de Zaanlandsche Zeil Vereeniging afd. Zeil en Motorboot, wij willen u met dit schrijven even bijpraten over een aantal actuele onderwerpen die op onze Jachthaven spelen en hiermee tevens de Nieuwsbrief nr 1. bij u introduceren. Introductie Er is in januari 2016 een praktisch geheel nieuw bestuur aangetreden welke eerst even aan elkaar moest wennen en inventariseren wat er allemaal gedaan zou moeten worden. Na het verdelen van de taken kon er op de liggers vergadering van 7 juli jl. een nieuwe voorzitter benoemd worden waarna we de zaken verder konden gaan aanpakken. Wij hebben ervaren dat een goede communicatie tussen de bestuursleden onderling en met de leden heel belangrijk is en eigenlijk gewoon de basis blijkt te zijn voor een goed functioneren en de sfeer binnen een vereniging. We willen deze communicatie tussen u en het bestuur graag vorm gaan geven door naar u per e-mail een nieuwsbrief te gaan versturen. Voor de liggers en geïnteresseerde leden van de ZZV die geen e-mailadres hebben willen we een exemplaar op het prikbord in de gang en in de kantine hangen. Het is daarom van groot belang dat wij van iedereen het juiste e-mail adres hebben zodat u de nieuwsbrief rustig thuis kunt lezen. De bedoeling is om een nieuwsbrief alleen bij voldoende of belangrijk nieuwsaanbod te versturen zodat het waarschijnlijk een onregelmatige verschijning wordt en in formaat zal gaan variëren. Waar zijn we op dit moment mee bezig? U heeft waarschijnlijk gehoord (of misschien zelfs ervaren) dat we de financiën onder de loep hebben genomen. Wij willen u graag even uitleggen wat er precies gaande was. Er bleken nogal wat achterstallige facturen open te staan, waarbij als complicatie gold dat de verantwoordelijke functionarissen (havenmeester, ligplaatsadministratie en penningmeester) ieder een eigen Exel ledenlijst hanteerde welke onderling niet altijd helemaal synchroon bleek te lopen. Een gevolg was dat er soms dubbele facturen of aanmaningen werden verstuurd met alle misverstanden van dien en er ook (inderdaad) een paar leden waren die helemaal geen factuur kregen. Allereerst willen wij als bestuur alle liggers die ten onrechte een herinnering van ons hebben ontvangen ons oprechte excuus hiervoor aanbieden.
De eerste herinnering 2016 was inderdaad heftig van toon, waardoor we boze reacties ontvingen. Wat we zeer hebben gewaardeerd was de medewerking van de meeste leden die ons op het juiste spoor zetten of zelfs een afschrift van hun betalingsbewijs hebben toegestuurd waarop alle noodzakelijke gegevens stonden vermeld. Er bleek dat er ook diverse betalingen zijn verricht onder een heel andere, voor ons onbekende naam, zonder verdere gegevens van lidnummer of boot ( zoek het maar uit, ik heb betaald!!! ). Met name Luciën en Jan hebben er echt ongelofelijk veel uren in moeten steken om alles weer goed op de rails te kunnen zetten en er een sluitend geheel van te maken. We hebben in de afgelopen periode problemen gehad met leden die niet (tijdig) wilde betalen waarbij de discussie soms echt onvoorstelbaar hoog opliep en leden zich blijkbaar niet realiseerden dat een bestuurslid ook een vrijwilliger is en alleen de belangen van de vereniging behartigde. Omdat we dit absoluut niet meer wensen te herhalen, hebben we nu gekozen voor de enige professionele en juiste weg die voor dit soort zaken open staan. Er worden nu na de factuur nog maximaal drie herinneringen verstuurd. Vanaf de tweede herinnering kunnen aanvullende administratiekosten ( 10,00 Euro) worden gefactureerd. Daarna gaan we dan de vakman in dit soort zaken inschakelen en de vordering uit handen geven aan een deurwaarder die de incasso verder voor ons gaat afhandelen. De inzet van een deurwaarder gebeurt absoluut zonder verdere kosten voor de vereniging en komt volledig ten laste van de debiteur, alsnog betalen aan de ZZV is dan niet meer mogelijk. De betalingsvoorwaarden van de Zaanlandsche Zeil Vereeniging en de consequenties van openstaande facturen staan uitgebreid omschreven in het huishoudelijk regelement onder andere in artikel 4 wat u kunt vinden op onze site zzv-watersport.nl : - Onder ZZV, Statuten, hieronder komt het huishoudelijk regelement op het scherm zichtbaar-. - Onder Zeil & Motorboot-Jachthaven, Regelementen, het haven- en winterstallingsreglement-. Er is afgelopen jaar een nieuw haven programma aangekocht dat eigenlijk nog niet gebruikt werd omdat de vervuiling vanuit de oude Excel administratie eerst moest worden aangepakt. Dit nieuwe programma geeft onder andere een overzicht van de haven met alle steigers, boxen en boten op het scherm weer. Als alle gewenste gegevens in de database zijn ingevoerd is er direct op het scherm zichtbaar welke boxen er nog vrij zijn en welke boot met alle bijbehorende gegevens van de eigenaar er in een box ligt. Aan dit programma zit ook het boekhoudprogramma gekoppeld zodat het voor de functionarissen veel overzichtelijker wordt, het betalingsverkeer van elk lid direct op het scherm oproepbaar is en aanmaningen automatisch gegenereerd kunnen worden. Zowel de havenmeester, de ligplaatsadministratie als de penningmeester werken voortaan samen vanuit dit programma / database, zodat we het dan allemaal over één en de zelfde boot in de zelfde box met alle verdere info hebben.
We zetten er vaart achter om dit programma nu per 1-1-2017 volledig operationeel te hebben, wat ons, naar verwachting, ook wel zal gaan lukken. Helaas zullen er ook met het opstarten van dit nieuwe programma mogelijk wat afwijkingen zichtbaar worden maar we hopen dan op uw welwillende medewerking om ook deze vergissingen snel te kunnen herstellen. Pacht Voortgang van erfpacht overleg met Gemeente Zaanstad Zoals bij velen bekend zijn wij in augustus 2015 geconfronteerd met een ingrijpende pachtverhoging voor ons water in de Jachthaven West Knollendam. Hiertegen is bezwaar aangetekend, waarna een aantal schriftelijke reacties volgde, die voorlopig resulteerde in betaling van een bedrag gelijk aan de erfpacht voor 2015. Hierbij werd echter door Gemeente Zaanstad vermeld dat dit niet betekende dat er een lagere pacht voor 2016 gold. Op 15 december 2015, 19 februari 2016 en op 7 juli 2016 is er met de leden overlegd over de consequenties van de dreigende pachtverhoging, dat in de vergaderingen resulteerde in een besluit tot instelling van een bedrag van 100,00 Euro per lid-ligger als borg/reservering bovenop de reguliere tarieven voor zomer- en winterstalling op basis van prijs per m2 bootoppervlakte. Er werd een werkgroep gevormd met geïnteresseerde leden om een strategie te bepalen, waaruit het voorstel kwam om een onafhankelijke taxateur een juiste waarde te laten bepalen alvorens met de gemeente in overleg te gaan. Het bestuur heeft besloten om deze weg te volgen. In juli 2016 bleek dit de juiste weg; Gemeente Zaanstad besloot ook een taxateur in de hand te nemen en stelde ons voor hetzelfde te doen en hiermee een oplossing te bewerkstelligen. De feiten: - Oorspronkelijk uitgangspunt van gemeente Zaanstad waardebepaling op basis van minimale (grond-)waarde per m2; Pachtberekening = waarde x rentepercentage - De waardebepaling door onze taxateur is aanmerkelijk lager op basis van vergelijking met vergelijkbare complexen en controle van onze exploitatie. - De waardebepaling door een externe taxateur van Gemeente Zaanstad gebaseerd op een schatting van onze exploitatie (wij zijn niet gevraagd). Tevens is er een waarde van water + grond bepaald. - Beide taxatierapporten zijn onderling uitgewisseld; Nog steeds bleek er een flink verschil tussen taxaties van Gemeente Zaanstad en de ZZV Na het zomerreces heeft de ZZV weer contact opgenomen en aangedrongen op overleg. Telefonisch werd besloten om eerst beide taxateurs de standpunten te laten uitwisselen en toelichten. Aansluitend kon overleg tussen ZZV en Gemeente Zaanstad plaats vinden. Wederom werd het stil; de ZZV drong herhaaldelijk aan op actie vanuit de Gemeente Zaanstad. Met name de taxateur van de gemeente was druk en moeilijk bereikbaar.
Op 7 oktober is er uiteindelijk contact geweest tussen de taxateurs en aan ons verzocht de juiste exploitatie-cijfers te verstrekken. Door Johan (voorzitter) en Jan (penningmeester) is besloten om deze cijfers te verstrekken in de verwachting dat hiermee de waardebepaling voor het water verder kan worden bijgesteld. Op 21 oktober, na herhaald aandringen, de toezegging gekregen dat binnenkort een waarde-opgave van ons object zou worden verstrekt door de Gemeente Zaanstad. Hoe staan we er nu voor: - 100,00 Euro per lid-ligger als borg/reservering is bij de zomerstalling ontvangen - Omdat nog geen schriftelijke bevestiging van het pachtbedrag werd ontvangen, is voor de winterperiode eveneens een borg/reservering van 100,00 Euro gefactureerd. - Op 5 november 2016 hebben we een bevestiging van de door de gemeente bepaalde maximale objectwaarde en bijbehorende pacht 2016 ontvangen. De bedoeling van de gemeente is dat er uiterlijk 16 november 2016 een definitieve vaststelling komt. - Op de najaarsvergadering hopen wij dat de overeenkomst met de Gemeente is afgerond en er een definitieve afrekening van de Reservering pacht met de lidliggers kan worden bepaald. Voor elk lid-ligger een vast bedrag voor zomerstalling en een vast bedrag voor winterstalling, waarbij het teveel betaalde wordt terugbetaald of verrekend. We blijven in overleg met de gemeente om tot een voor beiden juiste oplossing te komen. We kiezen nog steeds voor overleg en vragen onze leden ons hierin te steunen. Acties en publiciteit naar buiten stellen we dus op dit moment niet voor omdat we er op vertrouwen dat overleg tot de beste oplossing leidt. We vertrouwen op een spoedige overeenkomst. Als er nieuws is dan zal de penningmeester, namens het bestuur, u hierover informeren. Kennis en vakmanschap in de haven Er zijn op de haven vele leden die een uitstekende vakopleiding of studie etc. hebben gehad en over de nodige ervaring in bepaalde zaken beschikken. We zouden als bestuur van onze vereniging heel graag van uw professionele kennis en inzicht gebruik willen maken. Het gaat ons er dus om u zonder verdere wederzijdse verplichting te mogen raadplegen om in bepaalde gevallen een beter inzicht en advies te krijgen. Laat ons horen als u specifieke kennis en vaardigheden heeft die u voor onze vereniging wilt inzetten, zoals bij onderhoud, projecten, of andere ingewikkelde zaken die wij als vereniging onder handen zullen en/of moeten gaan nemen. U kunt zich hiervoor, maar ook voor ander vrijwilligerswerk, aanmelden via ons e-mailadres administratie@zzv-watersport.nl, of via onze havenmeester.
Kantine De kantine is in de week meestal dagelijks geopend rond 10:00 om koffie te drinken (. 0,50 per kopje) en rond 12:00 om uw broodje te eten. Op vrijdag, zaterdag en zondag kunt u hier vanaf ± 9:30 uur tot ± 17:00 uur (afhankelijk van het bezoek) terecht. In het weekend is het ook mogelijk om (beperkt) wat te bestellen maar mag u uiteraard ook uw eigen boterham hier komen opeten. De kantine wordt door Willem Blom met een team van vrijwilligers gerund welke bij toerbeurt dan de honneurs waarnemen. Ook hier geldt echter weer het vele handen maken licht werk. Nu de boten weer op de wal staan kan het misschien een mooi alternatief voor u zijn om toch een goed en gezellig contact te onderhouden, een hoop mensen nader te leren kennen en de kantine tot een trefpunt binnen onze vereniging te maken. Hoe meer vrijwilligers hieraan mee willen doen hoe minder frequent men een beroep op u zal hoeven te doen. U bepaalt uiteraard zelf hoeveel uur en op welke dagen u zich hiervoor beschikbaar zou willen stellen. U kunt zich hiervoor, maar ook voor ander vrijwilligerswerk, aanmelden via ons e-mailadres administratie@zzv-watersport.nl, of via onze havenmeester. Project Loods In het voorjaar willen wij de asbestsanering van de loods uitvoeren i.v.m. de subsidie die hiervoor nog in 2017 is te ontvangen. We zijn aan het bekijken hoe we dit het beste kunnen aanpakken en wat de mogelijkheden zijn. Andere projecten We hebben verder nog een baggerbeugel (is een sterk schepnet met een lange steel) en een heel sterke magneet aangeschaft om de in het water gevallen voorwerpen weer mee op te kunnen vissen. In geval van nood heeft de havenmeester ze voor u beschikbaar en wensen wij u heel veel succes. Verder willen wij nog diverse projecten onderhanden nemen waarvoor wij de leden liever schriftelijk willen gaan enquêteren om een breder gedragen mening van u te krijgen. Er liggen bij ons ± 350 boten in de haven. Op een liggers vergadering komen er ± 40 tot 60 leden wat wij een te gering percentage vinden om bij stemming van belangrijke zaken een correcte peiling/mening weer te geven. De nieuwsbrief Het zou een goede ontwikkeling zijn als er zich een aantal vrijwilligers als een soort redactie met de samenstelling van deze nieuwsbrieven en met het vergaren van nieuws zouden willen belasten, waarbij de inbreng van de leden zeker op prijs gesteld wordt. Deze nieuwsbrief is onze eerste opzet tot het communiceren tussen bestuur en leden.
Een goede communicatie moet echter van twee kanten komen om goed te werken. Als voorzitter sta ik open voor uw ideeën en suggesties maar zeker ook voor uw kritiek. Indien u één van de bestuursleden persoonlijk wilt benaderen vindt u de betreffende e-mail adressen op de ZZV-site onder; * Zeil & motorboot Jachthaven*, contact, contactpersonen. De nieuwjaarsreceptie is op zaterdag 7 januari 2017 van 14:00 uur tot 18:00 uur in t Oppertje. Met vriendelijke groeten namens het bestuur van Johan Beernink Mocht u deze NIEUWSBRIEF niet op prijs stellen, dan kunt u zich afmelden via administratie@zzvwatersport.nl.