Vrijwilligerswerk instructie vv UNO Seizoen (1)

Transcriptie

1 Hieronder volgt een instructie hoe u kunt aangeven wat u als vrijwilligerswerk zou willen verrichten binnen vv UNO. Uiteraard zullen er vragen zijn waar op u het antwoord in onderstaand instructie niet kunt vinden. Probeer de instructie zo goed als mogelijk te volgen en pas in het uiterste geval contact op te nemen. U kunt dan mailen naar vrijwilligerszaken@vvuno.nl Instructie: 1. Pak de factuur (2) er bij (deze heeft u in een separate mail ontvangen)en maak het verschuldigde borg bedrag over naar bankrekeningnummer: NL22 RABO t.n.v. vv UNO Onder vermelding van voor- en achternaam van het lid en zijn/haar geboortedatum. Mocht u meerdere kinderen als lid hebben dan verzoeken wij u maximaal 75,-- over te maken over vermelding van de gegevens van de leden/kinderen. 1. Bekijk de openstaande functies en taken(5) en maak daar een selectie in zodanig dat u op rangorde van 1 t/m 4 taken kan opgeven en van de functies(6) functieboek maximaal 2 openstaande (met rood aangegeven door 1.. ) kan opschrijven. In het functieboek is per functie een uitgebreide beschrijving. Ook zijn hier de reeds ingevulde functies te vinden met de betreffende namen van de functionarissen. 2. Pak het taken en functies formulier er bij (liefst digitaal) en vul het volledig in (3). Vergeet niet je bankrekeningnummer te vermelden waar de borg op terug gestort kan worden. Zet je handtekening en mail deze terug naar takenfuncties@vvuno.nl U ontvangt nu een automatisch antwoord van takenfuncties@vvuno.nl als bevestiging van de ontvangst. Bewaar deze goed zodat u weet dat u de taken en functies heeft doorgegeven. Mocht u al een functie vervullen dan verzoeken wij u dat ook kenbaar te maken op het formulier(3). Als u sponsor of donateur bent zal u worden vrijgesteld van taken en/of functies. De vrijwilligerscommissie kent niet alle sponsors en vragen u als sponsor uitsluitend het formulier (3)in te vullen bij het kopje toelichting met de exacte omschrijving van uw sponsoring. Na ontvangst zullen wij dit controleren en indien correct gelijk registreren in ons systeem. U krijgt daar dan een bevestiging van vanuit het hoofd vrijwilligerszaken. Als u daar vragen over heeft kunt u die sturen naar vrijwilligerszaken@vvuno.nl Heeft u twee of meer kinderen? Gebruik dan 1 formulier met taken voor bij elkaar 12 uur. 1

2 Op het formulier (3) kunt u aangeven voor welke kinderen u vrijwilligerswerk gaat verrichten. Wij zorgen dan dat dit in onze administratie verwerkt wordt. 3. Mocht het zijn dat er onduidelijkheid is in uw formulier dan nemen we binnen 3 weken contact met u op om alsnog te zorgen voor een goede invulling en verwerking. 4. De opgegeven voorkeurstaken worden verwerkt in het systeem en zijn ook terug te zien op de voetbal.nl app onder MENU/ VRIJWILLIGERSTAKEN. Mocht je je op hebben gegeven voor een functie en deze is NOG niet ingevuld dan zal er door het verantwoordelijke bestuurslid contact met u worden opgenomen om een afspraak te maken. Als de functie wel is ingevuld dan zullen we je gaan indelen voor de ingevulde taken. 5. Als er ruimte is in de agenda dan zullen we u gaan indelen in krijgt u een uitnodiging per mail. Als u een uitnodiging ontvangt die echt even niet kan dan verzoeken wij u om dit zo snel mogelijk kenbaar te maken via planning@vvuno.nl in geval van de kantinediensten/doorlopende planningen (zoals veldvoorbereiders) en anders via losseplanning@vvuno.nl. Mocht u gebruik maken van de voetbal.nl app dan ontvangt u daar ook een pushbericht op. Een herinnering zal 2 weken voor de aanvang van de taak volgen en nogmaals 2 dagen voor aanvang van de door u opgegeven taak. 6. Op de dag van uitvoering gaat u naar de afgesproken locatie (kantine, velden of kleedkamers bijvoorbeeld) en meld zich bij de coördinator. U leert nu de andere vrijwilligers (indien er meerdere mensen voor een taak nodig zijn)ook kennen en er volgt een korte uitleg van de uit te voeren taak. Aan het eind van de taak meld u zich bij de coördinator en vraagt haar/hem het aftekenformulier(4) in te vullen en te ondertekenen. U krijgt per gewerkt uur 10 punten. Mocht u de aftekenkaart kwijt zijn dan kunt u een nieuw BLANCO exemplaar opvragen via vrijwilligerszaken@vvuno.nl 7. Bij een volle aftekenkaart (8 uren of 12 uren bij meerdere kinderen die lid zijn) maakt u een scan van het formulier en stuurt deze naar borg@vvuno.nl. Zorg wel dat u het formulier goed bewaard. Mocht er onverhoopt iets mis gaan kunt u tenminste nog aantonen dat u nog recht heeft op terugbetaling van de borg 8. Na ontvangst van uw formulier ontvangt u een automatisch antwoord van borg@vvuno.nl Wij zullen het formulier gaan verwerken en binnen 6 weken het bedrag overmaken naar het door u op het formulier (3) ingevulde rekeningnummer. Mocht u na 6 weken niks hebben ontvangen dan verzoeken wij u het formulier nogmaals te sturen naar borg@vvuno.nl 2

3 9. Als u geen of niet genoeg uren hebt gemaakt komt de door u overgemaakte borg na het einde van het seizoen te vervallen aan de vereniging. Ondanks het feit dat wij ook vrijwilligers zijn wordt er vaak met een scheef gezicht naar ons gekeken. Het doel wat wij voor ogen hebben om met vereende krachten van v.v. UNO een geweldig gezellige goed georganiseerde verenging te maken waar een ieder zijn/haar steentje bij draagt en trots is op ons gezamenlijke resultaat! Met sportieve groeten, Voetbalvereniging UNO Kasper Oudshoorn Vrijwilligerszaken Bijlage: Veel gestelde vragen 3

4 VEEL GESTELDE VRAGEN: Waarom ontvangt u deze instructie? o Als spelend lid heeft u de verplichting vrijwilligerswerk te verrichten binnen de vereniging. Uiteraard weten wij niet wat u graag zou willen doen en hebben wij hiervoor een overzicht gemaakt met de mogelijkheden. Wat gebeurt er als ik niks ga invullen of niet reageer o Als wij geen reactie krijgen dan zullen wij u nog een keer herinneren. Na een tweede herinnering zullen wij in het systeem aangeven dat u geen vrijwilligerswerk wil verrichten echter zal de borg aan het einde van het seizoen vervallen aan de vereniging. Wat als ik maar 4 uur of 6 uur vrijwilligerswerk heb verricht? o Het is de bedoeling dat een ieder aan de 8 uur vrijwilligerswerk voldoet. We hebben in het reglement opgenomen dat alleen als deze volle 8 uur is geleverd de borg zal worden terug gestort. Als er minder uren aan het eind van het seizoen in de administratie zijn opgenomen dan vervalt de borg aan de vereniging. Wat als ik slechts 1 taak of functie zou willen/kunnen vervullen? o Op het taken en functies formulier (3) is ruimte voor een toelichting. Geef aan waarom u uitsluitend 1 specifieke taak of functie zou willen vervullen. Op die manier kunnen we beter inspelen op u wensen en daar zo mogelijk rekening mee houden. Mocht dit onmogelijk zijn dan nemen we contact met u op. Is er genoeg werk om 8 uur per lid vol te maken? o Zoals in het overzicht van taken en functies is te zien hebben we meer dan genoeg taken en functies om te verrichten. Het kan dus niet zo zijn dat er geen werk meer is. Ik kan alleen door de weeks overdag wat werk verrichten. o Ook voor de wisseldienst werkenden onder ons zijn er genoeg mogelijkheden. Denk aan lijnen trekken of meehelpen met acties om geld binnen te halen of administratieve functies. Is de administratie van de borg één met die van de vereniging? o Nee de administratie en bankrekening van de BORG staat volledig los van de administratie van de vereniging. Pas als het seizoen is afgesloten zal het overgebleven bedrag vervallen aan de vereniging welke op haar beurt dit geld zal besteden aan de eerder gestelde doelen. Mag een andere volwassene voor mij de vrijwilligerstaken verrichten? o Ja natuurlijk mag een direct familielid een taak of functie voor jou als lid verrichten. Geef dit duidelijk door bij het aangeven van de keuzes. Wat als ik een paar dagen van te voren mijn taken moet afzeggen? o Je krijgt 2 weken en 2 dagen van te voren een herinnering per mail of per app (als de bent aangemeld op de voetbal.nl app).het kan natuurlijk gebeuren dat je desondanks moet afzeggen. Het is de bedoeling dat je dan zelf voor vervanging gaat zorgen en mocht dat echt niet lukken dan zal je dit zo snel mogelijk kenbaar moeten maken per mail via planning@vvuno.nl. Mocht een ander je taak overnemen dan zal je opnieuw worden ingedeeld en vervallen je punten aan diegene die de taak heeft overgenomen. 4

5 Wat als ik buiten mijn toedoen op het laatste moment niet kan of kom opdagen. o In dat geval praten we over een bijzondere situatie en vragen we om een uitleg zodat we kunnen bepalen of de reden legitiem is ja/nee. Is de reden legitiem zullen we gewoon een nieuwe planning maken om alsnog de punten te halen die voor de taak stonden. Is de reden niet legitiem volgt een boete ad 20,-- welke eveneens op de rekening van de BORG zal moeten worden gestort. Wat als ik de borg niet kan betalen? o Als u financieel niet in staat bent om de BORG te kunnen voldoen dan verzoeken wij u om een mail te sturen naar vrijwilligerszaken@vvuno.nl. In overleg met de penningmeester zullen we dan samen zoeken naar een gepaste oplossing. 5