Bijlage B Programma van Eisen Inhuur tijdelijk onderwijspersoneel Scholen Primair Onderwijs Lucas Onderwijs Versie 1.0, d.d. 22 mei 2017 Het Programma van Eisen is een Bijlage bij het Beschrijvend Document voor de Europese Aanbesteding Inhuur tijdelijk onderwijspersoneel van Stichting Lucas Onderwijs. Inschrijver dient op het Standaardformulier F Akkoordverklaring Programma van Eisen te verklaren akkoord te gaan met hetgeen hierin is gesteld, eventueel gewijzigd door middel van een Nota van Inlichtingen. Hieronder treft u de eisen aan die Opdrachtgever stelt aan Opdrachtnemer inzake de inhuur van tijdelijk onderwijspersoneel.
Algemene eisen 1. De Opdrachtnemer werkt conform de bepalingen in de meest recente ABU-CAO voor uitzendkrachten of NBBU-CAO voor uitzendkrachten. 2. De uitzendkracht treedt bij Opdrachtnemer in dienst. Alle uitzendkrachten hebben een getekende arbeidsovereenkomst met Opdrachtnemer waarin onder meer is opgenomen dat de arbeidsovereenkomst wordt aangemerkt als een uitzendovereenkomst (7:690 BW). 3. Op het moment van aanvang van de Raamovereenkomst is de Opdrachtnemer ingeschreven in het register Stichting Normering Arbeid (SNA) en blijft ingeschreven gedurende de Raamovereenkomst. 4. Indien Opdrachtgever wenst een uitzendkracht in vaste dienst te nemen, en de betreffende uitzendkracht daartoe vrij is en interesse heeft, betaalt Opdrachtgever hiervoor geen vergoeding aan Opdrachtnemer als de uitzendkracht minimaal 1040 uur is ingezet ten behoeve van (mogelijk meerdere scholen van) Opdrachtgever. 5. Opdrachtnemer geeft tijdig wijzigingen door over de Dienstverlening aan zowel de uitzendkracht als de Opdrachtgever. 6. Opdrachtnemer geeft tijdig aan de Opdrachtgever door als er veranderingen zijn in de wet- en regelgeving die op de uitzendconstructie van toepassing zijn en verschaft duidelijke en heldere informatie aan Opdrachtgever. 7. Afhandeling van arbeidsvoorwaardelijke vragen en mutaties van persoonsgegevens van de flexibele arbeidskracht geschiedt door de Opdrachtnemer zonder tussenkomst van de Opdrachtgever. 8. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor alle verplichtingen voortvloeiend uit de ketenbepaling en Wet Werk en Zekerheid. 9. Het uitzendbeding is van toepassing in de uitzendovereenkomst voor de korte termijninval (tot circa twee weken). Voor de middellange termijninval hanteert Opdrachtgever een wederzijdse opzegtermijn van 1 werkweek. Communicatie-eisen 10. Opdrachtnemer geeft op verzoek van en in overleg met Opdrachtgever kosteloos eens per half jaar de volgende prestatie-informatie: Aantal en aard van de ontvangen aanvragen per locatie; Hoeveel (geschikte) kandidaten binnen afgesproken termijn zijn aangeboden per vacature; Hoeveel geslaagde plaatsingen (aantal uitzendkrachten die daadwerkelijk voor Opdrachtgever hebben gewerkt en niet voortijdig werd afgebroken) overeenkomstig de contractvoorwaarden tot stand zijn gekomen ten opzichte van het aantal aanvragen; Het aantal inleningen dat niet voldeed (kandidaten die wel zijn aangedragen maar die Opdrachtgever heeft afgewezen omdat deze ongeschikt worden geacht); 11. Opdrachtnemer wijst één operationeel contactpersoon aan die primair verantwoordelijk is voor alle uitzendkrachten en de naleving en invulling van de individuele opdrachtbevestigingen. Bij afwezigheid (door ziekte, verlof e.d.) van deze contactpersoon dient Opdrachtnemer zorg te dragen voor gelijkwaardige en bij voorkeur vaste vervanging. Programma van Eisen Inhuur tijdelijk onderwijspersoneel Pagina 2 van 7
12. De Opdrachtnemer is op alle werkdagen tijdens kantooruren vanaf 07.00 uur tot 17.30 uur bereikbaar voor zowel Opdrachtgever als uitzendkracht. Na 17.30 uur kan Opdrachtgever per mail aanvragen indienen. Daarnaast is Opdrachtnemer minimaal 1 uur in het weekend telefonisch bereikbaar voor het indienen van een aanvraag, welke in overleg met Opdrachtgever na gunning wordt bepaald. 13. De Opdrachtnemer wijst één strategisch contactpersoon (accountmanager) aan die primair verantwoordelijk is voor de totale dienstverlening van Opdrachtnemer. 14. Er wordt minimaal twee en maximaal vier keer per jaar een voortgangsgesprek gevoerd met de strategisch contactpersoon van de Opdrachtnemer en de contactpersoon van Opdrachtgever teneinde de dienstverlening te evalueren en indien nodig bij te stellen. De Opdrachtnemer dient binnen 7 werkdagen zorg te dragen voor het gespreksverslag. 15. Opdrachtnemer geeft digitaal toegang aan Opdrachtgever tot dagelijkse actuele managementinformatie waarin is opgenomen (niet uitputtend): Overzicht van ingezette uitzendkrachten per school; Uurloon en tarief per uitzendkracht; Aantal feitelijk gewerkte uren per uitzendkracht en deze totaliseren; Kolom incl. BTW; Kolom werkgeverskosten; Kolom Opslagpercentage (bureaumarge) Opdrachtnemer; Kolom totale kosten van bovenstaande punten. 16. Opdrachtgever wordt per kwartaal over het afgelopen kwartaal door Opdrachtnemer geïnformeerd over onderstaande KPI s (Key Performance Indicators): De efficiënte van het inhuurproces: tijd waarbinnen geschikte kandidaten zijn voorgesteld; Het invullingspercentage: aantal ingevulde vragen ten opzichte van het totaal aantal vragen. 17. Opdrachtnemer dient binnen 2 maanden na afloop van het kalenderjaar kosteloos een jaaroverzicht te verschaffen in digitale vorm met gegevens zoals benoemd bij eis 15 en eis 16. 18. De Opdrachtnemer dient te beschikken over een klachtenprocedure en deze bij zijn Inschrijving bij te voegen. Eisen ten aanzien van voorgestelde kandidaten 19. De voorgestelde kandidaten zijn bij voorkeur minimaal basisbekwaam en zijn bij uitzondering 4e-jaars Pabo-student. 20. De reisafstand van de uitzendkracht tot aan een van de locaties van Lucas Onderwijs bedraagt maximaal 45 minuten. De reistijd zal berekend worden met behulp van een routeplanner, waarbij het vervoermiddel van de invalkracht wordt geselecteerd (auto, fiets, openbaar vervoer, etc.). Daarbij wordt geen rekening gehouden met files of vertragingen. 21. Opdrachtnemer geeft bij elke aangeboden uitzendkracht aan per wanneer deze beschikbaar is voor het uitvoeren van werkzaamheden voor Opdrachtgever. 22. Indien Opdrachtgever van mening is dat de uitzendkracht van Opdrachtnemer niet (meer) voldoet aan de vereiste kwalificaties, dan wel niet bereid of in staat is de werkzaamheden naar behoren te verrichten, is Opdrachtgever gerechtigd van de Opdrachtnemer te verlangen dat de uitzendkracht, na onderling overleg, per omgaande wordt vervangen. Indien Opdrachtgever van mening is dat de uitzendkracht niet binnen een redelijke termijn (liefst volgende schooldag) voor passende vervanging kan zorgen, dan vervalt de Individuele opdrachtbevestiging. Hieraan zijn voor Opdrachtgever geen kosten verbonden. De uitzendkracht wordt niet Programma van Eisen Inhuur tijdelijk onderwijspersoneel Pagina 3 van 7
meer voorgesteld bij de betreffende school, bij de overige scholen van Opdrachtgever mag de uitzendkracht nog wel voorgedragen worden. 23. Bij langdurige vervanging geldt dat de uitzendkracht vakantieverlof alleen in de reguliere schoolvakanties op kan nemen, conform de CAO PO. De opname van overige verlofdagen door de flexibele arbeidskracht, zoals buitengewoon verlof, zal in goed overleg tussen de direct leidinggevende en de flexibele arbeidskracht worden vastgesteld. 24. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het aanvragen van een Verklaring omtrent Gedrag (VOG) ten behoeve van inzet voor het onderwijs voor de uitzendkracht. Alle uitzendkrachten zijn in het bezit van een geldige VOG (niet ouder dan 6 maanden, met screeningsprofiel onderwijs). De VOG dient vooraf voor de start van de werkzaamheden per mail verzonden te worden aan Opdrachtgever. De uitzendkracht kan alleen starten met een geldige VOG. 25. Een vereiste is dat alle uitzendkrachten een kopie van een geldig legitimatiebewijs tonen ter inzage en controle voor Opdrachtgever, niet bedoeld ter archivering door Opdrachtgever. 26. De Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het juiste opleidings- en ervaringsniveau van de bij de Opdrachtgever voorgestelde uitzendkracht alsmede de juiste uitgevraagde competenties. 27. Indien de uitzendkracht voor een opdracht van tenminste drie maanden is ingehuurd, informeert Opdrachtnemer de Opdrachtgever minimaal vier weken van tevoren indien het einde van de overeen gekomen periode van de uitzendkracht nadert. 28. Alle door de Opdrachtnemer geleverde uitzendkrachten dienen te beschikken over geldige identiteitsdocumenten, diploma s en evt. benodigde verblijfs- en werkvergunningen conform de voorwaarden respectievelijk de formaliteiten krachtens de Wet Arbeid Vreemdelingen en de Wet op de identificatieplicht. Kopieën van genoemde documenten worden door de Opdrachtnemer bewaard en op eerste verzoek van de Opdrachtgever terstond aan de Opdrachtgever ter inzage overlegd. Opbouw prijs 29. In het Opslagpercentage is de volledige dienstverlening opgenomen zoals beschreven in dit Programma van Eisen. Geen andere kosten, behalve reiskosten conform CAO PO, zullen apart in rekening worden gebracht, tenzij expliciet anders is overeengekomen. 30. Opdrachtnemer geeft bij zijn aanbieding een jaarlijks inzicht in de opbouw van het Opslagpercentage. 31. Het aangeboden Opslagpercentage ligt vast voor het eerste jaar van de Raamovereenkomst. Gedurende de looptijd van de overeenkomst mag geïndexeerd worden volgens de CPI - alle huishoudens. Facturatie 32. Opdrachtnemer conformeert zich t.a.v. de reiskosten volgens de cao PO en maakt de reiskosten apart inzichtelijk op de factuur bij Opdrachtgever. 33. De leidinggevende accordeert de urendeclaratie van de uitzendkracht bij voorkeur via het digitaal portaal. 34. Het digitale portaal is eenvoudig te begrijpen en te bedienen. 35. De facturatie geschiedt per maand. De facturen worden per school opgesteld. Elke factuur voldoet aan de wettelijke eisen en moet worden voorzien van elementen genoemd in de hierna opgenomen eis. Facturen zonder deze kenmerken zullen worden geretourneerd. 36. Op de factuur dient vermeld te worden: Naam, adres, postcode, woonplaats Opdrachtnemer; Programma van Eisen Inhuur tijdelijk onderwijspersoneel Pagina 4 van 7
Bank/gironummer en de benodigde IBAN- en BIC-gegevens; BTW-nummer en KvK-nummer van de Opdrachtnemer; Het factuuradres van Lucas Onderwijs; Naam uitzendkracht; Uurloon uitzendkracht; Opslagpercentage uitzendkracht; Aantal feitelijk gewerkte uren op te noemen dagen; Reiskosten uitzendkracht; Factuurbedrag, inclusief en exclusief BTW en evt. overige overeengekomen onkosten; Locatie waarop ingevallen is; Contactpersoon uitzendkracht, indien anders dan leidinggevende; Functiebenaming; Kostenplaats; Betalingstermijn van 30 dagen; Evt. andere eisen in overleg en bij verandering in wet- en regelgeving en/ of bedrijfsregelingen. 37. Indien Opdrachtnemer gebruik maakt van digitale urenregistratie en facturatie, zijn er mogelijkheden tot fiattering. 38. Opdrachtnemer verzendt de facturen naar digifactuur@lucasonderwijs.nl 39. Het Opslagpercentage van Opdrachtnemer is all-in, inclusief de kosten van werving en selectie, kosten van loonadministratie, administratie overhead, VOG, materiaal, verzekeringen. Er worden geen bijkomende kosten in rekening gebracht, behalve het separaat inzichtelijk maken van de reiskosten. 40. Opdrachtnemer brengt voor de uitzendkracht uitsluitend de feitelijk gewerkte uren van de uitzendkracht in rekening, maar minimaal 5 uur per dag in het PO. Bij ziekte en opname verlofdagen worden geen kosten in rekening gebracht. 41. Studiedagen die niet georganiseerd of geëist zijn door Opdrachtgever, zijn niet voor rekening van Opdrachtgever. 42. De maandbeloning van de flexibele arbeidskrachten zal gebaseerd worden op een 40- urige werkweek. Algemene taken en verantwoordelijkheden Opdrachtnemer 43. De taken en verantwoordelijkheden van Opdrachtnemer naar uitzendkracht zijn die van een (juridisch) werkgever. Opdrachtnemer draagt hierbij alle administratieve verplichtingen en financiële risico s, die gepaard gaan met het werkgeverschap. Daaronder zijn begrepen de volgende taken en verantwoordelijkheden (niet limitatief): Het afsluiten van de getekende arbeidsovereenkomst, individuele opdrachtbevestigingen en contractbeheer; Het tijdig uitbetalen van salaris, vakantietoeslag en overige emolumenten; het afdragen van werknemers- en werkgeverspremies alsmede pensioenpremies; Het uitvoeren van wet verbetering Poortwachter en ziektebegeleiding; Risicodrager voor diverse werkgeverslasten; Het bewaken van de Wet Werk en Zekerheid; Het opzeggen van de arbeidsovereenkomst met Opdrachtnemer. 44. Opdrachtnemer is verplicht ten aanzien van alle door haar aan Opdrachtgever ter beschikking gestelde uitzendkrachten, loonbelasting, premies volksverzekeringen en premies werknemersverzekeringen en pensioenpremie af te dragen aan de bevoegde instanties. Opdrachtnemer vrijwaart Opdrachtgever van alle aanspraken tot betaling Programma van Eisen Inhuur tijdelijk onderwijspersoneel Pagina 5 van 7
van belastingen en premies, inclusief de daarop betrekking hebbende rente en kosten. 45. Opdrachtnemer zorgt ervoor dat uitzendkrachten zich ziek c.q. arbeidsongeschikt melden conform geldende afspraken bij de Opdrachtgever én Opdrachtnemer; Opdrachtnemer verzorgt de begeleiding conform de Wet Verbetering Poortwachter, en voert de relevante sociale wetgeving uit. Proces eisen selecteren uitzendkracht 46. Opdrachtgever maakt onderscheid tussen een spoedaanvraag en een reguliere aanvraag voor de inhuur van tijdelijk onderwijspersoneel. 47. Wijze van aanvragen: Spoedaanvraag: bij het indienen van een opdracht voor dezelfde dag of de volgende dag geeft de Opdrachtgever de voorkeur aan direct telefonisch contact met Opdrachtnemer. Opdrachtgever is niet verplicht de aanvraag uit te zetten bij alle contractanten waarmee Opdrachtgever een Raamovereenkomst heeft afgesloten n.a.v. onderhavige Aanbesteding. Reguliere aanvraag: Opdrachtgever zet de aanvraag uit bij alle contractanten waarmee Opdrachtgever een Raamovereenkomst heeft afgesloten n.a.v. onderhavige Aanbesteding. Opdrachtgever zal een standaardformulier ontwikkelen voor het indienen van een opdracht. Dit formulier wordt gemaild (of op een nader te bepalen vergelijkbare wijze) aan alle raamcontractanten tegelijk. 48. Reactietijd: Spoedaanvraag: indien op de dag zelf of voor de volgende dag een uitzendkracht voor vervanging wordt gezocht, reageert de Opdrachtnemer binnen 30 minuten na het indienen van de aanvraag door de Opdrachtgever. Opdrachtgever is niet verplicht de reacties van andere contractanten af te wachten indien er een geschikte kandidaat wordt voorgesteld. Reguliere aanvraag: de raamcontractanten hebben 48 uur na het verzenden van de aanvraag door Opdrachtgever, de gelegenheid een kandidaat voor te dragen die voldoet aan het gevraagde profiel. Opdrachtgever is verplicht de voornoemde 48 uur af te wachten alvorens zij een kandidaat selecteert. 49. Bij een reguliere aanvraag selecteert Opdrachtgever de meest geschikte kandidaat door te toetsen op kennis en ervaring. Bij kwalitatieve gelijke geschiktheid wordt een financiële afweging gemaakt. 50. Indien een contractant bij een reguliere aanvraag niet in staat is binnen 48 uur een geschikte kandidaat voor te stellen, is de contractant verplicht dit te melden aan Opdrachtgever. M.a.w. iedere raamcontractant reageert aan Opdrachtgever, ongeacht of er een geschikte kandidaat kan worden voorgesteld. 51. Op verzoek van Opdrachtgever kunnen selectiegesprekken plaats vinden met de voorgedragen uitzendkrachten indien het langduriger en planbare vervangingen betreft. 52. Op de Individuele opdrachtbevestiging, na akkoord van Opdrachtgever, wordt vermeld: De start en einddatum van de betreffende periode (indien bekend); Naam uitzendkracht; Functie; Schaal; Verwachte aantal in te zetten uren per week of flexibel in te zetten uren; Locatie en groep; Leidinggevende/ budgethouder; Programma van Eisen Inhuur tijdelijk onderwijspersoneel Pagina 6 van 7
Contactpersoon bij de Opdrachtgever, indien anders dan leidinggevende; Uurloon, uurtarief en eventuele andere toelagen of onkosten (reiskosten) van de uitzendkracht excl. BTW; Kostenplaats; Kopie Paspoort of ID aanwezig bij Opdrachtnemer; Geldige VOG in het bezit van Opdrachtgever; Reiskostenvergoeding conform CAO PO; Ondertekening door leidinggevende met vermelding van naam en functie. 53. De opdrachtbevestiging dient binnen 5 werkdagen, na akkoord van Opdrachtgever, middels een digitale kopie te worden verstrekt. Programma van Eisen Inhuur tijdelijk onderwijspersoneel Pagina 7 van 7