Erasmus Subsidie voor Studenten AERES MBO Harm Holleman
Voorwoord Dit document is opgesteld voor Studenten AERES MBO als toelichting op het Erasmus programma KA-1 SCALA 12. (2017-2018) Aeres MBO heeft de mogelijkheid om jou voor een internationale BPV binnen Europa met een subsidie voor reis en verblijf te ondersteunen. Deze subsidie wordt mogelijk gemaakt door de Europese Unie en de Subsidie naam is Erasmus+. Een subsidie krijg je natuurlijk niet zomaar! Daar zitten nogal wat verplichtingen aan! Maar vergeet niet dat je uiteindelijk wel voor een heel groot deel van de kosten die je moet maken wordt gecompenseerd. Dit document geeft stap voor stap weer, hoe je voor je Internationale stage binnen Europa aanspraak kunt maken op een subsidie. Voor een internationale stage buiten Europa zijn helaas geen subsidies beschikbaar. In dit document vind je: 1. Een uitgebreid stappenplan dat je moet volgen om in aanmerking te komen voor subsidie, voorafgaand aan de stage. 2. Een uitgebreide instructie waaraan moet worden voldaan na terugkomst van de stage. Mede mogelijk gemaakt door Erasmus+! Aeres Erasmus Subsidie voor Studenten AERES MBO Pagina 2 van 10
Inhoud 1 Wat zijn belangrijke onderdelen die jij verplicht moet afhandelen? 4 2 Stappenplan aanvraag subsidie 6 Aeres Erasmus Subsidie voor Studenten AERES MBO Pagina 3 van 10
1 Wat zijn belangrijke onderdelen die jij verplicht moet afhandelen? Voor iedere subsidie is het nodig om een tegenprestatie te leveren. Zo ook voor de Erasmus+ subsidie. De reden dat je een subsidie kan krijgen, is omdat de EU graag ziet dat kennis binnen Europa gaat stromen. Daarom wil de subsidie verstrekker graag zien dat we kennis kunnen ophalen uit het buitenland en dat je in staat bent om in het buitenland te communiceren. Daarom zijn er naast allerlei verplichte documenten, die ook voor een BPV in Nederland gelden, een paar extra dingen die je sowieso moet doen: Dat zijn 3 dingen: 1. Taaltoets, 2. Enquete 3. Europass 1. Een taaltoets. (OLS, ofwel Online Linquistic support) Meten van je internationale taal vaardigheid. Bij de subsidie verstrekker is men benieuwd of je tijdens je BPV beter wordt in het gebruiken van de vreemde taal (Engels/ Duits/.. etc.). Hiervoor moet je voordat je naar het land van je BPV afreist eerst de OLS (Online Linquistic support) test doen (Link krijg je via je mailadres). Bij terugkomst moet je de test nog een keer doen! Zodoende kan worden gemeten of je bent vooruit gegaan! Uitzonderingen: Natuurlijk is op elke regel een uitzondering. - Als je bij en Nederlandse sprekende onderneming in het buitenland je BPV gaat doen, hoef je de test niet te doen. - Ga je bij een Italiaans of Spaans bedrijf je BPV doen, dan zal de voertaal Engels zijn. Je doet de test dan in het Engels. (Doet eigenlijk iedereen.) - Overige uitzonderingen kun je met de Internationale Subsidie support desk bespreken. Aeres Erasmus Subsidie voor Studenten AERES MBO Pagina 4 van 10
2. Enquête: Natuurlijk is de subsidie verstrekker benieuwd wat je allemaal hebt geleerd tijdens je Internationale BPV. Daarvoor vul je een: - Enquête in die je digitaal (via mail krijgt opgestuurd) 3. Europass: De Europass is een officieel document. Dit document vul je aan het einde van je IBPV in. Je vermeld hier welke competenties je met name hebt ontwikkeld volgens jou je praktijkopleider gedurende je tijd in het buitenland. Is het volledig ingevuld, dan onderteken je beide dit document! - Het voordeel van deze Europass is dat je altijd officieel kunt aantonen dat je een internationale ervaring hebt opgedaan! Mooi als bijlage bij je diploma s - Het is een soort portfolio waarin je kunt vastleggen welke specifieke competenties je hebt behaald. Je Praktijkopleider van het bedrijf je je BPV hebt gedaan, moet dit net als jij ondertekenen. Aeres Erasmus Subsidie voor Studenten AERES MBO Pagina 5 van 10
2 Stappenplan aanvraag subsidie Stappenplan waar je doorheen moet om uiteindelijk subsidie te kunnen krijgen. 1. Zoeken van een IBPV adres: De leerling zoekt in overleg met de IBPV- coördinator een stage. Let op, jij bent zelf verantwoordelijk voor een goed adres. Een goed stageadres is op verschillende manieren te vinden: - Sommige docenten weten hele goede adressen, dit door inmiddels jarenlange ervaring - Ook binnen je netwerk van BPV bedrijven waar je bent geweest, of bedrijven die je van werk of vrijwillig werk kent weten soms mooie adressen. - Ook studenten die nog rondlopen in je school, die wellicht net terug zijn kunnen veel vertellen. Je IBPV coördinator weet waar iedereen geweest is. - Dan zijn er websites als : stagemarkt.nl, of de site van SBB. - Indien je geen SBB geregistreerd bedrijf vindt, moet je met je IBPV-coördinator overleggen of een erkenning nog te regelen is. Hij/ zij kan dan beslissen of een erkenning procedure haalbaar is. 2. Invullen IBPV contract: (Borging goedkeuring stagebedrijf voor je opleiding) Als het gevonden bedrijf SBB geregistreerd is en ook door je IPBV mentor akkoord is bevonden, dan wordt het IBPV formulier volledig ingevuld. Dit mag niet geschreven, dit moet digitaal worden ingevoerd. Het IBPV vind je op de site van Aeres MBO met link naar Internationale Subsidie Support desk. 3. Invullen van de POK: Zoals bij elke stage zorg je dat je een Praktijk Overeenkomst (POK) sluit met het Internationale bedrijf, waar je je BPV wil gaan uitvoeren. Inmiddels heb je al wat ervaring met het laten invullen van je POK. Maar omdat je niet even naar dit bedrijf in het buitenland kunt rijden, Aeres Erasmus Subsidie voor Studenten AERES MBO Pagina 6 van 10
moet alles dus via de telefoon en mail worden afgestemd! Neem hier dus ruim de tijd voor en begin op tijd met het verzenden en ontvangen van de documenten. - Vraag je IBPV mentor hoe hij/zij de POK wil terug ontvangen? (Via gewone post of een scan?) - Nadat je de ingevulde POK hebt ontvangen, maakt je een scan. Deze digitale kopie is als officieel document nodig voor je subsidie aanvraag. Het origineel gaat naar je IBPV mentor 4. De Begroting van de kosten die je gaat maken Nu we alle formele zaken geregeld hebben, gaan we een inschatting maken van de kosten die je gaat maken. Hiervoor stel je voorafgaand aan je stage een reële begroting op. In deze begroting neem je de volgende zaken mee: Reis kosten, kosten voor de accommodatie, eten en drinken (realistische kosten, voor eten mag je bijvoorbeeld niet meer dan 50 per week begroten). Gebruik voor de begroting de Excel file die je kunt downloaden van de Aeres MBO site. We hebben binnen de subsidie de mogelijkheid om het volgende te kunnen uitkeren: 1. 80% in totaal van je goedgekeurde begroting bij je eerste IBPV in Europa 2. 60% in totaal van je goedgekeurde begroting bij je twee IBPV in Europa Belangrijk: De subsidie kan dus niet al je kosten vergoeden! Zorg dus dat je zelf ook al wat hebt gespaard!! 5. Inleveren van documenten bij ISSD (International Subsidy support desk (voorheen Bureau Buitenland). De begroting, getekende POK en IBPV formulier worden digitaal ingeleverd ( als aparte documenten). Deze documenten moeten dus worden gescand en opgestuurd. Mailadressen: K.van.der.kloos@aeres.nl Of: e.van.dijk@aeres.nl Voor de duidelijkheid: Onduidelijke documenten worden waarschijnlijk niet geaccepteerd, immers externen moeten de inhoud ook kunnen beoordelen. 6. De OLS (online Linquistic support) test wordt per mail gestuurd: Vanuit het ISSD wordt de eerste taal toets (voorafgaand aan je IBPV) naar je school e-mail account gestuurd! Deze moet voor vertrek worden gemaakt door de leerling. 7. Verplichte IPS verzekering: Voor vertrek wordt je verzekering geregeld en de polis krijg je via je school e-mail! Je gaat stage lopen in het buitenland. Volgens de wetgeving is stage hetzelfde als werken. De reisverzekering van jou of van je ouders dekt geen ongelukken die voortkomen uit het verrichten van werkzaamheden. Vandaar dat een speciale IPS verzekering wordt afgesloten, De ISSD doet dat voor jou. De subsidie betaald deze kosten! Aeres Erasmus Subsidie voor Studenten AERES MBO Pagina 7 van 10
8. De subsidie verstrekking het voorschot : Nadat je de (OLS) taaltoets hebt gemaakt wordt er een voorschot betaald die afhankelijk is van de begroting die je met het ISSD hebt besproken. 1. 1 e keer subsidie: Dit is 70% van het afgesproken bedrag volgens begroting. De laatste 10% krijg je bij terugkomst en na het aanleveren van de juiste documenten. 2. 2 e keer subsidie: Omdat we al ervaring hebben met jouw vanuit een vorig subsidie traject, krijg je nu wel de 60% van de begroting in één keer. We gaan er dan van uit dat je bij terugkomst ook weer alle documenten aanlevert. 9. Procedures rondom de Europass: Tijdens je IBPV krijg je een Europass document opgestuurd naar je school e-mail. Bij dit document zit ook een uitvoerige uitleg. Zorg dat je dit document zorgvuldig invult en laat het ondertekenen door je praktijkopleider. Als je weer thuis bent, scan je dit document en stuur het dan vervolgens naar het ISSD. 10. Financiële verantwoording uitgaven: Zorg dat je alle bonnen bewaard van al je uitgaven. Na terugkomst van je IBPV moet je deze bonnen inscannen om het vervolgens samen met de ingevulde excel file in te leveren bij het ISSD. Op basis van deze bonnen (scan) en je Excel file, plus natuurlijk alle andere verplichte documenten, kan de eindbetaling in gang worden gezet. Werkwijze: Bonnen nummeren en opplakken op A4 papier. De Excel file voor het financiële overzicht is te downloaden op de site van AERES MBO, volg hierbij de link naar International Subsidy support desk. De nummers op de bonnen moeten dus corresponderen met dit financieel overzicht. 11. Enquête: Na je IBPV krijgt je een enquête via je je schoolaccount /schoolmail toegestuurd. Je kunt deze digitaal invullen. Zorg ervoor dat je hem binnen 3 weken na terugkomst hebt ingevuld. 12. Tweede Taaltoets (OLS) Je krijgt na terugkomst ook automatisch je tweede OLS taaltoets (via school mail) opgestuurd. Dit is dan de eind toets. Maak deze toets zo snel mogelijk! 13. Afronding: Als je de Enquête en de tweede taaltoets hebt ingevuld en al de documenten zijn (zie 9+10) ingeleverd wordt bekeken of er nog een nabetaling nodig is, zodat we je (max.) 80% van de kosten kunnen uitkeren,(in geval van 1 e keer naar buitenland met subsidie). Mocht je voor een tweede keer zijn dan gaat het om max. 60% (zie punt 4) Soms moet een leerling ook geld terug betalen, omdat de stage minder heeft gekost dan dat de verwachting was, dan ontvangt de leerling een factuur. Aeres Erasmus Subsidie voor Studenten AERES MBO Pagina 8 van 10
Tot Slot: Als je niet aan alle voorwaarden en stappen hierboven hebt voldaan of als je binnen 2 weken na aanvang van de BPV, je BPV afbreekt dan wordt er een factuur gestuurd en moet het voorschot en de verzekeringspremie worden terugbetaald. Deze afspraak bevestig je met een handtekening onder het IBPV document! Aeres Erasmus Subsidie voor Studenten AERES MBO Pagina 9 van 10
Copyright 2016, Stichting Aeres Groep. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, en/of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Aeres. Postbus 245, 6710 BE Ede Bovenbuurtweg 27, 6717 XA Ede 088 020 7000 aeres.nl info@aeres.nl