Waarom Cloud BI? De negen belangrijkste voordelen van Software-as-a-Service Business Intelligence

Waarom Cloud BI? De negen belangrijkste voordelen van Software-as-a-Service Business Intelligence

Index: Management samenvatting 3 Waarom cloud BI? 4 1 Betere toegang, maximaal resultaat 4 2 Sneller rendement 5 3 Lagere implementatiekosten 5 4 Lagere exploitatiekosten 5-6 5 Eenvoudiger goedkeuring van budget 6 6 Beter schaalbaar 6 7 Flexibel 7 8 Meer en beter inzicht in de bedrijfsvoering 7 9 Lage risico s geen langdurige projecten 7 Case studie: Citrix behaalt met Cloud BI de prestatiedoelstellingen voor zijn supply chain 8 Kies de juiste BI-leverancier voor uw organisatie 9 Conclusie 10 2

Management samenvatting Business Intelligence (BI) oplossingen in de cloud bieden een snelle en kosteneffectieve oplossing voor allerlei bedrijven om hun concurrentiepositie te verbeteren en de kosten te minimaliseren. Een cloud BI-oplossing - ook wel bekend als Software-as-a-Service (SaaS) oplossing onderscheidt zich van de traditionele BI-toepassingen door aanzienlijke voordelen en toegevoegde waarde, zoals: Betere en effectievere toegang tot informatie; Snellere Return on Investment (ROI); Lagere implementatiekosten; Lagere exploitatiekosten; Eenvoudige budgetbepaling en goedkeuring; Betere mogelijkheden ten aanzien van schaalbaarheid; Flexibeler inzetbaar; Meer en beter inzicht in uw bedrijfsvoering en resultaten; Lagere risico s geen langdurige projecten. Om optimaal van cloud BI te profiteren, zoeken bedrijven een oplossing met een breed scala aan functionaliteit die snel te implementeren is, maar ook schaalbaar en gebruiksvriendelijk is. Om een oplossing te vinden die het beste bij een organisatie past, zijn de volgende wensen en eisen van belang: Mogelijkheden om meerdere databronnen te gebruiken; Mogelijkheden voor analyses en rapportages; Schaalbaarheid; Automatisering van terugkerende procedures; Flexibiliteit. Zodra de exacte behoeften zijn vastgesteld, kan een keuze gemaakt worden uit diverse beschikbare cloud BI-leveranciers. Industrie-analist David Raab adviseert bij de selectie van een leverancier rekening te houden met het volgende: Technologie; Gebruiksvoorwaarden; Aanbod van professionele diensten; Prijzen; Financiële stabiliteit. Uiteindelijk, ongeacht voor welke leverancier wordt gekozen, kan elke organisatie profiteren van een cloud BI-oplossing. Dankzij het cloudmodel, wordt BI veel toegankelijker, goedkoper, sneller, veiliger en eenvoudiger bruikbaar, waardoor uiteindelijk de bedrijfsresultaten op korte termijn aanzienlijk zullen verbeteren. 3

Cloud BI biedt mogelijkheden om rapportage- en analysefunctionaliteit maandelijks of jaarlijks als dienst af te nemen en te verrekenen. Dit in plaats van investeren in een eigen systeem met de dagelijkse zorgen voor inkoop, integratie en onderhoud van de gekochte softwarelicenties. Cloud BI is goedkoper en wordt sneller geïmplementeerd dan de traditionele BI-oplossingen. Waarom cloud BI? In lastige economische tijden zoeken slimme organisaties naar mogelijkheden om prestaties te maximaliseren en kosten te minimaliseren. De populariteit van BI-toepassingen software om gegevens te analyseren, trends te identificeren en beslissingen te ondersteunen blijft toenemen bij allerlei ondernemingen die efficiënter en effectiever willen opereren om zo concurrentievoordeel en kostenbesparingen te realiseren. Terwijl grote investeringen in traditionele BI-oplossingen voor de meeste bedrijven momenteel onpraktisch en onaantrekkelijk zijn, is het alternatief van Software-as-a-Service of cloud BI nog niet eerder zo sterk geweest. Cloud BI-oplossingen, gehost bij dienstverleners en toegankelijk via het internet, bieden alle voordelen van de traditionele BI-oplossingen, maar leveren aanzienlijke besparingen op de totale kosten. Cloud BI-oplossingen bieden meer inzicht in de bedrijfsvoering, zijn sneller, eenvoudiger en goedkoper dan de klassieke traditionele BI-softwarelicenties. De voordelen van cloud BI zijn laagdrempelig en realistisch. Vergeleken met de traditionele BI oplossingen, bieden cloud BI-oplossingen dus duidelijke voordelen. In de volgende paragrafen van deze whitepaper zetten wij negen voordelen van cloud BI voor u op een rij. 1 Betere toegang, maximaal resultaat Doel van cloud BI is om de toepassing in handen te geven van diegenen die de bedrijfsvoering kunnen verbeteren. Cloud BI zorgt voor aanzienlijke lagere kosten en meer gebruiksgemak. Traditionele BI-toepassingen zijn vaak duur en vragen intensieve bemoeienis van specialisten en ICT. Hierdoor vormen zij vaak een beperking voor de eveneens dun gezaaide business analisten binnen uw organisatie. Cloud BI is eenvoudiger en goedkoper te implementeren en vereist weinig specifieke expertise in gebruik. Daardoor is cloud BI beter toegankelijk voor niet-technische eindgebruikers binnen de gehele organisatie. Analisten en andere functionarissen die veelal worstelen met Excel-spreadsheets voor verkoopprognoses, resource planning of servicemanagement, kunnen de cloud BI-tools inzetten om sneller te analyseren en te rapporteren. Deze eindgebruikers en analisten kunnen cloud BI organisatiebreed benutten om direct prestatie- en efficiëntieverbeteringen door te voeren. 4

Terwijl de InTouch Groep groeit, kunnen we het gebruik van Birst eenvoudig uitbreiden. De op cloud BI gebaseerde dienstverlening zorgt ervoor dat we alleen betalen voor de zaken die we vandaag nodig hebben. - Josh Kaplan CEO, InTouch Groep 2 Sneller rendement Een snellere Time to Value zorgt dus voor een snellere Return On Investment. Cloud BI-oplossingen leveren ook voordelen op het gebied van implementatie en beheer. In tegenstelling tot traditionele BI-implementaties, die meestal 12 tot 18 maanden of zelfs langer duren, kunnen cloud BI-oplossingen doorgaans in enkele weken operationeel zijn. Dit komt doordat er geen extra hardware geïnstalleerd hoeft te worden en de organisatie ook geen omkijken heeft naar het databasebeheer. Door de snelle ingebruikname van de oplossing zien bedrijven sneller het rendement op hun investering terug, waardoor de toegevoegde waarde van de BI-implementatie in korte tijd zichtbaar is. Onderhoudswerkzaamheden en maatwerk worden ook sneller en gemakkelijker uitgevoerd. Omdat de leverancier de hardware en infrastructuur onderhoudt, voert deze ook alle software upgrades en architectuurveranderingen uit. Maatwerk en aanpassingen van BI-rapportages en analysetools worden direct uitgevoerd door eindgebruikers. Zij hoeven daarbij geen, of slechts beperkt, gebruik te maken van interne ICT-middelen. 3 Lagere implementatiekosten Beperking van aanloopkosten en ICT-middelen. Cloud BI-leveranciers beheren de back-end systemen voor hun diensten en hosten de applicaties bij professionele hostingorganisaties. Eindgebruikers worden dus niet geconfronteerd met de kosten voor hardware, installatie en onderhoud van hun BItoepassing. Omdat deze cloud BI-oplossingen kunnen worden opgezet in een fractie van de tijd die voor traditionele oplossingen nodig zou zijn, vallen de vooraf te maken kosten voor implementatie dan ook aanzienlijk lager uit dan die voor traditionele BI-oplossingen. Deze lagere kosten brengen minder implementatierisico s en een eenvoudiger manier van budgetteren met zich mee, waardoor uiteindelijk een hogere ROI haalbaar is. 4 Lagere exploitatiekosten Geen investeringen, betaal alleen voor daadwerkelijk gebruik. Cloud BI-leveranciers berekenen doorgaans een all-in abonnement waarin de kosten voor het gebruiksrecht, onderhoud en gebruikersondersteuning zijn opgenomen. Dit abonnement is meestal gebaseerd op het aantal gebruikers, het te analyseren gegevensvolume en een supportplan. Dit betekent voor klanten dat zij alleen betalen voor wat ze nodig hebben op het moment dat zij het nodig hebben. 5

Omdat de cloudoplossing binnen een paar dagen in gebruik kan worden genomen, lopen we eigenlijk geen enkel risico - Dave Thorton, precisionxl, een partner van Birst Hiermee kan de klant c.q. eindgebruiker niet alleen de financiële controle houden, maar ook flexibel opschalen op ieder moment dat daar behoefte aan is. Omdat de klant gebruik maakt van een gedeelde infrastructuur, gaat de betere financiële controle en flexibiliteit gepaard met lagere exploitatiekosten. Voor de meeste organisaties zullen namelijk de abonnementskosten voor de cloud BI-oplossing veel lager uitvallen dan de kosten van een traditionele BI-oplossing. De kosten voor serveronderhoud, installatie van patches en periodiek softwareonderhoud zijn allemaal voor rekening van de cloud BI-leverancier. Daarnaast wordt er minimaal gebruik gemaakt van ICTmiddelen binnen uw organisatie en worden softwareonderhoud en upgrades eveneens uitgevoerd door de BI-dienstverlener. Risico s en kosten voor de klant worden hiermee geminimaliseerd. Zie ook (1). (1) 1 IDC Technology Spotlight, April 2009 Everyone s a Genius: SaaS-Delivered Business Intelligence Tools Put Decision Making in the Hands of Decision Masters 5 Eenvoudiger goedkeuring van budget Operationele kosten versus investeringen. Cloud-oplossingen worden voornamelijk aangeboden als abonnement; de licentiekosten worden hiermee een periodieke voorspelbare kostenpost. Dit in tegenstelling tot omvangrijke investeringen die nodig zijn voor de conventionele BI-oplossingen. Cloud BI-oplossingen kunnen dan ook gebudgetteerd worden als operationele kosten (OPEX) in plaats van investeringen (CAPEX). Dit maakt cloud BI-oplossingen bijzonder aantrekkelijk in periodes waarin investeringsbudgetten onder druk staan. 6 Beter schaalbaar Eenvoudig uitbreiden van een afdelingsgerichte oplossing naar een organisatiebrede toepassing. Cloud-oplossingen zijn ontworpen om grote aantallen eindgebruikers tegelijk te bedienen. Dit betekent dat elke individuele klant zijn cloud-toepassing snel kan uitbreiden door simpelweg meer ruimte of meer gebruikers aan te vragen. Anders dan bij lokale softwareoplossingen, kunnen klanten hun cloud-toepassing eenvoudig uitbreiden zonder aanschaf of installatie van hardware en/of software. Omdat de cloud BI-dienstverlener verantwoordelijk is voor de te leveren capaciteit, kunnen organisaties direct starten met een kleine groep gebruikers en een beperkte gegevensverzameling om vervolgens gemakkelijk stapsgewijs op te schalen naar een bedrijfsbreed BI-platform. 6

7 Flexibel Snel aan te passen aan nieuwe informatiebehoeften. In tegenstelling tot traditionele BI-toepassingen, kan een cloud BI-oplossing eenvoudig worden aangepast, zodat eindgebruikers snel nieuwe rapporten, dashboards, gegevensbronnen en analyses kunnen toevoegen. Met de traditionele BI-oplossingen kunnen dergelijke aanpassingen weken of maanden vergen, waarbij ook alle financiële gevolgen komen van de inhuur van specialistische kennis. 8 Meer en beter inzicht in de bedrijfsvoering Eenvoudig delen van informatie en rapportages, ook buiten de organisatie. Cloud-toepassingen werken via internet waardoor gebruikers eenvoudig gegevens kunnen delen met betrokkenen buiten de organisatie. Daarmee is een dergelijke toepassing ideaal om informatie uit te wisselen en te delen met externe kantoren, leveranciers, field salesorganisaties, partners en klanten. Cloud BI-toepassingen zijn in staat om gegevens van buiten de organisatie te integreren. Hierdoor is het mogelijk gegevens uit meerdere bronnen te combineren met bijvoorbeeld informatie uit andere organisaties, business units, leveranciers en/of andere actoren in de waardeketen van een onderneming. Dit kan vooral van belang zijn voor landelijk, Europees of wereldwijd opererende ondernemingen. 9 Lage risico s geen langdurige projecten Door hun abonnementsvorm bieden cloud BI-oplossingen de mogelijkheid om BI met minimaal risico te gebruiken. Dat vertaalt zich niet alleen in lage kosten, maar er zijn ook geen langdurige verplichtingen en er worden geen hoge eisen aan specialistische resources gesteld. De voordelen in de vorm van meer inzicht, verbeterde efficiëntie, hogere productiviteit en lagere kosten, maken cloud BI dé keuze voor iedere organisatie. 7

Case studie: Citrix behaalt met Cloud BI de prestatiedoelstellingen voor zijn supply chain. Citrix systems is een toonaangevende leverancier van virtuele computing-oplossingen. Citrix combineert virtualisatie-, netwerk- en cloud computing-technologieën in een breed scala aan producten. Deze maken én virtuele datacenters én virtueel werken voor eindgebruikers mogelijk. In boekjaar 2010 had Citrix meer dan 230.000 klanten wereldwijd en een omzet van 1,8 miljard dollar. Zakelijke doelstelling Verbeter de klanttevredenheid, de betrouwbaarheid van het product en de brutomarges met een betere zichtbaarheid in de supply chain. We hebben geprobeerd om het probleem op te lossen met zo n acht miljoen spreadsheets die afkomstig waren van meerdere organisaties, waarvan de informatie al weer achterhaald was tegen de tijd dat we de informatie consolideerden, zegt Fred Tiso, Group Director van Hardware Operations. Er was daardoor geen enkele versie van de waarheid. We konden niet vertrouwen op de gegevens en het duurde altijd eeuwig. Geselecteerde leverancier: Birst Birst was een game-changer voor ons. We gingen live in minder dan 90 dagen met een sterk beperkte inzet van de IT afdeling en we zijn van plan om binnenkort met 2.000 gebruikers live te gaan. Belangrijkste voordelen van het nieuwe systeem Real-time inzicht in verkoopprognoses, boekingen, zendingen, inventaris en nog veel meer; Citrix medewerkers hebben nu nauwkeurig inzicht in de supply chain; Externe leveranciers hebben toegang, onder andere tot prognoses van Citrix. Resultaten Het aantal leveringen dat op tijd plaatsvindt is gestegen tot meer dan 99%; Vijfvoudige toename voorraadomloopsnelheid; Verbetering van de brutomarge. Met behulp van de cloud BI-oplossing van Birst zien we problemen al aankomen of direct wanneer deze optreden. We hebben het aantal leveringen dat op tijd plaatsvindt kunnen vergroten tot meer dan 99%, en met een vijfvoudige toename van de voorraadomloopsnelheid. We hebben onze kosten kunnen verlagen en de winstgevendheid vergroot dankzij betere brutomarges. 8

Kies de juiste BI-leverancier voor uw organisatie Voor succesvolle cloud BI binnen uw organisatie, moet de oplossing niet alleen meer toegevoegde waarde bieden dan de traditionele BI-toepassingen. Cloud BI dient ook uitgebreide functionaliteit te bieden die snel te implementeren, schaalbaar en simpel te gebruiken is. Om deze zakelijke voordelen te behalen, moeten organisaties overwegen of ze de volgende belangrijke BI-functionaliteit nodig hebben: Ontsluiting van meerdere bronnen - Gegevens uit meerdere bronnen kunnen geconsolideerd worden, zoals vanuit de systemen voor verkoop, marketing, financiën, operations en HR. Volledig palet van analyse- en rapportagefaciliteiten - Beschikbaarheid van een volledig scala van BI-eindgebruiker interfaces die voorzien in: o Dashboards; o Operationele rapportages, rapportages die gegroepeerd kunnen worden; o Automatische alarmeringen; o OLAP, Slice-Dice, Pivot. Eenvoudig schaalbaar - Mogelijkheid om eenvoudig mee te groeien met de organisatie, in termen van omvang en complexiteit (aantal gebruikers, aantal gegevensbronnen, complexiteit van berekeningen, diversiteit van eindgebruiker scenario s). Automatisering datawarehouse - Intelligente automatisering verlicht en versnelt de historisch gezien meest pijnlijke, kennisintensieve en arbeidsintensieve aspecten van een datawarehouse configuratie: data voorbereiding, data integratie, metadata beheer. Flexibel; De benodigde flexibiliteit om de BI oplossingen snel en eenvoudig uit te breiden, te verbeteren en aan te passen wanneer nodig. Als uw bedrijfsvoering dit vereist, is cloud BI zeer geschikt voor u. Maar hoe vindt u vervolgens de juiste dienstverlener? In onderstaande tabel vindt u de keuzecriteria van de onafhankelijke BI-analist David Raab. Selecteer de juiste dienstverlener Technologie Professional services Dienstverlening Prijs Uitrol Strategie Toegang tot data Kosten Functionaliteit Analyses Service Levels Prijzen Schaalbaarheid Projectmanagement Intellectueel eigendom Contractduur Complexiteit Data-integratie API / Integratie Volwassenheid 9

Conclusie Ongeacht voor welke leverancier uw organisatie ook kiest, zal cloud BI uw resultaten ongetwijfeld snel en substantieel verbeteren. Business Intelligence (BI) wordt steeds toegankelijker, flexibeler, goedkoper en veiliger voor iedereen binnen uw organisatie. Cloud-technologie maakt het voor iedere organisatie de moeite waard om cloud BI in gebruik te nemen. Hierdoor krijgt de organisatie nieuwe inzichten, een grotere effectiviteit en uiteindelijk betere bedrijfsresultaten. Birst Inc. 153 Kearny Street San Francisco, CA 94108 USA Nederland E.Novation B.V. Capelle aan den IJssel e-mail:info_birst@enovation.nl Over Birst Birst is toonaangevend op het gebied van Agile Business Analytics. Birst biedt één oplossing om bedrijfsbrede zakelijke analyses te managen. Deze oplossing maakt het mogelijk bedrijfsbrede vragen snel en slagvaardig te beantwoorden met behulp van BI in de publieke of private cloud. Birst biedt gebruikers de snelste manier om de meest urgente bedrijfsvragen te beantwoorden - ook vragen die nog niet gesteld zijn. Voor een derde van de kosten, tijd en personeel die voor klassieke BI nodig zijn, biedt Birst aan een breed publiek de voordelen van bedrijfsbrede analyse en door feiten onderbouwde besluitvorming. Voor meer informatie: www.birst.nl of www.bisaas.nl 10