Vraag Herkomst in document Antwoord Vraag 1 Bewijsnummers worden volgens de Raamovereenkomst geleverd door GroupM. Op pagina 7 staat dat opdrachtnemer moet garanderen dat bewijsvoering van kennisgevingen binnen 1 week plaatsvindt. In de praktijk blijkt dat bewijsvoering via GroupM een langere periode behelst. Opdrachtnemer is hierdoor afhankelijk van planning GroupM. Garantie bewijsvoering binnen 1 week ligt derhalve bij GroupM en niet bij opdrachtnemer. Erkent RVO onze afhankelijkheid van GroupM met betrekking tot het tijdig leveren van de bewijsvoering? Pagina 7 RVO onderkent inderdaad dat 1 week, zeker bij plaatsing in veel bladen, niet vaak gehaald wordt en afhankelijk is van GroupM. We blijven echter met alle betrokken partijen streven naar een snelle beschikbaarheid van de bewijsnummers. De belangrijkste reden is dat eventuele fouten in plaatsing zo snel mogelijk rechtgezet moeten worden zodat de juridische gevolgen beperkt blijven. Die 1 week moet daarom als streeftermijn worden gezien. We betalen facturen pas na overleggen van de bewijsnummers. Nieuw in deze aanbesteding is dat RVO het verzamelen van de bewijsnummers ook wil uitbesteden; tot nu toe doen we dat zelf. Vraag 2 Hoe definieert u fout gemaakt door opdrachtnemer? Als opdrachtnemer werken wij foutloos door binnen de gestelde termijnen opdrachtgever en derden van informatie te voorzien. Het mediabureau is derhalve niet aansprakelijk voor fouten met betrekking tot plaatsingen gemaakt door GroupM en/of uitgevers (systemen). Mede gezien het feit dat opdrachtnemer geen contracthouder is met media en inkoop die via GroupM plaatsvindt. Onderkent RVO dit? Pagina 7 Er kan in het plaatsingsproces inderdaad door verschillende partijen een fout gemaakt worden. Omdat die fouten vaak extra kosten voor ons tot gevolg hebben, is het onze intentie om die kosten waar mogelijk te verhalen op de partij die de fout gemaakt heeft. Uiteraard moet dan duidelijk zijn dat die partij de fout gemaakt heeft. Vraag 3 Bedoelt u dat de uiterste datum van ontvangst inschrijving 24 maart is in plaats van 17 maart zoals genoemd op pagina 13 in Pagina 16; 3.3 Uiterste indiening van uw inschrijving is 24 maart 2014. 1
paragraaf 3.3 in het planningsoverzicht? Vraag 4 Op pagina 25 worden referentiegegevens gevraagd. Bij de bijlagen zit geen referentieformulier. Is er een referentieformulier beschikbaar? Zo ja, zou u deze dan toe kunnen sturen? Zo nee, welke gegevens wenst u? Pagina 25; 4.2.2 Zie bijlage 13 Vraag 5 In paragraaf 5.6 stelt u dat opdrachtnemer de bewijsnummers als bijlage bij de factuur moet toevoegen. De huidige procedure is dat GroupM bewijsnummers binnen 2 dagen na plaatsing beschikbaar stelt. In de praktijk blijkt GroupM hier echter langer voor nodig te hebben, 4 tot 6 weken zo blijkt uit de praktijk. Hiermee is opdrachtnemer voor facturatie van werkzaamheden afhankelijk van planning GroupM. Gaat u akkoord met het factureren na afloop van de werkzaamheden door opdrachtnemer conform Arvodi? Pagina 29; 5.6 Pagina 31; 5.9 Zie ook antwoord op vraag 1. We vragen het mediabureau om voor RVO de bewijsnummers te verzamelen. Pas daarna zijn de werkzaamheden van het mediabureau afgerond en kan zij de factuur verzenden. Overigens worden de facturen op dit moment ook pas betaald na beschikbaar komen van de bewijsnummers, alleen verzamelt RVO de bewijsnummers nu nog zelf. Dit is conform ARVODI, omdat het recht op betaling ontstaat na acceptatie van de resultaten van de verrichte diensten, in dit geval bewijs van plaatsing. Het is gelukkig niet onze ervaring dat het gemiddeld 4 tot 6 weken duurt voor de bewijsnummers beschikbaar zijn. Vooral bij kleine rondes gebeurt dat sneller. Vraag 6 In paragraaf 5.8 staat dat de prijzen exclusief btw, het btw-bedrag en het bedrag inclusief btw vermeld moeten worden. In bijlage 5 is hier geen ruimte voor opgenomen. Moeten we bijlage 5 zelf aanpassen of kunt u een nieuwe bijlage sturen? Pagina 30 U krijgt maandag 17 maart een aangepaste versie. 2
Vraag 7 Bij de beoordelingscriteria 6.3.1 en 6.4.1 staat dat opdrachtgever de platte tekst moet overnemen. Op pagina 29 staat dat opdrachtnemer de platte tekst op taalfouten en inconsistenties in de data moet controleren. Hoe gaan wij hiermee om bij de casussen? Mag opdrachtnemer suggesties doen voor de tekst of hoeft dat in deze niet? Pagina 32 en 34 De tekst van een kennisgeving dient vooral een juridisch doel. Daarom is het ongewenst als een mediabureau de tekst communicatiever maakt. Dat is vooral wat we bedoelen met het overnemen van de platte tekst. Echter, als er in de tekst fouten (lijken te) staan, worden we daar graag door het mediabureau op gewezen. Het is echter niet de bedoeling dat u zelfstandig tekstaanpassingen maakt. Vraag 8 Bedoelt u hier de reserverings- of annuleringsdeadline? Pagina 37; 6.4.4 We bedoelen hier het laatst mogelijk tijdstip waarop u van ons moet horen of de advertentie geplaatst kan worden, zodat u nog tijdig de advertentie kunt aanleveren aan alle kranten. Dit is voor u een deadline per krant, maar voor ons bij voorkeur een deadline voor de hele ronde. Vraag 9 In paragraaf 6.5 worden 3 situaties beschreven. Kunt u voor de juiste beantwoording van deze vraag uitleggen vanuit welk perspectief de vraag gelezen moet worden en wat u dan bedoelt met als een publicatie niet, niet tijdig, of fout heeft plaatsgevonden? Pagina 37; 6.5 Het perspectief is juridisch; de kennisgeving is een formele stap in een procedure. Fouten in de procedure kunnen in een later stadium ervoor zorgen dat een of meer van de besluiten bij de rechter vernietigd worden. Dit leidt over het algemeen tot hoge extra kosten. Voorbeelden van de 3 genoemde situaties zijn: - niet plaatsen: een kennisgeving is niet geplaatst in een huis-aan-huisblad in het gebied waardoor belanghebbenden niet op de hoogte zijn gebracht. 3
- niet tijdig plaatsen: een kennisgeving is een week te laat geplaatst in een huis-aanhuisblad in het gebied waardoor belanghebbenden te weinig tijd hebben gekregen om zich te verdiepen in de stukken of om naar een informatieavond te gaan. - fout plaatsen: in een kennisgeving heeft bv. een foute locatie gestaan van een informatieavond (bv. doordat niet de laatste versie naar de krant gestuurd is), waardoor belanghebbenden deze avond hebben moeten missen. Vraag 10 In bijlage 5 spreekt u over mediaplan, opmaak en publicatie. Op pagina 28 worden mediaplan en publicatie ook genoemd.. Echter op pagina 28 staat onder de kop publicatie mediaplan tussenhaakjes. Daarmee impliceert u dat de publicatie onderdeel is van het mediaplan. Welke werkzaamheden vallen volgens u onder mediaplan en welke onder publicatie? Bedoelt u niet eigenlijk met mediaplan het media advies (media en titelselectie) en publicatie de daadwerkelijke mediaplanning (publicatiedata, kosten, en deadlines)? Bijlage 5 Wij verstaan onder mediaplan het overzicht van de bladen waarin de advertentie gepland is te verschijnen, compleet met datum, formaat, prijs en eventuele korting, en aangevuld met de deadline voor de ronde (zie antwoord op vraag 8). Dat lijkt de optelling van de activiteiten die u media advies en mediaplanning noemt. Opmaak is het omzetten van de platte tekst van de kennisgeving en het eventuele kaartje in een te plaatsen advertentie. De publicatie is de plaatsing zelf. Op bladzijde 28 had de door u aangehaalde zin inderdaad in het paragraafje Mediaplan moeten 4
staan, en niet in het paragraafje Publicatie. Vraag 11 Bijlage 5 bestaat per case uit 2 delen. Is het correct dat de advertentiekosten onderdeel uitmaken van het mediaplan en niet van invloed zijn op de door opdrachtnemer geoffreerde prijs voor de casus zoals benoemd in paragraaf 6.6 op pagina 37? Bijlage 5 en pagina 37 De advertentiekosten maken inderdaad deel uit van het mediaplan en zijn niet van invloed op de beoordeling van de geoffreerde prijs van het mediabureau. Vraag 12 N.a.v. pagina 7 van 37. Bewijsnummers e.d. en de controle van plaatsing verloopt via Octoplus van GroupM. Deze routing is gekozen door DPC zelf. Wij kunnen als mediabureau op dit proces geen invloed uitoefenen. Wij hebben de ervaring dat het soms (veel) langer kan duren dan de gestelde. Wat zijn de consequenties hiervan voor het mediabureau? En zijn de extra werkzaamheden dan te declareren? Pagina 7 en 37 Zie antwoorden op vragen 1 en 5. Het verzamelen van bewijsnummers maakt deel uit van de aan te besteden diensten en kunnen dus inderdaad opgevoerd worden op de factuur. Vraag 13 N.a.v. pagina 7 van 37. Wanneer er door de Uitgever een fout wordt gemaakt, zoals het bijvoorbeeld niet of op een verkeerd datum of in verkeerde titel plaatsen. Wie is er dan verantwoordelijk voor de schade zoals tijd en herplaatsingskosten? Pagina 7 en 37 Zie antwoorden op vragen 2 en 9. Vraag 14 Kunt u ons aangeven, waar we de Rrijkslogo e.d. kunnen terugvinden? http://www.rijkshuisstijl.nl/ http://www.rijkshuisstijl.nl/index.cfm/rijks 5
dienst-voor-ondernemend-nederland 6