Checklist overnemen of overgenomen worden?

Checklist overnemen of overgenomen worden? Inleiding Deze checklist bevat een groot aantal aandachtspunten en vragen die voor de OR van belang kunnen zijn bij een inhoudelijke beoordeling van een overname of verkoop. De begrippen overname of verkoop zijn verzameltermen. Ze omvatten verschillende situaties die voor de OR een verschillende aanpak vragen, namelijk: De overname van het bedrijf / een onderdeel; wij zijn de OR van het overnemende bedrijf. De verkoop van het bedrijf of een onderdeel; wij zijn de OR van het bedrijf wat verkoopt. De verkoop of overname van een onderdeel van het bedrijf (activa / passiva transactie) als onderdeel van een overname of verzelfstandigingsproces. De splitsing van het bedrijf in twee of meer bedrijven of als onderdeel van een overname of verzelfstandigingsproces. De vragen en aandachtspunten in de checklist zijn zo geformuleerd dat ze herleidbaar zijn tot deze specifieke vormen. De kunst is om de juiste vragen te stellen. Dat wil zeggen, vragen die antwoorden opleveren die een beoordeling van de voorgenomen overname of verkoop mogelijk maken. Dit is alleen mogelijk als in de vragen doorklinkt wat de achtergrond is, de zorg is, van de OR over bepaalde aspecten van de overname of verkoop. De bestuurder kan dan op die punten duidelijkheid scheppen. Wat is een overname? Een overname houdt in dat de onderneming zeggenschap krijgt over een andere onderneming die voorheen in eigendom was van een andere partij. Van een overname spreken wij als onderneming een meerderheidsbelang in de onderneming krijgt; dat hoeft dus niet altijd de volle 100% te zijn. In zo n geval is het wel van belang te weten wie de overige aandelen in handen krijgt. Het adviestraject stapsgewijs Het traject dat tot de uiteindelijke overname leidt, kent een aantal stappen waarin de OR meer of minder intensief betrokken is. Niet altijd zijn die stappen duidelijk van elkaar te onderscheiden, soms vloeien ze in elkaar over. Voor de OR is het belangrijk dit onderscheid wel aan te brengen; het vergemakkelijkt het zicht op de eigen rol en mogelijkheden. In het onderstaande geven we een korte schets van deze stappen en stippen we de mogelijke OR-interventies aan. Stap 1; signalering De OR heeft signalen opgevangen van een naderende overname, verifieert dit in eerste instantie binnen de organisatie en bepaalt vervolgens wat te doen. Bij de bestuurder wordt bevestiging gevraagd en er worden afspraken gemaakt over het moment waarop de adviesaanvraag te verwachten valt. Er wordt een projectgroep ingesteld die zich met de overname bezig gaat houden. In dat geval wordt de bestuurder op de hoogte gesteld. De projectgroep kan met behulp van de checklist een start maken met zijn activiteiten. Eén van de eerste acties zal zijn om meer te weten te komen over het over te nemen bedrijf en over de motieven om tot verkoop over te gaan. Als er aan de OR geen geheimhouding is opgelegd, kan er contact opgenomen worden met de ondernemingsraad van het betreffende bedrijf. Eventueel kan een jaarverslag opgevraagd worden via de Kamer van Koophandel. Ook kan de OR zich beraden over het inschakelen van een extern deskundige en alvast een offerte opvragen. Vaak zal de OR ook contact opnemen met de vakorganisaties. 1

Stap 2; ontvangst van de adviesaanvraag Vroeg of laat ontvangt de OR een schriftelijke adviesaanvraag. Het is een goed gebruik om de adviesaanvraag in een overlegvergadering toe te lichten en te proberen het eens te worden over de adviestermijn. Dat kan allerlei misverstanden en mogelijke irritaties op een later tijdstip voorkomen. Pas daarbij op dat u zich als OR niet in een tijdsklem laat manoeuvreren en wees u zich ervan bewust dat u net zoveel tijd kunt nemen als u nodig hebt. Het is dus een (veel voorkomend) misverstand dat het adviestraject maximaal vier weken in beslag mag nemen! Soms vallen de stappen 1 en 2 uit dit stappenplan samen. In dat geval moeten de OR-leden een achterstand inhalen. De adviesaanvraag wordt getoetst op volledigheid en helderheid; worden de beweegredenen uiteengezet, worden gevolgen voor de organisatie, voor de medewerkers, voor de financiën, voor de huisvesting en het management, voldoende inzichtelijk gemaakt. Worden er heldere maatregelen geschetst om die gevolgen zo nodig op te vangen, is het duidelijk op welke wijze de overname wordt gefinancierd? Zo nodig wordt aanvullende schriftelijke informatie opgevraagd. Stap 3; de inhoudelijke toetsing Als de adviesaanvraag duidelijk en volledig is, kan de inhoudelijke discussie starten. Waarom neemt het bedrijf het andere bedrijf over? In hoeverre sluit deze overname aan bij de tevoren gedefinieerde groeistrategie en is er aansluiting bij bestaande kernactiviteiten. Als er een overname gedaan wordt die niet direct aansluit bij het kernproces, kan dat ongemerkt leiden tot een verschuiving in de kernactiviteiten. Dat kan tot gevolg hebben dat de werkgelegenheid van degenen die dan niet meer in het (nieuwe) kernproces werken, gevaar loopt. Let op: er worden veel bedrijven als het ware te koop aangeboden en de verleiding is groot er zoveel mogelijk te kopen omdat ze anders door de concurrent worden gekocht. De overname zelf Tijdens de overnamebesprekingen wordt een aantal zaken besproken die ook voor de OR van belang zijn. Allereerst op financieel terrein; wat wil de onderneming voor het andere bedrijf betalen en wat is dat bedrijf waard. Er zal ook bijna altijd een zogenaamd due diligence onderzoek worden uitgevoerd, om na te gaan of er lijken in de kast liggen (boekenonderzoek, milieuclaims, fiscus, te verwachten grote verliezen, langlopende contracten met leveranciers, etc.). De OR kan de uitkomsten van dit onderzoek opvragen. Een ander element dat bepalend is voor de prijs die de onderneming voor de overname betaald is de zogenaamde goodwill. Het gaat dan om de meerprijs die betaald wordt boven de direct (uit de boeken) aantoonbare waarde. Dit wordt betaald voor immateriële waarde. Belangrijk is ook de vraag hoe de overname wordt gefinancierd, in welke regio het bedrijf actief is, enzovoorts, enzovoorts. Er zullen afspraken gemaakt worden voor het personeel van het over te nemen bedrijf; wellicht krijgen de medewerkers voor een aantal jaren een werkgelegenheidsgarantie. Wat zijn de consequenties daarvan voor het eigen personeel, wat zijn de meerkosten van een eventueel sociaal plan en van de mogelijk noodzakelijke harmonisatie van de arbeidsvoorwaarden? Vaak wordt er met de eigenaren van een over te nemen bedrijf ook afspraken gemaakt over de managementfuncties (en de bijbehorende salarissen). Het kan voorkomen dat directieleden van het overgenomen bedrijf managementfuncties bij uw bedrijf krijgen aangeboden. Bij overnames is de bedrijfscultuur nooit een item waarop de overname zal afketsen, maar in de praktijk wel een kritische succesfactor bij de integratie. Tot slot is van belang de wijze en het tijdstip waarop het bedrijf geïntegreerd wordt. De OR van het over te nemen bedrijf Het is altijd zinvol contact op te nemen met de OR van het over te nemen bedrijf, voor zover die bestaat. Bedenk wel dat de overname voor deze OR een hele verandering is en dat men na het bekend worden van dit bericht vooral behoefte heeft om tegen elkaar aan te kruipen en juist geen vijanden van buiten binnen te laten. Men zal niet altijd direct begrijpen dat het meest effectief is zoveel mogelijk contact met de OR van de overnemende partij te onderhouden. Bovendien moet er rekening mee worden gehouden dat de betreffende OR nog niet is ingelicht over de overname. Probeer daarom als OR zoveel mogelijk te laten zien dat je het waardeert dat de OR zijn werk doet, dat je het niet van ze over wilt nemen en geef tussen de regels door de juiste tips. 2

Stap 4; formuleren van het advies Als alle vragen zijn gesteld, de antwoorden bij elkaar gevoegd of geveegd, kan de voorlopige balans opgemaakt worden in de vorm van een conceptadvies. Over de hantering van het adviesrecht bestaan nogal wat misverstanden, zowel bij bestuurders als bij OR. Een advies is een document waarin de OR de bestuurder adviseert over dat wat deze het beste kan doen. Het is een misverstand dat deze adviezen moeten beginnen met ja, mits of nee, tenzij. Meestal zal een advies gaan in de richting van: u kunt het bedrijf wel overnemen, maar zorg er dan wel voor dat dit en dat geregeld is. Of: u kunt het bedrijf beter maar niet over nemen, want. Het dit en dat regelen zijn dan de zogenaamde voorwaarden die de OR aan de uitvoering stelt. Wanneer de OR het echter faliekant oneens is met de overname (bijvoorbeeld: het is echt een overname om de overname en kost alleen maar (teveel) geld), dan is het wel zo helder om dat onderbouwt met argumenten te adviseren in de zin van: doe het niet. Expliciet positief advies uitbrengen onder voorwaarden kan het effect teweeg brengen dat de bestuurder alleen het woord positief leest en de voorwaarden die de OR stelt vergeet. In zo n geval is het verstandiger om over die voorwaarden te onderhandelen en het resultaat daarvan neer te leggen in een convenant. In het advies kan dan naar dit convenant verwezen worden. De inhoud van een dergelijk convenant kan bestaan uit afspraken over: Opleidingen voor de medewerkers van het overgenomen bedrijf om op het niveau van de eigen medewerkers te komen, zowel vaktechnisch als op arbogebied. Activiteiten in het kader van kennismaking van werkwijzen en cultuur. De wijze waarop daadwerkelijk iets gedaan wordt om synergie te bereiken. Garanties voor de huidige medewerkers in betreffende regio of functiegroep. De termijn waarop integratie plaatsvindt van bepaalde afdelingen, zoals personeelszaken. Afspraken met betrekking tot harmonisatie van arbeidsvoorwaarden. In het OR-advies zal ook een aparte paragraaf gewijd worden aan de wijze waarop de medezeggenschap geregeld moet worden. Het is raadzaam de OR van het overgenomen bedrijf de tijd te gunnen en ze hun bestaansrecht niet direct te ontnemen. Wettelijk is het zo dat deze OR zijn zittingsperiode volledig mag uitzitten. Vanwege psychologische motieven kan dat wel eens heel belangrijk zijn. In ieder geval is het van groot belang daar gezamenlijk een afspraak over te maken, die eventueel in een speciaal medezeggenschapsconvenant vastgelegd kan worden. Het is ook mogelijk om voor het overgenomen bedrijf een onderdeelcommissie in het leven te roepen. Stap 5; de bestuurder besluit De bestuurder zal na ontvangst van het advies zijn besluit formeel bekend maken. Als dit besluit afwijkt van het OR-advies, dient hij dit beargumenteerd aan te geven. Bij afwijking geldt een opschortingstermijn van een maand. In die maand heeft de OR tijd om na te denken over de wenselijkheid van een beroepsgang bij de Ondernemingskamer. Het kan ook voorkomen dat de OR aangeeft dat hij geen gebruik van deze maand zal maken. Mocht de OR besluiten tot een juridische procedure, dan dient men zo snel mogelijk op zoek te gaan naar een advocaat en het dossier klaar te maken. 3

Mogelijke vragen bij een overname of overgenomen worden Functies van de onderneming 01. Wat zijn de motieven om over te nemen of te verkopen? 02. Wat is de doelstelling van de overname of verkoop? 03. Sluit de overname of verkoop aan bij de bestaande kernactiviteiten. 04. Waarom is het bedrijf te koop? 05. Heeft het over te nemen bedrijf een ondernemingsplan / beleidsplan (missie/visie) 06. Wat is de rechtsvorm van het over te nemen bedrijf? 07. Hoe luidt de juridische structuur van het over te nemen bedrijf? 08. Wat is de capaciteit van het over te nemen bedrijf? 09. Wat is het percentage Retail/industrie, etc. binnen het over te nemen bedrijf? 10. Worden de SER fusie- en /of gedragsregels in acht genomen? 11. Is er een businessplan gemaakt? 12. Is er een Letter of Intent (LOI) Financieel-economisch 13. Is er een overzicht van onderhoudskosten of achterstallig onderhoud? 14. Wat is de prijs die wordt betaald en hoe wordt de overname gefinancierd? 15. Wat is de verkoopprijs? 16. Hoe is de financiële positie van het bedrijf? 17. Welke (financiële) voorwaarden zijn door het bedrijf en vice versa gesteld met betrekking tot de verkoop / aankoop? 18. Hoe is de kostenontwikkeling in de laatste jaren verlopen? 19. Is het een gehele of gedeeltelijke overname; wie koopt/kopen de rest; wat is het risico van opsplitsing van het bedrijf? 20. Welke mogelijke risico s zijn verbonden aan de verkoop? 21. Op welke wijze wordt de mogelijke synergie tussen de bedrijven benut? 22. Wat zijn de rendabele en de minder rendabele onderdelen van het bedrijf? 23. Hoe worden herinvesteringen gedaan na de overname of verkoop? 24. Welke investeringen zijn het laatste jaar gedaan? 25. Zijn de uitkomsten van het due diligence onderzoek (boekenonderzoek) beschikbaar? 26. Welk deel van de overnamesom heeft betrekking op goodwill; wat valt er te melden over kwaliteitsimago? 27. Hoe wordt de overname gefinancierd? 28. Ten laste van welke divisie komen de kosten? 29. Staat dat in verhouding tot de opbrengsten? 30. Leidt de overname of verkoop tot een betere verhouding in de kosten en opbrengsten? 31. Leidt de overname of verkoop tot een verbetering in de verhouding tussen eigen en vreemd vermogen (solvabiliteit) 32. Leid de overname of verkoop tot een verbeterde dekking van de korte termijn schulden door de korte termijn vorderingen (liquiditeit) Management en organisatie 33. Wordt de nieuwe onderneming een joint venture, aparte werkmaatschappijen, een hele nieuwe tak, een BV of NV. 34. Wat is de structuur van het bedrijf?, hoe is de verdeling van bevoegdheden? 35. Welke plannen heeft het bedrijf op de korte, middellange en lange termijn met betrekking tot het voortbestaan van de organisatie in haar huidige vorm en het functioneren als zelfstandige eenheid? 36. Op welke wijze en binnen welke termijn vindt integratie binnen de andere organisatie plaats? 37. Hoe is de samenstelling en verdeling bevoegdheden in het over te nemen bedrijf? 38. In welke regio/land is het bedrijf actief; is dit aanvullend op de eigen activiteiten, is dat een regio/land met potentie? 39. Zijn er toezeggingen gedaan aan het zittende management? 4

40. Is te overzien wat de kwalitatieve en kwantitatieve gevolgen zijn voor de eigen overheadfuncties of stafdiensten? 41. Hoe gaat toekomstgericht het organigram eruit zien. 42. Wat wordt de samenstelling van de Raad van Bestuur / Raad van Commissarissen en wat betekent dit voor het management? 43. Welke bedrijfsprocessen gaan internationaal, betekent dit standaardiseren? 44. Blijft het hoofdkantoor in Nederland? 45. Wat zijn de verdere toekomstplannen? Personeelsbeleid 46. Hoe vindt harmonisatie plaats van arbeidsvoorwaarden? 47. Welke gevolgen heeft de overname voor de arbeidsvoorwaarden en het personeelsbeleid? 48. Blijft de werkgelegenheid bestaan? 49. Hoe ziet de personeelsopbouw eruit (kwaliteit en kwantiteit) 50. Zijn er werkgelegenheidsgaranties afgegeven voor het personeel; voor welke categorie personeelsleden kan de overname een bedreiging vormen, voor wiens rekening komen de hieruit voortvloeiende kosten? 51. Is te overzien wat de kwalitatieve en kwantitatieve gevolgen zijn voor de overheadfuncties en stafdiensten? 52. Op welke wijze en termijn vindt integratie plaats binnen de bestaande organisatie? 53. Wat is de inhoud van het Sociaal Plan? 54. Hoe verhouden zich beide bedrijfsculturen; is bedrijfscultuur bespreekbaar? 55. Hoeveel waarde hecht men aan arbeidsomstandighedenbeleid; is er een RI&E beschikbaar? Medezeggenschap / vakbonden 56. Welke Cao s gelden in het bedrijf? Welke voorwaarden stellen die bij een overname? 57. Wat betekent de overname voor de huidige positie van de medezeggenschap? 58. Wordt de CAO correct toegepast in het over te nemen bedrijf? 59. Heeft het over te nemen bedrijf een OR? 60. Hoe is hiervan de samenstelling? 61. Bereidt de OR zich voor op internationalisering? 62. Hoe is de relatie tussen OR en bestuurder van het over te nemen bedrijf? Communicatie 63. Komt er een communicatieplan? 64. Wordt eenieder gelijktijdig geïnformeerd? 65. Wat wordt er precies gecommuniceerd? 5

TO-DO lijst 01. Opgevangen signalen verifiëren binnen de eigen organisatie. 02. Informatie vragen bij bestuurder, afspraak maken over moment en termijn adviesaanvraag. 03. Contact opnemen met de andere OR en sleutelfunctionarissen. 04. Werkwijze bepalen; zelf doen of projectgroep installeren? 05. Offerte opvragen voor externe ondersteuning? 06. Adviesaanvraag wordt toegelicht in (tussentijdse) overlegvergadering (tijdspad afspreken) 07. Toets adviesaanvraag op volledigheid en stel aanvullende vragen of stuur adviesaanvraag terug wanneer deze absoluut onvolledig is. 08. Vraag altijd naar alternatieven. Een alternatief is er in ieder geval, namelijk: niet overnemen. Waarom is daarvoor niet gekozen? 09. Stel inhoudelijke vragen (zie checklist) schriftelijk aan de bestuurder en vraag om schriftelijk antwoord met mondelinge toelichting. Leg toezeggingen schriftelijk vast. 10. Zoek zo nodig contact met bonden. 11. Ga na of er ook instemmingsplichtige onderwerpen zijn (vaststelling, intrekking of wijzigingen regelingen sociaal beleid, zoals personeelsopleiding, functiewaardering, beloningssysteem, etc.). 12. Leg (opnieuw) contact met OR van het over te nemen bedrijf in verband met de medezeggenschapsstructuur. 13. OR stelt zijn advies op en stuurt dit naar bestuurder. 14. OR licht advies mondeling toe in een overlegvergadering. 15. Bestuurder maakt zijn besluit schriftelijk bekend. 16. Bij afwijking van OR-advies aangeven of het nodig is om het besluit één maand op te schorten. 17. Zo nodig in beroep bij Ondernemingskamer: juridisch adviseur inschakelen en stukken op orde brengen. Juli 2012. 6