ISO Trainingsdag. Adviseren over de begroting door Evelien van Roemburg

Transcriptie

1 Adviseren over de begroting door Evelien van Roemburg

2 Adviseren over de begroting Programma Introductie Begrotingen: wat, hoe en wanneer? Rechten Begrotingen lezen Oefening 1 Strategisch adviseren Oefening 2 Het nieuwe instemmingsrecht Afsluiting en evaluatie

3 Wat zijn begrotingen? Financieel plan van faculteit / instituut / instelling Jaarlijks vastgesteld op 1 januari De begroting geeft de financiële effecten van beleid weer Afspiegeling van gemaakte beslissingen En dus: veel meer dan alleen een verzameling cijfers

4 Tussen wensen en mogelijkheden De begroting is het resultaat van afstemming van wensen en mogelijkheden. De uiteindelijke begroting is afhankelijk van: historische financiële gegevens over meerdere jaren financiële doelen wetgeving studenteninstroom/onderzoeksomzet subsidiestromen wijzigingen in faculteits-, instituuts- of instellingsbeleid

5 Hoe komt de begroting tot stand? 1. Opgesteld door financiële afdeling 2. Concept vastgesteld door decaan, directeur of CvB in overleg met onderwijs- en onderzoeksdirecteuren 3. Advisering door medezeggenschap 4. Reactie bestuur, eventuele wijziging 5. Goedkeuring Raad van Toezicht 6. Vaststellen door decaan, directeur en CvB

6 Vaktermen Begroting sept / okt financiële beslissingen over komend jaar Jaarrekening feb / mrt financieel overzicht van afgelopen jaar, onderdeel van jaarverslag Exploitatierekening feb / mrt overzicht van verlies en winst (of opbrengsten en kosten) Kaderbrief apr / mei overzicht van besluiten over beleid en beheer die van invloed zijn op het volgende kalenderjaar (!!!)

7 Financiële cyclus 1 - begroting Juni 2014: besprekingen Kaderbrief September 2014: faculteiten of domeinen dienen begroting in Oktober 2014: CvB stelt concept-begroting 2015 vast November 2014: medezeggenschap bespreekt begroting December 2014: CvB stelt begroting 2015 vast

8 Financiële cyclus 2 - realisatie April 2014: Cijfers Q1 (kwartaalrapportage) Augustus 2014: Cijfers Q2 Oktober 2014: Cijfers Q3 Februari 2015: Cijfers Q4 (jaarcijfers / jaarrekening) Maart 2015: medezeggenschap bespreekt jaarrekening

9 Wat zegt de wet? WHW Artikel 2.8 Begroting 1. Het instellingsbestuur stelt jaarlijks, voorafgaand aan het desbetreffende begrotingsjaar, voor de instelling een begroting vast.[ ] 2. De begroting behelst een raming van de inkomsten en uitgaven alsmede van de baten en lasten van de instelling en dient in evenwicht te zijn. [ ]

10 Wat zegt de wet? (2) WHW Artikel 2.9 Verslaglegging 1. Het instellingsbestuur dient jaarlijks voor 1 juli bij Onze minister een verslag in. Het verslag bestaat uit de jaarrekening met bijbehorende begroting, het jaarverslag en overige financiële gegevens, alsmede een verantwoording over de wijze waarop van een branchecode voor goed bestuur is afgeweken [ ]

11 Rechten medezeggenschap Centrale MR adviseert over: de begroting (de jaarrekening en de kaderbrief) het verdeel- of allocatiemodel van de instelling (!) MR faculteit / instituut adviseert over: de facultaire / instituutsbegroting de meerjarenraming Dienstraad adviseert over: de begroting van de dienst

12 Kenmerken adviesrecht Na negatief advies gaat besluit gewoon door Maar: niet zonder inhoudelijke motivering van decaan, directeur of CvB Mogelijkheid aanspannen geschil voor raden Gevraagd versus ongevraagd adviesrecht (oftewel initiatiefrecht)

13 Adviesrecht op de begroting Universiteit: centrale MR Artikel 9.33a (adviesbevoegdheid universiteitsraad; adviesbevoegdheid studentengeleding) Het college van bestuur vraagt voorafgaand advies van de universiteitsraad voor elk door het college van bestuur te nemen besluit in ieder geval met betrekking tot: b. de begroting, waaruit onder meer de hoogte van het instellingscollegegeld dient te blijken.

14 Adviesrecht op de begroting (2) Universiteit: facultaire MR Artikel 9.37 (faculteitsraden) 2. De faculteitsraad oefent tegenover de decaan van de faculteit het instemmingsrecht en het adviesrecht uit die toekomen aan de universiteitsraad, voorzover het aangelegenheden betreft die de faculteit in het bijzonder aangaan en de desbetreffende bevoegdheden tevens aan de decaan zijn toegekend.

15 Adviesrecht op de begroting (3) Hogeschool: centrale MR Artikel 10.20a (adviesbevoegdheid medezeggenschapsraad; adviesbevoegdheid studenten) Het college van bestuur vraagt voorafgaand advies van de medezeggenschapsraad voor elk door het college van bestuur te nemen besluit in ieder geval met betrekking tot: b. de begroting, waaruit onder meer de hoogte van het instellingscollegegeld dient te blijken.

16 Adviesrecht op de begroting (4) Hogeschool: instituuts- of dienst MR Artikel (deelraden) 1. Een deelraad oefent tegenover het bestuur van een faculteit of een andere organisatorische eenheid het instemmingsrecht en het adviesrecht uit dat toekomt aan de medezeggenschapsraad, voorzover het aangelegenheden betreft die het desbetreffende deel van de hogeschool in het bijzonder aangaan, en de desbetreffende bevoegdheden tevens aan het bestuur van die faculteit of andere organisatorische eenheid zijn toegekend.

17 Opbouw begroting Baten (inkomsten) collegegeld 1e geldstroom voornamelijk financiering ministerie OCW 2e geldstroom langlopende onderzoeksfondsen (NWO, EU, etc) 3e geldstroom contractonderzoek/-onderwijs (commercieel)

18 Financiering van OCW (1 e geldstroom) Hoogte gebaseerd op: onderwijs aantal inschrijvingen bij erkende bachelor- en masteropleidingen (nominaal!) aantal bachelor- en mastergraden dat is verleend onderzoek o.a. aantal afgestudeerden & promoties prestatiebekostiging

19 Opbouw begroting (2) Lasten (uitgaven) Personeel % Huisvesting % Apparatuur en inventaris 5-10 % Bureaukosten 1-2 % Reis- en verblijfkosten 2-4 % Materiaalgebonden kosten 3-5 % Overige 3-8 % Conclusie? Personeel grootste aandeel, maar moeilijkst over te adviseren

20 Oefening 1 Als je nu een nieuwe medezeggenschapsraad zou inwerken, wat zou je hen dan willen meegeven over het adviesrecht op de begroting? Formuleer één of meerdere aanwijzingen. Aandachtspunten: Waar ligt de beïnvloedingsruimte? Hoe vind je een balans tussen techniek en politiek? Hoe kun je je beschikbare tijd het beste besteden? 5 minuten overleggen 10 minuten bespreken

21

22

23 Strategisch adviseren over de begroting Ontwikkel een adviestraject: zorg dat je vroegtijdig betrokken wordt! Zomer: maak afspraken met het bestuur September: laat je informeren door ambtenaar die begroting schrijft Oktober: voer informeel overleg met het bestuur November: reserveer tijd op de vergadering December: adviseer schriftelijk. Stuur cc aan (CvB en) RvT

24 TIPS 1 Staar je niet blind op de cijfers: Je moet begrijpen wat er staat, maar begrijp ook de logica achter de cijfers Je adviseert niet over getallen, maar over concreet beleid Laat je uitgebreid informeren door de financiële medewerkers Vraag wat de ambtenaar het meest opvallend vindt

25 TIPS 2 Ga op zoek naar verschuivingen in cijfers Indicatoren voor veranderingen in beleid Verschuivingen komen vaak door: Het meeste personeel ontvangt een jaarlijkse salarisverhoging. Bij een gelijkblijvend personeelsbestand worden de kosten dus hoger. Hogere prijzen van goederen en inkoop Verandering aantal nieuwe studenten Ontplooiing nieuwe activiteiten, zoals contractonderwijs Verandering in prioritering van decaan, directeur of CvB

26 TIPS 3 Kijk naar adviezen van andere raden Ondernemingsraad Centrale medezeggenschapsraad Ga niet speuren naar rekenfouten Kans is klein dat je iets ontdekt Bestuurders hebben er een hekel aan op de vingers te worden gekeken

27 TIPS 4 Adviseer in termen van alternatieven Een begroting is immers afstemming van wensen en mogelijkheden Als je kritiek hebt op de begroting, kom altijd met een tegenvoorstel voor een andere verdeling Zo niet: advies is vrijwel kansloos

28 Oefening 2 Bestudeer de begroting en formuleer één vraag en één advies. Vraag: technisch / politiek? Advies: stel een doel voor verschuiving van het geld, en bedenk waar het geld vandaan moet komen 5 minuten overleggen 10 minuten bespreken

29

30 Major event Nieuwe wet: Sociaal Leenstelsel Onderhandelingen tussen VVD, PvdA, D66 en GL D66: akkoord, mits instemmingsrecht op begroting voor medezeggenschap Bussemaker 2013: neen! Bussemaker 2014: ja, goed idee

31 Kenmerken instemmingsrecht Zonder instemming gaat besluit niet door Maar: instemming mag niet zomaar worden onthouden Decaan, directeur of CvB moet besluit aanpassen indien niet bereid: geschil aanspannen

32 Voordelen / nadelen instemmingsrecht Voordelen stok achter de deur medezeggenschap wordt serieuzer genomen preventieve werking Nadelen zeer technisch inzicht nodig misbruik verlammende werking

33 Voorstel instemmingsrecht Op de hoofdlijnen van de begroting onderwijs onderzoek huisvesting & beheer investeringen personeel (maar niet CAO) En verder alles wat bestuur en medezeggenschap afspreken regelen in medezeggenschapsreglement en daar zit ook instemmingsrecht op

34 Gevolgen onthouding instemming Normale procedure bemiddeling door Raad van Toezicht geschil bij landelijke geschillencommissie beroep bij Ondernemingskamer Geen begroting? bestuur mag alvast beschikken over 4/12 e deel van het budget

35 Randvoorwaarden Tijdige discussie Een goede medezeggenschapsraad inhoudelijk facilitaire ondersteuning (WHW 9.48 / 10.39) voldoende deskundigheid op gebied van control & planning Invulling verder aan bestuur & medezeggenschap

36 Hoe nu verder? 6 november 2014: wet aangenomen in Tweede Kamer 13 november 2014: brief naar Eerste Kamer Voorjaar 2015 (?): behandeling in Eerste Kamer Studiejaar 2015 (?): invoering wet Dus najaar 2015: vaststellen medezeggenschapsreglement instemming op begroting 2016 Nu al overleggen met directeur, decaan en CvB!

37 dank voor de aandacht! voor een uitgebreide training over jullie begroting & een goede voorbereiding op het nieuwe instemmingsrecht: