R A N D V O O R W A A R D E N. Samenstelling: Drs. ing. Simon Troost Versie 1.1

Transcriptie

1 1. DE ONDERNEMIN GSRAAD De OR heeft een belangrijke rol bij het vormgeven van het arbeidsomstandighedenbeleid. De wet op de ondernemingsraden en de Arbowet vormen daarbij het wettelijk kader en de OR kiest zelf hoe ze hiermee omgaan. Om invloed te krijgen is een goed contact met de achterban onontbeerlijk. De OR kan daardoor toetsen of alle op papier geregelde zaken daadwerkelijk op de werkvloer worden toegepast. De leden van de OR zijn eigenlijk de ogen en oren op de werkvloer, kunnen problemen signaleren en initiatieven nemen richting bestuurder. Een goed arbobeleid en de uitvoering ervan valt en staat met het draagvlak in de organisatie. Veel medewerkers denken dat de regels gemaakt zijn om de werkgever verzuimkosten te besparen en zich in te dekken tegen schadeclaims. Een OR die het nut van goede arbeidsomstandigheden inziet en zich actief opstelt, kan dit ongunstige beeld bijstellen. Het doel van een goed arbobeleid is voorkomen dat medewerkers op termijn definitief uitvallen en in het sociale vangnet terechtkomen. Door dit goed naar de achterban te communiceren, ontstaat begrip en draagvlak voor alle maatregelen. Als de medewerkers inzien dat het naleven van de regels in hun eigen belang is, leven ze de regels ook sneller na. Het op papier vormgegeven arbobeleid wordt hierdoor ook in de praktijk een succes. RECH TEN VAN DE OR CONFOR M DE WOR In 2007 is de Arbowet grondig aangepast. Eén van de aanpassingen heeft betrekking op de rechten van de OR als het gaat om arbeidsomstandigheden. Deze rechten zijn nu conform de wet op de ondernemingsraden (WOR). De Arbowet kent alleen nog een aantal aanvullende bepalingen als het gaat om de relatie met de Inspectie SZW. R A N D V O O R W A A R D E N De WOR gaat ervan uit dat de OR zelfstandig zijn werk moet kunnen doen en zijn eigen beleid bepaalt. De OR kan dus zelf besluiten hoe ze met het onderwerp arbeidsomstandigheden wil omgaan; de ene OR kiest voor de grote lijnen en de andere voor de details. Om deze zelfstandigheid te garanderen, heeft de OR faciliteiten, zoals tijd, scholing, commissies en het recht de achterban te raadplegen. Verder mogen ze deskundigen inhuren. Onder voorwaarden komen de kosten daarvan voor rekening van de werkgever. 3

2 Al deze gereedschappen kan de OR dus gebruiken om de inzet met betrekking tot arbo waar te maken. Uiteraard moet hier wel een afweging gemaakt worden wat betreft de kosten, inspanning en het resultaat. Hoe de OR het arbo-overleg kan organiseren, wordt beschreven in hoofdstuk 14. OVERLE GREC HT Mag je over alles met je bestuurder praten? Ja, want zowel de OR als de bestuurder kunnen alle onderwerpen op de agenda van de overlegvergadering zetten, dus ook arbeidsomstandigheden. Het is goed om kritisch te zijn welke onderwerpen op de agenda van het overleg komen. Beperk die tot de meer strategische zaken. Want de bestuurder is uiteraard eindverantwoordelijk, maar niet altijd op de hoogte van alle details. Bespreek daarom de meer operationele zaken met degene die zich feitelijk bezighoudt met de uitvoering. Mocht dit overleg niet tot het gewenste resultaat leiden, dan is het een goede oplossing het onderwerp alsnog te agenderen op de overlegvergadering. De WOR kent ook,de bespreking algemene gang van zaken. Deze moet twee keer per jaar worden gehouden. Hierbij kijkt de bestuurder terug op de resultaten van de afgelopen periode en het gevoerde sociaal beleid. Ook moet hij de OR inzicht en uitleg geven over zijn de toekomstplannen. Dit gaat vooral om voorgenomen besluiten die advies- of instemmingsrechtig zijn. Een OR die op tijd geïnformeerd is, kan vooraf afspraken maken over het moment waarop hij bij een onderwerp betrokken wordt. Het geeft de mogelijkheid vroegtijdig invloed uit te oefenen of zich alvast in het onderwerp te verdiepen. Als de ondernemer zijn voorgenomen besluiten formeel indient, kan de OR snel met een goede reactie komen. Door tijdens de bespreking algemene gang van zaken, aandacht aan het arbobeleid te besteden, kan de OR in een vroeg stadium op de hoogte zijn van de plannen en daar zijn eigen (interne) strategie op afstemmen. Topoverleg Bij de bespreking algemene gang van zaken zijn, behalve de bestuurder en de OR, ook een of meer vertegenwoordigers van het toezichthoudend orgaan aanwezig. Afhankelijk van de rechtsvorm gaat het daarbij om leden van de raad van commissarissen/raad van toezicht of het bestuur. Zij zijn verplicht deze vergadering bij te wonen, behalve als de OR daar geen prijs op stelt. Hiermee wordt de bespreking algemene gang van zaken het uitgelezen moment om op strategisch niveau van gedachten te wisselen over het te voeren arbobeleid. 4

3 I N F O R M A T I E R E C H T De Wet op de ondernemingsraden kent twee vormen van informatierecht: het passieve en actieve. Het passieve informatierecht houdt in dat de bestuurder ongevraagd bepaalde informatie moet verstrekken. Te denken valt aan informatie over de rechtsvorm van de organisatie en de daarbij betrokken bestuurders. Ook moet de organisatiestructuur aan de hand van het organogram worden toegelicht en de bevoegdheden van de functionarissen worden beschreven. Daarmee kan worden vastgesteld in hoeverre verantwoordelijkheden met betrekking tot arbeidsomstandigheden goed zijn verdeeld en zijn vastgelegd. Algemene informatie over het te voeren sociaal beleid, waaronder het sociaal jaarverslag, maakt ook deel uit van het passieve informatierecht. In het sociaal jaarverslag staan algemene gegevens over het gevoerde sociaal beleid, het personeelsbestand, de inhuur van tijdelijke medewerkers en de ontwikkeling van de personele bezetting. Vooral verzuimcijfers en gegevens over de in- en uitstroom van personeel zijn voor de OR belangrijk. Hieraan kan worden getoetst of het gevoerde arbobeleid ook resultaat oplevert. Als de bestuurder een opdracht aan een externe adviseur wil verstrekken, moet hij dat de OR vertellen. Voorwaarde is wel dat de opdracht onder het instemmingsrecht valt. Het bovenstaande geldt dus ook voor een regeling met betrekking tot arbeidsomstandigheden, re-integratie en verzuim. In het kader van het actieve informatierecht kan de OR zowel binnen als buiten de overlegvergadering - alle inlichtingen en gegevens opvragen die hij nodig heeft voor de vervulling van zijn taak. Ze moeten daarbij wel aangeven waarvoor ze de informatie willen gaan gebruiken. Desgewenst kan de ondernemer deze informatie onder geheimhouding verstrekken. Geef als OR concreet aan welke informatie er nodig is en op welke termijn je die wilt ontvangen. I N I T I A T I E F De OR mag op eigen initiatief de werkgever voorstellen doen over alle sociale, organisatorische, financiële en economische zaken binnen de onderneming. Voordat de bestuurder een besluit over het voorstel neemt, moet minstens eenmaal een overlegvergadering plaatsvinden. Na dit overleg moet zo snel mogelijk schriftelijk en gemotiveerd aan de OR worden meegedeeld of het voorstel wordt overgenomen. Als dit niet het geval is, heeft de OR geen beroepsmogelijkheden. De vraag is dus of het gebruik van het initiatiefrecht bij het realiseren van plannen met betrekking tot arbo een positief resultaat gaat 5

4 opleveren. Soms kan de OR beter rechtstreeks contact te leggen met de medewerkers, die verantwoordelijk zijn voor de arbeidsomstandigheden. Als u daar medestanders voor uw plan vindt, is de kans aanmerkelijk groter dat de bestuurder dat goedkeurt. Sneeuw niet onder Denk goed na welke over welke informatie de OR nodig heeft en waarvoor die gebruikt wordt. Koppel dit ook zoveel mogelijk aan een intern OR-beleidsplan waarin een aantal speerpunten zijn vastgelegd. Informatie verzamelen, is geen doel op zich en moet niet alleen dienen om de nieuwsgierigheid van de OR-leden te bevredigen. Als de OR de bestuurder niet vertrouwt, spreek dit dat dan uit. Dat is beter dan hem achter zijn rug te controleren via allerlei informatiebronnen. Teveel informatie leidt tot een informatielawine. Hierdoor raakt de OR het overzicht kwijt, met als gevolg dat steeds weer nieuwe onderwerpen worden aangekaart. In de praktijk wordt daardoor niets afgemaakt. ADVIE SRE CHT Belangrijke besluiten van de bestuurder kunnen direct en indirect invloed hebben op de belangen van werknemers. De werkgever is daarom in een aantal gevallen verplicht de OR advies te vragen over zo n,voorgenomen besluit. De bestuurder moet de OR advies vragen als hij een belangrijk besluit wil nemen met betrekking tot: financiële en organisatorische zaken, zoals grote investeringen en aanpassingen in de organisatiestructuur; het geven van een belangrijk krediet aan een andere onderneming of het zich garant stellen voor een grote schuld van een andere onderneming; een fusie met een andere onderneming, een wijziging in een belangrijk deel van de werkzaamheden of sluiting van (een deel van) de onderneming; het invoeren of wijzigen van een ingrijpende technologische voorziening; het treffen van belangrijke milieumaatregelen; het inhuren van een adviseur met betrekking tot de hiervoor genoemde onderwerpen. De directie moet het voorgenomen besluit in de vorm van een schriftelijke adviesaanvraag aan de OR voorleggen. Dit moet tijdig gebeuren, zodat de OR nog wezenlijke invloed kan hebben op het besluit. Er moet minimaal een overlegvergadering plaatsvinden waar de bestuurder en OR van gedachten kunnen wisselen over het voorgenomen besluit. 6

5 Daarna kan de OR zijn advies uitbrengen. Op basis van dit advies deelt de bestuurder gemotiveerd zijn definitieve besluit mee. Als het besluit van de bestuurder met het advies van de OR overeenkomt, kan het worden uitgevoerd. Als het besluit (gedeeltelijk) van het door de OR uitgebrachte advies afwijkt, is de bestuurder verplicht de uitvoering een maand uit te stellen. Dit is de zogenaamde opschortingstermijn waarbinnen de OR beroep tegen het besluit kan aantekenen bij de Ondernemingskamer van het Gerechtshof te Amsterdam. Die beoordeelt of er redelijkerwijs een goed besluit genomen is. De Ondernemingskamer kan de werkgever verplichten het besluit in te trekken of de gevolgen ervan ongedaan te maken. De OR kan afzien van de opschortingsplicht, bijvoorbeeld als ze geen gebruik willen maken van de wettelijke beroepsmogelijkheid. Winst Veel voorgenomen besluiten die adviesrechtig zijn, hebben een directe invloed op de arbeidsomstandigheden van de medewerkers. Te denken valt aan aanpassing van de functie-inhoud, toename van de werkdruk of wijziging van de stijl van leidinggeven. Besteed als OR ook aan deze onderwerpen aandacht en probeer in een vroegtijdig stadium - voordat het OR-advies wordt uitgebracht - je, winst,te behalen. Veel ondernemingsraden kiezen voor een uitgebreid advies met een lange lijst met opmerkingen. De bestuurder kan deze opmerkingen - zoals eerder beschreven - gemotiveerd naast zich neerleggen. En in de praktijk blijft het daarbij. Naar de Ondernemingskamer gaan, is omwille van de relatie voor veel ondernemingsraden geen optie. I N S T E M M I N G S R E C H T Het instemmingrecht van de OR gaat over personele regelingen. In de WOR wordt er een aantal genoemd. Dit is een limitatieve opsomming; onderwerpen die,niet,in,het, rijtje,voorkomen, zijn niet instemmingsrechtig. Als een bedrijf onder een CAO valt, heeft de OR ook geen instemmingsrecht met zaken die reeds inhoudelijk in de CAO geregeld zijn. Behalve als de OR dit recht weer krijgt vanuit die cao. Het kenmerk van een regeling is dat deze algemeen van aard is, geldt voor een groep en herhaaldelijk toegepast kan worden. In het kader van het arbobeleid heeft de OR instemmingsrecht met: een regeling op het gebied van arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim of re-integratiebeleid op basis van artikel 27-1-d. Als de bestuurder een regeling wil invoeren, intrekken of wijzigen, moet hij de OR tijdig en schriftelijk om instemming vragen. Er moet minimaal een overlegvergadering plaatsvinden waar de bestuurder en OR van gedachten 7

6 kunnen wisselen over het aanpassen van de regeling. Daarna maakt de OR zijn definitieve besluit kenbaar: hij stemt wel of niet in met de regeling. Als de OR instemt, kan de bestuurder de regeling invoeren en deelt dan de OR de datum van ingang mee. Als de OR niet instemt, is er een aantal mogelijkheden. De bestuurder trekt zijn voorstel in, hij onderhandelt verder met de OR of gaat naar de kantonrechter voor vervangende instemming. Een andere optie is het invoeren van de regeling zonder instemming van de OR. In dat geval moet de OR de nietigheid van het besluit inroepen en kan vervolgens naar de eerder genoemde beroepsinstantie gaan. Sinds 2013 is de bemiddeling door de bedrijfscommissie niet meer verplicht maar vrijwillig. Mocht de bestuurder of de OR besluiten een uitspraak van de kantonrechter te vragen is vrijwillige bemiddeling een goede optie. In veel gevallen leidt dit tot een oplossing die voor beide partijen acceptabel is wat beter voor de relatie is. RECH TEN VANU IT AND E R E R E G EL G EV IN G WETGEV IN G Voor ondernemingsraden in bedrijven die onder een (bedrijfstak)-cao vallen, is het zinvol om deze vanuit het perspectief van de OR te bestuderen. In een aantal C;O s,zijn,bepalingen opgenomen die aanvullende rechten aan de OR geven. Ook worden er regelmatig extra afspraken gemaakt als het gaat om arbeidsomstandigheden. Vooral in sectoren met een hoog ziekteverzuim zijn er CAO-bepalingen over de aanpak en vermindering van het verzuim. In de Arbowet staat een aantal extra bepalingen die van toepassing zijn op de OR. Deze hebben voornamelijk te maken met de Inspectie SZW. De OR kan de Inspectie SZW verzoeken een onderzoek te verrichten; die dient daar zo spoedig mogelijk gehoor aan te geven; De OR mag de inspecteur vergezellen bij een inspectiebezoek en daarbij een gesprek onder vier ogen voeren; De OR ontvangt een afschrift van een inspectie- en ongevalsrapport, als de Inspectie SZW dat heeft gemaakt. In de praktijk komt dit neer op een brief of rapportage naar de werkgever met het verzoek dit ook aan de OR te sturen. De OR kan (net als de werkgever) in beroep gaan tegen een beslissing van de Inspectie SZW. 8