Infosessie werkingsverslag 23 januari 2017 1
Aanleiding infosessie: VGR 2016 Voortgangsrapportage 2016: nieuw sjabloon werkingsverslag Eenzelfde sjabloon voor alle verenigingen Efficiënter aanleveren en verwerken van informatie Eigen document mag mits dezelfde kolommen en sjablonen 2
Ter herinnering: VGR in 3 luiken Voortgangsrapportage telt 3 luiken (naast formulier): Financieel verslag Verslag waarin modules voor erkenning worden aangetoond Werkingsverslag over realisatie van subsidieovereenkomst Sjablonen: http://www.sociaalcultureel.be/jeugd/landelijk_indiendat a.aspx http://www.sociaalcultureel.be/jeugd/cultuureducatie_in diendata.aspx http://www.sociaalcultureel.be/jeugd/participatie_indien data.aspx 3
Hoe is sjabloon opgebouwd? Algemene kenmerken: Excel-document: tabbladen, kolommen en rijen Tabblad per strategische doelstelling Verschillende kleuren voor strategische en operationele doelstellingen en indicatoren: Strategische doelstellingen: oranje achtergrondkleur Operationele doelstellingen: blauwe achtergrondkleur Indicatoren: geen achtergrondkleur 4
Hoe is sjabloon opgebouwd? Kolommen: Kolom A: nummering doelstellingen en indicatoren Kolom B: beschrijving doelstellingen en indicatoren Kolom C: eigenlijke resultaat waarover je rapporteert Kolom D: jaar waarin indicator is behaald Kolom E: mate waarin indicator is gerealiseerd Kolom F: reden voor verschil tussen B en C Keuzelijsten bij cellen in kolommen A, D en E Cellen in kolom B: cf. subsidieovereenkomst Cellen in kolommen C en F: vrij in te vullen 5
Kolom A: nummering doelstellingen en indicatoren Vastgelegde keuzelijsten: Oranje rij: vul nummer SD in (van 1 tot 8) Blauwe rijen: vul nummer OD in (van 1.1 tot 8.10) Andere rijen: vul nummer indicator in (van 1.1.1 tot 1.10.10) Meer doelen en indicatoren dan voorziene rijen? Indicatoren: voeg een rij in OD: kopieer en plak onderaan een blauwe rij SD: kopieer een tabblad Vastgelegde keuzelijsten kan je niet overschrijven: laat kolom A van de kopie blanco om verwarring te vermijden 6
Kolom B: beschrijving doelstellingen en indicatoren Neem tekstfragmenten uit subsidieovereenkomst over: Knippen in Word-document, plakken in Excel-document Geen Word-versie? Geef ons een seintje Denk aan kleuren: SD (oranje rij): plakken in de formulebalk OD (blauwe rij): plakken in de formulebalk Indicator (geen kleur): plakken in de cel, optie aanpassen aan doelopmaak 7
Kolom C: beschrijving eigenlijke resultaat waarover je rapporteert Wat vond plaats of is gerealiseerd om indicator te halen? Feitelijke beschrijving Wat is er wel en/of niet gerealiseerd? Wat is het verschil met de norm? Soms volstaat indicator niet om het resultaat te verifiëren Bv. overzichten van activiteiten, downloads of publicaties Geef deze gegevens mee in het laatste tabblad bijkomende informatie 8
Kolom D: jaar waarin indicator is behaald Vastgelegde keuzelijst Hetzelfde jaar dat wordt vermeld in subsidieovereenkomst Ander jaar als indicator eerder of later wordt behaald 9
Kolom E: mate waarin indicator is gerealiseerd Vastgelegde keuzelijst Gebruik gerealiseerd wanneer alle elementen uit subsidieovereenkomst zijn gerealiseerd. Dan hoef je kolom F niet in te vullen. Gebruik gedeeltelijk gerealiseerd wanneer niet alle elementen zijn gerealiseerd. Duid de reden in kolom F. Gebruik niet gerealiseerd wanneer je geen resultaat hebt behaald. Duid de reden in kolom F. 10
Kolom F: reden voor verschil tussen B en C Waarom werd vooropgestelde resultaat niet gerealiseerd? Beperk je tot 15 regels Meer plaats nodig? Gebruik laatste tabblad bijkomende informatie Vermeld indicator waarop dit slaat: gebruik nummering 11
Herinnering financieel verslag Gebruik de sjabloon voor het financieel verslag Verslag van bedrijfsrevisor of beëdigd accountant: Dient kennisname van decreet en besluit te vermelden Dient ook de sjabloon te ondertekenen Boek voorschotten en saldo op post 737300 Vul bedragen i.v.m. reservevorming in (laatste blz.) Stuur Excel-bestanden niet als pdf 12
Voormalige GESCO? Boek subsidies voormalige GESCO op post 737303 Kan aangewend voor financiering van alle uitgaven Verantwoording: geen extra dossier 13
Tot slot Stuur de stukken volledig en tijdig: uiterlijk op 31 maart Niet volledig en tijdig? Laattijdige uitbetaling van saldo Niet betalen van saldo Met de post: 1 exemplaar volstaat En per email: subsidiedossierjeugd@cjsm.vlaanderen.be 14
Vragen? Over voortgangsrapportage of sjablonen Of over andere zaken Contactgegevens Team verenigingen: http://www.sociaalcultureel.be/jeugd/landelijk_contact.aspx 15