Beleidsplan Stichting Mercy International Zoetermeer Voorwoord Maart 2015 tot en met februari 2017 "Elke groei is een sprong in het duister, een spontane, onopzettelijke daad zonder het voordeel van de ervaring." Henry Miller, schrijver (1891 1980) Deze quote symboliseert de manier waarop Mercy International Zoetermeer in december 2005 is begonnen. Spontaan, zonder ervaring en als een sprong in het duister, om een licht in Thailand te laten schijnen. Sinds de oprichting in december 2005 is het hard gegaan met Mercy International Zoetermeer. Er is meer geld opgehaald dan verwacht, de organisatie is professioneler en de kansen nemen elke dag toe. Maar met groei gaan groeipijnen gepaard. Een deelproject dat niet slaagt, vrijwilligers die toch afzien van hun inzet en te weinig tijd om alle uitdagingen aan te gaan. Om verder te professionaliseren en tegemoet te komen aan de gewenste formalisering is op 20 oktober 2011 Mercy International Zoetermeer een stichting geworden. Op de website zijn de statuten vermeld en is het beleidsplan voor de komende jaren opvraagbaar. Ook wordt inzicht in de financiële stand van zaken gegeven. Na ons verblijf bij Mercy International / House of Mercy Foundation in januari/februari 2015 is het gezien onze ervaringen wenselijk dat de Stichting Mercy International Zoetermeer zich blijft inzetten voor beide partnerorganisaties. Tijdens ons verblijf is gesproken met de founding directors van beide partnerorganisaties, dhr. Rob Dunk en mevr. Pawinee Angnoi. Hen is gevraagd waarmee wij de komende periode de kinderen zoveel mogelijk van dienst kunnen zijn. De hoofdinspanning van beide partnerorganisaties is, naast de dagelijkse zorg voor de kinderen, voldoende geld te initiëren voor de nieuwbouw van een gebouw en renovatie van drie of vier bestaande gebouwen in LomSak, Phetchabun.. Als Stichting Mercy International Zoetermeer hebben we besloten ons hierbij aan te sluiten. Het hoofddoel voor de komende periode is geld inzamelen voor deze projecten. Verder is het mogelijk om van de bestaande kudde vleeskoeien een koe te sponsoren. Inmiddels lopen er daar al 18 koeien rond die door activiteiten van Mercy International Zoetermeer zijn gefinancierd. Interessant voor sponsors die iets herkenbaars
(bijvoorbeeld een koe) willen financieren. Bovendien kan ook gekozen worden voor sponsoring van de kinderen. Het bestuur van Stichting Mercy International Zoetermeer wil de Stichting verder gecontroleerd laten groeien. Met aandacht voor stabiliteit, beleid en strategie. In dit beleidsplan staan een aantal (nieuwe) activiteiten, die gericht zijn op de controle van onze groei. Daarnaast is er inmiddels voldoende ervaring om het beleid op een aantal punten aan te scherpen. Dat helpt om de Stichting verder te laten groeien, maar tegelijkertijd vast te houden aan de waardes waarmee de Stichting is opgezet. Openheid, transparantie, goede communicatie, partnership met donateurs en onze partners in Thailand. Maar daarnaast ook ruimte voor passie en plezier. Ook in de komende jaren zal het beleidsplan een handvat zijn voor het bestuur en de vrijwilligers van Stichting Mercy International Zoetermeer. Het beleidsplan wordt actief gebruikt bij elke (bestuurs)vergadering en is geschreven voor alle geïnteresseerden in het werk van de Stichting. Suggesties ter verbetering van dit beleidsplan zijn uiteraard welkom. Uw suggesties, vragen of opmerkingen kunt u mailen naar info@mercy international.nl. Namens het bestuur van Stichting Mercy International Zoetermeer, Annette Doorn Voorzitter 1. Missie en doelstellingen 1.1 Missie Stichting Mercy International Zoetermeer heeft de volgende missie: De Stichting beoogt ondersteuning te bieden aan stichtingen en/of projecten, gericht op bevordering van opvang en educatie van Thaise kinderen zonder stabiele gezinssituatie, en op de bestrijding en/of genezing van hiv [1] en aids [2] geïnfecteerde kinderen.
Daarnaast al hetgeen met het voorstaande verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn. 1.2 Doelstellingen De Stichting heeft twee hoofddoelen gedefinieerd. Stichting Mercy International Zoetermeer wil zich momenteel richten op twee lokale partnerorganisaties en projecten die zich richten op de volgende doelstellingen: Hiv/ aids Elk mens heeft het recht om te weten hoe hiv/ aids voorkomen kan worden. Stichting Mercy International Zoetermeer wil de voorlichting via de partnerorganisaties over hiv/ aids bevorderen. Voor mensen die hiermee besmet zijn, wil Stichting Mercy International Zoetermeer bijdragen in de broodnodige medicijnen. Met die medicijnen hoeft dit virus niet het einde te zijn. Opvang en educatie Thaise kinderen in een niet stabiele gezinssituatie moet waar mogelijk hulp geboden worden. Vanuit een stabiele gezins of gezinsvervangende situatie is het mogelijk voor de Thaise kinderen om aan hun toekomst te werken. Kennis creëert mogelijkheden. Maar dan moet je wel de kans krijgen om die kennis op te doen. Stichting Mercy International Zoetermeer wil educatie voor iedereen toegankelijk maken, ongeacht leeftijd, geslacht, inkomen of woonplaats. Educatie biedt kansen en is cruciaal om te overleven. Om te zorgen dat goede initiatieven of ideeën, die niet onder deze hoofddoelen vallen, toch in aanmerking kunnen komen voor steun van Stichting Mercy International Zoetermeer is er gekozen voor een ruime doelstelling, namelijk: Stichting Mercy International Zoetermeer wil Thaise projecten en stichtingen die geregistreerd staan als non profit organisatie financiële steun bieden bij het realiseren van hun doel. Op deze manier geeft Stichting Mercy International Zoetermeer duidelijk richting aan wat zij verstaat onder lokale projecten en stichtingen in Thailand, maar houdt zij ook de deur open voor nieuwe en innovatieve ideeën. 2. Organisatiestructuur
2.1 Algemeen De Stichting is statutair gevestigd in Zoetermeer. Het vestigings en correspondentieadres van de Stichting is in de gemeente Zoetermeer. 2.2 Bestuur De bestuursleden zijn benoemd voor een termijn van drie jaar. De bestuursleden genieten voor hun bestuurswerkzaamheden geen beloning. Het aantal bestuursleden is vastgesteld op 3 en tot bestuurders zijn benoemd: Annette Doorn in de functie van voorzitter Henny Schuchmann in de functie van penningmeester Adelbert Hesseling in de functie van secretaris De voorzitter, secretaris en penningmeester vormen samen het dagelijkse bestuur. Het dagelijkse bestuur heeft de zorg voor de dagelijkse gang van zaken met betrekking tot het functioneren van de Stichting en zorgt voor de uitvoering van de bestuursbesluiten en acties. Het bestuur komt ongeveer één keer per kwartaal bijeen voor een vergadering. Van iedere bestuursvergadering wordt een verslag gemaakt, wat ook aan de vrijwilligers wordt verzonden. Er is een rooster van aftreden, hetgeen ingaat met ingang van 2015 (vz), 2013 (secr) en 2014 (penn). 2.3 Vrijwilligers Naast het bestuur zijn er momenteel een tiental vrijwilligers actief voor de Stichting. De vrijwilligers genieten hiervoor geen beloning of onkostenvergoeding. Wel zijn zij verzekerd voor ongevallen en aansprakelijkheid via de gemeente Zoetermeer. De vrijwilligers krijgen de mogelijkheid om onder de naam van Stichting Mercy International Zoetermeer zelfstandig acties te ondernemen om naamsbekendheid te vergroten of donaties te vergaren. Om de betrokkenheid van de vrijwilligers en het bestuur te waarborgen worden alle bestuursvergaderingen opengesteld voor alle vrijwilligers. 2.4 Maatschappelijke stage
Ook in de komende jaren zal Stichting Mercy International Zoetermeer actief zijn in het aanbieden en begeleiden van maatschappelijke stages aan middelbare scholieren voor zover daar nog behoefte aan is. 3. Donateursbeleid 3.1 Doelgroep Donateurs ondersteunen de doelen van Stichting Mercy International Zoetermeer financieel door eenmalige of periodieke bijdragen. De donateurs kunnen desgewenst hun donatie toewijzen aan een specifiek beschikbaar project of algemeen aan een van de aandachtsgebieden zoals in het voorwoord opgenomen (nieuwbouw en renovatie LomSak, het aangepaste koeienproject of een kind sponsoren). Stichting Mercy International Zoetermeer gaat actief op zoek naar donateurs. Dit kan door zowel het bestuur als door de betrokken vrijwilligers worden gedaan. Donateurs kunnen particulieren en niet particulieren zijn. Het actief zoeken naar donateurs wordt gedaan door: Benaderen van personen of bedrijven/instellingen via diverse media Het organiseren van initiatieven rondom donatiewerving Het gericht aanschrijven van mogelijke donateurs Naast financiële donaties zal de Stichting ook op zoek gaan naar donaties in de vorm van goederen of diensten. De Stichting zal deze goederen en diensten gebruiken om inkomsten voor de Stichting te genereren. Voorbeelden zijn het organiseren van een sportevenement, koken door vrijwilligers voor groepen die daarvoor betalen, enz. 3.2 Afhandeling van de donatie en verantwoording De nazorg aan donateurs heeft bij de Stichting speciale aandacht, zodat we donateurs (langdurig) aan ons binden. Bij de selectie van de diverse doelprojecten, beogen wij een goede mix te maken van de te ondersteunen doelgroepen. Bij donaties boven de 250, zal de Stichting, indien gewenst, er voor zorgen dat de donateur informatie krijgt over de besteding van zijn donatie.
Op onze website communiceren wij transparant naar de buitenwereld over de kosten en uitgaven. Iedere euro die binnenkomt en uitgegeven wordt, verantwoorden wij. Als tegenprestatie voor bedrijven of organisaties die de Stichting steunen met geld of diensten, plaatst de Stichting (na overleg en toestemming) de logo s en namen op haar website. De namen van particulieren worden vanwege privacyoverwegingen niet vermeld. Door middel van een facebook pagina worden geïnteresseerde relaties op de hoogte gehouden van alle ontwikkelingen rondom de Stichting en (nieuwe) projecten. 3.3 Speciale acties Er is nog geen speciale actie gepland in deze beleidsperiode. Overige activiteiten om financiën te verwerven: optreden als ballonnenclown, ontspannende voetmassages, dierenconsult op telepathische basis, verkoop (zelfgemaakte) kaarten, etc. 4. Financieel beleid 4.1 Algemeen De geldmiddelen van de Stichting bestaan uit: donaties; subsidies en sponsorgelden; verkrijging krachtens erfstelling, legaat, schenking of gift; overige baten. Over elk boekjaar zal een (financieel) jaarverslag worden opgesteld. Uiterlijk 31 maart van het nieuwe jaar zijn het jaarverslag en de jaarrekening over het voorgaande jaar beschikbaar en staan voor 1 juli op de website. 4.2 Doelen 2012 De Stichting verwacht in de komende jaren voor een bedrag van ongeveer 12.000, per jaar ondersteuning te kunnen bieden aan de Thaise doelgroep. Het ingezamelde bedrag willen we overmaken naar onze partners in Thailand.
Het streven is om overheadkosten (bankkosten, drukwerk, promotiemateriaal, KvK e.d.) tot maximaal 2% van de inkomsten te houden. Deze kosten zullen geheel vergoed worden uit donaties waarbij geen specifiek project is aangegeven. Van de project specifieke uitgaven zal dus 100% naar het bestemde project gaan. Naast de overheadkosten zullen er kosten worden gemaakt voor diverse fondsenwervende activiteiten (wij noemen deze projectkosten ). Dit zijn kosten voor acties waar direct ook een geldelijk resultaat tegenover staat. Voorbeelden van deze projectkosten zijn de onkosten bij de investering in een actie voor een maatschappelijke stage, kosten voor inkoop bij maaltijdvoorziening, ballonnen voor optreden clown, etc. 4.3 Financiën en de website Via de website zal de Stichting een transparante financiële verantwoording verschaffen. Dit wordt bereikt door een overzicht van alle inkomsten en uitgaven van de Stichting te plaatsen in de vorm van de balans, de staat van baten en lasten en een toelichting. In de komende jaren beziet de Stichting de mogelijkheid om automatische incasso s bij donateurs uit te voeren. 4.4 CBF en ANBI De Stichting kiest er bewust voor om geen CBF keurmerk aan te vragen. Dit in verband met de hoge kosten die dit keurmerk met zich meebrengt. Door volledige openheid te geven over de financiën van de Stichting, vindt het bestuur een extra keurmerk niet opwegen tegen de bijbehorende kosten. Wél heeft de Belastingdienst de Stichting aangemerkt als Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI), hierdoor zijn giften aan de Stichting aftrekbaar van het belastbaar inkomen. Met ingang van 2014 is voor de Belastingdienst een notariële verklaring niet meer nodig om een periodieke gift volledig aftrekbaar te maken. Via onderstaande snelkoppeling kunnen formulieren daartoe worden gedownload. http://download.belastingdienst.nl/belastingdienst/docs/overeenkomst_%20period_gift_i n_geld_ib%200802z1fol.pdf 5. Communicatiebeleid 5.1 Algemeen
Binnen Stichting Mercy International Zoetermeer is het bestuur verantwoordelijk voor alle communicatie vanuit de Stichting. De schriftelijke communicatie gaat via de e mail ( info@mercy international.nl ), de website ( www.mercy international.nl ) en promotiemateriaal. 5.2 Website www.mercy international.nl is een informatieve website. Op de website is informatie te vinden over: Stichting Mercy International Zoetermeer (structuur, doelstellingen enz.) Financiële verantwoording Lopende en afgeronde projecten Nieuwsberichten Sponsoren Vrijwilligerswerk en maatschappelijke stage 5.3 Media De volgende media zullen worden gebruikt: Krant (Lokale) kranten zijn voor de Stichting een gemakkelijk en goedkoop medium om te werken aan de naamsbekendheid van de Stichting. In 2013 en 2014 heeft de Stichting wederom het streven minimaal 5x een (redactioneel) artikel in een (lokale) krant geplaatst te krijgen. Facebook Sinds 2011 is er een facebook pagina van Stichting Mercy International Zoetermeer, waarop veel lopende zaken worden vermeld en mensen worden geïnformeerd. 5.4 Informatiemateriaal Middels folders, presentaties en dergelijke houdt Stichting Mercy International Zoetermeer (potentiële) donateurs op de hoogte van haar doelstellingen en lopende projecten. Dit materiaal zal voornamelijk bestaan uit een samenvatting van de informatie van de website. 6. Partnerorganisaties Sinds 2006 zijn er regelmatig contacten met Mercy International / House of Mercy Foundation.
6.1 Mercy International is een Australische stichting (opgericht in 1986) die zich het lot aantrekt van Thaise weeskinderen en kinderen zonder stabiele thuissituatie. Deze stichting levert kapitaal en enthousiasmeert vrijwilligers om invulling te geven aan hun doelstelling. 6.2 House of Mercy Foundation is door Mercy International in 2000 opgericht in Thailand. Deze stichting doet het uitvoerende werk, verzorgt de kinderen en is eigenaar van bijna alle gebouwen en terreinen. De stichting beheert: 3 kindertehuizen (Phrae, Lomsak Phetchabun en Khon Kaen) een tweetalige school voor kinderen uit arme gezinnen (thans ca. 1500 leerlingen uit 19 omringende dorpen van Lomsak) 1 boerderij met vleeskoeien, eendenfarm, visfarms en fruitbomen (Lomsak Phetchabun) voor voeding van mensen op de eigen centra en verkoop van mogelijk overschot de begeleiding van gezinnen waarin hiv / aids voorkomt (Lomsak Phetchabun en Phrae) een Engelstalige school (Sisaket) Omdat beide stichtingen zo nauw met elkaar verweven zijn, worden zij meestal in één naam genoemd www.mercy international.com. Vanaf 2004 is er door de Stichting meestal eenmaal per twee jaar vrijwilligerswerk gedaan bij de partnerorganisaties en is ter plaatse overleg gepleegd. De voorlopige planning is dat de Stichting begin 2017 weer een team naar Thailand zal vertrekken. Het bestuur is voornemens om deze gelegenheden te gebruiken om de banden aan te halen en lopende zaken/projecten te bespreken. In de tussentijd zullen ook bij de Stichting aangesloten vrijwilligers individueel vrijwilligerswerk bij de partner organisaties gaan verrichten 6.3 Nieuwe partner De Stichting Mercy International Zoetermeer sluit niet uit dat samenwerking met een andere organisaties zal optreden. Nieuwe partnerorganisaties moeten voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. De nieuwe partner moet in Thailand gesitueerd zijn. 2. De nieuwe partner moet een charitatief of ideële doelstelling hebben en moet dat kunnen aantonen.
3. Het volledige gesponsorde bedrag moet ten goede komen aan de Thaise bevolking. 4. Het bestuur van de nieuwe partner mag niet geldelijk profiteren van de sponsoring. 5. De doelen van de nieuwe partner moet op hoofdlijnen overeenkomen met de drie doelen van Stichting Mercy International Zoetermeer. 6. De nieuwe partner dient vooraf een begroting voor het te sponsoren doel te overleggen. 7. De nieuwe partner dient achteraf een verantwoording van besteding van het gesponsorde bedrag te overleggen. 8. Indien de nieuwe partner op lange termijn ondersteuning nodig heeft mag zij niet alleen afhankelijk blijven van de giften van Stichting Mercy International Zoetermeer; zij is dan verplicht om actief op zoek te gaan naar meerdere sponsoren. 9. De nieuwe partner mag maximaal 10% aan overhead kosten per jaar/project hebben. 10. De nieuwe partner mag de sponsoring niet gebruiken voor politieke doeleinden.