Nota risicomanagement 2014 Opgesteld door: Afdeling concerncontrol D.d.: Februari 2014
2
Inhoud 1 Inleiding... 5 2 Wettelijk kader en doelstellingen... 6 2.1 BBV... 6 2.2 Doelstellingen... 6 3 Risicomanagement... 8 3.1 Proces van risicomanagement... 8 4 Weerstandscapaciteit en -vermogen... 10 4.1 Weerstandscapaciteit... 10 4.2 Weerstandsvermogen... 10 4.3 Benodigde weerstandscapaciteit... 11 5 Conclusies en aanbevelingen... 12 3
4
1 Inleiding Iedere organisatie heeft te maken met risico s. Deze doen zich voor op allerlei terreinen. Omdat risico s de mogelijkheden van een organisatie beïnvloeden, dient de organisatie inzicht te hebben in de risico s. Voor de belangrijkste risico s dienen adequate beheersmaatregelen te worden getroffen. Het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies schrijft voor dat in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing aandacht moet worden besteed aan het risicoprofiel van de gemeente en dit af te zetten tegen het weerstandsvermogen. In deze beleidsnota risicomanagement komt het beleid aan de orde om de geïdentificeerde risico s zo goed mogelijk te beheersen. In de paragraaf weerstandvermogen en risicobeheersing bij de begroting en de jaarrekening zal de laatste stand van zaken worden weergegeven. Op deze wijze krijgt de raad een zo goed mogelijk inzicht in de omvang, de dekking en de beheersing van de risico s waarmee de gemeente Stein wordt geconfronteerd. 5
2 Wettelijk kader en doelstellingen In dit hoofdstuk worden de wettelijke kaders beschreven en de doelstellingen van deze nota. 2.1 BBV Het wettelijk kader waaruit deze nota voortvloeit is het besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Het BBV bevat voorschriften voor de inrichting van de begroting en de jaarrekening. Onder titel 2.3 van het BBV worden de paragrafen opgesomd die een gemeente minstens in haar begroting dient op te nemen. De paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing is één van deze paragrafen. Ze bevat volgens artikel 11.2: een inventarisatie van de weerstandscapaciteit een inventarisatie van de risico s het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico s Het weerstandsvermogen bestaat volgens artikel 11.1 uit de relatie tussen: 1. De weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de gemeente beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken; 2. Alle risico s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie Er zijn twee manieren om met de paragrafen om te gaan. De eerste optie is dat in de paragraaf bij de begroting de beleidskaders worden vastgesteld. Het gevaar hiervan is dat de paragrafen al snel het karakter krijgen van een jaarlijkse beleidsnota en uitdijen tot omvangrijke onderdelen, herhalingen bevatten en daardoor minder effectief zijn. De tweede optie is dat de gemeente uitgaat van een nota die leidend is voor het opstellen van de paragraaf. De paragraaf informeert vooral over de uitvoering en toepassing van de nota risicomanagement. Voordeel van deze methodiek is dat niet ieder jaar het hele beleid opnieuw moet worden uitgeschreven. In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en jaarrekening kan dan worden volstaan met het actualiseren van de stand van het weerstandsvermogen en het risicomanagement. De gemeente Stein heeft daarom gekozen door deze laatste methode; in deze beleidsnota is het risicobeleid verwoord. 2.2 Doelstellingen De nota risicomanagement heeft de volgende doelstellingen: Kaderstelling raad en formuleren van beleidsuitgangspunten De raad is verantwoordelijk voor een sluitende begroting. Een sluitende begroting zonder rekening te houden met voldoende weerstandsvermogen betekent dat iedere tegenvaller een probleem gaat opleveren. In dat geval staan de programma s en daarmee het beleid van de gemeente onder druk. Daarom heeft een gemeente weerstandsvermogen nodig. In het duale stelsel heeft de raad een kaderstellende, budgetbepalende en controlerende taak. Door middel van deze nota geeft de raad de kaders met betrekking tot het weerstandsvermogen en het risicomanagement aan en stelt zij het beleid vast waarbinnen de gemeente Stein dient te opereren. De kaders en beleidsuitgangspunten zullen ervoor moeten zorgen dat weerstandsvermogen en risicomanagement een structureel onderdeel vormen van de planning- & controlcyclus. Voldoen aan wet- en regelgeving Met risicobeleid, risicomanagement en de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing wordt voldaan aan de externe regelgeving, het BBV. Inzicht in de risico s Door middel van risicomanagement kan beter inzichtelijk worden gemaakt welke risico s worden gelopen, wat gedaan wordt om de impact van de risico s te verlagen en hoe hoog het weerstandvermogen dient te zijn. 6
Verhogen van het risicobewustzijn Inzicht in de risico s die de gemeente loopt, begint bij het risicobewustzijn van de medewerkers in de organisatie. Risicobewust zijn in de dagelijkse werkzaamheden, zal het inzicht in de risico s vergroten en op deze manier kan proactief worden ingespeeld op de risico s zodat deze vroegtijdig beheersbaar gemaakt kunnen worden. Reduceren van de gevolgen van risico s Risico s kunnen het halen van doelen belemmeren. Door het in kaart brengen van de risico s en de aanwezige weerstandscapaciteit, is het mogelijk zodanig beleid te ontwikkelen dat de impact van risico s worden gereduceerd. Dit kan door de weerstandscapaciteit te verhogen of de risico s te verminderen. 7
3 Risicomanagement Risicomanagement richt zich op gebeurtenissen die het halen van doelstellingen van de gemeente in de weg kunnen staan. Door meer inzicht in risico s kunnen betere keuzes worden gemaakt en kan tijdige bijsturing plaatsvinden. Risicomanagement houdt in dat de organisatie continu en systematisch doorlopen wordt op risico s met als doel een balans te vinden tussen het nemen en het beheersen van risico s. 3.1 Proces van risicomanagement Risicomanagement en het weerstandsvermogen zijn een essentieel onderdeel van het (financieel) beleid van een gemeente. Een goed financieel beleid is voor de gemeente van groot belang, het is immers de basis voor beleidsruimte in de toekomst. Bij risicomanagement gaat het om: het kennen van risico s binnen de organisatie; het maken van onderbouwde keuzes hoe met risico s om te gaan. het nemen en naleven van maatregelen in de bedrijfsvoering om risico s te minimaliseren, rekening houdend met de kosten daarvan. Het risicomanagement kent een cyclische benadering waarin een aantal stappen worden gehanteerd. Stap 1: Stap 2: Stap 3: Stap 4: Stap 5: Stap 6: Identificeren en benoemen van alle mogelijke risico s op het moment van inventarisatie. Analyseren van de risico s en de gevolgen. Wat is de kans dat een risico zich voordoet en welke gevolgen vloeien uit dit risico voort. Beoordelen van de risico s. Om het weerstandsvermogen te bepalen is het nodig om financieel zicht te hebben op de gevolgen van risico s. Bepalen van maatregelen. Door beheersmaatregelen te ontwikkelen kan een keuze gemaakt worden om bepaalde risico s te nemen (bijv. als de kans of de impact heel erg klein is), te beheersen (bijv. processen anders inrichten) of te vermijden. Uitvoeren van de maatregelen. Het doel hierbij is om de kans dat een risico zich voordoet te verkleinen of als een risico zich voordoet de impact te verkleinen. Evalueren en rapporteren. 8
Voordat het weerstandsvermogen bepaald kan worden is het noodzakelijk om eerst alle risico s te identificeren en kwantificeren. Het kwantificeren van risico s is tweeledig, namelijk: 1. het bepalen van de financiële impact indien een risico zich ook daadwerkelijk voordoet; 2. een inschatting maken van de kans dat een risico zich voordoet. Hierbij wordt gemaakt van het programma Naris dat ontwikkeld is door het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement (NAR). In dit pakket worden de risico s opgenomen, deze kunnen op elk moment worden aangevuld en geactualiseerd. Nadat alle risico s zijn gekwantificeerd is de financiële impact van de risico s bekend. De volgende stap in de het risicomanagement is het ontwikkelen van beheersmaatregelen. Als de risico s in kaart gebracht zijn, dient er beslist te worden hoe men met de risico s om zal gaan. Er kan op diverse manieren omgegaan worden met de risico s, namelijk; Vermijden. Dit houdt in dat het beleid waar een risico door ontstaat, wordt beëindigd, op een andere manier wordt vorm gegeven of geen beleid gestart wordt dat een risico met zich meebrengt. Ook kunnen werkprocessen zodanig ingevuld zijn, dat op die manier bepaalde risico s worden vermeden. Verminderen. Door het risico af te dekken middels een verzekering, een voorziening of een ander budget in de begroting. Hiermee worden de gevolgen van een risico dus beperkt. Tevens kan bij verminderen gedacht worden aan het aanpakken of wegnemen van de oorzaak van het risico. Overdragen. Dit kan door het beleid dat een risico met zich meebrengt, uit te laten voeren door een andere partij, die daarbij ook de financiële risico s overneemt. Accepteren. Als een risico niet wordt vermeden, verminderd of overgedragen, dan wordt een risico geaccepteerd en zal de eventuele financiële schade volledig middels de weerstandscapaciteit worden afgedekt. Dit betekent niet dat het risico niet beïnvloedbaar is en daarom maar geaccepteerd moet worden. Het betekent dat het risico op dit moment geaccepteerd wordt en niet op één of andere wijze is afgedekt. Maatregelen moeten in verhouding staan tot de omvang van het risico. Het kan dus zijn dat op basis van een kosten-batenanalyse besloten wordt om bepaalde risico s te accepteren, zonder dat daarvoor specifieke beheersmaatregelen worden genomen. Risicomanagement is het meest effectief als het volledig is opgenomen in de planning- en controlcyclus. In het BBV wordt de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing in de begroting en de jaarrekening verplicht gesteld, en ook de inhoud van die paragraaf wordt beschreven in de voorschriften. Via de planning- en controldocumenten wordt de raad een totaalbeeld gegeven van de 10 belangrijkste risico s, de beschikbare weerstandscapaciteit, en de ratio van het weerstandsvermogen. Gekozen wordt voor de top 10 aan risico s, omdat deze voor het grootste deel de benodigde weerstandscapaciteit bepalen. 9
4 Weerstandscapaciteit en -vermogen Nadat alle risico s zijn geïdentificeerd en gekwalificeerd en eventuele beheersingsmaatregelen zijn getroffen, kan nu beoordeeld worden wat het weerstandsvermogen moet zijn om de risico s op te kunnen vangen. Om het weerstandsvermogen te bepalen moet er eerst zicht zijn op de weerstandscapaciteit. 4.1 Weerstandscapaciteit Onder weerstandscapaciteit verstaat het BBV de middelen en de mogelijkheden waarover een gemeente beschikt/kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. Er wordt daarbij het volgende verschil gemaakt: Structurele weerstandscapaciteit: Het vermogen om onverwachte tegenvallers in de begroting op te vangen, zonder dat dit gevolgen heeft voor de voortzetting van gemeentelijke taken. De middelen die dat vermogen bepalen zijn de onbenutte belastingcapaciteit, begrotingsruimte en de eventuele structurele voordelen van ombuigingsmaatregelen. Op dit moment is er geen sprake van onbenutte belastingcapaciteit en blijft deze vooralsnog buiten beschouwing. Incidentele weerstandscapaciteit: De ruimte om onverwachte eenmalige tegenvallers op te kunnen vangen, zonder dat dit invloed heeft op de voortzetting van gemeentelijke taken. Tot de incidentele weerstandscapaciteit behoren de algemene reserve, raming voor onvoorziene uitgaven, de stille/geheime reserves. Op dit moment worden de stille reserves buiten beschouwing gelaten. Er zijn gemeentelijke eigendommen waarvan de economische waarde hoger is dan de boekwaarde, maar het op dit moment niet reëel om deze op te nemen in de berekening van de weerstandscapaciteit. Verkoop is niet op korte termijn te realiseren en kan leiden tot vervanging. De gemeente Stein gebruikt in eerste instantie de incidentele weerstandscapaciteit om zowel incidentele als structurele tegenvallers te kunnen dekken. Mochten zich gedurende een jaar structurele tegenvallers voordoen, zonder dat daar meevallers tegenover staan, dan zullen deze eerst incidenteel worden afgedekt middels de incidentele weerstandscapaciteit. Vervolgens zal hierbij bij de eerstvolgende begroting dekking gezocht worden. Lukt dit niet dan rest de structurele weerstandscapaciteit als dekkingsmiddel. De gevolgen van het voordoen van een risico worden, mits er geen meevallers tegenover staan, dus altijd eerst uit de incidentele weerstandscapaciteit gedekt. De structurele weerstandscapaciteit is namelijk niet van de één op de andere dag te vormen c.q. te gebruiken. 4.2 Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit en alle risico s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Het is van belang om te weten of er sprake is van een toereikend weerstandsvermogen. De benodigde weerstandscapaciteit die uit de risicosimulatie voortvloeit wordt afgezet tegen de beschikbare weerstandscapaciteit. De uitkomst van die berekening vormt het weerstandsvermogen. 10
Ratio weerstandsvermogen = Beschikbare weerstandscapaciteit Benodigde weerstandcapaciteit Door de Universiteit Twente is in samenwerking met het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement (NAR) een tabel opgesteld die door veel gemeenten wordt gehanteerd als referentiekader. Weerstandsnorm Weerstandsnorm Waarderingscijfer Ratio Betekenis A >2.0 uitstekend B 1.4-2.0 ruim voldoende C 1.0-1.4 voldoende D 0.8-1.0 matig E 0.6-0.8 onvoldoende F <0.6 ruim onvoldoende Waardering Ratio Betekenis Er wordt gestreefd naar een minimale waardering van voldoende zijnde de algemeen geaccepteerde norm. Als de ratio in de buurt van de 1,5 komt zal kritisch moeten worden bekeken of de algemene reserve moet worden aangevuld en/of beheersmaatregelen moeten worden genomen zodat de kans en/of de impact van de risico s verlaagd wordt. Dit om ervoor te zorgen dat de waardering altijd minimaal voldoende is. 4.3 Benodigde weerstandscapaciteit Om de benodigde weerstandscapaciteit te berekenen wordt een Monte-Carlo simulatie uitgevoerd over de risico s. Uit deze simulatie volgt vervolgens een tabel met zekerheidspercentages en de bijbehorende benodigde weerstandscapaciteit. Met zekerheidspercentage wordt bedoeld de zekerheid dat het weerstandsvermogen voldoende is om risico s die zich ook daadwerkelijk voordoen te kunnen opvangen. Een algemeen geaccepteerd en veel gebruikt uitgangspunt bij de beoordeling van het weerstandsvermogen is een zekerheidspercentage van 90%. De achterliggende gedachte van dit percentage is tweeledig, namelijk: 1. niet alle risico s dienen zich gelijktijdig aan in volle omvang. 2. voor een relatief klein hoger percentage aanvullende zekerheid moet een onevenredig hoge extra buffer in de algemene reserve aangehouden worden. 11
5 Conclusies en aanbevelingen Op grond van het bovenstaande kan een aantal conclusies worden getrokken. Deze zijn: De raad wordt via de begroting en de jaarrekening worden geïnformeerd over de 10 belangrijkste risico s, de beschikbare weerstandscapaciteit en de ratio van het weerstandsvermogen. Dit zal gebeuren in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Voor de berekening van de beschikbare weerstandscapaciteit worden de algemene reserve, de begrotingsruimte en de post onvoorzien meegenomen. Uitgaan van een weerstandsnorm van voldoende (1.0-1.4). Als de ratio in de buurt van de 1,5 komt zal kritisch moeten worden bekeken of er maatregelen noodzakelijk zijn om ervoor te zorgen dat er altijd sprake is van een weerstandsnorm van voldoende. Een zekerheidspercentage van 90% hanteren. 12