Koninklijke Nederlandse Natuurhistorische Vereniging KNNV afdeling Delfland Postbus 133 2600 AC DELFT afdelingdelfland@knnv.nl www.knnv.nl/afdelingdelfland twitter: KNNVafdDelfland facebook: KNNV-afdeling-Delfland 8.1 JAARSTUKKEN Geldig tot: december 2017 Functionaris Naam Paraaf Voorzitter Geert van Poelgeest wg Secretaris Cor Nonhof wg De KNNV afdeling Delfland staat voor een natuurlijke leefomgeving, zie ook www.knnv.nl/afdelingdelfland Voor de doelstellingen en het werkgebied, zie de website onder Vereniging www.knnv.nl/afdelingdelfland/vereniging
1. INLEIDING In de statuten staat het volgende: Artikel 10.1 Het bestuur heeft de algemene leiding van de vereniging en behartigt haar belangen. Bij het leidinggeven hoort ook verantwoording afleggen. Het moment om verantwoording af te leggen aan de leden is de Algemene Ledenvergadering. Daartoe worden de jaarstukken opgesteld. Het doel van de jaarstukken is: Overzicht geven van de activiteiten van de vereniging in het afgelopen jaar Overzicht geven van de financiële stand van zaken De plannen voor het komende jaar aan de leden presenteren Vastleggen van de besluiten van de Algemene Ledenvergadering 2. JAARSCHEMA November December Begin januari Januari Begin februari Eind februari Maart April Begin mei Mei tot december September November Op bestuursvergadering in november data van het tijdschema evalueren en waar nodig bijstellen. De acties van de bestuursleden op elkaar afstemmen Bestuursleden enquêteren aangewezen groepen personen en schrijven jaarverslag en jaarplan (minus financiële stukken). Bestuursvergadering over de Jaarstukken voor de ALV. Agenda Algemene Leden Vergadering opstellen. Jaarverslag en Jaarplan wordt door de secretaris verwerkt tot de Jaarstukken voor de ALV. De penningmeester verzorgt de financiële stukken. De kascommissie moet de financiële stukken controleren. Dit moet vóór publicatie van de stukken van de Ledenvergadering plaatsvinden. De lay-out van de jaarstukken verzorgen en naar de drukker. Vouwavond; stukken moeten minimaal 8 dagen vóór de Ledenvergadering bij de leden zijn in verband met het stellen van tegenkandidaten. Ledenvergadering Verslag Ledenvergadering uitwerken. Landelijke enquête KNNV naar landelijk bestuur (inclusief opgave twee vertegenwoordigers voor de VV). Bestuurswijzigingen naar Kamer van Koophandel; eventueel adreswijziging secretariaat versturen. Samenvatting Jaarverslag en jaarplan naar relaties verzenden. Plannen voor Jaarthema bespreken. [ ] Verslag ledenvergadering in Bestuursvergadering. Actiepunten uitvoeren. Uitvoering jaarplannen evalueren. [ ] Bovenstaand tijdschema opnemen in de actiepuntenlijst van de bestuursvergadering. 2
Verantwoording voor het jaarthema naar sponsor. 3
3. TOELICHTING November Bij het vastleggen van de data wordt een kritisch tijdpad opgesteld. Hierbij moet met name goed rekening gehouden worden met: het werk van de penningmeester (afronden financiële jaarstukken); het werk van de redactie van de jaarstukken en de drukker; de statutair vastgelegde periode van twee weken tussen de ontvangst van de Jaarstukken door de leden en de Jaarvergadering. Voor het uitdelen van de taken ten behoeve van de Jaarstukken is het goed de inhoud van de vorige Jaarstukken te bekijken. Vink bijvoorbeeld de beschreven taken in het jaarplan af; hierbij kan je gebruik maken van de activiteitenlijst, die de secretaris naar aanleiding van het jaarplan maakt. In de inhoudsopgave van het Organisatiehandboek en de functiebeschrijvingen van de diverse bestuursleden staat ook al het één en ander over de verantwoordelijkheden. December Elk bestuurslid schrijft een verslag over zijn eigen werkzaamheden en de plannen voor het komende jaar. Over de taken die hij niet zelf uitvoert, maar wel onder zijn verantwoordelijkheid vallen, moet hij de uitvoerende persoon ondervragen. In het verleden is deze ondervraging altijd schriftelijk gehouden. Dit geeft echter altijd aanleiding tot ergernis, omdat de vragenlijsten niet op tijd terugkomen en er voortdurend achteraan gezeten moet worden. Het is daarom beter om de betreffende mensen op te bellen en aan de hand daarvan schrijven we zelf het verslag en het jaarplan. Het directe contact geeft ook een persoonlijke noot aan de relatie tussen het bestuurslid en de uitvoerende persoon. Bij het opstellen van de jaarplan is het goed op drie niveaus te denken: Wat hebben de individuele leden eraan? Wat heeft de vereniging eraan? Wat heeft de buitenwereld er aan? Waarmee versterk ik de vereniging? Deze vraag speelt altijd mee tijdens het opstellen van de jaarplannen. Het antwoord is kort gezegd: maak iets blijvends, bijvoorbeeld een rapportje, een tentoonstelling, dia s voor de afdelingscollectie, een introductiebijeenkomst, een artikel voor het ledenblad. Speciaal voor vertegenwoordigers: een adreslijst van de personen of organisatie(s) waarmee je in je vertegenwoordiging te maken hebt. Twee vragenlijsten liggen vast. Eén voor de voorzitter, voor het ondervragen van de Vertegenwoordigers, en één voor secretaris Natuurstudie, voor het ondervragen van de projectleiders en coördinatoren. Het is onverstandig de vragenlijst eerst toe te sturen tezamen met de plannen uit de vorige Jaarstukken; telefonisch contact werkt beter. De voorzitter let bij het schrijven van zijn bijdrage op zowel wat er binnen als buiten de KNNV gebeurt (is). De secretaris Natuurstudie, Natuureducatie en Natuurbescherming letten bij het schrijven van hun verslag met name op de volgende punten 4
Plannen voor het afgelopen jaar en de realisatie daarvan. Verslag activiteiten afgelopen jaar aan de hand van de doelstellingen natuurstudie en natuurbeleving/educatie. Plannen activiteiten komende jaar aan de hand van de doelstellingen natuurstudie en natuurbeleving/educatie. Pro memorie Het jaarthema is een grote activiteit die wij uitvoeren. Hier gaat veel geld in om. Het aanvragen van subsidie of sponsorgelden moet meestal al vroeg in het jaar gebeuren. Om deze redenen heeft het Jaarthema een eigen tijdpad maar is wel in het Jaarschema opgenomen. 5
BIJLAGE 1 VRAGENLIJST VERTEGENWOORDIGERS 1. Lees de paragraaf Vertegenwoordigers. Vind je dat de ideeën die daar instaan m.b.t. de Vertegenwoordigers nog kloppen? 2. Zijn jouw plannen voor het lopende jaar gerealiseerd? Als dit in een tastbare vorm is gebeurd en het bestuur heeft deze nog niet, stuur dan een exemplaar op. Als iets niet is gerealiseerd, wat is daarvan dan de reden? 3. Welke belangrijke punten (max. 3) zijn in jouw vertegenwoordiging besproken? 4. Wat was jouw standpunt? (Dat was dus het standpunt van de KNNV afdeling) 5. Ben je tevreden over het contact met het bestuur? 6. Voeg eventuele uitgekomen rapporten bij. Als je een exemplaar voor jouw functioneren wilt houden, vraag dan een extra exemplaar. Wij bewaren rapporten in de afdelingsbibliotheek. 7. Op welk hoofdpunt zou je je volgend jaar willen richten? Hou zou de afdeling daar ondersteuning aan kunnen geven? 8. Heb je behoeft aan studiedagen, literatuur? Vraag gerust. 9. Je hebt in je vertegenwoordiging contacten gehad met diverse personen en instanties. Verzamel namen en adressen. Wij kunnen die gebruiken voor, bijvoorbeeld, het bekend maken van onze uitgaven. 10. Als je nog opmerkingen hebt, vul deze dan gerust in. Bijlage: Jaarplan van het lopende jaar 6
Bijlage 2 VRAGENLIJST VOOR DE WERKGROEPEN/PROJECTLEIDERS 1. Lees het draaiboek werkgroepen. Vind je de ideeën die daar in staan m.b.t. de werkgroepen nog kloppen? 2. Zijn de plannen van de werkgroep voor het lopende jaar gerealiseerd? (zie bijlage) Als dit in een tastbare vorm is gebeurd en het bestuur deze nog niet heeft, stuur dan een exemplaar met je antwoord mee. Als iets niet is gerealiseerd, wat is daarvan dan de reden? 3. Wat zijn de activiteiten geweest van de werkgroep in het lopende jaar? Graag met deze trefwoorden: datum, activiteit, deelname en bijzonderheden. 4. Wat liep goed? 5. Hoe kwam dat? 6. Wat kan er verbeterd worden? 7. Welke natuurhistorische waarnemingen hebben jullie gedaan? Stuur deze op, als je het op papier doet, graag via de groene kaart of een floppy met een Word document. 8. Als je aanvullingen hebt voor de bibliotheek of het fotoarchief, stuur deze dan op. 9. Wat zijn de plannen voor het komende jaar? Denk hierbij speciaal aan het jaarthema. 10. Wat zouden jullie in het komende jaar als iets blijvends kunnen/willen oppakken? 11. Met welke werkgroep zou je iets gezamenlijk willen doen? En wat? 12. Uit hoeveel deelnemers bestaat de werkgroep. Voeg s.v.p. een deelnemerslijst bij. 13. Als de werkgroep een knipsel/artikelenmap heeft, voeg dan een inhoudsopgave bij. 14. Welk bedrag moet er op de begroting voor het komende jaar voor jullie werkgroep vermeld staan? 15. In welke vorm wil de werkgroep de genoteerde, gefotografeerde of gedroogde waarnemingen archiveren? Via een EXCEL-bestand of een aparte streeplijst? 16. Heb je behoefte aan studiedagen, literatuur, materialen? Vraag gerust. 17. Is er iets nog niet gevraagd? Bijlage: Jaarplan van het lopende jaar 7