Nota van Inlichtingen Integrale ontwerpdiensten vorming Life Sciences Cluster David de Wiedgebouw Aanbesteding Aanbestedende Dienst: Referentie: Integrale ontwerpdiensten vorming Life Sciences Cluster David de Wiedgebouw Universiteit Utrecht VC339 Omschrijving: De opdracht omvat het integraal ontwerpen van alle benodigde aanpassingen in het David de Wiedgebouw van de Universiteit Utrecht voor de vorming van het gewenste Life Sciences Cluster. Toelichting: Categorie Planning Betreft Deadline stellen van vragen 1 Vraag Alvast een eerste vraag mbt de Planning zoals vermeld op p. 7 van de Selectieleidraad. Onder 2a wordt vermeld "binnenkomst vragen n.a.v. NvI, melden tegenstrijdigheden NvI." - deadline is 5 januari 2016 Onder 2b wordt vermeld "Verzenden 2e NvI" Op basis hiervan concluderen wij dat er een eerdere deadline is voor een eerste NvI. klopt onze veronderstelling? Zo ja: wanneer is deze eerste deadline? Zo nee: hoe moeten wij 2a interpreteren? Antwoord Vrijgegeven: 10-12-2015 De tekst onder 2b is niet juist. De juiste tekst moet zijn: Verzenden nota van inlichtingen aanmeldingsfase. Betreft par. 3.3. blz. 15 uit de leidraad 2 Vraag U vraagt een integraal ontwerpteam. Tevens geeft aan in par. 3.3 blz. 15 dat bedrijven maar eenmaal mogen aanmelden. Wij denken dat het in belang van u als opdrachtgever is dat ieder team de sterkste samenstelling heeft. Wij voorzien op deze manier dat de opdrachtgever niet het beste team zal krijgen omdat de verschillende adviseurs/disciplines maar eenmaal mogen meedoen, terwijl er veel meer architecten beschikbaar zijn voor deze opdracht. We hebben in het recente verleden vaker deze eis gesteld gekregen die naderhand, soms in een vrij laat stadium, nog is aangepast naar wel vaker meedoen als onderaannemer. Daarom is onze vraag gelijk: Is deelname met meerdere teams toegestaan (middels onderaanneming) indien wij er voor zorg dragen dat de opgave intern gescheiden en onafhankelijk wordt opgepakt. Is het mogelijk hier z.s.m. duidelijkheid over te geven? Antwoord Vrijgegeven: 17-12-2015 Bedrijven mogen zich middels onderaanneming met meerdere teams aanmelden. Met dien verstande dat het in dit geval gaat om dusdanige specialistische kennis, dat deze slechts door enkele partijen kan worden ingebracht. Voorwaarde is dat deze partijen zich gedurende het gehele proces onafhankelijk opstellen en dit middels een door hen zelf op te stellen verklaring garanderen. Deze verklaring dient bij de aanmelding als gegadigde gevoegd te worden. Betreft partijen in onderaanneming Datum genereren Nota van Inlichtingen: 11-01-2016 Pagina 1 of 9
3 Vraag In de selectieleidraad is niets opgenomen over het eventueel deelnemen van onderaannemers in teams van verschillende gegadigden; het is niet expliciet duidelijk dat dit niet is toegestaan, maar ook niet dat het wel is toegestaan. Kunt u hierover uitsluitsel geven en kunt u dit gezien de mogelijkheden tot afgewogen teamvorming zo snel mogelijk doen? De geplande nota van inlichtingen ligt in dit verband eigenlijk te ver weg in de tijd. Wanneer deelname van een onderaannemer met meerdere gegadigden niet is toegestaan, wil ik u gezien de beschikbaarheid van het aantal bureaus op het gebied van bouwfysica in overweging geven hierop voor deze discipline een uitzondering te maken. Antwoord Vrijgegeven: 17-12-2015 Bedrijven mogen zich middels onderaanneming met meerdere teams aanmelden. Met dien verstande dat het in dit geval gaat om dusdanige specialistische kennis, dat deze slechts door enkele partijen kan worden ingebracht. Voorwaarde is dat deze partijen zich gedurende het gehele proces onafhankelijk opstellen en dit middels een door hen zelf op te stellen verklaring garanderen. Deze verklaring dient bij de aanmelding als gegadigde gevoegd te worden. Categorie Bewijslast Betreft par. 3.3, punt 4, pag. 15 4 Vraag a) U geeft aan dat alle betrokken ondernemingen uit het samenwerkingsverband de gevraagde gegevens uit de checklist dienen bij te voegen. Is het juist dat alleen de Eigen Verklaring door alle betrokkenen separaat ingevuld moet worden en de referenties gezamenlijk opgesteld en ingediend mogen worden? b) Worden er van alle betrokken na selectie bewijsstukken verlangd of alleen van de penvoerder? a) Dat is juist. b) Na selectie worden van alle betrokkenen bewijsmiddelen verlangd. Betreft Kostencalculatie 5 Vraag Bij selectiecrieterium S5 wordt gevraagd om een "Duurzaam, kosten- onderhoudsbewust ontwerp". Is het daarbij de bedoeling dat we iemand in ons team hebben die kostencalculaties maakt, en moet die partij dit selectiecriterium beantwoorden? Ja, in het ontwerpteam dient een bouwkostendeskundige te zitten. Elke fase dient afgesloten te worden met een bouwkostenraming conform de NEN2699. Elke raming heeft dus een ander uitwerkingsniveau. De TO-raming dient een directiebegroting te zijn. Het antwoord op de vraag of deze partij ook dit selectiecriterium dient te beantwoorden is nee, dit dient in samenspraak met het gehele Ontwerpteam te gebeuren. Betreft Kerncompetentie G8, pag. 21 6 Vraag U vraagt twee CV s van projectleiders. Bedoelt u hiermee projectmanagers en/of projectarchitecten of laat u dit over aan de wijze van projectorganisatie van de betreffende inschrijvers? De exacte benaming laten we over aan de betreffende inschrijver. Qua functie inhoud wordt bedoeld de persoon/personen die de dagelijkse leiding hebben over het project en centraal aanspreekpunt/coordinator zijn voor alle partijen binnen het ontwerpteam en richting de opdrachtgever. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 11-01-2016 Pagina 2 of 9
Betreft Beoordelingscommissie 7 Vraag Kunt u aangeven welke personen zitting hebben in de beoordelingscommissie? De beoordeling van de inschrijvingen wordt uitgevoerd door een gunningscommissie bestaande uit verschillende vertegenwoordigers van en/of namens de AD. De exacte invulling zal in de gunningsleidraad aan de geselecteerde aanbieders kenbaar worden gemaakt. Betreft Gunningsfase 8 Vraag Kunt u aangeven waarop in de gunningsfase wordt beoordeeld? De gunningsfase wordt beoordeeld op basis van EMVI, dus zowel op kwaliteit als geld. De gunningscriteria worden bekend gemaakt in de gunningsleidraad. Betreft paragraaf 3.1 9 Vraag In paragraaf 3.1 van de selectieleidraad geeft u aan op geen enkele wijze kosten te vergoeden gedurende de gehele aanbestedingsprocedure. Het is vaak gebruikelijk dat partijen in de gunningsfase een vergoeding ontvangen voor de geleverde prestaties. Een vergoeding die in verhouding staat tot de geleverde inspanningen. Kunt u aangeven welke inspanning wordt verwacht van de partijen die worden geselecteerd voor de gunningsfase? We zullen o.a. een visie vragen op de ontwerpopgave van de nieuwbouw ca. 350 m2 bvo. Dit onderdeel wordt nader uitgewerkt in de gunningsleidraad. Hier zal een passende vergoeding voor de inschrijvers tegenover worden gesteld. Betreft Paragraaf 2.5 pagina 11 10 Vraag In paragraaf 2.5 wordt gesproken over BREEAM-NL in Use niveau Excellent. Is er gekeken of het niveau Excellent voor het gebouw haalbaar is? Geldt deze eis ook voor beheer en gebruik? Ja, daar is naar gekeken. Niveau Excellent is haalbaar en dat geldt ook voor beheer en gebruik. Betreft Selectieleidraad Par 4.5.1 Pag. 21 11 Vraag In tegenstelling tot de gevraagde referentievoorwaarden bij G7 met de projectarchitect als coördinator spreekt u bij G8 over coördinerende partij. Mogen wij ervan uitgaan dat hier een ingenieursbureau als coördinerende partij kan fungeren? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 11-01-2016 Pagina 3 of 9
De coordinerende partij mag ook een ander lid zijn van het ontwerpteam dan de projectarchitect. Paragraaf 4.5.1., kerncompetentie G7 hiervoor te lezen: "Het betreft een integraal ontwerp van de nieuwbouw en/of verbouw van een utiliteitsgebouw van min. 5.000 m2 BVO waarbij een lid van het ontwerpteam is aangesteld als coördinator en centraal aanspreekpunt voor de opdrachtgever. Betreft Selectieleidraad Par 4.5.1 pag. 21 12 Vraag Bedoelt u in G8 met coördinerende partij de interne coördinatie binnen het ontwerpteam? Zo niet, wat bedoelt u met "coördinerende partij" Ja, daarmee wordt de interne coördinatie bedoeld en centraal aanspreekpunt richting de opdrachtgever. Betreft Selectieleidraad Par 4.5.1, pag. 21 13 Vraag U vraagt bij G7 een referentie waarbij de projectarchitect is aangesteld als coördinator van het ontwerpteam. Uw project bestaat grotendeels uit het inrichten, herinrichten en verbouwen van bestaande ruimtes. Onze vraag is of wij als ingenieursbureau, met ervaring in dergelijke trajecten, een referentie mogen aanleveren waar het Ingenieursbureau de coördinator van het ontwerpteam is geweest. Ja, dat mag. De coördinerende partij mag ook een ander lid zijn van het ontwerpteam dan de projectarchitect. Paragraaf 4.5.1., kerncompetentie G7 hiervoor te lezen: ""Het betreft een integraal ontwerp van de nieuwbouw en/of verbouw van een utiliteitsgebouw van min. 5.000 m2 BVO waarbij een lid van het ontwerpteam is aangesteld als coördinator en centraal aanspreektpunt voor de opdrachtgever. Betreft Selectiectieleidraad Bijlage 5 14 Vraag Gevraagd wordt om de 'opdrachtsom gegadigde (ex BTW)'. ONZE VRAAG: bedoeld u hiermee de bouwkosten of het honorarium? Hiermee wordt het honorarium bedoeld. Er zijn echter gewijzigde versies van bijlage 4 en 5 bijgevoegd, waarin regels zijn toegevoegd om ook de (geraamde) bouwkosten op te geven. Betreft Selectieleidraad Par 4.6.1 Pag 23 15 Vraag Klopt het dat de referentie voor S6 een combinatie van nieuwbouw en verbouw moet zijn? Zo ja: is de eis dat de Verbouw minimaal 350 m2 moet zijn of geldt deze 350 m2 voor de combinatie van nieuw- en verbouw? De gegadigde dient zijn ervaring aan te tonen met Elektromagnetische interferentie conform de genoemde uitgangspunten onder S6, dit kan een combinatie van nieuw- en verbouw zijn, maar ook alleen nieuw- of verbouw. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 11-01-2016 Pagina 4 of 9
Betreft Selectieleidraad par 2.6 pag 12 16 Vraag U geeft aan de oorspronkelijke architect te zullen betrekken bij de voorgestelde wijzigingen. Kunt u aangeven of deze architect in de gelegenheid wordt gesteld in de huidige selectie mee te doen en zo ja hoe zich de verschillende rollen zich tot elkaar verhouden? De oorspronkelijke architect kan zich, net als iedere belangstellende, aanmelden voor deze opdracht. Ingeval zij besluiten niet mee te doen of niet de EMVI hebben gedaan, zal de opdrachtgever hen betrekken bij ingrijpende voorgestelde wijzigingen. De oorspronkelijke archtitect krijgt in die zin maar één rol toebedeeld. Betreft 4.5.1. kerncompetenties 17 Vraag U stelt de volgende eis voor G5 Laboratoria: Het betreft een integraal ontwerp nieuwbouw of verbouw van min. 1.000 m2 BVO waarin laboratoriuminrichting voor ML1 en ML2 is opgenomen, zoals meubilair, zuurkasten, veiligheidskasten, afzuigpunten, brandveiligheidskasten e.d. alsmede het ontwerp van servicegootsystemen, met afnamepunten voor gassen, water en elektra is ontworpen en waar de eisen van Arbo, Veiligheid en Milieu in zijn verwerkt. Is het toegestaan een ander type laboratorium in te dienen voor deze referentie met een vergelijkbare omvang, echter niet medisch toegespitst maar op product technologie, echter uitgaande van de meeste van de bovenstaande laboratorium inrichting? Ja, dat is toegestaan. Betreft Selectieleidraad H3.3 aanvullende voorschriften voor samenwerkingsverbanden lid 13. 18 Vraag U geeft op pagina 15 van 31, lid 13 dat in geval er voor het indienen van een aanmelding / inschrijving gebruik wordt gemaakt van de hoofd-/onderaannemer constructie de onderaannemer door het invullen en rechtsgeldig ondertekenen van de Eigen verklaring dat de hoofdaannemer volledig kan beschikken over de voor de uitvoering van de overeenkomst benodigde middelen van deze onderaannemer. Echter nergens in de Eigen verklaring staat de tekst van deze verklaring. ONZE VRAAG: Is het niet beter dat u een standaard invulformulier 'Verklaring beroep op Derde' opstelt en te verstrekt aan alle geïnteresseerden zodat u er zeker van bent dat e.e.a. correct wordt verklaard? Of staat u toe dat wij zelf een verklaring beroep op derde opstellen die wij onze onderaannemers (derden) laten ondertekenen? Als bijlage is een separate Eigen Verklaring voor onderaannemers toegevoegd. Door het invullen en rechtsgeldig ondertekenen van de Eigen Verklaring verklaart de onderaannemer dat de hoofdaannemer volledig kan beschikken over de voor de uitvoering van de overeenkomst benodigde middelen van de onderaannemer. Een separate verklaring is niet nodig. Betreft 4.5.1. kerncompetenties 19 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 11-01-2016 Pagina 5 of 9
U stelt dat de referenties moeten zijn voltooid in de periode van maximaal 3 jaren voor de sluitingsdatum van de aanmeldingstermijn. Onze referentie voor G5 Laboratoria voldoet hier echter niet aan, maar deze vormt een belangrijk aandeel in de in te dienen referenties en in de uiteindelijke inbreng van kennis voor de opgave. Gezien wij een integraal ontwerpteam vormen en graag met u samen willen werken op basis van onze gedeelde ervaringen, zouden wij u willen vragen de termijn van 3 jaren te verruimen naar 10 jaar voor de referenties. Is het mogelijk de termijn te verruimen? Nee, de termijnen zullen niet worden verruimd. Echter staat in paragraaf 4.5.1 op pagina 21:"Recente referenties waarvan het DO is goedgekeurd mogen ook worden ingediend". Betreft Selectieleidraad H3.3 aanvullende voorschriften voor samenwerkingsverbanden 20 Vraag Op pagina 15 van 31 lid 8 staat:"alle deelnemers in een samenwerkingsverband (hoofdaannemer, onderaannemer, lid combinatie) dienen individueel een Eigen Verklaring in te vullen en rechtsgeldig te ondertekenen m.b.t. onderdelen: 1, 2, 3 en 9." Wij als hoofdaannemer zullen met een aantal onderaannemers inschrijven. De door u verstrekte en gedeeltelijk ingevulde Eigen Verklaring kan niet door onze onderaannemers worden ondertekend aangezien bij onderdeel 5 (geschiktheidseisen 5.1 tm 5.3) de vakjes zijn ingevuld. ONZE VRAAG: Is het toegestaan om de Eigen Verklaring voor de onderaannemers zelf aan te passen en dus ingevulde vakjes (zwart) bij onderdeel 5 (geschiktheidseisen 5.1 tm 5.3) blanco te maken in het geval deze niet van toepassing zijn voor onze onderaannemers? En zo, nee: zou u dan een andere versie van de eigen verklaring voor onderaannemers willen verstrekken svp? Als bijlage is een separate Eigen Verklaring voor onderaannemers bijgevoegd. In deze versie zijn de vakjes 5.1 en 5.3 blanco gemaakt. Categorie Bewijslast Betreft beeldmateriaal bijlage 4 en bijlage 5 21 Vraag Er wordt, voor zover wij kunnen lezen, in de leidraad niet gesproken over beeldmateriaal. Is het toegestaan om bij bijlage 4 en 5 (geschiktheidseisen en selectiecriteria) beeldmateriaal te voegen? Met name bij thema's als architectuur en laboratoria kunnen beelden verhelderend zijn voor de competentie van de inschrijvers. Ja, dat is toegestaan op maximaal 1 pagina A4. Betreft Eigen verklaring 22 Vraag De eigen verklaring welke onderdeel is van de aanbestedingsstukken, is na openen beveiligd. Dit betekent voor ons dat we er na digitale ondertekening geen losse PDF's van kunnen schrijven, welke kunnen worden ingevoegd in het totale document voor aanmelding. Kan deze beveiliging worden opgeheven (wachtwoord bekendmaken) of dient de Eigen verklaring apart te worden ingediend? De eigen verklaring kan eventueel apart worden ingediend. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 11-01-2016 Pagina 6 of 9
Betreft Interne verbouwing 23 Vraag In kerncompetentie G2 wordt gevraagd om een 'interne verbouwing'. Wat is de omschrijving hiervan? Mag bij een interne verbouwing alleen binnen de bestaande 'schil' verbouwd zijn, dus mag er niets aan het gebouw toegevoegd zijn? Het gaat er om dat de AD kan zien dat de inschrijver ervaring heeft met een omvangrijke interne verbouwing, daarvoor dient aan de eis van 5.000m2 te worden voldaan. Uw referentie mag ook een combinatie zijn van nieuwbouw en verbouw, als het verbouw deel maar voldoet aan de gestelde eisen in G2. Betreft Datum oplevering referenties 24 Vraag U stelt dat "De referentie moet zijn voltooid in de periode van maximaal 3 jaren voor de sluitingsdatum van de aanmeldingstermijn." Gaat het hierbij om de datum van de oplevering van het werk, en dus niet om de datum oplevering TO? Zie paragraaf 4.5.1 en 4.6. op pagina 21 en 22: "Recente referenties waarvan het DO is goedgekeurd mogen ook worden ingediend". Betreft Formulier B4 25 Vraag In formulier B4 wordt gevraagd om een "beschrijving van de werkzaamheden waaruit blijkt dat de gegadigde de bedoelde kerncompetentie heeft ingezet en dat aan de gestelde voorwaarden is voldaan. Separaat en aansluitend toevoegen en ondertekenen. (max. 1 pagina A4)" Moeten/mogen bij deze beschrijving afbeeldingen worden toegevoegd? Zo ja, gaat het dan om 1 A4 tekst plus afbeeldingen, of 1 A4 inclusief afbeeldingen? Ja, dat is toegestaan. Het gaat om 1 A4 inclusief afbeeldingen Betreft selectieleidraad, par. 4.4.3 26 Vraag Kunnen wij volstaan met een verzekeringscertificaat (ipv polis) om de hier beschreven eis aan te tonen? Ja, dat volstaat. Betreft selectieleidraad, par. 3.3 punt 14 27 Vraag U verwijst bij punt 14 naar 'de ontwerpdisciplines zoals aangegeven in hoofdstuk 2'. Wij lezen in hoofdstuk 2 echter niet helder terug welke ontwerpdisciplines gevraagd worden. Kunt u hier meer duidelijkheid over geven? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 11-01-2016 Pagina 7 of 9
Voorop gesteld bent u verantwoordelijk om een ontwerpteam samen te stellen die de opdracht tot een goed einde kan brengen en daarbij de disciplines te contracteren die daarvoor nodig zijn. Wij zijn van mening dat de volgende ontwerpdisciplines in meer- en mindermate benodigd zijn: - Architectuur en bouwkunde - Constructies - Elektrotechnische en werktuigbouwkundige installaties - Vaste inrichting - Laboratoriuminrichting - Bouwfysica en akoestiek - Duurzaam bouwen (BREEAM) - Brandveiligheid - Bouwkosten Betreft selectieleidraad, par. 2.1 28 Vraag Kunt u aangeven wat de exacte omvang van de onderhavige opgave is (m2 bvo renovatie en m2 bvo nieuwbouw)? Verbouw ca. 12.000 m2 BVO, nieuwbouw 350 m2 BVO. Betreft S6 Elektromagnetische interferentie, pagina 23 29 Vraag Mag een referentieproject voor S6 ook alleen een nieuwbouwproject cq alleen een verbouwproject zijn, als wij daarmee onze deskundigheid voor voorzieningen voor het tegenhouden van elektromagnetische straling voor gevoelige apparatuur kunnen aantonen? Ja, dat mag. Betreft S6 Elektromagnetische interferentie, pagina 23 30 Vraag Door welke ontwerpdiscipline dient het referentieproject voor S6 Elektromagnetische interferentie aangeleverd te worden? Door de adviseur die u daarvoor gaat contracteren. Bouwfysisch adviseur lijkt de AD hierin het meest logisch. Betreft Kerncompetentie G5 Laboratoria, pagina 21 31 Vraag Door welke ontwerpdiscipline dient het referentieproject voor G5 Laboratoria aangeleverd te worden? Door de adviseur die u daarvoor gaat contracteren. Specialistische Laboratorium kennis is van groot belang bij dit project. Advies is om dit te beleggen bij een adviseur die hier veel kennis van heeft. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 11-01-2016 Pagina 8 of 9
Betreft Kerncompetentie G5 Laboratoria, pagina 21 32 Vraag Kan met een referentieproject voor integraal ontwerp nieuwbouw/verbouw van min 1000 m2 waarin laboratoriuminrichting voor MI1 en MI2 classificatie is opgenomen ook worden voldaan aan de kerncompetentie eis G5? Het betreffende referentieproject kent dezelfde inrichtingselementen als genoemd in de omschrijving bij G5 voor ML1 en ML2. Het is van belang dat een ontwerpteamlid deze ervaring heeft. Als het ontwerpteamlid waarmee u inschrijft deze werkzaamheden heeft verricht, dan kunt u dit referentieproject hiervoor gebruiken. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 11-01-2016 Pagina 9 of 9