Nota van Inlichtingen EA Food Horizon College Aanbesteding Aanbestedende Dienst: Referentie: EA Food Horizon College Stichting Regionaal Opleidingen Centrum Noord- Kennemerland/West-Friesland (Horizon College) HC-160425 Omschrijving: De aan te besteden opdracht inkoop dagverse producten, grondstoffen, dranken en aanverwante producten wordt als volgt gedefinieerd: Perceel 1 Levering van dagverse producten, grondstoffen, dranken en aanverwante producten: - De dagelijkse levering van bestelde producten binnen het overeengekomen tijdvak. - De beschikbaarheid van een breed en diep assortiment. - Een digitale bestelomgeving, voorzien van een dummy account voor deelnemers. - Het voorzien in rondleidingen/excursies/workshops ten behoeve van de onderwijssector(en). - Het leveren van kwaliteitsproducten en een goede kwalitatieve dienstverlening. - Het voorzien in correcte, volledige en up-to-date managementinformatie. - Een pro-actieve bijdrage aan het onderwijs zowel ten behoeve van deelnemers als docenten. Perceel 2 Levering van grondstoffen brood & banket: - De dagelijkse levering van bestelde producten binnen het overeengekomen tijdvak. - De beschikbaarheid van een breed en diep assortiment. - Een digitale bestelomgeving of digitale bestellijsten. - Het leveren van kwaliteitsproducten en een goede kwalitatieve dienstverlening. - Het voorzien in correcte, volledige en up-to-date managementinformatie. - Een pro-actieve bijdrage aan het onderwijs zowel ten behoeve van deelnemers als docenten. Toelichting: Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Uniforme Eigen Verklaring 1 Vraag Bij de aanbestedingsdocumenten ontbreekt er naar ons inzien een uniforme eigen verklaring. Zou u deze aan de aanbestedingsdocumenten willen toevoegen? Antwoord Vrijgegeven: 04-08-2016 Dit document is toegevoegd op Tenderned. Betreft Kortingspercentages catalogusprijzen 2 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 14-09-2016 Pagina 1 of 6
Wij werken niet met bruto-netto-constructies, daar de hoogte van de brutoprijs in belangrijke mate bepalend is voor de ruimte om korting te verlenen en de hoogte van een kortingspercentage derhalve geen betrouwbare indicatie geeft van het prijsniveau. Daarnaast hanteren wij marktconforme prijzen waarop geen vaste marge van toepassing is. Het is derhalve ook niet mogelijk om een vast kortingspercentage aan te bieden. Wij kunnen in deze dus slechts volstaan met het benoemen van een minimaal (gegarandeerd) kortingspercentage, waarbij de korting per artikel alsmede de gemiddelde korting veelal een stuk hoger liggen. Wij zijn ons er bewust van dat we op deze wijze een lagere score behalen dan wanneer we in de gelegenheid zouden worden gesteld om nettoprijzen te offreren. Kunt u instemmen met het benoemen van een minimaal kortingspercentage, waarbij werkelijke kortingen gelijk of hoger zullen uitvallen? En kunt u instemmen met het offreren van nettoprijzen voor de uitgevraagde artikelen, waarbij wij ook de brutoprijs en het hieruit volgende variabele kortingspercentage benoemen? Staat u ons daarbij toe om het format van het prijzenblad (de kolommen 'korting' en 'nettoprijs') aan te passen? Het noteren van een minimaal kortingspercentage is toegestaan. Het wijzigen van het prijzenblad is nadrukkelijk niet toegestaan. Betreft Prijzenblad 3 Vraag De kortingsformule op de prijzenbladen werkt niet goed. De procentuele korting wordt als bedrag van de brutoprijs afgetrokken (10% korting wordt dus 0,10 korting) Kunt u dit herstellen of dienen inschrijvers een en ander zelf aan te passen? Uw constatering is juist, er zijn 2 nieuwe prijzenbladen 2.0 gepubliceerd. Betreft Producteis 13 4 Vraag Verse brood- en banketproducten vervoeren wij veelal gekoeld (2-7 C), uiteraard zonder daarbij aan kwaliteit in te boeten. Kunt u hiermee instemmen of geldt de door u opgegeven temperatuurrange (18-23 C) als harde eis? Afwijking van het gevraagde in Producteis 13 is toegestaan mits dit door leverancier kan worden onderbouwd. Betreft Fustbier 5 Vraag Veltins-fusten hebben wij niet standaard in ons assortiment. Mag hiervoor een alternatief geoffreerd worden? Wij willen u vragen om bij Veltins na te gaan of het mogelijk is dit op te nemen in uw assortiment. Betreft Herkomst 6 Vraag Van de meeste versartikelen is een land van herkomst aangegeven. Is het verplicht om producten aan te bieden die uit hetzelfde land afkomstig zijn en dient dat ook het hele jaar zo te blijven? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 14-09-2016 Pagina 2 of 6
De prijs moet gebaseerd zijn op het land van herkomst. Het uiteindelijk te leveren assortiment hoeft enkel te voldoen aan de minimale vereisten in Annex VIII Assortimentslijst Perceel 1 en Annex VIII Assortimentslijst Perceel 2. De prijzenbladen geven wel een indruk van het aantal en type producten die afgelopen jaar zijn besteld, zoals bovenaan in de prijzenbladen is toegelicht. Betreft Vis 7 Vraag Kunt u ten aanzien van de uitgevraagde visproducten de volgende vragen beantwoorden? 1. U vraagt zalm, zijdes of heel. U geeft daarbij echter een gewicht op van 160-180 gram, hetgeen duidt op portiegewicht en niet op een hele zalm of complete zalmzijde. Kunt u aangeven wat hier geoffreerd dient te worden? Kunnen bij geportioneerde filet ook het kopen het staartstuk gebruikt worden? 2. U vraagt tonijnfilet, maar gezien het opgegeven gewicht van 160-180 gram zal ook dit geportioneerd moeten zijn. Normaal worden filets echter heel uitgeleverd. Portioneren is mogelijk, maar de vraag is dan tot waar wij mogen portioneren (5 of 10cm vanaf het staartstuk) 3. U vraagt om kabeljauw, zijdes of heel. U geeft daarbij echter een gewicht op van 160-180 gram, hetgeen duidt op portiegewicht. Kabeljauw komt uit de Noord-Atlantische wateren en daar onder valt ook de Noordzee binnen de vangstgebieden. Men kan ook kiezen voor Noordzee-kabeljauw, maar deze is duurder. Kabeljauw ontschubt men eigenlijk nooit. Het kan wel, maar het komt de kwaliteit van de filet veelal niet ten goede. De schubben van kabeljauw zijn bovendien zo klein dat dat eigenlijk niet van toepassing is. Kunt u aangeven wat hier geoffreerd dient te worden? 4. Langoustines komen niet uit Frankrijk. Deze worden aangeland op Noorwegen, Denemarken en Schotland. Ongesorteerde langoustines worden aangeland op Den Oever (NL) en overbruggen dus minder 'food miles'. Mag dit artikel geoffreerd worden of dient een gesorteerde variant uit een van de andere vangstgebieden geoffreerd te worden? Het prijzenblad is bedoeld om de prijzen te vergelijken. 1. Zie het prijzenblad 2.0 2. Zie het prijzenblad 2.0 3. Zie het prijzenblad 2.0 4. Zie het prijzenblad 2.0 Betreft Producteis 5 8 Vraag De door u aangegeven minimale THT/TGT bij ontvangst is niet in alle gevallen haalbaar. Binnen de productgroepen is het mogelijk dat individuele artikelen een zeer korte houdbaarheid kennen waardoor de producent een THT garandeert die het voor de leverancier niet mogelijk maakt om de door u gewenste minimale THT/TGT te garanderen. Kunt u derhalve instemmen met het gebruik van de door u samengestelde lijst als richtlijn voor de minimale THT/TGT, maar dat uitzonderingen hierop mogelijk zijn, mits de leverancier deze kan onderbouwen? Afwijking van het gevraagde in Producteis 5 is toegestaan mits dit door leverancier kan worden onderbouwd. Betreft Producteis 4 9 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 14-09-2016 Pagina 3 of 6
De door u aangegeven minimale THT/TGT bij ontvangst is niet in alle gevallen haalbaar. Binnen de productgroepen is het mogelijk dat individuele artikelen een zeer korte houdbaarheid kennen waardoor de producent een THT garandeert die het voor de leverancier niet mogelijk maakt om de door u gewenste minimale THT/TGT te garanderen. Kunt u derhalve instemmen met het gebruik van de door u samengestelde lijst als richtlijn voor de minimale THT/TGT, maar dat uitzonderingen hierop mogelijk zijn, mits de leverancier deze kan onderbouwen? Afwijking van het gevraagde in Producteis 4 is toegestaan mits dit door leverancier kan worden onderbouwd. Betreft Dienstverleningseis 12 10 Vraag Inzake perceel 1 geeft u aan dat de producten in het magazijn moeten worden afgeleverd en dat de producten per klantnummer dienen te worden gesorteerd op de stellingkasten. Nemen wij hier correct aan dat de levering in zijn geheel afgestapeld en ingeruimd dient te worden en zo ja, waarom dient in dat geval tot de volgende levering gewacht te worden met het retour nemen van verpakking- en transportmateriaal? Het afstapelen in het magazijn moet inderdaad op klantnummer worden uitgevoerd. Het inruimen wordt door het Horizon College zelf gedaan. In verband met doorlooptijd mag emballage etc. bij de volgende aflevering retour worden genomen, de chauffeur mag echter ook wachten tot het inruimen klaar is. Betreft Dienstverleningseis 14 11 Vraag Onze reguliere folder verschijnt driewekelijks en het Horizon College maakt automatisch gebruik van alle kortingen die van toepassing zijn op de door hen bestelde en ontvangen producten tijdens de looptijd van deze folder. Daar waar de reguliere prijs voor het Horizon College lager is dan de actieprijs, prevaleert uiteraard de laagste prijs. Onze acties zijn in de regel zeer scherp en laten geen ruimte voor additionele kortingen. 1. Is het toegestaan om het 'Kortingspercentage folder' op 0% te laten staan of resulteert dit in uitsluiting van de inschrijvende partij? 2. Op welke wijze gaat het Horizon College toetsen in hoeverre de actieprijzen van de op dit onderdeel hoogst scorende inschrijver na aftrek van de korting werkelijk scherper zijn dan de 'netto-actieprijzen' van de andere aanbieders? 1. Invullen van 0% resulteert niet tot uitsluiting. 2. De folderprijzen zijn in de prijswens 3 en 6 niet van toepassing, er is voor gekozen om te beoordelen op kortingspercentage. Betreft Dienstverleningseis 8 12 Vraag Kunt u bevestigen dat u met 'verpakking- en transportmateriaal' doelt op emballage zoals rolcontainers, fusten, kratten en (statiegeld)flessen en zeker niet op lege verpakkingen, papier en plastic? Het Horizon College doelt met verpakking- en transportmateriaal op emballage zoals rolcontainers, fusten, kratten en (statiegeld)flessen. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 14-09-2016 Pagina 4 of 6
Betreft Dienstverleningseis 3 13 Vraag Kunt u de omschrijving van de eis (laatste zin) aanpassen naar 'Bestelde goederen die bij de eerste aflevering niet geleverd zijn, moeten - indien de besteller dit wenst - binnen 2 uur na de eerste aflevering nageleverd worden. Het leveren van een vervangend artikel is alleen mogelijk na toestemming van de besteller.'? Aan dienstverleningseis 3 en artikel 4.2 in de overeenkomst wordt het volgende toegevoegd: Het leveren van een alternatief artikel is alleen mogelijk na toestemming van de besteller. Betreft Dienstverleningseis 3 14 Vraag De nabijheid van ons distributiecentrum in Amsterdam alsmede onze zelfbedieningsgroothandels in onder meer Alkmaar, Amsterdam, Haarlem en Purmerend maken de spoedige aanvulling van tekorten zonder meer mogelijk. Kunt u hierbij instemmen met de levering van een gelijkwaardig of beter alternatief indien het gewenste artikel niet voorradig is? Aan dienstverleningseis 3 en artikel 4.2 in de overeenkomst wordt het volgende toegevoegd: Het leveren van een alternatief artikel is alleen mogelijk na toestemming van de besteller. Betreft Commerciële eis 11 15 Vraag Kunt u aangeven wat wordt bedoeld met 'kostendrager' en wat het verschil is met een kostenplaats? Iedere besteller moet naast een kostenplaats, welke wordt opgegeven door het Horizon College, ook een unieke eigen herkenningscode krijgen die terug te zien is op de factuur, deze mag door inschrijver aangewezen worden. Zo kan er gespecificeerd worden door wie wat besteld wordt t.b.v. managementinformatie. De "kostendrager" betreft een subspecificatie onder de kostenplaats. Betreft Commerciële eis 3 16 Vraag Wij kunnen zonder meer instemmen met de gevraagde logistieke dienstverlening in combinatie met de geprognosticeerde omzet. Bij een significante, negatieve afwijking van deze omzet willen wij ten aanzien van perceel 2 echter het recht voorbehouden om de leverfrequentie bespreekbaar te maken om zodoende levering zowel bedrijfseconomisch als qua duurzaamheid te kunnen billijken. Kunt u hiermee instemmen? Wij kunnen instemmen met deze toevoeging aan Commerciële eis 3 voor Perceel 2. Betreft Dienstverleningseis 3 17 Vraag Wij werken met venstertijden van 3 uur waarbinnen wij een levertijd kunnen aanduiden. Het is daarbij eventueel mogelijk dat onze chauffeur de levering zonder aanwezigheid van personeel van het Horizon College in het daarvoor bestemde magazijn lost. Kunt u instemmen met een venstertijd van 06:30-09:30 uur met een (richt)levertijd van 08:00 uur? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 14-09-2016 Pagina 5 of 6
Wegens de openingstijden en aanwezigheid van personeel op de afdeling kan er niet gegarandeerd worden dat spullen in het magazijn kunnen worden gezet. Omdat de lessen s ochtends starten en personeel daarna niet beschikbaar is moeten de producten voor 9 uur aankomen. De aflevering tussen 08.00 en 09.00 uur is dan ook noodzakelijk en wordt niet gewijzigd. Betreft Dienstverleningseis 12 18 Vraag Kunt u aangeven welke locatie niet toegankelijk is met een vrachtwagen. Lossen naast het magazijn kan alleen met een voertuig tot 7 ton. Dit geldt voor alle locaties van het Horizon College. Een trekker-oplegger en een combinatie kunnen de draai het terrein niet opmaken, met deze voertuigen is lossen alleen mogelijk op de straat waarbij de afstand tot het magazijn nog zo n 100 meter is. Categorie Contractvoorwaarden Betreft Levertijden 19 Vraag In uw uitvraag staat dat er tussen 08:00 en 09:00 uur geleverd dient te worden. Het is voor ons vrijwel onmogelijk om alle locaties binnen een dergelijk tijdvenster te leveren (tenzij er separate routes ingepland worden), zit is zowel economisch als milieutechnisch onverantwoord. Gaat u akkoord met een tijdvenster van 08:00 en 10:00 uur? Wegens de openingstijden en aanwezigheid van personeel op de afdeling kan er niet gegarandeerd worden dat spullen in het magazijn kunnen worden gezet. Omdat de lessen s ochtends starten en personeel daarna niet beschikbaar is moeten de producten voor 9 uur aankomen. De aflevering tussen 08.00 en 09.00 uur is dan ook noodzakelijk en wordt niet gewijzigd. Betreft Omzetverdeling locatoes 20 Vraag Zou HC een overzicht kunnen/ willen aanleveren met de omzetverdeling per te leveren locatie, per perceel. Zo n 90% van de bestelwaarde voor perceel 1 moet in Heerhugowaard worden afgeleverd. Bestellingen voor Perceel 2 zijn nu alleen voor Heerhugowaard bestemd. In de toekomst wordt mogelijk een uitbreiding van de Bakkerij gerealiseerd in Alkmaar. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 14-09-2016 Pagina 6 of 6