Halfjaarverslag 2014-2015 Bestuur Bianchetti Versie: 2.0 Datum: 12-03-2015 Auteur: Scopus bestuur 14-15 Fleur Bianchetti Voorzitter 14-15 Jos van der Schoot Secretaris 14-15 Wouter Buijtendijk Penningmeester 14-15 Ka Wah Lee Commissaris Intern 14-15
Voorwoord Voor u ligt het halfjaarverslag van het 5 e bestuur der S.V. Scopus. Het eerste halfjaar van het bestuur zit er ondertussen op. In dit document kijken we daarop terug. Het afgelopen half jaar zijn we als bestuur bezig geweest om een stabiel fundament te leggen voor het aankomende halfjaar. In deze afgelopen zes maanden hebben we hard gewerkt, veel meegemaakt en vooral heel veel geleerd. Voor mij persoonlijk waren dat zo wel diepte als hoogtepunten en al met al een zeer leerzame ervaring. Een van onze focuspunten van afgelopen halfjaar was om meer stabiliteit te creëren. We zijn een jonge vereniging waar veel potentieel in zit. Daarom ligt de focus al snel bij het verder uitbreiden van de vereniging. Dit kan ten koste gaan van de stabiliteit. Daarom zijn wij ons hier op gaan focussen. Leden, docenten en het instituut moeten ons gaan zien als een stabiele factor die duidelijk wat te bieden heeft. Stabiliteit creëren we door in iedere periode een duidelijke routine te laten zien. Deze routine bestaat uit gastsprekers, bedrijfsbezoeken, borrels en sportactiviteiten. Natuurlijk richten we ons ook op de toekomst en daarmee de groei van de vereniging. Dit doen we door nieuwe dingen aan te bieden, waaronder de periodieke sportactiviteiten. Zo willen wij de studenten van Technische Bedrijfskunde een breder scala aan evenementen aanbieden. Ook zijn we druk bezig met het leggen van contacten in het bedrijfsleven. Dit door eventuele bedrijfsbezoeken, sponsoring, partnerschappen en stageplekken voor studenten. Voor het afgelopen half jaar wil ik alvast, namens het bestuur, de Raad van Toezicht bedanken voor hun inzet voor de vereniging. We hopen deze samenwerking in het aankomende halfjaar succesvol voort te zetten. We hebben met z n vijven veel hoogtepunten en dieptepunten beleeft. Uit alle gebeurtenissen hebben we lering getrokken. Dit geeft ons de motivatie om steeds weer verder te gaan. Door de intensieve samenwerking hebben we elkaar goed leren kennen. We weten van elkaar wat er verwacht wordt, als een team gaan we daarom ook het komende halfjaar tegemoet. Hoogachtend namens het 5 de bestuur der S.V. Scopus, Fleur Bianchetti Voorzitter 2
Samenvatting In dit hoofdstuk zal een globaal overzicht gegeven worden van het afgelopen halfjaar. Het bestuur 14 15 heeft een uitdagend beleidsplan opgesteld door in te zetten op stabiliteit en groei. Zo is dit jaar de promotie verbeterd. Voor de promotie is er een vast aanvraagformulier gerealiseerd dat ook in de aankomende jaren gebruikt kan worden. De databank met samenvattingen wordt steeds groter door samenvattingen van leden. Een van de belangrijkste doelstellingen was het organiseren van periodieke studiegerelateerde activiteiten. Binnenkort bezoeken wij bijvoorbeeld Hooghoudt. Ook wordt er dit jaar voor het eerst een project gestart in samenwerking met het instituut en andere studieverenigingen. Dit zorgt voor de verbreding van Scopus, waardoor we meer bij de opleiding betrokken worden. Verder zijn we druk bezig om voor het eerst sinds een aantal jaar een internationaal bedrijfsbezoek plaats te laten vinden. Hierbij zullen we een aantal bekende bedrijven bezoeken en de culturele hotspots bekijken. Het bestuur 14-15 kijkt met een positieve blik terug op het afgelopen halfjaar. We hebben veel geleerd en voelen dat we als bestuurders maar ook persoonlijk een groei hebben doorgemaakt. Natuurlijk ben je nooit uitgeleerd en daarom kijken wij samen uit naar het komende halfjaar; we hebben er zin in! 3
Inhoud Voorwoord... 2 Samenvatting... 3 1.Inleiding... 5 2.Persoonlijke evaluaties taakverdeling... 6 2.1 Voorzitter... 6 2.2 Secretaris... 8 2.3 Penningmeester... 10 2.4 Commissaris Intern... 12 3.Persoonlijke evaluaties doelstellingen... 14 3.1 Voorzitter... 14 3.2 Secretaris... 15 3.3 Penningmeester... 17 3.4 Commissaris Intern... 18 4.Problemen... 20 5.Vooruitgang... 21 6.Doelstellingen... 22 4
1.Inleiding S.V. Scopus is de studievereniging voor studenten van Technische Bedrijfskunde aan de Hanzehogeschool. Wij als vereniging zijn een aanspreekpunt voor de leden en ze kunnen terecht voor vragen en verzoeken. De input van leden staat hoog bij ons in het vaandel en wordt daarom ook serieus genomen. Scopus is er voor al haar leden. Aangezien niet iedereen hetzelfde is en dus ook andere prioriteiten heeft, organiseert het bestuur verschillende activiteiten voor haar leden. Alle studenten kunnen deelnemen aan de activiteiten, echter hebben de leden wel voorrang en genieten ze van kortingen. In dit document kunt u lezen wat het bestuur der S.V. Scopus sinds haar aanstelling heeft behaald. We zullen het volgende met u gaan bespreken. In de voorgaande hoofdstukken staat het voorwoord en de samenvatting van het halfjaarverslag. Hierin staat wat er het afgelopen halfjaar allemaal is gebeurd, welke evenementen er zijn georganiseerd en welke evenementen er nog aan komen. De volgende hoofdstukken zullen gaan over de taakverdeling en de doelstellingen van het bestuur met de evaluatie daarvan. Deze doelen zijn gesteld in het beleidsplan. Verder kijken we naar de vooruitgang en de problemen die het bestuur is tegengekomen. 5
2.Persoonlijke evaluaties taakverdeling 2.1 Voorzitter De vaste taakverdeling De voorzitter is belast met het bijeenroepen en voorzitten van de bestuursvergaderingen en de Algemene Ledenvergaderingen (ALV). Hierbij stelt hij de agenda vast, behoudens het recht van de bestuursleden en de ALV daarin wijzigingen aan te brengen. De voornaamste taak van de voorzitter is het toezicht houden op de bestuurstaken, als deze niet naar wens gebeuren of als daar grove fouten in worden gemaakt is het de taak van de voorzitter in te grijpen. Het leiden van de vereniging en het in goede banen laten verlopen is een beknopte samenvatting van deze taak. Verder zal de voorzitter het eerst aanspreekpunt zijn richting andere verenigingen en andere officiële gelegenheden met andere partijen. Als laatste taak heeft de voorzitter de plicht elke vergadering voor te bereiden, dus een agenda opstellen, ingeleverde stukken bijhouden en uiteindelijk de vergadering in goede banen te leiden. Persoonlijke ervaring Voor mij was het heel erg wennen. Natuurlijk heb je een vaste taakverdeling, maar als voorzitter wordt je geacht het bestuur en de vereniging te leiden. Hoe doe je dit goed? Hoe vindt de rest dat je het doet? Dit zijn dingen die je niet leert vanuit een overdrachtsmap. Gelukkig waren de sollicitaties vroeg en heb ik lang mee kunnen lopen. We leerden elkaar al goed kennen voor het daadwerkelijke begin van ons jaar. Dit zorgde ervoor dat we goed op elkaar waren afgestemd en wisten wat we van elkaar konden verwachten. Door feedback van mijn bestuursgenoten ben ik veel gegroeid. Zo heb ik problemen beter leren te benaderen en weet ik beter hoe ik mensen kan motiveren. Ook knopen doorhakken is in de loop van het jaar steeds beter gegaan. Evaluatie bestuur Afgelopen halfjaar heb ik gezien als een positieve ervaring. Voor dit jaar kende ik mijn bestuursgenoten nog helemaal niet. Dit is echter snel bijgetrokken. Wij zijn dit jaar ingegaan als een team met een gezamenlijk doel. Door goed overleg, feedback en openheid zijn we naar elkaar toegegroeid. Wij zijn niet alleen bestuursleden van elkaar, maar ook een hechte vriendengroep. Een jaar lang zie je elkaar bijna elke dag. Dit gaat natuurlijk niet zonder slag of stoot. In bijna alle gevallen hebben we deze problemen kunnen bespreken en opgelost. Helaas is het jaar niet geheel vlekkeloos gelopen en hebben we helaas de samenwerking met onze commissaris Extern moeten beëindigen. Vertrouwenspersoon binnen het bestuur Het afgelopen halfjaar is niet geheel vlekkeloos verlopen. Hierin heb ik mijn taak als voorzitter meerdere malen vervuld. Zo is er veel gepraat, hulp geboden waar nodig en 6
waarschuwingen gegeven. Hierdoor wilden we conflicten beperken en verkorten. Als voorzitter ben ik de vertrouwenspersoon binnen het bestuur. Mochten er zich conflicten voordoen dan zal ik hiertussen bemiddelen om het conflict zo snel mogelijk op te lossen. Echter is dit geen verplichting, bestuursgenoten mogen ten alle tijden iemand anders in vertrouwen nemen, mits dit wel binnen het bestuur of RvT gebeurt. Toezicht houden op de voortgang Zoals in het voorwoord al werd aangegeven: Scopus is een jonge vereniging met veel potentieel. Door samenwerkingen en veel inzet hebben we al veel bereikt. Echter is het ook belangrijk om voor de leden stabiel te blijven. Deze focuspunten zullen in de volgende hoofdstukken besproken worden. Contact tussen bestuur en RvT Als voorzitter ben je verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de vereniging. Hier draag je de verantwoordelijkheid voor. Mochten zich conflicten voordoen of als grote beslissingen gemaakt worden, dan dient dit gecommuniceerd te worden met de Raad van Toezicht. Zij kunnen helpen bij het oplossen van het conflict en adviseren waar nodig. Ook dienen zij periodiek op de hoogte te worden gehouden. 7
2.2 Secretaris De vaste taakverdeling Als secretaris zijn er een aantal vaste zaken die gedaan worden. Deze vaste zaken zijn voornamelijk administratieve zaken zoals communicatie met leden en andere partijen, het beheren van de ledenadministratie, het onderhouden van de site en dergelijke. Elke dag is er post waar op gereageerd moet worden, dit is zowel via de mail als fysieke post. Het informeren van de leden via de mail is een taak die ook onder de verantwoordelijkheid van de secretaris valt. Vorig jaar is mijn voorganger begonnen met het programma Mailchimp voor het versturen van de ledenmail. Deze mail heeft een vaste opzet en wordt door de leden als zeer prettig ervaren. Tijdens vergaderingen worden de notulen bijgehouden en gedeeld met de rest van het bestuur. De ledenadministratie bestaat uit het in- en uitschrijven van leden en het beheer hiervan. Gedurende het jaar zijn er leden die niet langer verbonden willen zijn met de vereniging, deze leden worden vervolgens uitgeschreven. Het beheren van de site valt ook onder de verantwoordelijkheid van de secretaris. Sinds het begin van dit jaar werkt Scopus met een nieuwe versie van het programma Congressus, onze ledenadministratie. Door deze update heeft Scopus ook een nieuwe site gekregen. De domeinnaam is hetzelfde gebleven (www.svscopus.nl) alleen heeft deze een compleet nieuwe uitstraling gekregen. In het begin van het jaar ben ik begonnen met het vullen van de nieuwe site en in de eerste periode van het jaar kwam deze online. Persoonlijke ervaring Het afgelopen halfjaar is voor mij een hele mooie tijd geweest. Ik heb zeker geen spijt van mijn keuze om in het bestuur van Scopus te stappen. Samen met mijn bestuursgenoten beleef ik een mooie tijd en hebben wij goede resultaten bereikt. Naast dat het afgelopen halfjaar erg leerzaam is geweest was het zeker ook een hele leuke tijd. Mijn bestuursgenoten zijn waardevolle vrienden en met hen worden mooie herinneringen gemaakt, zowel op professioneel gebied en naast Scopus. Het bestuur is niet altijd even makkelijk en op sommige momenten kan het stroef lopen. Ik ben echter tevreden met wat wij dit jaar al hebben bereikt. Ik hoop dat wij in de rest van het jaar nog meer gaan bereiken waar wij als vereniging trots op kunnen zijn. Het afgelopen halfjaar is zeer leerzaam geweest. Het oplossen van problemen en het bedenken van creatieve ideeën gaat steeds beter en sneller. Eveneens is samenwerking een belangrijk punt. Het samenwerken met elkaar moet er toe leiden dat doelstellingen kunnen worden bereikt. De samenwerking is gedurende het jaar een punt van aandacht gebleven, dit resulteerde helaas in het afscheid van onze commissaris extern. In de onderstaande alinea s wordt een toelichting gegeven op de overige taken van het afgelopen halfjaar. De Galacommissie Omdat ik meer wil doen naast de vaste taken van secretaris heb ik in de aanloop naar het gala plaatsgenomen in de galacommissie. In deze commissie had ik de rol van voorzitter en stuurde de commissie aan. De commissie had als doel om alle zaken te 8
regelen die tot het gala behoren, denk hierbij aan de kaartverkoop, aankleding en promotie. Het gala was een groot succes, een grote opkomst en een geslaagde avond. Sportcommissie In het begin van het jaar ben ik in de sportcommissie gestapt. Samen met twee andere commissieleden worden sport gerelateerde activiteiten georganiseerd waarvan er op dit moment twee hebben plaatsgevonden. In de komende periode is het doel om nog één of meerdere sportactiviteiten te organiseren. 9
2.3 Penningmeester De vaste taakverdeling De penningmeester heeft binnen het bestuur als taak het beheren en controleren van het financiële verkeer van de vereniging. Daarnaast is hij verplicht alle informatie omtrent het geldelijk verkeer en het beheer daarvan aan de rest van het bestuur. De financiën moeten verantwoord worden doormiddel van een balans en een resultatenrekening. Naast de financiële zaken geven mijn bestuursgenoten mij ook de gelegenheid inspraak te hebben in andere activiteiten. Zo ben ik bijna altijd aanwezig bij de vergaderingen van de sportcommissie en wordt er vaak om mijn mening over iets gevraagd. Persoonlijke ervaring Als penningmeester heb ik het afgelopen halfjaar een zeer leerzame en leuke tijd gehad. Het leerzame voor mij was dat ik ontzettend veel geleerd heb over verschillende financiële zaken en het opstellen van contracten, maar daarnaast heb ik ook beter leren samenwerken en communiceren. De leuke kant van het bestuursjaar tot nu toe is dat ik mag samen werken met hele leuke bestuursgenoten die naast collega s ook vrienden zijn en dat je door de samenwerking met andere verenigingen nieuwe mensen leert kennen. Het beheren van het financiële verkeer ging in het begin heel soepel. Naarmate het jaar vorderde begonnen ook meer activiteiten plaats te vinden, vooral na de jaarwisseling. Doordat ik ook de taak als penningmeester binnen de galacommissie op me had genomen, liepen ook al deze financiële zaken via S.V. Scopus. Daarnaast vierde de vereniging in februari haar verjaardag en waren er complicaties met betrekking tot Extern. Hierdoor waren er soms momenten waardoor ik niet al mijn taken tijdig kon uitvoeren, dit ook mede door persoonlijke omstandigheden. Verder is er, bij het kiezen voor een nieuw website pakket bij Congressus, gekozen voor een pakket waarbij via ideal online betaalt kan worden voor activiteiten en evenementen. Deze manier van betalen is voor het eerst toegepast bij het gala. Dit is een naar mijn mening een zeer goed besluit geweest, omdat het meer opties geeft voor de leden om te betalen. Evaluatie bestuur Ondanks dat ik wel tevreden ben met wat er tot nu toe is neergezet, is het een zeer moeizame en stroeve eerste helft geweest. Dit komt voornamelijk doordat de samenwerking in het bestuur niet optimaal verliep in het begin. Iedereen was meer gericht op zijn eigen taak en er werd te weinig gecommuniceerd. Dit resulteerde soms in problemen. Uiteraard is het grootste probleem geweest dat er weinig bedrijfsbezoeken en gastlezers geweest zijn. Mede hierdoor is onze commissaris extern vroegtijdig het bestuur verlaten. Wel waren de bedrijfsbezoeken die er wel waren een succes. Vooral de Randstadtour naar Amsterdam. Ook de sportactiviteiten die georganiseerd zijn, werden goed bezocht door de leden. Voor het eerste lustrum werd er door de lustrumcommissie verschillende activiteiten georganiseerd. Deze zijn, op een paar voorvallen na, ook goed gegaan. De keuze om te wisselen van kroeg aan het begin van het jaar is naar mijn mening een van de beste keuzes geweest die we het afgelopen halfjaar gemaakt hebben. In vergelijking met vorig 10
jaar komen er meer leden en blijven ze ook langer hangen. Ik denk dat, zoals vooraf verwacht, dit komt door de locatie van t Vaatje. De galacommissie Samen met de secretaris Jos v/d Schoot en zes andere commissiegenoten mocht ik het Gala van dit jaar organiseren. Dit werd gedaan in samenwerking met de andere studieverenigingen Vedi en Cura. Binnen de commissie was ik verantwoordelijk voor de financiële zaken en taken. Als commissie stelde we als doel een leuk gala neer te zetten en naar mijn mening is dat ook gelukt. Er was een grote opkomst en er waren veel enthousiaste reacties. 11
2.4 Commissaris Intern De vaste taakverdeling De commissaris Intern is verantwoordelijk voor het vertegenwoordigen van het bestuur naar alle commissies. De taken waar de commissaris Intern zich voornamelijk mee bezig houdt zijn het sturen en het inrichten van de commissies. Zo wordt de commissaris Intern als eindverantwoordelijke gesteld voor het functioneren van alle commissies, tenzij dit anders is aangegeven. Het is de taak van de commissaris Intern om in te grijpen bij verzuim van de taken van de commissies. Om goed toezicht te houden op de commissies, zal de commissaris Intern minimaal eens per maand een vergadering bijwonen. Om de ondersteuning van de commissies als taak goed te vervullen, zal de commissaris Intern zo veel mogelijk bereikbaar moeten zijn voor vragen. Persoonlijke evaluatie Het eerste halfjaar was erg wennen en hectisch, maar ik heb vooral veel leuke dingen kunnen organiseren voor de vereniging en ervaring kunnen opdoen. Tot nu toe ben ik blij met het resultaat ook al heb ik niet alle doelstellingen kunnen behalen. Borrels De borrels worden sinds dit jaar georganiseerd in café t Vaatje, een gezellige kroeg in de Poelestraat met goedkope drankprijzen. Over het algemeen waren de borrels goed bezocht sommige maandborrels waren drukker dan de ander. Het contract is in november gemaakt en verzonden, maar wij hebben nog geen ondertekend contract terug ontvangen van Café t Vaatje. Het is moeilijk om in contact te komen met de eigenaar. Ik raad het volgend bestuur dan ook af om weer Café t Vaatje als borrel locatie te gebruiken, omdat je weinig tot geen contact krijgt met de eigenaar. Wij hebben dit jaar gekozen om weer een pre-gala borrel te organiseren samen met S.V. Vedi en S.V. Cura. Dit was goed bezocht en wordt zeker aangeraden om vóór een gala te organiseren. Gala Dit jaar hebben wij in samenwerking met S.V. Vedi en S.V. Cura een ontzettend leuk gala georganiseerd. Hiervoor werd een commissie gevormd samen met S.V. Vedi, met drie commissie leden per vereniging. S.V. Cura kwam later aanschuiven met twee commissieleden. De opkomst van de leden van de verenigingen waren echter niet gelijk. Ik raad het aan om de samenwerking van het gala door te zetten met S.V. Vedi. Dit jaar hebben we gezamenlijk gekozen om het gala te organiseren in Huize Maas. De voordelen van Huize Maas was dat het goedkoop en makkelijk te organiseren was. Het 12
enige waar wij om moesten denken waren de verkoop van de kaartjes, fotograaf en de aankleding. Ook was de huis DJ kosteloos door Huize Maas bijgeleverd. Het is dan ook aan te raden om het volgend gala weer in Huize Maas te organiseren. Sportactiviteiten Het afgelopen jaar was het doel om minimaal twee sportactiviteiten te organiseren. Dit is ook gelukt en de beide keren van de activiteit waren ze vol. Over dit resultaat ben ik erg tevreden. De eerste activiteit was paintball, dit was georganiseerd bij Paintballcity Groningen. Het was erg goed in de smaak gevallen bij de leden. De tweede activiteit was bowlen, dit werd georganiseerd bij de Euro Kartracing & Bowlen Groningen bij Kardingerweg. Ook dit was goed bevallen en opeenvolgend hadden was er een maandborrel. Lustrum In het teken van het vijfjarige bestaan van S.V. Scopus is er in februari een besturendiner georganiseerd voor alle bestuurders van de vereniging. Dit is georganiseerd in Brasserie Groen wat uitstekend is bevallen. Op de zelfde avond is er een Alumni borrel gehouden in café The Crown aan het Zuiderdiep, de borrel was goed bezocht. Dit is een mooie locatie en heeft een nettere sfeer. De locatie is uitstekend voor een alumni of netwerk borrel. Actieve leden activiteit Voor de actieve leden is er een gezellige avond georganiseerd bij een commissielid. Bijna alle commissie leden waren hier aanwezig. De bedoeling was om met z n allen wat te eten en te drinken. Het eten was besteld bij cafetaria de Wachtkamer. Het eten was echter heel matig en wordt het afgeraden om de volgende keer weer te bestellen. 13
3.Persoonlijke evaluaties doelstellingen 3.1 Voorzitter Verduidelijking, versteviging en motivatie zijn een paar doelstellingen die in het beleidsplan duidelijk naar voren kwamen. Nu, een halfjaar later, kijken we terug op deze doelstellingen en in hoeverre deze uitgevoerd zijn. Verduidelijking Afgelopen jaar is er gestart aan een overdrachtsmap voor het zittend bestuur. Dit om de continuïteit van de vereniging te verzekeren. Deze mappen zijn zeer positief ervaren door het huidig bestuur. Echter zijn wij dit jaar tegen problemen aangelopen die niet verwerkt staan in deze map. Per functie wordt deze map aangevuld met materiaal om zo een completer document te krijgen voor onze opvolgers. Versteviging Versteviging heeft voornamelijk betrekking tot de commissies. Een bestuur kan niet zonder. Vandaar dat het ook uitermate belangrijk is dat haar commissies naar behoren functioneren. Dit wordt gedaan met een handboek. Echter is dit het eerste jaar dat dit handboek gebruikt wordt en zal er nog eventuele informatie aan ontbreken. In samenspraak met de commissies zullen we aankomend jaar de handboeken aanvullen tot een completer geheel. Zo kunnen de nieuwe commissies met een duidelijke fundatie starten. Verder merken we dat er steeds positiever gereageerd wordt op de activiteiten van Scopus. Ook onder het docententeam van Technische Bedrijfskunde. Motivatie We zijn druk bezig om verschillende soorten activiteiten te organiseren. Door verschillende activiteiten te organiseren merken we dat er een grotere groep studenten wordt aangesproken. Dit resulteert in grotere opkomsten en zelfs volle activiteiten. Verder is de mix studenten ook groter aan het worden. We bereiken niet alleen de eerstejaars maar ook ouderejaars geven zich steeds vaker op voor activiteiten. Samenwerking bestuur Samenwerking binnen het bestuur is van uiterst belang. Door samenwerking kunnen we de doelstellingen behalen. Het is daarom ook belangrijk dat de persoonlijke visies overeen komen tot een gezamenlijke. Aan het begin van dit bestuursjaar zijn wij gestart als een vijfkoppig bestuur. Deze samenwerking verliep helaas niet zoals gewenst waardoor is besloten om door te gaan als vierkoppig bestuur. Een van mijn doelstellingen voor het aankomende halfjaar is; het creëren van een open en eerlijke sfeer binnen het bestuur, om zo de samenwerking te bevorderen. 14
3.2 Secretaris Onderstaand staat in het kort omschreven wat ik in de eerste helft van mijn bestuursjaar heb meegemaakt en hier wordt op gereflecteerd. In het begin van het jaar had ik geen concrete doelstellingen. De secretaris heeft een aantal vaste dingen die gedaan moeten worden. Het doel is natuurlijk wel om dit zo goed mogelijk te doen. Gedurende het jaar kwamen er meerdere taken bij. Onder andere het sturen van de galacommissie. De doelstelling van deze taak was duidelijk, het neerzetten van een geweldig gala. Deze doelstelling is zeker gelukt en ik kijk terug op een geslaagde periode. Het afgelopen halfjaar kijk ik terug op een leuke en leerzame periode. Ik heb mijzelf ontwikkelt op een manier die ik zonder mijn bestuursjaar en mijn medebestuurders niet had gekund. Samenwerking bestuur De samenwerking met het bestuur is een belangrijk punt. Door samenwerking worden doelstellingen bereikt en kunnen activiteiten worden georganiseerd. De samenwerking is echter anders gelopen als gehoopt. In het begin van het jaar zijn wij begonnen met een vijfkoppig bestuur. Gedurende de loop van het jaar kwamen wij erachter dat de samenwerking niet functioneerde zoals iedereen zou willen. Dit heeft er toe geleid dat onze commissaris extern voortijdig het bestuur heeft verlaten. Verwachtingen en doelstellingen In de komende vier maanden hoop ik met Scopus nog verder te kunnen komen. Dit geldt zowel voor de vereniging als voor mijzelf. Onze doelstelling is om een aantal mooie activiteiten neer te zetten. Daarnaast is mijn eigen doen om mezelf verder te ontplooien. Naast de taken van de secretaris, ga ik mij richten op een aantal andere zaken. Meerdaags internationaal bedrijfsbezoek Samen met Wouter Buijtendijk, onze penningmeester, ga ik mij in de komende periode bezig houden met het organiseren van een internationaal bedrijfsbezoek. Het plan is om naar België te gaan om hier een aantal bedrijven te bezoeken en om één nacht te verblijven in een mooie stad. Randstadtour Het doel is om in de rest van het jaar nog een Randstadtour te organiseren. Wederom ga ik samen met onze penningmeester op zoek naar een geschikte locatie en bedrijven voor deze tour. 15
Overdracht nieuw bestuur Om de aspirant secretaris 15-16 een goede start te geven is het van groot belang om te zorgen voor een goede overdracht. Dit gaat geschieden door middel van een overdrachtsdocument en voldoende begeleiding in de aanloop naar het nieuwe jaar. Het overdrachtsdocument wordt opgesteld met behulp van mijn ervaringen uit dit jaar. Mijn twee voorgangers hebben eveneens een overdrachtsdocument opgesteld en deze worden ook gebruikt in het nieuwe document. In het nieuwe document wordt beschreven wat de taken en plichten van de secretaris zijn en op welke manier deze kunnen worden uitgevoerd. Het overdrachtsdocument is een soort handleiding en is niet bedoeld als wetboek. 16
3.3 Penningmeester Ondanks de moeizame start ben ik ervan overtuigd dat we op dit moment goed op weg zijn en dat het komend halfjaar een groot succes gaat worden. Op het moment verloopt de communicatie binnen het bestuur erg goed en heeft iedereen inzicht in waar de andere mee bezig zijn. Door het wegvallen van de commissaris extern, zijn de taken voor deze functie verdeeld over iedereen in het bestuur. Samen met de secretaris Jos v/d Schoot heb ik de taak gekregen om de meerdaagse bedrijfsbezoeken te organiseren. Daarnaast heb ik als penningmeester de taak om ook de financiële doelen die het bestuur gesteld hebben te voltooien, zoals deze beschreven zijn in het financieel halfjaarverslag. Hieronder staan zowel de doelen voor de functie als penningmeester, als die voor de meerdaagse bedrijfsbezoeken: Informatie inwinnen over pinapparaten om de leden nog meer opties te geven om te betalen voor activiteiten en andere zaken. Aan het eind van het jaar zal er een besluit gemaakt moeten worden over de mogelijke aanschaf van een pinapparaat. Voor het boekhouden gaat de huidige penningmeester het resterende jaar met behulp van Microsoft Excel een boekhoudsysteem ontwikkelen die in eerste instantie een eenvoud moet brengen in de manier van boekhouden en daarnaast ook de overdracht voor de nieuwe penningmeester versoepeld. Deze keuze is gemaakt doordat de aanschaf van een ander boekhoudt programma erg prijzig is. De meerdaagse bedrijfsbezoeken die er voor het komend halfjaar gepland staan zijn de Randstadtour II en het internationaalbedrijfsbezoek. Voor beide activiteiten geldt dat ze een hoge prioriteit hebben. Ook geld voor beide dat er minimaal 3 bedrijfsbezoeken zullen zijn en dat het vervoer beter geregeld is dan bij de eerste Randstadtour. 17
3.4 Commissaris Intern Dit jaar zijn niet alle doelstellingen behaald. Daarom wil ik met mijn persoonlijke evaluatie mijn doelen bijstellen voor het komend halfjaar. Activiteiten en commissies In het begin van het jaar waren er een paar problemen in de Sportcommissie de voorzitter hiervan was constant afwezig en er gebeurde vrij weinig. Later heeft hij er zelf voor gekozen om uit de commissie te stappen. Hierdoor is er geen sportactiviteit in het eerste kwartaal georganiseerd. De promotiecommissie loopt erg soepel. Voor alle activiteiten die georganiseerd worden gaat de promotie via de promotiecommissie. Ik adviseer dan ook de promotiecommissie volgend jaar door te zetten. De evenementen commissie verloopt ook prima, alhoewel vind ik dat er meer taken voor deze commissie moeten komen. Omdat zij nu alleen de borrels organiseren mist er wat afwisseling in de commissie. Daarom heb ik er voor gekozen dat de actieve leden activiteiten ook door deze commissie verzorgd worden. De lustrumcommissie bestaat voornamelijk uit oud bestuurders, de samenwerking verloopt goed. Dit komt voornamelijk door de ervaring die zij al hebben. Het doel was ook voor de Commissaris intern om minimaal één vergadering per maand bij te wonen. Dit ging in het begin goed, maar door de drukte lukte dit niet altijd. Ook is het niet altijd nodig voor mij om er bij te zijn omdat de commissies nu erg zelfsturend zijn. Symposium Jij Succesvol! Dit jaar hebben wij als bestuur ervoor gekozen om weer deel te nemen aan het organiseren van het congres Jij Succesvol! Net als het voorgaande jaar. Dit gaat in samenwerking met HSV, KIC, Ad Legem en Ergasia. Deze taak is onder mijn verantwoordelijkheid gevallen en wordt georganiseerd op 21 april. Introductie kamp Ook dit jaar mogen wij deelnemen aan het organiseren van het introductiekamp. Vanaf dit jaar zijn Menja Mollema en Ilja Oostra verantwoordelijk voor het kamp. Er zal niet veel veranderen aan de inbreng van de vereniging en mag de vereniging weer twee avond activiteiten vervullen. De verdere details moeten nog besproken worden met de docenten. Lustrum Om het lustrum van SV Scopus dit jaar goed af te sluiten wordt er aan het eind van dit jaar een lustrumfeest gegeven. Het plan is nog om dit groots uit te pakken en gebruik te maken van de lustrumrekening. 18
Overdracht nieuw bestuur Om de volgende Commissaris intern goed te voorzien van het jaar wordt er dit jaar ook gekozen om een overdracht map op te stellen. Het document bevat onder andere mijn ervaringen en de ervaringen van mijn voorgangers. Het is bedoeld als een soort handleiding voor de aspirant bestuurder. Verder probeer ik vroeg een aspirant bestuurder te zoeken zodat ik deze vroeg kan inwerken. 19
4.Problemen Gedurende het afgelopen halfjaar zijn we als vereniging op een aantal problemen gestuit. In de onderstaande alinea s wordt uitgelegd wat deze problemen zijn. Ook worden de (mogelijke) oorzaken behandeld en wordt er gekeken hoe de problemen kunnen worden opgelost. Opkomst leden In het begin van het jaar was de opkomst bij evenementen zoals borrels erg hoog. In de loop van het jaar is dit aantal echter gedaald. Dit geld bijvoorbeeld voor de sportactiviteiten. De eerste sportactiviteit van dit jaar, paintballen, was een groot succes met grote opkomst. Bij het derde sportevenement, de Scopus Olympics, was er echter een kleine opkomst, het was leuk maar een grotere groep mensen was natuurlijk beter geweest. De oorzaak van dit probleem is voor ons niet heel duidelijk. Er wordt aan promotie gedaan en het zijn leuke aantrekkelijke activiteiten. Om ervoor te zorgen dat de leden actiever worden en vaker aanwezig zijn op de activiteiten moeten wij steeds goed blijven promoten, het evenement moet zichtbaar zijn onder de leden. Ook proberen we steeds interessante activiteiten te organiseren die een grote groep aanspreekt. Verder willen we meer vooruit gaan plannen zodat wij meer mogelijkheden en ruimte hebben met betrekking tot het rooster. Extern Op het gebied van extern zijn er meerdere problemen voorgekomen. Hier vallen bedrijfsbezoeken en sponsoring mede onder. De doelstelling was om iedere periode een bedrijfsbezoek te laten plaatsvinden, dit is echter niet gelukt. Ook is er op dit moment geen sponsoring van partners. Er zijn meerdere oorzaken voor aan te wijzen. Als eerste is dit de samenwerking met onze commissaris extern. De samenwerking is enkele tijd geleden stopgezet doordat onze visies over de manier van werken niet overeen kwamen. De tweede reden is dat het erg lastig is om bedrijfsbezoeken en gastsprekers in te plannen in het normale rooster van de studenten. Om dit in de toekomst te voorkomen moeten er betere en duidelijkere afspraken worden gemaakt over de manier van werken. Daarnaast moeten er geruime tijd van tevoren afspraken worden gemaakt met de roostermakers zodat evenementen beter kunnen worden ingepland. Om de commissaris Extern van volgend jaar te helpen zullen we als bestuur de overdrachtsmap zo compleet mogelijk aanvullen. Zo zullen we ideeën van voorgaande jaren hierin verwerken en komt er een lijst met mogelijke contactpersonen. Zo kan de commissaris gelijk met zijn commissie aan de slag. 20
5.Vooruitgang Naast een aantal problemen hebben we ook vooruitgang geboekt. Deze vooruitgang is in de loop van het jaar gekomen en wordt nog verder ontwikkelt. In dit hoofdstuk worden een aantal punten kort aangehaald en toegelicht. Promotie Afgelopen jaar hebben we als bestuur druk gezocht naar actieve leden, voor bijvoorbeeld de promotiecommissie. Na de samenstelling van deze commissie zijn zij op een workshop fotoshop geweest van de Stichting Studenten Activiteiten. Deze cursus heeft veel bijgedragen in de output van de commissie. Zo zijn de posters afgelopen jaar pakkender geworden. Ook wordt er beter gepromoot dankzij het materiaal dat de heren maken voor de website, Facebook en posters. Naast het promotiemateriaal dat door de commissie gemaakt wordt is er nog meer ondernomen. Zo is S.V. Scopus, dankzij deze commissie, in het bezit gekomen van een prachtige nieuwe camera. De commissie is met deze camera aanwezig op alle Scopusgerelateerde activiteiten. Zo krijgen we een groeiende verzameling aan beeldmateriaal van de activiteiten. Website Rond oktober is de vereniging overgegaan op een geheel nieuwe website. Deze is professioneler, moderner en een stuk overzichtelijker. Naast de oude vertrouwde samenvattingen (die tevens iedere periode worden aangevuld) kun je nu ook alle foto s terugkijken van de afgelopen evenementen. Verder is het makkelijker om je in te schrijven voor evenementen. Nieuw aan de website is; betalen via IDeal. Met de nieuwe website kunnen leden nu ook makkelijk online betalen voor de evenementen. We hebben dit voor het eerst uitgeprobeerd op het Casino Royale Gala en het was een groot succes. Dit alles en nog meer kan uitsluitend gedaan worden door leden achter een beveiligde omgeving. Er is dus een inlogaccount nodig. Samenwerking binnen het instituut voor Engineering Onlangs is de studievereniging benaderd om mee te helpen bij een project voor het instituut voor Engineering. Dit project wordt samen gedaan met de verenigingen S.V. LinkIt en Hit-Society, waarbij de verenigingen bepaalde onderdelen gaan organiseren. Het heeft betrekking tot alle tweedejaarsstudenten van Technische Bedrijfskunde. Wij kijken erg uit naar de samenwerking met het instituut en de studieverenigingen. Hierover wordt u op de hoogte gehouden. 21
6.Doelstellingen In dit hoofdstuk wordt een korte omschrijving gegeven van alle doelen die voor komend halfjaar zijn gesteld. Lopende doelen zullen tevens ook toegevoegd worden aan de lijst van doelen. Het afronden van de doelen van het afgelopen halfjaar en van vorige besturen is erg belangrijk, zo zullen alle ambities van de afgelopen besturen maar ook die van het huidige bestuur in de toekomst worden verwezenlijkt. Het bestuur heeft als voornaamste taak de vereniging verder te helpen en te laten groeien. Hier zijn we druk mee bezig zoals in de afgelopen hoofdstukken al is besproken. Gelukkig blijven er nog dingen over die we als doel kunnen stellen binnen dit jaar. Internationaal bedrijfsbezoek Na jaren van afwezigheid, zijn we als bestuur druk bezig om een internationaal bedrijfsbezoek neer te zetten! Dit bezoek wordt vormgegeven als een 2- of 3-daags evenement. Het huidige plan is om naar België te gaan om een bezoek te brengen aan Antwerpen en Brussel. Verdere informatie volgt nog. Sponsoring Sponsoring zorgt voor extra geld, wat gebruikt kan worden voor mooiere activiteiten. Ook kunnen we sponsoren en partners in contact laten komen met studenten. Dit voor werk of een eventuele stage. Daarom wordt er druk op zoek gegaan om naar partnerschappen. Samenwerking andere verenigingen Afgelopen periode hebben er veel samenwerkingen plaatsgevonden met andere verenigingen. Zo hebben we het gala neergezet met S.V Cura en S.V. Vedi. Door met andere verenigingen samen te werken kunnen we meer bereiken. Daarom willen wij dit voortzetten en doen wij al mee aan het symposium Jij Succesvol. Ook wordt er binnen het instituut gekeken naar workshops die wij studenten aan kunnen bieden. 22