Basisinspectiemodule Ongewenste Omgangsvormen inclusief arbeidsdiscriminatie Deze BasisInspectieModule (BIM) is opgesteld aan de hand van de stand van de wetenschap en is geschreven voor intern gebruik door de Inspectie SZW. Verder is de in deze BIM beschreven werkwijze algemeen omschreven. Inspecteurs kunnen op grond van de aangetroffen situatie in een bedrijf afwijken van de hier beschreven werkwijze.
Basis Inspectiemodule Ongewenste Omgangsvormen Toepassingsgebied: Deze basis-inspectiemodule is toepasbaar bij het inspecteren op het arbeidsrisico Ongewenste Omgangsvormen. Ongewenste Omgangsvormen maken naast Agressie en Geweld door derden (zoals cliënten, bezoekers, bewoners, patiënten, leerlingen en reizigers) en naast Werkdruk onderdeel uit van het risico Psychosociale Arbeidsbelasting, hierna te noemen PSA. Het risico Ongewenste Omgangsvormen heeft, binnen deze basis inspectiemodule, alleen betrekking op ongewenst gedrag door collega s, leidinggevenden en medewerkers binnen de eigen organisatie, waar een personeelslid mee te maken kan krijgen. Het gaat hierbij dus niet over ongewenst gedrag door derden. In deze BIM is integraal de aanpak voor het team arbeidsdiscriminatie opgenomen. Daar waar er uitzonderingen zijn voor arbeidsdiscriminatie staan deze afzonderlijk omschreven. Ontwikkeld door: Expertisecentrum, Vakgroep MACAO/A&O, Specialisten PSA Datum goedkeuring en geldigheidsduur: Datum goedkeuring MT Arbo: 7 maart 2017 Deze basis-inspectiemodule is geldig totdat wijzigingen in de regelgeving of stand van de wetenschap bijstelling noodzakelijk maken. Datum: 7-2-2017. Reden wijziging: verheldering stand van de wetenschap, voornamelijk op preventief vlak. Vereist kennisniveau, training en ervaring: Voor het kunnen uitvoeren van een inspectie en het toepassen van de module is een kennisniveau vereist dat overeenkomt met de inhoud van de Module C02 van de Arbo-opleiding. Daarnaast is de nodige praktijkervaring vereist in het inspecteren op dit risico. Een inspecteur mag pas zelfstandig inspecteren op dit onderwerp als hij minimaal driemaal met een ervaren collega mee is geweest. Aan de inspecteurs van het team arbeidsdiscriminatie zijn extra eisen gesteld die binnen het team geborgd worden. Eigen veiligheid, gezondheid en welzijn van inspecteurs: Er dient aandacht te worden geschonken aan het feit dat het inspecteren op ongewenste omgangsvormen (zeker bij een behoorlijk aantal inspecties) het nodige vergt van de inspecteur. Dit kan komen door de soms lastige gesprekken met (groepen) mensen en door de emotionele en taakbelasting, die hiermee kan samenhangen. Dit kan aanleiding zijn om deze inspecties met twee inspecteurs uit te voeren 2
Inleiding of Toelichting: Circa 1,1 miljoen werknemers in Nederland wordt jaarlijks slachtoffers van ongewenste omgangsvormen op het werk ¹. De impact voor slachtoffers van ongewenste omgangsvormen is groot. Uit onderzoek is gebleken dat deze zelfs groter is dan de impact van ongewenst gedrag door derden (binnen de Inspectie agressie & geweld genoemd). Belangrijk dus dat hier door goed toezicht en passende handhaving voor beheersing van het risico wordt gezorgd. Toezicht en handhaving is gebaseerd op artikel 3, lid 2 van de Arbeidsomstandighedenwet en artikel 2.15 van het Arbeidsomstandighedenbesluit. Van naleving van deze artikelen is pas sprake wanneer een aantal maatregelen zijn getroffen, die tot de stand der wetenschap en professionele dienstverlening voor de beheersing van dit risico behoren en die mede gelet op de blootstelling - in samenhang met elkaar leiden tot een doeltreffende aanpak c.q. beheersing van dit risico. Deze BIM omschrijft toezicht en handhaving op basis van de huidige stand van de wetenschap en professionele dienstverlening en geeft op deze wijze invulling aan de doelvoorschriften uit artikel 2.15 van het Arbobesluit. Doel van het inspecteren op ongewenste omgangsvormen Met inspecties op ongewenste omgangsvormen wordt de naleving van artikel 3, lid 2 van de Arbowet en artikel 2.15 van het Arbobesluit verhoogd, door op basis van deze wet- en regelgeving waar nodig te handhaven op een doeltreffende aanpak van het risico werkdruk. Beoogd effect hiervan is dat het risico op ongewenste omgangsvormen wordt beheerst, zodat negatieve gevolgen van ongewenste omgangsvormen, zoals gezondheidsklachten, ziekteverzuim en langdurige arbeidsongeschiktheid zo veel mogelijk worden voorkomen of beperkt. Informatie over arbocatalogi Omdat de inspecties in veel verschillende sectoren kunnen plaatsvinden, dient de inspecteur bij elke organisatie, die door hem/haar geïnspecteerd wordt, zelf na te gaan of er in de betreffende sector een arbocatalogus van toepassing is, waarin de aanpak van het PSA risico ongewenste omgangsvormen is opgenomen. In catalogi kan ook gesproken worden over de verschillende uitingsvormen van ongewenste omgangsvormen zoals seksuele intimidatie, pesten en discriminatie. Soms wordt gekozen voor de termen interne agressie of sociale veiligheid. Arbocatalogi zijn te vinden via www.arboportaal.nl Aanpakken van Ongewenste omgangsvormen Door TNO is een Wegwijzer gemaakt voor het beheersen van pesten. Deze wegwijzer is een instrument voor werkgevers om de beleidscyclus voor het beheersen van pesten stap voor stap te versterken. Deze wegwijzer pesten komt overeen met de inspectiemethodiek zoals uiteengezet wordt in de BIM. Zie onderstaande link: http://www.duurzameinzetbaarheid.nl/9743/150601_tno_wegwijzerpesten_v1.pdf Inspectiemethodiek: Kader Het is niet de taak van de inspecteur om aan te tonen dat er in de arbeidsorganisatie, waar de inspectie plaats vindt, daadwerkelijk sprake is van ongewenste onderlinge omgangsvormen. De inspecteur beperkt zich tot het beleid gericht op ongewenste omgangsvormen. Elke organisatie dient op grond van de Arbo wet- en regelgeving met betrekking tot ongewenste omgangsvormen een beleid te voeren en daar binnen de nodige maatregelen te treffen om dit PSA risico afdoende te beheersen. Uiteraard dient dat beleid er wel toe bij te dragen dat ongewenste omgangsvormen in eerste plaats worden voorkomen. Daarnaast dient dit beleid gericht te zijn op ondersteuning van het slachtoffer. De aanpak van ongewenste omgangsvormen moet duidelijk ingrijpen op zowel het preventieve als curatieve niveau. Met name ook de preventieve kant verdient bijzondere aandacht. Het is altijd vrij gemakkelijk om de aandacht bij ongewenste omgangsvormen op de curatieve maatregelen te leggen (om dat deze vrij concreet zijn), maar aanpak aan de voorkant levert uiteindelijk veel meer op. De inspectievragen 1 en 2 gaan hier vooral op in. Van de inspecteur wordt dan ook verwacht dat hij diepgang geeft aan deze vragen. Wanneer het inspectiekader schematisch wordt weergegeven ziet dat er als volgt uit: 3
- - Inventariseren van de risico s en indien nodig verdiepend onderzoeken Preventieve maatregelen - Maatwerk maatregelen (zie onder punt 2 bij inspectievragen ) passend bij de risico s - Gedragsregels en het actief uitdragen en naleven hiervan - Training voor leidinggevenden - Voorlichting en onderricht voor medewerkers Curatieve maatregelen - Vertrouwenspersoon - Klachtenregeling - Klachtencommissie - Opvang en begeleiding slachtoffer - Maatregelen voor dader - Evaluatie van maatregelen en beleid Aanpak De inspecteur verzamelt alle benodigde informatie over de maatregelen die door de betreffende organisatie genomen zijn om het PSA risico Ongewenste Omgangsvormen te kunnen beheersen. Op de volgende manieren kan informatie verzameld worden: Bij de werkgever opvragen van relevante documenten, zoals onderdelen over het risico Ongewenste Omgangsvormen in de RI&E en het Plan van Aanpak, verdiepend onderzoek naar ongewenste omgangsvormen, de aanstelling van één of meer vertrouwenspersonen, de klachtenregeling, gedragsregels of een gedragscode, voorlichtingsmateriaal met betrekking tot ongewenste omgangsvormen, aantallen hulpvragen en ontvangen signalen aan/door de vertrouwenspersoon, aantal ingediende klachten, enz. Gesprek met de werkgever en inhoudelijk deskundigen, eventueel vergezeld door de OR. Apart gesprek met de ondernemingsraad. Gesprek met de vertrouwenspersoon/-personen. Interviews met een aantal medewerkers en leidinggevenden. De inspecteur vraagt bij het maken van een afspraak direct om alle relevante documenten, zodat deze vooraf bestudeerd kunnen worden. De inspecteur zal om een aantal redenen interviews houden met medewerkers en leidinggevenden: - Om te kunnen oordelen over de vraag of er afdoende maatregelen zijn getroffen voor het voorkomen dan wel beheersen van ongewenste omgangsvormen; - Om te kunnen oordelen over de mate waarin de getroffen maatregelen bij de medewerkers en leidinggevenden bekend zijn; - Om te kunnen oordelen over het functioneren van de getroffen maatregelen in de dagelijkse praktijk. Met hoeveel medewerkers en leidinggevenden hierover gesproken dient te worden is onder andere afhankelijk van de grootte van de organisatie. De inspecteur zal afhankelijk van de grote van de organisatie zelf beoordelen hoeveel medewerkers en leidinggevenden hij wil spreken. Conclusies dienen in elk geval niet gebaseerd te zijn op uitspraken van slechts één of twee medewerkers. Wat te bespreken met medewerkers: Bij medewerkers wordt de bekendheid met de maatregelen getoetst. Er wordt dus niet gevraagd of de medewerkers te maken hebben met ongewenst gedrag. Er wordt gevraagd naar bekendheid met de gedragsregels, overige maatregelen die de werkgever neemt ter preventie van ongewenst gedrag, bekendheid met de vertrouwenspersoon en klachtenprocedure en naar bekendheid met het onderwerp zelf. Afhankelijk van de situatie kan de inspecteur kiezen voor het houden van één of meer groepsinterviews met medewerkers, dan wel voor één op één gesprekken met medewerkers. Over het algemeen wordt gekozen voor groepsinterviews. Hiermee kan een inspecteur in kortere tijd meer medewerkers bereiken. Van de interviews dienen verslagen te worden opgesteld. 4
Inspectievragen Daar waar mensen met elkaar samen werken bestaat er een risico op ongewenste omgangsvormen. De inspecteur hoeft zodoende niet te beoordelen of het risico aanwezig is. Wel verwacht de inspecteur een beoordeling van hoe hoog het risico is (op basis van risicofactoren) en maatregelen om het risico te beheersen. Beoordelen risico s aan de hand van de getroffen beheersmaatregelen De hulpvragen, die bij de onderstaande inspectievragen zijn opgenomen, kunnen enerzijds een hulpmiddel zijn voor de inspecteur zelf. Anderzijds kunnen deze hulpvragen worden gesteld aan relevante gesprekspartners, die hier wellicht informatie of hun mening over kunnen geven. De inspecteur zal per inspectievraag alle verzamelde informatie moeten wegen om te kunnen beoordelen of de betreffende beheersmaatregel is getroffen, of deze voldoende bekend is en of deze in de praktijk ook goed werkt. 1. Is er een actuele, deugdelijke en volledige RI&E aanwezig met betrekking tot het PSA risico Ongewenste Omgangsvormen? - Wat staat er in de RI&E over onderlinge ongewenste omgangsvormen? - Op welke wijze heeft de werkgever het risico geïnventariseerd (gesprekken, vragenlijsten, gegevens VP, klachtenregistratie etc.)? - Wordt hierbij onder andere aandacht besteed aan (seksuele) intimidatie, pesten en discriminatie? - Zijn er afdelingen waar sprake is van een van de hieronder genoemde risico verhogende factoren? Zo ja is er op deze afdelingen extra aandacht voor het onderwerp ongewenste omgangsvormen en hoe uit zich dat? Opletpunten: Ongewenste omgangsvormen vormen altijd een risico daar waar mensen met elkaar samenwerken. Zodoende zal het altijd in de RI&E beoordeeld moeten zijn. Daarnaast kan blijken uit de maatregelen die de werkgever neemt dat hij het risico heeft onderkend. Daar waar mensen met elkaar samenwerken bestaat een risico op ongewenste omgangsvormen. Daarnaast zijn er factoren die de risico op ongewenste omgangsvormen vergroten. Dit wordt bijvoorbeeld omschreven in de TNO monitor van de Arbeid: agressie op het werk 2012. Alie Kuiper geeft tevens een mooie samenvatting van de risicofactoren in haar artikel verzwaar de dijken ². De wegwijzer pesten omschrijft specifiek risicofactoren voor pesten. Daarnaast zijn deze risicofactoren geaccepteerd door deskundigen rondom dit onderwerp. Indien deze factoren een rol spelen in de organisatie zal de werkgever daar in zijn risicobeoordeling rekening mee moeten houden. Het gaat om de volgende factoren die in de inspectie worden beoordeeld (er zijn meer factoren die mee kunnen spelen): Verhouding man /vrouw (Seksuele intimidatie komt vooral voor daar waar vrouwen hun intrede doen in een traditioneel door mannen gedomineerde organisatie. Kwetsbaar zijn organisaties waar vrouwen tussen de 10 en 20% van het personeelsbestand uitmaken). Werktijden buiten kantooruren. Weinig autonomie en hoge werkdruk bij de werknemers. Onduidelijkheid bij reorganisatie. Uitbesteed werk (zoals schoonmaak). Aanwezigheid van uitzendkrachten. Aanwezigheid van medewerkers met een beperking. Agressie door externen. Verder zal beoordeeld moeten zijn in hoeverre er werkelijk sprake is van ongewenst gedrag, daar waar het risico hoog is (hoe vaak komt het voor). Dit kan door anonieme vragenlijsten op afdelingen waarin de problematiek uitgevraagd wordt. (Bijvoorbeeld: Wordt u regelmatig buitengesloten? Etc.) Daarnaast dient beoordeeld te zijn in hoeverre aanwezigheid van 1 van discriminatiegronden (ras, godsdienst, sekse, nationaliteit, leeftijd, politieke gezindheid, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, handicap/chronische ziekte, levensovertuiging, arbeidsrelatie (fulltime/parttime), en arbeidscontract (onbepaald/tijdelijk)) ook werkelijk leidt tot discriminatie op de werkvloer. Dit laatste punt wordt alleen beoordeeld door de inspecteurs vanuit het team arbeidsdiscriminatie. 5
Over bovenstaande punten zal de inspecteur zich dus een oordeel moeten vormen. Dit is van belang omdat de risicoverhogende factoren sturing moeten geven aan het beleid rondom ongewenste omgangsvormen. De inspecteur vormt zich een oordeel, in ieder geval door het stellen van vragen over deze risicoverhogende factoren. Indien de antwoorden die de werkgever geeft over de risicoverhogende factoren niet een bevredigend beeld geven voor de inspecteur, vraagt de inspecteur informatie op over het personeelsbestand. Indien één of meerdere van de hierboven genoemde factoren een rol speelt in de organisatie zal dat ook uit de RI&E naar voren moeten komen of de werkgever kan op andere wijze aantonen dat hij met de risicoverhogende factor rekening heeft gehouden (bijvoorbeeld door de maatregelen die hij neemt). De inspecteur zal vereisen dat een beoordeling plaats vindt in de RI&E indien hij concludeert dat er afdelingen zijn, met risicoverhogende factoren, waarbij de problematiek onvoldoende in kaart is om het goed aan te kunnen pakken. Voorbeeld: Bij een veredelingsbedrijf zijn er drie grote afdelingen: een laboratorium, een onderzoekskas en een kweekkas. Op de eerste twee afdelingen slaagt het MT er goed in om een open cultuur met een mensgerichte leiderschapstijl te creëren. Op deze twee afdelingen zijn er geen risico verhogende factoren. In de kweekkas lukt het niet de open cultuur te krijgen en blijft de leiderschapsstijl vooral taakgericht. In de kweekwas werken mensen van verschillende nationaliteiten (Nederlands, Pools, Turks) samen. Dit levert nogal eens botsingen op. Daarnaast wordt er in de kweekkas regelmatig gebruik gemaakt van uitzendkrachten. Als inspecteur kun je van de werkgever verlangen dat hij nader onderzoek doet in de RI&E naar ongewenste omgangsvormen binnen de kweekkas. Dit moet tot concrete preventieve maatregelen leiden om de risico s daar te verminderen. Een voorbeeld van een maatregel zou kunnen zijn: sessies organiseren om meer inzicht te krijgen in de cultuurverschillen. Meer begrip voor elkaars achtergronden. In sommige gevallen kan het nodig zijn dat een deskundige het gedeelte ongewenste omgangsvormen in de RI&E opstelt. Bijvoorbeeld bij complexe organisaties. Inventariseren en evalueren van de risico s m.b.t. ongewenste omgangsvormen (Artikel 2.15, lid 1 Arbobesluit; feitnummer B20150101) Handhaven: Er ontbreekt een actuele, deugdelijke en volledige RI&E met betrekking tot het PSA risico Ongewenste Omgangsvormen. 2. Is er op basis van de bevindingen in de RI&E m.b.t. dit PSA risico - indien nodig - een plan van aanpak opgesteld met maatregelen om dit risico afdoende te kunnen beheersen? - Passen de maatregelen bij de geconstateerde risico s (zie risicoverhogende factoren onder 1.)? - Welke preventieve maatregelen neemt de werkgever om een klimaat te creëren waarin ongewenste omgangsvormen weinig kans hebben? Hierbij kan gedacht worden aan een verandertraject om via de organisatiecultuur een beter werkklimaat te krijgen, gerichte trainingen, spreken over cultuurverschillen binnen het team, autonomie in de functie vergroten, training leiderschapstijlen, werkzaamheden anders inrichten, werkomgeving anders inrichten, onzekerheden wegnemen etc. - Zijn er redelijke termijnen gesteld en zijn er verantwoordelijke personen aangesteld voor de implementatie van de maatregelen? Toelichting: Iedere werkgever dient een aantal basismaatregelen te nemen ter preventie en beheersing van ongewenste omgangsvormen. Deze basismaatregelen staan onder punt 3 t/m 10 nader uitgewerkt. Wanneer echter uit de RI&E blijkt dat er risicoverhogende factoren zijn, dan zal de werkgever hier aanvullende maatregelen moeten treffen ter preventie. Dit is maatwerk en zal per situatie beoordeeld dienen te worden. Wanneer blijkt dat er op een van de afdelingen daadwerkelijk ongewenste omgangsvormen plaats vinden moet de werkgever daar ook aanvullende maatregelen treffen. Alleen de basismaatregelen zijn in deze gevallen niet voldoende. Voorbeelden van passende maatregelen kunnen zijn. Voorbeelden van extra maatregelen staan genoemd in de hulpvraag. 6
Opletpunt: Belangrijk is dat bij verhoogde risico s op ongewenste omgangsvormen preventieve maatregelen genomen worden. Alleen noemen dat er een vertrouwenspersoon en een klachtenregeling is, is hier onvoldoende. Plan van aanpak m.b.t. ongewenste omgangsvormen (Artikel 2.15, lid 1 Arbobesluit; feitnummer B20150101) Er ontbreken adequate maatregelen in een plan van aanpak die aansluiten bij de risico s op het gebied van ongewenste omgangsvormen en/of de implementatie hiervan heeft nog niet plaatsgevonden. 3. Zijn er doeltreffende gedragsregels voor de onderlinge communicatie en omgang tussen personeelsleden vastgesteld, waaraan alle personeelsleden zich dienen te houden en worden deze actief uitgedragen? - Waarin zijn deze gedragsregels omschreven en voor medewerkers terug te vinden? - Zijn er meerdere personen betrokken bij het opstellen van de gedragsregels (management, OR )? - Hoe wordt hier in de praktijk door medewerkers en door leidinggevenden mee om gegaan? - Hoe wordt door leidinggevenden ingegrepen, wanneer zij kennis nemen van ongewenst gedrag? - Hoe worden (nieuwe) medewerkers met de gedragsregels c.q. gedragscode vertrouwd gemaakt? - Hoe sluiten de gedragsregels aan bij de knelpunten en risicogroepen vanuit de RI&E / het verdiepend onderzoek? Gedragsregels vaststellen waar alle personeelsleden zich aan dienen te houden (Artikel 2.15, lid 1 Arbobesluit; feitnummer B20150101) Handhaven: Er ontbreken doeltreffende gedragsregels, bijvoorbeeld in de vorm van een gedragscode, waaraan alle personeelsleden, die werkzaam zijn in de organisatie, zich dienen te houden. In deze gedragsregels wordt aangegeven welk gedrag gewaardeerd wordt en welk gedrag niet geaccepteerd wordt. Ook wordt hierin duidelijk gemaakt dat er acties zullen worden ondernomen wanneer medewerkers zich niet aan deze regels houden. De regels worden actief uitgedragen en nageleefd. 4. Worden leidinggevenden getraind dan wel geïnstrueerd in het kader van ongewenste omgangsvormen? - Hoe hoog is het risico op ongewenste omgangsvormen? - Wordt er een periodieke training / instructie georganiseerd voor leidinggevenden waarin zij bekend worden gemaakt met vormen van ongewenst gedrag en het herkennen hiervan. Wordt er in de training / instructie tevens aandacht besteedt aan het uitdragen van het wenselijke gedrag door de leiding?( bv. het geven van voorlichting aan de medewerkers en het neerzetten van een voorbeeldfunctie)? - Worden ook nieuwe leidinggevenden getraind / geïnstrueerd? - Weten leidinggevenden wat zij bij ongewenst gedrag kunnen doen en wat er van hen verwacht wordt? - Sluit de training / instructie aan bij de knelpunten en risicogroepen vanuit de RI&E / het verdiepend onderzoek? Toelichting: De rol van de leidinggevenden bij het voorkomen en beheersen van ongewenste omgangsvormen is een zeer essentiële. Daarom zullen leidinggevenden ongewenst gedrag moeten kunnen herkennen en weten wat zij kunnen doen wanneer zij het signaleren. Daarnaast spelen zij een belangrijke rol in het uitdragen van de gedragsregels en normen van de organisatie. 7
Indien het risico op ongewenste omgangsvormen vrij hoog is (zie risicoverhogende factoren onder punt 1) dan is een training vereist. Indien het risico op ongewenste omgangsvormen niet zo hoog is kan volstaan worden met periodieke instructie. Van belang is dat hierbij nieuwe leidinggevenden niet vergeten worden. Kennisniveau van leidinggevenden m.b.t. ongewenste omgangsvormen (Artikel 2.15, lid 1 Arbobesluit; feitnummer B20150101) Handhaven: leidinggevenden worden onvoldoende getraind dan wel geïnstrueerd in het herkennen en aanpakken van ongewenst gedrag in hun team. 5. Wordt er periodiek voldoende voorlichting gegeven aan het personeel over gewenste en ongewenste omgangsvormen en over de maatregelen en voorzieningen die in dit verband zijn getroffen? - Hoe worden medewerkers periodiek voorgelicht en geïnstrueerd over dit risico en de maatregelen die in dit verband zijn getroffen? - Worden medewerkers in ieder geval door hun eigen leidinggevende geïnstrueerd? - Waar kunnen medewerkers hierover mondelinge informatie inwinnen dan wel schriftelijke informatie opzoeken? - Sluit de training aan bij de knelpunten en risicogroepen vanuit de RI&E / het verdiepend onderzoek? Toelichting: Stand van de wetenschap en professionele dienstverlening is dat voorlichting het meest effectief is als dat gebeurt door de leidinggevende in regulier werkoverleg maar ook door hem/haar ter sprake wordt gebracht in bilaterale gesprekken. Het verdient aanbeveling de vertrouwenspersonen hun rol te laten toelichten in de teams. Voorlichten en instrueren van het personeel m.b.t. ongewenste omgangsvormen (Artikel 2.15, lid 2 Arbobesluit; feitnummer B20150201) Handhaven De medewerkers worden niet periodiek voorgelicht en geïnstrueerd over gewenste en ongewenste omgangsvormen, over de risico s verbonden aan ongewenste omgangsvormen en over de maatregelen die in deze door de werkgever zijn getroffen. Het gaat hier om maatregelen zoals vastgestelde gedragsregels, vertrouwenspersoon, klachtenregeling, opvang na een ernstig incident en sancties naar de dader (concreet noemen over welke aspecten de voorlichting ontbreekt). 6. Is er een onafhankelijke vertrouwenspersoon aangesteld, waartoe personeelsleden zich kunnen wenden, wanneer zij in hun werk met ongewenst gedrag worden geconfronteerd? En als er een vertrouwenspersoon is aangesteld, is deze dan in voldoende mate onafhankelijk, toegankelijk, bekwaam, bevoegd, toegerust, bekend en door het personeel geaccepteerd? - Hoeveel (al dan niet anonieme) signalen en meldingen zijn er in het afgelopen jaar bij de vertrouwenspersoon/- personen binnen gekomen en hoeveel klachten zijn er ingediend? - Worden signalen, meldingen en klachten als sturingsinformatie gebruikt om ongewenst gedrag terug te dringen? Zo ja, hoe? - Weten medewerkers wie de vertrouwenspersoon is? Hoe weten zij dat? - Is de vertrouwenspersoon voldoende getraind c.q. opgeleid voor deze rol? - Is de vertrouwenspersoon gemakkelijk te bereiken / te benaderen? - Zouden medewerkers indien nodig naar deze vertrouwenspersoon toe gaan? - Hebben medewerkers vertrouwen in de (onafhankelijkheid van de) vertrouwenspersoon? - Is de rol van de vertrouwenspersoon duidelijk vastgesteld? Wordt duidelijk dat zijn / haar taak de opvang is van het slachtoffer en dat hij /zij het slachtoffer kan wijzen op klachtenregeling etc.? Toelichting: Eisen die gesteld worden aan de vertrouwenspersoon: Vakbekwaam door middel van opleiding. Onafhankelijk. Kijk dus goed naar de plaats in de organisatie. Een leidinggevende of een HR medewerker zijn over het algemeen niet onafhankelijk, omdat zij ook nog andere verplichtingen naar het bedrijf toe hebben. Echter zal dit wel voor iedere situatie afzonderlijk 8
beoordeeld moeten worden. Een harde lijn is niet te trekken. Bij twijfel neem contact op met een specialist van het expertisecentrum. Let op: ook een bedrijfsarts kan geen vertrouwenspersoon zijn van zijn eigen populatie. Eenvoudig te benaderen / laagdrempelig. Er mag ook gebruik gemaakt worden van externe vertrouwenspersonen. Bij bepaalde organisaties, bijvoorbeeld binnen de schoonmaak sector, kan soms op brancheniveau een vertrouwenspersoon ingeschakeld worden. De inspecteur bekijkt zodoende wat er in de branche geregeld is. Ook komt het voor dat kleine bedrijven die gezamenlijk in één gebouw werken met elkaar afspraken hebben gemaakt over een vertrouwenspersoon. Aanstellen van een onafhankelijke vertrouwenspersoon (Artikel 2.15, lid 1 Arbobesluit; feitnummer B20150101) Er ontbreken één of meer (interne/externe)vertrouwenspersonen waar personeelsleden zich desgewenst toe kunnen wenden wanneer zij in hun werk met ongewenst gedrag door collega s, leidinggevenden of er wordt niet voldaan aan de volgende kwaliteitseis(en): Vakbekwaam door middel van opleiding. Onafhankelijk. Eenvoudig te benaderen / laagdrempelig. 7. Is er een klachtenregeling aanwezig, voor personeelsleden, die een formele klacht in willen dienen over ongewenst gedrag van leidinggevenden, collega s of medewerkers, waarmee zij geconfronteerd zijn of worden? - Wat is in de klachtenregeling vastgelegd over de te volgen procedure? - Hoe worden medewerkers met de klachtenregeling bekend gemaakt? - Weten medewerkers waar en hoe ze een klacht in kunnen dienen? - Is er in de regeling opgenomen hoe klachten tegen directieleden ingediend kunnen worden en hoe deze behandeld worden? Toelichting: Een klachtenregeling dient het volgende omschreven te staan: Op welke wijze werknemers, indien zij met ongewenst gedrag op de werkvloer te maken hebben gehad, een klacht kunnen indienen. Op welke wijze en binnen welke termijn de klacht in behandeling wordt genomen en afgehandeld. Op welke wijze is voorzien in de onafhankelijkheid (onpartijdigheid) en deskundigheid van de klachtencommissie. Op welke wijze de klachtbehandeling afgesloten wordt. Op welke wijze er een terugkoppeling plaatsvindt aan de werkgever. Op welke wijze er een terugkoppeling plaatsvindt aan de klager en aan de aangeklaagde. Vaststellen van een klachtenregeling m.b.t. ongewenste omgangsvormen (artikel 2.15, lid 1 Arbobesluit; feitnummer B20150101) Er ontbreekt een klachtenregeling voor personeelsleden die een formele klacht willen indienen over ongewenst gedrag van collega s, leidinggevenden of medewerkers. De klachten dienen behandeld te worden door een onafhankelijke en ter zake kundige klachtencommissie, die vervolgens de werkgever adviseert over de afhandeling van de klacht. 8. Is er een onafhankelijke en deskundige klachtencommissie ingesteld, die klachten van personeelsleden over ongewenst onderling gedrag onderzoekt en hierover aan de directie adviseert? - Waaruit blijkt dat de klachtencommissie onafhankelijk en deskundig is? - Welke procedure volgt de klachtencommissie bij het behandelen van een klacht? - Hoe verliep tot nu toe de behandeling van klachten en wat was de afloop ervan? Toelichting: De werkgever dient in ieder geval in kaart te hebben: Wie zitting nemen in de commissie (inclusief eventuele plaatsvervangers). Op welke wijze de deskundigheid van de leden gewaarborgd is. 9
Op welke wijze de onafhankelijkheid van de leden gewaarborgd is. Instellen van een onafhankelijke klachtencommissie m.b.t. ongewenste omgangsvormen (artikel 2.15, lid 1 Arbobesluit; feitnummer B20150101) Er ontbreekt een onafhankelijke klachtencommissie die klachten van personeelsleden over ongewenst onderling gedrag onderzoekt en hierover aan de directie adviseert. 9. Is de opvang en begeleiding goed geregeld van personeelsleden die het slachtoffer zijn geworden van ongewenst gedrag door een leidinggevende of collega? - Wie is/zijn er belast met deze opvang en begeleiding? - Zijn deze personen hierover afdoende geïnstrueerd dan wel hiervoor getraind? - Wat voor maatregelen kunnen deze personen treffen om een goede opvang en begeleiding te bieden? Voorbeelden van maatregelen zijn: doorverwijzen naar professionele hulpverlening, praktische ondersteuning zoals laten overnemen taken, ander team/werkplek zoeken etc. Opvang, ondersteuning en eventuele nazorg bieden aan slachtoffers (artikel 2.15, lid 1 Arbobesluit; feitnummer B20150101) Er ontbreekt een regeling voor adequate opvang en ondersteuning van en eventuele nazorg aan personeelsleden die het slachtoffer zijn geworden van ongewenst gedrag. In deze regeling dient onder andere vastgelegd te worden hoe door of namens de leiding aan slachtoffers (eerste) opvang en praktische ondersteuning wordt geboden na een incident en hoe eventuele nazorg is geregeld voor slachtoffers met verwerkingsproblemen. 10. Zijn er afspraken gemaakt over hoe personeelsleden door de directie worden aangepakt als zij zich schuldig hebben gemaakt aan een vorm van ongewenst gedrag? - Zijn deze afspraken schriftelijk vastgelegd? - Is de Ondernemingsraad betrokken geweest bij het opstellen van strafmaatregelen c.q. een sanctiebeleid? - Kunnen er voorbeelden gegeven worden van de wijze waarop het sanctiebeleid is toegepast? Aanpakken van daders en vaststellen van sancties m.b.t. ongewenste omgangsvormen (artikel 2.15, lid 1 Arbobesluit; feitnummer B20150101) Er ontbreekt een procedure waarin staat hoe door de leiding in de praktijk opgetreden zal worden tegen ongewenst gedrag. Er ontbreekt een sanctiebeleid voor personeelsleden die zich schuldig maken aan vormen van ongewenst gedrag. Hierbij kan onder andere gedacht worden aan het geven van een berisping, een aantekening in het personeelsdossier, overplaatsing en ontslag. 11. Wordt de effectiviteit van de aanpak van het risico Ongewenste Omgangsvormen, met het bijbehorend pakket van beheersmaatregelen, periodiek geëvalueerd? - Hoe wordt de aanpak van dit risico geëvalueerd? - Worden diverse bronnen als input gebruikt bij de evaluatie, zoals geanonimiseerde gegevens van de vertrouwenspersoon, klachtencommissie, verdiepend onderzoek etc.? - Worden er naar aanleiding van een evaluatie ook maatregelen ter verbetering van de aanpak getroffen? - Worden de preventieve maatregelen geëvalueerd? Zo ja, hoe? - Vindt er na een klachtafhandeling evaluatie plaats? Zo ja, hoe en wat gebeurt er met deze kennis? Toelichting: Voor de evaluatie van het beleid en de maatregelen rondom ongewenste omgangsvormen is het van belang dat breed gekeken wordt. Ook wanneer er geen meldingen zijn van de vertrouwenspersoon of geen klachten zijn ingediend dient dit geëvalueerd en beoordeeld te worden. 10
Bijvoorbeeld: Waarom komen er geen meldingen binnen? Is dit omdat er geen sprake is van ongewenst gedrag? Is de vertrouwenpersoon niet bekend? Voelt de persoon zich niet vertrouwd met de vertrouwenspersoon etc. Evaluatie dient in ieder geval jaarlijks plaats te vinden. Periodieke evaluatie van het beleid m.b.t. ongewenste omgangsvormen (artikel 2.15, lid 1 Arbobesluit; feitnummer B20150101) Handhaven: Een evaluatie van de aanpak van ongewenste omgangsvormen ontbreekt. Hierbij dienen de getroffen maatregelen getoetst te worden aan de ervaringen die daarmee zijn opgedaan, met het doel om te komen tot verbeteringen in de aanpak van dit risico. Handhaven op Ongewenste Omgangsvormen Er dient bij een eerste inspectie gehandhaafd te worden door middel van een eis tot naleving. Indien de organisatie echter deel uit maakt van een sector waarvoor een arbocatalogus van toepassing is, waarin de aanpak van het PSA risico Ongewenste Omgangsvormen is opgenomen, kan gehandhaafd worden door middel van een waarschuwing, mits het onderwerp ongewenste omgangsvormen voldoende uitgewerkt is. Van de interviews dienen verslagen te worden opgesteld, die in de zaak in I-net moeten worden bewaard en indien nodig kunnen dienen als bewijsvoering. Voor de uniformiteit in de brieven worden de voorbeeldbrieven gevolgd. Van belang is dat bij de brieven een flyer ongewenste omgangsvormen als bijlage wordt toegevoegd. De inspecteur voegt in I-net de flyer als bijlage bij de brief. Wettelijke grondslag Deze Basis Inspectie Module is gebaseerd artikel 2.15 van het Arbeidsomstandighedenbesluit. In onderstaand overzicht zijn bij de inspectieonderwerpen de betreffende feitnummers opgenomen en de daarbij behorende handhavingsinstrumenten. Feitnummer Inspectiepunt Instrument B20150101 B20150201 W050101 Blootstellingsbeoordeling PSA in RI&E en maatregelen ter voorkoming of beperking PSA in PvA. Voorlichting en onderricht over risico s en maatregelen t.a.v. PSA. Schriftelijke ri&e aanwezig, inclusief risico s bijzondere categorieën werknemers. Eis tot naleving of waarschuwing Eis tot naleving of waarschuwing waarschuwing ¹ Agressie op het werk 2012, TNO monitor van der arbeid 2012. ² Verzwaar de dijken, Alie Kuiper, Vakblad Arbo 2015. 11