OCMWCPASIdentifyPerson (identificatie persoon) Inhoud 1) Inleiding... 2 2) Wetgeving... 2 3) Historiek... 2 4) Wie gebruikt de dienst? Voor wie en naar wie?... 2 5) Wat zijn de noodzakelijke voorwaarden voor een goede overdracht van de gegevens? Welke controles worden er op de ingevulde gegevens uitgevoerd?... 3 5.1. Opzoeking per INSZ... 3 5.1.1. KSZ-register / Rijksregister... 3 5.1.2. Vervangen INSZ... 3 5.2. Opzoeking op basis van fonetische persoonsgegevens... 3 5.2.1. KSZ-register / Rijksregister... 3 5.2.1.1. Familienaam... 3 5.2.1.2. Eerste en tweede voornaam... 4 5.2.1.3. Naamsveranderingen... 4 5.2.1.4. Geboortedatum en tolerantie... 4 5.2.1.5. Geslachtscode... 5 5.2.1.6. Maximaal aantal resultaten... 5 5.2.1.7. Onjuiste resultaten... 5 5.2.1.8. Validatie van de velden... 5 6) Welke gegevens zijn vereist en welke gegevens worden teruggekoppeld?... 6 7) Hoe verloopt de overdracht en welke partners zijn betrokken?... 7 8) Binnen welke termijn is het antwoord beschikbaar?... 7 9)Wat zijn de meest voorkomende fouten en resultaten?... 7 10) Samenhang tussen de verschillende functies van de dienst... 7 11) Andere gelinkte diensten... 7 12) Andere relevante documentatie... 7 Gebruikershandleiding Netwerk Sociale Zekerheid 1/7
1) Inleiding Dit document geeft een overzicht van de werking van de dienst beschikbaar op het netwerk van de sociale zekerheid via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) voor het identificeren van de cliënt van het OCMW en het nagaan van zijn identiteit. De naam van de dienst is OCMWCPASIdentifyPerson. 2) Wetgeving Deze dienst kadert binnen de algemene wetten en koninklijke besluiten waarop de POD-MI en de OCMW s steunen: 1. POD-MI: 2 DECEMBER 2002. Koninklijk Besluit waarbij ten behoeve van de Kruispuntbank van de sociale zekerheid en bepaalde administratieve overheden en instellingen van sociale zekerheid de toegang tot het wachtregister wordt geregeld. 12 AUGUSTUS 1985. Koninklijk Besluit tot machtiging van sommige overheden van het Ministerie van Sociale Voorzorg tot het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen. 2. OCMW s: 14 APRIL 1988. - Koninklijk Besluit tot regeling van het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen, wat de openbare centra voor maatschappelijk welzijn betreft. 9 DECEMBER 1987. Koninklijk Besluit tot regeling van de toegang tot het Rijksregister van de natuurlijke personen, wat de openbare centra voor maatschappelijk welzijn betreft. 3) Historiek De overeenkomstige klassieke stromen zijn 601R, 000N, 000R, 300N, 300R, 400R, 600N, 600R 612R, R000, R001, R019, R020, R022, R023, R031, R100, R120, R150. 4) Wie gebruikt de dienst? Voor wie en naar wie? Het OCMW gebruikt deze dienst en kan hiermee personen identificeren bij het Rijksregister en bij de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. Deze dienst laat toe een van de volgende drie functies te gebruiken: een persoon opzoeken, identificeren en zijn/haar identiteit controleren. Werkwijze: Opzoeking op basis van het INSZ - identiteitscontrole. De gebruiker vult het INSZ en optioneel de controlegegevens van de opgezochte persoon in. Het systeem zoekt deze persoon in het Rijksregister en in het KSZregister. De gegevens voor de controle van de identiteit van de persoon worden in aanmerking genomen. Fonetische opzoeking De gebruiker vult de identificatiegegevens in voor het opzoeken van de persoon. De geboortedatum hoeft niet volledig te zijn. Het systeem zoekt in het Rijksregister en in het KSZ-register de personen op die aan deze criteria beantwoorden. De naam van de betrokkene wordt fonetisch vergeleken met de namen in het register. «Dupont» en «Tupon» bijvoorbeeld, worden als gelijkwaardig beschouwd. Gebruikershandleiding Netwerk Sociale Zekerheid 2/7
De wettelijke basisgegevens van de overeenkomstige personen worden naar de gebruiker teruggekoppeld. 5) Wat zijn de noodzakelijke voorwaarden voor een goede overdracht van de gegevens? Welke controles worden er op de ingevulde gegevens uitgevoerd? De enige voorwaarde is dat het OCMW enkele gegevens van de cliënt ter beschikking heeft (zie volgende punt). 5.1. Opzoeking per INSZ 5.1.1. KSZ-register / Rijksregister De dienst controleert eerst of het opgegeven INSZ gekend is in het KSZ-register. Indien dit niet het geval is wordt het Rijksregister geraadpleegd. In het geval het INSZ in beide registers gekend is (zoals het geval is voor geschrapte personen), is het steeds zo dat de gegevens in het KSZ-register de meest recente zijn. Enkel deze gegevens worden dan ook teruggekoppeld. Dit is echter voor de bevoegdheidsbepaling van het OCMW niet te hanteren. Navraag bij helpdesk is noodzakelijk. 5.1.2. Vervangen INSZ Een INSZ kan vervangen zijn door een ander. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer een persoon die nooit in België heeft verbleven en die gekend is in het KSZ-register met een BIS-nummer in België komt wonen. Het BIS-nummer van de persoon wordt dan vervangen door een rijksregisternummer. Dit rijksregisternummer kan dan op zijn beurt weer vervangen zijn, enzovoort. De dienst volgt automatisch deze ketting van vervangingen, ongeacht de lengte ervan: wanneer een vervanging gedetecteerd wordt, wordt de opzoeking intern herhaald met het nieuwe nummer. Ook vervangingen tussen verschillende registers worden gevolgd. De dienst koppelt uiteindelijk een resultaat terug voor de laatste schakel in de ketting. Er wordt ook een waarschuwingsbericht teruggegeven dat het oorspronkelijke INSZ en het laatste INSZ in de schakel bevat. De tussenliggende schakels worden niet weergegeven. 5.2. Opzoeking op basis van fonetische persoonsgegevens 5.2.1. KSZ-register / Rijksregister De dienst zoekt zowel in het KSZ-register als het Rijksregister naar personen die overeenkomen met de opgegeven criteria. Het resultaat is een enkele lijst met INSZ's. INSZ's die in zowel het Rijksregister als het KSZ-register voorkomen worden slechts 1 keer aan de lijst toegevoegd. Op deze lijst wordt dan voor elk INSZ een opzoeking op basis van INSZ gedaan zoals hoger beschreven. Als in deze lijst duplicaten voorkomen worden die opnieuw uitgefilterd. Dit is bijvoorbeeld mogelijk wanneer in de oorspronkelijke lijst 2 verschillende INSZ's stonden die vervangen zijn door hetzelfde INSZ (zie hoger: Vervangen INSZ). 5.2.1.1. Familienaam De familienaam wordt geconverteerd naar een fonetische representatie. Alle personen met een familienaam die dezelfde fonetische representatie hebben, worden teruggekoppeld. Gebruikershandleiding Netwerk Sociale Zekerheid 3/7
5.2.1.2. Eerste en tweede voornaam Het behandelen van de voornamen in de fonetische opzoeking gebeurt verschillend voor Rijksregister en het KSZ-register: - bij het Rijksregister wordt enkel het eerste stuk van de eerste voornaam (tot aan de eerste spatie of '-') gebruikt. Dit stuk wordt geconverteerd naar een fonetische representatie. Alle personen van wie het eerste stuk van de voornaam fonetisch overeenkomt, worden teruggegeven. - bij het KSZ-register wordt enkel de eerste letter van de eerste voornaam gebruikt. Alle personen van wie de eerste letter van de eerste voornaam overeenkomt, worden teruggegeven. Voor beide registers geldt dat de tweede voornaam genegeerd wordt en dat personen voor wie geen voornaam bekend is ook worden teruggegeven. 5.2.1.3. Naamsveranderingen Bij het zoeken naar personen met namen (familienaam + voornamen) die overeenkomen met de opgegeven criteria controleert de dienst niet enkel de huidige naam van de persoon, maar ook de historieken. Dit houdt in dat een persoon ook zal teruggegeven worden als hij of zij ooit een naam heeft gehad die fonetisch overeenkomt met de opgegeven naam, zelfs als de huidige naam anders is. Het is dus bijvoorbeeld mogelijk dat een opzoeking naar Janssens een persoon met de naam Peeters teruggeeft. 5.2.1.4. Geboortedatum en tolerantie De geboortedatum kan op 3 mogelijke manieren ingegeven worden: - volledig ingevuld (jaar, maand, dag) - jaar en maand ingevuld, dag op 00 - jaar ingevuld, maand en dag beiden op 00 Alle andere formaten zullen resulteren in een foutboodschap. Als niet de volledige datum significant is ingevuld wordt enkel het significante stuk gecontroleerd. In dit geval is het ook verplicht om een tolerantie op de geboortedatum in te geven. Voor een volledig ingevulde geboortedatum is dit veld optioneel. De tolerantie op de geboortedatum is een getal tussen 0 en 30 dat aangeeft hoeveel de geboortedatum van een persoon mag afwijken van de opgegeven datum. De eenheid van dit getal wordt bepaald door de nauwkeurigheid van de opgegeven datum: - datum volledig ingevuld: de tolerantie slaat op het aantal dagen dat de geboortedatum van de persoon mag afwijken van de opgegeven datum (maximumwaarde = 30). Geen tolerantie opgeven komt overeen met een tolerantie van 0: de datum moet exact overeenkomen. Dit type van tolerantie wordt enkel ondersteund voor de resultaten uit het KSZregister. Voor het Rijksregister wordt de tolerantiewaarde genegeerd en worden enkel personen teruggegeven voor wie de datum exact overeenkomt. - jaar en maand ingevuld, dag op 00: de tolerantie slaat op het aantal maanden dat de geboortedatum van de persoon mag afwijken van de opgegeven datum (maximumwaarde = 12). Bij tolerantie 0 moeten jaar en maand exact overeenkomen - jaar ingevuld, maand en dag op 00: de tolerantie slaat op het aantal jaar dat de geboortedatum van de persoon mag afwijken van de opgegeven datum (maximumwaarde = 30). Bij tolerantie 0 moet het jaar exact overeenkomen Gebruikershandleiding Netwerk Sociale Zekerheid 4/7
5.2.1.5. Geslachtscode Resultaten kunnen uitgefilterd worden op basis van het geslacht van de persoon. Dit veld kan 3 waarden hebben: mannelijk, vrouwelijk, of onbekend. Geen waarde opgeven komt overeen met de waarde onbekend. De waarden hebben de volgende betekenis: - mannelijk: alle mannelijke personen en alle personen waarvan het geslacht niet gekend is worden teruggegeven - vrouwelijk: alle vrouwelijke personen en alle personen waarvan het geslacht niet gekend is worden teruggegeven - onbekend: alle personen worden teruggegeven, er gebeurt geen filtering 5.2.1.6. Maximaal aantal resultaten Dit veld geeft aan hoeveel resultaten de dienst maximum mag terugkoppelen voor een fonetische opzoeking. Als de gebruiker dit veld niet opgeeft, wordt een standaardwaarde van 80 gebruikt (dit is de hoogst mogelijke waarde). Als er meer resultaten zijn, wordt er enkel een foutmelding weergegeven; geen enkel resultaat wordt teruggegeven in dit geval. Er zijn te veel resultaten als aan één van de volgende voorwaarden voldaan is: - het Rijksregister heeft meer resultaten dan het opgegeven maximum of dan het interne maximum voor het Rijksregister (30 resultaten) - het KSZ-register heeft meer resultaten dan het opgegeven maximum - de som van het aantal resultaten van het Rijksregister en het KSZ-register is groter dan het opgegeven maximum 5.2.1.7. Onjuiste resultaten Als er problemen optreden bij het opzoeken van de gegevens voor een of meer van de INSZ's zoals bijvoorbeeld een geannuleerd nummer of een nummer waarvoor geen gegevens gevonden kunnen worden, wordt die persoon niet teruggegeven. Er wordt in dit geval een foutboodschap teruggegeven. Naam Eerste voornaam 5.2.1.8. Validatie van de velden VERPLICHT OPTIONEEL, tenzij de tweede voornaam gegeven is OPTIONEEL Tweede voornaam Geslacht OPTIONEEL 0 = onbekend 1 = mannelijk 2 = vrouwelijk Geboorte datum A-Z (+ met accenten en trema), a-z (+ met accenten en trema), 0-9, spatie, -, ' (afkappingsteken) Minimum 1 karakter moet voldoen aan: A-Z (+met accenten en trema), a-z (+met accenten en trema) VERPLICHT YYYY-MM-DD (volledige datum) YYYY-MM-00 (onvolledig) YYYY-00-00 (onvolledig) Toleranti e OPTIONEEL, tenzij de geboorte datum niet 1800-00-00 <= geboorte datum <= huidige datum 0 <= Tolerantie <= 12 als maand gegeven, maar de dag niet 0 <= Tolerantie <= 30 als dag en maand gegeven 0 <= Tolerantie <= 30 als noch maand, noch dag gegeven Gebruikershandleiding Netwerk Sociale Zekerheid 5/7
volledig is 6) Welke gegevens zijn vereist en welke gegevens worden teruggekoppeld? Fonetische opzoeking: Ingevulde gegevens: Familienaam Eerste voornaam Tweede voornaam Geboortedatum Geslacht Tolerantie geboortedatum Maximaal aantal resultaten : De familienaam en geboortedatum zijn verplicht in te vullen. Indien de geboortedatum niet volledig wordt ingevuld, dient ook de tolerantie op de geboortedatum te worden opgegeven. Resultaatgegevens voor iedere sociaal verzekerde die aan de ingevoerde criteria beantwoordt KSZ-registernummer/rijksregisternummer Familienaam Eerste en tweede voornaam Eventuele naamswijzigingen (weergave van gegevens lijkt op de oude naam) Geboortedatum en tolerantie Geslachtscode Opzoeking op basis van een INSZ Ingevulde gegevens: Identificatienummer van de sociale zekerheid (INSZ) Optioneel ook de gegevens nodig voor het controleren van de identiteit van de persoon: SIS-kaartnummer, identiteitskaartnummer of naam en geboortedatum. Resultaatgegevens voor de persoon gelinkt aan het opgegeven INSZ Naamsgegevens Geslacht Geboortegegevens Burgerlijke staat Eventueel overlijden Adresgegevens Adresbeheerinstelling (gemeente van inschrijving of diplomatieke dienst) Wettelijke verblijfplaats (in België of in het buitenland, of zoals opgegeven door een diplomatieke dienst) Tijdelijk adres (in België of in het buitenland) Postadres in het buitenland Gebruikershandleiding Netwerk Sociale Zekerheid 6/7
Nationaliteit Register van inschrijving. 7) Hoe verloopt de overdracht en welke partners zijn betrokken? OCMW-CPAS 1 5 KSZ-BCSS 2 BCSS-KSZ Reg. 3 4 Rijksregister Registre National 1. Het OCMW stuurt de gegevens van de op te zoeken of te identificeren cliënt via het eigen programma of het programma van een softwarehuis naar de KSZ. 2. De KSZ zoekt de overeenkomstige personen op in het KSZ-register. 3. Indien de persoon niet gevonden is in het geval van een opzoeking per INSZ, of indien het maximale aantal overeenkomstige personen nog niet overschreden is, gaat de KSZ het Rijksregister raadplegen. 4. Het resultaat van het Rijksregister wordt toegevoegd aan het resultaat van het KSZ- Register. 5. Het resultaat wordt naar het OCMW gestuurd. 8) Binnen welke termijn is het antwoord beschikbaar? Het antwoord wordt direct overgemaakt aan het OCMW. Dit gebeurt online. 9)Wat zijn de meest voorkomende fouten en resultaten? De meest voorkomende fouten en resultaten van deze dienst kan u raadplegen op:/../ocmwcpasidentifyperson_errorcodes.xls 10) Samenhang tussen de verschillende functies van de dienst Een andere manier om een persoon op te zoeken is om de persoon op te zoeken met behulp van zijn adres. Zie hiervoor de documentatie van OCMWCPASFindByAddress. 11) Andere gelinkte diensten Opzoeking via adres : /../OCMWCPASFindByAddress. 12) Andere relevante documentatie Alle in de registers gebruikte codes zijn te verkrijgen op het portaal van de sociale zekerheid. De CTMS- toepassing codelist table management system bevindt zich wel in het beveiligd deel van bovenvermeld portaal. Gebruikershandleiding Netwerk Sociale Zekerheid 7/7