Vrijwilligerswijzer Hiv Vereniging
Vrijwilligerswijzer Hiv Vereniging Inleiding: Welkom bij de Hiv Vereniging. De Hiv Vereniging zet zich in voor onvoorwaardelijke gelijkwaardigheid van mensen die leven met hiv in Nederland. Om haar doelstelling te realiseren werkt de vereniging samen met veel vrijwilligers en enkele betaalde medewerkers op het landelijk kantoor. De Hiv Vereniging hecht grote waarde aan lidmaatschap van de vereniging. Voor bepaalde vrijwilligersfuncties is lidmaatschap een vereiste. De vrijwilliger verbindt zich aan de kernwaarden van de vereniging: gelijkwaardig, verbindend en respect voor diversiteit. Door de inzet van vrijwilligers, die op allerlei terreinen werkzaam zijn, is het mogelijk mensen die leven met hiv en betrokkenen zo optimaal mogelijk van dienst te zijn. Naast belangenbehartiging, een belangrijke taak van de vereniging, behoren informatievoorziening en onderling contact en ondersteuning tot de doelstellingen van de vereniging. Collectieve en individuele belangenbehartiging en het produceren en verspreiden van informatie vinden met name plaats vanuit het landelijke bureau in Amsterdam. Onderling contact wordt vooral vormgegeven vanuit de secties en regio s. Het Servicepunt biedt op al deze terreinen ondersteuning. Vrijwilligerswerk is niet vrijblijvend. De vrijwilliger heeft verwachtingen van de vereniging en de vereniging heeft die van de vrijwilliger en daarover worden afspraken gemaakt. Deze vrijwilligerswijzer bevat in hoofdlijnen een vertaling van het vrijwilligersbeleid van de Hiv Vereniging en een opsomming van verwachtingen, rechten en plichten, die zij en de vrijwilligers tegenover elkaar hebben. De vrijwilligerswijzer hoort bij de vrijwilligersovereenkomst en is toegankelijk via de website van de vereniging. Vrijwilligerswijzer Hiv Vereniging - versie 10 maart 2017 2
Inhoudsopgave Deel 1: Vinden en binden van vrijwilligers 1. Werving en selectie van vrijwilligers pag. 4 1.1 Selectie van vrijwilligers 1.2 Het kennismakingsgesprek 2. Inwerken en/of training van nieuwe vrijwilligers pag. 5 2.1 Doel van inwerken en/of training 3. Begeleiden van vrijwilligers pag. 5 3.1 Deskundigheidsbevordering 3.2 Het voortgangsgesprek 3.3 Eindgesprek (exitgesprek) Deel 2: Rechten en plichten pag. 6 4. Rechtspositie van vrijwilligers 4.1 Registratie persoonlijke gegevens 4.2 Vrijwilligersovereenkomst 4.3 Gedragscode 4.4 Inspraak in beleid 4.5 Informatievoorziening 4.6 Conflicten en geschillen 4.7 Vertrouwenspersoon pag. 7 5. Vergoedingen pag. 7 5.1 Onkostenvergoeding op declaratiebasis Deel 3: De vrijwilliger en de omgeving pag. 7 6. Verzekeringen 6.1 Aansprakelijkheidsverzekering 6.2 Ongevallenverzekering pag.8 6.3 Bestuurdersaansprakelijkheid 6.4 Inventaris /diefstal 7 Media pag. 8 8 Financiële afspraken met derden pag. 8 Vrijwilligerswijzer Hiv Vereniging - versie 10 maart 2017 3
DEEL1: Vinden en binden van vrijwilligers 1. Werving en selectie van vrijwilligers De Hiv Vereniging is voor een belangrijk deel afhankelijk van het werk dat door vrijwilligers wordt gedaan. Voor het realiseren van de doelstellingen moeten er dus voldoende gekwalificeerde vrijwilligers beschikbaar zijn. De vereniging wil graag een aantrekkelijke werkomgeving bieden aan vrijwilligers maar tegelijk ook kritisch zijn op kwaliteit. Het werven van vrijwilligers gaat via diverse kanalen. Er wordt gebruik gemaakt van het verenigingsblad plus>, de website en Facebook, maar ook worden digitale nieuwsbrieven en het Servicepunt hiervoor ingezet. Voordat afspraken worden gemaakt is er een kennismakingsgesprek om af te wegen of motivatie en kwaliteiten van de vrijwilliger passen bij de vereniging en de functie, 1.1 Selectie van vrijwilligers Afhankelijk van de werkzaamheden en verantwoordelijkheid selecteert de vereniging vrijwilligers die beschikken over bepaalde kennis, ervaring en vaardigheden. Ook worden eisen gesteld aan de betrokkenheid bij de organisatie en haar kernwaarden en over de minimaal te leveren tijdsinvestering. Deze eisen vormen onderdeel van een functieprofiel, dat wordt gebruikt als basis voor de selectie. Wanneer een vrijwilliger zich spontaan meldt bij de vereniging vindt er een oriënterend (telefoon-) gesprek plaats met het Servicepunt. De kandidaat-vrijwilliger ontvangt tijdens het gesprek informatie over de vereniging en over de mogelijkheden als vrijwilliger. Ook wordt gevraagd naar de motivatie van de vrijwilliger om zich in te zetten voor de vereniging. Tijdens een kennismakingsgesprek, dat volgt op het oriënterende gesprek, kan worden afgesproken dat iemand eerst een paar keer met een activiteit meeloopt, voordat er verdere afspraken worden gemaakt. 1.2 Kennismakingsgesprek Tijdens het gesprek, dat met een bestuurslid en/of de coördinator van een sectie/regio/werkgroep/activiteit of stafmedewerker wordt gevoerd, komen de volgende onderwerpen aan de orde: Doelstelling en kernwaarden van Hiv Vereniging en de functie waarvoor de kandidaat belangstelling heeft. Betrokkenheid bij kernwaarden gelijkwaardig, verbindend en respect voor diversiteit Motivatie en wensen voor het vrijwilligerswerk. De taken die door de vrijwilliger worden uitgevoerd en de functie-eisen. De gevraagde tijdsinvestering en werktijden. Relatie van de vrijwilliger met de coördinatoren en de overige vrijwilligers. Visie en werkklimaat/gedragscode. Wat de vrijwilliger kan verwachten van de vereniging. Afspraken over vervolg. Aannemen of afwijzen Of de vereniging met een vrijwilliger een overeenkomst aangaat, wordt besloten na afloop van het kennismakingsgesprek. Er wordt afgesproken wanneer de Hiv Vereniging de kandidaat-vrijwilliger hierover zal bellen. Soms kan een vervolggesprek nodig zijn met iemand anders binnen de vereniging of gaat iemand eerst een tijdje vrijblijvend meelopen voordat een beslissing wordt genomen over het aangaan van een overeenkomst. Aannemen Als een vrijwilliger wordt aangenomen volgen er praktische afspraken over inwerken en begeleiden. Voor sommige werkzaamheden is een training voorafgaand aan het zelfstandig uitvoeren van taken vereist. Dit wordt in het kennismakingsgesprek al besproken. Afwijzen Als er besloten is geen overeenkomst aan te gaan wordt de kandidaat-vrijwilliger hierover telefonisch geïnformeerd. Degene die het kennismakingsgesprek heeft gevoerd informeert de kandidaat over de overwegingen die tot het besluit hebben geleid. Vrijwilligerswijzer Hiv Vereniging - versie 10 maart 2017 4
2. Inwerken en/of training van nieuwe vrijwilligers Bij het aangaan van de overeenkomst wordt afgesproken wie het eerste aanspreekpunt is voor de vrijwilliger. Er worden afspraken gemaakt over hoe de vrijwilliger wordt ingewerkt en/of getraind. Er wordt een proefperiode afgesproken die door beiden partijen wordt geëvalueerd. Aan de hand van dit gesprek wordt besloten of de samenwerking definitief wordt doorgezet. 2.1 Doel van inwerken en/of training (vaardigheden aanleren) De Hiv Vereniging biedt een inwerkperiode en/of training als basis voor een goede verstandhouding en wederzijdse kennismaking. De vrijwilliger krijgt informatie over de werkwijze en de gewenste omgangsvormen en uitleg over de kernwaarden van de vereniging. De nieuwe vrijwilliger krijgt daarmee de gelegenheid om het werk en de organisatie te leren kennen, inclusief de mensen die er werken. Zelfredzaamheid en initiatief van vrijwilligers worden gewaardeerd en deelname aan training voor het vergroten van kennis of vaardigheden wordt gestimuleerd en is voor bepaalde vrijwilligersfuncties zelfs vereist. 3. Begeleiden van vrijwilligers 3.1 Deskundigheidsbevordering (kennis opdoen) Vanwege de veelheid en variatie in taken en functies bij de vereniging wordt regelmatig aandacht besteed aan het vergoten van kennis bij vrijwilligers door middel van deskundigheidsbevordering. Deskundigheidsbevordering kan, afhankelijk van het onderwerp, individueel of in groepsverband aangeboden worden en wordt op maat georganiseerd. Soms worden hiervoor externe deskundigen ingeschakeld, maar vaak wordt gebruik gemaakt van de expertise en kennis binnen vereniging. 3.2 Het tussentijdse evaluatiegesprek Jaarlijks wordt met elke vrijwilliger een tussentijds evaluatiegesprek gevoerd. Het initiatief en de uitvoering van het gesprek is in handen van de coördinator of bestuurslid of stafmedewerker die leidinggevende of aanspreekpunt is voor de vrijwilliger. Maar als de vrijwilliger reden heeft om zaken te bespreken kan het initiatief ook van hem of haar uitgaan. Met de vrijwilliger wordt een afspraak gemaakt en de gespreksonderwerpen vastgesteld. Het gesprek dient in een open en veilige sfeer plaats te vinden en de privacy moet gewaarborgd zijn. Mochten er fouten zijn gemaakt of misverstanden zijn ontstaan, dan is het zaak om deze zo mogelijk recht te zetten en/of herhaling te voorkomen. Alleen eventueel gemaakte afspraken worden door de gesprekleider vastgelegd en beide partijen zien toe op de naleving van die afspraken. 3.3 Het exitgesprek Er kunnen redenen zijn om de samenwerkingsrelatie tussen de vereniging en de vrijwilliger te beëindigen. Zowel de vrijwilliger als vereniging kunnen de relatie beëindigen. Wanneer het initiatief bij de Hiv Vereniging ligt, dient dit goed beargumenteerd en gedocumenteerd te gebeuren. Wanneer de vrijwilliger het initiatief neemt om de samenwerking te beëindigen, is het voor de vereniging van belang de beweegredenen hiervoor te kennen. Om helderheid te scheppen over de redenen van het beëindigen van de overeenkomst wordt een exitgesprek gevoerd. De coördinator of stafmedewerker neemt hiertoe het initiatief. Signalen ten aanzien van het gevoerde beleid of de organisatie van de vereniging worden schriftelijk vastgelegd en aan het bestuur voorgelegd. De vrijwilliger kan, als deze meer dan een jaar actief is geweest voor de vereniging, vragen om een getuigschrift met daarin de werkzaamheden die zijn verricht en de periode waarin dit heeft plaatsgevonden. Vrijwilligerswijzer Hiv Vereniging - versie 10 maart 2017 5
DEEL 2: Rechten en plichten 4. Rechtspositie van vrijwilligers Onder de rechtspositie van vrijwilligers worden de rechten en plichten verstaan, waartoe de vrijwilliger en Hiv Vereniging zich tegenover elkaar hebben verbonden. 4.1 Registratie persoonlijke gegevens De Hiv Vereniging registreert de volgende persoonlijke gegevens van de vrijwilligers: naam, adres, postcode, woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres en eventueel contactpersoon in geval van nood. Het is de verantwoordelijkheid van de vrijwilliger de vereniging op de hoogte te brengen van veranderingen in deze gegevens. Verder wordt geregistreerd op welke tijdstippen de vrijwilliger beschikbaar is voor het werk, wanneer hij of zij is gestart en de datum waarop de vrijwilligersovereenkomst is getekend. De gegevens worden op het landelijk bureau in een beveiligd datasysteem vastgelegd. De wetgeving over het beschermen van de privacy wordt in acht genomen. De secties en regio s houden persoonlijke gegevens bij voor eigen (praktisch) gebruik. Verslaglegging over voortgang en werkzaamheden van individuele vrijwilligers worden niet centraal vastgelegd. Alleen gemaakte (werk-)afspraken worden vastgelegd en zijn in het bezit van de coördinator/aanspreekpunt van de vrijwilliger. 4.2 Vrijwilligersovereenkomst Elke vrijwilliger waarmee de vereniging een samenwerkingsrelatie aangaat ontvangt een vrijwilligersovereenkomst in tweevoud ter ondertekening. Hierin worden de samenwerking, de functie en rechten en plichten tegenover elkaar vastgelegd. De overeenkomst gaat onder andere over privacy en vertrouwelijkheid. De overeenkomsten worden door beide partijen getekend. Het origineel is aanwezig bij het landelijk bureau. De vrijwilliger houdt een kopie. 4.3 Gedragscode en huisregels Onderdeel van de vrijwilligersovereenkomst is de Gedragscode. Deze is te vinden op de website. Wederzijds respect en gelijkwaardigheid zijn hierin belangrijke kernwaarden. Secties en regio s kunnen behalve deze gedragscode nog toegevoegde huisregels hanteren. De vereniging hecht er waarde aan helder te zijn over haar omgangsvormen en kernwaarden. 4.4 Inspraak in beleid Lidmaatschap van de vereniging biedt vrijwilligers de mogelijkheid om via democratische weg invloed uit te oefenen op het verenigings- en vrijwilligersbeleid. Lidmaatschap van de vereniging wordt vrijwilligers aanbevolen. Voor representatieve functies (bestuursleden, coördinatoren, voorlichters) is lidmaatschap verplicht. Vrijwilligers die geen lid zijn hebben geen inspraak in formele zin, maar met hun mening en visie wordt zorgvuldig omgegaan. In het voorjaar publiceert de vereniging het jaarverslag, in het najaar het werkplan. Beiden worden op de website geplaatst. Deze documenten geven inzicht in het verloop van activiteiten en andere inhoudelijke en organisatorische ontwikkelingen binnen de vereniging. 4.5 Informatievoorziening Wanneer daartoe aanleiding is ontvangen de vrijwilligers mailings, brieven en andere voor hen relevante (digitale, schriftelijke of mondelinge) informatie. Deze berichtgeving wordt ook benut om de vrijwilligers op de hoogte te houden van minder formele zaken en aangelegenheden. 4.6 Conflicten en klachten Waar mensen samenwerken kunnen verschillen van mening of conflicten ontstaan en kunnen mensen zich ontevreden voelen. In voorkomende gevallen moet door middel van overleg tussen de betrokken personen een oplossing worden gevonden. Bemiddeling hierbij kan worden gevraagd aan een betrokken stafmedewerker, die eventueel een bestuurslid kan inschakelen. Indien de partijen er niet uitkomen kan men zich beroepen op het Klachtenreglement Hiv Vereniging. Dit reglement is te vinden op de website van de vereniging. Vrijwilligerswijzer Hiv Vereniging - versie 10 maart 2017 6
Bij conflicten van personen met het landelijk Algemeen Bestuur kan de arbitragecommissie worden ingeschakeld. Deze onderzoekt de zaak, doet uitspraak en legt verantwoording af aan het hoogste verenigingsorgaan, de landelijke Algemene Ledenvergadering (ALV). 4.7 Vertrouwenspersoon De Hiv Vereniging heeft twee vertrouwenspersonen. Met de Coördinatie Onafhankelijke Klachtencommissie (COK) is een klachtenregeling opgesteld hoe hen in te schakelen en wat hun bevoegdheden zijn in geval van situaties van grensoverschrijdend gedrag (seksuele intimidatie, discriminatie, bedreiging en fysiek geweld). De vertrouwenspersonen zijn onafhankelijk, hebben een geheimhoudingsplicht en hebben geen relatie met het bestuur of met de klachtencommissie. Zij kunnen meedenken of adviseren op welke wijze ongewenst gedrag bespreekbaar kan worden gemaakt. Ze kunnen ook iemand benaderen om te bemiddelen of na toestemming plegers van ongewenst gedrag hierop aanspreken. In sommige situaties kan zelfs een formele (juridische) klacht tegen plegers van grensoverschrijdend gedrag worden ingediend. De vertrouwenspersonen en COK kunnen rechtstreeks worden benaderd. Hun e- mailadressen staan op de website en zijn opvraagbaar bij het Servicepunt. 5 Vergoedingen Vrijwilligers maken soms onkosten om hun vrijwilligerswerk te kunnen doen. Denk bijvoorbeeld aan reiskosten en uitgaven voor activiteiten. De Hiv Vereniging is juridisch niet verplicht om onkosten te vergoeden. Een vrijwilliger is niet in een privaatrechtelijke dienstbetrekking werkzaam. Het beleid van vereniging is om gemaakte onkosten te vergoeden aan vrijwilligers, die een vrijwilligersovereenkomst met haar zijn aangegaan en die zijn gemaakt voor verenigingsactiviteiten. 5.1 Onkostenvergoeding op declaratiebasis Alle onkosten die een vrijwilliger moet maken om het werk te kunnen doen worden op declaratiebasis vergoed. Onkosten zijn bijvoorbeeld reiskosten. Hiervoor moeten betaalbewijzen worden overlegd, anders kan niet tot uitbetaling worden overgegaan. De Hiv Vereniging hanteert daarnaast een vrijwilligersonkostenvergoeding op basis van gewerkte dagdelen, met een maximumvergoeding van tien dagdelen per maand. Richtlijnen over wat wel en niet gedeclareerd kan worden staan op een declaratieformulier, te downloaden van de website. Afhankelijk van de functie van de vrijwilliger kunnen verschillende afspraken bestaan over wat gedeclareerd kan worden. DEEL 3. De vrijwilliger en de omgeving 6 Verzekeringen Vrijwilligers lopen risico s tijdens hun werkzaamheden. Ze kunnen schade veroorzaken of zelf een ongeval krijgen. De Hiv Vereniging kan mogelijk aansprakelijk worden gesteld. Dat kan grote financiële gevolgen hebben. Daarom zijn er verzekeringen afgesloten om de Hiv Vereniging en de vrijwilligers in te dekken tegen mogelijke schade en ongevallen. De Hiv Vereniging kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de gevolgen van schade of ongeval voor diegenen die geen vrijwilligersovereenkomst zijn aangegaan met de vereniging. Evenmin kan de vereniging aansprakelijk worden gesteld voor gevolgen van schade of ongeval, anders dan vastgelegd en bedoeld in de voorwaarden van verzekeringen. De directeur is het aanspreekpunt met betrekking tot verzekeringskwesties. 6.1 Aansprakelijkheidsverzekering De Hiv Vereniging heeft een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering afgesloten voor haar vrijwilligers en medewerkers in loondienst. Zij zijn verzekerd wanneer zij in functie zijn voor de vereniging. Als derden schade ondervinden ten gevolge van het handelen van een vrijwilliger of medewerker, kan vergoeding van geleden schade verhaald worden op de Hiv Vereniging. Polisvoorwaarden gelden bij Vrijwilligerswijzer Hiv Vereniging - versie 10 maart 2017 7
het indienen van een claim. Nalatigheid en opzet kunnen eventueel leiden tot het niet of slechts gedeeltelijk uitkeren van schadekosten. 6.2 Ongevallenverzekering De Hiv Vereniging heeft een collectieve ongevallenverzekering voor haar vrijwilligers en medewerkers in loondienst. Zij zijn verzekerd wanneer zij in functie zijn voor Hiv Vereniging. Dat wil zeggen dat ze verzekerd zijn tijdens het uitoefenen van een activiteit in opdracht van de Hiv Vereniging. De dekking gaat in vanaf het moment dat de vrijwilliger of medewerker zijn of haar woonhuis verlaat naar de plaats waar de werkzaamheden worden verricht. En wederom, via de kortste weg, zijn of haar woning heeft bereikt. 6.3 Bestuurdersaansprakelijkheid De Hiv Vereniging heeft een verzekering voor bestuurders- en toezichthoudersaansprakelijkheid. Deze geldt alleen voor leden van het landelijk bestuur. 6.4 Inventaris, diefstal De Hiv Vereniging heeft een inboedelverzekering (brand en diefstal) ten behoeve van eigen inventaris. Onder de verzekering valt niet het verlies en/of vermissing van persoonlijke eigendommen in openlijk toegankelijke ruimten van de vereniging. Het al dan niet vergoeden van persoonlijke eigendommen, die in een afgesloten ruimte van de vereniging na braak zijn verdwenen, is ter beoordeling van de verzekeraar. Altijd geldt dat de schade moet worden gemeld bij de directeur. 7 Media Een vrijwilliger is gerechtigd om zijn/haar eigen mening of ervaring uit te dragen, maar dan op persoonlijke titel. Als een vrijwilliger interesse heeft op basis van het leven met hiv mee te werken aan interviews, kan hij of zij dit bekend maken bij het Servicepunt. De Hiv Vereniging wordt regelmatig benaderd door de media voor human interest interviews. De vrijwilliger kan ook meedoen aan een mediatraining als deze door de vereniging wordt georganiseerd. Een vrijwilliger mag geen om standpunten namens Hiv Vereniging in de media vertolken. Het uitdragen van verenigingsstandpunten is voorbehouden aan de directeur en de voorzitter van het bestuur. Zijn er redenen om hier een uitzondering op te maken, dan is dat na overleg en met toestemming van de directeur en bestuur. De verschillende websites vallen rechtstreeks onder de verantwoordelijkheid van de directeur en bestuur. De Hiv Vereniging is actief in het gebruik van sociale media. Het onderhouden van bijvoorbeeld een Facebookaccount door vrijwilligers ten behoeve van regio-of sectieactiviteiten wordt aangemoedigd. Bij het beëindigen van de vrijwilligersovereenkomst worden de betreffende inloggegevens overhandigd aan de stafmedewerker communicatie zodat een opvolgende vrijwilliger gebruik van het account kan voortzetten. 8 Financiële afspraken met derden Het is de vrijwilligers van de vereniging niet toegestaan in het kader van verenigingswerk financiële afspraken te maken of contracten af te sluiten met derden, tenzij zij hiertoe vanuit hun functie gemachtigd zijn of na expliciete toestemming de directeur. Vrijwilligers die werkzaam zijn als coördinator kunnen hierover meer lezen in de voor hen samengestelde handleiding. Vrijwilligerswijzer Hiv Vereniging - versie 10 maart 2017 8
Hiv Vereniging. Eerste Helmersstraat 17 1054 CX Amsterdam Postbus 15847 1001 NH Amsterdam (020) 616 0160 (secretariaat) (020) 689 2577 (Servicepunt) info@hivnet.org www.hivnet.org Vrijwilligerswijzer Hiv Vereniging - versie 10 maart 2017 9