Verslag werkgroep implementatie Vergadering : werkgroep implementatie Datum : 8 december 2014 Locatie : Stationsplein 107 Leiden, kamer 627 Tijd : 11:00 uur 12:00 uur Aanwezig: Mevr. Monja van der Weide (Gemeente Leiden- voorzitter-mvdw) Mevr. Miranda Kaltner (Gemeente Leiden-notulist) Mevr. Marleen Hoogedoorn (Gemiva) Mevr. Astrid Coene (Zorgvuldig) Mevr. Winnie Valkhofff (Gemeente Leiden) Mevr. Judith Verburg (Prodeba) Mevr. Karin Korun (GGZ rivierduinen) Mevr. Bianca de Groot (TSN Thuiszorg) Mevr. Marianne Schuurmans (GGZ rivierduinen) Mevr. Ellen Remie (Visie-R) Mevr. Ruth Kwint (Rijnland Zorggroep) Mevr. Gertie van Meijel (Rijnland Zorggroep) Mevr. Leidy van de Lans (Roomburgh) Mevr. Marion van As (Libertas) Dhr. Remco Peijs (Gemeente Leiden) Dhr. Maarten Gerding (Gemeente Zoeterwoude) Dhr. Chrik Duyvendak (Gemeente Oegstgeest) Dhr. Pieter Paardekoper (Gemeente Leiderdorp) Dhr. Frank van Rooij (Radius) Dhr. Benno Broekhuizen (Activite) Dhr. G. Piket (Particura) Dhr. Fred van Oostenrijk Dhr. Jeroen Verburg (Cardea) Dhr. Michael Bijzet (Florence) Dhr. Jos Hoogewaard (Florence) 1
Agendapunten: Opening, mededelingen en vaststellen agenda. Monja v.d. Weide legt uit wat de bedoeling is van deze bijeenkomst. Het gaat er vooral om feedback te ontvangen van de aanwezige partijen voor een definitief format, om op 01-01-2015 te kunnen factureren. Alle partijen dienen zichzelf aan te melden bij de iwmo. Agendapunten: 1.iWmo productcodes en berichtenverkeer 2.Alternatieve facturatie 3. Declaratie eerste en laatste periode 2015 4. Plustarief 5. Opgave richting CAK 6. Berichtenverkeer 1. iwmo productcodes en berichtenverkeer (toelichting door Winnie Valkhoff). Via de iwmo kunnen standaard berichtcodes tussen gemeente en aanbieder verzonden worden. Per 01-01-2015 zal er met 4 codes van start gegaan worden, te weten: toewijzing, mutatie, beëindiging en facturatie. Er wordt gewerkt met een vast tarief per 4 weken. Elke 4 weken wordt een factuur verzonden. Bij start 50% declareren, bij eind 50% declareren. Op 29 december 2014 start de 1 e periode, deze is gelijk aan de CAK periodes. De productie over de eerste drie dagen van deze eerste periode van 2015 vallen nog onder de AWBZ en zal nog bij het Zorgkantoor moeten worden gedeclareerd. Algemene uitleg over de het berichtverkeer via de iwmo is te vinden op: i-standaarden.nl 2. Alternatieve facturatie. Totdat het systeem goed is ingericht, wordt er gewerkt met een verzamelfactuur. Deze wordt per gemeente verzonden, 1 x per 4 weken. Dit brengt dubbel werk met zich mee voor de partijen. Tijdens de fysieke overlegtafel is afgesproken dat er tijdelijk een dubbele administratie zal worden bijgehouden om achteraf corrigeren te voorkomen. Er is voor deze methode gekozen omdat de Gemeente anders geen betalingen kan verrichten per 1 januari 2015. Gerard Piket merkt op dat niet alle gemeenten overgaan naar de iwmo. Zijn organisatie heeft met 65 gemeenten te maken. En elke gemeente hanteert zijn/haar eigen werkwijze. Dit maakt het moeilijk werkbaar voor de accountants. Winnie Valkhoff merkt op dat deze werkwijze zo kort mogelijk gehanteerd zal worden, dit is ook zo afgesproken in de overeenkomst met de aanbieders. 2
Winnie Valkhoff merkt op de bijlage bij de verzamelfactuur via de iwmo te versturen i.vm. privacy. Monja v.d. Weide parkeert dit onderwerp en vraagt de partijen met tips te komen hoe e.e.a. handiger ingericht kan worden. 3. Declaratie Laatste periode 5 weken. Periode 1 start 29 december 2014. Deze 3 dagen in 2014 vallen onder periode 1 van 2015. Hoe gaan we deze dagen declareren? De laatste periode van 2015 bevat 5 weken. Hoe gaan we met de 13 e periode om? Monja v.d. Weide zal dit uitzoeken en dit per mail terugkoppelen aan de aanwezigen partijen. 4. Plustarief begeleiding. Partijen kunnen 15 januari 2015 voor het plustarief bij bestaande cliënten een voorschotfactuur indienen conform format. Omslaan naar 13 periodes maal bedrag voor plustarief bij de cliënt per 4 weken voor heel 2015 x 80%. Gemeente betaalt op basis hiervan het voorschot van 80% van de te voorziene kosten. Aan het eind van het jaar volgt een eindberekening op basis van overlijden, verhuizing of uit zorg. De aanbieder stuurt een eindafrekening. De gemeente doet een check. Remco Peijs merkt op dat ook als de indicatie in april afloopt en daarna onder het Wmo regime een vervolg krijgt, er toch voor het hele jaar een plustarief gedeclareerd mag worden. Winnie Valkhoff zegt dat het format van facturatie zoals in de berichtenportal gebruikt wordt, ook gebruikt kan worden om de factuur plustarief begeleiding aan te leveren. Jeroen Verburg zegt dat AWBZ 31-12 afgesloten wordt (afsluit bericht van de het zorgkantoor). Hiervoor in de plaats komt de Wmo. Krijgen aanbieder initieel een melding per cliënt? Monja v.d. Weide: Bij bestaande cliënten ontvangen aanbieders pas in de loop van 2015 na een keukentafelgesprek waarin een herbeoordeling plaatsvindt, een indicatie vanuit de gemeenten. De cliënten dienen door de organisatie te worden omgezet per 1 januari 2015 naar de Wmo conform de producten en intensiteiten uit de Resultaatsovereenkomsten. Judith Verburg wil van te voren weten wat ze per cliënt kan factureren. Hiervoor moeten zij snel helderheid krijgen of de gemeente akkoord gaat de door haar organisatie gemaakte indeling van de cliënten in de intensiteiten, zodat in eerste week van januari 2015 de cliënten correct in systeem van haar organisatie staan. Monja v.d. Weide zegt dat de producten omgezet kunnen worden op basis van de werkelijk geleverde uren in 2014. De gemeenten zullen een controle uitvoeren op basis van de cijfers die zij via Vektis krijgt. Winnie Valkhoff zegt dat het format van facturatie zoals in de berichtenportal gebruikt wordt, ook gebruikt kan worden om de cliënten in te delen in de nieuwe producten en intensiteiten. Monja v.d. Weide zegt hierop terug te komen. De partijen zullen middels de mail worden geïnformeerd. 3
Jeroen Verburg vraagt of de indeling van de bestaande cliënten in de intensiteiten voor de declaratie over de 4 weken periode betrekking heeft op toegewezen of gerealiseerde uren? Remco Peijs zegt de aanbieder per cliënt moet kijken naar het gemiddeld aantal geleverde uur/dagdeel per cliënt over heel 2014. Bij nieuwe cliënten zal de gemeente vooraf intensiteit meegeven, er is altijd overleg mogelijk, mocht de intensiteit tussendoor hoger of lager moeten worden. Judith Verburg vraagt met betrekking tot het offertetraject, hoe verloopt dit en hoe moet dat gedeclareerd worden. Remco Peijs zegt dat het offertetraject in wezen een urenopgave per cliënt is (omdat de ondersteuning bij de cliënt boven de tweede intensiteit uitgaat). Aanbieder moet gemiddeld aantal uur/dagdeel voor de cliënt inschatten en dit melden aan gemeente. Op basis daarvan volgt een aangepast hoger 4 wekentarief voor de betreffende cliënt. Jeroen Verburg vraagt wat te doen met cliënten die niet in de Vektiscijfers voorkomen. Winnie Valkhoff zegt deze duidelijk te benoemen, anders worden ze er bij een automatische vergelijking wellicht uit gegooid. De definitieve codes begeleiding en beschermd wonen worden volgende week (51) opgeleverd.. 5. Opgave gerealiseerde uren/dagdelen richting CAK voor innen van eigen bijdragen Jeroen Verburg merkt op dat het innen van de eigen bijdrage bij Jeugd heel anders gaat. Winnie Valkhoff legt uit dat er voor Jeugd zoveel uitzonderingen zijn, dat het geen doen is voor de aanbieders dit te checken. Chrik Duyvendak zegt dat Oegstgeest de Wmo Facturatie via het Wmo kantoor laat lopen, deze levert aan bij het CAK. Dit geld ook voor Zoeterwoude Er moet dus een splitsing gemaakt worden voor Leiden en Leiderdorp. Benno Broekhuizen vraagt of hij het goed begrepen heeft dat er voor Oegstgeest en Zoeterwoude geen bestand naar het CAK hoeft te worden gestuurd?. Chrik zegt dat dit klopt, het Wmo-kantoor zal voor deze gemeenten het bestand aan het CAK genereren. 6. Berichtenverkeer Gertie van Meijel vraagt wat de deadline is voor de iwmo, wanneer wordt het besluit over plan b genomen als de iwmo niet werkt. Hoe verloopt de communicatie hierover. Winnie Valkhoff zegt dat alle partijen zelf moeten zorgen voor aansluiting op de iwmo. Als aanbieder systeem heeft ingericht voor de berichtenportal dan is het voor de facturatie voldoende. Monja v.d. Weide zegt dat we per 01-01-2015 in elk geval met de alternatieve facturatie gaan werken, omdat de iwmo er zeker niet klaar voor is per 01-01-2015. Zodra het anders wordt, zullen de partijen hier per mail over geïnformeerd worden. 4
Benno Broekhuizen vraagt of er voor wat betreft gescheiden afspraken gemaakt worden met de gemeente over het mail verkeer voor aanmelden nieuwe cliënten. Monja v.d. Weide geeft aan dat nieuwe cliënten via de wijkteams zal verlopen of als het beschermd wonen, betreft via de centrale toegang en daarna volgt de melding aan de aanbieder via de iwmo. Voor de toewijzing zal nog een alternatief ontwikkeld worden voor als de portal niet werkt. Remco Peijs bevestigt dat bestaande cliënten HbhH pas per 13 juli 2015 in de iwmo zullen komen.. Berichten uitwisselen zonder aansluiting op het systeem Er is een berichtenconvertor op BSN niveau, die van het Excel bestand, een leesbaar bestand voor de gemeente maakt. Deze berichten zijn versleuteld om privacy redenen. Dit kan gebruikt worden door partijen die op 01-01-2015 niet klaar zijn voor de iwmo. Michael Bijzet vraagt of de partijen alvast het berichtenverkeer kunnen testen. Winnie Valkhoff zal dit navragen, hier komen we op terug. Sluiting Monja v.d. Weide dankt de aanwezigen voor hun aanwezigheid en inbreng. Alle vragen die hier gesteld zijn zullen per mail beantwoord worden aan de partijen. 5