Gemeentebulletin voor gemeenten over risicomanagement Ontwikkelingen in crisis- en risicobeheersing In deze uitgave is er uitgebreid aandacht voor de ontwikkelingen in crisis- en risicobeheersing. Het jaar 2009 stond in het teken van een aantal grote crisissen. De ramp met Türkish Airlines bij Schiphol, de strandrellen bij Hoek van Holland, het Koninginnedagdrama en de crisis op de financiële markten hebben het nieuws beheerst. Bij een groot deel van deze crisissen heeft het COT een belangrijke rol vervuld. In deze editie van het Gemeentebulletin gaat het COT in op ontwikkelingen in de crisisbeheersing. Verder in dit bulletin onder meer aandacht voor risico s tijdens bouwprojecten en de intrede van PPS in gemeentelijke projecten. Wij wensen u veel leesplezier toe! Gemeentedag: Een bouwproject in mijn stad Donderdag 20 mei organiseerde Aon zijn jaarlijkse Gemeentedag met dit jaar als onderwerp: Een bouwproject in mijn stad. Wie houdt zicht op de risico's? Met het Bouw & Infra park als locatie, 3 interessante sprekers, 34 aanmeldingen en een prachtige zonnige dag waren alle ingrediënten aanwezig voor een geslaagd evenement. De hele dag stond in het teken van bouwen in de praktijk. In het ochtendprogramma werd een aantal spectaculaire projecten toegelicht. Arnold Schenk vertelde als Corporate Insurance Manager van Structon Groep nv over de bouw van een innovatieve parkeergarage in Harderwijk en het Project de Groene Loper. Arnold Schenk besprak de rol van het verzekeringsprogramma en de problemen die men hierbij verwacht. Herman van Velsen van het schadebureau Noord/ Zuidlijn gaf vervolgens een uiteenzetting over de rol van omgevingsmonitoring en de rol hiervan bij het voorkomen van schade. Charley Veels heeft namens de adviescommissie Bouwrisico s een primeur weggegeven betreffende de Publicatie 223 van de CUR richtlijn. Na de lunch kon iedereen genieten van het heerlijke weer tijdens de rondleiding op het park. Iedereen heeft tijdens het middagprogramma kennis kunnen maken met het bouwen in de praktijk door met een graafmachine grondwerk te verzetten. Met de oud olympische bobsleeër Arend Glas heeft iedereen als afsluiting een start mee kunnen maken in een olympische bobslee op een stukje van de bobsleebaan van Turijn. Deze wedstrijd resulteerde in een winnend team van Patrick de Vetter (gemeente Utrecht) en John Degen (property specialist Aon). Na een lekker hapje en drankje kon iedereen met een voldaan gevoel terugkijken op een geslaagde dag. september 2010 nr 2 jaargang 12 In deze editie Gemeentedag Ontwikkelingen in crisisbeheersing Intrede PPS De WION Overstap naar eigenrisicodragerschap WGA Enterprise Risk Management Meer weten? Voor meer informatie over het Gemeentebulletin, kunt u contact opnemen met Marijke Pool. T. 020 430 55 04
Voorbereid zijn: ontwikkelingen in crisisbeheersing Een crisissituatie is een situatie die grote negatieve gevolgen kan hebben en die niet kan worden afgehandeld met de normale organisatie. Tijdens een crisis moeten in korte tijd belangrijke beslissingen worden genomen en worden uitgevoerd. Dit zonder dat precies duidelijk is wat de situatie is en vaak zonder dat goed kan worden ingeschat of maatregelen zullen werken of niet. Het gaat om een situatie van dreiging, urgentie en onzekerheid. Crisisbeheersing omvat al die activiteiten die gericht zijn op het wegnemen van de bron van een crisis en op het beperken van de gevolgen ervan. Crisisbeheersing gaat over voorbereiden, reageren en herstellen/aanpassen. In deze bijdrage schetsen wij kort enkele belangrijke uitdagingen en trends. Verantwoordelijkheden gemeente De gemeente is een belangrijke partner in de crisisbeheersing. Dit is een directe afgeleide van de verantwoordelijkheid die de burgemeester heeft als opperbevelhebber bij een (dreigende) ramp of een zwaar ongeval. De hulpverleningsdiensten opereren onder gezag van de burgemeester. In enkele situaties hebben anderen een belangrijke beslissingsmacht, zoals een dijkgraaf of een minister. Sommige taken kunnen ook alleen door een gemeente worden gedaan, in het verlengde van het dagelijks werk: burgerzaken, voorlichting en dergelijke. Goede voorbereiding is het halve werk Tijdens een crisis moet de juiste informatie tijdig op de juiste plaats komen. Ook moeten alle betrokkenen weten wat ze moeten doen. Dit vereist dat zij weten waarvoor zij verantwoordelijk zijn en wat er nodig is om die verantwoordelijkheid ook waar te maken. De crisisorganisatie moet goed functioneren. Plannen en procedures moeten bekend zijn bij diegenen die er mee moeten werken. De uitdaging is om plannen te maken die ook echt worden gelezen. Dit betekent dat een gemeente een inzichtelijk basisplan moet hebben en dat specialisten binnen de gemeenten aanvullende specifieke plannen hebben. Tegenwoordig zijn steeds meer crisisbeheersingsplannen en specifieke deelplannen gebaseerd op modelplannen die in samenwerking tussen gemeenten zijn opgesteld: op regionaal niveau. Dit kan ten koste gaan van de lokaal beschikbare kennis en inzichten. Een goed model betekent nog niet dat een gemeente goed is voorbereid. Het is belangrijk dat iedereen met een rol in de crisisbeheersing weet wat hij of zij moet doen en hoe dit moet worden gedaan. In een volgende stap dienen functionarissen en het hele crisisteam te worden getraind. Op deze wijze kan de voorbereiding op een mogelijke crisis zo optimaal mogelijk plaatsvinden. Het is hierbij in toenemende mate van belang om realistisch te oefenen: met de eigen mensen, de eigen ICT ondersteuning en direct contact met derden, zoals burgers en bedrijven die ook een rol hebben. Gemeenten moeten samen met de regionale partners zoeken naar manieren om goed te oefenen. 2 Gemeentebulletin voor gemeenten over risicomanagement
Ze dienen ook goed te weten wat ontwikkelingen rond zogenoemde veiligheidsregio s voor hen betekenen, met name voor de voorbereiding op crises. Deze ontwikkelingen zijn verre van vrijblijvend. De uitdaging is het ontwikkelen van de veiligheidsregio tot een slagvaardige organisatie voor hulpverlening, rampenbestrijding en crisismanagement, met een goede democratische borging. Het is in de eerste plaats een gezamenlijke opgave voor hulpverleningsdiensten, gemeenten en hun partners. Dit is een complex proces met vele dilemma s en strategische afwegingen. In de operationele uitwerking heeft de regio te maken met verschillen in wensen, uitgangspunten, gewoonten en cultuur van de betrokken partners. Eisen van het Rijk De uitdagingen voor de veiligheidsregio s volgen mede uit een aantal eisen dat het Rijk voor de veiligheidsregio s heeft geformuleerd. De belangrijkste zijn: Het opstellen van een risicoprofiel; Vernieuwde planvorming; Het presteren op basis van normen; Regionalisering van de brandweer, integratie van besturen van brandweer en Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen (GHOR); Samenwerking met de politie en de externe veiligheidspartners. De gevolgen Als het mis gaat moeten gemeenten en hun partners zoveel mogelijk de gevolgen van een crisis beperken. Het gaat niet alleen om de acute fase, maar juist ook over wat wij de nafase noemen. Deze nafase behoeft meer aandacht, juist van gemeenten. Na een crisis moet er worden geleerd. Veiligheidsregio s doen dit in toenemende mate zelf. Meer gevoelige en/of complexe evaluaties worden veelal door externe onderzoekers uitgevoerd. Het is belangrijk om te leren, juist bij ogenschijnlijk kleine incidenten. De crisisbeheersing is in ontwikkeling. Het is belangrijk om als gemeente zicht te houden op de vele projecten en initiatieven. Uiteindelijk is het de gemeente die een belangrijke rol heeft bij grote ongevallen en rampen, maar zeker ook bij kleinere incidenten. Ook dan is de uitdaging groot. Meer weten? Neem voor meer informatie over de dienstverlening van het COT, contact op met Marco Zannoni, Managing Senior Crisisbeheersing. T. 070 312 20 20 E. M.Zannoni@cot.nl Het kan gaan om de basisvereisten crisismanagement die in wetgeving worden opgenomen, maar ook om normen waar de regio zelf behoefte aan heeft. Gemeentebulletin voor gemeenten over risicomanagement 3
Intrede PPS in gemeentelijke projecten In de afgelopen jaren heeft Publiek Private Samenwerking (PPS) bij door de overheid geïnitieerde bouwprojecten steeds meer aan populariteit gewonnen. Vooralsnog zie je deze vorm van samenwerking vooral terugkomen in de grotere infrastructurele en huisvestingsprojecten waar de Rijksoverheid als opdrachtgever optreedt. Bij gemeentelijke bouwprojecten is het nog een relatief nieuw fenomeen om dit soort samenwerking toe te passen. In dit artikel gaan wij in op PPS binnen gemeentelijke projecten, de uitdagingen en de kansen voor de toekomst. Publieke Private Samenwerking Voor het begrip PPS wordt doorgaans de definitie van het Ministerie van Financiën aangehouden: PPS is een samenwerkingsverband waarbij overheid en bedrijfsleven, met behoud van eigen identiteit en verantwoordelijkheid, gezamenlijk een project realiseren op basis van een heldere taak- en risicoverdeling. Het doel van PPS is het realiseren van meerwaarde: een kwalitatief beter eindproduct voor hetzelfde geld, of dezelfde kwaliteit voor minder geld. Dit ligt binnen bereik als overheid en bedrijfsleven ieder datgene doen waar ze het best in zijn; er ontstaat zo een win-win situatie. Rijksoverheid en PPS Zoals vermeld is PPS bij grote overheidsprojecten al redelijk ingeburgerd. Zo worden bijna alle versnelde uitbreidingen van het nationale wegennet, op basis van het Wegaanpassingsbesluit, door middel van deze samenwerkingsvorm in de markt gezet. Tevens is de huisvesting van enkele Ministerie- en Defensieonderdelen als PPS gecontracteerd en worden de nieuw te bouwen detentiecentra van de overheid volgens deze contractsvorm aanbesteed. De rijksoverheid lijkt dus duidelijk de meerwaarde van Publiek Private Samenwerking te onderkennen en daar ook actief gebruik van te willen maken. In zekere zin is de overheid veranderd van aanbieder van standaardinfrastructuur naar bedenker van oplossingen voor mobiliteits- en huisvestingsvraagstukken en gebruikt zij voor de realisatie daarvan de diensten en expertise van de particuliere sector. PPS standaardisatie Vanuit de Rijksoverheid en haar private partners ontstaan ook steeds meer initiatieven om de procedures rondom PPS aanbesteding en contractering verder te standaardiseren en te vereenvoudigen. PPS Netwerk Nederland is bijvoorbeeld een initiatief van veel verschillende private partijen die betrokken zijn bij PPS projecten in binnenen buitenland. Dit platform heeft zich als doel gesteld om publieke partijen met raad en daad bij te staan bij de afweging al dan niet PPS toe te passen in hun projectinvesteringsbeslissingen. Hiernaast is het ook een platform waar private partijen onderling én samen met publieke partijen, kennis en ervaring kunnen delen omtrent PPS initiatieven en ervaringen en zo voor alle betrokkenen een professionelere invulling aan deze projecten kunnen geven. Ook de verschillende ministeries hebben initiatieven gelanceerd in dit kader. Onder meer door markt consultaties met professionele samenwerkingsverbanden, zoals het IPFA Nederland (International Project Finance Association) en Bouwend Nederland, over standaardisering in aanbestedingsprocedures en de gebruikte DBFM contracten (Design Build Finance Maintain). Dit met als doel om tot enkele standaarden te komen die breed voor PPS projecten kunnen worden ingezet en die de efficiency van de aanbestedings-/contracteringsprocedures verhogen. Op gemeentelijk niveau Bij de Rijksoverheid is PPS dus al een breed toegepaste samenwerkingsvorm. Maar hoe zit dit bij de lagere overheden en met name bij gemeenten? De bouwprojecten die gemeenten uit (laten) voeren zijn vaak weliswaar kleiner in omvang dan die van de Rijksoverheid, maar daardoor niet minder cruciaal voor de burger. Op het moment hebben juist de gemeenten te kampen met een enorme vraag vanuit de bevolking naar nieuw- en verbouw van (brede) scholen en openbare gebouwen zoals theaters en stadskantoren. Naast de hoeveelheid projecten op stapel, hebben alle gemeenten in het huidige economische klimaat een enorme druk om te bezuinigen op hun budgetten. Dit heeft tot gevolg dat veel van de noodzakelijke projecten niet uitgevoerd kunnen worden. Een samenwerking volgens de principes van PPS zou uitkomst kunnen bieden. Het financieringsprobleem van de gemeente kan weggenomen worden door het project voor te laten financieren door de private opdrachtnemer, die dit doet door een combinatie van eigen vermogen en externe financiering. Na realisatie van het project exploiteert de opdrachtnemer het gedurende een vastgestelde periode (bijvoorbeeld 25 jaar) en krijgt daarvoor compensatie van de gemeente op basis van de vastgestelde beschikbaarheidcriteria. In veel gevallen is de private sector ook beter in staat om met creatieve en kostenefficiënte oplossingen te komen voor de constructie en met name de gehele life-cycle van het object. Hiermee wordt dan ook gestreefd naar optimalisatie van de prijs-kwaliteit verhouding, bekeken vanuit de volledige levensduur van het object. Struikelblokken Enkele van de voornaamste argumenten tegen PPS die veel gehoord worden binnen gemeenten zijn: Complexiteit en lange doorlooptijden van de aanbesteding; PPS vraagt veel dure adviseurs; PPS is alleen geschikt voor projecten met een grote investeringswaarde; PPS contracten hebben een té lange looptijd. Hoewel deze punten medegebaseerd zijn op de opgedane ervaring met PPS op Rijksniveau vertrouwt men er op dat de markt en de overheid met gemeenschappelijke inspanning PPS tot een toegankelijk model voor gemeentes zullen omvormen. Dit door bijvoorbeeld de reeds genoemde verdere standaardisatie in procedures, maar ook door het creatief combineren van projecten tot een geheel dat op PPS wijze kan worden aanbesteed. Creatief en innovatief denken zullen daarbij vereist zijn. 4 Gemeentebulletin voor gemeenten over risicomanagement
Gestarte gemeentelijke PPS projecten Enkele gemeenten vervullen al een voortrekkersrol op het gebied van PPS. De gemeente Den Haag heeft bijvoorbeeld de nieuwbouw van het Montaigne Lyceum door middel van een PPS-constructie uit laten voeren. Het gebouw werd eind 2006 opgeleverd en voldeed volledig aan de kwaliteitseisen die de gemeente en het schoolbestuur hadden gesteld. Ondanks dat dit gemeentelijke Publiek Private Samenwerking project niet vlekkeloos verliep, blijkt uit onderzoek achteraf dat het absoluut als een succesverhaal gezien mag worden. Zo blijkt uit onderzoek van Ernst & Young dat dit project ten opzichte van traditionele aanbesteding een kwalitatieve en financiële meerwaarde heeft opgeleverd van 16%. Tevens sluit het ontwikkelde gebouw volledig aan bij de specifieke onderwijskundige visie van het Montaigne Lyceum. Andere voorbeelden van PPS projecten bij gemeenten zijn onder andere: Gemeente Den Helder voor de ontwikkeling van het nieuwe stadhuis; Gemeente Leiden in het kader van het project Huis van de Sport ; Een project dat door een school is geïnitieerd en met medewerking van de gemeente gedeeltelijk als PPS wordt gerealiseerd is het Petrus Canisius College in Alkmaar. Ook de ervaringen van deze pioneers zullen bijdragen aan het aanpassen van PPS voor toepassing binnen gemeentelijke projecten. Natuurlijk is PPS niet voor elk project de geschikte samenwerkingsvorm, maar dat neemt niet weg dat het op veel meer projecten succesvol toe te passen is dan nu het geval is. De vaak gehoorde reden om tot PPS over te gaan, namelijk het gebrek aan geld voor nodige gemeentelijke voorzieningen, zal daarbij zeker als stuwende kracht werken. Meer weten? Neem voor meer informatie over de dienstverlening van Aon op het gebied van PPS, contact op met Sonja Janicijevic. T. 020 430 57 34 E. Sonja_Janicijevic@aon.nl Gemeentebulletin voor gemeenten over risicomanagement 5
De wet Informatie-uitwisseling Ondergrondse Netten Met de wet Informatie-uitwisseling Ondergrondse Netten (WION), beter bekend als de grondroerdersregeling wordt er een nieuwe aansprakelijkheid gecreëerd voor de gemeente. U kunt namelijk aansprakelijk worden gesteld in de hoedanigheid van leidingbeheerder/netwerkbeheerder voor schade aan kabels en leidingen van wie de eigenaar onbekend is. Dit is om de eenvoudige reden dat de bewuste kabel/leiding zich binnen uw gemeente bevindt. In samenwerking met advocatenkantoor Severijn Hulshof heeft Aon op diverse locaties in Nederland seminars gehouden om u bij te praten over dit onderwerp en de gevolgen. Uit de grote opkomst hebben wij mogen opmaken dat dit onderwerp erg speelt binnen gemeenten. Meer weten? Neem voor meer informatie contact op met Carla Louwerens. T. 010 448 75 10 E. Carla_Louwerens@aon.nl 6 Gemeentebulletin voor gemeenten over risicomanagement
Overstap naar eigenrisicodragerschap WGA, gemakkelijker en winstgevender Al eigenrisicodrager? Ook als u al eigenrisicodrager bent en de contractsvervaldatum van de verzekering is 1-1-2011, dan is het raadzaam om te bekijken of de huidige premie (aanzienlijk) naar beneden kan. Die kans is erg groot en kan forse besparingen opleveren! De gedifferentieerde premie die een gemeente betaalt aan het UWV en/of de belastingdienst voor gedeeltelijk arbeidsongeschikte werknemers (de WGA Premie) is begin 2010 fors gestegen. Voor veel gemeenten is dit de aanleiding om de afweging tussen publieke of private financiering (opnieuw) op de agenda te zetten. Ongeveer dertig procent van de werkgevers is momenteel eigenrisicodrager, waarbij het risico voor gedeeltelijk arbeidsongeschikte werknemers meestal wordt ondergebracht bij een private verzekeraar. Het door de overheid aangekondigde moment van volledige privatisering van de WGA nadert. Daardoor - en vanwege de oplopende prijs bij het UWV - doen de achterblijvers er goed aan nu te bepalen welk moment voor hen het meest gunstig is om over te stappen. Eigenrisicodragerschap overwegen Dat niet iedereen het eigen risicodragerschap al heeft overwogen komt voornamelijk door het beeld dat het risicovolle en complexe materie betreft. Dit geldt met name voor gemeenten. Ten opzichte van gewone werkgevers zijn er voor gemeenten een aantal bijzonderheden. Zo is er de mogelijkheid het eigenrisicodragerschap in eigen beheer uit te voeren. Hiervoor dient er een balansvoorziening te zijn c.q. dienen reserveringen te worden aangehouden. Bij een verzekeringsoplossing daarentegen zult u waarschijnlijk rekening moeten houden met een Europese aanbesteding. Een verzekeringsoplossing heeft als voordeel dat je weet waar je aan toe bent wat betreft kosten en er geen onnodige reserveringen op de balans nodig zijn. Mogelijkheden voor uw gemeente Toch is het eigen risicodragerschap meestal de moeite waard. In ieder geval is het goed om inzicht te hebben in de huidige mogelijkheden voor uw gemeente. Uittreden kan bij gemeenten namelijk tot forse besparingen leiden. Bij een grotere gemeente kan het zelfs gaan om honderdduizenden euro s. Ieder jaar weer. Wanneer de overwegingen worden doorgerekend, de operationele consequenties in kaart worden gebracht en de werkgever goed in het proces wordt begeleid is een succesvolle overstap lang zo complex niet meer. Een professionele partij met specifieke ervaring in het begeleiden van gemeenten kan hierbij helpen en bovendien veel werk uit handen nemen. Een goed traject levert vaak al winst bij aanvang. Aon adviseert als eerste stap de uitgangspunten voor een juiste premiebepaling te controleren. Dit doet u door een Gedifferentieerde Premiecontrole uit te laten voeren. Met deze controle kijken we op basis van no cure no pay - of de gemeente in het verleden de juiste gedifferentieerde premie voor de WGA heeft afgedragen. Eventueel teveel betaalde premies worden vervolgens door Aon voor u teruggevraagd. Dit kan voor uw gemeente dit jaar nog een zeer forse teruggaaf betekenen. Of u nu eigen risicodrager wordt of niet. Een correctie op eerder betaalde premies geldt voor een bepaald aantal jaren. Indien u geen actie neemt, verjaren de aanspraken! Financieel en menselijk Een zorgvuldig besluit neemt u wanneer een gedegen financiële analyse hand in hand gaat met een goede inrichting van uw organisatie. En - niet te vergeten - als ook de menselijke kant van verzuim en reïntegratie steeds in ogenschouw wordt genomen. Het overwegen van eigenrisicodragerschap is een leerzaam traject, ga er zeker mee aan de slag! Meer weten? Neem voor meer informatie en/of een brochure contact op met Olaf A.M. Babeliowsky REB. T. 06 5191 23 95 E. Olaf_Babeliowsky@aon.nl Gemeentebulletin voor gemeenten over risicomanagement 7
Enterprise Risk Management: een Executive Opleiding aan de UvA Zeker na de kredietcrisis vraagt men zich af wat risk management eigenlijk heeft bijgedragen aan het verkrijgen van inzicht. Hebben we niet teveel vertrouwd op mooi wiskundige modellen? Welke rol heeft het menselijk gedrag gespeeld? Uit de gedragseconomie hebben we geleerd dat mannen, vrouwen, westerse of oosterse een verschillende kijk hebben op risico en daar ook verschillend mee omgaan. Hoe kun je hier je voordeel mee doen? Risicomanagement is een vak dat meer is dan modellen en op de Universiteit van Amsterdam worden al deze aspecten met mensen uit de academia en de praktijk behandeld in een Executive Masteropleiding ERM die opleidt tot een Master of Science titel (www.abs.uva.nl). De Executive Master ERM is een specialisatie binnen de Executive Master Verzekeringskunde. Naast een gedegen kennis van modellen wordt ook bestudeerd welke culturele aspecten van belang zijn en hoe je persoonlijk je effectiviteit kunt vergroten. Hoe kun je risico s beter kwantificeren? Welke beperkingen en veronderstellingen hebben deze modellen? Hoe kun je met scenarioanalyse inzicht in je risico s krijgen? Wat is jouw persoonlijke effectiviteit? De opleiding draagt er toe bij dat het vak ERM zich verder ontwikkelt doordat mensen uit de wetenschap en praktijk samenwerken. De organisatorische aspecten van ERM vormen een belangrijk deel van de opleiding. Voor een organisatie is een gestructureerde aanpak van ERM van belang. Docenten uit theorie en praktijk lichten toe wat wel en niet goed werkt aan b.v. een COSO-model. Een ander belangrijk onderdeel is het kwantificeren van risico s. Hierbij worden zowel financiële als operationele risico s behandeld. Aangetoond wordt dat het voordelen heeft ook risico s als een portefeuille te beschouwen en te managen. Deze verdiepingsvakken volgt men na basisvakken zoals financiering, recht en kwantitatieve methoden. Meer weten? Neem voor meer informatie contact op met Prof. Dr. Arjen Ronner, Executive Director Aon Risk Solutions en Programmadirecteur Executive Master ERM Universiteit van Amsterdam/Amsterdam Business School. E. A.E.Ronner@uva.nl Redactie Contact Auteurs Jolande Waterschoot Johan Blanc Hans Bouma Marijke Pool Peter Hartman Marijke Pool T. 020 430 55 04 E. Marijke_Pool@aon.nl Marco Zannoni Sonja Janicijevic Carla Louwerens Olaf A.M. Babeliowsky Arjen Ronner Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Aon Nederland.