Nota van Inlichtingen Payrolldienstverlening voor de Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen Aanbesteding Payrolldienstverlening voor de Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen Aanbestedende Dienst: Gemeente Hoogeveen Referentie: 17.0001349 Omschrijving: Payrolldienstverlening voor de Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen Toelichting: Betreft NvI vraag 13 115 Vraag In de beantwoording van welke Wens wilt u sociale en arbo-aspecten terugzien? Wens 1 of Wens 2? Zoals onderstaand beschreven in het aanbestedingsdocument spreekt het voor zich dat de sociale en arbo-aspecten bij wens 1 behoren en de duurzame productieprocessen bij wens 2. Wens 1 (max. 20 punten) Geef zo SMART mogelijk aan op welke wijze u concrete en praktische invulling geeft aan het aspect Social Return. Wens 2 (max. 20 punten) Geef zo SMART mogelijk aan welke duurzame productieprocessen uw organisatie toepast en in het bijzonder met betrekking tot deze opdracht? Categorie Contractvoorwaarden Betreft NvI vraag 12 116 Vraag Inschrijver vraagt op dit punt, maar ook op andere punten, aan u om een helder beoordelingskader te schetsen. Dit is ook in lijn met de (verplicht te volgen) Gids Proportionaliteit, dat invulling geeft aan het beginsel van transparantie. Inschrijvers dienen te weten op welke punten een aanbestedende dienst beoordeelt en wat het beoordelingskader is. Uw antwoord dat u de beantwoording overlaat aan de expertise van de inschrijvers staat hier los van. Wat is uw mening hierover? Antwoord blijft ongewijzigd. Aanbestedende dienst gaat niet invullen hoe inschrijvende partij de vraag dient te beantwoorden om hoge scores te halen. Dit valt binnen de expertise van inschrijver. Betreft NvI vraag 10 117 Vraag Inschrijver gaat ook uit van de objectiviteit van de beoordelaar, echter zijn wij toch benieuwd naar uw antwoord op onze vraag. Heel concreet vragen wij: a. Mogen wij bijvoorbeeld in de kwaliteitsstukken aangeven dat wij zittend leverancier zijn op andere flexpercelen? b. Als beoordelaars iets in google invoeren en daar komt onze bedrijfsnaam uit, valt dit onder 'herleiden'? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 06-02-2017 Pagina 1 of 6
a. Inschrijver dient een aanbieding in waaruit niet is te herleiden welke aanbieder het betreft. b. Wij blijven uitgaan van de objectiviteit van beoordelaars Betreft Vraag 13 van de eerste nota van inlichtingen 118 Vraag U geeft in uw antwoord aan dat het duidelijk moge zijn dat sociale en arbo aspecten in het kader van de duurzaamheid bij deze aanbesteding een andere omschrijving oplevert dan de beschrijving van de algemene duurzame processen binnen de organisatie van inschrijver. Volledigheidshalve wil inschrijver graag het volgende bij u verifiëren: a. Is het juist dat inschrijver onder Social Return de sociale en arbo aspecten beschrijft, en onder Duurzaamheid de processen en milieumaatregelen toelicht? b. Indien nee, graag uw verduidelijking. Dit is juist Betreft Vraag 51, 104, 107, 108, 109, 110, 11, 112, 113, 114 van de eerste nota van inlichtingen 119 Vraag Aanbestedende Dienst zal Eis 26 op dit punt herzien en een aangepast overzicht publiceren, deze wordt zo spoedig mogelijk in TenderNed geplaatst, maar uiterlijk 6 februari 2017. Bent u bereid een aanvullende vragenronde in te plannen waarbij u inschrijvers in de gelegenheid stelt om eventuele vragen over het prijzenblad in te sturen? Tot 8 februari 2017 15.00u is er mogelijkheid om vragen hierover te stellen via de berichtenmodule van TenderNed. Betreft NvI vraag 114 120 Vraag U geeft aan dat u een nieuw prijzenblad beschikbaar stelt, uiterlijk 6 februari. Kunt u bevestigen dat partijen nog vragen over dit nieuwe blad mogen stellen als er onduidelijkheden of onzuiverheden in dit blad zitten? Indien u dit niet toestaat loopt u risico strategische inschrijvingen te ontvangen. Tot 8 februari 2017 15.00u is er mogelijkheid om vragen hierover te stellen via de berichtenmodule van TenderNed. Betreft NvI vraag 104 121 Vraag Het kan zo zijn dat een kandidaat een oproepcontract veel minder uren maakt. Kunt u daarom ook nog aangeven wat de verdeling in uren is geweest tussen de verschillende categorieën? En kunt u nog aangeven hoeveel % ABP is? Aanbestedende Dienst verwijst Inschrijver naar het aangepaste prijzenblad, hier is de onderverdeling terug te zien. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 06-02-2017 Pagina 2 of 6
Betreft NvI vraag 103 en akkoordverklaring Programma van Eisen (6.bijlagen - bijlage 1) 122 Vraag ad x.1 Vraag: Opdrachtnemer en opdrachtgever hebben hier een gezamenlijke verantwoordelijkheid: wij verzoeken opdrachtgever een compliancy formulier in te vullen en te ondertekenen waarin helder staat verwoord wat de bij de opdrachtgever gebruikte CAOcomponenten zijn, zodat wij deze ook juist kunnen toepassen. ad x.2 Vraag: Kunt u hieraan de volgende zin toevoegen: Opdrachtgever zal opdrachtnemer volledig op de hoogte brengen van haar CAO/beloningsregeling, dit doet opdrachtgever door het invullen en ondertekenen van een compliancy formulier. Daarnaast zal opdrachtgever per employee aangeven wat de inschaling moet zijn. Deze inschaling is gelijk aan de inschaling van de vaste medewerker die dezelfde functie uitoefent. ad x.3 Vraag: Graag noteren wij als bevoegde instantie VRO, die voor de NEN-4400 certificering door de Stichting Normering Arbeid bevoegd is om deze controles uit te voeren en deze ook twee keer per jaar reeds uitvoert. Kunt u de halfjaarlijkse controle in het kader van de NEN-certificering als voldoende beschouwen voor punt 3? ad x.4 Vraag: Kunt u deze wijzigen in 'Opdrachtnemer verschaft desgevraagd en overwijld aan een door Opdrachtnemer aangestelde geregistreerde registeraccountant toegang tot de in lid 3 genoemde arbeidsvoorwaardelijke afspraken indien Opdrachtgever gerede twijfel heeft dat arbeidsvoorwaardelijke afspraken overeengekomen in lid 2 niet door Opdrachtnemer worden nagekomen. Dit in het verband met het voorkomen van of de behandeling van een loonvordering aangaande verrichte arbeid ten behoeve van het verrichten van de diensten. Kosten van een controle door deze geregistreerde registeraccountant zijn voor de opdrachtgever. ad x.1 Hier zullen Inschrijver en Aanbestedende Dienst na definitieve gunning over in overleg treden. ad x.2 Hier zullen Inschrijver en Aanbestedende Dienst na definitieve gunning over in overleg treden. ad x.3 Niet akkoord. ad x.4 Niet akkoord. Betreft NvI vraag 91 123 Vraag Onze ervaring is dat het tekenen van de opdrachtbevestiging in de praktijk voor zeer veel vertraging, communicatie over en weer en frustratie bij elke partij zorgt. Om die reden hebben wij een aantal jaar geleden besloten om alles digitaal te verwerken. Dit heeft dezelfde juridische status. Wij verzoeken u nogmaals met klem de eis te laten vallen, omdat er anders veel inschrijvers zijn die niet in kunnen schrijven op deze aanbesteding. Een alternatief zou zijn om in ieder geval de payrollkracht al te laten starten in afwachting van de handtekening. a. Gaat u akkoord met het schrappen van eis 41? b. Zo nee, wat is voor u de reden dat u dit zo wilt? c. Gaat u als alternatief ermee akkoord dat de payrollkracht gewoon kan starten in afwachting van uw handtekening? d. Zo nee, wat is uw reden hiervoor en bent u zich ervan bewust dat u hiermee een groot deel van de markt uitsluit? a. Niet akkoord. b. Aanbestedende Dienst vind het belangrijk een door de payrollkracht ondertekende overeenkomst te hebben. c. Dat is akkoord. Het betreft hier de handtekening van de payrollkracht. Betreft NvI vraag 70 124 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 06-02-2017 Pagina 3 of 6
In de payrollbranche wordt niet gewerkt met het uitzendbeding, maar met detacheringsovereenkomsten voor bepaalde tijd. Dit was ook de werkwijze volgens de VPO. Dit gaat niet ten koste van de flexibiliteit omdat in Fase A de loondoorbetalingsplicht kan worden uitgesloten. Daarom klopt uw prijzenblad wel op het gebied van de wachtdagcompensatie. Die is inderdaad niet van toepassing. Kunt u bevestigen dat partijen geen uitzendbeding toe hoeven te passen? Dat kunnen wij bevestigen. Betreft NvI vraag 42 125 Vraag Wij hebben meerdere gesprekken met u gevoerd over transitievergoeding. In de oplossing die u in het bestek schetst is het mogelijk dat een payrollkandidaat die al via de payrollorganisatie bij een andere werkgever heeft gewerkt en na een korte tijd bij u uitstroomt een grote transitiepost oplevert voor ons en dus voor u. Dit is de wettelijke regeling in verband met opvolgend werkgeverschap. Indien u kiest voor reserveren, betaalt u alleen transitiekosten over de uren die daadwerkelijk voor u gewerkt worden. In de gesprekken die wij met u voerden was u het ook eens met de onwenselijkheid van de door u voorgestelde oplossing met betrekking tot transitievergoeding. Kunt u toelichten waarom u nu toch voor een andere methode kies? Deze informele gesprekken hebben anderhalf jaar geleden plaatsgevonden en de uitkomsten van deze gesprekken zijn niet van invloed op de huidige uitvraag. Op dit moment is de huidige uitvraag van toepassing, waarbij wij eisen dat de transitievergoeding niet opgenomen wordt in de omrekenfactor. Waarbij u de transitievergoeding mag doorberekenen aan de aanbestedende dienst, maar alleen in de gevallen waarin een transitievergoeding aan de orde is. Categorie Contractvoorwaarden Betreft NvI vraag 61 126 Vraag Bent u zich bewust van de huidige discussie over dag- en weekcontracten in de markt voor het ter beschikking stellen van flexibele arbeid, d.w.z. dat aan een flexibele arbeidskracht slecht een contract voor één dag of één week geboden wordt door opdrachtnemer? Dit betekent in het geval van ziekte de ziekte-uitbetaling bij het UWV komt te liggen en niet bij opdrachtnemer. Als er geen ziekte plaatsvindt, dan krijgt de flexibele arbeidskracht een grote hoeveelheid opvolgende dag- of weekcontracten. Ons inziens is dit geen goed werkgeverschap en niet in de geest van de Wet Werk en Zekerheid. Flexibele arbeidskrachten ervaren minder zekerheid op een langdurig dienstverband. Bovendien kunt u de flexibele arbeidskracht per definitie geen contract voor bepaalde tijd meer aanbieden, gezien de contractketen. a. Bent u bereid stelling te nemen door te zeggen dat u dag- en weekcontracten niet accepteert? b. Kunt u bevestigen dat u opdrachtnemers die niet realistisch (onder door u genoemde percentage) kosten reserveren voor ziekte zult uitsluiten van deze aanbesteding? a. Wij accepteren geen dag- en weekcontracten. b. Dat bevestigen wij niet. Inschrijvers dienen realistisch in te schrijven. Wanneer de Aanbestedende Dienst twijfelt over het tot stand komen van de reservering dan wordt dit onderzocht door de Aanbestedende Dienst en dient de Inschrijver dit te onderbouwen. Betreft Vraag 77 van de eerste nota van inlichtingen 127 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 06-02-2017 Pagina 4 of 6
U geeft in uw antwoord op vraag 77 aan dat het uitruilen van reiskosten woon-werk voor flexibele medewerkers mogelijk moet zijn. Dit is geen probleem, maar inschrijver wil u erop attenderen dat dit geen structurele reiskostenvergoeding is! De uitruilregeling biedt enkel fiscaal voordeel in de loonheffing voor reiskosten die buiten de vergoeding vallen. Dit is geen structurele vergoeding en dekt derhalve ook niet de reiskosten die gemaakt worden. Daarnaast is het zo dat, aangezien uw vaste medewerkers conform de CAR-UWO recht hebben op een reiskostenvergoeding (naast de uitruilregeling), de flexibele medewerkers hier conform de inlenersbeloning recht hebben op minimaal dezelfde vergoeding. Omdat inschrijver geen invloed heeft op de uiteindelijke keuze die u maakt voor medewerkers die danwel via uitzenden, dan wel via payroll-dienstverlening worden ingezet, is het niet mogelijk om de vergoeding voor reiskosten in te calculeren in haar kostprijs. Daarnaast is het niet duidelijk op welke wijze dienstreizen dienen te worden vergoed. Derhalve vraagt inschrijver opnieuw: a. Is het juist dat de reiskosten die opdrachtnemer vergoed aan de flexibele medewerkers, naast een uitruilregeling, één-op-één door gefactureerd mogen worden aan opdrachtgever? b. Indien nee, graag uw toelichting. a. Nee dat is niet juist. Medewerkers in (vaste) dienst hebben ook alleen de mogelijkheid om reiskosten woonwerk uit te ruilen en krijgen reiskosten niet op een andere manier vergoed. Betreft Nota van inlichtingen - vraag 70 128 Vraag U geeft aan dat u in Fase A gebruik wenst te maken van het uitzendbeding. De leden van de commissie ABU Payrolling (voorheen VPO) hebben echter besloten het uitzendbeding niet toe te passen bij payrolldienstverlening. Wij wensen daarom met onze payrollmedewerkers een detacheringsovereenkomst zonder uitzendbeding te sluiten. Bent u daarmee akkoord? Dat is akkoord. Betreft Vraag 53, 72 en 79 van de eerste nota van inlichtingen 129 Vraag n uw antwoord op vraag 53, 72 en 79 geeft u aan dat u geen informatie over de kosten of de frequentie kunt verschaffen met betrekking tot de kleding, persoonlijke beschermingsmiddelen en voorzieningen die opdrachtnemer aan de flexibele medewerker dient te verstrekken en vergoeden. De huidige leverancier is hier echter wel van op de hoogte. Dit is niet transparant en veroorzaakt een ongelijk speelveld. Derhalve verzoeken wij u opnieuw met klem: a. Kunt u inzicht te verschaffen in de kosten die opdrachtnemer hier op jaarbasis voor maakt? b. Indien nee, stemt u ermee in dat opdrachtnemer deze kosten separaat aan u mag factureren en niet in de omrekenfactor dient op te nemen, daar zij geen inzicht heeft op de kosten die hiermee gepaard gaan? a. Nee dat is niet mogelijk. b. Wij stemmen er mee in dat Inschrijver deze kosten separaat mag factureren en niet in de omrekenfactor dient op te nemen. Betreft Vraag 75 van de eerste nota van inlichtingen 130 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 06-02-2017 Pagina 5 of 6
In uw antwoord op vraag 75, onderdeel c geeft u het volgende aan: De Aanbestedende Dienst is bereid Eis 46 te laten vervallen en te vervangen door: "Inschrijver draagt er zorg voor dat de payrollkracht de Verklaring Omtrent Gedrag aanvraagt en bij aanvang van de werkzaamheden overhandigt aan de Aanbestedende Dienst". Inschrijver is van mening dat het conflict met de Wet bescherming persoonsgegevens niet is opgelost, daar zij in dit kader nog steeds niet gerechtigd is om de flexibele medewerker te verplichten deze informatie te overleggen en kan zodanig niet de verantwoordelijkheid op zich nemen om ervoor te zorgen dat de flexibele medewerker dit doet. Wel kan zij de flexibele medewerker hierop attenderen en verzoeken hieraan te voldoen. Stemt u ermee in dat dit volstaat? Daar stemmen wij mee in. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 06-02-2017 Pagina 6 of 6