Vergadering 7 oktober 2015 Agendapunt Aan: Algemeen Bestuur Regio Midden-Holland Bijlage(n): - Betreft: Managementrapportage najaar 2015 Datum: 31 augustus 2015 Managementrapportage Najaar 2015 September 2015 1
Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Inleiding... 3 1.1 Begroting 2015... 3 1.2 Leeswijzer... 4 Hoofdstuk 2 Begrotingswijzigingen 2015... 5 2.1 Samenvatting 2015... 5 2.2 Begrotingswijzigingen 2015... 5 2.3 Toelichting onzekerheden begrotingswijzigingen 2015... 6 2.4 Toelichting begrotingswijzigingen 2015... 7 Hoofdstuk 3 Vermogensontwikkeling Regio Midden Holland, de nieuwe regio... 9 3.1 Vermogensontwikkeling 2015-2019... 9 Hoofdstuk 4 Investeringen Materiele Vaste Activa Regio Midden Holland, de nieuwe regio...10 4.1 Investeringen Materiele Vaste Activa 2015...10 Hoofdstuk 5 Besluitvorming...11 2
Hoofdstuk 1 Inleiding De Managementrapportage van Regio Midden-Holland, de nieuwe regio (voorheen het Intergemeentelijk Samenwerkingsorgaan Midden-Holland) wordt uitgebracht op een moment dat de transitie is afgerond. De afgelopen periode is er volop gewerkt aan een nieuwe strategische koers van de organisatie. Die koers richt zich op strategische regionale samenwerking rond een aantal inhoudelijke programma s. De destijds aangestelde verandermanager en de regio secretaris hebben de nieuwe koers van de organisatie concreet vorm en inhoud gegeven. Op basis van de laatst beschikbare informatie zijn de begrotingswijzigingen voor 2015 bepaald. De in deze managementrapportage genoemde begrotingswijzigingen zullen door het Algemeen Bestuur vastgesteld worden. Het reorganisatievoorstel en de uitgevoerde transitie heeft erin geresulteerd dat de medewerkers en de loonkosten vanaf 1 mei 2015 door de deelnemende gemeenten zijn overgenomen. Om de loonkosten vanaf 1 mei 2015 in een juiste verhouding van het aantal inwoners te verdelen, heeft bij de berekening van de inwonersbijdrage een verevening voor de loonkosten plaatsgevonden. Deze verevening resulteert in gemiddelde overname loonkosten van 2,95 per inwoner. Ten opzichte van voorgaande jaren zal gemiddeld de te betalen inwonersbijdrage vanaf 1 mei 2015 van 5,34 naar 1,76 afnemen. Dit betekent een afname van 3,58 per inwoner. In de wetenschap dat de deelnemende gemeenten 2,95 per inwoner aan loonkosten hebben overgenomen, betekent dit dat er een voordeel van 0,63 per inwoner overblijft. Voor de periode van 1 januari t/m 30 april 2015 zal de bijdrage van 5,34 (4/12 deel) per inwoner van toepassing zijn. Het reorganisatieplan en de uitgevoerde transitie hebben er tevens toe geleid dat naast de overplaatsing van bureau leerlingzaken naar de gemeente Gouda ook de exploitatie en het eigendom van het Midden-Hollandhuis in 2015 aan de ODMH zijn overgedragen. Voor de goede orde zij vermeld dat de begroting van Regio Midden-Holland, de nieuwe regio slechts één kerncluster bevat. Dit kerncluster behelst de financiële vertaling van de bovenlokale bestuurlijke samenwerking in Midden-Holland. Benadrukt dient te worden dat ook deze managementrapportage 2015 sluitend is. 1.1 Begroting 2015 De managementrapportage over 2015 heeft een bijzonder karakter. Vanaf 1 juli 2012 t/m 30 april 2015 bestonden de activiteiten van het voormalige ISMH uit de ondersteuning van gemeentebesturen bij diverse (regionale) beleidsterreinen als ruimtelijke ordening, zorg, verkeer en educatie. De uitvoering van het reorganisatieplan en de transitie heeft geresulteerd in een vijftal werkprogramma s, te weten het programma Economie, Onderwijs en Arbeidsmarkt, programma Ruimte en Wonen, Programma Verkeer en Vervoer, programma Sociaal Domein en programma Natuur, water en recreatie. In de voorgaande begrotingsjaren waren naast bovengenoemde bovenlokale bestuurlijke samenwerking in Midden-Holland ook de exploitatie van bureau leerlingzaken en van het Midden- Hollandhuis opgenomen. Omdat Bureau leerlingzaken per 1 augustus 2014 en het Midden 3
Hollandhuis in januari 2015 aan respectievelijk de gemeente Gouda en de ODMH zijn overgedragen, behoort de exploitatie hiervan vanaf begrotingsjaar 2015 niet meer tot de begroting. Vanwege de nieuw bepaalde strategische koers van Regio Midden-Holland, de nieuwe regio geldt een voorbehoud met betrekking tot de verwachte kostenbudgetten. Ten opzichte van de 1 e managementrapportage kunnen de kostenbudgetten beter ingeschat worden, maar zijn er vanwege diverse onzekerheden ook nog aannames gedaan. Het bestuur van Regio Midden-Holland, de nieuwe regio wordt gevraagd om de tweede managementrapportage (najaar 2015) vast te stellen. 1.2 Leeswijzer In hoofdstuk 2 worden de begrotingswijzigingen gepresenteerd en toegelicht. Deze begrotingswijzigingen hebben betrekking op het begrotingsjaar 2015. In hoofdstuk 3 wordt expliciet ingegaan op de vermogensontwikkeling van Regio Midden-Holland, de nieuwe regio. De besluitvorming tenslotte komt aan bod in hoofdstuk 4. 4
Hoofdstuk 2 Begrotingswijzigingen 2015 De voorgestelde begrotingswijzigingen in de tweede managementrapportage 2015 zijn gebaseerd op de eerste managementrapportage, de beschikbare informatie die voorkomt uit het reorganisatieplan, de uitgevoerde transitie en de ontwikkelingen van de laatste maanden. 2.1 Samenvatting 2015 Voor Regio Midden-Holland, de nieuwe regio is de begroting sluitend en wordt een prognose afgegeven voor heel 2015 van nihil. Voor deze sluitende begroting zijn aanvullende onttrekkingen uit bestemmingsreserve de nieuwe regio noodzakelijk. Deze onttrekkingen worden onder andere uitgevoerd vanwege eenmalige projecten die betrekking hebben op de uit te voeren reorganisatie. Werkzaamheden die onder deze onttrekking vallen zijn bijvoorbeeld de investering van laptops, telefoons en een digitaal management informatiesysteem, het tijdelijk creëren en onderhouden van werkplekken in het Midden-Hollandhuis, de financiering van de ingehuurde projectleider en de uitvoering van de afgesloten compensatieregeling. In het overzicht van hoofdstuk 2.2 wordt achtereenvolgens de in het voorjaar aangepaste begroting van Regio Midden-Holland, de nieuwe regio, de begrotingswijziging en de geactualiseerde begroting 2015 weergegeven. 2.2 Begrotingswijzigingen 2015 In onderstaand financieel overzicht worden de bruto cijfers genoemd. Dit betekent dat ook de interne doorberekeningen meegenomen zijn. Kolom 2 bevat de in het voorjaar aangepaste begroting 2015, kolom 3 de voorgestelde begrotingswijziging en kolom 4 de geactualiseerde begroting 2015. Omschrijving MARAP voorjaar Begrotings- Begroting 2015 2015 wijziging na wijziging Baten Contractuele bijdragen gemeente -705.026 0-705.026 Overige bijdragen -58.771-41.681-100.452 Directe productbijdragen Projectbaten -457.867-96.632-554.498 Doorberekende bijdragen -33.516-46.879-80.395 Onttrekking reserves -603.887-71.517-675.404 Totaal baten -1.859.066-256.708-2.115.774 Lasten Personeelskosten 325.069 91.320 416.388 Bijkomende personeelskosten 22.665-5.191 17.474 Huisvestingskosten 27.225-10.972 16.253 Apparaatskosten 11.500 61.750 73.250 Directe productkosten 419.290 11.454 430.744 Doorberekende kosten 595.451 11.717 607.168 Projectlasten 457.867 96.631 554.498 Totaal lasten 1.859.066 256.708 2.115.774 Saldo baten en lasten 0 0 0 Bedragen x 1,- 5
2.3 Toelichting onzekerheden begrotingswijzigingen 2015 Vanwege de nieuw bepaalde strategische koers van Regio Midden-Holland, de nieuwe regio geldt een voorbehoud met betrekking tot de verwachte kostenbudgetten. Ten opzichte van de 1 e managementrapportage kunnen de kostenbudgetten beter ingeschat worden, maar zijn er vanwege diverse onzekerheden ook nog aannames gedaan. Een aantal financiële onzekerheden kunnen op basis van het toekomstig besluit financiële consequenties voor Regio Midden-Holland hebben. Hieronder worden de meest bijzondere onzekerheden benoemd: Subsidie Cultuurnetwerker De aangevraagde provinciale subsidie van 22.000 is begin 2015 door de Provincie Zuid-Holland afgewezen, de reden van de afwijzing had betrekking op het feit dat de aanvraag na de uiterste aanvraagdatum was ingediend. Het door de Regio Midden-Holland, de nieuwe regio ingediende bezwaar heeft er in geresulteerd dat de bezwarencommissie de Provincie Zuid-Holland heeft verzocht om de subsidie van 22.000 alsnog toe te kennen. Ondanks de verwachting dat de subsidie alsnog wordt toegekend, is hiervan nog geen definitieve bevestiging van ontvangen. In de managementrapportage is echter wel rekening gehouden met deze subsidie. Frictiekosten uittreding gemeente Boskoop Gemeente Alphen aan den Rijn heeft een schriftelijk uittredingsverzoek voor gemeente Boskoop bij Regio Midden-Holland ingediend. Regio Midden-Holland heeft schriftelijk de ontvangst van het uittredingsverzoek bevestigd en het voorstel tot een uittreedsom van vijf maal de jaarlijkse inwonersbijdrage (begroting 2014) van gemeente Alphen aan den Rijn als frictiekosten aan de Regio Midden-Holland te vergoeden. Concreet zou dit uitkomen op een totale bijdrage van 405.705 (vijf maal 81.141). In deze managementrapportage is (nog) geen rekening gehouden met een eventuele uittreedsom van de gemeente Alphen aan den Rijn. 6
2.4 Toelichting begrotingswijzigingen 2015 Contractuele bijdragen De contractuele bijdragen blijven gelijk aan de in juni 2015 vastgestelde begroting. Overige bijdragen De overige bijdragen zijn ten opzichte van de eerste marap met ruim 41.600 toegenomen. Deze toename wordt enerzijds veroorzaakt door de nog niet begrote compensatie in de kosten die betrekking hebben op de transitie die in 2014 en 2015 is uitgevoerd. Anderzijds zal er een projectresultaat ontstaan die in de exploitatie 2015 vrijvalt. Doorberekende bijdragen De doorberekende bijdragen zijn ten opzichte van de eerste marap met ruim 46.800 toegenomen. Dit wordt enerzijds veroorzaakt doordat de eerder afgewezen subsidie cultuurnetwerker 2015 alsnog door bezwarencommissie van de Provincie Zuid-Holland is toegewezen. Anderzijds is er vanuit het in 2015 afgesloten uitvoeringsprogramma Slappe Bodem 22.500 aan bijdrage coördinatie in de begroting opgenomen. (Bijkomende) Personeelskosten De (bijkomende) personeelskosten zijn ten opzichte van de eerste marap met ruim 91.300,- toegenomen. Deze toename wordt hoofdzakelijk veroorzaakt door de tijdens de transitie overeengekomen compensatieregeling. De regeling is ontstaan door vergelijking van arbeidsvoorwaarden tussen Regio Midden-Holland en de gemeente waar de medewerker naar overgeplaatst is. De regeling is gebaseerd op een compensatie die betrekking heeft op het 12,5 jarige jubileum, de verlofdagen en reiskosten woon-werkverkeer. Vanaf 1 mei 2015 bestaan de (bijkomende) personeelskosten alleen nog uit inhuur van de regiosecretaris via de gemeente Waddinxveen en de inhuur van een beleidsadviseur. Naast de genoemde inhuur is een extra budget voor na- en bijscholing gereserveerd. Huisvestingskosten De huisvestingskosten zijn bij de opstelling van de eerste marap te hoog gebudgetteerd. Apparaatskosten Het budget van de apparaatskosten is ten opzichte van de eerste marap met 61.750 toegenomen. In totaal heeft 35.000 betrekking op vanuit de directie productkosten doorgeschoven budget communicatie en juridische ondersteuning. De resterende 26.750 heeft voornamelijk betrekking op de incidentele overgangskosten Regio Midden-Holland die conform de regels van het BBV in eerste instantie als kosten en vervolgens als onttrekking in de begroting verwerkt moeten worden. Directe productkosten De directe productkosten zijn ten opzichte van de eerste marap met 11.454 toegenomen. Deze toename wordt enerzijds veroorzaakt door toename van het programmabudget en anderzijds de afname van de naar de apparaatskosten verschoven budget communicatie en juridische ondersteuning. 7
Doorberekende kosten De doorberekende kosten zijn opzichte van de eerste marap met 11.717 toegenomen. Deze toename wordt onder andere veroorzaakt door de gewenste dienstverlening op het gebied van Informatisering en Automatisering. Projecten De projectbaten en lasten zijn te opzicht van de eerste marap met ruim 96.600 toegenomen. Deze toename wordt veroorzaakt door extra projecten die in de loop van 2015 zijn gestart. Daarnaast is de verwachting dat de subsidie cultuurnetwerker alsnog aan Regio Midden-Holland wordt toegewezen. Onttrekking voorziening De onttrekking van de voorziening betreft de geprognosticeerde uitgaven ten laste van bestemmingsreserve Verkeer Algemeen en de Nieuwe Regio. In de eerste marap zijn de onttrekkingen die betrekking hebben op de afrekening frictiekosten, de bijdrage convenant Alphen, Gouda en Woerden, de inhuur van de transitiemanager, advisering organisatieadvies, de uitvoering van de reorganisatie en onttrekkingen op het gebied van Verkeersveiligheid gebudgetteerd. De toegenomen onttrekking van 71.500 heeft betrekking op de afrekening van de compensatieregeling, de dekking coördinatie convenant Alphen, Gouda en Woerden en de ontvangen subsidie ter dekking van de coördinatie transitiekosten 2014 en 2015. De onttrekkingen hebben geen financiële gevolgen voor de exploitatie 2015. 8
Hoofdstuk 3 Vermogensontwikkeling Regio Midden Holland, de nieuwe regio 3.1 Vermogensontwikkeling 2015-2019 De financiële ontwikkeling van een organisatie laat zich goed analyseren aan de hand van de ontwikkeling van het eigen vermogen (EV). De ontwikkeling van het eigen vermogen is namelijk de resultante van zowel het reguliere operationele resultaat als van de directe mutaties in de reserves, voorzieningen en andere balansposten. Van 2015 tot en met 2019 kent het eigen vermogen van Regio Midden Holland de nieuwe regio de volgende ontwikkeling: Eigen Vermogen ISMH 2015 2016 2017 2018 2019 Stand 1 januari 725 348 341 333 326 Mutatie -377-8 -8-8 -8 Stand 31 december 348 341 333 326 318 Bedragen x 1.000,- Geconcludeerd kan worden dat het Eigen Vermogen fors is, doordat de resultaten van 2012, 2013 en 2014 aan de bestemmingsreserve de nieuwe regio zijn toegevoegd. Deze resultaatbestemming komt voort uit de besluiten van het Algemeen Bestuur d.d. 19 juni 2013, 25 juni 2014 en 24 juni 2015. Voor de volledigheid is in onderstaande tabel een specificatie van het geprognosticeerde Eigen Vermogen 2015 weergegeven. Op enkele onttrekkingen ten laste van de BR De Nieuwe Regio na heeft het Algemeen Bestuur voor de meeste daarin vermelde mutaties reeds een besluit genomen. De reeds door het Algemeen Bestuur besloten onttrekkingen heeft betrekking op de met de ODMH overeengekomen afrekening frictiekosten, de bijdrage convenant Alphen, Gouda en Woerden, de eenmalige projectkosten voor uitvoering reorganisatie en deels op de uitgevoerde transitie bestuurlijke organisatie ISMH. De onttrekkingen die door het Algemeen Bestuur vastgesteld moeten worden zijn bij de besluitvorming in hoofdstuk 5 weergegeven. Eigen Vermogen Stand Resultaat- Onttrekkingen Toevoegingen Stand 01-jan-15 bestemming 2014 31-dec-15 Algemene reserves 8.321 0 0 0 8.321 Dienstreserves 62.670 0 0 0 62.670 Totaal algemene reserves 70.991 0 0 0 70.991 Bestemmingsreserves BR Educatie 25.020 25.020 BR Regionale Agenda Wonen 5.203 5.203 BR De Nieuwe Regio 518.726 297.990 605.376 35.000 246.340 BR Verkeer Algemeen 105.029 105.029 0 Totaal bestemmingsreserves 653.977 297.990 710.405 35.000 276.562 Eigen Vermogen Regio MH 724.968 297.990 710.405 35.000 347.553 Bedragen x 1,- 9
Hoofdstuk 4 Investeringen Materiele Vaste Activa Regio Midden Holland, de nieuwe regio 4.1 Investeringen Materiele Vaste Activa 2015 Vanwege de overdracht van het pand, en de daarbij horende grootboekrekeningen, is er in de programmabegroting 2015 geen rekening gehouden met investeringen. Tijdens de uitvoering van de in hoofdstuk 2.1 genoemde eenmalige projecten zijn laptops en telefoons geïnvesteerd. Naar verwachting zal in het najaar van 2015 ook een digitaal management systeem geïnvesteerd worden. Het budget 2015 voor deze investeringen wordt geraamd op 30.000,-. Omschrijving MARAP voorjaar Begrotingswijziging Begroting 2015 2015 2015 na wijziging Investeringen Automatisering 30.000 0 30.000 Bedragen x 1,- 10
Hoofdstuk 5 Besluitvorming Het Algemeen Bestuur van Regio Midden Holland, de nieuwe regio wordt gevraagd om kennis te nemen van deze managementrapportage en het daarin geprognosticeerde resultaat van 0,00. Daarnaast wordt het Algemeen Bestuur gevraagd te besluiten om: - deze managementrapportage 2015 met de bijbehorende begrotingswijzigingen 2015 vast te stellen. - De hieronder genoemde onttrekkingen uit de BR De Nieuwe Regio vast te stellen. BR De Nieuwe Regio; onttrekking t.b.v. afrekening vastgestelde compensatieregeling van 71.300,- BR De Nieuwe Regio; onttrekking t.b.v. dekking coördinatie kosten werkzaamheden convenant Alphen, Gouda en Woerden van 18.254,71 BR De Nieuwe Regio; onttrekking t.b.v. transitie bestuurlijke organisatie ISMH, in totaal zijn er voor 2015 25.821,28 aan onttrekking geprognosticeerd. Hiervan is reeds 8.859,00 aan onttrekking door het Algemeen Bestuur vastgesteld. BR De Nieuwe Regio; toevoeging in 2015 toegekende provinciale subsidie t.b.v. transitie bestuurlijke organisatie ISMH over de periode 1 juni 2014 t/m 31 december 2015 van 35.000,- 11