RIS.5201 Inspraakverslag voorontwerp-verordening op de overlegstructuren in de gemeente Emmen 2012 Bundeling van de zienswijzen van de Erkende Overlegpartners bij het voorontwerp van de verordening, de beleidsregels en de varianten voor verdeling van de subsidie kantoor- en organisatiekosten, met de reactie en het voorstel tot afhandeling van het college van burgemeester en wethouders Gemeente Emmen Dienst Gebied Afdeling Bedrijfsbureau Oktober 2011 1
Algemeen Tot 1 oktober 2011 konden de Erkende Overlegpartners hun zienswijze bij het voorontwerp van de Verordening op de Overlegstructuren gemeente Emmen 2012 en de drie beleidsregels bij het college van burgemeester en wethouders indienen. Van de 35 Erkende Overlegpartners hebben er 16 een zienswijze ingediend. Een zienswijze is ontvangen van: 1. Plaatselijk Belang Bargercompascuum 2. Wijkvereniging Bargeres 3. EOP t Centrum 4. Wijkvereniging Delftlanden 5. Dorpsbelangen Emmercompascuum 6. Buurtvereniging Emmerschans 7. Vereniging belangenorganisaties Klazienaveen 8. Dorpsraad Zwartemee 9-13. Kwadrant DE VELDEN namens Plaatselijk Belang Nieuw-Amsterdam/Veenoord, Dorpsraad Erica, Buurtvereniging De Peel, Plaatselijk Belang Zandpol, Vereniging Dorpsbelangen Schoonebeek 14. Plaatselijk Belang Noordbarge 15. Plaatselijk Belang Zuidbarge 16. Woonparc Sandur. Hierna volgt een overzicht van alle zienswijzen en de reactie/voorstel tot afhandeling namens het College. De indeling is als volgt: Deel A: Zienswijzen met betrekking tot de Verordening op de overlegstructuren gemeente Emmen 2012 Deel B: Zienswijzen met betrekking tot de beleidsregel Subsidie kantoor- en organisatiekosten en de varianten tot verdeling van de subsidie Deel C: Zienswijzen met betrekking tot de beleidsregel Meerjarenbudgetten EOP s Deel D: Zienswijzen met betrekking tot overige onderwerpen. Inzake de beleidsregel Rechtstreeks gekozen dorps- en wijkraden zijn geen zienswijzen ingediend. 2
Deel A Zienswijzen bij de verordening op de overlegstructuren gemeente Emmen 2012 EOP Artikel/onderwerp Zienswijze Reactie/voorstel College Plaatselijk Belang Barger Compascuum d.d. 28.09. 2011 Artikel 4 Geen op- en/of aanmerkingen waardoor wij tegen deze nieuwe verordening zijn of delen ervan. Wel 1 opmerking: Naar aanleiding van de discussie over de adviesplicht/recht staat er nu een keuze mogelijkheid in de verordening. De meerwaarde van deze keuzemogelijkheid ontgaat ons volledig en is ook overbodig. Maar zoals hierboven al aangegeven, is het voor ons geen reden om hierover een zienswijze in te dienen. De keuzemogelijkheid is ontstaan naar aanleiding van de discussie met de Erkende Overlegpartners op 24 mei 2011. Tijdens deze bijeenkomst bleek dat een minderheid van de EOP s een samenwerking op basis van partnerschap ondersteunt. Om die reden heeft het College voor de EOP s die dat willen, deze keuzemogelijkheid in de verordening opgenomen. Wijkvereniging Bargeres d.d. 29.09.2011 Langs deze weg willen wij B&W laten weten dat de Wijkvereniging Bargeres geen zienswijzen zal indienen en akkoord gaat met het voorontwerp. Dit bericht is voor kennisgeving aangenomen. EOP Het Centrum d.d. 30.09.2011 (mail) en 01.10.2011 (brief) Artikel 4, sub 5 en 6 Ons Bestuur, vertegenwoordigende de drie partners van EOP Emmen-centrum, heeft de stukken behandeld en unaniem besloten daarmee in te stemmen. Bij deze instemming is er van uitgegaan dat de vaste regel is dat door EOP s uitgebrachte adviezen integraal bij de raadsvoorstellen worden gevoegd. Bij lezing van artikel 4 sub 5 en 6 is ons niet duidelijk dat zulks ook gebeurt. Het lijkt ons van belang, wil een EOP-advies serieus worden genomen, dat in het raadsvoorstel gemotiveerd wordt aangegeven waar van dit advies wordt afgeweken. Dit zal afhankelijk zijn van de grootte van het project en de aard van de advisering. Is het advies uitgebracht in een vergadering, zal op basis van de notulen het advies in het raadsvoorstel worden opgenomen. Is er sprake van een schriftelijke reactie, dan zal het College bij raadsvoorstellen het advies van de EOP als bijlage bijgevoegen. In artikel 4 lid 6 is geregeld, dat het College bij afwijking van een advies, de motieven vermeldt. Het College is voornemens in de beslisformulieren voor college en raad een extra kopje Raadpleging EOP op te nemen waar het eventuele EOP-advies wordt vermeld. 3
Vervolg: EOP Het Centrum Wijkvereniging Delftlanden d.d. 30.09.2011 Dorpsbelangen Emmer-Compascuum d.d. 28.09.2011 Dat uw college in zijn voorstel aan de raad gemotiveerd afwijkt van het door ons uitgebrachte advies vinden wij een verantwoordelijkheid van uw college. Voor ons bestaat dan de mogelijkheid om gebruik te maken van de inspraak voorafgaande aan de raadsvergadering. De raad weet dan waar wij het in ons advies over hebben. EOP stemt in met beleidsregels en verordening met kanttekening bij EOP-budget. Stelt voor niet gebruikt EOP-budget aan een andere EOP beschikbaar te stellen die een goed plan heeft maar waarvoor niet genoeg geld is voor uitvoering. Artikel 3 lid 4 Aan de EOP wordt het recht verleend schriftelijke inlichtingen te vragen aan het College over aangelegenheden die het algemeen belang van het werkgebied raken. Het kan voorkomen dat schriftelijke inlichtingen gevraagd worden over een actueel probleem dat aan tijd kan zijn gebonden en waar bij het verstrijken van deze termijn in enige vorm schade zou kunnen ontstaan. Wat in dit artikel naar ons oordeel ontbreekt zijn termijnen waarbinnen de schriftelijke inlichtingen dienen te worden verstrekt en welke sancties van toepassing zijn indien van deze termijn wordt afgeweken. Dit is voor kennisgeving aangenomen. De voorgestelde herverdeling raadt het College af. Wat is een goed project en hoe wordt het vrijgevallen budget dan verdeeld over de beschikbare projecten? Dit vergt een afzonderlijke prioriteitsstelling. Een project waarvoor niet genoeg geld is, kan meegaan naar de volgende projectperiode (tranche) en opgenomen worden in het nieuwe plan. Brieven en emails moeten volgens de interne procedures binnen 8 weken worden beantwoord. Indien dat niet lukt, wordt binnen 8 weken de beantwoording onder vermelding van de redenen verdaagd. Indien er sprake is van dringende, actuele problemen geeft het college in overweging dat de EOP dan de contactpersoon c.q. wijkof dorpscoördinator benadert. De Algemene wet bestuursrecht stelt termijnen voor beantwoording, behandeling van verzoeken en kent ook een sanctionering. Om die reden is het niet nodig om dit afzonderlijk in deze verordening te regelen. 4
Vervolg: Dorpsbelangen Emmer-Compasuum Buurtvereniging Emmerschans d.d. 28.09.2011 Art. 4 lid 2 en 3 Artikel 4 leden 4, 5 en 6 artikel 3 lid 4 en artikel 4 de leden 2 en 3 artikel 4 lid 4/5/6 In de leden 2 en 3 wordt aangegeven dat het College de EOP inlichtingen verstrekt die voor het geven van een goed advies van belang zijn c.q. verstrekt het College informatie over (voorgenomen) raadsbesluiten enz. Ook hier ontbreekt een termijn waarbinnen het College zorg draagt voor de inlichtingen en informatie. Naar ons oordeel dienen EOP s vroegtijdig te worden benaderd om hen ook de tijd te geven inhoudelijk te reageren. Naar ons oordeel zou in de hier aangegeven informatie ook het advies van de EOP aan de (raad)(s)commissie kenbaar moeten worden gemaakt indien de Raad op enigerlei wijze bij de besluitvorming is betrokken. De Raad kan daarvan kennis nemen en haar eigen oordeel vellen. Hierin ontbreken de bevoegdheden en mogelijkheden van de EOP in die gevallen waarin de gemeente termijnen overschrijdt of antwoorden uitblijven. Indien de EOP advies geeft dient dit advies tijdig ter kennisname worden aangeboden aan de raad of commissie zodat men dit advies kan meenemen in de besluitvorming. Indien een EOP het noodzakelijk/wenselijk acht extern advies in te winnen als het overleg dit noodzakelijk maakt dient hiervoor een mogelijkheid te worden opgenomen in het financiële hoofdstuk van deze verordening. Het College stelt voor in artikel 4 lid 2 vroegtijdig toe te voegen om hiermee de intentie vast te leggen dat de inlichtingen op een zodanig tijdstip worden verstrekt dat een EOP de informatie kan gebruiken in een advies. Het opnemen van een termijn kan ook beperkend werken. Een termijn van 30 dagen lijkt een redelijke, maar kan bij bepaalde situaties te lang zijn. Aanbevolen wordt in overleg met de contactpersoon c.q. dorpscoördinator te treden bij spoedeisende zaken. Het College streeft naar partnerschap, waarbij wederzijds overleg plaatsvindt. Daarbij hoort een goede relatie waarbij gemeente en EOP elkaar kunnen aanspreken. Een EOP kan ten allen tijde de contactpersoon benaderen voor inlichtingen. Dit onderschrijft het College. Indien een voorstel tot de bevoegdheid van de raad behoort en daarover EOP s zijn geraadpleegd, wordt het integrale advies van de EOP aan de raad kenbaar gemaakt. Brieven en emails moeten volgens de interne procedures binnen 8 weken worden beantwoord. Indien dat niet lukt, moet binnen 8 weken de beantwoording onder vermelding van de redenen worden verdaagd. De Algemene wet bestuursrecht stelt termijnen voor beantwoording, behandeling van verzoeken en kent ook een sanctionering. Om die reden is het niet nodig om dit afzonderlijk in deze verordening te regelen. Dit onderschrijft het College. Indien een voorstel tot de bevoegdheid van de raad behoort en daarover EOP s zijn geraadpleegd, wordt het integrale advies van de EOP aan de raad kenbaar gemaakt. Een EOP staat het vrij om extern advies in te winnen voor de uitoefening van haar taken. Het is niet nodig dit in de verordening op te nemen. De beleidsregel Subsidie kantoor- en organisatiekosten noemt weliswaar de kostensoorten, maar deze lijst is niet limitatief. 5
Vervolg: Buurtvereniging Emmerschans Vereniging van Belangenorganisaties Klazienaveen d.d. 25.08.2011 Gezamenlijke reactie d.d. 22.09.2011 (De Velden) Plaatselijk Belang Nieuw-Amsterdam/ Veenoord Dorpsraad Erica Buurtvereniging De Peel Plaatselijk Belang Zandpol Vereniging Dorpsbelangen Schoonebeek In algemene zin willen wij nogmaals benadrukken dat niet voldoende kan worden gewezen op het voeren van voldoende,vroegtijdig en volledig overleg (communicatie) tussen alle in deze verordening genoemde partijen. In grote lijnen accoord met ontwerp, alleen opmerking bij subsidie kantoorkosten. Artikel 4 Wij staan volledig achter het advies van de EOPadviesgroep om het huidige artikel 4 lid 1 van de EOP-verordening, de verplichte adviesaanvraag en informatieverstekking door het college op de genoemde beleidsterreinen, te handhaven in het belang van een goede samenwerking. Wij zouden graag het woord vroegtijdig toegevoegd zien in de zin op blz. 11 artikel 4 punt 2. Het College verstrekt de Erkende Overlegpartner vroegtijdig de inlichtingen die voor het geven van een goed advies van belang zijn. Het inwinnen van extern advies kan vallen onder het variabele deel van de subsidie. Een uitzondering wordt gemaakt voor juridische proceskosten. Deze mogen niet uit de subsidie worden betaald. Het college hecht grote waarde aan het overleg met de EOP s en onderschrijft deze opmerking. Het College realiseert zich dat dit in de praktijk soms anders kan lopen. Dan is het zaak dat de EOP dit zo spoedig mogelijk signaleert zodat het overleg alsnog gevoerd kan worden. Dit wordt voor kennisgeving aangenomen. De verordening biedt om die reden een keuzemogelijkheid zodat iedere EOP met het College de werkmethode kan bepalen die het beste past. Het College adviseert de raad dit voorstel over te nemen en artikel 4 lid 2 in die zin te wijzigen. Toevoeging van het woord vroegtijdig doet recht aan de intentie van het college om EOP s ook tijdig genoeg te raadplegen. 6
Plaatselijk Belang Noordbarge d.d. 21.09.2011 Artikel 4 1 Wij zijn een groot voorstander van overleg tussen Plaatselijk Belang Noordbarge en de gemeente Emmen. 2 Wij spreken onze zorg en teleurstelling uit over het feit dat overleg blijkbaar op deze ingewikkelde wijze moet worden geregeld en vastgelegd. 3 Wij zijn van mening dat het onmogelijk is om vooraf alle toekomstige situaties te regelen. 4 Wij hebben ervaren dat bijvoorbeeld rond het voorstel voor de bomenverordening, dat speelde in de loop van het jaar 2011, er naar onze mening onwenselijke situaties zijn ontstaan omdat de EOP s niet werden gehoord, terwijl dat wel de bedoeling was. Pas nadat de EOP s zich via openbare media hun ongenoegen hadden geuit was er bij de gemeente bereidheid om alsnog te overleggen. Een vergissing is menselijk en op geen enkele wijze uit te sluiten. 5 Wij verzoeken het college om alsnog een kapstok artikel op te nemen met de volgende inhoud: Indien blijkt dat de gemeente in strijd handelt met deze verordening zal het college van burgemeester en wethouders, op eerste bekend zijnvan deze omissie, corrigerende maatregelen treffen. 6 Voor het overige kunnen wij ons vinden in het voorontwerp en spreken de wens uit tot een vruchtbare samenwerking en overleg. Het College hecht ook veel waarde aan het overleg met de EOP s. Er is bij EOP s behoefte aan regeling van de wijze van samenwerking met de gemeente. Mocht in de toekomst blijken dat bepaalde regels overbodig zijn, worden deze geschrapt. De verordening beoogt wel de kaders te geven waarbinnen de gemeente en EOP s een oplossing kunnen vinden voor toekomstige vragen. Bij de bomenverordening is deze omissie hersteld. Het College adviseert dit voorstel niet over te nemen. De gemeente is feitelijk het college of de raad, afhankelijk van wie de EOP raadpleegt. Bij omissies zal het college alsnog het overleg voeren. Een procedure kan dan opnieuw worden gedaan. De raad kan het College ter verantwoording roepen als de verordening niet wordt nageleefd. Het College beoogt tevens een constructief overleg. 7
Wijkvereniging Woonparc Sandur d.d. 27.09.2011 Artikel 4 Deelname EOP in lokaal team Als bestuur van de Wijkvereniging Woonparc Sandur kunnen wij ons voor een heel groot gedeelte herkennen in de nieuwe opzet van de Overlegstructuren in de gemeente Emmen vanaf 2012 en hiermee instemmen. Wat ons als wijkvereniging niet bevalt aan het besluit is, dat er binnen Emmen Revisited over een samenwerking op basis van partnerschap als basis wordt gesproken. Er wordt hierbij een verplichte deelname van de betreffende EOP geëist in een lokaal team. Binnen ons bestuur hebben we allemaal ondernemers of mensen die een baan hebben. Hierdoor is het niet wenselijk en veelal onmogelijk overdag vrij te nemen om binnen een lokaal team te overleggen/vergaderen. Wij willen de continuïteit van onze wijkvereniging bewaken en zijn niet voornemens om zo maar iemand speciaal voor ons bestuur te gaan werven om binnen het Emmen Revisited raamwerk te passen. Hiervoor is het belang van de overlegstructuur te belangrijk. Er komt nu volgens ons een te zware claim bij de vrijwilligers van een E.O.P. te liggen. Ons voorstel is om, bij jonge wijken zoals WoonparcSandur en wij kunnen ons hierbij ook Delftlanden voorstellen, minder frequent en dan alléén s avonds te vergaderen/overleggen. Dit wordt voor kennisgeving aangenomen. Bij de vormgeving van het lokaal team wordt per gebied maatwerk geleverd. In gezamenlijk overleg wordt een oplossing gezocht. Vergaderen in de avonduren behoort zeker tot de mogelijkheden. De vertegenwoordiging in het lokaal team is van belang voor borging van het bewonersbelang. Ook hierbij geldt dat bij de vormgeving van het lokaal team in gezamenlijk overleg hiervoor een oplossing wordt gezocht. Dit geldt ook voor de vergaderfrequentie en de tijdstippen waarop vergaderd kan worden. 8
Plaatselijk Belang Zuidbarge d.d. 27.09.2011 Artikel 3 en 4 Uitrol Emmen Revisited in kleine kernen Artikel 3 Artikel 4 Algemene toelichting Keuze werkwijze ogv.artikel 4 Blz. 4 daar waar EOP en Gemeente initiatief nemen tot overleg en advies zien wij graag beantwoording hierop binnen een termijn van 30 dagen. Deze termijn zal expliciet vermeld moeten worden in de definitieve versie. Blz. 4 uitrol Emmen Revisited: wij hebben eerder onze bezwaren geuit dat dit voor kleine kernen (die bv. geen Lefier, Sedna actief in hun gebied hebben) niet gewenst is. Een minimaal inwonertal van bv. 500 voor uitrol Emmen Revisited zou overwogen kunnen worden. Artikel 3 verordening sub 4 Gaarne toevoegen periode van beantwoording: 30 dagen Artikel 4 sub 1b. Waar valt grijs en groen onder? (onder openbare werken). Algemene toelichting verordening Bij de aanhef maken wij dezelfde opmerking over Emmen Revisited. Artikel 4 er zijn twee varianten mogelijk: onze voorkeur is de 2 e variant, d.w.z. voortzetting van de huidige werkwijze met verplichte adviesaanvraag van het College. Het College stel voor in artikel 4 lid 2 op te nemen vroegtijdig, om aan te geven dat overleg en advies op een termijn plaatsvindt dat de EOP nog beïnvloedingsmogelijkheden heeft. De stuurgroep Emmen Revisited heeft bij de evaluatie kleine kernen besloten om geen onderscheid te maken in de aanpak. Dit betekent dat voor ieder gebied een programma wordt gemaakt door het programmabureau samen met het lokale team. Vanuit het inrichtingsprincipe zwaartepunt lokaal, is ook gekozen voor maatwerk. De wijze waarop- en met welke partners een programma tot stand komt hangt af van de lokale situatie. Zo zal in gebieden waar geen sprake is van corporatiebezit geen van de corporaties zitting hebben in het lokale team. Uitgangspunt is en blijft gelijkwaardige samenwerking tussen organisaties en bewoners. Het programmabureau Emmen Revisited kan altijd op verzoek van een EOP de werkwijze nader toelichten. Zie hiervoor het antwoord bij de zienswijze van EOP Emmer- Compascuum. Dit is afhankelijk van het onderwerp. Grijs en groen kan onder diverse beleidsvelden vallen. Beheer en onderhoud van grijs en groen valt onder openbare werken. Bij een bestemmingsplan zal in het plan grijs en groen worden behandeld, dan valt het onder het beleidsveld ruimtelijke ordening. Groen kan ook milieu-aspecten bevatten. Het College zal volgens deze huidige werkmethode met Plaatselijk Belang Zuidbarge samenwerken. 9
Dorpsraad Zwartemeer d.d. 30.09.2011 Aantal openbare vergaderingen Subsidie voor kosten Extra vergaderingen Keuze werkwijze ogv. artikel 4 Deelname waterschap aan uitvoeringsoverleg Op blz. 3 waar het gaat over het aantal openbare vergaderingen: Op de 1 e plaats de opmerking dat aan de ene kant gezegd wordt dat actief burgerschap de hoogste prioriteit heeft. Iets wat met name ook in het stukje tekst wat staat onder Taken en bevoegdheden: samenwerking op basis van partnerschap naar voren komt en daarnaast wat staat op de blz. 4 de eerste vier regels bovenaan aan de andere kant het aantal verplichte openbare vergaderingen naar beneden bijgesteld wordt. Ons inziens past dat niet bij elkaar. En dan wordt wel gesteld dat men de ruimte wil geven dat het ook via b.v. internet kan maar hoe controleert men dat dan. Daarnaast een vraag omtrent het gestelde van dat die overlegpartners die dat willen meer vergaderingen mogen beleggen. Maar wat betekent dat dan financieel? Vooral omdat gesteld wordt dat het moet passen binnen het bedrag wat beschikbaar is. Blz. 11 onderdeel Overleg en Advies: Ons dringend advies is laat het zoals het is. Dat betekent dat wij kiezen voor het tweede aandachtspunt van artikel 4. wat staat op blz. 15. De praktijk wijst wel uit hoe dat uitpakt. Op blz 15 onder artikel 3 wordt bij partners ook het waterschap genoemd. Wij zouden graag zien dat het waterschap een plek krijgt binnen het uitvoeringsoverleg. Met name als het gaat in participatie / samen werken enz. Tot nu aan toe werd dit niet echt op prijs gesteld. Als dorpsraad hebben wij veel te maken met het waterschap. De verordening schrijft nog maar één verplichte vergadering voor om EOP s ruimte te geven voor andere wijzen van raadpleging, terugkoppeling, vooroverleg met de achterban. Daarbij kan ook de nieuwe media worden gebruikt. De gemeente zal toetsen of de verplichte openbare vergadering wordt gehouden, voor het overige is het een verantwoordelijkheid van de EOP hoe en hoe vaak zij met haar achterban wil communiceren. Indien een EOP meer vergaderingen organiseert en daarvoor de subsidie kantoor- en organisatiekosten niet voldoende is, kan ook een beroep worden gedaan op de post onvoorzien, de huidige zogenaamde 5% -regeling.overigens mogen vergaderingen die gekoppeld zijn aan projecten ook uit het meerjarenbudget worden bekostigd. Het College zal volgens de huidige werkwijze de samenwerking met de Dorpsraad Zwartemeer voortzetten. Een vertegenwoordiger van een waterschap kan worden uitgenodigd. Het is aan het waterschap om te besluiten of zij wil/kan deelnemen aan de desbetreffende bijeenkomst. 10
Deel 2: Zienswijzen EOP s Beleidsregel Subsidie kantoor- en organisatiekosten en varianten EOP Artikel/onderwerp Zienswijze Reactie/voorstel College Plaatselijk Belang Barger-Compascuum d.d. 28.09.2011 Varianten Wat betreft de verdeling van de kantoor- en organisatiekosten vinden wij het erg jammer dat de keuze mogelijkheid op basis van begroting geheel is verdwenen. Dit doet het meeste recht aan de activiteiten van een EOP. Wij begrijpen dat dit een kostenplaatje met zich meebrengt, maar een EOP uit een grote wijk hoeft niet persé meer kosten te maken dan een EOP uit een klein dorp met veel werkgroepen die vergaderen moet etc. Variant 1 (zoals vermeld op het voorblad bij de varianten) is de verdeling van de Subsidie kantoor- en organisatiekosten op basis van: iedere EOP krijgt een vaste bijdrage van 1000,-- en een variabele bijdrage op basis van een werkplan/begroting. Deze variant ligt dan in de optiek van het College het dichtste bij de voorkeur van PLB Barger-Compascuum. Omdat wij toch een keus moeten maken uit de overige opties, kiezen wij voor de meest evenwichtige van de 3 opties en dat is optie 2a. EOP Het Centrum d.d. 30.09.2011 (mail) en 01.10.2011 (brief) Varianten Voorkeur voor variant 1 vaste bijdrage van 1000 euro en variabele bijdrage op basis van begroting en werkplan. Dit wordt voor kennisgeving aangenomen. Wijkvereniging Delftlanden d.d. 30.09.2011 Variant Voorkeur voor variant 2a. Het zorgt voor een meer gelijkmatige verdeling tussen alle EOP s Dit wordt voor kennisgeving aangenomen. 11
Dorpsbelangen Emmer- Compascuum d.d. 28.09.2011 Vereniging van Belangenorganisaties Klazienaveen d.d. 25.08.2011 Kostensoorten Beleidsregel In de beleidsregel is aangegeven waarvoor de financiële middelen mogen worden gebruikt. Naar ons oordeel ontbreekt de mogelijkheid in specifieke gevallen betaalde ondersteuning door deskundigen in te schakelen. EOP s hebben in hun relatie met de gemeente te maken met professionele medewerkers. Niet alle kennnis is echter binnen een EOP beschikbaar en om een gewogen en voor het dorp verantwoord advies te kunnen geven is soms deskundige ondersteuning dringend gewenst. Trekken we de lijn van juridische procedures door dan zou ook betaalde ondersteuning niet bestreden kunnen worden uit het subsidie. Naar ons oordeel dient er daarom een mogelijkheid te worden gecreëerd betaalde deskundige ondersteuning mogelijk te maken. Dit zou in de beleidsregel opgenomen moeten worden om elk misverstand te voorkomen. Varianten Opteert wat de financiën betreft voor de huidige regeling. Een begroting maken zoals in variant 1 wordt voorgesteld is o.i. moeilijk uitvoerbaar, omdat je met variabele zaken van doen hebt. In januari van enig jaar weet je niet wat in oktober op je afkomt. Er zal dus een grote post onvoorzien worden opgevoerd. In variant 2 gaan wij er bijna 700 euro op vooruit, hetgeen niet nodig is en bij variant 2a gaan wij er op achteruit. De lijst met kostensoorten is niet limitatief. Het staat een EOP vrij extern advies in te winnen en eventuele kosten te betalen uit de subsidie voor kantoor- en organisatiekosten. Een uitzondering wordt gemaakt voor proceskosten, deze mogen niet uit de subsidie worden bekostigd. Het verschil is als volgt: de EOP s hebben een adviserende taak. Het inschakelen van een deskundige om een zo goed mogelijk advies uit te brengen past bij deze taak. Hiertegen is dan ook geen bezwaar. Indien een EOP besluit een juridische procedure te starten, staat dat een EOP vrij, maar hiervoor is de gemeentelijke subsidie die wordt verstrekt voor de taakuitoefening zoals vastgelegd in de verordening, niet bestemd. Proceskosten mogen dan ook niet uit de subsidie worden betaald. Op basis van het Advies van de Adviesgroep EOP is de huidige verdeelsleutel heroverwogen. De huidige verdeelsleutel doet onvoldoende recht aan de vaste kosten die iedere EOP maakt. Om die reden zijn alternatieve verdeelsleutels opgesteld. Er is geen reden terug te vallen op de huidige verdeelsleutel, gelet op de standpunten van de andere EOP s. 12
Vervolg: Vereniging van Belangenorganisaties Klazienaveen Gezamenlijke reactie d.d. 22.09.2011 (De Velden) Plaatselijk Belang Nieuw-Amsterdam/ Veenoord Dorpsraad Erica Buurtvereniging De Peel Plaatselijk Belang Zandpol Vereniging Dorpsbelangen Schoonebeek Vaste bijdrage per EOP Waarom elke EOP een vast bedrag van 1000 euro voor kantoorkosten moet hebben is ons ook niet duidelijk. Je kunt toch alle kosten uit het totale bedrag bestrijden? Overigens is het de vraag of de kantoorkosten voor alle EOP s gelijk zijn. De een zal meer kosten telefoon en of internet maken dan de ander. Zo is dat ook met het uitgeven van flyers. De kosten voor bestuurvergaderingen, afhankelijk van het aantal, zullen bij de een hoger zijn dan bij de ander. Varianten Ondanks de uitleg van u in een schrijven d.d. 2 september 2011 naar aanleiding van het verzoek van de EOP Schoonebeek om het voorstel van variant 2a van de EOPadviesgroep over de verdeelsleutel ten aanzien van de kantoor- en organisatiekosten voor iedere EOP niet te behandelen, zijn alle EOP s van kwadrant de Velden het er mee eens dat deze variant niet behandeld kan worden. U geeft aan dat deze variant wel naar voren is gebracht tijdens de EOPbijeenkomst op 24 mei 2011, maar deze variant 2a is ingebracht aan het einde van de bijeenkomst en niet meegenomen in de discussie van die avond en zeker niet inhoudelijk behandeld. In de huidige verdelingssystematiek is het inwonertal bepalend. Voor kleinere EOP s betekent dat een lagere bijdrage. De Adviesgroep EOP gaf aan dat de basiskosten voor alle EOP s gelijk zijn en het redelijk is een basissubsidie aan iedere EOP te verstrekken. Dit advies deelt het college. Om die reden is bij alle varianten een vast bedrag van 1000 euro voor iedere EOP uitgangspunt. De heer Lubbers van de Dorpsraad Zwartmeer heeft als lid van de Advisgroep EOP tijdens de bijeenkomst met de Erkende Overlegpartners op 24 mei 2011 de variant 2a naar voren gebracht. De variant houdt in het werken met inwonersklassen opdat de verschillen tussen de huidige verdeelsleutel en variant 2, de verdeling van de variabele bijdrage op basis van inwonertal, niet te groot worden. Om recht te doen aan de inbreng op 24 mei 2011 en de inbreng van de Adviesgroep EOP, heeft het College gemeend deze variant nader uit te werken. Het college heeft variant 2a uitgewerkt en de indeling van de inwonersklassen en het subsidiebedrag per klasse is door de gemeente bepaald. Alle varianten zijn in door middel van het voorontwerp in augustus 2011 voorgelegd aan de Erkende Overlegpartners waarbij de Erkende Overlegpartners hun zienswijze mogen geven. Op basis van de zienswijzen vindt besluitvorming over de verdeelsleutel plaats. 13
Plaatselijk Belang Zuidbarge d.d. 27.09.2011 Dorpsraad Zwartemeer d.d. 30.09.2011 Varianten Voorkeur voor 2a omdat dit de verschillen en veranderingen minder extreem maakt. Varianten Als dorpsraad zijn wij het eens met de werkgroep waarin deze stelt dat men naast de 1000,00 het overige deel op basis van een begroting en de jaarrekening moet vaststellen. Mocht de meerderheid ergens anders voor kiezen dan kiezen wij voor variant 2A wat inhoud een vast bedrag van 1000,00 en variabel bedrag via inwonerklassen. Vaststelling en uitbetaling Kantoor en Organisatiekosten: Op de bijlage die begint op blz 1 staat op blz. 2 onderaan onder artikel 6. Subsidies beneden 10.000,00 worden Op de bijlage die begin op blz 1 staat op blz. 2 onderaan onder artikel 6; subsidies beneden 10.000,00 worden direct verleend en vastgesteld. betekent dit dat men bij aanvrage direct uitbetaald? Dit wordt voor kennisgeving aangenomen. Geconstateerd wordt dat de voorkeur van Dorpsraad Zwartemeer variant 1 is, tenzij deze geen meerderheid heeft, dan kiest de Dorpsraad voor variant 2a. De Algemene SubsidieVerordening regelt dat subsidies beneden de 10.000 euro na verlening volledig worden uitbetaald. 14
Deel 3: Zienswijzen EOP s bij beleidsregel Meerjarenbudgetten EOP s EOP Artikel/onderwerp Zienswijze Reactie/voorstel College Dorpsbelangen Emmer- Compascuum d.d. 29.09.2011 Plaatselijk Belang Zuidbarge d.d. 27.09.2011 Dorpsraad Zwartemeer d.d. 30.09.2011 Werkwijze De afgelopen jaren is een werkwijze ontstaan waarbij de EOP binnen grote lijnen allerlei beslissingen en aanbestedingen zelfstandig kon regelen. Ook in de komende periode zal naar ons oordeel de bemoeienis van de gemeentelijke organisatie minimaal Omschrijving overmacht Voorwaarden besteding meerjarenbudget moeten zijn. Akkoord. tenzij sprake is van overmacht - graag een definitie van overmacht en verder Wie bepaalt hier? Gesproken wordt over zelfwerkzaamheid dat een onderdeel moet zijn van het bestedingsplan. In onze beleving is dat nog nooit zo geweest. Wij vragen ons af of dat wel mogelijk is. Je mag van ons als dorpsraad niet verwachten dat wij zelf de schop gaan hanteren. Wij willen hier wel graag meer duidelijkheid over. De werkwijze wijzigt niet, de huidige werkwijze is enkel vastgelegd in een beleidsregel. Overmacht is de onmogelijkheid om een verplichting na te komen buiten iemand s schuld. Een definitie is niet opgenomen in de beleidsregel om ruimte te houden voor de afweging of er sprake is van een onmogelijkheid buiten iemand s schuld. Het College bepaalt of er sprake is van overmacht. Overmacht kan bijvoorbeeld zijn dat een project is vertraagd doordat vergunningen niet op tijd zijn afgegeven of door bijzondere weersomstandigheden die uitvoering van geplande werkzaamheden onmogelijk maken. Zelfwerkzaamheid kan op verschillende wijzen worden ingevuld. Het gaat om de betrokkenheid van bewoners bij de organisatie c.q. uitvoering. Naast zelfwerkzaamheid in de zin van de schop hanteren door bewoners, kan worden gedacht aan: een AED-cursus die bewoners volgen als een defibrillator wordt aangeschaft. 15
Vervolg: Dorpsraad Zwartemeer d.d. 30.09.2011 BTW V.w.b. (niet) compensabele BTW in EOPbudgetten: Hier zouden wij graag iets meer duidelijkheid over willen hebben. Moeten wij dat wat op blz. 4 van het onderdeel beleidsregel meerjarenbudgetten EOP staat lezen als in principe mogen wij ons budget aan alles besteden wat wij willen maar dat het voorbeeld op blz. 4 alleen maar slaat op de BTW of moeten wij dat lezen dat wij ons budget alleen maar in mogen zetten voor de voorbeelden in het linkerrijtje op blz. 4 vermeld staan en wij voor de voorbeelden genoemd in het rechterrijtje geen budget beschikbaar mogen stellen?. Graag nadere uitleg hierover. De lijst omvat voorbeelden van projecten. Als het voorbeeldproject/onderwerp in de linkerrij staat, dan is de BTW compensabel. De EOP gaat dan uit van de kosten exclusief BTW. De voorbeelden in de rechterrij zijn geen overheidstaken en zijn BTWplichtig. Overigens kan bij vragen of de BTW compensabel is, altijd overleg plaatsvinden met de gemeentelijke contactpersoon. 16
Deel 4: Zienswijzen overige onderwerpen EOP Artikel/Onderwerp Zienswijze Reactie/Voorstel gemeente Dorpsbelangen Emmer- Compascuum d.d. 28.09.2011 Kaart indeling EOPgebieden De kaart dient gewijzigd te worden. Een deel van de Runde en de Schuttingslaan is ten onrechte aan Emmer-Erfscheidenveen toegedeeld. Het gebied van Emmer- Erfscheidenveen loopt evenwel tot het Verlengde Scholtenskanaal. Deze zienswijze wordt betrokken in de procedure tot wijziging van de kaart.. Onderhoud speelvoorzieningen Nog steeds is er geen duidelijkheid over het onderhoud van door de EOP s gedane investeringen in bv. speelvoorzieningen. Wij zouden het op prijs stellen ook hierin, eventueel middels een beleidsregel, te voorzien. Het College beraadt zich hierover en komt in een later stadium met een standpunt. Buurtvereniging Emmerschans d.d. 28.09.2011 Kaart indeling EOPgebieden overzichtskaart overlegpartners: Emmerschans rekent al sinds jaar en dag het gebied tot aan de rondweg/rotonde en de beide zandgaten tot haar werkgebied. Tevens behartigen wij ook al jaren de belangen van de bewoners aan de Schansstraat tot aan de Oude Markeweg. Wij verzoeken dan ook de overzichtskaart zodanig aan te passen. Deze zienswijze wordt betrokken in de procedure tot wijziging van de kaart.. Bijlagen: de integrale zienswijzen van de Erkende Overlegpartners. 17
18