Handleiding NVKS-huiswerkpakket Juli 2017 V1.1
Inleiding Deze handleiding voor het NVKS-huiswerkpakket bestaat uit twee delen: A. Achtergrond en ontwikkelingen; B. Ophalen van het NVKS-huiswerkpakket in Scienta. Beheer en onderhoud in een handomdraai geregeld met het onderhoudsabonnement voor uw kwaliteitshandboek! Beheer van uw kwaliteitshandboek en het verwerken van updates ingewikkeld of tijdrovend? Voor het beheer van uw kwaliteitshandboek is via Novak een onderhoudsabonnement beschikbaar waardoor u hier geen omkijken meer naar heeft. Informatie over dit abonnement kunt u eenvoudig aanvragen door een e-mail te sturen naar redactie@novak.nl of kijk op www.uwhandboek.nl/accountants. Lees de ervaringen van kantoren die u zijn voorgegaan op www.uwhandboek.nl/ervaring. Heeft u vragen over hulp bij het beheer en onderhoud van uw kwaliteitshandboek, dan kunt u contact opnemen met de projectmanager van het Novak Kwaliteitshandboek, Marcel Kurvers (redactie@novak.nl). Naast deze handleiding is een algemene handleiding van Scienta beschikbaar: http://help.mijnscienta.nl/ Mocht u nog vragen hebben over de verwerking van deze update, dan kunt u een e-mail sturen naar redactie@novak.nl. Met vriendelijke groeten, mede namens de redacteuren, Marcel Kurvers Projectmanager Novak Kwaliteitshandboek 2
A. Achtergrond en ontwikkelingen 3
1 januari 2018, vanaf die datum dienen de Nadere Voorschriften Kwaliteitssystemen (NVKS) binnen uw accountantskantoor te worden toegepast. Voorafgaand hieraan dient u de NVKS te implementeren wat betekent dat u, voordat u de NVKS kunt toepassen, een aantal stappen moet zetten. NVKS-huiswerkpakket Om u als gebruiker van het Novak Kwaliteitshandboek een concreet hulpmiddel voor implementatie van de NVKS aan te reiken, is het NVKS-huiswerkpakket ontwikkeld. Het NVKS-huiswerkpakket bestaat uit een nieuw onderdeel in Scienta (Kantooropzet en ) met daarin: Een stappenplan waarmee u stap voor stap de NVKS binnen uw kantoor kunt implementeren. Hiermee raakt u stap voor stap alle essentiële onderdelen vanuit de NVKS voordat u uw stelsel van kwaliteits kunt inrichten/aanpassen; Een aantal instructies en invuloefeningen met voorbeelden waarmee u de juiste vastleggingen maakt per stap uit het hierboven genoemde stappenplan. Samenhang Onder de oude regelgeving NVAK (aav/ass) was het stelsel van kwaliteits een redelijk los onderdeel binnen het kantoor. In de meeste gevallen was er bij kantoren weinig aansluiting tussen de inhoud van het kwaliteitshandboek en de identiteit, ambitie en doelstellingen van het kantoor. Sterker nog, in veel gevallen was hier (nog) niet over nagedacht. Met de komst van de NVKS verandert dat. Vanuit de NVKS dient het kantoor de eigen identiteit te bepalen om vervolgens een concrete ambitie en doelstellingen te formuleren. Op basis hiervan bepaalt u vervolgens welke middelen u inzet die bij moeten dragen aan het realiseren van de geformuleerde ambitie en doelstellingen. Na formulering dient vervolgens jaarlijks te worden geëvalueerd of de middelen daadwerkelijk bijdragen aan het realiseren van de ambitie en gestelde doelen. Hoeveel ambities en doelstellingen u bepaalt, is aan u. Eén ambitie is voor elk kantoor vanuit de NVKS gegeven en dat is het voldoen aan wet- en regelgeving ten aan zien van NVKS-opdrachten. Nieuw onderdeel in Scienta Dit NVKS-huiswerkpakket is vanaf heden als update in uw Scienta-omgeving op te halen en zal als nieuw onderdeel (K&B Kantooropzet en ) worden toegevoegd. U hoeft hiervoor dus geen wijzigingsvoorstellen te verwerken en kunt direct aan de slag. Bijbehorende checklists voor review ten aanzien van afgesloten dossiers van samenstellingsopdrachten, beoordelingsopdrachten en controleopdrachten die al in uw Scienta-omgeving zijn opgenomen, zijn van een update voorzien. Zo kunt u deze ook onder de NVKS gebruiken om invulling te geven aan één van de stappen in het stappenplan (volg het stappenplan en u komt dit onderdeel vanzelf tegen tenzij u onder het verlicht regime valt). De update op de voor u van toepassing zijnde checklists ontvangt u als wijzigingsvoorstel. De bedoeling is dat u de onderdelen van de nieuwe module Kantooropzet en in Scienta gaat invullen en vanaf de eerstvolgende evaluatie (vereiste vanuit de NVKS) gaat bijwerken. Zo maakt u met behulp van Scienta de rode draad van uw kwaliteitssysteem inzichtelijk, maakt u de resultaten van de inzichtelijk (bij toetsingen) en voldoet u aan de vereisten ten aanzien van de bewaarplicht. Ook is de informatie inzichtelijk voor alle medewerkers binnen het kantoor wat tevens van belang is. Dit wordt niet bereikt wanneer deze vastleggingen worden opgeslagen in een afgeschermde map op de server die alleen toegankelijk is voor het management. 4
Novak Kwaliteitshandboek wordt Novak Kwaliteitssysteem Voorgaande betekent dat het Novak Kwaliteitshandboek breder wordt dan alleen een handboek. Immers legt u in Scienta niet alleen uw stelsel van kwaliteits vast, maar ook de periodieke vastlegging met betrekking tot de inclusief aanpassing. Dit hele proces noemen wij de NVKS-kwaliteitscirkel. Schematisch is dit als volgt weer te geven: De implementatie van de NVKS-kwaliteitscirkel maakt dat de term Novak Kwaliteitshandboek in combinatie met Scienta inmiddels niet meer de lading dekt doordat het kwaliteitshandboek is uitgegroeid tot een compleet kwaliteitssysteem. Om die reden zal vanaf dit najaar de naam Novak Kwaliteitshandboek worden gewijzigd in Novak Kwaliteitssysteem. Dit zal gaan plaatsvinden zodra de update voor het deel Kantoor en het deel Samenstellingsopdrachten beschikbaar komt. Nieuwe structuur: kantooropzet inclusief en stelsel van kwaliteits Bovenstaande brengt tevens met zich mee dat de structuur in Scienta zal worden aangepast. De diverse delen worden in het Novak Kwaliteitssysteem allereerst qua naamgeving omgedoopt tot modules. Daarnaast zal het onderdeel op kantoorniveau (voorheen deel Kantoor of deel Kantoor (klein) qua structuur ingrijpend worden gewijzigd. Ook de naam zal worden gewijzigd in Kantoorregelingen. Deze vernieuwde module komt er in twee versies: een uitgebreide versie voor kantoren die niet vallen onder het verlicht regime (het huidige deel Kantoor ) en een versie voor kantoren die wel vallen onder het verlicht regime (het huidige deel Kantoor (klein). Afhankelijk van uw specifieke situatie zult u dus over moeten stappen (overstap is overigens kosteloos) naar een andere versie van de module Kantoorregelingen. Deze actie maakt onderdeel van het NVKS-huiswerkpakket in Scienta en komt u als stap 1 vanzelf tegen. Alle instructies die in het oude deel Kantoor / deel Kantoor (klein) zijn opgenomen en vanuit de NVKS kunnen worden aangemerkt als onderdeel van het stelsel van kwaliteits op kantoorniveau, komen terug in deze vernieuwde module. De artikelen die beschrijvend van aard zijn (zoals bijvoorbeeld de kantooropzet en de overlegstructuur) zullen met de update dit najaar naar de nieuwe module Kantooropzet en worden verhuisd. 5
Zo ontstaat een stelsel van kwaliteits op kantoor- en op opdrachtniveau en een beschrijving van de kantooropzet inclusief. Een extra niveau in de indeling van de diverse onderdelen in Scienta zal straks de scheiding tussen de kantooropzet inclusief en het stelsel van kwaliteits duidelijk maken. Zie de screenshots hieronder: Nieuwe module Kantooropzet en De nieuwe module Kantooropzet en die vanaf heden als NVKS-huiswerkpakket beschikbaar is, zal bij de update van begin september 2017 verder worden aangevuld met onderdelen die nu nog in het huidige deel Kantoor / deel Kantoor (klein) zijn opgenomen. Wanneer die update beschikbaar is, kunt u de indeling van uw Scienta-omgeving met één druk op de knop geautomatiseerd laten bijwerken tot de nieuwe indeling zonder dat de inhoud van artikelen wordt aangepast. Uiteraard wordt deze stap straks opgenomen in de handleiding die bij die update zal verschijnen. Nieuwe indeling stelsel van kwaliteits ter scheiding van de kantooropzet en Om een duidelijke scheiding aan te brengen tussen de kantooropzet inclusief en het stelsel van kwaliteits, is ervoor gekozen om in Scienta een extra niveau toe te voegen zodat deze twee onderdelen van elkaar worden gescheiden. In het middelste kader ziet u de diverse modules (voorheen handboek delen) waarbij het oude deel Kantoor is hernoemd naar Kantoorregelingen. De module Kantoorregelingen kent straks naast een andere indeling ook een andere volgorde van hoofdstukken zoals op bovenstaand screenshot is te zien. Hierbij is gekozen voor een alfabetische volgorde om hier enige logica in aan te brengen. 6
Aan de slag Om met het NVKS-huiswerkpakket aan de slag te kunnen, moet u de nieuwe module Kantooropzet en ophalen. Heeft u hierbij hulp nodig, volg dan de stappen in het tweede deel van deze handleiding. Nadat u de module heeft opgehaald, gaat u aan de slag met het Stappenplan implementatie NVKS zoals is opgenomen in het hoofdstuk Beheersing. Daarmee raakt u de andere onderdelen die in deze module op dit moment zijn opgenomen. Zoals reeds beschreven, verschijnt begin september 2017 verschijnt vervolgens de update voor uw module Kantoorregelingen (voorheen deel Kantoor / Kantoor (klein) ). Deze module zal de benodigde uitbreidingen bevatten om aan te sluiten op de NVKS voor wat betreft het stelsel van kwaliteits op kantoorniveau. Echter kunt u hiermee pas aan de slag wanneer u het stappenplan heeft afgewerkt. Dit om de vanuit de NVKS, benodigde samenhang te krijgen tussen de identiteit, ambitie, doelstellingen enerzijds en het stelsel van kwaliteits anderzijds. Overigens zal de NVKS minimale aanpassingen met zich meebrengen in de delen op opdrachtniveau. De wijzigingen voor de opdrachtdelen zullen in het algemeen zich beperken tot het wijzigingen van terminologieën en verwijzingen naar bronnen. NVKS-special in Accountantsmagazine Zie voor aanvullende informatie over de te nemen stappen om de NVKS te implementeren binnen het kantoor ook hier het eerste deel van de NVKS-special die in de juli editie van het Accountantsmagazine is verschenen. Dit eerste deel gaat specifiek in op de te nemen stappen zoals uitgewerkt in dit NVKS-huiswerkpakket. NVKS-cursus In het najaar wordt viermaal de cursus NVKS: van Novak Kwaliteitshandboek naar kwaliteitssysteem gegeven, speciaal voor abonnees van het Novak Kwaliteitshandboek. Houdt de berichtgeving vanuit Novak in de gaten indien u graag aan deze cursus wenst deel te nemen of kijk hier op de website van Novak Opleidingen. 7
B. Ophalen NVKS-huiswerkpakket in Scienta 8
Stap 1: Inloggen Allereerst dient u de Scienta-omgeving van uw kantoor te openen. Weet u het adres van deze digitale kantooromgeving niet meer, of bent u uw inloggegevens vergeten, neem dan contact op met de helpdesk van Scienta (0341-700 255). Wanneer u bent ingelogd, opent u de beheeromgeving door in Scienta rechtsboven op beheer te klikken zoals in onderstaande screenshot weergegeven. 9
Stap 2: NVKS-huiswerkpakket ophalen In de beheeromgeving kunt u door middel van de knop zoek naar abonnement-updates het NVKShuiswerkpakket als update ophalen zoals op onderstaande screenshot is weergegeven. Op basis van uw abonnement wordt nu zichtbaar welke nieuwe artikelen voor u beschikbaar zijn. Ook wordt zichtbaar welke wijzigingsvoorstellen op bestaande artikelen voor u klaar staan. Indien u een abonnement heeft op meerdere delen van het Novak Kwaliteitshandboek / de modules van het Novak Kwaliteitssysteem, ontvangt u ook voor de andere handboekdelen/modules updates wanneer u deze nog niet eerder heeft opgehaald. Zodra u op de knop heeft geklikt, wordt een overzicht voorbereid waarmee u kunt zien voor welke artikelen een update beschikbaar is. Het NVKS-huiswerkpakket bevat nieuwe artikelen. Nieuwe artikelen worden standaard als een Publiceren na update artikel weergegeven. Hiermee zijn de artikelen na het binnenhalen voor iedereen te raadplegen (zowel voor medewerkers als voor u als beheerder). Het is aan te raden om nieuwe artikelen eerst op depubliceren na update te zetten zodat u als beheerder eerst de nieuwe artikelen kunt beoordelen en zo nodig kantoorspecifiek kunt maken. Vervolgens kunt u artikelen handmatig publiceren wanneer deze gereed zijn. Nieuwe artikelen gedepubliceerd ophalen Om de nieuwe artikelen gedepubliceerd op te halen waardoor deze alleen voor u als beheerder zichtbaar zijn, zet de lijstgrootte op 250 en kruist u het selectievakje aan boven de tabel. Vervolgens klikt u op Depubliceren na update. Zie onderstaande screenshot. Let op: deze actie wordt alleen uitgevoerd op nieuwe artikelen en niet op bestaande artikelen waarop u eventueel een wijzigingsvoorstel ontvangt. Klik vervolgens rechts bovenin op Updates verwerken om de update op te halen zoals weergegeven op bovenstaande screenshot. 10
Het kan enige tijd duren voordat alle wijzigingsvoorstellen (updates) en nieuwe artikelen zijn opgehaald. U kunt in het overzicht Achtergrond opdrachten waarin u automatisch terecht bent gekomen, zien wanneer de wijzigingsvoorstellen allemaal zijn ontvangen. In dat geval wordt onder status Succesvol verwerkt weergegeven. Zie onderstaande screenshot. 11
Stap 3: verplaatsen nieuw handboekdeel/nieuwe module Het nieuwe handboekdeel / nieuwe module Kantooropzet en wordt helemaal onderaan uw overzicht met handboekdelen/modules geplaatst. Handmatig dient u dit nieuwe hoofdstuk/ deze nieuwe module helemaal bovenaan te plaatsen. Dit kunt u eenvoudig doen door op de drie horizontale streepjes te gaan staan achter het icoontje K&B en houdt u de linkermuisknop ingedrukt. Vervolgens kunt u dit deel/deze module naar boven verslepen zodat deze helemaal bovenaan komt te staan. Zie onderstaand screenshot. Overigens, bevat zowel het deel/de module Kantooropzet en en het deel/de module Kantoor/Kantoor (klein) beiden een hoofdstuk Kantooropzet. Dit is echter tijdelijk. Met de update van september aanstaande, wordt dit opgelost. 12
Stap 4: afwerken NVKS-huiswerkpakket Als laatste stap dient het NVKS-huiswerkpakket te worden afgewerkt. Hieronder is een overzicht met de nieuwe artikelen opgenomen die onderdeel uitmaken van het NVKS-huiswerkpakket. Module Hoofdstuk Artikel Kantooropzet en Kantooropzet Missie, visie en strategie Kantooropzet en Kantooropzet Kwaliteitsambitie Kantooropzet en Kantooropzet Kwaliteitsbeleid* Kantooropzet en Kantooropzet en Kantooropzet en Kantooropzet en Beheersing Beheersing Beheersing Guidance *Dit artikel ontbreekt bij het verlicht regime. Stappenplan implementatie NVKS (begin met dit artikel, van hieruit worden alle andere onderdelen geraakt!) Instructie NVKS-matrix NVKS-matrix Updates (in dit artikel wordt vanaf heden jaarlijks informatie opgenomen over beschikbaar gekomen updates inclusief links naar handleidingen.) Nadat de artikelen zijn uitgewerkt en u het NVKS-huiswerkpakket feitelijk heeft afgewerkt, dienen deze artikelen vervolgens te worden gepubliceerd zodat medewerkers erover kunnen beschikken. Het publiceren werkt als volgt: Open het desbetreffende hoofdstuk. Achter de artikelnaam staat een kolom met groene vinken, Pub. Dit betekent: publicatie. Artikelen die gedepubliceerd zijn (en dus niet in gebruik door het kantoor), hebben een rood kruis, artikelen die gepubliceerd zijn (en daarmee in gebruik zijn bij het kantoor), hebben een groene vink. Klik op het rode kruis om artikelen te publiceren. Zie onderstaande schermafbeelding. Meerdere artikelen ineens publiceren? Plaats een vink in het vlakje voor de desbetreffende artikelen, en klik vervolgens boven de tabel op Publiceren. Zie onderstaande screenshot. Na afronding van deze laatste stap, bent u klaar met het NVKS-huiswerkpakket en kunt u aan de slag met de update voor de kantoorregelingen vanaf het moment dat deze beschikbaar komt (begin september 2017). 13