Verandering in de relatie met de cliënt Elektronisch aangeven: Hoe werkt dat? Het zakenverkeer over de elektronische snelweg groeit. De snelheid van communiceren neemt toe en fysieke afstand is niet langer een belemmering voor intensief contact. Met de invoering van elektronisch aangeven voor ondernemers wil de Belastingdienst gelijke tred houden met deze maatschappelijke ontwikkeling. Elektronisch aangeven leidt tot besparingen voor het bedrijfsleven en geeft de Belastingdienst de kans om verwerkingsprocessen te vereenvoudigen. Jaarlijks zal het bedrijfsleven ten minste 50 miljoen minder hoeven uit te geven aan administratieve verplichtingen. Ook voor de Belastingdienst zelf betekent elektronisch aangeven een aanzienlijke lastenverlichting. De Belastingdienst kan door de verregaande automatisering van het aangifteproces, tegen het einde van de huidige kabinetsperiode het aangifteproces met 750 fte s uitvoeren. Voordat dit gerealiseerd is, dienen Belastingdienst, softwareleveranciers, fiscaal intermediairs en ondernemers echter een gezamenlijke inspanning te leveren om elektronisch aangeven mogelijk te maken. Dat vergt investeringen, zorgvuldige herinrichting van processen, gezamenlijke inspanningen en optimale communicatie. Het proces van elektronisch aangeven verschilt van het doen van een aangifte op papier. Voor u, als fiscaal intermediair, is het belangrijk om goed na te gaan of uw bedrijfsproces veranderingen ondergaat. Er zullen voorbereidingen moeten worden getroffen voordat daadwerkelijk op elektronisch aangeven kan worden overgegaan. Belangrijkste veranderingen Uw cliënt ontvangt in plaats van een aangiftebiljet een uitnodiging voor doen van de aangifte per post op papier. Voor de omzetbelasting (OB), is bij de uitnodiging een acceptgiro gevoegd. Zowel uw cliënt als u, namens uw cliënt, kunnen vervolgens elektronische aangifte doen. U dient afspraken met uw cliënt te maken over wie de aangifte verzorgt. Vragen als wie de aangifte ondertekent en wie de elektronische aangifte verstuurt, zijn daarbij van belang. 1
Indien u de aangifte, inclusief de verzending, voor uw cliënt blijft verzorgen, dient u over geschikte aangifte- of administratiesoftware te beschikken. U stelt de aangifte op en verzendt deze via uw software. De aangifte- en administratiesoftware is of wordt door de softwareleveranciers geschikt gemaakt om elektronisch aangifte te doen. Voor u kan dit een investering inhouden voor de aanschaf van nieuwe software of een upgrade van huidige software. Of aan een upgrade kosten zijn verbonden, kan per softwareleverancier verschillen. Bovendien zijn er kosten verbonden aan een van de twee vormen van digitale ondertekening en beveiliging bij het verzenden en ontvangen van elektronische berichten. Voor Public Key Infrastructure (PKI) dient u certificaten aan te vragen die het eerste jaar 85,00 kosten en in de volgende jaren 60,00. Voor buitenlands belastingplichtige ondernemingen geldt geen elektronische aangifte. Voor hen blijft de papieren belastingaangifte gelden. Ondernemers die binnenlands belastingplichtig zijn en die zelf hun aangiften verzorgen, kunnen gebruik maken van internet. Zij hoeven daarvoor geen software aan te schaffen. Om na te gaan of uw manier van werken volledig aansluit bij elektronisch aangeven, moet u er rekening mee houden dat de elektronische aangifte voor de inkomsten- en vennootschapsbelasting is gewijzigd ten opzichte van de papieren aangifte. Voor de inkomstenbelasting gaat het onder andere om de volgende veranderingen: - In de elektronische aangifte is een kapitaalsvergelijking opgenomen; - De balans en de winst-en verliesrekening hebben in de elektronische aangifte een vaste structuur; - In de elektronische aangifte kunnen de commerciële balans en de winsten verliesrekening toegevoegd worden als dit van toepassing is; - De elektronische aangifte bevat nee/ja-vragen. Voor de vennootschapsbelasting zijn aan de elektronische aangifte, de vennootschappelijke balans en de winst- en verliesrekening toegevoegd. U kunt toelichtingen of specificaties verstrekken op veel plaatsen in de aangifte, als ook in de balans en de winst- en verliesrekening. Soms is dit zelfs verplicht. Bijlagen kunnen echter niet worden bijgevoegd. 2
In de elektronische aangifte OB is weinig veranderd ten opzichte van de huidige papieren aangifte. De betaling gaat vooralsnog op dezelfde wijze zoals u of uw cliënt nu gewend is. De zogenaamde suppletieaangifte blijft u op papier doen. Elektronische kopieaanslagen Een voordeel van elektronische aangifte is dat u elektronisch kopieaanslagen (EKA) kunt ontvangen. Dit zijn kopieën van de (papieren) aanslagen die aan uw cliënt worden verstuurd. Gelijktijdig met het versturen van de papieren aanslag naar uw cliënt, ontvangt u een elektronische kopieaanslag. Dit geldt voor de inkomstenbelasting (IB) met winst uit onderneming, vennootschapsbelasting (Vpb), omzetbelasting (OB) en loonbelasting (LB). Zodra bij de Belastingdienst de aanslag voor uw cliënt wordt opgemaakt, wordt een bericht met dezelfde gegevens naar uw elektronische postbus verzonden. De elektronische kopieaanslagen ontvangt u niet automatisch. U dient deze aan te vragen met behulp van uw software. Deze aanvraag vindt plaats door opgave van (so)fi-nummers en de belastingmiddelen waarvoor u de elektronische kopieaanslag wilt ontvangen. De Belastingdienst bericht uw cliënt dat kopieaanslagen zullen worden verstrekt. Het aangifteproces bij de Belastingdienst U doet aangifte voor uw cliënten via uw software. Als u elektronisch aangifte doet, krijgt u direct na ontvangst bij de Belastingdienst een ontvangstbevestiging. Zo weet u zeker dat de aangifte is binnengekomen bij de Belastingdienst en op welke datum. Indien het bericht technisch onleesbaar is, ontvangt u direct een foutmelding waaruit u kunt opmaken wat er aan de hand is. Na ontvangst van uw elektronische aangifte volgt de verdere verwerking. De behandeling van elektronische aangiften bij de Belastingdienst is anders dan die van papieren aangiften. Deze verloopt namelijk volledig zonder papier. De selectie van posten die aandacht nodig hebben kan beter worden geautomatiseerd, waardoor de Belastingdienst de aangiften gericht kan behandelen en binnen korte tijd een aanslag of beschikking kan genereren. Alle informatie is op het scherm beschikbaar, zodat adequate behandeling mogelijk is. Bij elektronische aangifte is het niet de bedoeling dat de elektronisch ingezonden gegevens ook nog eens op papier worden opgevraagd door de Belastingdienst. Wel blijft het mogelijk dat de Belastingdienst om aanvullende gegevens vraagt, maar dat zal niet vaker voorkomen dan nu het geval is. Bij de elektronische aangifte kunnen geen 3
bijlagen worden gevoegd. Dit heeft de vraag opgeroepen of de Belastingdienst eerder een beroep zal kunnen doen op het voorkomen van een nieuw feit (artikel 16 AWR) en tot navordering met boete kan overgaan. De invoering van het elektronisch aangeven brengt echter geen verandering in het beleid van de Belastingdienst of de toepassing daarvan met betrekking tot navorderingen. Het is niet de bedoeling dat er anders of meer zal worden nagevorderd. Ook voor medewerkers van de Belastingdienst betekent elektronisch aangeven een nieuwe werkwijze. Om medewerkers te ondersteunen en om de eenheid van beleid en uitvoering te bevorderen worden intern richtlijnen geformuleerd betreffende het gebruik van toelichtingvelden en het opvragen van informatie bij de aanslagregeling. Verder zal in een vakgroep worden gevolgd in hoeverre het huidige kader van de wet lacunes vertoont dan wel ongewenste gevolgen heeft. In voorkomende gevallen kunnen voorstellen worden gedaan tot het ontwikkelen van beleid. In een werkgroep waarin de Belastingdienst en vertegenwoordigers van de beroepsorganisaties zitting hebben, wordt na een jaar geëvalueerd hoe de praktijk zich heeft ontwikkeld. Indien nodig zal de Belastingdienst voorstellen doen tot wijziging. Terugvalscenario s De Belastingdienst is ervan overtuigd dat de overgang naar elektronisch aangeven met een gezamenlijke inspanning goed zal verlopen. Toch heeft de Belastingdienst een aantal noodscenario s ontwikkeld die er bij onverhoopte overmacht voor zorgen dat het proces ongestoorde doorgang kan vinden. Tot op een laat moment in 2004 (1 december) kan zodoende worden besloten alsnog van papieren aangifte gebruik te blijven maken. Uiteraard zult u daarover direct worden geïnformeerd. De Belastingdienst ziet daar tot nu toe echter geen enkele aanleiding toe. Ook heeft de Belastingdienst voorbereidingen getroffen om te voorkomen dat in de loop van 2005 alsnog verstoringen zouden optreden. Er zijn en worden risicoanalyses uitgevoerd en er worden waar mogelijk reeds preventief maatregelen getroffen. De Belastingdienst wil u er op attenderen dat slecht functionerende software bij u of uw cliënt of een slecht functionerende internetprovider voor uw eigen rekening zijn. Nu beginnen Verschillende fiscaal intermediairs zijn al bezig met de voorbereidingen op de per 1 januari 2005 verplichte overgang naar elektronisch aangeven. Een groeiend aantal maakt reeds gebruik van de mogelijkheid om al vóór de jaarwisseling de inkomstenbelasting (IB) en vennootschapsbelasting (Vpb) 2003 en de omzetbelasting (OB) 2004 elektronisch aan te geven. Als u nog 4
niet begonnen bent, raadt de Belastingdienst u aan zo snel mogelijk afspraken te maken met uw cliënten, te starten met het inventariseren van uw procesveranderingen, het nagaan van de geschiktheid van uw software en vooral met een daadwerkelijke start met het doen van elektronisch aangeven. Alle noodzakelijke informatie is voorhanden en de medewerkers van de Belastingdienst staan klaar om ook u zich goed voor te laten bereiden op deze belangrijke stap in de relatie tussen Belastingdienst, fiscaal intermediairs en ondernemers. Dit is een uitgave van: Belastingdienst september 2004 5