Gemeentelijk ondersteuningsreglement voor actoren vrije tijd Borgloon BEGRIPPEN Artikel 1 Onder actoren vrije tijd Borgloon verstaan we elke organisatie, groepering, vereniging, zowel private als publieke, die activiteiten ontplooit met betrekking tot vrije tijd op het grondgebied van Borgloon. Uitzondering op deze regel vormen de stedelijke instellingen, de jeugdbewegingen en jeugd-huizen alsook andere actoren die via aparte reglementen structureel betoelaagd worden. Onder vrije tijd verstaan we die activiteiten die zich situeren in het domein van cultuur, het sociaalcultureel werk, sport, (amateur-)kunsten, toerisme, animatie, entertainment, vorming en hobby, gemeenschapsbevorderende activiteiten. Met ondersteuning bedoelen we - logistieke ondersteuning o.a. via de uitleendiensten van de gemeente Borgloon. - het ter beschikking stellen van infrastructuur aan de meest gunstige tarieven - financiële ondersteuning in de vorm van hetzij projectsubsidies, hetzij structurele werkingssubsidies of elke andere financiële ondersteuning die volgens gemeentelijke subsidiereglementen wordt toegekend door de GR Borgloon. Deze ondersteuning heeft voornamelijk tot doel het culturele leven in de stad en haar deelgemeenten te bevorderen en de activiteiten en inspanningen die de Borgloonse actoren vrije tijd hiertoe leveren, te waarderen. Onder afgevaardigden van de gemeente Borgloon verstaan we in dit verband een ambtelijke commissie voor erkenning op niveau 1, de betreffende adviesraden of hun erkenningscommissies op niveau 2 en niveau 3. ERKENNING Artikel 2 Alle Borgloonse actoren vrije tijd die een vorm van gemeentelijke ondersteuning wensen moeten zich registreren. Op basis van deze registratie en na toetsing van de normen en criteria van dit reglement worden ze door de afgevaardigden van de gemeente Borgloon erkend als Loonse actor vrije tijd. Een Borgloonse ACTOR VRIJE TIJD kan vanwege de gemeente Borgloon en binnen de perken van de mogelijkheden en de kredieten voorzien op de gemeentebegroting, één of meerdere vormen van ondersteuning bekomen volgens de voorwaarden en criteria zoals hierna vastgesteld. VOORWAARDEN EN CRITERIA Artikel 3 Elke nieuwe Borgloonse ACTOR VRIJE TIJD kan zich op elk moment registreren en dus een aanvraag tot erkenning doen. Hij richt zich hiervoor tot de cel cultuur of tot de sportdienst. Deze registratie en de mogelijke erkenning van de Borgloonse actor vrije tijd dient jaarlijks vernieuwd te worden, telkens voor 30 september.
ERKENNINGSNIVEAU s Artikel 4 Er bestaan 3 niveau s van erkenning van een actor vrije tijd: - niveau 1 = de BASISERKENNING is bedoeld voor Borgloonse actoren vrije tijd met een eerder beperkte werking. De basiserkenning wordt geadviseerd door een ambtelijke commissie en goedgekeurd door het College van burgemeester en schepenen. - niveau 2 = Erkenning niveau 2 komt toe aan Borgloonse actoren vrije tijd met een minimum te bewijzen activiteiten. De erkenning op niveau 2 wordt geadviseerd door resp. de cultuurraad/sportraad (uiterlijk voor 30 september van elk jaar) en goedgekeurd door het College van burgemeester en schepenen (zie artikel 10). - niveau 3 = erkenning niveau 3 is bestemd voor Borgloonse actoren vrije tijd met een uitgebreide werking, die, aan de hand van een jaarverslag moet bewezen worden. Deze erkenning wordt behandeld door de betreffende Erkenningscommissie van de cultuurraad of door de sportraad conform de bepalingen in de betreffende subsidiereglementen (zie artikel 12). Basiserkenning Artikel 5 Elke actor die vrijetijdsactiviteiten ontplooit op het grondgebied van Borgloon kan een aanvraag tot basiserkenning indienen. De zetel van deze actor vrije tijd moet zich op het grondgebied Borgloon bevinden. De actor kan een vzw of feitelijke vereniging zijn maar moet altijd een autonoom bestuur hebben met minstens 3 officieel verantwoordelijken (met, eventueel een taakverdeling, bv. voorzitter, penningmeester en secretaris.) Elke wijziging m.b.t. deze verantwoordelijken moet dadelijk gemeld worden aan het secretariaat. Artikel 6 Om voor een basiserkenning en de bijhorende ondersteuning in aanmerking te komen moet de aanvrager - JAARLIJKS VOOR 30 SEPTEMBER een registratieformulier annex aanvraagformulier tot basiserkenning indienen en/of vernieuwen, ondertekend door minstens 3 verantwoordelijke (en meerderjarige) personen - de doelstelling van zijn vereniging of organisatie duidelijk omschrijven - minimum 1 activiteit, die in het voorafgaandelijke jaar plaatsvond, kunnen bewijzen. Hiermee moet kunnen aangetoond worden dat deze actor een eerder duurzame, zij het beperkte werking heeft. Opmerking : Bestuursvergaderingen komen niet in aanmerking als activiteit voor een basiserkenning. - Aan de hand van promotiemateriaal en/of wervingsfolders moet de aanvrager kunnen aantonen dat zijn organisatie/vereniging open staat voor de inwoners van Borgloon, hetzij als actief participerend lid hetzij als publiek. Het is immers de bedoeling om die vrijetijdsactoren te ondersteunen die een open werking ontplooien voor de Borgloonse bevolking en het loutere (privé-)clubverband overstijgen. Op eenvoudige vraag van de ambtelijke commissie moet de vereniging haar activiteiten, haar ledenbestand en haar wervingsbeleid d.m.v. bewijsmateriaal (folder, programma, krantenknipsel, affiche, uitnodiging, verslag, enz...) kunnen staven. Artikel 7
Voor de toekenning van de basiserkenning wordt volgende procedure gevolgd: - ieder jaar en uiterlijk in het begin van de maand september, wordt aan de in aanmerking komende Borgloonse actoren vrije tijd een registratieformulier annex aanvraag tot basiserkenning gezonden, waarop de gegevens van de actor ingevuld kunnen worden; - vóór 30 september moeten de formulieren ingevuld teruggezonden worden naar het secretariaat van de cel cultuur of de sportdienst, vergezeld van de gevraagde gegevens en bewijzen. De aanvraag tot registratie en erkenning wordt beoordeeld door de ambtelijke commissie. Na goedkeuring van de aanvraag wordt de basiserkenning formeel toegekend. Bij niet-registratie en een weigering van de erkenning wordt de aanvrager verwittigd. Artikel 8 De Borgloonse actor vrije tijd komt vanaf dan in aanmerking voor volgende ondersteuning: - logistieke ondersteuning o.a. via de uitleendiensten van de gemeente Borgloon. - de beschikking over infrastructuur aan de meest gunstige huurtarieven - het in aanmerking komen voor projectsubsidies voor zover voldaan is aan de inhoudelijke en kwalitatieve criteria van desbetreffende subsidiereglementen. Erkenning niveau 2 forfaitaire -werkingssubsidie Artikel 9 Borgloonse actoren vrije tijd met een basiserkenning kunnen in aanmerking komen voor een forfaitaire werkingssubsidie. Dit is een forfaitaire financiële basissubsidie. Het bedrag van deze basissubsidie wordt bepaald door het schepencollege. Hiervoor moeten ze - een erkenning hebben op niveau 1 en bovendien: - een autonoom bestuur hebben met minstens een voorzitter, secretaris en penningmeester (met naam, adres, tel. en email) - jaarlijks een chronologische lijst (opsomming) van de activiteiten van het voorgaande jaar indienen met o de data van de activiteiten o de plaatsen waar deze activiteiten plaatsvonden o en het aantal deelnemers dat aan de activiteit heeft deelgenomen. o gedateerd, en ondertekend door voorzitter en secretaris. Deze jaarwerking (van het voorgaande jaar) moet steeds het minimum aantal activiteiten bevatten, zijnde : o 3 bestuursvergaderingen én o 4 activiteiten voor eigen leden of minimum 1 activiteit voor het ruime publiek. Deze activiteit moet dus openstaan voor leden en niet-leden van de organisatie en ruim en breed bekend gemaakt zijn. Verder gelden dezelfde voorwaarden en criteria en procedures als voor de basiserkenning. Artikel 10 De erkenning op niveau 2 wordt evenwel geadviseerd door de cultuurraad resp. sportraad. en voorgelegd aan het schepencollege. Na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen wordt de financiële ondersteuning formeel toegekend. Een negatieve beslissing wordt ter kennis gebracht van de aanvrager. Artikel 11
De Borgloonse actor vrije tijd,erkend en positief geadviseerd op niveau 2 komt vanaf dan in aanmerking voor volgende ondersteuning: - dezelfde ondersteuning als voor de actoren, erkend op niveau 1. - een forfaitaire financiële toelage Erkenning niveau 3 werkingssubsidie op basis van jaarverslag en subsidiereglement Artikel 12 Cultuur- en sportactoren met een basiserkenning kunnen in aanmerking komen voor een werkingssubsidie op basis van de gemeentelijk subsidiereglementen van resp. cultuur en sport. Zij dienen deze keuze aan te geven op het registratieformulier annex aanvraag tot basiserkenning. sportactoren en sportverenigingen die voor subsidies niveau 3 willen in aanmerking komen dienen, conform het subsidiëringsreglement, goedgekeurd door de gemeenteraad Borgloon in zitting van 23/12/2008 een aanvraag tot subsidiëring in te dienen bij de sportdienst socio-culturele actoren en verenigingen die voor niveau 3 willen in aanmerking komen dienen, conform het subsidiëringsreglement, goedgekeurd door de gemeenteraad Borgloon in zitting van 17/12/2002 een aanvraag tot subsidiëring in te dienen bij de cultuurraad, p.a. cel cultuur, Speelhof 10 te Borgloon. Beide subsidiereglement maken integraal deel uit van dit Gemeentelijk ondersteuningsreglement voor actoren vrije tijd Borgloon Artikel 13 De uitbetaling van de financiële subsidies gebeurt overeenkomstig de reglementering betreffende de gemeentelijke comptabiliteit op bevel van het College van Burgemeester en Schepenen door overschrijving op de post- of bankrekening van de vereniging. Artikel 14 Buurtcomités die erkend zijn op basisniveau en wensen in aanmerking te komen voor subsidies op niveau 2 (=forfaitaire basissubsidie) of niveau 3 kunnen hiervoor een aanvraag indienen volgens de voorgaande besproken procedures. Hiermee sluiten ze zich echter uit voor (de aanvraag en) het bekomen van de buurtcheque. De buurtcheque (die een projectsubsidie voor buurtactiviteiten geeft) en een werkingssubsidie voor een buurtvereniging zijn niet cumuleerbaar omdat het hier om dezelfde activiteit gaat. Artikel 15 Controle op de naleving van de voorschriften en op de juistheid van de ingediende gegevens kan op ieder ogenblik uitgeoefend worden door de ambtelijke commissie, door de cultuurraad en de sportraad en door het College van burgemeester en schepenen. Het vaststellen van misbruiken kan leiden tot de uitsluiting van de betreffende vereniging of organisatie voor alle toelagen van het betreffende werkjaar. Subsidies die ten onrechte zijn toegekend kunnen door het stadsbestuur steeds worden teruggevorderd. Artikel 16 Om een vlotte werking van dit nieuwe reglement te waarborgen wordt, voor de erkenning en subsidiëring van de actoren vrije tijd in 2010 op basis van hun werking 2009 een overgang voorzien : de formulieren voor de basiserkenning (registratieformulier annex aanvraagformulier tot basiserkenning) worden in de maand januari 2010 opgevraagd. Ze moeten uiterlijk tegen 15 februari 2010 worden ingediend. De erkenning en subsidiëring op de verschillende niveau s loopt vanaf dan verder volgens de hierboven beschreven procedure.
Registratieformulier en aanvraag tot erkenning en ondersteuning voor actoren vrije tijd Borgloon - Dit aanvraagdossier geeft uitvoering aan het erkennings- en ondersteuningsreglement voor actoren vrije tijd Borgloon. - Alleen actoren die een volledig ingevuld en ondertekend dossier tijdig indienen, komen in aanmerking voor erkenning en ondersteuning - Het dossier moet jaarlijks ingediend worden op de sportdienst/cel cultuur vóór 30 september - Een elektronische versie is ter beschikking via de sportdienst/cel cultuur. Naam actor vrije tijd... 1. Adresgegevens actor vrije tijd Correspondentieadres :.... Zeteladres:...... Website :... Algemeen e-mailadres:. E-mailadres voorzitter:.. 2. Adresgegevens contactpersoon voor het dossier Naam: Functie in de vereniging:.. Adres indien verschillend van correspondentieadres:...... E-mailadres:.. Tel./GSM:. Bestuursleden van uw vereniging Functie (eventueel) Voorzitter Penningmeester Secretaris Naam en voornaam bestuurslid Adres Aantal leden aangesloten bij uw vereniging Totaal aantal leden:. Datum van deze telling:. Activiteitenverslag betreffende het voorgaande jaar Bewijsmateriaal (folders, publiciteit, uitnodigingen, ) bijvoegen als bijlage! Welke soort activiteiten biedt uw vereniging aan? Sport : actieve sportbeleving Sport : organisatie van sportmanifestaties Sport : andere:.. Cultuur, socio-cultureel, ontmoeting, andere:...
Erkenning NIVEAU 1 Activiteiten voor erkenning niveau 1 minimum 1 activiteit, die in het voorafgaandelijke jaar plaatsvond datum activiteit plaats aantal deelnemers Erkenning en ondersteuning NIVEAU 2 Activiteiten voor erkenning/ondersteuning niveau 2 Voeg in bijlage toe (zie volgende blz) - een chronologische lijst (opsomming) van de activiteiten van het voorgaande jaar met o de data van de activiteiten o de plaatsen waar deze activiteiten plaatsvonden o en het aantal deelnemers dat aan de activiteit heeft deelgenomen. o gedateerd, en ondertekend door voorzitter en secretaris. Datum:.. De secretaris De voorzitter
Bijlage 1 bij het registratieformulier bij het gemeentelijke ondersteuningsreglement voor actoren vrije tijd Erkenning en ondersteuning NIVEAU 2 Chronologische lijst (opsomming) van de activiteiten van uw organisatie tijdens het voorafgaande jaar datum activiteit plaats aantal deelnemers Datum:.. De secretaris De voorzitter NAMENS DE GEMEENTERAAD Op bevel: NAMENS DE GEMEENTERAAD De burgemeester- Op bevel: De secretaris, voorzitter, get. Vera LEEMANS get. Eric AWOUTERS