NOTA VAN INLICHTINGEN - 19 januari 2017 Nummer Paragraaf/ Onderdeel Vraag Inschrijvende partij Antwoord gemeente Katwijk Bijlage G, pagina 2, Vergadersysteem Het opvullen van de achtergebleven ruimte na het demonteren van de huidige posten dient dit door de inschrijver te geschieden? Ja, dat is correct. Apparatuur dient netjes afgewerkt gemonteerd te worden in de stijl van het meubilaire. 1 2 Bijlage G, pagina 1 Item 3 Interruptiemicrofoon Beide interruptiemicrofoons (te plaatsen op statief links/rechts in de zaal voor publiek met aan/uit schakelaar) dienen deze functioneel uitgevoerd te zijn als een deelnemerspost ( laatste krijgt het woord ) of dient de voorzitter deze individueel op het touch screen aan/uit te kunnen zetten? Functioneel als een deelnemerspost. 3 Bijlage G, Pagina 4 Beamer 4e/5e alinea Als Bron kunnen minimaal de volgende keuzes worden gemaakt: VGA, 3x HDMI, Apple TV. De Nee. het betreft één locatie met aansluitpunten voor VGA/audio en HDMI en aansluitingen naar de beamer gewenst op een tweetal plekken. Zijn de volgende aannames correct:- twee HDMI aansluitingen in de apparatuurkast voor o.a. AppleTV. Bij bij Apple TV plaatsen in de apparatuurkast (bedienbaar op touch screen), - Op een 2-tal nader te bepalen locaties in de zaal een aansluitpaneel met VGA/audio en HDMI (selectie op touch screen) VGA/HDMI dient de audio afgesplist te worden naar de versterker. 4 Bijlage G, pagina 4/5 afkijkscherm Dient er een afwijkende beeldweergave mogelijk te zijn op de verschillende weergave media (centrale Beamer/scherm B&W tafel/schermen Publiek) of wordt altijd zelfde bron weergegeven? Bij presentaties komt op de schermen voor publiek en B&W het beeld dat door de beamer wordt gepresenteerd, anders hetzelfde beeld als wordt uitgezonden. Bijlage G, Pagina 3 camerasysteem Dient het geschakelde camera beeld ook zichtbaar gemaakt te kunnen worden op een weergave medium in de zaal? Zo ja op welk medium centrale Beamer /scherm B&W tafel /schermen Publiek? Als er géén presentatie getoond wordt, dan dient hetzelfde beeld te worden gepresenteerd als wordt uitgezonden. 5
6 7 Bijlage G, pagina 5 Videomixer Bijlage G, pagina 5&9 Videomixer camera switchen Raadzaal & Burgerzaal Dienen er ook presentatie beelden naar de bestaande livestream faciliteit gestuurd te worden? Zo ja, in welke vorm van livestream: - Full-screen en tijdelijk geen camera beelden of Full-screen met PiP van camera beelden. Het bepalen wanneer presentatie doorgezet kan op touch screen. Hoe dienen de camera beelden naar aanleiding van actieve microfoonpost(en) geschakeld te worden? Hierbij geven wij u een aantal mogelijkheden en kunt u aangegeven of er een eis geldt of er opties kunnen worden weergegeven? Mogelijkheid A. : Basis beeldregie de laatste ingeschakelde post komt automatisch in beeld en de voorgaande verdwijnt. Mocht de microfoon nog aanstaan van de vorige spreker en schakelt de laatste in beeld zijn microfoon uit wordt de andere 1e spreker weer in beeld gebracht. Indien voor deze situatie dezelfde camera gebruikt moet worden voor de shots wordt er geschakeld met het overzicht beeld als tussenshot. Dit om de pan/tilt zoom/focus bewegingen voor het nieuwe shot niet live in beeld te hebben.mogelijkheid B. : Automatische beeldregie waarvoor geldt dat er voor iedere positie minimaal een 2-tal shots (primair en secundaire ) beschikbaar zijn van verschillende camera s. Hierdoor hoeft er bij het switchen niet gebruik gemaakt te worden van het overzicht beeld waardoor meer het gevoel geeft van een live registratie. Indien voor het in beeld brengen van de spreker zijn primaire shot bezet is zal het secundaire shot van een andere camera automatisch gekozen worden. In het systeem (software) zijn de tijden tussen de overgangen/switchen vrij programmeerbaar. Tevens biedt deze automatische beeldregie een mogelijkheid indien een spreker lange tijd aan het woord is om af en toe automatisch heen en weer tussen primair en secundaire shot te schakelen. Hierdoor ook meer het gevoel van een live registratie. raadszaal presentatie in beeld en spreker site by site dient minimaal mogelijk te zijn Via overzichtscamera alles in beeld brengen dient minimaal mogelijk te zijn Volledige vergadering in beeld en inzoomen op spreker optioneel presentatie in beeld en spreker in venster optioneel bepalen welke presentatie wordt doorgezet geschiedt via touchscreen burgerzaal groot en klein presentatie in beeld en spreker in venster optioneel presentatie in beeld en spreker site by site optioneel Volledige vergadering in beeld en inzoomen op spreker optioneel Via overzichtscamera alles in beeld brengen dient minimaal mogelijk bepalen welke presentatie wordt doorgezet geschiedt via touchscreen De gemeente Katwijk is uitgegaan van mogelijkheid B. 8 Bijlage G, Pagina 5&9 Videomixer Camera switchen beeld opbouw Raadzaal & Burgerzaal Hoe dienen de camera shots naar aanleiding van actieve microfoonpost(en) weergegeven te worden? Hierbij geven wij u een aantal mogelijkheden en kunt u aangegeven of er een eis geldt of dat er opties kunnen worden aangegeven? Mogelijkheid A. : De camera shots worden altijd full screen in beeld gebracht met naam/logo/partij in beeld. Mogelijkheid B. : Bij een 2-tal microfoonposten actief worden de beelden naast elkaar in beeld gebracht. Bij de overgang wanneer de 2e spreker zijn post Gemeente Katwijk is uitgegaan van mogelijkheid B. Hierbij is het van belang dat activeert wordt de 1e spreker naar links in het beeld geschoven en komt rechts de 2e spreker in beeld. Dit is een vloeiende beeldovergang en niet over zwart. De naam/logo/partij kan dan in de de naam van de spreker/partij synchroon met de spreker in beeld verschijnt software onder in beeld worden weergegeven. Indien de 1e of 2e spreker zijn post uitzet wordt automatisch de beelduitsnede full screen gemaakt in een vloeiende overgang. Deze functies zijn mogelijk indien gekozen wordt voor een automatische beeldregie. Hierdoor ook meer het gevoel van een live registratie ook bij een discussie tussen 2 sprekers.
9 Bijlage G, Pagina 5 Logo's en teksten indentifictatie? Hoe denkt u over de juiste automatische weergave van namen en logo s in relatie met positie van de aanwezigen. En hoe dient omgegaan te worden bij het spreken van een aanwezige achter de katheder. Hebben de aanwezigen altijd vaste een positie dan gaat dit voor de zaal goed, echter Voorgestelde 'Optionele uitbreiding' is als optie gewenst. De mogelijkheid voor spreker achter de katheder in 1e instantie zal geen naam worden weergeven. Eventueel kan de aanmelding met pas (huidige toegangsdruppel heeft het HID/Proximity griffier/bode /technicus dit live op het touch screen handmatig selecteren. Bij een vergadersysteem met aanmelding (NFC of passen) ligt de relatie tussen beeld en spreker vast zowel achter eigen post protocol) of NFC is geen vereiste. Het prijsformulier is aangepast of de katheder en wordt juiste naam/logo in beeld gebracht. Is het aanbieden van een vergadersysteem wat optioneel uitbreidbaar is voor aanmelding via NFC of pas gewenst? Bijlage G, Pagina 5 Logo's en teksten Kunt u aangegeven onder welke positie de kosten voor deze voorzieningen op Bijlage 5 prijsinvulformulier ingevuld dient te worden? 10 Bijlage G, Pagina 6 Speakers raadzaal Kunt u aangegeven onder welke positie de benodigde versterker(s) op Bijlage 5 prijsinvulformulier ingevuld dient te worden? 11 Bijlage G, Pagina 7 Automatisering Kunt u aangegeven onder welke positie de besturingcentrale en software op Bijlage 5 prijsinvulformulier ingevuld dienen te worden? 12 Bijlage G, Pagina 8 7e alinea Kunt u aangegeven onder welke positie de 2 overview camera s op Bijlage 5 prijsinvulformulier ingevuld dienen te worden? 13 14 Bijlage G, pagina 9 Videomixer presentatie Geldt voor beide systemen in de Burgerzaal dat er ook presentatie beelden naar de bestaande livestream faciliteit gestuurd dienen te worden? Zo ja in welke vorm naar de livestream: -Full-screen en tijdelijk geen camera beelden -Full-screen presentatie met PiP van de camera beelden. Het bepalen wanneer presentatie doorgezet kan op touch screen. Zie antwoord op vraag 6
Voor de weergave van namen en logo's zie antwoord op vraag 9. 15 Bijlage G, Pagina 9 Logo's en teksten burgerzaal Hoe denkt u over de juiste automatische weergave van namen en logo s in relatie met positie van de aanwezigen mede gezien de wisselende tafelopstellingen. Hebben de aanwezigen altijd een vaste positie dan gaat dit goed. U geeft tevens ook aan een mogelijkheid te hebben om direct tekst zonder gebruik van database weer te kunnen geven. Om dit mogelijk te maken en ook eventueel eenvoudig namen aan wisselende posities toe te kunnen wijzen is het toepassen van een touch screen voor beide systemen toegestaan? Het touch screen (met muis en keyboard) zou aangesloten kunnen worden op een vloerdoos aansluiting en opgesteld bij de voorzitter/griffier in de zaal. Voor het weergeven van teksten: Door Katwijk voorgedefinieerde teksten (o.a. schorsing/pauze etc.) dienen per vergadering of moment door de griffie te kunnen worden geactiveerd. Deze teksten kunnen door Katwijk worden aangepast. er hoeft dus niet tijdens de vergadering tekst handmatig ingevoerd te worden die ad hoc in beeld moet verschijnen. Per vergadering kan er dus wel verschil zijn; tijdens de vergadering moet het eenvoudig zijn om (BV in een lijst) de juiste tekst te selecteren. bij voorkeur vanaf een willekeurig device (laptop of ipad), anders via touch screen. Bijlage G, pagina 9 camerasysteem Dient voor de systemen in de Burgerzaal het geschakelde camera beeld zichtbaar gemaakt te kunnen worden op de beamer in de zaal? Nee. 16 17 Bijlage G, pagina 9 bediening Is van het huidige bedieningssysteem van Extron en beide touch screen in de wand de programmering vrij toegankelijk en aanpasbaar? Is de programmeer file beschikbaar en aan te passen? Ja, dit is beschikbaar 18 Bijlage D, item 4 Kunt u dit functioneel meer verduidelijken of worden hiermee de aansluitingen voor de 2 interruptiemicrofoons in item 3 bedoelt? Ja. Dit is correct. 19 Bijlage D, item 31 Hier worden een 2-tal terugkijkmonitoren gevraagd. Kunt u dit functioneel meer verduidelijken, zijn dit de controle monitoren in de apparatuurkast? Ja. Functionalitie gelijk aan de bestaande terugkijkmonitor. Dus controle welk beeld er aangeboden wordt. 20 Bijlage D prijsinvulformulier Algemeent Voor het inzichtelijk maken van de aangeboden apparatuur/systemen is het toegestaan om het formulier hiervoor uit te breiden? Wij denken aan een 2-tal kolommen ( Fabrikant en Type ) tussen de bestaande kolommen Specificaties en Prijs. Fabrikant en type zijn toegevoegd in het prijsinvulformulier. De gemeente Katwijk zal hier niet op beoordelen. 21 Bijlage G Algemeen De voor de AV apparatuur eventueel benodigde 230Vac aansluitpunten door wie dienen deze aangebracht te worden? Stroom is aanwezig of wordt door Katwijk aangebracht. Graag het benodigde vermogen van de apparatuur aangeven.
Bijlage G Algemeen De voor de AV apparatuur eventueel benodigde afgemonteerde LAN netwerk aansluitpunten door wie dienen deze aangebracht te worden? Netwerk is aanwezig of wordt door Katwijk aangebracht. 22 Bijlage G Algemeen Het aanleggen van nieuwe AV- bekabeling en indien nodig aanbrengen van nieuwe kabelwegen/goten door wie dient dit te geschieden? Dit dient door inschrijver te worden gerealiseerd. In overleg met gemeente Katwijk 23 24 Bijlage G Algemeen Indien er bouwkundige voorzieningen/aanpassingen nodig zijn in de ruimten voor de installatie van Dit dient door inschrijver te worden gerealiseerd. In overleg met betrokken de AV- apparatuur ( sparingen wanden / houten betimmering / uitnemen plafondplaten/ etc.) door wie dient dit te geschieden? partijen (plafonneur, gemeente Katwijk) Moeten zowel de Burgerzaal als de Burgerzaal Klein tegelijk en onafhankelijk van elkaar kunnen werken m.b.t. het cameravolgsysteem? Ja, dit is correct. 25 Bestaat de mogelijkheid om het portret van Z.K.H. Koning Willem IV te verplaatsen op de wand zodat de projectie mooi in het midden uitkomt? Niet akkoord 26 27 Is de Gemeente Katwijk bereid de centrale techniekruimte in de raadszaal bouwkundig aan te passen? Dit met het oog op te weinig rackruimte en gedissipeerde warmte die afgevoerd dient te worden? Ja. De gemeente is hiertoe bereid. Echter valt deze zaal onder monumentzorg en kan slechts in overleg worden aangepast. Inschrijver dient een voorstel tot aanpassing aan te geven, alsmede dit optioneel in het prijsformulier te vermelden. 28 U noemt diverse malen het aanleveren van audio/video t.b.v. de livestream. Hoe dient dit signaal aangeleverd te worden? Bijvoorbeeld HD-SDI1080P met embedded audio. Deze vraag geldt voor zowel de raadszaal als de burgerzaal. Ja. HD-SDI1080P is akkoord. 29 U vraagt in zowel de Raadszaal als de Burgerzaal de mogelijkheid tot het invoeren van teksten. Zou Hiermee wordt bedoeld de in te voegen logo's en namen van de raadsleden. En u voor de duidelijkheid een praktijkvoorbeeld kunnen noemen? En voorziet de installatie in de de mogelijkheid om hier vaste teksten in te voeren, zoals "inspreker" of "de Burgerzaal hier niet reeds in? U kunt immers een laptop aansluiten op het systeem middels HDMI en iedere gewenste tekst invoeren. vergadering is geschorst". Zie verder het antwoord op vraag 15
30 In de offerteaanvraag onder punt V.3 blz 17 van 18 geeft u aan dat inschrijver maximaal 3 A4 pagina s tot zijn beschikking heeft om zijn plan van aanpak uiteen te zetten. Mogen hier nog tekeningen (blokschema s) aan worden toegevoegd om een en ander te verduidelijken? De uitleg is op maximaal 3A4, alleen wanneer ter verduidelijking bijlagen dienen worden toegevoegd is dat toegestaan. Alleen zijn de bijlagen geen onderdeel van de beoordeling. 31 In de offerteaanvraag onder punt I.2 blz. 5 van 18 geeft u aan dat de het een overeenkomst voor bepaalde tijd betreft, namelijk 4 jaar. Terwijl in hetzelfde stuk onder V.3 blz 18 van 18 wordt De looptijd dient 4 jaar te zijn. gevraagd voor een serviceovereenkomst van 3 jaar. Kloppen deze looptijden, of dient de laatste ook 4 jaar te zijn? 32 In bijlage D, het prijsinvulformulier, dient bij punt 36 een bedrag ingevuld te worden voor service. Betreft het hier een TCO (Total Costs of Ownership) of uitsluitend het afkopen van de service- en reparatieuren inclusief preventief onderhoud? Het gaat om een serviceovereenkomst voor vier jaar, waarbij Service, reparatie, en onderhoud worden voorzien. Pagina 2 van het PVE (Terugkijkmonitor) Op welke plaats wil de aanbestedende dienst de terugkijkmonitoren hebben? dus in welke ruimte? In de systeemkast 33 34 Pagina 2 van het PVE (Benodigde apparatuur Burgerzaal groot en klein) Heeft de aanbestedende dienst de wens om in de grote en kleine Burgerzaal ook een overzichtscamera te plaatsen? Ja. 35 Pagina 5 (Videomixer) Kan de aanbestedende dienst aangeven welke specifieke wensen er zijn met betrekking tot het in beeld brengen van de spreker/presentator en een eventuele presentatie? Zie het antwoord op vraag 6 36 Pagina 4 (beamer) Er worden twee eisen met betrekking tot de beamer gesteld. Welke is van toepassing? (1920x1080 16:9 of 1920x1200 16:10)? WUXGA 1920 x 1200 16:10 minimaal 4800 ansilumen 37 Pagina 5 (Videomixer) Kan de aanbestedende dienst aangeven welke specifieke wensen er zijn met betrekking tot het invoeren van tekst en logo's? Betreft dit slechts standaard en voorgedefinieerde teksten of dient ook ad hoc tijdens de vergadering een tekst ingevoerd te kunnen worden. Zie het antwoord op vraag 15
Pagina 5 (Videomixer Dient de tekst vanaf elke willekeurig device (laptop/ipad etc) bediend te kunnen worden? Zie het antwoord op vraag 15 38 39 Pagina 3 (Automatisch cameravolgsysteem Zijn de posities van de raadsleden/sprekers altijd vast of kan dit variabel zijn? variabel 40 Algemeen Wil de aanbestedende dienst de indeling van deze kast behouden of is het mogelijk om deze kast vanuit de belendende ruimte te benaderen? Zie het antwoord op vraag 27 41 Algemeen Heeft de aanbestedende dienst rekening gehouden dat de apparatuur zorgt voor een toename van de temperaruur in de aanwezige kast in de Raadzaal of dient dit in de aangeboden oplossing meegenomen te worden? Of draagt de aanbestedende dienst hier zelf zorg voor? Zie het antwoord op vraag 27