Nota van B&W Onderwerp Portefeuillehouder J. NobelIA. van Dijk Collegevergadering 24 april 2007 Inlichtingen A. Monster (023 5674421 ) Registratienummer 2 -+ / 6 2 L( Samenvatting Wij gaan een aanbestedingsprocedure starten voor een nieuw contract voor het gebruik van vaste reclamedisplay's (250 stuks) in Haarlemmermeer. Ten opzichte van de huidige situatie brengen wij de volgende veranderingen aan: - Een contractsduur van 2 jaar met een éénmalige verlengirigsoptie van 3 jaar (voorheen een contract van 5 jaar zonder evaluatiemoment). - Tijdens de verkiezingsperiodes komen 200 van de 250 borden beschikbaar voor politieke partijen, waardoor er gedurende deze periode nog ruimte blijft voor het promoten van culturele activiteiten op de vaste reclamedisplay's. De mogelijkheid voor politieke partijen om zelf losse borden te kunnen plaatsen blijft gehandhaafd. Per politiek partij mogen in totaal 150 (vaste en losse borden) worden geplaatst per verkiezing. Daarnaast zijn er wildplakzuilen beschikbaar. - Er wordt geen subsidiebeleid meer gevoerd via de overeenkomst. Het tarief wordt door de markt bepaald. Inleiding In deze nota geven wij aan hoe wij de komende jaren willen omgaan met het aankondigen van activiteiten in de openbare buitenruimte door middel van zogenoemde vaste reclamedisplay's. Dit zijn borden die permanent aanwezig zijn om lichtmasten. Het display kan aan beide kanten worden voorzien van een aankondigingspamplet. Context De aankondiging van activiteiten in de openbare buitenruimte kan op diverse manieren plaatsvinden. Eén van de manieren is om borden om lichtmasten te plaatsen. Vroeger konden organisatoren van activiteiten na het verlenen van een vergunning op basis van de Algemene Plaatselijke Verordening zelf kartonnen borden plaatsen waarop een evenement werd aangekondigd. Vanaf 2001 maakt de gemeente gebruik van vaste reclamedisplay's. Verloedering van de openbare ruimte met losse kartonnen borden wordt hiermee tegengegaan. Met een marktpartij is toen een overeenkomst gesloten voor de exploitatie van 250 display's. Het gebruik van de vaste reclamedisplay's heeft voor de gemeente de volgende voordelen: - Het aanzien van de openbare ruimte verbeterd door het gebruik van hoogwaardige materiaal;
Volgvel 2 - Uitbesteding van deze taak is voor de gemeente financieel aantrekkelijker. In het contract met de exploitant is een aantal zaken geregeld waaronder: 1. Voor welke activiteitenldoeleinden aankondigingen mogen worden gedaan; 2. Het gebruik van de display's door politieke partijen tijdens een verkiezingsperiode; 3. Tariferingsregeling voor activiteiten, waaronder de tarifering van activiteiten die door schouwburg de Meerse worden georganiseerd; 4. Het gebruik van de display's voor gemeentelijke beleidscampagnes. Probleemstelling Het contract met de huidige exploitant loopt per 1 oktober 2007 van rechtswege af. Wij staan voor de keus om te beslissen of wij weer een nieuw contract gaan sluiten met een marktpartij en onder welke voorwaarden dit dient te gebeuren. Een andere mogelijkheid is om de aanvragers zelf vergunning te laten aanvragen voor het plaatsen (en later weer verwijderen) van borden opgrond van artikel 15 van de Algemene Plaatselijke Verordening. Doelstelling Wij hebben de doelstelling dat aan activiteitenorganisatoren de mogelijkheid wordt geboden om hun activiteiten in de openbare buitenruimte aan te kondigen. Wij vinden dat het gebruik van de middelen (reclameborden) om de aankondigingen te doen van hoogwaardig materiaal moeten zijn, zulks in het belang van het aanzien van de openbare ruimte. Oplossingen Wij zijn van mening dat het plaatsen van losse reclameborden (veelal van karton gemaakt) zoveel mogelijk moet worden voorkomen. Voor de organisatoren van activiteiten is dit weliswaar financieel aantrekkelijke optie, maar losse borden geven vaak een rommelige indruk en doet afbreuk aan het aanzien van de openbare ruimte. Alleen in specifieke gevallen, zoals enkele weken voor de verkiezingen, willen wij het plaatsen van losse borden in het kader van de verkiezingen toestaan. De rest van het jaar kunnen alle aankondigingen, niet zijnde handelsreclame, plaatsvinden op de aangewezen plaklocaties. Na de zomer wordt het aantal plaklocaties in de gemeente uitgebreid door plaatsing van wildplakzuilen. Het maken van handelsreclame kan in de openbare buitenruimte plaatsvinden op de billboards, in de abri's en in de vaste reclamedisplay's voor wat betreft activiteitenreclame en specifieke produktreclame voor plaatselijke ondernemers. Het beheer van de vaste reclamedisplay's geven wij weer in handen van een professionele marktpartij. Ervaringen uit de afgelopen contractsperiode geven ons wel aanleiding om de randvoorwaarden, waaronder uitbesteding plaatsvindt, aan te passen. Hieronder willen wij ingaan op een aantal randvoorwaarden die wij in het kader van de aanbesteding gaan stellen. Contractsduur Wij opteren voor een contractsduur van 2 jaar waarbij de gemeente een optie heeft om het contract ebnmalig met nog 3 jaar te verlengen, BBn en ander afhankelijk van de ervaringen die zijn opgedaan. Via een klanttevredenheidsonderzoek en eigen ervaringen omtrent het beheer van de display's nemen wij een beslissing over het al dan niet benutten van de verlengingsoptie.
Volgvel 3 Aard van de aan te kondigen activiteiten In de huidige overeenkomst is opgenomen dat activiteiten die buiten de gemeentegrenzen plaatsvinden niet mogen worden aangekondigd. Tevens is het maken van productreclame op de vaste reclamedisplay's niet toegestaan en promotieacties van plaatselijke ondernemers mogen drie keer per jaar per ondernemer plaatsvinden (b.v. autoshows e.d.). De bezetting van de borden is de afgelopen periode gemiddeld zo'n 60% is geweest. Dit vinden wij onvoldoende. Wij staan voor de keus om de gebruiksmogelijkheden van de borden te vergroten of het aantal borden (nu 250 stuks) teryg te brengen. Wij zijn voorstander om 250 borden te handhaven en opteren voor het verruimen van de commerciële mogelijkheden voor Haarlemmermeerse ondernemers om van de borden gebruik te maken (maximaal 10% van de borden voor productreclame). Daarnaast zijn wij van mening dat culturele activiteiten die in de gemeenten in de nabijheid van Haarlemmermeer plaatsvinden gepromoot mogen worden op de borden (ook hier maximaal 10% van de borden). Met deze uitbreiding van gebruiksmogelijkheden wordt enerzijds tegemoet gekomen aan commerciële wensen van plaatselijke ondernemers en anderzijds kunnen culturele activiteiten van buiten de gemeente een goede aanvulling vormen op de eigen culturele activiteiten in Haarlemmermeer. De overige display's mogen worden verhuurd voor andere activiteiten, waarbij minimaal 50 display's bestemd zijn voor culturele activiteiten die in Haarlemmermeer plaatsvinden. Het gebruik van de display's door politieke partijen tijdens een verkiezingsperiode In de raadsvergadering van 22 februari jongsleden is gesproken over het plaatsen van verkiezingsborden door politieke partijen. Er is toen voorgesteld om hier een raadssessie over te houden. De voorzitter heeft toen geconcludeerd dat de raad hierover kan spreken op het moment dat er een B&W nota aan de raad wordt aangeboden. Politieke partijen kunnen thans tegen gereduceerde kosten drie weken voorafgaande aan de verkiezingen gebruik maken van de vaste reclamedisplay's van de exploitant (Partijen zijn alleen plakkosten verschuldigd). Tevens mogen zij zelf eigen tijdelijke borden plaatsen. Deze faciliteit is geregeld in het contract met de marktpartij die nu de vaste reclamedisplay's exploiteert. In den lande faciliteren gemeenten de verkiezingen op verschillende manieren. Veel gemeenten laten enkele weken voor de verkiezingen op een aantal plaatsen grote borden plaatsen waarop partijen aankondigingen kunnen doen. In Haarlemmermeer heeft dit echter als nadeel dat er op zeer veel plaatsen borden moeten komen gezien de vele kernen die Haarlemmermeer rijk is. De aanschaf- en plaatsingskosten lopen hierdoor hoog op. Wij zijn van mening dat vanuit kostenoverwegingen beter gebruik gemaakt kan worden van de bestaande vaste reclamedisplay's. Tevens kunnen partijen gebruik maken van de wildplakzuilen. Het aantal wildplakzuilen wordt na de zomerperiode uitgebreid. Daarnaast wordt aan politieke partijen de faciliteit geboden om, naast het gebruik van de vaste display's en wildplakzuilen, op basis van artikel 15 van de Algemene Plaatselijke Verordening, tijdelijke borden te plaatsen om lichtmasten. Thans gaan wij de voorwaarde stellen dat 200 vaste reclamedisplay's in principe beschikbaar zijn voor politieke partijen. Deze display's worden verdeeld onder de politieke partijen die hiervoor belangstelling hebben. De overige 50 zijn dan nog bestemd voor de aankondiging van culturele activiteiten (b.v. van schouwburg De Meerse) die plaatsvinden in Haarlemmermeer.
Volgvel 4 Wij handhaven het beleid dat per partij een maximum aantal borden (vaste display's en losse borden) van in totaal 150 per verkiezing in de openbare buitenruimte mag worden geplaatst. Wij zijn van mening dat deze regeling de verkiezingen voldoende faciliteert en bijdraagt aan het bevorderen van de opkomst bij verkiezingen. Tariferingsregeling voor activiteiten, waaronder de tarifering van activ~eiten die door schouwburg de Meerse worden georganiseerd; In de huidige overeenkomst wordt gesproken over commerciële en niet-commerciële activiteiten. Het commerciële tarief bedraagt E 33,80 per display per 10 dagen en het nietcommerciële tarief E 12,75 per display per week. Het niet-commerciële tarief is in 2006 door de huidige exploitant 43 keer berekend aan schouwburg de Meerse en 3 keer aan andere non-profitorganisaties. In de afgelopen periode is gebleken dat het verschil tussen niet-commerciële en commerciële activiteiten vaak lastig te bepalen is. Niet alleen de rechtsvorm van de organiserende organisatie is hiervoor bepalend, maar er moet specifiek naar het te organiseren evenement gekeken worden. Ook stichtingen kunnen bijvoorbeeld bepaalde deel-activiteiten organiseren waar winst op gemaakt wordt. Per geval zal dus een beoordeling moeten plaatsvinden. Gezien de bedragen waar het hier om gaat vinden wij dit qua efficiëntie niet gewenst. Bovendien zijn wij van mening dat via een privaatrechtelijke overeenkomst geen subsidiebeleid meer gevoerd moet worden. Wij zijn voorstander om de marktpartij in het nieuwe contract niet meer voor te schrijven dat er een commercieel en niet-commercieel c.q. cultureel tarief moet worden gehanteerd. Het bepalen van het aankondigingstarief wordt door de markt bepaald. Voor aankondigingen die geen handelsreclame bevatten gaan wij na de zomer extra plaklocaties creëren (wildplakzuilen). Voor het maken van handelsreclame (iedere openbare aanprijzing van goederen en diensten, waarmee kennelijk beoogd wordt een commercieel belang te dienen) kan naast de billboards en de abri's ook gebruik gemaakt worden van de vaste reclamedisplay's (1 0% van de borden). Voor de Meerse zal het hanteren van één marktconformtarief betekenen dat de gemeente voor hen geen aparte kortingsregeling meer zal bedingen. De Meerse is eind 2005 al schriftelijk in kennisgesteld dat zij gelijk geschakeld zal worden met andere (culturelelnietcommerciële organisaties). Overigens heeft de Meerse, evenals andere organisatoren, nog wel de mogelijkheid om zelf met de nieuwe exploitant afspraken te maken over kortingen. Het gebruik van de display's voor gemeentelijke beleidscampagnes In het huidige contract is geregeld dat de gemeente 150 borden per jaar gratis kan gebruiken voor eigen campagnes gedurende een periode van 3 weken. Deze faciliteit gaan wij behouden, waarbij wij bij de aanbesteding de randvoorwaarde gaan opleggen dat de gemeente gebiedsgerichte promotiecampagnes wil kunnen voeren. Wij gaan ervan uit dat de kosten van deze algemene faciliteit geen negatieve financiële effecten heeft ten opzichte van de inkomst die nu jaarlijks wordt begroot als reclameafdracht. Effecten Door het sluiten van een nieuw contract voor het beheer van de vaste reclamedisplay's kan het beheer van de display's op een professionele wijze worden voortgezet, waarbij de
Volgvei 5 o, gemeente alleen nog een regierol vervult en de werkzaamheden onder stringente voorwaarden door de markt worden uitgevoerd. Het gebruik van vaste display's komt het aanzien van de openbare buitenruimte ten goede. Middelen Er zijn geen grote financiële effecten te verwachten ten opzichte van de huidige middelen die in de begroting voor dit doel zijn opgenomen. De uitkomst past binnen de huidige begroting. Evaluatie Na 1,5 jaar zal een evaluatie plaatsvinden Ap basis waarvan besloten zal worden tot eventuele contractsverlenging en het bijstellen van randvoorwaarden. In het evaluatieonderzoek krijgen onder andere de volgende punten de aandacht: - Het effect van één marktconformtarief op het gebruik van de borden; - een klanttevredenheidsonderzoek; - en de bevindingen van het Team Contractmanagement en Uitvoering van de Cluster Beheer en Onderhoud over de naleving van de contractvoorwaarden. Communicatie In Informeer zal worden gecommuniceerd over het sluiten van een nieuw contract. De nieuwe exploitant zal uiteraard ook zelf richting de markt communiceren dat zij voor het beheer van de vaste reclamedisplay's zorgdragen. Besluit Op grond van het voorgaande hebben wij besloten om: 1. Met een marktpartij een contract te sluiten voor de exploitatielbeheer van 250 vaste reclamedisplay's in de gemeente waarbij de volgende uitgangspunten gelden: - Een contractsduur van 2 jaar (met verlengingsoptie van nog 3 jaar). - Maximaal 250 vaste reclamedisplay's toe te staan, waarbij minimaal 50 display's beschikbaar moeten zijn voor aankondiging van culturele Haarlemmermeerse activiteiten en maximaal 25 display's mogen worden gebruikt voor produktreclame van Haarlemmermeerse ondernemers en maximaal 25 display's voor de aankondiging van culturele activiteiten die in de directe omgeving van Haarlemmermeer plaatsvinden. - Drie weken voorafgaande aan de verkiezingen 200 display's beschikbaar komen voor politieke partijen. De partijen zijn alleen plakkosten verschuldigd. Partijen mogen drie weken voor de verkiezingen, na vergunningverlening, ook losse borden plaatsen. Per partij wordt een maximum gesteld van in totaal 150 borden (display's en losse borden) per verkiezing. Aan het verlenen voor de vergunning voor de losse borden worden de voorwaarden verbonden die in bijlage 1 zijn aangegeven. - Het bepalen van het marktconforme tarief voor het doen van aankondigingen wordt aan de exploitant overgelaten. 2. De groepsmanager Uitvoering te mandateren overeenkomstig de randvoorwaarden die onder beslispunt 1 worden genoemd de aanbesteding te doen conform het gemeentelijk aanbestedingsbeleid en de overeenkomst te sluiten. 3. Deze nota ter informatie aan de raad aan te bieden.
Volgvei 6 Burgemeester en wethouders van Haarlemmermeer, namens deze, de portefeuillehouders, I Bijlage(n) Voorwaarden vergunning ex. artikel 15 APV voor het plaatsen van verkiezingsborden
VERKIEZINGSBORDEN De regels Aanbrengen van de borden verkiezingsborden mogen alleen worden aangebracht aan lichtmasten van de openbare straatverlichting van de gemeente Haarlemmermeer; voor het aanbrengen van verkiezingsborden aan lichtmasten opllangs rijks- of provinciale wegen, moet vooraf toestemming worden aangevraagd aan de desbetreffende wegbeheerder; de gemeentelijke lichtmasten waaraan de borden worden aangebracht zijn ter keuze van de vergunninghouder, met dien verstande dat het is toegestaan te kiezen voor: lichtmasten die geplaatst zijn in een trottoir dat smaller is dan 1.50 meter; - lichtmasten welke staan in een middenberm die smaller is dan 3'meter; - lichtmasten die staan op middengeleiders van wegen; - lichtmasten die binnen 50 meter van een van enige kruising staan (dit zijn ook kruisingen met b.v. een enkel fiets- of voetpad); - lichtmasten die zodanig zijn gesitueerd dat het daaraan bevestigen van een verkiezingsbord gevaar of hinder kan opleveren weggebruikers; - lichtmasten waaraan een permanent (rec1ame)bord of een permanente (rec1ame)lichtbak is aangebracht; - lichtmasten waaraan reeds een ander verkiezingsbord is bevestigd. de borden mogen nimmer worden bevestigd aan kunstwerken (bruggen, enz. ) boven rijbanen. de borden mogen met de onderzijde maximaal 10 cm boven het maaiveld worden aangebracht (bijvoorbeeld door middel van stokken aan de borden); de borden mogen het zicht van de weggebruiker op enige verkeersmaatregel niet belemmeren. het aanbrengen van verkiezingsborden aan bomen of ander straatmeubilair dan lichtmasten is verboden; Verwijdering borden Borden op plaatsen als hierboven onder c omschreven, zonder toestemming vooraf aangebracht, en borden op plaatsen onder d omschreven, kunnen vanwege de gemeente Haarlemmermeer worden verwijderd; Indien door aangebrachte borden een verkeersgevaarlijke situatie ontstaan is kunnen deze, zonder toestemming vooraf, vanwege de gemeente enlof de politie worden verwijderd. Borden dienen uiterlijk twee dagen na de dag van de verkiezingen te zijn verwijderd. Nog aanwezige borden worden vanwege de gemeente, op kosten van de desbetreffende partij, verwijderd. Uitvoering borden de aan te brengen verkiezingsborden moeten: - bestaan uit dubbele hardboardplaten met een afmeting van (maximaal) circa 120 cm (hoogte) x 80 cm (breedte); driehoeksborden met dezelfde afmeting zijn ook toegestaan; - deugdelijk aan elkaar bevestigd zijn zonder scherpe uitsteeksels; - aan beide buitenzijden zijn beplakt met een affiche, die de platen nagenoeg volledig bedekken; een afwijkende technische uitvoering van de verkiezingsborden is alleen toegestaan na een voorafgaande schriftelijke toestemming; het gebruik van pijlen, van fluorescerende kleuren of van reflecterende materialen op de affiches is niet toegestaan;