mercuriusbestuur informatiefolder
inhoud voorwoord over mercurius het bestuur in het algemeen voorzitter secretaris penningmeester commissaris studie commissaris carrière commissaris sociaal waarom bestuur bij mercurius? veelgestelde vragen informatieavond hoe kun je solliciteren? contact 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
voorwoord Beste lezer, Leuk dat je geïnteresseerd bent in een bestuursfunctie bij Mercurius! Misschien ken je Mercurius van de boekverkoop, van een van onze evenementen, van onze maandelijkse borrels of misschien door het tijdschrift Medium Magazine. Mercurius houdt zich bezig met alles rondom het studentenleven van studenten Communicatiewetenschap. Voor aankomend studiejaar is Mercurius weer op zoek naar enthousiaste leden die een functie binnen het bestuur willen bekleden. In dit boekje vind je informatie die je kan helpen bij het maken van een weloverwogen keuze om te solliciteren en welke functie je voorkeur heeft. Je kunt lezen wat de functies inhouden en wat een bestuursjaar je aan voordelen op kan leveren. Tevens vind je een overzicht met de meest gestelde vragen over een bestuursjaar en antwoorden hierop. Mocht je na het lezen van deze informatie nog vragen of opmerkingen hebben, aarzel dan niet een van ons aan te spreken. Onze contactgegevens vind je achterin het boekje. Succes! Namens het Mercuriusbestuur 2016-2017, Kaylee Schilder Voorzitter Mercurius 2016-2017 3
over mercurius Met de oprichting van de studie Communicatiewetenschap aan de Universiteit van Amsterdam in 1985 werd tevens de studentenfractie Mercurius in het leven geroepen. In eerste instantie hield deze fractie zich bezig met onderwijspolitiek. De groei van het aantal studenten Communicatiewetenschap deed ook het aantal leden van de fractie groeien en als vanzelf ging deze zich meer toeleggen op het organiseren van activiteiten. Begin 1988 vond de fractie de tijd rijp om over te gaan tot het oprichten van een echte studievereniging. Op 8 september 1988 werd Mercurius, studievereniging Communicatiewetenschap, officieel een feit. In Amsterdam werd de akte opgemaakt, waarna de vereniging werd ingeschreven in het verenigingsregister van de Kamer van Koophandel. Inmiddels is Mercurius uitgegroeid tot een vereniging met ruim 700 leden en organiseert Mercurius jaarlijks veel verschillende activiteiten voor haar leden. De verschillende evenementen die Mercurius kent zijn op drie gebieden in te delen. Allereerst organiseert Mercurius studiegerelateerde activiteiten zoals lezingen en congressen. Tijdens deze evenementen wordt er dieper of op een andere manier ingegaan op onderwerpen die tijdens de studie behandeld worden of die met de studie te maken hebben. Ook organiseert Mercurius carrière gerelateerde activiteiten die een link leggen tussen de theorie en de praktijk. Deze activiteiten bieden leden de mogelijkheid om zich te oriënteren op hun toekomst. Voorbeelden van deze activiteiten zijn bedrijfsbezoeken en workshops. Als laatste organiseert Mercurius ook sociale activiteiten. Dit zijn leuke activiteiten die helemaal niets met de studie te maken hebben. Zo organiseren we maandelijks een borrel en een paar keer per jaar een feest. Ook organiseren we uitstapjes en weekendjes weg. 4
het bestuur in het algemeen Het bestuur van Mercurius is verantwoordelijk voor alles wat zich binnen de vereniging afspeelt. Binnen het Mercuriusbestuur zijn er in totaal zes verschillende functies. Deze zijn te onderscheiden in: voorzitter, secretaris, penningmeester, commissaris carrière, commissaris studie en commissaris sociaal. De bestuursleden zijn allen verantwoordelijk voor andere taken, welke uitgelegd worden in dit informatieboekje. Naast deze specifieke functie taken zijn er ook een aantal taken die alle bestuursleden uitvoeren. We zetten de belangrijkste voor je op een rijtje: Bestuursvergadering Elke week kom je met het hele bestuur samen om een bestuursvergadering te houden. Tijdens deze vergadering bespreken jullie alles wat er op dat moment speelt. De bestuursvergadering zorgt ervoor dat alle bestuursleden op de hoogte blijven van waar iedereen mee bezig is. Baliedienst Het Mercuriuskantoor is dagelijks geopend van 11.00 tot 14.00. Op dat moment zit er een bestuurslid op het kantoor om leden te kunnen ontvangen en vragen te beantwoorden als dit nodig is. Gewoonlijk heeft elk bestuurslid per blok op een vaste dag baliedienst, maar dit kun je natuurlijk ook anders afspreken met je bestuur. Aanwezigheid evenementen Tenzij anders afgesproken met je bestuur, is het de bedoeling dat je bij elke activiteit die Mercurius organiseert, aanwezig bent. Dit betekent dat je soms ook in de avond aan het werk bent. Twee keer per jaar ga je een weekend weg met de vereniging en in juli ga je mee op studiereis. Op evenementen wordt een gezellige, actieve houding van je verwacht, ook als je zelf niet direct verantwoordelijk bent voor het evenement. Zo kan het ook zijn dat je als commissaris studie een taak krijgt op een feest dat door de commissaris sociaal wordt georganiseerd. Verder ben je als bestuur van Mercurius soms ook betrokken bij activiteiten die de opleiding Communicatiewetenschap organiseert, zoals de bachelor- en masterintroductiedagen. Dit zijn de belangrijkste taken die alle bestuursleden uit moeten voeren. In het volgende gedeelte zal dieper ingegaan worden op de specifieke taken per functie. 5
voorzitter Als voorzitter ben je verantwoordelijk voor het optimaal functioneren van het bestuur. Het is jouw taak om overzicht te houden over het bestuur en de dagelijkse gang van zaken binnen de vereniging, daarom is het belangrijk overal goed geïnformeerd over te zijn. Daarbij mag je overal je ongezouten mening over geven. Ook draag je verantwoordelijkheid voor het welzijn van je medebestuursleden en is het jouw taak ervoor te zorgen dat jullie er samen als één team een jaar lang enthousiast en gemotiveerd voor gaan. Wekelijks vergader je met het bestuur, als voorzitter stel je de agenda op en zit je de vergadering voor. Daarnaast ben je het gezicht van de vereniging. Dit betekent dat je tijdens publieke evenementen, zoals een ouderavond, bachelorintroductiedag of tijdens constitutieborrels, in naam van Mercurius mag spreken. Een andere taak van de voorzitter is het coördineren van de Mediumcommissie, het tijdschrift en de online blog van Mercurius. Verder neem je plaats in de Alumnikring als bestuurslid en vergader je daarnaast om de week samen met de andere voorzitters van de faculteit. Ook zit je vier maal per jaar de Algemene Ledenvergadering voor. Vooraf aan je bestuursjaar stel je de jaarplanning op en samen met de rest van het bestuur schrijf je jullie visie voor het aankomend bestuursjaar op in een beleidsplan. taken Coördineren van het bestuur Overzicht houden op het geschreven beleid Plannen, voorbereiden en voorzitten van de wekelijkse bestuursvergadering Coördineren Mediumcommissie Woordvoerder vereniging Bestuurslid FV FMG Bestuurslid Alumnikring Betrokkenheid faculteit 6
secretaris Als secretaris vorm je samen met de voorzitter en de penningmeester het dagelijks bestuur van Mercurius. Je bent verantwoordelijk voor alle interne en externe communicatie en je hebt een erg breed takenpakket. De voornaamste taak is het beheren van de verschillende mediakanalen, zoals de site, Facebook, Twitter, LinkedIn en Instagram. Ook ben je verantwoordelijk voor de Weekly, de wekelijkse nieuwsbrief van Mercurius. Een andere belangrijke taak van de secretaris is het notuleren tijdens bijeenkomsten zoals bestuursvergaderingen en Algemene Ledenvergaderingen. Ook ben je verantwoordelijk voor alle inkomende en uitgaande mail en de ledenadministratie. Bovendien ben je als secretaris coördinator van de promotiecommissie. Met behulp van de verschillende kanalen zorg je samen met je commissie voor de promotie van de vereniging zelf én al haar activiteiten. Ervaring met programma s zoals Wordpress, Mailchimp, Photoshop en InDesign is een pré, maar geen vereiste. taken Verantwoordelijk voor alle communicatie binnen én vanuit de vereniging Mercuriusmedia beheren Ledenadministratie bijhouden Notuleren tijdens bestuursvergaderingen en Algemene Ledenvergaderingen Coördineren/voorzitten van de promotiecommissie 7
penningmeester Als penningmeester ben je verantwoordelijk voor het financiële beleid, beheer en de administratie van de vereniging. Je zal vooral bezig zijn met het controleren van begrotingen en resultatenrekeningen, het versturen en betalen van facturen en declaraties, de boekverkoop en het binnenhalen van acquisitie. Alles houd je bij in het boekhoudsysteem waar de vereniging mee werkt. Als penningmeester heb je een grote verantwoordelijkheid binnen de vereniging, aangezien je nauw betrokken bent bij de financiën van iedere commissie en over iedere uitgave kunt meebeslissen. Zoals hierboven al kort genoemd is, ben je verantwoordelijk voor de acquisitie en coördineer je de salescommissie. Je onderhoudt het contact met bestaande partners en probeert nieuwe partners te werven. Als penningmeester kom je dus in contact met een flink aantal zakelijke bedrijven, waarmee je een waardevol netwerk opbouwt dat je te pas kan komen tijdens de rest van je loopbaan. Gelukkig hoef je geen rekenwonder te zijn om deze functie te bekleden. Wat wel erg van belang is, is dat je goed overzicht kunt houden, en net, nauwkeurig en zorgvuldig te werk gaat. Ervaring met boekhouden en Excel is een pré, maar geen vereiste. taken Beheren van de rekening Betalen van facturen Bijhouden van financiële administratie Maken van financiële verslagen Maken en controleren van begrotingen en resultatenrekeningen Coördineren van de salescommissie Boekverkoop 8
commissaris studie Als commissaris studie sla jij een brug tussen de studenten en de studie. Je bent voornamelijk bezig met het organiseren van de studiegerelateerde activiteiten. Samen met je studiecommissie organiseer je onder andere student-docent activiteiten, een ouderavond, verschillende lezingen en de CW-tijger. Daarnaast organiseer je als commissaris studie elk jaar een congres of een symposium. Een andere commissie die je coördineert is de reiscommissie. Samen met hen organiseer je de jaarlijkse studiereis. Vorige jaren zijn we bijvoorbeeld naar Istanbul, Dubai, Shanghai en New York geweest. Aan het begin van het jaar kies je samen met de rest van het bestuur en eventueel de commissie een bestemming uit. Tot slot woon je als commissaris studie de maandelijkse vergaderingen van de opleidingscommissie bij. Tijdens deze vergaderingen heb je geen inspraak op dat wat besproken wordt, maar bied je wel een luisterend oor aan. Deze commissie probeert constant de kwaliteit van de opleiding Communicatiewetenschap te behouden en te verbeteren. Waar mogelijk help je hierbij. Naast deze commissies heb je om de zoveel tijd een overleg met de andere Communicatiewetenschapverenigingen in Nederland. taken Coördineren van de studiecommissie Coördineren van de reiscommissie Organiseren van studiegerelateerde activiteiten Zitting nemen in de opleidingscommissie Bijles organiseren in samenwerking met De Bijlespartner Contact met andere communicatiewetenschapverenigingen onderhouden 9
commissaris carrière Als commissaris carrière boost jij het netwerk van je medestudenten en bereid je ze voor op het bedrijfsleven. Je bent verantwoordelijk voor het organiseren van carrièregerelateerde activiteiten, zodat studenten zich kunnen oriënteren op hun loopbaan. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de carrièregerelateerde externe relaties van de vereniging. Dit houdt in dat je actief met bedrijven rond de tafel zit die iets voor de loopbaan van de studenten kunnen betekenen. Samen met je carrièrecommissie organiseer je bedrijfsbezoeken, workshops en carrière-evenementen. Afgelopen jaren zijn bezoeken gebracht aan onder andere Google, College Tour en de Europese Commissie. Tevens is afgelopen twee jaar het carrière-evenement Communication 360 georganiseerd. Verder ben je coördinator van de commissie van het Marketing & Communication Career Event: een jaarlijks terugkerend netwerk- en carrière-evenement dat samen met de Marketing Associatie Amsterdam wordt georganiseerd. Op dit evenement worden studenten met high-profile bedrijven in contact gebracht, waarbij de focus ligt op het vinden van een stageplek, traineeship of (bij)baan. Als commissaris carrière moet je dus niet bang zijn om contact op te nemen met bedrijven, koffie te drinken met (potentiële) partners en het leuk vinden om actief bezig te zijn met het leven na CW. taken Coördineren van de carrièrecommissie Coördineren van de Marketing & Communication Career Event commissie Organiseren van carrièregerelateerde activiteiten, zoals bedrijfsbezoeken, workshops en carrièreevenementen Onderhouden van de carrièregerelateerde externe relaties van de vereniging 10
commissaris sociaal Als commissaris sociaal coördineer je de gezelligste commissie binnen Mercurius! Jij bent namelijk verantwoordelijk voor het organiseren van alle feesten, borrels en niet-studiegerelateerde activiteiten bij Mercurius. Denk hierbij aan het kennismakingsweekend voor de nieuwe eerstejaars studenten, weekendjes weg, leuke sportieve activiteiten zoals de Batavierenrace, en nog veel meer! Daarnaast zal jij ook samen met de andere verenigingen het grote jaarlijkse FMG-feest organiseren. Daarnaast coördineer je de internationale commissie, een vrij nieuwe commissie binnen Mercurius die is opgestart met het oog op de intrede van de Engelstalige bachelor. Aangezien vrijwel alle activiteiten van Mercurius al als spreektaal Engels hebben, heeft deze commissie specifiek de taak om activiteiten voor internationale studenten te organiseren die hen meer verbonden met Amsterdam en de UvA laten voelen. Zo zijn we in december gaan schaatsen op Museumplein en in februari gaan klimmen in het USC. Als jij het belangrijk vindt dat er naast studeren en werken meer ruimte moet zijn voor gezelligheid, is deze functie jou op het lijf geschreven. Jij zal er namelijk voor moeten zorgen dat er een binding blijft tussen leden, het bestuur en de hele vereniging. taken Coördineren van de sociale commissie Coördineren van de internationale commissie Organiseren van sociale activiteiten, zoals borrels, feesten en andere leuke dingen die niets met studeren te maken hebben Organiseren van het grote FMG-feest Organiseren van actieve ledenuitjes Organiseren van de jaarlijkse oud-besturenborrel 11
waarom bestuur bij mercurius? Organiseren van evenementen en activiteiten Mercurius organiseert door het jaar heen diverse activiteiten voor haar leden. Als coördinator van commissies ben je nauw betrokken bij het organiseren van deze activiteiten. Je kunt hierdoor veel organisatorische ervaring opdoen en leert hierdoor ook veel verschillende mensen kennen. Leiding geven Doordat je als bestuurslid een of meerdere commissies coördineert, leer je gedurende het jaar leiding te geven aan groepen mensen. Je doet ervaring op in commissies begeleiden, aansturen, sollicitaties afnemen en werk evalueren. Beleid maken en uitvoeren Samen met de rest van het bestuur stel je aan het begin van het jaar je visie voor komend jaar op in een beleidsplan. Daarnaast werk je via de bestaande beleids- en werkplannen van de commissies, waar nodig pas je dit gedurende het jaar aan. Netwerk vergroten Gedurende je bestuursjaar leer je veel mensen kennen binnen de studie, in het werkveld, sponsoren en partners, mensen op de UvA en besturen van andere studieverenigingen. Gezelligheid Tijdens je bestuursjaar is het niet alleen maar een groot zakelijk festijn; het is tevens enorm gezellig met je medebestuursleden, actieve leden en een ieder ander met wie je samen moet werken. Voornamelijk door de verscheidene sociale activiteiten, ontstaat er veel ruimte voor gezelligheid. Verschil maken We weten allemaal dat er jaarlijks in Nederland heel veel studenten Communicatiewetenschap afstuderen. Aan het eind van onze studie zijn we allemaal hetzelfde en het is dus van belang om tijdens je studie nevenactiviteiten te doen die jou differentiëren van de rest. Een bestuursjaar is de manier om verschil te maken, je leert veel belangrijke vaardigheden die je later in je leven kan gebruiken, je leert jezelf kennen en je hebt daarnaast een fantastisch jaar! 12
veelgestelde vragen Hoeveel uur ben je gemiddeld kwijt met je bestuursfunctie per week? De tijd die je kwijt bent verschilt erg per functie, de periode van het jaar en de hoeveelheid energie en werk die je in het bestuur stopt. Sommige periodes vinden er meer activiteiten plaats, in deze periodes besteed je vaak ook meer tijd aan Mercurius. Over het algemeen kan worden gesteld dat je met je vaste takenpakket gemiddeld 25 uur per week bezig bent. Afhankelijk van de hoeveelheid activiteiten in die week, kan dit aantal dus oplopen. Kan je blijven studeren naast het bestuur? Dit is zeker mogelijk, maar het zal wel wat meer werk zijn dan gewoon studeren zonder een bestuursfunctie. Uiteraard is dit ook afhankelijk van welke functie in het bestuur je hebt en in welke fase van je studie je zit. Veel bestuursleden kiezen ervoor om minder vakken te volgen tijdens hun bestuursjaar en lopen hierdoor studievertraging op, maar het is zeker ook mogelijk om het reguliere studieprogramma te blijven volgen. Het is dan wel van groot belang om een goede planning te maken en aan te houden. Kan je een betaalde baan hebben naast het bestuur? Ook dit is afhankelijk van je functie en de fase van je studie. Werken naast je bestuursjaar en studie is mogelijk, maar wel erg druk. Zorg ervoor dat je een goede planning voor jezelf maakt en ook rekening houdt met dat je af en toe ook nog wat tijd nodig hebt voor jezelf. Krijg ik betaald voor een bestuursfunctie? Nee, je krijgt niet betaald, je kunt wel een bestuursbeurs ontvangen van de UvA. Hiervoor zijn de vereisten dat je een gemiddelde studievoortgang van 40 studiepunten per jaar hebt, je recht hebt op een studentenreisproduct en dat je ingeschreven staat bij de UvA. De bestuursbeurs dekt ongeveer je collegegeld. Vanuit Mercurius krijg je geen geld. Moet ik in Amsterdam wonen als ik in het bestuur zit? Het is zeker niet verplicht om in Amsterdam te wonen wanneer je in het bestuur zit, maar het is wel aan te raden. Aangezien Mercurius ook regelmatig evenementen in de avond of nacht organiseert, is het niet handig als je ver woont en erna nog naar huis moet. Uiteraard kun je altijd wel bij iemand slapen, maar het hebben van een eigen kamer is wel het handigst. 13
informatieavond We hebben geprobeerd zoveel mogelijk informatie in dit boekje te stoppen, maar we begrijpen het als je nog vragen hebt. Daarom organiseren we op 13 en 16 maart informatieavonden. Op deze avond zullen we een korte presentatie geven over het bestuur en de verschillende bestuursfuncties en bieden we jou de mogelijkheid om vragen te stellen. Je hoeft je niet in te schrijven voor deze informatieavonden, je kunt gewoon langskomen! Informatieavond 1 Datum: maandag 13 maart Tijd: 19.00-20.00 Locatie: C1.06 Informatieavond 2 Datum: donderdag 16 maart Tijd: 17.00-18.00 Locatie: C1.06 14
hoe kun je solliciteren? Ben jij overtuigd en gemotiveerd om volgend jaar een bestuursjaar bij Studievereniging Mercurius te doen? Solliciteer dan direct! Stuur de volgende documenten voor uiterlijk 31 maart 2017 op voor 23.59 uur naar info@mercuriusuva.nl Een sollicitatiebrief waarin je de reden van solliciteren motiveert, daarbij een onderbouwde voorkeur voor een functie en de reden waarom jij geschikt bent voor deze functie. (max 650 woorden) Een Curriculum Vitae Binnen twee werkdagen na het insturen van je sollicitatie ontvang je een schriftelijke ontvangstbevestiging van het huidige Mercuriusbestuur. Na de sollicitatiedeadline nodigen we je al dan niet uit voor een sollicitatiegesprek. De sollicitatiegesprekken vinden plaats tussen 1 en 19 april. Na de sollicitatiegesprekken volgt er een assessmentdag. Deze dag is op zaterdag 22 april. Op basis van je gesprek, de assessmentdag, je brief en je cv stellen we een kandidaatsbestuur samen en wijzen we iedereen een functie toe. Dit zal bekend worden gemaakt op 1 mei. Tijdens de hiernavolgende ALV worden jullie voorgesteld aan de leden en vanaf eind augustus start je bestuursjaar. Tijdens de eerste ALV van het nieuwe collegejaar vindt dan de officiële overdracht plaats. Hier worden wij als bestuur gedechargeerd en wellicht jij samen met je medekandidaatsbestuursleden gechargeerd. Dit wil zeggen officieel ingestemd als bestuurslid. Hierna vorm je dan officieel het bestuur van Mercurius! 15
contact Naast de mogelijkheid om vragen te stellen op de informatieavond kun je ons natuurlijk ook altijd persoonlijk een vraag stellen. Kom langs op de bestuurskamer (C0.11) op werkdagen tussen 11.00 en 14.00 of stuur ons een mailtje: Kaylee Schilder Voorzitter voorzitter@mercuriusuva.nl Marieke Walet Secretaris secretaris@mercuriusuva.nl Anna de Ruig Penningmeester penningmeester@mercuriusuva.nl Manon Kinders Commissaris studie studie@mercuriusuva.nl Liza Keessen Commissaris carrière carriere@mercuriusuva.nl Christian Manuputty Commissaris sociaal sociaal@mercuriusuva.nl 16