VNU Media realiseert Kantoor van de toekomst met Microsoft BPOS Organisatie De afgelopen jaren is VNU Media veranderd van een voornamelijk print georiënteerde onderneming in een online mediabedrijf. Dagelijks werken ruim 300 enthousiaste professionals vanuit de locaties en Groningen aan b-2-b en technology sites, job boards, online netwerksites en printtitels. Met haar kennis en unieke portfolio Tegelijk met de verhuizing naar een splinternieuw kantoor wilde het management van VNU Media ook de ICT-omgeving moderniseren. Gebruikers werd gevraagd naar hun wensen, specialisten werden geraadpleegd, diverse tests werden uitgevoerd en uiteindelijk kwam VNU Media tot de conclusie dat Microsoft Online Services (BPOS) de beste optie was. Inmiddels profiteren zo'n 300 medewerkers dagelijks van de voordelen van BPOS: soepel samenwerken in teamverband, documenten delen, aanwezigheidssignalering, voicemail in de Inbox etc. streeft VNU Media ernaar haar klanten optimale ondersteuning te bieden bij het invullen van hun wervingsbehoefte. SITUATIE : "Niet alleen verhuisden we afgelopen jaar naar een nieuw kantoor, we kregen ook nieuw meubilair, een nieuwe telefooncentrale, alles was nieuw. Dat paste allemaal in het bedrijfsbrede plan om zoals we het hier intern noemen het 'Kantoor van de Toekomst' te bouwen. In de visie van het management hoort daar ook een hypermoderne ICT-omgeving bij, die het mogelijk maakt dat alle medewerkers overal de beschikking kunnen hebben over basisdiensten zoals e-mail en documenten. Tevens moet zo'n ICT-omgeving zich flexibel laten aanpassen aan de veranderende behoeftes van een mediabedrijf als het onze." Hoewel de wens voor vernieuwing vanuit de directie kwam, was de eerste stap die VNU Media naar de nieuwe ICT-omgeving zette een interview onder de gebruikers. Joris Sweens: "We wilden weten wat onze gebruikers van een nieuwe ICT-omgeving verwachten en hoe zij in de huidige situatie met e-mail en fileshares omgingen. Op dat moment draaiden we nog met een (niet-microsoft) team productivity tool die alleen voor e-mail gebruikt werd. We hebben hier acht
Eisen Wens van management: - allermodernste ICT-omgeving - gereed voor de toekomst Wensen van de medewerkers: - centrale opslag van informatie - gemakkelijke bereikbaarheid van informatie - naadloze integratie met Word en Excel Wens van IT-afdeling: - flexibiliteit qua licenties - zelfredzaamheid van gebruikers teams waarvan de leden dagelijks informatie met elkaar moeten delen, maar daarvoor de verkeerde tool gebruikten. Ze deden namelijk alles via e-mail: postvakken werden gebruikt als archief voor interne documenten, elke nieuwe Vroeger versie van hadden een we document een hele ruimte werd vol als met bijlage servers, meegezonden nu laat je op twee met computers e-mails, in er een was rekje geen duidelijk heleboel servers versiebeheer, draaien. Ik van voorzie sommige dat de school documenten die twee computers waren tientallen over een jaar versies of vier in weer omloop vervangt enz." moderniseert. Als je acht machines hebt draaien zou je dat niet zo snel zeggen. Theo Jongeneel, Segbroek College Een tweede punt was dat de bestaande omgeving niet flexibel genoeg was. Joris Sweens: "Als er een nieuwe versie uitkomt, moet je die op alle systemen upgraden. We wilden een nieuw e-mail systeem neerzetten dat flexibel was en makkelijk te upgraden naar een nieuwe versie. Omdat we toch naar een nieuw systeem overstapten, hebben we meteen voor een oplossing gekozen met een abonnementsvorm. Zo kwamen we al gauw uit bij BPOS." Voordelen - BPOS is eenvoudig te integreren met Microsoft Office - functionaliteiten van SharePoint Online gaan veel verder dan van de concurrent - laagdrempelige toegankelijkheid - medewerkers kunnen sneller en eenvoudiger informatie delen en daardoor efficiënter samenwerken - teamleden kunnen zelf hun eigen site maken en onderhouden - altijd één versie van een document, de meest actuele OPLOSSING VNU Media heeft goed geluisterd naar haar medewerkers. Uit het onderzoek kwam naar voren dat de ICT-omgeving efficiënter moest worden en flexibeler. Joris Sweens: "Er was al een trend gaande om bedrijfskritische applicaties in the cloud te draaien: CRM, facturering, Human Resources en diverse andere waren al voorgegaan, dus was het logisch om ook voor de team productivity tool een online oplossing te zoeken. Je komt dan al gauw uit bij Google en Microsoft." Sweens hoorde en las goede verhalen over de Microsoft Online Services, maar evenzo waren er ook mensen die enthousiast waren over Google Live. Joris Sweens: "Om een goede keuze te maken zijn we toen beide omgevingen gaan uitproberen met trial versies. In de praktijk bleek dat SharePoint Online Services heel mooi integreerde met Excel en Word, twee applicaties die binnen VNU Media zeer intensief worden gebruikt. Ook dat werkgroepen in de SharePoint omgeving een eigen site kunnen bouwen voor hun projecten sprak enorm aan." "Ook al komt de drang naar vernieuwing van het management, uit de gesprekken die we met de medewerkers hebben gevoerd bleek dat zij ook wel inzagen, dat er dingen verbeterd konden worden. Zo wilden zij een centrale opslag van
Producten _ Microsoft BPOS informatie, bijvoorbeeld op een website, waar zij gemakkelijk bij konden. Iets wat ze beslist niet veranderd wilden zien, was Microsoft Office. Dat vinden ze prettig en omdat ze er ook heel intensief mee werken zou het niet slim zijn om dat te veranderen. Daarmee sluit Microsoft Online Services perfect aan bij de twee eisen die op de werkvloer leven en dat was voor VNU Media doorslaggevend om voor Microsoft Online Services te kiezen." UITROL "Onze gebruikers zijn vooral enthousiast over de aanwezigheidsindicator. Je kunt daarmee in één oogopslag zien, of degene die je wilt contacteren beschikbaar is" Inmiddels heeft VNU Media een drietal Microsoft Online Services in gebruik: SharePoint Online, Office Communicator en Exchange Online, hoewel deze laatste nog niet operationeel is. Joris Sweens: "Het bleek dat Exchange Online niet integreert met onze Alcatel Lucent IP-telefooncentrale, dus daar hebben we nu een lokale Exchange Server voor draaien. Dat is een tijdelijke tussenstap, want de nieuwe versie van Office Microsoft Office 365 zal volgens de berichten wél ondersteuning kennen voor onze IP-telefooncentrale." Microsoft Certified Partner Inter Access, die VNU Media bij de migratie begeleidt, heeft de lokale Exchange Server zó ingericht, dat alle functies erin zitten die voor de dagelijkse werkzaamheden van VNU Media noodzakelijk zijn. Joris Sweens: "Zodra Office 365 er is, kunnen we via Exchange Online ook functies als Unified Messaging in gebruik nemen. Unified Messaging is voor ons belangrijk: zo is het bijvoorbeeld handig dat je voicemails in je Postvak binnenkrijgt en die via je pc kunt beluisteren." Overigens is dat een functie, die Inter Access ook met de lokale Exchange Server heeft weten te realiseren. Joris Sweens: "De begeleiding van Inter Access is voor ons van grote waarde. De migratie van de oude omgeving naar de Exchangeomgeving bijvoorbeeld is niet iets wat je met een paar muisklikken doet, ook al
Meer informatie - Microsoft www.microsoft.nl/windowsserver2008 beschikken we met Quest Migrator over een goede tool om dat te doen. Behalve tools heb je namelijk ook de expertise van een ICT-partner nodig en Inter Access heeft ons daar goed mee geholpen." - VNU Media www.vnumedia.nl - Inter Access www.inter access.nl PRAKTIJK Van de BPOS productlijn heeft VNU Media SharePoint Online en Office Communicator al een paar maanden in gebruik. Joris Sweens over Office Communicator. "Onze gebruikers zijn vooral enthousiast over de aanwezigheidsindicator. Je kunt daarmee in één oogopslag zien, of degene die je wilt contacteren beschikbaar is en als die persoon inderdaad beschikbaar is kun je met één muisklik contact maken. Hoewel we dat niet in geld kunnen uitdrukken is dat een enorm voordeel: het spaart tijd en dat komt de efficiency ten goede." Dat je in Shareppint Online alles zelf kunt doen en dus niet afhankelijk bent van een IT-afdeling, dat spreekt de teams hier enorm aan." Ook de sales afdeling van VNU Media profiteert van de mogelijkheden van Office Communicator. Joris Sweens: "Nieuwe salesmedewerkers worden intern getraind door onze opleiders. Die luisteren dan mee met de telefoongesprekken en geven instructies en aanwijzingen. Vroeger deden ze dat met gebaren en briefjes, nu kunnen ze gemakkelijk vanaf hun eigen bureau meeluisteren, het gesprek begeleiden en zelfs meechatten. Als hulpmiddel tijdens de trainingen heeft Office Communicator zijn waarde dan ook al ruimschoots bewezen." Ook SharePoint Online Services wordt hoog gewaardeerd door de medewerkers die er al volop gebruik van maken. Als een team al haar informatie op SharePoint heeft staan, kunnen alle leden van dat team die informatie gebruiken. Zowel op kantoor als thuis. Er is altijd maar één versie van een document, namelijk de meest recente, dat schept duidelijkheid en voorkomt zoeken en fouten. Via een soort interne mond-op-mond reclame sporen de teams elkaar aan om hun eerste stappen te maken. Soms komen ze bij me en vragen ze me om een pagina of een site voor ze aan te maken, of om iets te veranderen. Ik laat ze dan zien dat ze dat gemakkelijk zélf kunnen. We sturen onze mensen niet op cursus, geleidelijk zie je toch wel dat ze op eigen kracht steeds meer weten te bereiken. Dat je alles zelf kunt doen en dus niet afhankelijk bent van een IT-afdeling, dat
"Ook als we er bijvoorbeeld tijdelijk 25 man bij krijgen voor een telefoonactie dan kunnen we snel accounts en extra mailboxen aanmaken. Was dat vroeger een enorme klus, nu is het in een paar miniuten geregeld!" spreekt de teams hier enorm aan." Ook hier blijkt Microsoft Certified partner Inter Access een bijdrage te hebben geleverd. Joris Sweens: "Van Inter Access kregen we het advies om key users als sitebeheerder aan te wijzen Het mooie daarvan is, dat de teamleden een eigen aanspreekpunt hebben, maar vooral dat SharePoint via de key users is gaan leven bij álle medewerkers van VNU Media." Over de flexibiliteit van Microsoft Online Services zegt Joris Sweens: "Je kunt heel gemakkelijk accounts toevoegen. Zo hebben we onlangs ons kantoor in Groningen aangehaakt, zodat we er in een keer 75 gebruikers bij hadden. Dat ging zonder probleem, je past wat aan en je hebt in één keer al die licenties erbij. Je hoeft je storage niet uit te breiden of andere maatregelen te treffen, dat is echt een voordeel. Ook als we er bijvoorbeeld tijdelijk 25 man bij krijgen voor een telefoonactie dan kunnen we snel accounts en extra mailboxen aanmaken. Was dat vroeger een enorme klus, nu is het in een paar miniuten geregeld!" Het management wilde de allermodernste ICT voor het nieuwe kantoor en aan die wens beantwoordt Microsoft Online Services. Joris Sweens: "De directieleden vinden het fantastisch dat ze nu heel gemakkelijk op de website aankondigingen kunnen voorbereiden en publiceren. Vroeger moesten die rondgemaild worden als PDF. Alles staat nu centraal, ze weten dat ze ook altijd de laatste versie lezen." TOEKOMST Joris Sweens: "Nu we in de Microsoft Online Services cloud zitten kunnen we echt voordeel gaan halen. Zoals een upgrade, die installeert zich als het ware zelf. Zo kijk ik erg uit naar naar SharePoint Online 2010 met al zijn nieuwe functies, zoals MySites en Single Sign-on gekoppeld aan Active Directory. Ook Office 365 zie ik graag komen. Zodra die er is, hoeven we geen servers in te richten of een nieuwe uitrol te doen, we profiteren allemaal automatisch van de nieuwe versie en de ingebouwde nieuwe functies, zoals Live Apps. Daar hebben vooral onze gebruikers veel profijft van" Disclaimer De in dit voorbeeld genoemde oplossingen kunnen van toepassing zijn op andere bedrijven en instellingen. De resultaten zijn echter afhankelijk van diverse aspecten, die bij andere bedrijven en instellingen sterk kunnen verschillen met het hier beschreven voorbeeld. SP