Informatiestromen screeningslaboratoria Het RIVM en de FSB hebben de informatiestromen voor het vernieuwde bevolkingsonderzoek binnen de screeningslaboratoria in beeld gebracht. Deze informatiestromen zijn nodig voor de inrichting van ScreenIT en het bouwen van koppelingen ten behoeve van de gegevens-uitwisseling. Deze notitie geeft een toelichting op de schematische weergave van de informatiestromen op de laatste twee pagina s van dit document. De notitie is geen statisch document, maar wordt regelmatig naar de laatste inzichten aangepast. 1 Diagrammen De informatiestromen zijn schematisch weergegeven volgens het principe van UML interactiediagrammen. Daarbij is een onderscheid gemaakt in de volgende twee variantien van het proces: de cliënt laat een uitstrijkje bij de huisartsenvoorziening maken (zie diagram voorlaatste pagina) de cliënt vraagt (als herinnering) een zelfafnameset (ZAS) aan (zie diagram laatste pagina) In de diagrammen staan horizontaal bovenaan in de tekening de verschillende actoren weergegeven. Actoren zijn de onderdelen van het proces (zowel personen als applicaties). De pijltjes tussen de blokjes onder de actoren geven de transacties tussen de actoren weer. De tijd loopt chronologisch van boven naar beneden. Door de pijltjes van boven naar beneden te volgen, wordt duidelijk hoe de informatie door het proces in de tijd naar beneden stroomt. De groene pijltjes in de diagrammen geven de elektronische koppelingen aan. 2. Applicaties (systemen) In de diagrammen staan verschillende applicaties vermeld, welke hieronder kort zijn toegelicht. ScreenIT (screeningsorganisatie) ScreenIT is het informatiesysteem dat wordt gebouwd om de uitvoering van het vernieuwde bevolkingsonderzoek te faciliteren. Het ondersteunt het proces van de screeningsorganisaties met betrekking tot selectie en uitnodiging, uitslagverstrekking aan de vrouw en betaling van uitvoerders. ScreenIT (inpakcentrum) Binnen ScreenIT wordt een aparte module voor het inpakcentrum ingericht. In deze module kan het inpakcentrum de unieke identificatie van de zelfafnameset aan de cliënt koppelen en de bijbehorende communicatiematerialen printen voor verzending aan de vrouw. ScreenIT (laboratorium) Binnen ScreenIT wordt een aparte module voor de screeningslaboratoria ingericht, ter ondersteuning van de monsterontvangst van uitstrijkjes en zelfafnamesets. In deze module kan het laboratorium onder meer monsters terugmelden, monster ID stickers printen en laboratoriumformulieren scannen. UDPS UDPS is het decentrale PALGA informatiesysteem dat veel pathologielaboratoria in Nederland gebruiken voor het vastleggen van onderzoeksbevindingen. Systeem X In sommige laboratoria wordt als informatiesysteem Systeem X gebruikt in combinatie met een kern UDPS voor de communicatie met de PALGA infrastructuur. PPM De PALGA Protocol Module (PPM) is het platvorm voor de uitvoering van de PALGA protocollen. Met de PALGA protocollen kunnen pathologen via een praktische workflow pathologie rapporten invullen, wat resulteert in een landelijke uniforme verslaglegging en rapportage. versie 2.0, d.d. 24-03-2015 pagina 1 van 4
3. Procesbeschrijvingen 3.1 Procesbeschrijving uitstrijkje (diagram voorlaatste pagina) Hieronder volgt een korte procesbeschrijving bij de transacties in het interactiediagram van het uitstrijkje. De nummers in de beschrijving corresponderen met de nummers van de transacties in het diagram. Het diagram is van toepassing op zowel primaire uitstrijkjes, uitstrijkjes na een hrhpvpositieve ZAS en uitstrijkjes bij vervolgonderzoek na 6 maanden. Monstername 0. De cliënt maakt een afspraak bij de huisartsenvoorziening om een uitstrijkje te laten maken. Dit kan een afspraak voor een primair uitstrijkje (eerste onderzoek), een follow-up uitstrijkje na een hrhpvpositieve ZAS of een uitstrijkje bij vervolgonderzoek na 6 maanden zijn. 1. De huisartsenvoorziening neemt het uitstrijkje af, vult de benodigde (medische) gegevens in op het laboratoriumformulier en voorziet monster en laboratoriumformulier van een unieke identificatie (stickers). 2. Het afgenomen monster en papieren laboratoriumformulier worden aangeleverd bij het screeningslaboratorium. Monsterontvangst 3. Het screeningslaboratorium registreert het uitstrijkje bij binnenkomst in ScreenIT door de identificatie te scannen, waarmee automatisch ook de datum van binnenkomst wordt vastgelegd. Op basis van de status van de cliënt in de huidige screeningsronde geeft ScreenIT aan of er op het uitstrijkje wel/geen hrhpv-analyse plaats moet vinden. 4. Het screeningslaboratorium voert een visuele beoordeling van de monsters uit. Wanneer blijkt dat een uitstrijkje niet te beoordelen is (bijvoorbeeld door breuk van het monsterpotje tijdens transport), registreert het laboratorium dit in ScreenIT. De screeningsorganisatie stuurt de vrouw een uitslagbrief onbeoordeelbaar met het verzoek een nieuw uitstrijkje te laten maken. 5. Indien tijdens de visuele beoordeling blijkt dat de sticker voor de laboratoriumapparatuur onleesbaar is (bijvoorbeeld in de verkeerde richting geplakt) wordt via ScreenIT door het laboratorium een nieuwe sticker geprint en op het potje geplakt. 6. Het screeningslaboratorium scant het laboratoriumformulier in en zo meta-gegevens in de labmodule van ScreenIT worden geregistreerd. Door ScreenIT worden een aantal basis controles uitgevoerd, zoals de aanwezigheid van de benodigde monsteridentificatie(s). hrhpv-analyse 7. In geval van primaire uitstrijkjes (eerste onderzoek) voert het screeningslaboratorium met behulp van de hrhpv-apparatuur de analyse van de monsters uit. 8. Na analyse worden de uitslagen door het screeningslaboratorium geautoriseerd voor vrijgave. 9. Vanuit de hrhpv-apparatuur worden de (geautoriseerde) uitslagen naar ScreenIT gestuurd. 10. Bij hrhpv-positieve uitslagen vindt door ScreenIT herkenning van de volgende gegeven van het laboratoriumformulier plaats: medische gegevens, datum monsterafname en de identificatie van de huisarts. Bij hrhpv-negatieve uitslagen vindt door ScreenIT herkenning van de volgende gegevens van het laboratoriumformulier plaats: datum monsterafname en de identificatie van de huisarts. 11. De identificatie van primaire uitstrijkjes wordt, na het doorgeven van de hrhpv-uitslag aan ScreenIT, door het screeningslaboratorium (nogmaals) gescanned. ScreenIT geeft aan of er op het betreffende monster wel/geen cytologische beoordeling plaats moet vinden. Daarnaast voert het laboratorium een controle uit op de in ScreenIT geregistreerde gegevens van het laboratoriumformulier. versie 2.0, d.d. 24-03-2015 pagina 2 van 4
Cytologische beoordeling 12. Ten behoeve van de cytologische beoordeling wordt vanuit ScreenIT een order met de cliëntgegevens (incl. hrhpv-status), naam van de huisarts en medische gegevens van het laboratoriumformulier naar (kern) UDPS verstuurd. De NAW-gegevens (incl. BSN) van de cliënt worden naar (kern) UDPS verstuurd om de cliënt in te kunnen schrijven. 13. Om verslaglegging van de cytologische beoordeling mogelijk te maken wordt in (kern) UDPS (automatisch) een rapportnummer aangemaakt (B-nummer). 14. Op basis van de positieve uitslag van de hrhpv-analyse wordt in (kern) UDPS een werklijst gemaakt voor de afdeling cytologie op basis waarvan de DLC kan worden ingezet. (Kan ook op basis van een trigger uit (kern) UDPS in het LIMS plaatsvinden). Het proces van het opwerken van de monsters voor cytologische beoordeling is in het diagram niet uitgewerkt 15. De uitstrijkjes met een hrhpv-positieve uitslag worden door het screeningslaboratorium uitgesorteerd en naar de afdeling cytologie gebracht voor verdere opwerking en beoordeling. 16. De beoordelaar opent het verslag en start de PALGA Protocol Module om het verslag in te kunnen voeren. 17. De gevens van de cytologische beoordeling worden in de PALGA Protocol Module geregistreerd. 18. Na de beoordeling worden de uitslagen door het screeningslaboratorium geautoriseerd voor vrijgave. Uitslagverstrekking 19. Via (kern) UDPS worden de (geautoriseerde) uitslagen en de benodigde data ten behoeve van het primaire proces en kwaliteitsborging van het bevolkingsonderzoek naar ScreenIT gestuurd. 20. In ScreenIT worden de uitslagbrieven aangemaakt en door de screeningsorganisatie naar de cliënt verstuurd. Bij onbeoordeelbare uitstrijkjes (hrhpv of cytologie) stuurt de screeningsorganisatie de cliënt een uitslagbrief onbeoordeelbaar met het verzoek een nieuw uitstrijkje te laten maken. 21. Het screeningslaboratorium stuurt de uitslag van de hrhpv-analyse en (eventuele) cytologische beoordeling, inclusief een advies, naar de huisarts van de cliënt. Bij onbeoordeelbare uitstrijkjes informeert het screeningslaboratorium de huisarts over de uitslag en de reden van onbeoordeelbaarheid. 22. Indien verwijzing naar de gynaecoloog nodig is, bepaalt de huisarts in samenspraak met de cliënt bij welke gynaecoloog nader onderzoek zal plaatsvinden en verwijst de cliënt. Betaling 23. ScreenIT faciliteert het proces van betaling van de huisartsen door de screeningsorganisatie (vergoeding voor gemaakte uitstrijkjes). versie 2.0, d.d. 24-03-2015 pagina 3 van 4
3.2 Procesbeschrijving zelfafnameset (diagram laatste pagina) Hieronder volgt een korte procesbeschrijving bij de transacties in het interactiediagram van de zelfafnameset. De nummers in de beschrijving corresponderen met de nummers van de transacties in het diagram. Monstername 1. Een cliënt die geen uitstrijkje bij de huisartsenvoorziening wil laten maken, kan bij de screeningsorganisatie aangeven dat zij als herinnering een zelfafnameset wil ontvangen. De aanvraag van een zelfafnameset wordt in ScreenIT geregistreerd. 2. Het inpakcentrum krijgt vanuit ScreenIT een lijst van cliënten, waarnaar een zelfafnameset verstuurd moet worden. 3. Het inpakcentrum scant het unieke indentificatienummer van de zelfafnameset in ScreenIT in, welke daarmee aan de betreffende cliënt wordt gekoppeld. Op basis van dit unieke identificatienummer vindt later in het proces de terugkoppeling van de uitslag aan de cliënt plaats. 4. Het inpakcentrum verstuurt de zelfafnameset en bijbehorende communicatiematerialen naar de cliënt. 5. De cliënt neemt met de zelfafnameset materiaal af en stuurt het monster naar het screeningslaboratorium. Monsterontvangst 6. Het screeningslaboratorium registreert de zelfafnameset bij binnenkomst in ScreenIT door de identificatie te scannen, waarmee automatisch ook de datum van binnenkomst wordt vastgelegd. 7. Het screeningslaboratorium voert een visuele beoordeling van de monsters uit. Wanneer blijkt dat een zelfafnameset niet te beoordelen is (bijvoorbeeld door breuk tijdens transport), registreert het laboratorium dit in ScreenIT. De screeningsorganisatie stuurt (via het inpakcentrum) de cliënt vervolgens een nieuwe zelfafnameset toe. Voorbehandeling 8. Bij een zelfafnameset is een voorbehandeling nodig om het monster geschikt te maken voor de hrhpv analyse. Het monster moet overgezet worden naar een potje geschikt voor invoer in de hrhpvapparatuur. Het screeningslaboratorium print daarvoor in ScreenIT een nieuwe sticker uit. 9. Het screeningslaboratorium plakt de nieuwe sticker op het monsterpotje geschikt voor invoer in de hrhpv-apparatuur. 10. Het screeningslaboratorium zet het monster van de zelfafnameset over in het potje voor invoer in de hrhpv-apparatuur. hrhpv-analyse 11. Het screeningslaboratorium voert met behulp van de hrhpv-apparatuur de analyse van de monsters uit. 12. Na analyse worden de uitslagen door het screeningslaboratorium geautoriseerd voor vrijgave. Uitslagverstrekking 13. Vanuit de hrhpv-apparatuur worden de (geautoriseerde) uitslagen naar ScreenIT gestuurd. 14. In ScreenIT worden de uitslagbrieven aangemaakt en door de screeningsorganisatie naar de cliënt verstuurd. Bij een onbeoordeelbare hrhpv-test onvangt de cliënt een nieuwe zelfafnameset. versie 2.0, d.d. 24-03-2015 pagina 4 van 4
Cliënt Huisarts Monster ontvangst laboratorium ScreenIT HPV apparatuur UDPS / Systeem X Beoordelaar cytologie Gynaecologie 0: Afspraak 1: Afname uitstrijkje 2: Uitstrijkje en labformulier 3: "Bleep" voor ontvangst en vaststellen wel/geen HPV route 5: Indien nodig: herprint sticker 4: Indien nodig: registratie onbeoordeelbaarheid 6: Scannen (OCR) labformulier 7: Opt: inzetten analyse 8: Opt: Autorisatie uitslagen 10: Trigger OCR aanvullende gegevens 9: Opt: uitslag HPV 11: Check-out samples & controle OCR 12: Order met cliëntgegevens (incl. NAW), huisarts, gegevens labformulier en HPV status 13: Creëer rapport ("B-nummer") 14: Werklijst voor cytologie Proces op cytologie lab niet uitgewerkt 15: Monster naar cytologie lab 16: Open rapport 17: Maak verslag in PALGA Protocol Module (PPM) 20: Uitslagbrief 19: Benodigde data t.b.v. primair proces en kwaliteitsborging 18: Autorisatie uitslagen 21: Uitslagen HPV, cytologie en (reden bij) onbeoordeelbaar 23: "Betaling" 22: Doorverwijzing (indien noodzakelijk)
Cliënt Inpakcentrum ScreenIT Monster ontvangst laboratorium HPV apparatuur UDPS / Systeem X 1: Aanvraag zelfafnameset 2: Werklijst te versturen ZAS 3: Koppeling van ZAS ID aan cliënt ID 4: Zelfafnameset 5: Zelfafname monster 7: Opt: registratie onbeoordeelbaarheid 6: "Bleep" voor ontvangst 8: Printen barcode 2 9: Barcode 2 op potje 10: Overzetten monster naar HPV potje 11: Inzetten analyse 12: Autorisatie uitslagen 13: Uitslag HPV 14: Uitslagbrief