Cloud communicatie EDITIE NR. 1 Cloud Communicatie Hosted Voice powered by Detron Telecom Solutions Zeker, zorgeloos en optimaal bereikbaar Investeren in een nieuwe telefooncentrale of telefonie afnemen als dienst uit Inhoud» De voordelen van de cloud» Steeds vaker online» Enorme groeimarkt» Veel onnodige verwarring» Volop vragen» Hosted Voice: de mogelijkheden» Cloud Communicatie: Hosted Voice by Detron Telecom Solutions» De voordelen van Cloud Communicatie» Wat betekent Hosted Voice?» Een betrouwbare oplossing» Een veilige oplossing» Een oplossing met veel functionaliteit» Een duurzame oplossing» Een oplossing op basis van proven technology van Mitel» Vergaande expertise is noodzakelijk» Cloud Communicatie architectuur» Veel gestelde vragen de muur. Of liever gezegd, uit de cloud. Want Cloud Communicatie / Hosted Voice is eveneens een veel gebruikte term voor de populaire oplossing waarbij de telefooncentrale, bijbehorende software en verbindingen beschikbaar worden gesteld vanuit een goed beveiligd datacenter (de cloud). Optimale beschikbaarheid via betrouwbare verbindingen voor een vast bedrag per gebruiker per maand zijn hierbij de belangrijkste argumenten. De voordelen van de cloud Lage tot geen initiële investeringen Minder beheer en administratieve overhead Minder operationele IT-kosten Meer duurzaamheid Meer flexibiliteit Meer functionaliteit Steeds vaker online Is Hosted Voice nieuw? Niet echt, de afgelopen jaren is het aantal leveranciers dat diensten via internet levert enorm gegroeid. Bekende voorbeelden zijn o.a. Google Apps, Microsoft Office 365, Amazon EC2 en Salesforce, maar ook tal van aanbieders van boekhoudprogramma s hebben de overstap naar online gemaakt. Daarbij worden in de meeste gevallen niet alleen de applicaties online aangeboden, maar wordt ook de bijbehorende ICT-capaciteit aangeboden. Dat maakt afnemers bijzonder flexibel; investeren in hard- en software is niet nodig en er kan snel opgeschaald worden zodra de behoefte er is. Andere veelgenoemde voordelen zijn lagere operationele kosten en het gebruik kunnen maken van de nieuwste technologie en functionaliteit zonder zorgen over onderhoud, updates en beheer. www.detron.nl
Hosted Voice groeit zes keer sneller dan de markt voor outsourcing van IT en telecommunicatie Enorme groeimarkt Diverse grootschalige onderzoeken die de afgelopen jaren zijn uitgevoerd door marktpartijen en onderzoeksbureaus hebben aangetoond dat zowel de Europese als wereldwijde markt voor Hosted Voice met wel 70 procent kan groeien. Nederland is daarbij een uitschieter naar boven en heeft een groeiverwachting van 80 procent. Als we dit doorrekenen betekent het een vertienvoudiging van het aantal afgenomen cloud diensten van 2008 tot 2012. De groei van de Hosted Voice markt is daarmee zes keer sneller dan die van de markt voor outsourcing van IT en telecommunicatie. Met deze enorme groeicijfers nemen overigens ook de verwachtingen van organisaties toe met betrekking tot de geboden functionaliteit zoals security, vast/mobiel-integratie, CRM-applicaties, collaboration, videoconferencing en Unified Communications. De tendens is dat organisaties vrijwel allemaal kiezen voor managed solutions die ze bij voorkeur afnemen via één portal. Veel onnodige verwarring De ontwikkeling waarbij ICT gebaseerd is op eigen dedicated hard- en software naar een op dienstverlening gebaseerd model is een onomkeerbaar proces geworden. IT en telefonie worden daarbij standaard vanuit een datacenter aangeboden. Maar hoe werkt het nu eigenlijk en waarom zou een organisatie ervoor moeten kiezen? Cloud computing, hosted telefonie, ASP-diensten, Cloud Communicatie; allemaal kreten waar bedrijven en instellingen dagelijks mee worden geconfronteerd. Over het eindresultaat kan echter weinig verwarring bestaan: onderaan de streep wordt er een IT-werkplek, een telefoon (vast/mobiel) en applicaties zoals e-mail, internet, CRM of een financieel pakket als dienst aangeboden. Als dienst betekent gewoon uit de muur voor een vaste prijs per gebruiker per maand. Zonder ingewikkelde apparatuur op locatie, zonder hoge investeringen vooraf en zonder zorgen over onderhoud, beheer en updates. Volop vragen Voor veel bedrijven is het een uitdaging om de concurrentiepositie continu te verbeteren. Door niet te hoeven investeren in hard- en software en dankzij lagere operationele kosten kan Hosted Voice hieraan bijdragen. Toch leven er bij ondernemers en bestuurders van organisaties soms nog twijfels en vragen. Als een van de achterliggende oorzaken wordt nogal eens de ongrijpbaarheid en het gebrek aan controle genoemd. Wat als de verbinding met internet niet beschikbaar is (in geval van een public cloud)? Kan ik de leverancier van de cloud diensten wel helemaal vertrouwen als het gaat om mijn bedrijfsgegevens? Maak ik me als organisatie niet te veel afhankelijk van deze leverancier? Wat gebeurt er als mijn leverancier failliet gaat? Wat als ik wil overstappen naar een andere leverancier of zou willen stoppen met Hosted Voice? En hoe, en in welk formaat krijg ik mijn informatie weer uit de cloud, zijn veel gehoorde vragen en daarmee punten van zorg. Hosted Voice: de mogelijkheden De basis: VoIP-bellen Callcenter Eén voicemail box voor al uw telefoons Flexwerken ( hotdesking ) Uitgebreide wachtrij en keuzemenu s voor klanten of relaties Geavanceerde gespreksrouteringen, bijvoorbeeld op basis van uw agenda Presence/Unified Communications Eén persoonlijk nummer voor uw vaste, mobiele en thuiswerktoestel Conferentiemogelijkheden Koppeling met CRM-pakket WhitepapeR 2
Cloud Communicatie: Hosted Voice by Detron Ondanks de ongekende online en mobiele mogelijkheden komt 80% van de klanten en relaties nog altijd binnen via de vaste zakelijke telefoon. De telefonische bereikbaarheid van organisaties is daarmee nog altijd cruciaal. Maar binnen zakelijke telefonie is tegenwoordig veel meer mogelijk dan vroeger. Toch maken ondernemers en bestuurders zich vooral zorgen over het up-to-date houden van hun telefooncentrale en het in de hand houden van de kosten. Dat is niet nodig met Cloud Communicatie, Hosted Voice by Detron. De voordelen van Cloud Communicatie Vaste prijs per maand per werkplek Optimale flexibiliteit en schaalbaarheid Geen investeringen nodig Geen zorgen over techniek, beheer en onderhoud Hoge betrouwbaarheid Behoud van uw bestaande nummers Aanzienlijke kostenbesparingen Altijd up-to-date Zeker en zorgeloos dankzij vergaande expertise van Detron Telecom Solutions en proven technology Wat betekent Hosted Voice? Als telefonie vanuit de cloud als dienst wordt aangeboden, spreken we meestal van hosted voice. Detron Telecom Solutions biedt dit aan onder de naam Cloud Communicatie: Hosted Voice by Detron. Eigenlijk is dit niets anders dan bellen via een robuust en redundant uitgevoerd serverpark dat staat opgesteld in één of meerdere goed beveiligde datacenters. Gebruikers betalen per werkplek per maand en alle kosten komen overzichtelijk op één factuur. Bovendien hoeven zij zich geen zorgen te maken over techniek, beheer, onderhoud en updates. Met één telefoontje kan de dienst aangepast of uitgebreid worden. Dit gaat zowel om het afnemen van nieuwe functionaliteit als het toevoegen van extra gebruikers. Hiervoor is geen technische kennis van systeembeheerders of wie dan ook voor nodig. Alles wordt snel en eenvoudig op afstand geregeld. van Mitel Een betrouwbare oplossing Er wordt nogal eens gezegd dat bellen via internet of een eigen lijn niet betrouwbaar zou zijn. Een volledig onterechte opmerking. Door de telefonieserver in het datacenter redundant uit te voeren, wordt er in geval van problemen automatisch overgeschakeld naar een schaduwomgeving. De angst voor het niet beschikbaar zijn, is dan ook niet nodig. Een ziekenhuis, waar meestal sprake is van een private cloud, kan er zelfs voor kiezen om de hele omgeving in een extern datacenter te plaatsen zodat het te allen tijde over een betrouwbare uitwijkmogelijkheid kan beschikken. Een veilige oplossing Naast de fysieke beveiliging van datacenters is ook de informatie goed beveiligd. Omdat er in het datacenter altijd gebruik gemaakt van digitale versleuteling, is de informatie maximaal beveiligd. Als aanbieder van hosted voice neemt Detron Telecom Solution de volledige verantwoordelijkheid voor de telefoniefunctionaliteit en alles wat hier bij komt kijken. Gebruikers hoeven zich geen zorgen te maken over veiligheid en kunnen zich volledig concentreren op hun kernactiviteiten. Cloud communicatie 3
Cloud Communicatie architectuur Virtuele call server per klant» Volledige onafhankelijkheid» Nummerplan, softwareversie, configuratie, etc. Mogelijk geworden door ITontwikkelingen» Processortechnologie» Virtualisatietechnologie» Lage kosten door standaard server hardware Schaalbaar» Van 1 tot 5.000 gebruikers Standaard Mitel software Operator EspritXB of Tele2 Een oplossing met veel functionaliteit Ook over functionaliteit hoeven gebruikers van Cloud Communicatie zich geen zorgen te maken. Telefonie uit de Detron cloud biedt minimaal dezelfde functionaliteit als een traditionele omgeving (dit in tegenstelling tot een aantal hosted telefonieomgevingen die wel degelijk beperkt zijn in de mogelijkheden en fucnties). In de basis is er dus geen verschil tussen een on premise of gehoste telefoonomgeving, ongeacht of het gaat om een eenvoudige telefooncentrale, vast/mobiel-integratie, een volledige Unified Communications-oplossing of een callcenter. In gevirtualiseerde vorm biedt Cloud Communicatie exact dezelfde functionaliteit. Zeker voor MKB-organisaties gaat er hierbij vaak een nieuwe wereld open. Zo kunnen zij ineens beschikken over geavanceerde callcenter-functionaliteiten, die in een traditionele omgeving vaak (te) veel geld kosten. Overigens betekent de aanwezigheid van veel functionaliteit niet dat er op voorhand voor betaald moet worden. Alleen wanneer er gebruik van wordt gemaakt, hoeft er afgerekend te worden. Een insteek die niet alleen MKB-organisaties aanspreekt, maar ook steeds vaker gewaardeerd wordt door grootzakelijke klanten en instellingen. Een duurzame oplossing Steeds meer ondernemingen en instellingen hebben duurzaamheid en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) hoog op de agenda staan. Ook vanuit deze visie is werken en communiceren vanuit de cloud een aantrekkelijke oplossing. Dat geldt uiteraard zowel voor cloud computing als voor hosted voice. Doordat alle benodigde software centraal wordt geïnstalleerd en draait op een standaard server in een datacenter, kan er flink worden bespaard op de aanschaf van hardware en op het energieverbruik. Op een server kunnen zonder probleem circa 100 applicaties draaien, die elk zo n 5.000 gebruikers van functionaliteit voorzien. Een gigantisch verschil met de traditionele werkwijze; er zouden dan wel 100 verschillende servers nodig zijn. Een oplossing op basis van proven technology van Mitel Telefonie en alles wat daarmee samenhangt is tegenwoordig geen kast meer, maar software. Behalve wat telefoontoestellen of softphones heeft de gebruiker niks meer te maken met hardware. Aan de andere kant, in het datacenter, speelt de combinatie harden software juist wel een cruciale rol. Detron Telecom Solutions heeft gekozen om hiervoor nauw samen te werken met Mitel. Dankzij de hoogwaardige kwaliteit van het Mitel-telefonieplatform en de vergaande expertise van Detron Telecom Solutions, kunnen wij gebruikers altijd optimale bereikbaarheid verzekeren. Niet voor niets is Mitel marktleider in het Nederlandse MKB. Daarnaast biedt Detron Telecom Solution gebruikers diverse opties om de standaard hoge betrouwbaarheid indien gewenst nog verder te verhogen, door zaken dubbel (redundant) uit te voeren. Bijvoorbeeld door middel van een backup-systeem bij de klant op locatie. Vergaande expertise is noodzakelijk Elke hosted voice oplossing is gebaseerd op het slim samenbrengen van een groot aantal componenten. De implementatie en het beheer van een dergelijke dienst vergt veel van de aanbiedende partij. Deze zal dan ook moeten beschikken over brede kennis en ervaring van onder andere reguliere telefonie, de implementatie ervan, IP-netwerken, facturering van telefoonverkeer, vast/mobiel-integratie en projectmanagement. Detron Telecom Solutions beschikt over jarenlange ervaring en werkt op het gebied van hosted voice nauw samen met Mitel, leverancier van proven technology en marktleider in het Nederlandse MKB. WhitepapeR 4
Veel gestelde vragen 1. Welke voordelen mag ik als gebruiker van Cloud Communicatie verwachten? Voordelen zitten in verschillende aspecten, waaronder meer functionaliteit voor gebruikers, minder tijdsbesteding aan beheer, lagere gesprekskosten en minder administratieve handelingen. Niet alleen gebruikers ondervinden dus de voordelen van Cloud Communicatie. 2. Hoe betrouwbaar is Cloud Communicatie ten opzichte van mijn huidige telefooncentrale? Met Cloud Communicatie maakt u gebruik van een platform dat 24/7 bewaakt wordt en draait in een kwalitatief hoogwaardig datacentrum. De hard- en software is gebaseerd op de proven technology van Mitel, marktleider in Voice over IP in Nederland. 3. Om niet alle touwtjes uit handen te geven, wil ik het beheer graag zelf blijven doen. Kan dat? Detron Telecom Solutions beheert en monitort uw telefonieomgeving 24 uur per dag, 7 dagen in de week. Indien gewenst kunt u via een userportal het beheer ook zelf verzorgen. Uiteraard is Detron Telecom Solutions beschikbaar wanneer nodig. 4. Wanneer ik kies voor Cloud Communicatie, moet ik dan inleveren op functionaliteiten zoals bijvoorbeeld voicemail en de integratie met mobiele toestellen? Nee, Cloud Communicatie wordt aangeboden op basis van een reguliere Mitel telefonieomgeving. Functionaliteiten zoals vast/mobiel-integratie, voicemail en Unified Communications ontbreken niet. 5. Zijn er veel bijkomende kosten en zijn die op voorhand wel inzichtelijk? De maandelijkse kosten worden op voorhand voor u duidelijk op een rijtje gezet. Er zijn geen (of lage) eenmalige investeringen benodigd, beheerskosten zijn inbegrepen in het maandbedrag, vaste en variabele kosten voor abonnementen en belverkeer dalen. Tussentijdse investeringen zijn niet langer noodzakelijk omdat Cloud Communicatie altijd up-to-date blijft. 6. Onze organisatie bestaat uit verschillende vestigingen. Kan ik dan wel gebruik maken van Cloud Communicatie? Zeker voor multi-sites is Cloud Communicatie zeer geschikt. Doordat alle vestigingen op één platform worden aangesloten, kan uw organisatie gebruik maken van een telefonieomgeving die zich gedraagt als één geheel. Telefonistes kunnen statussen van alle toestellen bekijken, iedere medewerker kan op ieder toestel inloggen en men kan gebruik maken van één centraal telefoonboek. 7. Kan ik voor aanvullende diensten ook terecht bij Detron Telecom Solutions? Uiteraard, Detron Telecom Solutions heeft een breed aanbod van producten en diensten op het gebied van ICT en telecom. Cloud communicatie 5
Cloud communicatie Zeker, zorgeloos en optimaal bereikbaar De zekerheid van Detron Telecom Solutions Uw klanten komen nog steeds voor gemiddeld 80% binnen via de vaste zakelijke telefoon. Om die reden is uw bereikbaarheid van groot belang. Tegenwoordig is op het gebied van zakelijke telefonie veel mogelijk. Maar hoe houdt u uw telefooncentrale up-to-date en de bijbehorende kosten onder controle? En vooral, hoe blijft u optimaal bereikbaar? De nieuwste mogelijkheden zijn tegenwoordig eenvoudig beschikbaar, via de Hosted Voice oplossing van Detron Telecom Solutions. Optimaal bereikbaar tegen overzichtelijke, vaste lage kosten per maand. Een compleet aanbod in telecom, ICT en infrastructuur Detron Telecom Solutions is onderdeel van de Detron ICT & Telecom Groep. Samen met onze zusterbedrijven Detron ICT Solutions en Esprit Telecom met wie wij intensief samenwerken, bieden wij u een compleet aanbod in telecom, ICT en infrastructuur. Met de professionaliteit en servicegerichtheid die u van ons gewend bent. Dankzij onze inbedding binnen de Detron ICT & Telecom Groep kunnen wij opdrachten van vrijwel elke omvang en complexiteit aan. www.detron.nl/telecom telecom@detron.nl Kijk voor een overzicht van onze vestigingen op onze website. www.detron.nl