Handleiding opdrachtgever Goedkeuren van elektronisch werkurenbriefje
Inleiding Via ASA zijn er één of meerdere flexmedewerkers bij u in dienst. Zij vullen zelf wekelijks hun werkurenbriefje in. Dit doen ze gemakkelijk en veilig online, met het Elektronisch Werkurenbriefje: E-WUB. In deze handleiding leest u precies hoe u als opdrachtgever deze werkurenbriefjes digitaal controleert en accordeert. Heeft u nog vragen? Neem dan contact op met uw ASA-vestiging. Inloggen Ga naar http://www.asatalent.nl/1535/digitale-urenverwerking.html en klik op de rode button Urenregistratie. U komt nu in het volgende scherm terecht. Hier kunt u inloggen met de inloggegevens die u heeft ontvangen. Hebt u deze nog niet ontvangen? Vraag er dan naar bij uw ASA-vestiging. Let op: het inloggen is hoofdlettergevoelig. Dit geldt zowel voor de inlognaam als voor het wachtwoord. Let bij het invoeren van de gegevens dus goed op of de Caps Lock aan / uit staat. Let op: als u het wachtwoord met knippen en plakken overzet vanuit de e-mail, let er dan op dat u de spatie aan het einde niet mee kopieert. Nieuw (eigen) wachtwoord aanmaken Als u voor de eerste keer inlogt, moet u eerst een nieuw (eigen) wachtwoord aanmaken. Let op: u kunt uw nieuwe wachtwoord pas opslaan wanneer u het vakje voor akkoord met de disclaimer heeft aangevinkt. 2
Wanneer u het wachtwoord heeft gewijzigd en u bent akkoord gegaan met de disclaimer, dan bent u meteen ingelogd. In het menu Persoonlijke gegevens kunt u desgewenst ook uw gebruikersnaam veranderen. Gewerkte uren accorderen Wanneer u nu opnieuw inlogt met uw nieuwe gegevens, komt u in onderstaand scherm. Selecteer nu E-WUB vandaag. Wanneer een flexmedewerker uren heeft ingevoerd, zullen deze onder het kopje Doorgestuurd/geaccordeerd; te accorderen zichtbaar zijn. Door nu op Jaar-PR (jaartal/periode) te klikken, opent u het desbetreffende urenbriefje. 3
Urenbriefje annuleren, goedkeuren of afkeuren Onderin het geopende urenbriefje heeft u de keuze om te annuleren, af te keuren of goed te keuren. Zie de afbeelding hieronder. Wanneer u nog even niets wilt doen met het urenbriefje kiest u voor Annuleren. Wanneer u niet akkoord bent met de gewerkte uren, kunt u het briefje afwijzen met de knop Afkeuren. Het is dan wel verplicht om de reden van afwijzing in het vakje Toelichting te vermelden. De flexmedewerker ontvangt het briefje retour ter correctie. Als hij of zij het briefje heeft aangepast, ontvangt u het opnieuw ter goedkeuring. Wanneer u akkoord bent met de gewerkte uren, kunt u deze accorderen met de knop Goedkeuren. Het briefje wordt dan automatisch doorgestuurd naar ASA. Na acceptatie van het briefje door ASA worden de uren automatisch door ons systeem verloond en gefactureerd. Afwijkingen tussen de factuur en het aantal uren op het door u goedgekeurde werkbriefje zijn hierdoor niet meer mogelijk. In de historie - onderin het urenbriefje - kunt u zien wie op welk moment wat met het briefje heeft gedaan, inclusief de eventuele toelichting die door die persoon is ingevuld. Tijdig goedkeuren De betaling van onze flexmedewerkers is gekoppeld aan de urenregistratie. Zolang uren niet goedgekeurd zijn, kunnen ze door ASA niet verloond worden. Om de salarisbetaling aan onze flexmedewerkers niet onnodig op te houden, vragen wij u om wekelijks vóór dinsdagmiddag 12.00 uur de ingevoerde werkbriefjes goed te keuren. Let op: zorgt u ervoor dat iemand deze taak van u overneemt wanneer u zelf niet aanwezig bent? Meer informatie Heeft u nog vragen? Neem dan contact op met uw ASA-vestiging. Zij helpen u graag verder. 4
FAQ EWUB OPDRACHTGEVER 1. Wanneer krijgt ik de inloggegevens toegestuurd? U krijgt de inloggegevens toegestuurd zodra ASA u als contactpersoon heeft gekoppeld aan E- WUB. 2. Ik heb geen email ontvangen met inloggegevens, wat nu? o Controleer of de mail met inloggegevens in de map ongewenste items terecht is gekomen. o Controleer of u het juiste e-mailadres hebt opgegeven bij de ASA-vestiging. o Hebt u nog steeds geen mail ontvangen, neem dan contact op met de desbetreffende ASA vestiging. 3. Ik weet mijn inlognaam niet meer, wat nu? Neem contact op met de desbetreffende ASA vestiging. Zij kunnen u een mail sturen met uw inlognaam. 4. Ik kan niet inloggen, wat nu? o Het wachtwoord is hoofdlettergevoelig. Controleer of het wachtwoord goed wordt ingevuld. o Het kan zijn dat het wachtwoord al is gewijzigd. Na de eerste keer inloggen wordt er gevraagd om uw wachtwoord te wijzigen. o Lukt het inloggen nog niet? Neem dan contact op met de desbetreffende ASA vestiging. 5. Krijg ik een email toegestuurd wanneer er een urenbriefje ter accordering in E- Flexer staat te wachten? Ja, de contactpersoon die is ingevoerd in de plaatsing van de flexmedewerkers ontvangt een mail zodra er uren klaar om te verwerken. Wanneer u vergeet de ingevoerde briefjes te accorderen wordt er 1 dag na invoer van het urenbriefje in de avond een e-mail gestuurd dat er een briefje ter accordering klaar staat. 6. Ik kan geen urenbriefjes goedkeuren. Wat moet ik doen? Neem contact op met de desbetreffende ASA vestiging. Zij kunnen voor u controleren of de juiste rechten zijn toegewezen in E-flexer. 7. Ik kan geen urenbriefjes van de flexmedewerkers inzien, wat nu? o Kijk in E-Flexer naar E-wub vandaag. Hier staan de urenbriefjes. o Mochten de urenbriefjes hier niet staan, dan kunt u kijken bij E-wub per plaatsing en zoek op naam of BSN-nummer. o De desbetreffende ASA vestiging kan voor u controleren of de flexmedewerker in het urenbriefje op versturen heeft gedrukt en niet op alleen maar urenbriefje Opslaan. Als het briefje is verstuurd komt dit briefje bij u in E-flexer naar voren. 8. Wat moet ik doen als het aantal ingevoerde uren niet juist is? In de opmerking van het urenbriefje kunt u aangeven wat er niet juist is en daarna het urenbriefje afkeuren. Bij te weinig of te veel uren moet het briefje altijd worden afgekeurd. Er kunnen voor één week geen meerdere urenbriefjes worden geboekt. De flexmedewerker kan vervolgens het briefje aanpassen en opnieuw naar u versturen. 9. Wat moet ik doen als op het urenbriefje niet de juiste urensoorten staan vermeld? o Contact opnemen met de vestiging. De vestiging controleert in de plaatsing of de juiste urensoort is toegevoegd. Zo niet, dan moeten deze door de vestiging worden toegevoegd. o Het urenbriefje moet worden afgekeurd aangevuld met reden en de 5
flexmedewerker zal de juiste urensoorten moeten boeken in een nieuw urenbriefje. 10. Hoe kan het dat ik geen ziekte-uren in het urenbriefje ziet staan? o Ziekte-uren worden niet als urensoort geboekt, maar moeten worden vermeld bij Opmerkingen. o Ziekte-uren moeten handmatig door de vestiging worden geboekt in de ziekteplaatsing in geval van een detacheringcontract. 11. Wat moet ik doen als ik herinneringsmails ontvang over openstaande urenbriefjes? Dit betekent dat er nog urenbriefjes open staan in E-Wub vandaag. Deze moeten nog worden verwerkt. 12. Kan ik geaccordeerde urenbriefjes van een bepaalde week uitprinten? Ja, ga naar het desbetreffende urenbriefje toe en klik vervolgens links bovenin (boven de button instellingen) op afdrukken. 13. Kan ik meerdere urenbriefjes tegelijk selecteren en doorsturen? Het is niet aanbevolen, omdat het werkurenbriefje dan niet inhoudelijk wordt gecontroleerd, maar het is wel mogelijk. Dit kan door het vakje naast 'Jaar-Week' aan te vinken. Hiermee worden alle vinkjes in een keer geselecteerd. Met de knop "verwerk selectie" worden deze werkuren briefjes vervolgens doorgestuurd en daarmee ook blindelings geaccordeerd. 14. Een collega neemt mijn taken qua accorderen urenbriefjes over. Kan dit gewijzigd worden in E-flexer? Ja, dit kan. Neem contact op met de desbetreffende ASA vestiging en zij zullen dit voor u aanpassen. 6